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22/10/03 1Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude préalable pour le projetGestion des ventes
22/10/03 2Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
M. DUPONT s’organise : les Acteurs de l’étude préalable
• MOA,
• expert en e-business,
• représentants de gestion commerciale
• et de gestion produits,
• distributeur
• management
22/10/03 3Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité
• Définir le périmètre et les objectifs du projet
• Évaluer l'existant : ses forces et ses faiblesses
• Prendre en compte les contraintes et les objectifs de changement du système d’information
• Définir les orientations du système cible
• Établir les liens avec les systèmes existants
• Évaluer le coût d'une solution spécifique
• Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée)
Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet
• Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)
• Faire une analyse coûts/bénéfices
• Faire la synthèse de la faisabilité et de l’opportunité
22/10/03 4Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité Périmètre
Gestion de l’entreprise
Stratégie Analyse de l’activité
Comptabilité
Ressources humaines
Immobilisations
Gestion de la production
Gestion des produits
Approvision-nements
Fabrication Commandes
Distribution
Gestion des affaires
Ressources humaines
Facturation Gestion des commissions
Gestion commerciale
ventes
22/10/03 5Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Les activités pour supporter le business (1)
• Gestion de l’entreprise– Stratégie : plans d’évolution de la société
– Analyse de l’activité : recueil des informations sur les ventes, analyse de croissance, comparaison avec la profession
– Comptabilité : Comptabilité générale, contrôle de gestion
– Immobilisations : Gestion des biens immobiliers, gestion des amortissements
– Ressources humaines : salaires, gestion des carrières, formations
22/10/03 6Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Les activités pour supporter le business (2)
• Gestion de la production– Gestion des produits : Gestion des références et de la
description des produits– Approvisionnements : gestion de stocks des composants des
produits, gestion des achats– Fabrication : planification de la fabrication des produits de
OrdiSup, lancement et suivi de la fabrication– Commandes : prise en compte des commandes à partir sa
validation par le Service Commercial, transmission de la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivi de l’état des commandes jusqu’à la livraison et la facturation
– Distribution : gestion des livraisons aux distributeurs
22/10/03 7Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Les activités pour supporter le business (3)
• Gestion des affaires– Facturation : envoi et suivi des factures– Gestion des commissions : calcul des commissions
dues aux commerciaux et prise en compte dans leur paie
– Gestion commerciale : suivi des distributeurs, recherche de nouveaux distributeurs
– Ventes : Mise à disposition des distributeurs du catalogue des produits, prise en compte et validation des commandes émises par les distributeurs
22/10/03 8Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité Objectifs
Gestion de l’entreprise
Stratégie Analyse de l’activité
Mettre en place
Comptabilité
Aide à la décision
Immobilisations
Gestion de la production
Gestion des produits
Approvision-nements
Fabrication Commandes
Distribution
Gestion des affaires
Ressources humaines
Facturation Gestion des commissions
Rénover
Gestion commerciale
Rénover
ventes
Rénover
22/10/03 9Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité Analyse de l’existant
• Le catalogue est vite obsolète
• Prise de commande longue
• Le système de prise de commande (ventes) n'est plus adaptée à la taille de la société. Il ne permet pas à la société de croître ; Ne pourra pas absorber de nouveaux distributeurs
• Les retours sur les commandes entraînent : coûts de gestion, retards, mécontentement des distributeurs, Coûteux en personnel : surcroît de travail
• Retard technologique par rapport à la concurrence
• Le système ne fournit pas de données synthétiques sur les affaires
22/10/03 10Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité Les objectifs du projet
• Catalogue produit en temps réel
• Mettre en place un processus des ventes plus efficace ; Permettre aux distributeurs le suivi des commandes
• Apporter les données d’analyse d’activité au Management
• Traiter au moins 200 distributeurs et 50 000 commandes par mois
22/10/03 11Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité Les grandes orientations du système cible
• Mettre en place un SI des ventes
• Mettre en place un catalogue électronique à jour en temps réel
• Mettre en place un Extranet à disposition du distributeur pour construire et envoyer sa commande ; pour suivre sa commande
• Mettre en place un système de suivi du Chiffre d’affaires d’un distributeur (détaillé)
• Assurer la diffusion de l’information introduire des outils de synthèse de l’information (Data Warehouse ??)
• liens avec les autres projets et systèmes existants – Intégrer à PME
22/10/03 12Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Étude de faisabilité et d’opportunité les liens avec les systèmes existants
ventesGestion
commerciale
Gestion des
commissions
Analyse de
l’activité
Gestion des produits
commandesRessources humaines
Approvisionnements
Fabrication Distribution
comptabilité
Prestige
PME
Catalogue Commande Commissions CA des ventesSuivi
22/10/03 13Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Évaluer le coût d'une solution spécifique
• Le développement d’une solution clés en main suppose– Un cycle de développement classique
– Une étude préalable complète
– Une ingénierie (spécification, chartre graphique, maquettes, architecture, réalisation des logiciels, intégration, tests)
3 ingénieurs pendant 12 mois
– + coûts de la maintenance• Corrections d’erreurs
• Évolutions
• Adaptation aux nouveaux contextes ; Adaptation des règles de gestion
22/10/03 14Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Progiciels SpécifiquesF
orce
sF
aibl
esse
s
Force de proposition des acteurs VA apportée par le progiciel Constitue un levier de changement pour
l’organisation Architecture plus stabilisée et
mobilisant moins de ressources après démarrage
Evolution/potentiel du progiciel Maîtrise des délais
Répond précisément aux besoins tels qu’exprimés par les utilisateurs
Possibilités de prise en compte des exceptions de gestion
Maîtrise directe des applications Développement progressif Perception atténuée des coûts
Parfois trop structurant Dépendance vis à vis de l’éditeur Energie à déployer dans la mise en
oeuvre Coûts d’acquisition et de mise en
oeuvre ROI parfois difficile à justifier
Pas de remise en cause des habitudes Coût souvent plus élevé au final (mise en
oeuvre et évolution) Dépendance vis à vis des concepteurs &
développeurs Délais de réalisation Inertie importante relative aux évolutions
majeures
Comparaisons entre solutions spécifiques et solutions progiciels
22/10/03 15Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services
spécialisée)• SAP• JD Edwards• Oracle• Baan
SAP
Itentia consulting
JD Edwards
Oracle
PeopleSoft
Baan
Arès
Quad
Autres
22/10/03 16Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Coûts d’un ERP
• Coûts de licences : entre 0,1 et 1,5 M€• Coûts des services : multiplication par 3 à 10
– En amont : prototype, paramétrage
– En aval : formation, reprise de l’existant, migration, développement spécifique, maintenance
• Mise en place éventuelle d’un nouveau SGBDR
• Varie en fonction de : la nature du projet, taille de
l’entreprise, nombre d’utilisateurs, nombre de sites
22/10/03 17Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet (solution progiciel)
• Moyens : deux ingénieurs pendant 8 mois
• Coûts : – Achat de licences : 100 K€– Services : 300K€
22/10/03 18Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs)
• Économies de coûts: réductions de coûts induites par l'automatisation de certains processus, ainsi qu'à l'élimination de dépenses d'impression et de distribution.
• Augmentation des Ventes
• Productivité du processus de ventes
• Compétitivité
• Service client Grâce aux e-mails, FAQ et aux politiques de service, les entreprises peuvent améliorer de façon sensible le flux d'informations et réduire le coût du service client
22/10/03 19Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Faire une analyse coûts/bénéfices
• ROI estimé en général à 18 mois
22/10/03 20Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Risques d'une solution e-business
• Rejet des distributeurs
• Changement d'organisation, de rôles, dans la société rejet du personnel
• Les procédures de traitement des commandes vont changer
à prendre en compte dans la future gestion des risques
22/10/03 21Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Synthèse de la faisabilité et de l’opportunité
• Type d’application largement développée et supportée par des progiciels
• Existence de sociétés spécialisées
• Apport appréciable
• ROI
• Mais : risques pour ce type de solutions
22/10/03 22Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Expression des besoins fonctionnels
• Recueillir les informations sur le système existant • Faire la liste des processus, procédures, leur performance• Analyser les processus, procédures, • Analyser les dysfonctionnements du système existant
(pertinence de l'information, évolution des règles de gestion ou de l'organisation, etc.) et les palliatifs utilisés
• Recueillir les besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)
• Formaliser les besoins des utilisateurs sous forme de modèles conceptuels de communication (MCC ou WorkFlow) et de modèles conceptuels des données (MCD)
• Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …
22/10/03 23Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Recueillir les informations sur le système existant
• Périmètre : Ventes ; Gestion des commissions ; Gestion commerciale ; Analyse de l’activité
• Utilisateurs : distributeurs, commerciaux, DG
• Environnement : PME
• Règles de gestion : calcul de ristourne ; calcul des commissions
22/10/03 24Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Faire la liste des processus, procédures, leur performance
• Production du catalogue : – Création Catalogue Produits personnalisé
– Impression Livraison
– Réception Mise à disposition
• Prise en compte d’une commande– Réception commande
– Vérification de la commande
– Saisie de la commande dans le SI (PME)
– (Préparation de la commande et expédition)
22/10/03 25Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Analyser les dysfonctionnements du système existant
• Catalogue non à jourDe nombreuses manipulations papier• Erreurs sur les commandes• Délais longs pour la Prise en compte d’une commande
22/10/03 26Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Procédure : Consultation des données Business
• Le Manager : Exprime une demande
• Un financier– Rassemble les données
– Les analyse
– Produit le rapport
• Dysfonctionnement– Processus fastidieux et long
– Peu de diversité dans les rapports
– Peu de nouveaux rapports
– coûteux
• Voie d'amélioration : Disposer de la base de données de business consultable directement par les manager
22/10/03 27Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Besoins des utilisateurs
• (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)
22/10/03 28Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Propositions de modification des procédures
• Production du catalogue :– Génération du catalogue
– Mise à disposition au travers du site Extranet
– Édition ; envoi d’un catalogue de promotions
– Mise à jour en temps réel
• Prise en compte d’une commande– Saisie et génération de la commande (avec utilisation du catalogue en
ligne)
– Vérifications automatiques de la commande au moment de la saisie
– Vérification en ligne de la commande
– Transmission de la commande pour traitement (gestion de commandes)
22/10/03 29Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Autres dialogues
• Suivi de la commande– Interrogation de PME (gestion des commandes)– A partir du numéro de commande
• Transaction : transmission des commissions au système de paye
• Saisie d’informations : – Conditions commerciales
• Export d’informations– CA Réalisés
22/10/03 30Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Flux de données
ventes
Gestion commercia
le
Gestion des
commissions
Analyse de
l’activité
Prestige
Catalogue
CommandeCommissions
Suivi
Commande Suivi de commande CAs réalisés
Distributeur Commercial Directionvérification de validité commande
Conditions commerciales
PME
22/10/03 31Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Les données
Catégorie
Id_CatNomImagecréation
MAJcommentaire
Produit
Id_prodcodeNom
tarifImagecréation
MAJcommentaire
LG_Comm
Id_LGPrix
Qtécréation
MAJDistributeur
Id_Distrcode
code_confidNom
Emailcréation
MAJ
Commande
Id_COMMD_ValideD_Livrecréation
MAJ
22/10/03 32Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Besoins en données
• Distributeur
• Catégorie de produit
• Produit
• Commande ; État d’une commande
• Ligne de commande
• Conditions commerciales ; ristourne
• CA ; CA d’un commercial ; commission ; CA par distributeur
22/10/03 33Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Besoins en données
• Catégorie : les produits sont regroupés en familles. Par exemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables
• Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques
• Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit
• Commande : émise par un distributeur et regroupe plusieurs lignes de commande
• Distributeur : un revendeur client de OrdiSup
22/10/03 34Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Besoins en fonctions
• Création du site Extranet• Génération du catalogue ; mise à disposition sur
Extranet• Saisie et génération de la commande• Vérifications automatiques de la commande• Vérification en ligne de la commande• Suivi de la commande• Introduction et mise à jour des distributeurs et des
Conditions commerciales• Consultation et export des CA Réalisés
22/10/03 35Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Besoins en interfaces avec PME
– Import des informations sur le catalogue (gestion de produits)
– Transaction : Transmission de la commande pour traitement à PME (gestion de commandes)
– Interrogation : suivi d’une commande (gestion de commandes)
– Export des commissions vers la paye
22/10/03 36Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …
22/10/03 37Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Contraintes non fonctionnelles
• Performances maximum : accès au système : 10s ADSL, visualisation d'un produit : 5s, saisie d'une ligne de commande 1 mn
• Capacité du système : Nb maxi de distributeurs, de produits, de commandes par mois, …
• Sécurité : classique• Disponibilité du système : 24/24 7/7• Sauvegarde des données : 4 fois par jour• Tolérance aux pannes : 4 heures par mois, pas d'arrêt de plus
de 1/2 heure• Solution dégradée en cas de panne : envoi de commande par
fax ou par mail
22/10/03 38Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Analyse des risques
• Les utilisateurs ne fournissent pas l'effort attendu
• La Direction ne soutient pas le projet
• Le projet a été sous-estimé
• Le progiciel retenu ne convient pas
• Le fournisseur du progiciel est fragile
22/10/03 39Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Scénarios de solutions
• Définir les scénarios de solutions et de mise en œuvre du futur système d'information
• Élaborer les scénarios de solution (fonctionnelles et techniques) informatique
Positionner le futur système dans l'architecture fonctionnelle de l ’ensemble de l’entreprise. identifier les interfaces
Type de site, Autonomie, Répartition des données et des traitements, Choix d'ergonomie, Plate-forme matérielle, Sauvegarde, Outils de développement, Environnement logiciel, Sécurité, Scénarios de déploiement, Évaluation des coûts et des risques, Lotissement et planning (I)
22/10/03 40Conduite de l’étude préalable - ESGI - Rémy LEVY
Validation de l’Étude Préalable
• Valider l’étude préalable et obtenir le passage à l'étape des spécifications générales
• Revoir l'analyse coûts / bénéfices (U)
• Planifier sommairement le projet (U)
• Rédaction d'un dossier de choix (Bilan comparatif de chaque scénario) (I)