2.3 Administration du project 2.3.1 2.3.1 Administration ... · Administration du projet Chapitre 2.3.1 Volume 2 Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 1 Introduction

2.3.1 Administration du projet

2.3 Administration du project2.3 Administration du project

2.3.1 Administration du projet

2.3.1

Manuel canadien de

pratique de l’architecture

Manuel canadien de

pratique de l’architecture

2.3.

1

Introduction

Organisation du projet

Équipe interne

Rôle du chargé de projet

Contrat client-architecte

Gestion du coût du projet

Coordination des ingénieurs et autres conseils

Communications

Échéancier du projet

Fermeture du dossier

Évaluation du projet

Dessins d’archives (dessins conformes à l’exécution)

Archivage

Banque de données de la firme

Documentation de promotion

Utilisation de l’« Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architecture »

Bibliographie

Annexe — Caractéristiques d’un chargé de projet efficace

Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architecture

Administration du projet Chapitre 2.3.1 Volume 2

Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 1

Introduction

L’aptitude à administrer avec efficacité un projet est un élément essentiel d’une bonne pratique professionnelle.

Le présent chapitre décrit en détail le rôle du chargé de projet (aussi appelé architecte du projet ou chef de l’équipe du projet) la personne qui, dans un bureau d’architecte, dirige et administre un projet d’architecture. Parfois, le chargé de projet est le patron ou l’associé responsable ou une personne qui relève de l’un ou l’autre de ceux-ci.

Ce chapitre ne porte pas :

• sur la gérance de projet considérée comme un service professionnel ou un mode de réalisation distinct;

• sur la gérance de construction considérée comme une fonction associée à un mode de réalisation particulier.

Ces sujets sont traités au chapitre 2.3.2, Modes de réalisation des projets de construction.

Le rôle de chargé de projet peut être tenu par un architecte patron ou par toute autre personne (architecte, de préférence) qui a l’expérience de la pratique de l’architecture et de la gestion.

Voir, à la fin du chapitre, l’annexe intitulée « Caractéristiques d’un chargé de projet efficace ».

Voir aussi les normes du Project Management Institute qui fournissent une méthode structurée de gestion des projets : www.pmi.org

Organisation du projet

La fonction de chargé de projet comporte les tâches suivantes :

• choisir et diriger les membres de l’équipe, tant au plan interne qu’au plan externe (ingénieurs et autres conseils et consultants);

• assurer l’efficacité et la continuité des communications;

• déléguer les tâches de façon appropriée; • préparer et diriger les réunions;• gérer les modifications à la conception du projet;• gérer le temps efficacement;• déterminer l’échéancier du projet, contrôler les

coûts et assurer la gestion générale du projet.

Équipe interne

Dans un petit projet, le chargé de projet peut exécuter lui-même plusieurs des tâches. Dans un projet important et complexe, plusieurs personnes peuvent participer à une même tâche. Le chargé de projet doit déterminer la main-d’œuvre et les compétences nécessaires. Il doit aussi maintenir la motivation de l’équipe. La constitution de l’équipe est déterminante pour l’atteinte des objectifs tant architecturaux que financiers que le bureau s’est fixés.

L’équipe comprend généralement un certain nombre d’architectes, de stagiaires et de techniciens. Pour des projets plus complexes, ou pour des services très spécialisés (acoustique, transport vertical, restauration, étude des vents, etc.), on doit souvent recourir à des ressources externes.

Rôle du chargé de projet

Le rôle du chargé de projet consiste à :

• faire franchir au projet les étapes qui vont de la validation du programme à la mise en service de l’ouvrage;

• respecter les contraintes de temps et d’argent établies;

• gérer l’avancement du projet en :• dirigeant une équipe interne;• dirigeant et coordonnant la contribution des

ingénieurs et autres conseils et consultants;• atteignant les objectifs financiers de la

firme;• procéder à la fermeture du dossier d’une façon

optimale.

Administration du projet

2 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture

Volume 2 Chapitre 2.3.1 Administration du projet

Contrat client-architecte

Le chargé de projet doit, avant de commencer son travail, s’assurer, par une discussion avec le client, que les deux parties s’entendent sur le contenu du contrat client-architecte.

Il est conseillé d’utiliser la Formule canadienne normalisée de contrat de services en architecture : Document Six de l’IRAC ou la Formule canadienne normalisée simplifiée de contrat entre client et architecte (version abrégée) Document Sept de l’IRAC, car ces documents :

• sont reconnus;• énoncent clairement les obligations des deux

parties (le client et l’architecte);• décrivent avec précision la portée du contrat, en

établissant une distinction entre services de base et services additionnels.

Le chargé de projet avisé doit étudier les modalités du contrat, pour comprendre complètement l’étendue et les limites des services à fournir, ce qui préviendra les attentes excessives et autres malentendus. Il détectera toute hausse d’honoraires qui pourrait résulter de la fourniture de services additionnels, puis consultera alors le patron ou l’associé responsable et l’aidera à rajuster les honoraires.

Voir, au chapitre 2.1.9, Gestion des risques et responsabilité civile professionnelle, des détails additionnels sur le contrat client-architecte.

Gestion du coût du projet

Généralement, au début d’un projet, le client préparera un budget global. Dans cette perspective, l’objectif du chargé de projet doit être :

• de gérer les résultats de l’équipe de conception;• d’administrer la conception et la construction du

meilleur projet possible, compte tenu de l’argent dont le client dispose;

• d’atteindre les objectifs financiers de la firme (marge de profit) à l’égard du projet.

Voir au chapitre 2.3.3, Gestion du coût, des informations sur la planification et le contrôle des coûts d’un projet. Voir au chapitre 2.1.4, Administration financière, des indications sur le contrôle du coût de production dans le bureau d’architecte.

Coordination des ingénieurs et autres conseils

Au démarrage du projet, l’engagement des ingénieurs (et autres conseils) et, par conséquent, la constitution de l’« équipe de conception » sont normalement chose faite. Voir au chapitre 1.2.3, Conseils et consultants, des indications sur leur rôle et leurs conditions d’engagement. Voir au chapitre 2.1.9, Gestion des risques et responsabilité civile professionnelle, divers aspects à prendre en considération lorsqu’on constitue l’équipe de conception.

Il incombe au chargé de projet de veiller :

• à ce que les ingénieurs reçoivent toutes les informations voulues, rapidement et de façon claire, pour que leur participation au projet soit optimale;

• à ce que leurs plans soient bien coordonnés entre eux et avec ceux de l’architecte;

• à ce qu’ils sentent leur contribution reconnue et maintiennent leur intérêt à l’égard du projet.

Communications

La qualité des communications, tout au long du projet, est essentielle au succès de celui-ci. De bonnes communications exigent une gestion efficace des :

• réunions;• communications téléphoniques;• messages écrits (lettres, fax, courriel);• dossiers (procès-verbaux, notes, dossiers du

projet, autres documents, etc.).

Voir aussi le chapitre 2.1.6, Communications.

Échéancier du projet

L’échéancier du projet est un outil qui permet au chargé de projet et aux membres de l’équipe d’organiser les diverses tâches définies lors de la planification du projet, de façon à respecter les dates convenues ou imposées par le contrat. Les techniques d’ordonnancement sont diverses; celle que l’on choisit doit être adaptée à l’importance et à la complexité des travaux.

Le simple tableau d’étapes et le diagramme à barres suffisent généralement à la préparation de l’échéancier d’un projet d’architecture. Par contre, si le projet est complexe, comporte de nombreuses



tâches et fait appel à plusieurs équipes, il peut être approprié de recourir aux techniques décrites à l’annexe « Administration de projet » du chapitre 2.3.2, Modes de réalisation des projets de construction.

Fermeture du dossier

Évaluation du projet

La firme doit vérifier si elle a atteint ses objectifs tant financiers que professionnels. Cette démarche pourrait inclure une évaluation externe avec le client. Le chargé de projet doit faire l’analyse nécessaire et, si les objectifs n’ont pas été atteints, en trouver les raisons et proposer des correctifs.

Dessins d’archives (dessins conformes à l’exécution)

Si le bureau est mandaté pour offrir ce service, le chargé de projet supervise la préparation des dessins d’archives (DAO) pour le client en se basant sur les « annotations » des entrepreneurs qui indiquent les changements apportés aux documents de construction. Le chargé de projet devrait retourner au client tous les documents, notamment les dessins et devis de construction qui ont été fournis en référence pour la conception d’un projet de rénovation ou d’agrandissement d’un bâtiment existant.

Archivage

Les documents du projet, y compris toutes les communications électroniques et les dessins d’archives, doivent être conservés. On doit les classer de façon claire, de manière à pouvoir les retrouver rapidement, que ce soit pour les utiliser dans d’autres projets, ou pour les consulter en cas de poursuite

Banque de données de la firme

Le chargé de projet doit extraire des documents du projet tout ce qui peut enrichir la banque de données du bureau (estimations, détails de construction, sections de devis, etc.).

Documentation de promotion

À partir des documents produits (dessins, perspectives, photos) et des données du projet, le chargé de projet doit préparer une « fiche de projet », à ajouter au portfolio de la firme en vue d’une utilisation future. Cette fiche doit signaler les particularités du projet et ses principales difficultés, et montrer l’apport de l’architecte dans cette réussite. Voir aussi le chapitre 2.1.3, Relations publiques et marketing.

Utilisation de l’« Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architecture »

Un « Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architecture » figure à la fin du présent chapitre. Il s’agit d’une adaptation de l’ancien bulletin no 67, Architect’s Project Progress Record, de l’Ontario Association of Architects. Le document a fait l’objet d’une nouvelle mise en page; les références aux modalités provinciales ont été modifiées et des changements mineurs ont été apportés au contenu.

Même si la conception d’un projet d’architecture et son administration ne sont pas nécessairement linéaires ou quantifiables, cet aide-mémoire est de nature à faciliter la bonne exécution des principales tâches que comporte un projet.

Bibliographie

The American Institute of Architects (AIA) and David S. Haviland. Washington, D.C.: The AIA Press. Managing Architectural Projects: Three Case Studies. 1981. Managing Architectural Projects: The Effective Project Manager. 1981. Managing Architectural Projects: The Project Management Manual. 1984.

Demkin, Joseph A., executive editor. The Architect’s Handbook of Professional Practice. The American Institute of Architects. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. 2008.

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge –Third Edition. Project Management Institute, 2004. www.pmi.org

4 janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture


Annexe : Caractéristiques d’un chargé de projet efficace

Qu’il soit patron ou employé, le chargé de projet efficace :

• aborde de façon énergique chacun des problèmes que présente un projet;

• est bien organisé : il planifie, dirige et contrôle la totalité du projet;

• s’efforce avec enthousiasme d’atteindre, dans l’intérêt du client, un niveau élevé de performance en matière de conception du projet et de respect du budget et de l’échéancier;

• a de la facilité à déléguer;

• communique bien avec chacun des membres de l’équipe, avec le client et avec tous les participants de l’extérieur;

• motive les membres de l’équipe et les fait contribuer au succès du projet;

• a de la facilité à modifier un projet, de façon à atteindre les buts éventuellement changeants du client;

• s’intéresse avant tout au résultat, a toujours présent à l’esprit le but final du projet et atteint tous les objectifs qu’il a fixés;

• est conscient que c’est toute l’équipe de conception qui est nécessaire à l’obtention d’un projet de qualité, et lui donne le crédit qui lui revient;

• sait écouter les membres de l’équipe et tous les autres participants, de façon à comprendre clairement leurs objectifs et leurs opinions;

• sait convaincre les clients et les membres de l’équipe de la valeur de la procédure qu’il a mise en place, et peut le faire de façon amicale;

• sait toujours combien il faut de temps pour accomplir telle tâche et combien il en reste pour terminer le projet;

• est capable de diriger plusieurs projets à la fois sans laisser les détails de l’un se mêler avec ceux de l’autre;

• sait où trouver les réponses à tous les problèmes techniques et est capable de discuter intelligemment de tous les aspects du projet avec les clients, les membres de l’équipe interne, les ingénieurs et les représentants de l’autorité compétente.

(Reproduit avec l’autorisation de PSMJ Resources Inc.; traduction)



Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architectureTâches à exécuter périodiquement à chacune des phases d’un projet

Réexaminer et mettre à jour l’échéancier du projet

Tenir les comptes du projet

Réexaminer le budget interne du bureau

Présenter au client des notes d’honoraires mensuelles (ou autre périodicité)

Mettre à jour le répertoire du projet

Mettre à jour le programme du projet

Présenter le projet à l’autorité compé- tente pour approbation

Mettre à jour la coordination avec les ingénieurs

Mettre à jour l’estimation du coût de construction

Obtenir l’approbation du client

TâChe/phAse phase pré- esquisse projet projet Appel d’offres Administration Mise en contractuelle préliminaire définitif et négociation du contrat service

phase pré-contractuelle esquisse projet préliminaire projet définitif Appel d’offres

et négociationAdministration

du contrat Mise en service

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janvier 2009 Manuel canadien de pratique de l'architecture


1. Vérifier si d’autres architectes sont ou ont été mêlés au projet. si oui, se conformer aux règlements de l’association provinciale. examiner les questions de droits d’auteur, d’attribution de mérite, de responsabilité.

2. Donner un numéro de projet.

3. Déterminer le type de projet et l’étendue du projet.

4. Vérifier la capacité du bureau de fournir les services professionnels. Vérifier les exigences en matière d’assurance responsabilité professionnelle.

5. Vérifier la solvabilité du client.

6. Faire une évaluation préliminaire de la viabilité du projet : • considérations spéciales • financement • aspects économiques • groupes sociaux ou communautaires • zonage • impact environnemental • valeur patrimoniale • objectifs de durabilité7. Déteriner quels services professionnels sont requis.8. Déterminer quel modèle de contrat d’architecte est approprié : • contrat normalisé (document Six) • version abrégée (document Sept) • contrat du client • Faire la liste des clauses spéciales pour lesquelles il y a lieu de demander l’opinion d’un conseiller juridique ou d’un assureur.9. Déterminer quel type de contrat de construction est approprié. .1 Appel d’offres traditionnel : • contrat unique • lots multiples (combien ?) • sélection directe par le client • soumissionnaires invités • appel d’offres public .2 Gérance de construction .3 Design-construction .4 Autre formule

I phase pré-contractuelle

Lorsqu’un client se présente, exécuter les tâches suivantes avant de lui soumettre une proposition ou de conclure un contrat avec lui

Aide-mémoire pour l’administration du projet d’architectureTâches pour chacune des phases du projet




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10. Étudier le budget et les ressources du client. Déterminer si le budget comprend : A. Généralités • le prix du terrain • la démolition • la réfection • les frais immobiliers • les frais juridiques et la recherche de titres • l’arpentage du terrain • l’audit environnemental • les corrections environnementales • le financement • les taxes foncières, droits, etc. • les honoraires de gérance de projet • les honoraires des architectes et ingénieurs • les permis • les coûts de construction estimés : • services publics hors terrain • services publics sur le terrain • démolition • bâtiment de base • améliorations locatives • ameublement et équipement • aménagement extérieur • articles achetés par le client • allocations : • œuvres d’art • quincaillerie • revêtements intérieurs (moquette, par exemple) • parements extérieurs (brique, par exemple) • aménagement paysager • coût du branchement des services • autres B. Autorités compétentes • amendement du plan officiel • amendement du plan de zonage ou du plan d’occupation du sol • dérogation au zonage • approbation du plan d’ensemble • permis de démolition • permis de construire • frais municipaux ou régionaux (raccordement des services, taxes concernant les parcs) • autres C. honoraires principaux • urbanisme • génie civil • architecture • structure • mécanique • électricité • architecture de paysage • design d’intérieurs • estimation • autres D. honoraires des consultants spéciaux • acoustique • agent de mise en service • arboriste • préservation architecturale • œuvres d’art • code du bâtiment • enveloppe du bâtiment • gérance de construction • énergie • polluants environnementaux • services alimentaires • ameublement et équipement • géotechnique • quincaillerie • marketing • sécurité

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• séismes • signalisation et graphisme • éclairage spécial • arpentage • circulation des véhicules • études concernant le vent et la neige • durabilité • autres e. Coûts divers • imprévus • inspections et essais : • sol • béton • acier • couverture • revêtements en béton bitumineux • audit de bâtiment (copropriété divise) • autres • évaluation de dommages subis par un bâtiment adjacent • rapport géotechnique • maquettes et rendus • maquettes grandeur nature • inflation • coût du financement • frais payés par le client • frais payés par l’architecte et les ingénieurs F. Assurance • supplément d’assurance responsabilité civile • dommages aux biens • assurance des chantiers • autres11. Obtenir les exigences du client en matière de : • approbations • dessin informatisé; • système d’unités (impérial ou métrique) • traduction • autres12. Déterminer si le budget, l’échéancier et le programme sont compatibles.13. Rassembler l’équipe (ingénieurs en structure, mécanique et électricité, consultants divers). Négocier un projet de rémunération tenant compte des services déterminés ci-dessus. Vérifier la capacité des conseils et consultants à satisfaire aux exigences du client en matière : • d’échéancier • d’assurance responsabilité professionnelle • d’appartenance à une association professionnelle • d’estimation des coûts • autres14. préparer une estimation du projet conformément au contrat d’architecte : • budget interne du bureau • échéanciers de production • personnel15. Établir les honoraires (voir, au chapitre 2.2, Feuille de calcul des honoraires).16. préparer et envoyer une lettre d’entente provisoire.17. préparer un contrat client-architecte et le soumettre au client pour approbation. Soumettre à son conseiller juridique et à son assureur de la responsabilité civile professionnelle, si c’est approprié, les modifications et les clauses additionnelles proposées par le client.18. Revoir la version finale du contrat avec son conseiller juridique et son assureur de la responsabilité civile professionnelle, si c’est nécessaire. Approuver toutes les modifications apportées par le client, ou renégocier.19. s’assurer que la personne qui signe le contrat est habilitée à le faire (lorsque le client est un organisme gouvernemental, une institution ou une compagnie).20. Conclure le contrat.21. préparer le Répertoire de l’équipe de projet (voir, au chapitre 2.4, le formulaire 1.5, Répertoire de l’équipe de projet).

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1. Obtenir le nom du représentant autorisé du client.2. Obtenir le programme du client. Confirmer les besoins du client en termes d’espace et autres exigences du programme.3. Établir le système de classement des dossiers du projet.4. Constituer l’équipe du projet : • chargé de projet • concepteur • personnel technique • autres5. Réunir et étudier toutes les exigences applicables des autorités compétentes (contrôle du plan d’ensemble, zonage ou plan d’occupation du sol, exigences du code). Présenter à l’autorité compétente pour vérification (voir le chapitre 1.2.4).6. Établir l’échéancier du projet, indiquant les dates d’achèvement de toutes les phases du projet. En informer le client, le personnel et les ingénieurs.7. Conclure les contrats avec les conseils : • structure • mécanique • électricité • autres Obtenir de chaque ingénieur la preuve qu’il possède une assurance responsabilité civile : • structure • mécanique • électricité • autres8. Distribuer aux membres du personnel – et aux ingénieurs qui en font la demande – les parties pertinentes du contrat client-architecte.9. Distribuer aux membres du personnel qui en font la demande les parties pertinentes des contrats architecte-ingénieur10. Confirmer le système d’unités choisi : • impérial • métrique11. Obtenir du client les documents d’arpentage suivants : • le plan de l’arpenteur-géomètre qui accompagne le certificat de localisation • le levé topographique • autres Aider le client à obtenir les documents d’arpentage, si nécessaire. Signaler au client, lorsque c’est nécessaire, qu’il doit obtenir les documents d’arpentage relatifs aux bâtiments adjacents.12. Demander aux ingénieurs et autres conseils et consultants quels sont leurs besoins, en matière d’études et d’essais, pour pouvoir accomplir leur travail de façon appropriée; soumettre ces demandes à l’approbation du client. Aider le client à obtenir des propositions concernant ce travail.13. Demander aux ingénieurs et autres conseils d’étudier les informations concernant le terrain et de faire un rapport : • structure • mécanique • électricité • civil • autres14. Demander, dans la mesure où cela est approprié, aux membres de l’équipe et aux autres conseils et consultants de prendre connaissance de l’information concernant le terrain et de visiter le terrain eux-mêmes. Si le projet concerne un bâtiment existant, demander, dans la mesure où cela est approprié, aux membres de l’équipe et aux conseils et consultants de visiter le bâtiment et de prendre en note leurs remarques concernant l’état des lieux.15. À partir du programme du client, déterminer d’une façon préliminaire les exigences du projet en termes d’espace (superficies et volumes).16. préparer le programme fonctionnel, si cela fait partie des services architecturaux convenus.17. Revoir le programme fonctionnel avec le client pour établir s’il est compatible avec le budget.18. Obtenir du client l’autorisation écrite de commencer la conception du projet.

II phase de l’esquisse

partie A — Tâches préalables à celles de la phase de l’esquisse

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1. Commencer la préparation du programme détaillé.2. Revoir toutes les données qui ont été rassemblées, notamment le programme, le budget, les exigences des autorités compétentes, les données relatives au terrain et les exigences particulières. 3. préparer des diagrammes fonctionnels des espaces.4. Fournir aux ingénieurs et autres conseils et consultants les données programmatiques qui les concernent et les exigences concernant les espaces et fonctions.5. Recevoir les résultats de toutes les recherches et essais concernant le sol, notamment les rapports géotechniques et les analyses. Demander des informations additionnelles, s’il y a lieu. Communiquer les informations finales à l’ingénieur approprié, si c’est nécessaire. 6. Déterminer, de concert avec les ingénieurs, les systèmes qui conviendraient le mieux au projet. Obtenir des analyses comparatives de systèmes, accompagnées de recommandations. Obtenir les exigences de ces systèmes en termes d’espace et de localisation, et procéder au choix des plus appropriés, après avoir obtenu l’approbation du client.7. préparer une esquisse du projet conforme au code et comprenant : • plan d’ensemble • plans des principaux étages • coupes du bâtiment • élévations sommaires • croquis, maquettes ou rendus illustrant le projet • autres documents8. Indiquer sur chaque document le numéro du projet, la date et le nom du bureau.9. Calculer les superficies et les volumes. Vérifier l’efficacité du plan et calculer les rapports net-brut applicables.10. Mettre à jour le programme détaillé en y incluant la description des systèmes et des équipements.11. Obtenir de chaque ingénieur une estimation du coût de construction de sa partie du projet : • structure • mécanique • électricité • civil • autres12. préparer une estimation écrite du coût de construction, sur la base de toutes les données dont on dispose. Ajouter l’allocation d’incertitude appropriée.13. soumettre au client l’esquisse comprenant les dessins, le programme révisé, les calculs et l’estimation du coût des travaux.14. Obtenir l’autorisation écrite du client à passer à la phase du projet préliminaire et, s’il y a lieu, l’approbation de l’institution qui finance le projet.

partie B — Tâches à exécuter après l’achèvement de la partie A.

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1. Revoir l’aide-mémoire de la phase esquisse pour s’assurer que toutes les tâches ont été exécutées et que toutes les données ont été rassemblées.2. Demander au client s’il a des exigences nouvelles à ajouter; lui faire confirmer sa réponse par écrit.3. Aider le client, s’il en fait la demande, à se procurer des maquettes, des perspectives ou des rendus.4. Vérifier la conformité de l’esquisse au programme.5. Vérifier la conformité de l’esquisse au code et aux règlements.6. Ajouter des conseils et consultants à l’équipe, si nécessaire, et établir avec eux des relations contractuelles. Obtenir l’approbation écrite du client.7. Revoir toutes les autres données reçues du client, des ingénieurs, etc. Demander des informations additionnelles, si c’est nécessaire.8. Obtenir du client ses exigences en matière de présentation des dessins, s’il en a. Vérifier si les exigences des autorités compétentes sont respectées.9. Dresser la liste des systèmes spéciaux requis, ou l’obtenir des ingénieurs : • télévision par câbles • horloges • télévision en circuit fermé • air comprimé • systèmes électroniques ou systèmes de communication • système de gestion de l’énergie • systèmes d’extinction des incendies • gaz • intercom • éclairage • protection contre la foudre • oxygène • photovoltaïque • tube pneumatique • opérations par télécommande • sécurité • vapeur • téléphone • aspirateur central • communication de la voix • recyclage et entreposage des déchets • autres Obtenir du client l’approbation de la liste; informer les ingénieurs de l’approbation ou des modifications.10. Établir le nombre maximum d’occupants permis pour chaque partie du bâtiment et en informer les ingénieurs.11. Demander à l’ingénieur en structure de faire la recherche des codes et règlements applicables et de fournir les résultats de cette recherche par écrit.12. Demander aux ingénieurs en mécanique et électricité de : • se mettre en contact avec les organismes de services publics relativement à tous les services et recevoir leur approbation écrite au sujet de tous les branchements; • faire la recherche des codes et règlements applicables et fournir les résultats de cette recherche par écrit; • étudier les dessins de l’esquisse, y compris les dessins de structure, pour s’assurer que le projet tel que conçu peut recevoir les systèmes spéciaux; • préparer des estimations des coûts de fonctionnement et faire les recommandations appropriées.13. Étudier les estimations relatives aux coûts de fonctionnement et les faire parvenir au client. Obtenir du client l’approbation de la source d’énergie choisie.

III phase du projet préliminaire

partie A — Tâches à exécuter avant de commencer la phase du projet préliminaire

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1. préparer un plan d’ensemble indiquant l’emplacement du bâtiment et les aménagements extérieurs.2. préparer tous les autres dessins nécessaires : • plans • élévations • coupes • tableaux • autres3. Calculer les surfaces (nettes et brutes) et les volumes, y compris le pourcentage d’occupation du terrain et la densité tels que définis dans le règlement de zonage ou d’occupation du sol.4. préparer un devis sommaire comportant les sections suivantes : • architecture • structure • mécanique • électricité • civil 5. Demander aux ingénieurs de préparer les schémas et les dessins nécessaires à l’illustration de leur partie du projet : • architecture • structure • mécanique • électricité • civil6. Obtenir une estimation détaillée du coût, si le contrat avec le client stipule qu’elle fait partie des services à fournir : • architecture • structure • mécanique • électricité • civil 7. Demander à chaque ingénieur de préparer une estimation de coût concernant sa discipline : • architecture • structure • mécanique • électricité • civil8. Réviser l’estimation du coût de construction.9. présenter au client le dossier du projet préliminaire comprenant dessins, devis sommaire et estimation révisée.10. Demander au client de confirmer le type de contrat de construction requis. 11. Obtenir du client l’approbation écrite du projet préliminaire. Réviser le projet si nécessaire.12. Obtenir du client, par écrit, l’autorisation de passer à la phase du projet définitif. S’assurer, si approprié, que toutes les autorités ont donné les approbations nécessaires.

partie B — Tâches à exécuter pendant la phase du projet préliminaire

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1. s’assurer que toutes les tâches de la phase précédente ont été exécutées. Vérifier la conformité du projet préliminaire au programme.2. Vérifier la conformité du projet préliminaire au code et aux règlements applicables.3. Choisir des consultants additionnels, s’il y a lieu, et établir les liens contractuels appropriés. Obtenir l’approbation du client s’il y a lieu.4. Déterminer l’objet de chaque dessin, la liste complète des dessins, l’ordre dans lequel ils se présenteront, l’information qui doit apparaître sur chaque feuille, l’échelle, le format, etc. Vérifier les exigences du client et des autorités à cet égard.5. Déterminer la méthode de production du jeu de dessins. Déterminer les exigences qui s’appliquent aux dessins, considérant le mode choisi pour l’attribution du contrat (appel d’offres unique ou multiple, design-construction).6. Établir le cartouche des dessins et le système de couches. Vérifier les exigences du client à cet égard.7. Établir le calendrier de vérification des dessins avec le client, les ingénieurs et les autorités.

IV phase du projet définitif

partie A — Tâches à exécuter avant de commencer la phase du projet définitif

1. préparer le devis descriptif final; préparer le jeu de dessins final, comprenant le plan d’ensemble (et plan de l’aménagement paysager), les plans du bâtiment, les élévations, les coupes, les détails, les notes, les cotes et les tableaux. Demander aux ingénieurs d’exécuter la même tâche.2. Organiser la préparation de la liste de quincaillerie.3. Établir quels composants requièrent des prix pour des variants.4. Déterminer les substituts acceptables aux matériaux et systèmes spécifiés. 5. Établir quels composants requièrent des prix unitaires.6. Déterminer les allocations monétaires nécessaires : • allocation pour essais • allocation pour imprévus • allocation pour branchement des services • autres7. préparer les tableaux des couleurs et les tableaux de finition des surfaces.8. préparer les budgets relatifs aux essais et aux contrôles de qualité; aider le client à choisir les firmes appropriées. Décider si ces coûts seront inclus dans le contrat de construction.9. Obtenir les instructions du client relativement à l’obtention et au paiement du permis de construire et, selon le cas, du permis provincial, etc. 10. Obtenir les instructions du client quant aux assurances et aux cautionnements.11. Obtenir les instructions du client quant aux contrats de construction et aux procédures d’appel d’offres.12. Obtenir les exigences du client quant à l’occupation par phases et autres exigences spéciales.13. Déterminer les parties de l’ouvrage qui doivent être fournies par le client et ne doivent pas être incluses dans le contrat de construction.14. Mettre au point avec le client le calendrier de livraison et de mise en place des matériaux qu’il fournit.15. Vérifier, dans l’échéancier du projet, si la durée de la période d’appel d’offres est bonne. Déterminer la date et l’heure de la clôture de l’appel d’offres de même que le lieu où les soumissions seront reçues.16. parallèlement à la préparation des dessins, rédiger le cahier des charges, y compris : • l’avis aux soumissionnaires • l’avis public d’appel d’offres ou l’invitation à soumissionner • les instructions aux soumissionnaires • le formulaire de soumission • le contrat de construction • les conditions générales • les conditions supplémentaires • les allocations monétaires • autre

partie B — Tâches à exécuter pendant la phase du projet définitif

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17. soumettre les conditions générales et les conditions supplémentaires au client ou obtenir ses exigences précises en matière de contrat.18. Assister le conseiller juridique ou le représentant du client dans son examen : • des conditions générales • des conditions particulières • du formulaire de contrat de construction19. Vérifier si les documents sont bien coordonnés entre eux, sont conformes au programme, sont exacts et précis et sont coordonnés avec les documents des ingénieurs. Demander aux ingénieurs d’effectuer la coordination nécessaire : • architecture • structure • mécanique • électricité • autres 20. Réviser les documents au besoin lorsque la révision est terminée et demander aux ingénieurs de faire de même : • architecture • structure • mécanique • électricité • autres21. effectuer le calcul final des surfaces (brute et nette) et du volume.22. Obtenir de chaque ingénieur une mise à jour de son estimation : • architecture • structure • mécanique • électricité • autres23. préparer l’estimation finale du coût de construction24. soumettre à l’approbation du client les dessins, le cahier des charges, l’estimation et les calculs et analyses relatifs au bâtiment. Obtenir l’approbation écrite du client. Réviser si nécessaire.25. Dresser avec le client la liste des soumissionnaires potentiels.26. Obtenir, si requis, et étudier les déclarations de qualification des soumissionnaires intéressés. Si on procède par contrats multiples, obtenir l’assistance des ingénieurs.27. Indiquer sur les jeux de documents quelle est leur fonction précise (appel d’offres, permis de construire, construction). Apposer le sceau d’architecte, la signature et la date sur les documents. S’assurer que les ingénieurs font de même : • architecture • structure • mécanique • électricité28. Aider le client à présenter les documents pour obtention des approbations et permis.29. Obtenir l’autorisation écrite du client de passer à la phase de l’appel d’offres ou de la négociation.

part B — Tasks during the construction documents phase (continued)

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1. Dans le cas d’un appel d’offres public : Aider le client à publier l’avis public d’appel d’offres. Si des contrats séparés doivent être attribués, des avis séparés peuvent être nécessaires. Obtenir et examiner les déclarations de qualification des soumissionnaires intéressés.2. Dans le cas d’un appel d’offres sur invitation : Informer les entrepreneurs choisis.3. Dans le cas d’une sélection directe : Aider le client à faire la sélection s’il le demande.4. Calculer de combien de jeux de documents on aura besoin, et les commander. Vérifier, dans le contrat client-architecte, quel est le nombre convenu de jeux.5. Distribuer les documents aux soumissionnaires et obtenir les dépôts.6. envoyer les documents à l’association de la construction pour consultation par les entrepreneurs.7. Organiser, s’il y a lieu, une séance d’information des soumissionnaires et une visite des lieux.8. prendre en note toutes les questions se rapportant aux documents d’appel d’offres.9. préparer et émettre les addendas nécessaires. s’assurer que les soumissionnaires ont le temps de les étudier avant la clôture de l’appel d’offres.10. Retourner leur dépôt aux soumissionnaires qui se retirent et qui remettent les documents d’appel d’offres en bon état.11. Retourner leur dépôt aux soumissionnaires qui sont disqualifiés et qui remettent les documents d’appel d’offres en bon état. 12. Recevoir, transcrire sous forme de tableau et analyser les soumissions selon la procédure établie par le client. Obtenir la participation des ingénieurs lorsque c’est nécessaire. 13. Faire des recommandations au client sur la sélection des produits substituts et les prix séparés. Examiner les soumissions et les analyses avec le client. Obtenir les instructions du client.14. Aviser le soumissionnaire gagnant.15. Mettre à jour le répertoire de projet.16. Aider le client à rédiger une lettre d’intention si le contrat ne peut pas être conclu immédiatement. 17. Informer les soumissionnaires non retenus et obtenir le retour des documents.18. Retourner leur dépôt aux soumissionnaires non retenus lorsqu’ils ont remis les documents d’appel d’offres en bon état (retenir celui des plus bas soumissionnaires jusqu’à la conclusion du contrat).19. Obtenir les documents suivants : • cautionnement d’exécution • cautionnement de paiement des salaires et des matériaux • polices d’assurance • documents concernant les indemnisations pour accidents de travail • autres documents20. préparer le contrat de construction ou aider le conseiller juridique du client à le faire. si des contrats séparés sont attribués, obtenir l’assistance des ingénieurs lorsque c’est approprié.21. Assister le client et l’entrepreneur lors de la conclusion du contrat.

V phase de l’appel d’offres et de la négociation

partie A — Tâches à exécuter pendant la phase d’appel d’offres et de négociation

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1 Avant le début des travaux, tenir une réunion préparatoire avec le client et l'entrepreneur, afin de clarifier les exigences spéciales et les procédures d'administration du contrat.2. Demander à l’entrepreneur de fournir les cautionnements et les polices d’assurance stipulés dans le contrat. Les transmettre au client pour qu’il les soumette à des experts pour étude et approbation. Recommander au client d’obtenir confirmation de son conseiller juridique.3. Recommander au client, si cela est applicable, de conserver copie des polices d’assurance sur les biens conjointes avec l’entrepreneur.4. Demander au client d’ajouter de l’assurance spéciale (risque, etc.) à la police d’assurance sur les biens, si cela est approprié.5. Rappeler à l’entrepreneur d’obtenir et de payer tous les permis nécessaires, comme le stipulent les documents contractuels.6. Obtenir et étudier l’échéancier des travaux de l’entrepreneur.7. Obtenir et étudier le calendrier de présentation des dessins d’atelier et des échantillons préparé par l’entrepreneur.8. Obtenir et étudier la « liste des valeurs » de l’entrepreneur.9. Fournir à l’entrepreneur un nombre suffisant de jeux de documents contractuels.10. Aider le client, si nécessaire, à présenter des demandes de branchement du gaz, de l’eau, de l’électricité, du téléphone et autres services, ou demander aux ingénieurs de l’aider.

VI phase de l’administration du contrat

partie A — Tâches à exécuter après la conclusion du contrat et avant le début des travaux

1. Établir avec l’entrepreneur les exigences relatives aux essais et inspections concernant des matériaux ou des parties de travaux et qui seront exécutés par des compagnies d’inspection et d’essais. Organiser la distribution des rapports aux personnes appropriées pour qu’elles puissent agir lorsque c’est nécessaire.2. préparer les sélections de couleurs et de finitions. (Note : ce travail est parfois fait à la phase du projet définitif.) Obtenir l’approbation du client. Transmettre à l’entrepreneur.3. Étudier les dessins d’atelier soumis. Demander aux ingénieurs d’étudier ceux qui les concernent.4. Étudier les échantillons soumis et faire les remarques appropriées. Demander aux ingénieurs d’étudier ceux qui les concernent.5. Tenir un registre des dessins d’atelier et des échantillons (voir, au chapitre 2.4, le formulaire 5.4, Registre des dessins d’atelier et des échantillons).6. proposer des interprétations des documents contractuels. Émettre des détails et instructions supplémentaires lorsque c’est nécessaire (voir, au chapitre 2.4, le formulaire 3.2, Instruction supplémentaire).7. Assister aux réunions de chantier. 8. Faire des visites de chantier pour assister à des événements particuliers, au besoin. Soumettre au client, à l’entrepreneur et, si requis, aux autorités compétentes tous les rapports de visite de chantier, y compris ceux des ingénieurs (voir, au chapitre 2.4, le formulaire 3.1, Rapport de visite de chantier). Émettre des instructions écrites à l’entrepreneur s’il y a lieu.9. Donner des avis sur l’interprétation des documents contractuels et sur les projets de modification. Préparer et coordonner les modifications au contrat après en avoir discuté avec le client. Étudier, avec la collaboration des ingénieurs, les propositions de l’entrepreneur modifiant le prix du contrat ou le délai d’exécution du contrat. Donner des avis au client sur la validité des réclamations pour suppléments. Émettre des avenants de modification lorsque c’est nécessaire. Obtenir l’approbation écrite du client. En donner copie aux autorités compétentes s’il y a lieu.

partie B — Tâches à exécuter pendant la phase de l’administration du contrat

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1. Faire des visites périodiques du chantier pour déterminer si les travaux sont en conformité générale avec les documents contractuels.2. Faire la coordination des visites de chantier et autres services des ingénieurs et informer de leurs conclusions les personnes appropriées pour qu’elles puissent agir en conséquence.3. Obtenir de l’entrepreneur et étudier la version à jour de l’échéancier des travaux et, s’il y a lieu, informer le client d’un possible report de la date de la fin des travaux.4. Évaluer le travail exécuté et les matériaux fournis, en relation avec la demande de paiement de l’entrepreneur. Émettre le certificat de paiement approprié.

partie C — Tâches continues pendant la phase d’administration du contrat

1. Revoir les procédures prescrites concernant la réception de l’ouvrage (cahier des charges, autres documents).2. Organiser une démonstration des systèmes à l’intention du personnel approprié, y compris les systèmes d’exploitation et les manuels d’instructions. Obtenir le document approprié.3. Recevoir de l’entrepreneur la demande de certificat d’achèvement substantiel et la liste des articles à terminer ou à corriger.4. effectuer la visite d’achèvement substantiel.5. Étudier les conclusions de la visite à la lumière du contrat et des exigences des lois provinciales en matière de privilèges. Émettre le certificat d’achèvement substantiel; si l’achèvement substantiel n’est pas atteint, en informer l’entrepreneur et lui en donner les raisons. 6. Obtenir et étudier les documents requis pour la libération de la retenue. Émettre le certificat de paiement relatif à la libération de la retenue.7. Aider le client à obtenir le permis d’occupation, si cela est nécessaire et qu’il le demande. 8. Obtenir de l’entrepreneur : • les garanties • les certificats d’inspection • les manuels relatifs à l’équipement • le certificat relatif aux indemnités pour accidents du travail • les instructions sur le fonctionnement des appareils • les déclarations solennelles • les listes de clés • les matériaux de remplacement • les dessins d'archives • autres articles9. Recevoir de l’entrepreneur la demande de déclaration d’achèvement.10. procéder à la dernière visite de chantier avant l’achèvement.11. Étudier les conclusions en relation avec les exigences du contrat et la loi provinciale sur les privilèges. • Si l’ouvrage est terminé, émettre une déclaration d’achèvement. • S’il n’est pas jugé terminé, en informer l’entrepreneur et lui en donner les raisons.12. Émettre un certificat de paiement de la retenue basé sur la demande de l’entrepreneur d’une déclaration d’achèvement.13. Recevoir la déclaration écrite de l’entrepreneur attestant que l’ouvrage est complètement terminé.14. procéder à la dernière visite du chantier. Émettre un rapport de visite de chantier.15. Recevoir la demande de paiement final de l’entrepreneur.16. Émettre le certificat de paiement final. 17. préparer des DAO d’archives si requis.18. présenter les dernières notes d’honoraires ou factures au client.19. Informer l’assureur de responsabilité professionnelle de la date d’achèvement des travaux, si requis.20. prendre connaissance des défauts rapportés pendant la période de garantie d’un an. Informer l’entrepreneur des corrections requises.21. Compléter l’examen des vices ou déficiences rapportés avant l’expiration de la période de garantie d’un an. Informer l’entrepreneur des corrections requises.

partie D — Tâches relatives à la réception de l’ouvrage

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1. Aider le client à administrer les corrections apportées par l’entrepreneur aux vices et déficiences survenant pendant la période de garantie prolongée.2. préparer les fiches de projet devant servir au marketing du bureau (y compris des photos, des témoignages de clients, etc.).

VII phase de la mise en service

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Documents

2.3 Administration du project 2.3.1 2.3.1 Administration ... · Administration du projet Chapitre 2.3.1 Volume 2 Manuel canadien de pratique de l'architecture janvier 2009 1 Introduction