Upload
bernard-lemmens
View
214
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
23/05/2006
Eindresultaat
Business Consulting Services
Voorstudie van de implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD
Financiën
Informatie (Proces 44) versus
Kennismanagement (Proces 78)
Versie gevalideerd door de stuurgroep van 23 mei 2006
2
Business Consulting Services
23/05/2006
Eindresultaat
Toekomstige afbakening tussen processen 44 en 78
Proces 44: Informatie Bestaansreden: Beheren van informatie (en
kennis) in het kennisbeheersysteem (databank) Hoofdtaken:
Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen Ontvangen en analyseren van informatie & kennis opdrachten Opzoeken en doornemen van bronnen Opstellen of aanpassen van te bewaren/verspreiden informatie
inclusief toelichting, samenvatting, depersonaliseren Aanbrengen van metadata Opslaan in de kennisdatabank Bepalen van wijze van informatieverstrekking Selectie van het distributiekanaal binnen het digitaal infokanaal &
verspreiding Doorgeven van de klaargemaakte informatie aan de CRM processen Kwaliteitsbewaking van de informatie in het kennisbeheersysteem
(opkuisen, anomalieën, klachtenbehandeling, ...) Beheer van de taxonomiestructuur in het kennisbeheersysteem Beheer van de metadata (trefwoorden, doelgroepen, ...) Systeembeheer van de communities, werkruimten voor
projectteams, expertennetwerken, gebruikersprofielen, ... Archiveren
Proces 78: Kennismanagement Bestaansreden: Strategisch beheren van de
kennisomgeving Hoofdtaken:
Stimuleren van de communities, werkruimten voor projectteams, expertennetwerken en het opstellen van procedures rond deze vormen van kennisbeheer
Promoten van de organisatie-brede taxonomie Bieden van ondersteuning door het accrediteren van
experten en het opzetten van expertgroepen Uitwerken van een beleid en procedures rond archivering,
deontologie en privacy Evalueren van het kennisbeheer en introduceren van
kennisprogramma’s (mentoring, informatie- en kennisuitwisseling, enz.)
Veranderingsmanagement voor kennisbeheer
3
Business Consulting Services
23/05/2006
Eindresultaat
Verschil tussen het oude en het toekomstige proces 44
Opdracht analyseren:• Registreren van het dossier informatie• Administratief beheren van het dossier informatie• Aanduiden van het type dossier en senior
documentalist• Verzamelen en screening van de informatie• Bondig analyseren• Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag
opmaken• Evalueren bronnen en beslissen• Selecteren, inventariseren en analyseren van alle
gegevens• Opstellen ontwerp beslissing communicatie• Evalueren communicatie en beslissen• Opnemen in eigen documentatie
Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen:
• Opstellen van de te communiceren informatie• Opstellen van de toelichting• Opstellen van het communicatieplan• Evalueren van communicatie/communicatieplan
en beslissen• Vertalen• Ter beschikking stellen van de informatie
Oude proces 44: Informatie
4
Business Consulting Services
23/05/2006
Eindresultaat
Verschil tussen het oude en het toekomstige proces 44
Toekomstige proces 44: Informatie
Opdracht analyseren en informatieverkenning:
• Registreren van het dossier informatie
• Administratief beheren van het dossier informatie
• Aanduiden van het type dossier en senior documentalist
• Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen
• Bondig analyseren• Opzoeken en doornemen van
bronnen en verslag opmaken• Evalueren en coördineren
van de bronnen en beslissen• Selecteren, inventariseren en
analyseren van alle gegevens• Opstellen ontwerp beslissing
communicatie• Evalueren ontwerp
communicatie en beslissen
Bepalen van de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen:
• Uitwerken van de wijze van informatieverstrekking (doelgroepen, bestemmelingen en kanalen)
• Indien nodig geacht, voorstel voor vertaling van (delen van) de informatie
• Evalueren van de wijze van informatieverstrekking en beslissen
Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen:
• Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie
• Opstellen van een toelichting• Zo nodig, vertalen• Aanbrengen van metadata en
informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank
• Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien)
• Goedkeuren van de informatie met de metadata evenals de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen
Beheren van het kennisbeheersysteem:
• Ontvangen en onderzoeken van klachten en verbeterideeën
• Monitoren van het kennisbeheersysteem en periodiek uitvoeren van kwaliteitscontrole
• Evalueren en verbetervoorstellen definiëren
• Verbeteren, actualiseren en opkuisen van het systeem
• Beheren van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) en de taxonomie
• Systeembeheer van de communities (expertennetwerken, profielen, chatrooms, team-rooms,...)
• Archiveren van kennis• Inventariseren van
informatiebronnen• Goedkeuren van wijzigingen in de
inventaris van informatiebronnen
5
Business Consulting Services
23/05/2006
Eindresultaat
Verschil tussen het oude en het toekomstige proces 78
Oude proces 78: Kennismanagement
Identificeren van kennisbehoeften:• Ontvangen en centraliseren van de
gedefinieerde informatiebehoeften• Inventariseren van de aanwezige kennis• Identificeren van domeinen met een tekort
aan kennis• Nagaan van de oorzaken van tekort aan
kennis: systemen, processen of mensen• Opstellen van actieplannen voor de
geïdentificeerde tekortkomingen
Identificeren van bronnen:• Bepalen welke personen/functies kennis
mogen bijdragen in samenwerking met de lijn en de andere stafdiensten
• Ondersteunen bij het identificeren van een informatiebron
• Contacteren van geschikte informatiebronnen om kennis bij te dragen (pro-actief)
• Ontvangen en verwerken van informatiebronnen die zich aanmelden om kennis bij te dragen
• Inventariseren van de informatiebronnen
Ondersteunen bij het creëren:• Ontwikkelen en aanleveren van
templates• Begeleiden bij het invullen van de
templates• Structuren van informatie• Filteren van herbruikbare kennis• Ondersteunen van het aanmaken
van documenten met meest relevante en herbruikbare kennis (bijv. sjablonen, FAQ’s, interpretaties,…)
• Ondersteunen bij het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de gecreëerde kennis
Ondersteunen bij het ter beschikking stellen:
• Bepalen welke personen/functies kennis mogen raadplegen in samenwerking met de lijn en de andere stafdiensten
• Structureren van het kennisaanbod (bijvoorbeeld creëren databases)
• Adviseren van de lijn inzake waar de kennis beschikbaar gesteld dient te worden
• Coördineren van de verspreiding, verdeling en kapitalisatie van kennis (door beheer van discussiefora, communities,…)
• Ondersteunen van de gebruikers
Controleren van de integriteit:
• Ondersteunen van de lijn en de andere stafdiensten in het nakijken van de informatie op correctheid en volledigheid (validatie)
• Aanbrengen van correcties / aanpassingen
• Identificeren en verwijderen van redundante informatie
• Opvolgen en rapporteren van de systeemactiviteit
6
Business Consulting Services
23/05/2006
Eindresultaat
Verschil tussen het oude en het toekomstige proces 78
Toekomstige proces 78: Kennismanagement
Identificeren van de kennisbehoeften:
• Inventariseren van de aanwezige kennis en expertise
• Identificeren van domeinen met een tekort aan kennis
• Nagaan van de oorzaken van een tekort aan kennis
Bepalen van de strategie voor kennisbeheer:
• Bepalen van de noden voor kennisbeheer
• Opstellen van de strategie voor kennisbeheer
• Opstellen van actieplannen voor kennisbeheer
• Communiceren van de strategie voor kennisbeheer
Beheren van de kennisomgeving:
• Stimuleren communities• Promoten organisatiebrede
taxonomie• Ondersteunen door accrediteren
van experten• Uitwerken van het beleid en
procedures rond specifieke aspecten van kennisbeheer (bijv. archivering, deontologie, privacy, enz)
• Begeleiden van de uitvoering van actieplannen voor kennisbeheer
• Evalueren kennisbeheer en introduceren van kennis-programma’s
Veranderingsmanagement voor kennisbeheer:
• Bepalen van het veranderings- management programma
• Uitvoeren van het veranderings- management programma
• Monitoren en bijsturen van het veranderingsmanagement programma