MTG—Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A, Jakarta : Bumi Aksara, 2003.

Rekruitmen

Sumber-sumber dalam rekruitmen adalah :

1. Lamaran langsung oleh pencari pekerjaan2. Lamaran tertulis3. Lamaran karena informasi “orang dalam”4. Lembaga pendidikan formal5. Balai latihan kerja—baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun oleh masyarakat6. Kantor departemen tenaga kerja—baik di pusat, di perwakilan maupun di kantor

pemerintah daerah7. Organisasi penyedia tenaga kerja8. Perusahaan konsultan yang menyediakan jasa pencarian tenaga kerja baru—terutama

pada tingkat eksekutif9. Organisasi penyalur tenaga kerja sementara10. Organisasi profesi11. Asosiasi perusahaan sejenis12. Organisasi serikat pekerja13. Organisasi lain.

Dalam upaya mengisi berbagai lowongan yang ada,spesialis pencari tenaga kerja tidak perlu menggarap semua sumber tersebut. Artinya, jika yang dicari adalah tenaga manajerial, ada sumber yang memang harus digarap—seperti organisasi profesi, lembaga pendidikan tinggi, dan organisasi lain. Sebaliknya, jika tenaga kerja yang diperlukan adalah mereka yang akan diberi tanggung jawab dan pekerjaan yang sifatnya teknis operasional, balai latihan kerja pantas digarap, tetapi tidak lembaga pendidikan tinggi, demikian seterusnya.

II.2 Bagan Pokok Pembahasan dalam Orientasi

Masalah – masalah Organisasional

1. Sejarah singkat

2. Struktur organisasi

3. Nama dan jabatan para direktur

4. Jabatan KaryawanLauout fasilitas fisik

5. Periode percobaan

6. Kebijaksanaan & aturan perusahaan

7. Peraturan disiplin

8. Prosedur keamanan

9. Buku pedoman

10. Proses produksi

11. Lini Produk / jasa

Perkenalan

1. Dengan penyelia

2. Dengan pelatih

3. Dengan rekan kerja

4. Dengan HRD

Tunjangan

1. Skala pengupahan

2. Cuti

3. Jam istirahat

4. Latihan dan pendidikan

5. Konseling

6. Asuransi

7. Pensiun

8. Pelayanan organisasi terhadap karyawan

9. Rehabilitasi

Tugas – tugas jabatan

1. Lokasi

2. Tugas

3. Keamanan

4. Fungsi

5. Sasaran pekerjaan

6. Hubungan dengan pekerjaan lain

(sumber : laporan orientasi dan sosialisasi ADH.B STP Bali, 2 : 2009 )

II.3 Manfaat, Tujuan dan Keuntungan Orientasi :

a. Manfaat Orientasi

1. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.

2. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.

3. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :

Cukup baik

Tingkat ketergantungannya kecil

Kecenderungan untuk keluar juga kecil

Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

b. Tujuan Orientasi

Menurut Moekijat (1991 : 94) :

1. Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

2. Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja baru

ketika diserahi pekerjaan baru

3. Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan mereka

yang baru

4. Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke mana

harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang mungkin

timbul

5. Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai baru

dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena

pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui

6. Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang penting di

dalam sebuah organisasi

Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:

1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.

2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

3. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

6. Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

7. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

8. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

9. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

C. Keuntungan Orientasi

Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka

pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana

membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja

melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada

perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara

orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan-pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan

kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi

karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk

pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan

lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha

kerja organisasional.

Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik.

Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs

Web perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi

umum mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar

belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara

pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf

SDM dan lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut.

Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan,

dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.

Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan. Sayangnya

orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk membuat orientasi lebih efektif, saran-saran

berikut mungkin dapat berguna:

Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru harus merasa bahwa mereka

merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi. Supervisor dan unit SDM harus siap untuk

memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap

untuk menerima kehadiran seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus

mendiskusikan tujuan dari perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua karyawan yang ada

sebtlum kehadiran pekerja baru.

Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa organisasi menggunakan

rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau pembimbing sebagai bagian dari orientasi

karyawan baru. Khususnya berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih

berpengalaman dan berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan

baru.

Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi: sebuah daftar periksa orientasi dapat

digunakan oleh staf departemen SDM, supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk

menyediakan informasi yang perlu diketahui oleh karyawan baru. Banyak pemberi kerja

mengharuskan para karyawan baru menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan

bahwa mereka telah diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.

Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk memberi informasi kepada

karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan tunjangan dari perusahaan. Kebijakan-

kebijakan mengenai cuti sakit, keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal

mengenai rumah sakit, parkir dan aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap

karyawan baru. Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan rutinitas dari

hari kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.

Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM harus menentukan

cara yang paling sesuai untuk menyampaikan informasi orientasi.para karyawan akan mengingat

lebih banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara yang mendorong untuk

belajar. Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan sendiri yang

disediakan dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.

Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari program orientasi adalah terlalu

banyak informasi. Para pekerja baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting

atau tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.

Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM dapat mengevaluasi efektivitas dari

orientasi dengan melakukan wawancara tindak lanjut kepada para karyawan baru beberapa

minggu atau bulan setelah orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya,

tampaknya sebagian besar pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas mengenai

efektivitas orientasi atau bahkan tidak sama sekali.

Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat menimbulkan perasaan

cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya pengunduran personalia baru. Sebaliknya

apabila proses orientasi berlangsung dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah

bagian dari organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya untuk

beradaptasi.

II.4 Permasalahan dalam Orientasi

Menurut Simamora ( 2001 : 336) terdapat tiga permasalahan khusus yang dihadapi oleh

karyawan baru:

1. Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.

Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak terdapat

pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena berbagai sebab. Salah satu

penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang terdiri dai unit-unit kerja baik secara vertikal

maupun horizontal.

Hal di atas akan menimbulkan beberapa pertanyaan di benak para pegawai baru. Yaitu

mengenai apakah dirinya diterima dan disukai di dalam kelompok, apakah ia merasa aman

yaitu terbebas dari gangguan fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak

diselesaikan secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.

2. Harapan yang naïf

Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi kepada

perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat menimbulkan kurangnya

motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam proses orientasi perlu dijelaskan kapada mereka

kenyataan yang terjadi di dalam perusahaan.

3. Lingkungan pekerjaan yang pertama

Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah lingkungan kerja yang

baru mendukung atau akan menghambatnya, dapatkah rekan-rekan di lingkungan kerja

membantunya bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang positif

diperlukan proses orientasi yang mendukung.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi :

1. Penekanan pada kertas kerja

Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang

dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat

mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan

2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan

Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal

ini dapat menyebabkan stres.

3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan

Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan

pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.

4. Memberikan informasi yang terlalu cepat

Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat

mengakibatkan karyawan baru mati lemas.

Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian

kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor

tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.

Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya

bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya

dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah

buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta

kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

II.5 Kebutuhan di Dalam Orientasi

Berdasarkan masalah-masalah di atas berarti prrogram orientasi diselenggarakan untuk

memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat

terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah :

1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan

memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang

dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan

2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan

bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari

3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan

memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara

efektif, efisien dan produktif

Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi kendala-

kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan kemampuan tenaga kerja baru secara optimal

dalam memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, program

orientasi dapat dilakukan dalam tiga bentuk / tingkat penyelenggaraan.

1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)

2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)

3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340)

1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan

dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah

berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.

2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan

baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan

untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran

ketika dibutuhkan

3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh

karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan

dapat segera dihubungi selama periode induksi

4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka

5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan

pekerjaan mereka meningkat

II.6 Jenis – jenis Orientasi

Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program

orientasi formal. Berdasarkan yang ada, orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2 :

a. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur

dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang

relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

b. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja

tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan

mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Banyak organisasi, terutama yang besar-besar mempunyai program orientasi formal semacam

itu dapat mencakup perjalanan mengelilingi kantor atau pabrik, film yang menggambarkan program

riwayat organisasi itu dan diskusi singkat dengan wakil departemen SDM yang menggambarkan program

tunjangan di organisasi itu. Organisasi lain menggunakan program orientasi yang lebih informal dimana,

misalnya manajer itu menyerahkan karyawan baru itu kepada rekan-rekan kerja dan menunjukkan

kepadanya tempat ruangan foto copy, mesin kopi, kamar kecil, kaffetaria, dsb

Para manajer mempunyai kewajiban mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi

tersebut selancar dan sebebas mungkin dari kecemasan. Mereka perlu secara terbuka membahas

pendapat karyawan mengenai kewajiban timbal- balik antara organisasi dan karyawannya. Membuat

orang tersebut siap sedia menjalankan tugasnya merupakan kepentingan dari organisasi maupun

karyawan baru itu. Orientasi yang berhasil, entah formal maupun informal menghasilkan peralihan dari

orang luar ke orang dalam. Yang membuat membuat karyawan tadi merasa kerasan dan teradaptasi

dengan cukup baik, sehingga menurunkan kemungkian kinerja pekerjaan yang buruk dan mengurangi

kemungkinan pengunduran diri mendapat karyawan baru hanya setelah satu atau dua minggu bekerja

http://junaidi-huang.blogspot.com/2009/07/orientasi-karyawan-baru.html

II.7 Dampak Orientasi

(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :

- turnover (keluar masuknya pegawai) dan

- productivity

Penelitiannya dilakukan pada Texas Instruments

Kejadian pertama yang diamati pada suatu ruangan yang cukup sebagai berikut :

- Para pegawai baru dikumpulkan pada satu ruangan yang cukup luas

- Kemudian secara tepat mereka diberi informasi tentang perusahaan tersebut , upah, dan

lain-lain

- Setelah itu mereka diturunkan kepada supervisor

- Kemudian mereka diminta untuk melaporkan apa-apa yang telah mereka dengar

- Setelah supervisor menerima laporan, kini giliran supervisor yang memberikan

keterangan. Yang diberikan hanya dalam beberapa menit saja yaitu mengenalkan kepada para

pegawai lama.

- Setelah itu mereka dibawa ke ruang kerja dengan perintah untuk minta petunjuk

kepada pegawai lama yang ada di ruang kerja tersebut tentang bagaimana seharusnya mengerjakan

tugas mereka.

- Kemudian mereka didudukkan di antara pegawai lama

- Lalu mereka disuruh praktik dan waktu yang diberikan tidak terlalu lama

Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah

- tingkat kecemasan pegawai baru meningkat

- kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat rendah

- bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang

- ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu

Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang terjadi, seperti berikut

a) Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab terjadinya hal-hal

seperti pada program orientasi pertama tadi

b) Diadakan perpanjangan waktu

c) Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan jangka panjang

perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum. Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar

dua jam.

d) Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka harapkan)

e) Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut terhadap “Texas

Instruments”

f) Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama dengan pegawai

baru tersebut mereka makan bersama

g) Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari masing-masing unit

kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines

Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut :

pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga kemampuan

melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak mampu dan keluar

Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai diredakan melalui berbagai

kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk

keluar pun menjadi berkurang.

Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:

Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang dibutuhkan oleh

departemen sumber daya manusia, para karyawan baru diberikan sambutan sepintas lalu.

Selanjutnya mereka diarahkan kepada penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan

karyawan baru tidak merasa sebagai bagian dari perusahaan.

Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu orientasi yang cepat dan

dangkal, dan para karyawan baru langsung ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun

mengap-mengap.

Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk mengajarkan

pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.

Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu keinginan yang baik,

namun menjadi pendekatan yang mencelakakan, menyebabkan para karyawan baru merasa

kewalahan dan “mati lemas”.

II8. Evaluasi Program Orientasi

Minimal setahun sekali program orientasi haruslah dievaluasi guna menilai secara

objektif apakah program tersebut memenuhi tujuannya. Umpan balik yang komprehensif dan

cepat dibutuhkan dari setiap orang yang terlibat dalam program tersebut.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam proses evaluasi :

1. Apakah program kurang tepat ?

Perlu di telaah apakah semua elemen, suasana fisik, bahan bacaan, alat-alat presentasi

menimbulkan suatu kesan yang akurat mengenai karakter perusahaan

2. Apakah Program mudah dipahami?

Para karyawan berasal dari latar belakang dan pekerjaan yang berbeda, tentunya perlu

diperhatikan apakah isi dan gaya program dapat dimengerti oleh mereka ?

3. Apakah Program menarik ?

Apakah program ini menangkap dan menyita perhatian para karyawan baru?

4. Apakah program fleksibel ?

Apakah program dapat dilaksanakan pada semua kalangan sehingga dapat menghemat

biaya?

5. Apakah program tersangkut secara pribadi ?

Apakah program tersebut menekankan arti penting orang-orang terhadap perusahaan.