36

C. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) MEKANISME PENANGANAN LAPORAN UPT. PUSDALOPS PB PROVINSI BALII.PENDAHULUAN Undang-Undang Nomor 24 tahun 2007 mengamanatkan upaya untuk melakukan perlindungan terhadap masyarakat dari ancaman bencana. Perlin dungan terhadap masyarakat dimaksudkan untuk Bukan hanya diselenggarakan dalam suatu sistem penanggulangan bencana yang terencana, terpadu, terkoordinasi dan menyeluruh. berfokus pada kedaruratan melainkan seluruh aspek pengurangan resiko dan dalam pelaksanaan pembangunan. Dengan demikian penanggulangan bencana menjadi bagian tidak terpisahkan dari pemerintah yang juga terikat oleh prinsip-prinsip pemerintahan yang baik yang ditandai adanya transparasi dan akuntabel, partisipatoris, berkelanjutan, tepatguna dan berdayaguna. UPT. PUSDALOPS PB adalah sebuah organisasi sebagai pusat pengendalian bencana yang berfungsi mengoperasikan dan terintegrasi penanggulangan sehingga dalam Adapun secara terkoordinasi

penanganannya dapat terlaksana secara cepat dan tepat. bencana adalah sebagai pusat data dan

fungsi dari UPT. PUSDALOPS PB dalam melaksanakan penanggulangan informasi bencana; pelayanan tanggap darurat bencana; pelaksanaan sistem peringatan dini dan pelayanan kegawatdaruratan. Dalam melaksanakan tugas pokoknya, UPT. PUSDALOPS PB tidak bisa terlepas dari informasi atau pelaporan yang masuk dari masyarakat. Informasi atau pelaporan tersebut tentunya harus diolah dan ditindaklanjuti sebagai bentuk pelayanan sosial dan tanggung jawab sosial yang harus dijalankan secara proporsional dan profesional. Informasi atau laporan dari masyarakat pada dasarnya penting dan tidak dapat diabaikan dalam rangka pengambilan keputusan yang baik oleh staf UPT. PUSDALOPS PB untuk diteruskan atau ditindak lanjuti penanganan oleh instansi terkait atau satuan tugas lainnya di lapangan. Pada dasarnya hal-hal yang telah dilakukan oleh staf UPT. PUSDALOPS PB perlu dilaporkan kepada pimpinan secara berjenjang, namun apabila dipandang penting dan mendesak pelaporan dapat

37 dilakukan langsung kepada Gubernur. Yang dimaksud dengan laporan yang penting dan mendesak adalah bencana yang dapat menimbulkan korban jiwa yang perlu dilaporkan secara cepat dan perlu saran dan keputusan pimpinan. Agar penanganan laporan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan prosedural perlu disusun Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan UPT. PUSDALOPS PB yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Kesatuan Bangsa, Politik dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Bali.

II.MAKSUD DAN TUJUAN Maksud disusunnya Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan yaitu : 1. Memberikan pedoman yang jelas dan standar pelayanan bagi staf UPT. PUSDALOPS PB dalam menangani informasi atau laporan dari masyarakat yang memerlukan pelayanan kebencanaan dan pelayanan kegawatdaruratan. 2. Memberikan pedoman yang jelas dalam menyampaikan pelaporan kejadian yang penting dan mendesak ketingkat pimpinan untuk pengambilan keputusan. Adapun tujuan yang hendak dicapai disusunnya Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan yaitu : 1. Dipahaminya mekanisme penanganan informasi atau laporan dari masyarakat oleh staf UPT. PUSDALOPS PB yang segera ditindaklanjuti secara tepat dan cepat. 2. Terlaksananya koordinasi teknis yang efektif dan efisien untuk menggerakan berbagai unit pelayanan bencana dan unit pelayanan kegawatdaruratan pada intansi terkait yang diperlukan masyarakat. 3. Terlaksananya penyampaian pelaporan kejadian bencana atau kegawatdaruratan ke tingkat pimpinan yang tepat dan cepat untuk segera diberikan keputusan. III.Standard Operating Procedure (SOP) MEKANISME PANANGANAN LAPORAN Dalam Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali menjelaskan mekanisme penanganan informasi atau laporan yang masuk dan tugastugas yang dilaksanakan oleh komponen UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali, Kepala Badan Kesatuan Bangsa, Politik dan Perlindungan

38 Masyarakat Provinsi Bali, Gubernur Bali dan Emergency Service Response (ESR). Adapun mekanisme dan tugas-tugasnya sebagai berikut : A. Operator : Yang dimaksud dengan operator dalam Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan adalah petugas yang menjalankan peralatan telepon, faksimili, radio, komputer ranet dan komputer recieve BMKG dengan mekanismenya sebagai berikut : 1. Laporan masuk diterima operator. 2. Check, Recheck dan Crosscheck pelapor/ESR/Rupusdalops. 3. Benar ditindaklanjuti / tidak benar didokumentasikan. 4. Operator menilai laporan. 5. Operator membuka format sesuai dengan laporan. 6. Operator meneruskan laporan ke instansi terkait. 7. Operator melaporkan kepada koordinator piket. 8. Menindaklanjuti perintah koordinator piket. 9. Bila terjadi gangguan teknis IT melaporkan kepada Koordinator Piket. B. Piket Teknisi : Yang dimaksud dengan piket teknisi adalah petugas yang bertugas melakukan pemeriksaan, perawatan dan perbaikan terhadap peralatan IT dan kelistrikan yang ada di UPT. PUSDALOPS PB dengan tugas sebagai berikut : 1. Menerima laporan gangguan teknis IT dari Koordinator Piket. 2. Melakukan pemeriksaan terhadap gangguan teknis IT. 3. Bila tidak dapat mengatasi gangguan teknis IT segera melaporkan kepada Koordinator piket. C. Koordinator Piket Yang dimaksud dengan Koordinator Piket dalam Standard Operating Procedure (SOP) Mekanisme Penanganan Laporan adalah petugas yang mengkoordinasikan tugas-tugas piket dalam kelompoknya yang terdiri dari operator dan teknisi piket. Adapun tugas-tugas koordinator piket yang berkaitan dengan penanganan laporan yaitu : kebenaran laporan dari

39 1. Menerima laporan dari operator. 2. Mengkaji laporan,bila Bencana alam yg berdampak menimbulkan korban jiwa wajib melaporkan kepada Ka UPT / Kaban / Gubernur / BNPB. 3. Memerintahkan operator. 4. Koordinasi dengan instansi terkait. 5. Bila ada pertanyaan dari masyarakat/media tentang terjadinya bencana akan menginformasikan sebatas : apa, kapan, dimana, bencana terjadi. 6. Bila terjadi gangguan IT memerintahkan piket teknisi. 7. Bila terjadi gangguan IT yang tidak bisa ditangani piket teknisi, dilaporkan kepada Ka UPT. 8. Melaporkan secara tertulis sesuai format seluruh kejadian kepada Ka UPT dengan tembusan kepada kasi-kasi dan arsiparis di UPT melalui Kasubag TU pukul 08.00 WITA. D. E S R 1. Menerima laporan masyarakat di lapangan. a. Mengkaji laporan b. Mendatangi TKP / lokasi bencana. c. Tim ESR melakukan tindakan pertama sesuai tupoksi. d. Koordinasi e. Melaporkan dengan adanya instansi dan terkait/masyarakat. kejadian langkah-langkah yang diambil kepada Pusdalops melalui operator. 2. Menerima perintah dari Pusdalops melalui operator. Mendatangi bencana : a. Apabila tidak benar melaporkan ke Pusdalops b. Apabila benar : 1) Tim melakukan tindakan pertama sesuai tupoksi. 2) Koordinasi dengan ESR TKP / Lokasi

40 instansi terkait/lembaga non pemerintah /masyarakat. E. Kasubag Tata Usaha a. Menerima laporan dari Koordinator Piket b. Mendistribusikan laporan kepada tersebut alamat dan tembusan. c. Menindaklanjuti disposisi pimpinan. d. Mengkoordinasi dengan seksi seksi dan koordinator piket di UPT. e. Melaporkan hasil tindak lanjut kepada pimpinan. F. Kelompok Fungsional (Arsiparis) a. Menerima tembusan laporan dari Kasubag Tata Usaha b. Mengumpulkan, mengelompokkan, menata dan temu balik Laporan. G. Kepala Seksi a. Menerima tembusan laporan dan atau disposisi pimpinan terhadap laporan tersebut. b. Mengumpulkan, mengolah laporan. c. Menyajikan hasil analisa dan evaluasi laporan kepada pimpinan d. Menindak lanjuti perintah pimpinan. e. Koordinasi dengan Kepala Seksi yang lain, Ka Subag TU dan Koordinator Piket. f. Melaporkan hasil tindak lanjut kepada pimpinan. H. Kepala UPT. a. Menerima laporan Koordinator Piket melalui Kasubag TU dan atau Koordinator Piket dalam hal bencana alam yg berdampak menimbulkan korban jiwa.

41 b. Koordinasi dengan Sekretaris dan Kepala Bidang di Badan Kesbangpol dan Linmas. c. Koordinasi teknis dengan instansi terkait. d. Melaporkan kepada Kepala Badan / Gubernur bila terjadi bencana yang berdampak menimbulkan korban jiwa. e. Melaporkan hasil analisa dan saran tindak lanjut kepada Kepala Badan. f. Menindak lanjuti perintah Kepala Badan I. Kepala Badan a. Menerima laporan dari Kepala UPT b. Koordinasi dengan instansi terkait c. Memberi perintah kepada Ka. UPT d. Melaporkan dan saran tindak kepada Gubernur bila bencana yang berdampak menimbulkan korban jiwa. e. Menindaklanjuti perintah Gubernur J. Gubernur a. Mengkoordinasikan, pembinaan, pengawasan ( UU Nomor 32 Tahun 2004). b. Memerintahkan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang terkait. c. Melaporkan kepada Presiden melalui Menteri Dalam Negeri. d. Menindaklanjuti perintah Presiden. IV.BAGAN ALUR MEKANISME PENANGANAN LAPORAN Adapun bagan alur mekanisme penanganan laporan Pusat Pengendalaian dan Operasi Penanggulangan Bencana (UPT. PUSDALOPS PB) sebagai berikut :

SISTEM DATA BASE KOORDINATOR RMASI MASUK PIKET INSTANSI KAJI CEPAT TIDAK BENAR 42 BENAR TERKAIT : (KOORDINATOR PIKET) DITERIMA / TRIANGULASI BMKG Operator Telepon/Fax SAR Operator Radio PMI Kepolisian Operator DVB BAGAN ALURMEKANISME PENANGANAN LAPORAN Dinas Sosial Operator Internet Dinas Kesehatan Rupusdalops dll

TKP

LAPOR: LAPOR: LAPOR: LAPOR: LAPOR: KABAN PRESIDEN GUBERNUR BNPB KESBANGPOL MELALUI KA UPT. PUSDALOPS PB MENDAGRI & LINMAS

43 V.PENUTUP Standard Operating Procedure (SOP) Penanganan Laporan UPT. PUSDALOPS PB harus menjadi pedoman bagi staf UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali dalam menjalankan fungsi dan tugasnya.