Introducción

La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.

La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Producción: Como su nombre lo indica es el primer proceso y abarca todo lo que tiene que ver con la generación de documentos y abarca aspectos como diseño, creación y determina los elementos con los que se va a laborar y con los que se va a conservar la información. Este proceso se ve normalizado en la elaboración de las Tablas de Retención Documental que son las que establecen el tiempo de permanencia del documento en cada fase de la Creación del Archivo.

Recepción: Son todas las operaciones que una organización debe de hacer para admitir un documento, esta información puede llegar de diferentes medios como por ejemplo, correo electrónico, fax, mensajería, y estudia procesos desde que llega el documento hasta el enrutamiento del mismo.En este proceso hay que tener en cuenta dos actividades fundamentales que son la Recepción De Documentos y El Registro De Documentos

Distribución Documental: se encarga de que todos los Documentos lleguen a su Destino es decir que la información llegue al área de la persona que verdaderamente lo necesita sin importar si es dentro o fuera de la entidad, se debe tener en cuenta que el medio de Distribución que se use debe de contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los documentos. En este proceso se van a tener en cuenta tres (3) tipos de Distribución los cuales son:

Distribución externa de documentos: Se debe de tener en cuenta actividades como la identificación de la Dependencia donde van a llegar los documentos, la clasificación de la comunicación, la organización de los documentos en casilleros, el enrutamiento de los

documentos de la dependencia competente y el Registro de Control de entrega de los documentos.

Distribución interna de los Documentos: También identifica la dependencia destinataria, el enrutamiento de los documentos a la dependencia competente y el registro de entrega de documentos internos.

Distribución de Envió de Documentos: es más compleja e intervienen actividades como la determinación de los medios de comunicación que puedes ser Fax, correo electrónico, mensajería, pagina web, también va a tener en cuenta el control de requisitos que el documento exija, la gestión de los mensajería, la organización de la mensajería externa y también va a llevar un registro de control de documentos enviados.

Trámite documental: este proceso va a determinar los tiempos de vigencia y de respuesta de los trámites y como producto de esta actividad se encuentran los fondos documentales que integran las series documentales. Este proceso está definido por dos Actividades que es la recepción de solicitudes de trámite y la respuesta

Organización Documental: Involucra acciones de clasificación, ordenación y descripción de documentos basándose en principios archivísticos como es el de procedencia y el principio de origen, también va a utilizar tablas de retención y de valoración Documental. Dentro de la clasificación documental lo que se va hacer es establecer y conformar las series que finalmente van a integrar cada grupo Documental como las secciones, sub secciones, el fondo, etc. La ordenación documental que es donde se cogen las series y se van a ubicar físicamente en un orden establecido y se establecen relaciones entre las series, las sub series, los tipos de documentos, se abren expedientes y se determinan sistemas de ordenación. La descripción documental es un proceso de análisis donde se va a identificar, localizar y recuperar la información, para este proceso es necesario analizar la información, extraer los contenidos más importantes que identifiquen el documento, se diseñaran las metodologías m adecuadas para la recuperación de la información, las cuales pueden ser guías, índices, catálogos .

Consulta de Documentos: se da cuando hay una persona interesada en conocer la información contenida dentro de un documento. La consulta de documentos se puede realizar a través de solicitudes escritas o verbales directamente al jefe de área o del archivo correspondiente y los

documentos deben de tener una posición favorable para el usuario y se deben de establecer herramientas de recuperación de documentos como catálogos, guías o índices.

Conservación Documental: son todas las acciones encaminadas a la protección de los documentos. Básicamente este proceso está por el sistema integrado de conservación, que involucra acciones como Diagnostico Documental, sensibilización de la importancia de manejar adecuadamente los documentos, temas relacionados con limpieza y aseo a las áreas, control de plagas y el control de factores ambientales como ventilación, aireación y humedad.

Disposición Final de los documentos: se basa en la toma de decisión de la conservación o eliminación de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, estos documentos según las Tablas de retención y valoración documental, se podrán conservar permanente mente recurriendo a nuevas tecnologías siempre y cuando la reproducción guarde la fidelidad del documento original.Los documentos también se pueden eliminar cuando ya no aporten ningún valor administrativo a la entidad, también se pueden eliminar cuando se recurre a la digitalización o a la micro filmación de los documentos.La conservación permanente recurre a nuevas metodología de reproducción y esto se hace para evitar el contacto directo del documento y evitando el deterioro de los mismos. En la conservación total se van a conservar los documentos que representen algún aporte o alguna importancia trascendental; como por ejemplo los documentos que representen el patrimonio de una sociedad o que representen algún aporte a la investigación a la ciencia o a la cultura

Produccion Recepncion Distribucion Documental

tramite Documental

Organizacion Documental

consulta de documentos

conservacion Documental

Dispocicion Final de los

Documentos

PROCESO DOCUMENTAL

Estos ocho (8) procesos están presentes en todo el ciclo vital de los procesos desde que se genera hasta su eliminación y están orientados por el Archivo General de la Nación bajo la ley 594 del 2000.

Nos damos cuenta de la importancia de tener implantado un buen sistema de gestión documental en nuestras organizaciones ya que nos facilita encontrar todos los documentos que hacen parte de un proceso, como por ejemplo una compra o una venta de algún bien o un producto o servicio.

Ley 594 de 2000

La ley 594 del 2006 es la ley por medio de la cual se Dicta la Ley General de Archivo y se Dictan Otras Disposiciones, esta ley consta de 52 artículos contenidos en 13 títulos así.

TÍTULO I: OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

TÍTULO II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES.

TÍTULO III: CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.

TÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

TÍTULO V: GESTIÓN DE DOCUMENTOS

TITULO VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

TÍTULO VII: SALIDA DE DOCUMENTOS

TÍTULO VIII: CONTROL Y VIGILANCIA

TÍTULO IX: ARCHIVOS PRIVADOS

TITULO X: DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN.

TÍTULO XI: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

TÍTULO XII ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO

DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

TÍTULO XIII: DISPOSICIONES FINALES.

La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

Acuerdo 027 de 2006

“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001”

Este acuerdo lo que trata es sobre una serie de términos que hay que tener en cuenta ya que en su artículo primero dice “Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así” y define unos términos que van desde el “Acceso a documentos de archivo” hasta “Valoración documental”

Y en su artículo segundo dice “El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07 de 1994”

Funciones de la Administración DocumentalLas funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son:

Control: Es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales, esta función es muy importante en esta entidad ya que cualquier error le puede acarrear problemas de identificación a cualquier personal, un ejemplo que doy de este es el trámite de Cedulas de Ciudadanía por primera vez ya que al momento del trámite del este documento se tiene en cuenta los datos consignados en los Registro Civil de Nacimiento, que el Registro sea copia del Libro donde se sentaron las firmas de los padres al momento de hacer la inscripción, entre otras muchas cosas

Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva el acervo documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. En

el mantenimiento de esto se tiene mucho cuidada en la custodia que se hace de muchos de los documentos, dentro de los cuales se pueden mencionar las tarjetas del trámite de las Cedulas, o de los registro civiles (Nacimiento, Matrimonio, Defunción) ya que todos estos son a veces solicitados no solo por el interesado para el caso de los Registro civiles sino también por entes de control como es el caso de la Procuraduría, Fiscalía, entre otros. Los documentos en mención son custodiados teniendo en cuenta la Ley general de archivos y en estantes y armarios especiales para su cuidado y conservación

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural. Todos los documentos que deben de permanecer en la oficina son cuidados y conservados con mucho cuidado, ya que mucho de estos son de por vida como es el caso delos Registro civil, que para su cuidado son empastados en libros de máximo 200 folios

Descarte de documentos (comité) el Comité de Archivo esta en Oficinas centrales en la Ciudad de Bogotá, pero la información que se debe de descartar está dada por resoluciones que emana el mismo Registrador Nacional o el Concejo Nacional Electoral

Recuperación de la Información: la información es fácil de encontrar, ya que está organizada por años, los Documentos que se procesan cada uno está en una sección del archivo, lo cual hace más sencillo su búsqueda.

Clasificación del Archivo

Teniendo en cuenta el tipo de oficina se puede concluir que según la organización del archivo este es Centralizado, según su uso es activo, según su ciclo vital es archivo de gestión y según su naturaleza es Público

Importancia de los Archivos

Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

La importancia de la administración documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepciónan provenientes de entidades y empresas.Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor manejo en la creación, proceso y archivo de los mismos y así en el momento de alguna consulta sea fácil y eficaz su búsqueda.

Esta búsqueda se puede hacer según como se tenga organizado el archivo si pro fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabético, Por asunto o por importancia del documento, esta clasificación la maneja cada empresa según sus necesidades.

En una de las definiciones entendía que la Administración Documental es el manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su utilización y conservación, pasando por su manejo, tratamiento y organización tratando siempre de reducir costos y espacio.

En este tema es muy complejo ya que existe una normativa para este fin y ahí especifica que determinación hay que darle a cada uno de los documentos, puesto que no es lo mismo para documentos contables que para documentos relacionados con gestión humana. También existes tablas

de retención documental con sus correspondientes sub series y tipos de documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada documento

La administración documental es de suma importancia ya que por medio de ella se elaboran documentos de manera planeada y organizada bajo los lineamientos de la normatividad determinada surge de las comunicaciones tanto internas o externas que se dan en la empresa las cuales sirven para soportar el proceso administrativo para así tomar las decisiones más pertinentes.Actualmente las empresas ven a la administración documental parte crucial en el funcionamiento y el éxito de las mismas de las mismas, una mala gestión o administración de documentos puede perjudicar el buen funcionamiento de las empresas ya que si no se lleva de la manera adecuada puede traer gastos y tiempo perdido el cual podía emplearse en otros asuntos de la empresa.

a. 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006,

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

2. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente

3. Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

4. Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

5. Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o

recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

b. Brinde su opinión frente a los aportes de dos de sus compañeros.

1. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

2. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

3. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

4. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

5. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

CONCLUSION

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnológico,

se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. Por lo anterior, el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental, esta situación de los fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, como un capítulo aparte para su atención y desarrollo.

La conceptualización del programa de gestión documental, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos.

Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación, de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad.