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TESIS
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CAPÍTULO II:
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
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INTRODUCCIÓN
La finalidad de este capítulo es describir la metodología empleada en la investigación
de los datos obtenidos para su interpretación, teniendo como fuente de estudio la
situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque; así como datos de
caracterización de la misma, hasta la evaluación de requerimientos indispensables
para su gestión administrativa, siendo esta parte importante para el diseño de la
propuesta de solución.
Las etapas que integrarán el diagnóstico pueden resumirse en:
Recopilación de la información de la situación actual, a través de la utilización
de instrumentos de investigación: la encuesta y la entrevista.
Análisis del proceso administrativo desarrollado en la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque.
Levantamiento de la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
en cuanto a sus procedimientos.
Investigación y revisión de documentos relacionados con la actividad
administrativa municipal, desarrollados por organismos internacionales de
cooperación o por instituciones gubernamentales que brindan asesoría a las
Alcaldías Municipales de El Salvador.
Análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la
institución.
Obtención de conclusiones.
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OBJETIVOS.
a) Objetivo General:
Conocer la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque con relación
a la Gestión Administrativa aplicada, para determinar el diagnóstico de la
situación actual y proponer un Modelo de Gestión que genere respuestas a la
problemática presentada.
b) Objetivos Específicos:
Identificar la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque en base a
su Gestión Administrativa.
Determinar y describir los principales servicios que brinda la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque.
Obtener la información necesaria, a través de una investigación de campo, que
permita consolidar un diagnóstico general de la situación actual de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque.
Analizar la información recopilada y diseñar la propuesta de un Modelo de
Gestión Administrativa, que dé respuesta a la problemática encontrada en dicha
institución.
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4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
4.1 ALCANCE El alcance de la investigación se desarrollará desde la interacción con empleados y
usuarios de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, a través de entrevistas y
cuestionarios dirigidos; lo cual, permitirá la elaboración del diagnóstico de la situación
actual de la institución y concluirá en el planteamiento de la propuesta de solución a
la problemática encontrada.
4.2 LIMITACIONES
La disponibilidad del personal entrevistado, directamente involucrado en el desarrollo
de los procedimientos dentro de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
La disponibilidad del personal directivo y jefaturas de alta jerarquía de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque.
4.3 JUSTIFICACIÓN
El desarrollo de la investigación, permitirá identificar la problemática existente y
establecer la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque; así como
también, facilitará la formulación de una propuesta de solución, que le permita a la
institución solventar la problemática presentada.
Por otra parte, la interacción con el personal de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque, a través de la investigación, permitirá una mayor identificación y
análisis de la problemática existente, así como también, el tratamiento integral de la
misma; debido a que la propuesta de solución estará conformada por el análisis del
problema, realizado a partir de la información obtenida del personal a diferentes
niveles de jerarquía dentro de la institución.
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4.4 TIPO DE ESTUDIO A REALIZAR
El diseño de una metodología que permita a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
obtener mejoras significativas en su administración, es el propósito principal del
presente estudio. Para ello, se realizarán entrevistas a personal administrativo de la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque, encuestas a usuarios con la finalidad de realizar
la investigación, la cual se clasifica en:
“Estudio de campo”, debido a que la información se recolectará en el
ambiente propio de la institución objeto de estudio, constituyendo la unidad de
análisis de fuente primaria.
Estudio “aplicado”, según su propósito: debido a que su objetivo principal es
la evaluación de la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque en
su administración, a fin de dar respuesta oportuna a la problemática existente.
De tipo “descriptivo”, de acuerdo con el método de investigación utilizado:
porque se enfocará en describir la situación actual de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque en su administración.
4.4.1 IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE INVESTIGACION
Las fuentes de información en la presente investigación son:
4.4.1.1 Fuentes Primarias: Las fuentes primarias de la investigación serán: apuntes de la investigación directa
realizada en los puestos de trabajo de los empleados de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque, información obtenida de la entrevista efectuada a empleados,
documentos escritos: memorandos, actas e informes que establecen normas a
considerar dentro de la ejecución de las operaciones administrativas de dicha
alcaldía.
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4.4.1.2 Fuentes Secundarias:
Lo constituyen los documentos que abordan temas de interés en el área municipal y
que han sido consultados para fortalecer la investigación a realizar sobre las
operaciones administrativas de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque:
Leyes o normativa municipal: Código Municipal de la República de El
Salvador, Ley General Tributaria, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de
la Administración Pública, Normas Técnicas del Control Interno específicas
de la Municipalidad de Cojutepeque (Corte de Cuentas);
Documentos de interés municipal elaborados por organismos internacionales de cooperación, como FUNDAMUNI-PROCAP18 y FUSAI19, producto de estudios financiados por RTI20-El Salvador: “Manual de procedimientos para el cobro normal de impuestos y tasas por
servicios municipales y recuperación de la mora tributaria: Alcaldía Municipal
de Joateca”, “Procedimientos administrativos y normativa de control interno
aplicable a la tesorería municipal: Alcaldía Municipal de Corinto” y
“Diagnóstico municipal: Municipio de Sonzacate”;
Trabajo de Graduación realizado por egresados de la Universidad Nacional
de El Salvador: “Diseños de Manuales Administrativos de organización,
descripción de puestos y procedimientos de prestación de servicios al
público, para la Alcaldía Municipal de El Tránsito, departamento de San
Miguel” 21;
Diccionario Larousse, para consulta de términos específicos aplicados al
área municipal;
Libros de texto relacionados con el proceso administrativo22.
18 Fundación de Apoyo a Municipios de El Salvador – Programa de Capacitación y Apoyo para el Desarrollo Local. 19 Fundación Salvadoreña de Apoyo Integral. 20 Research Triangle Institute (Instituto de Investigación Triangular) 21 Detallado en bibliografía. 22 Detallados en bibliografía.
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4.5 RESULTADOS ESPERADOS DEL ESTUDIO.
Proporcionar a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque la Propuesta de un Modelo de
Gestión Administrativa que incorpore la normativa y acciones concretas a considerar
para mejorar el desarrollo de cada una de las etapas que conforman el proceso
administrativo.
Facilitar la medición y control de las operaciones desarrolladas por cada
departamento o unidad, a través de la definición de indicadores de gestión para la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque; así como también, la creación de una política y
procedimiento, que permitan efectuar una revisión periódica a la aplicación y
cumplimiento de las funciones y actividades administrativas exigidas.
4.6 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A RESOLVER.
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque carece de un Modelo de Gestión
Administrativa que le permita desarrollar de manera óptima las diferentes etapas que
conforman el proceso administrativo, así como también, carece de indicadores de
gestión claramente definidos para el desarrollo de todas sus actividades; lo cual
dificulta la medición del desempeño de cada una de sus áreas de trabajo y
empleados.
Por otra parte, el nuevo personal contratado, no cuenta con una inducción adecuada
que involucre la capacitación en procedimientos autorizados para el desarrollo de las
actividades que le han sido asignadas; actualmente, las funciones y la manera de
realizar el trabajo se traslada de manera empírica. Lo anterior perjudica el
aprovechamiento de los recursos con que cuenta la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque para desarrollar sus actividades.
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4.7 DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN Y MUESTRA
Una vez definido el problema a investigar, se hace necesario determinar los
elementos o individuos con quienes se va a llevar a cabo el estudio. Esta
consideración conduce a delimitar el ámbito de la investigación, definiendo una
población y seleccionando la muestra, para lo cual se hace importante establecer la
definición de los siguientes términos:
ENTRADA: 1. La Alcaldía Municipal de
Cojutepeque carece de un Modelo de Gestión Administrativa que le permita controlar y analizar continuamente el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para mejorar el desarrollo de las operaciones de cada uno de sus departamentos.
2. No cuenta con un plan de inducción apropiado para la capacitación del nuevo personal contratado.
3. Carece de actividades de control y supervisión de las actividades desarrolladas por cada uno de los departamentos. Lo cual dificulta la medición de la productividad.
PROCESO
1. Elaboración del diagnóstico. 2. Análisis del Problema. 3. Solución de la problemática.
SALIDA: 1. Propuesta de un Modelo de Gestión
Administrativa que incorpore: el tipo de administración propuesta y la elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos que les permita mejorar el desarrollo del proceso administrativo; así como también, el establecimiento de indicadores de gestión que faciliten la medición de su desempeño.
2. Establecimiento de procedimientos
para la inducción y capacitación del nuevo personal contratado, a través del Manual de Bienvenida.
3. Establecimiento de políticas y procedimientos claros que permitan controlar, a través de la supervisión y auditorías periódicas, las actividades desarrolladas por cada uno de sus departamentos.
ENTRADA SALIDA
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• Universo: designa a todos los posibles sujetos o medidas de un cierto tipo.
“La parte del universo a la que el investigador tiene acceso se denomina
población”.23
• Población: “el conjunto de todos los individuos (objetos, personas, eventos,
etc.) en los que se desea estudiar el fenómeno. Éstos deben reunir las
características de lo que es objeto de estudio”24
• Muestra: “…es una parte o subconjunto de una población normalmente
seleccionada de tal modo que ponga de manifiesto las propiedades de la
población. Su característica más importante es la representatividad, es decir,
que sea una parte típica de la población en las características que son
relevantes para la investigación”25
4.7.1 POBLACIÓN. Para la presente investigación, la población en estudio fue divida en dos:
a) Los usuarios de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, es decir, las personas
registradas en diversos trámites dentro de la alcaldía; con quienes se desarrollará
el cuestionario de investigación para la medición del servicio prestado por la
municipalidad.
b) Los empleados y directivos de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, a quienes
se realizarán dos entrevistas específicas, una de ellas para investigar la situación
actual del proceso administrativo desarrollado en la institución y la otra para la
elaboración del análisis FODA. 23 FOX, D. J. El proceso de investigación en Educación. 1º Ed. Pamplona,: Eunsa,1981. 24 LATORRE, A., RINCÓN D. del y ARNAL, J. Bases Metodológicas de la Investigación Educativa. 1º Ed. Barcelona , :
Experiencia S.L., 2003. 25 JIMENEZ FERNÁNDEZ, C. Población y muestra. El muestreo. 2º Ed. Madrid,:UNED, 1983
61
4.7.2 MUESTRA. El muestreo es una herramienta de la investigación científica, que tiene como función
básica: determinar que parte de una realidad en estudio (población o universo) debe
examinarse, con la finalidad de hacer inferencias sobre dicha población.
En la presente investigación, el método de muestreo a utilizar será: Muestreo Aleatorio Simple.
4.7.2.1 Muestra de usuarios. Para el cálculo de la muestra de los usuarios, debido a que existe demasiada
variabilidad en el tipo de usuarios que posee la Alcaldía Municipal de Cojutepeque,
se utilizó la fórmula de Universo Infinito, la cual se expresa de la siguiente forma:
Z2 P Q n=
D2
Donde: n = Es el tamaño de muestra.
Parte de la población del universo finito en estudio.
Z= Coeficiente de confianza
Para el presente estudio se utilizó un valor del área bajo la curva de Z=1.96, lo
que equivale a un coeficiente de confiabilidad del 95%.
P= Probabilidad de éxito que un suceso ocurra.
En la práctica se asume que P=0.05 (5%).
Q= Probabilidad de fracaso que un suceso ocurra.
Es la proporción poblacional de no ocurrencia de algo, por tanto Q= 1-P,
Q=0.95.
D= Precisión.
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Especificada en forma de proporción, indica que tan distantes están los datos
de la realidad y que tan confiables son dichos datos. Para este caso se toma
4%.
Sustituyendo en la fórmula:
(1.96) 2 (0.05)(0.95) N=
(0.04)2
0.182476
N= 0.0016
n= 114.05 ≈ 114
Lo anterior indica que la muestra de usuarios, a considerar, será de 114.
4.7.2.2 Muestra de empleados. Para el caso del personal de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, a quienes se
realizarán las entrevistas, se tomó una muestra de 25 empleados (entre gerencias,
jefaturas y trabajadores de la diversas áreas de servicio de la institución); los cuales
fueron seleccionados de la siguiente manera:
a) Debido al tipo de entrevista a realizar, se definió un perfil para la selección de
los empleados a entrevistar:
Personas analíticas, con conocimientos sobre las actividades desarrolladas
en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, especialmente en el área de
servicios.
Personas con autoridad, de alta y mediana jerarquía, con conocimientos
claros de los objetivos y políticas de la institución.
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Personas con conocimientos especializados en las principales áreas
administrativas que conforman la estructura organizativa de la institución.
Personas con experiencia en diversos puestos de trabajo relacionados con
el servicio.
b) A partir del perfil definido, se realizó la selección de los 25 empleados que
conformaron la muestra total para el desarrollo de las entrevistas.
4.8 DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. Una vez definida la muestra, se definieron los instrumentos de investigación a
utilizar: el cuestionario y las entrevistas, los cuales se presentan a continuación:
4.8.1 CUESTIONARIO.
Es una herramienta estructurada para recopilar datos, que consiste en una serie de
preguntas, escritas y orales, que debe responder un entrevistado. Por lo regular, el
cuestionario es sólo un elemento de un paquete de recopilación de datos que
también puede incluir: los procedimientos del trabajo de campo, como las
instrucciones para seleccionar, acercarse e interrogar a los entrevistados.
El objetivo del cuestionario es: traducir la información necesaria a un conjunto de
preguntas específicas que los entrevistados puedan contestar.
Un cuestionario debe levantar la moral, motivar y alentar al entrevistado para que
participe en la entrevista, coopere y la termine. Las entrevistas incompletas tienen
una utilidad limitada, en el mejor de los casos; por lo cual, al diseñar un cuestionario,
el investigador debe evitar la fatiga, el aburrimiento y el esfuerzo del entrevistado, a
fin de procurar respuestas completas.
Un cuestionario debe minimizar el error de respuestas. El error surge cuando los
participantes dan respuestas inexactas o cuando sus respuestas se registran o
analizan de manera incompleta.
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DISEÑO DEL CUESTIONARIO:
Para la elaboración del cuestionario se consideraron los siguientes aspectos:
a) Reglas para la formulación de preguntas:
- No deben ser excesivamente largas, porque en cuestionarios largos (más
de 100 preguntas) disminuye el porcentaje de respuestas.
- Tienen que ser sencillas y redactadas de tal forma que puedan
comprenderse con facilidad (no utilizar términos técnicos).
- No deben incorporar términos morales (juicios de valor).
- Todas deben referirse a una sola idea.
- No juntar preguntas donde la contestación de una de ellas influya sobre la
contestación de otra, denominado efecto “halo”.
b) Recomendaciones o deformaciones al crear un cuestionario:
- Deformación conservadora: las personas tienen más tendencia a
contestar “si” que a contestar “no”. Una pregunta recibe más porcentaje de
adhesiones cuando está formulada para contestar “sí” que cuando está
formulada a contestar “no”.
- Influjo predisponente de ciertas palabras: hay ciertas palabras con una
gran carga ideológica.
- Evitar referencias a ciertas personalidades públicas.
c) Fases para la preparación del cuestionario:
1. Se formuló el objetivo.
2. Se establecieron los aspectos relacionados a la medición del objetivo.
3. Se identificó la población a la cual se dirige el estudio. Para el caso en
particular, lo constituyen: los “Usuarios de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque”.
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4. Se formularon las preguntas, de tal manera que facilitaran la medición
de los aspectos relacionados con el objetivo. Utilizando una redacción
clara y sencilla que permita la comprensión del instrumento.
d) Construcción del cuestionario:
- Se colocó una breve introducción (quién nos encargó el estudio, el carácter
anónimo de las respuestas, etc.) y el objetivo de la investigación.
- Se incorporaron las preguntas:
• Preguntas de identificación (sexo, edad, etc.)
• Preguntas sencillas para introducir las más complejas y terminar con
sencillas.
• Se evitó la inclusión de muchas preguntas abiertas, para facilitar la
obtención de respuestas concretas y análisis de los resultados obtenidos.
- Se elaboró una prueba del cuestionario, antes de su lanzamiento definitivo,
con el objetivo de analizar la comprensión de las preguntas e identificar si
existía algún problema en la redacción.
Considerando los aspectos anteriormente detallados, se diseñó el cuestionario a
utilizar para la recolección de información, con el objetivo de conocer la satisfacción
de los usuarios y su opinión sobre la calidad del servicio que reciben de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque.
Identificando la prestación de servicios como uno de los fines y actividades
principales de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque y que por tanto, forma parte
importante en el desarrollo de su gestión administrativa, objeto de estudio del
presente trabajo de investigación.
El cuestionario diseñado para la recolección de la información se presenta a
continuación:
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SI NO
SINO
Regular Buena Mala
SINO
SINO
SINO
SINO
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
Cuestionario dirigido a usuarios para medir la calidad
de los servicios prestados por la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
I. Introducción: La presente investigación es efectuada por estudiantes egresados de la carrera de Ingeniería Industrial de la Universidad Francisco Gavidia y consiste en realizar un Diagnóstico de la situación actual sobre el conocimiento y aplicación de un Modelo de Gestión Administrativa en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. II. Objetivo: Investigar la satisfacción de los usuarios y su opinión a cerca de la calidad del servicio que reciben de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. La información y resultados que se obtengan serán utilizados estrictamente para fines didácticos y contribuirán al Diseño de un Modelo para la Gestión Administrativa de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. INSTRUCCIONES: Favor leer detenidamente cada pregunta y luego del análisis correspondiente, marque con una “X” la casilla de la respuesta que considere correcta o complete los espacios en blanco, de acuerdo a su criterio personal. III. Datos Generales: Sexo: Edad: Ocupación: IV. Cuerpo del cuestionario: 1 – ¿Con que frecuencia visita la Alcaldía Municipal de Cojutepeque? : 2 – ¿Tiene conocimiento de todos los servicios que brinda la Alcaldía? 3 – ¿Cuando usted realiza la solicitud de algún trámite, recibe con prontitud la respuesta? 4 – ¿Se siente satisfecho con la calidad de servicio que le brinda la Alcaldía?
5 – ¿Considera usted que realizar un trámite en la Alcaldía es burocrático?
6 – ¿Esta de acuerdo usted con el horario que brinda la Alcaldía? 7 – ¿Cómo califica la relación entre los empleados de la Alcaldía? 8 – ¿Considera usted que el trabajo desempeñado por la Alcaldía Municipal satisface las necesidades de los usuarios?
F
M 26-35 Empleado(a) Estudiante 15-25 36 a más
67
SINO
9 – ¿Le han invitado a participar en las directivas de las comunidades que conforman la Alcaldía Municipal? 10 - ¿Qué le gustaría que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque mejorara?
¡¡¡ Gracias por su colaboración !!!
V. Datos de clasificación: Nombre y firma del encuestador: _____________________________________
Lugar y fecha: ____________________________________________________
68
4.8.2 ENTREVISTAS.
Es un instrumento que permite la obtención de datos. Consiste en un diálogo entre
dos personas: el entrevistador “investigador” y el entrevistado, realizado con el fin
de obtener información de parte de éste último; quien, por lo general, es una persona
entendida en la materia de investigación.
La entrevista es una técnica antigua que ha sido utilizada desde hace mucho en
psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. En estas
ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable, porque permite obtener
datos que de otro modo serían muy difíciles de conseguir.
Empleo de la entrevista:
a. Cuando se considera necesario que exista interacción y diálogo entre el
investigador y la persona.
b. Cuando la población o universo es pequeño y manejable.
En base a las consideraciones anteriores y tomando en cuenta los dos objetos de
investigación que se persiguen con la aplicación de este instrumento: recolectar la información necesaria para la elaboración del diagnóstico del proceso administrativo desarrollado en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque y obtener los insumos requeridos para la elaboración del análisis FODA de la institución,
se decidió elaborar dos entrevistas dirigidas al personal administrativo de diferente
jerarquía dentro de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
Ambas entrevistas persiguen un propósito específico, lo cual facilita el análisis de la
situación encontrada y el desarrollo de conclusiones; por otra parte, incorporan
preguntas abiertas y serán desarrolladas mediante la interacción presencial entre el
entrevistado y el entrevistador, con el propósito de obtener una mayor apertura en el
desarrollo de las respuestas y solventar en el momento cualquier duda que pueda
surgir. A continuación se presenta el diseño de las dos entrevistas a utilizar.
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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
Entrevista dirigida a empleados para la evaluación
del proceso administrativo de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
I. Introducción: La presente investigación es efectuada por estudiantes egresados de la carrera de Ingeniería Industrial de la Universidad Francisco Gavidia y consiste en realizar un Diagnóstico de la situación actual sobre el proceso administrativo de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. II. Objetivo: Recolectar información necesaria para la determinación del análisis de la situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, respecto a su proceso administrativo, a través de la identificación de los factores internos. La información y resultados que se obtengan serán utilizados estrictamente para fines didácticos y contribuirán al Diseño de un Modelo para la Gestión Administrativa de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. III. Desarrollo de la entrevista: a) Análisis de la Planeación:
1. ¿Cuenta la Alcaldía Municipal de Cojutepeque con, metas y objetivos de grupo definidos y
conocidos por todos los involucrados? 2. ¿Posee un propósito o una misión definida la institución? 3. ¿Cuenta con estrategias y acciones definidas para alcanzarlos? 4. ¿Existen presupuestos acordes a los objetivos propuestos? 5. ¿Elaboran pronósticos que les permitan anticipar posibles problemas futuros? 6. ¿Cuenta con políticas, procedimientos y métodos de desempeño, documentados y aprobados
por la Dirección? 7. ¿Elaboran programaciones de trabajo? 8. ¿Existe un plan general de logros? ¿Actualizan dichos planes a partir de los resultados del
control? b) Análisis de la Organización:
1. ¿Cuenta la Alcaldía Municipal de Cojutepeque con una estructura organizativa definida?, ¿de
qué tipo? 2. ¿Existen sub divisiones de trabajo en unidades operativas o departamentos? 3. ¿Agrupan las obligaciones operativas en puestos de trabajo? 4. ¿Se encuentran reunidos los puestos de trabajo en unidades manejables y relacionadas? 5. ¿Cuenta cada puesto de trabajo con requisitos definidos? ¿Existe sobre carga de trabajo o
duplicidad en el desarrollo del mismo? 6. ¿El inventario de personal con que cuenta la Alcaldía Municipal de Cojutepeque es el
necesario? 7. ¿Utilizan y acuerdan la autoridad definida para cada miembro de la administración? 8. ¿Proporciona la institución los recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades? 9. ¿Realizan ajustes a la organización, a la luz de los resultados del control?
c) Análisis de la Integración de Personal:
1. ¿Existe una adecuada selección y ubicación del personal en los puestos de trabajo?
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2. ¿Desarrollan y capacitan al personal para que realice todo su potencial? 3. ¿Existe una adecuada inducción del personal? 4. ¿El personal se encuentra identificado con su puesto de trabajo? 5. ¿Existe una adecuada coordinación horizontal y vertical entre los puestos de trabajo?
¿Existe coordinación entre los miembros de un mismo departamento o unidad y entre departamentos o unidades de trabajo?
6. ¿La institución promueve el desarrollo profesional para el personal?
d) Análisis de la Dirección:
1. ¿La Dirección promueve la ejecución de planes de trabajo de acuerdo con la estructura
organizacional? 2. ¿Los empleados de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuentan con la motivación necesaria
que le permita desarrollar de manera efectiva sus actividades y funciones asignadas? 3. ¿Cuentan con una comunicación efectiva dentro de la institución? 4. ¿Existen canales de comunicación que faciliten la integración de los departamentos o
unidades? 5. ¿Cuenta la institución con una jerarquía establecida para el control de la toma de decisiones? 6. ¿Se respetan los canales de información establecidos por la organización, las órdenes son
transmitidas a través de los niveles jerárquicos correspondientes? 7. ¿La dirección reconoce el trabajo realizado por sus empleados? 8. ¿Revisan los esfuerzos desarrollados por los empleados a la luz de los resultados del control?
¿Existe una supervisión de las actividades que realiza el personal? 9. ¿Existe dirección para el logro de las metas de la organización. Guía o conducción de los
esfuerzos de los subordinados? e) Análisis del Control:
1. ¿La Alcaldía Municipal de Cojutepeque evalúa los resultados de su gestión en un determinado
período? 2. ¿Existe una comparación de su gestión con los planes generales de trabajo? ¿Existen
indicadores de gestión que permitan y faciliten la medición de las actividades desarrolladas por la institución?
3. ¿Realizan evaluaciones de resultados contra estándares de desempeño? 4. ¿Cuentan con los medios efectivos para medir las operaciones y comunican cuáles son los
medios de medición? 5. ¿Sugieren las acciones correctivas necesarias y las informan a los miembros responsables de
las interpretaciones? 6. ¿Existe una mejora continua en los procesos de la institución?
¡¡¡Gracias por su colaboración!!!
IV. Datos de clasificación:
Nombre y firma del entrevistador: ________________________
Lugar y fecha: ________________________________________
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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
Entrevista dirigida a empleados para la elaboración
del análisis FODA de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
I. Introducción: La presente investigación es efectuada por estudiantes egresados de la carrera de Ingeniería Industrial de la Universidad Francisco Gavidia y consiste en realizar un Diagnóstico de la situación actual sobre el conocimiento y aplicación de un Modelo de Gestión Administrativa en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. II. Objetivo: Recolectar información necesaria para la determinación del análisis FODA de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, a través de la identificación de los factores internos que afectan la institución: debilidades y fortalezas. La información y resultados que se obtengan serán utilizados estrictamente para fines didácticos y contribuirán al Diseño de un Modelo para la Gestión Administrativa de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. III. Desarrollo de la entrevista: FORTALEZAS: ¿Qué es lo que está haciendo bien la Alcaldía Municipal? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué es lo que funciona bien? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué métodos o procedimientos funcionan bien? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué motiva a que funcionen bien? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué servicios se están brindando bien a los clientes? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ DEBILIDADES: ¿Cuáles son los puntos débiles de la alcaldía? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cuáles debilidades no tienen solución? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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¿Cuáles podrían mejorarse con mayor tiempo y esfuerzo? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cuáles parecen requerir más talento y dinero de los que posee la alcaldía? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cuáles son las limitantes a un mejor rendimiento? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué han hecho otras alcaldías en circunstancias similares? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué estamos descuidando? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué podría mejorar mejor y cómo? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cómo podemos convertir algunas debilidades en fortalezas? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
¡¡¡Gracias por su colaboración!!!
IV. Datos de clasificación:
Nombre y firma del entrevistador: ________________________
Lugar y fecha: ________________________________________
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4.9 PRUEBA PILOTO.
Una vez definidos los instrumentos de investigación, es importante realizar un
proceso de ensayo en la aplicación de la técnica seleccionada para la recolección de
datos y su administración respectiva; lo cual permitirá evaluar su eficiencia, en
función del problema motivo de investigación.
La prueba piloto tiene la siguiente finalidad:
Probar el instrumento, su confiabilidad y valorar la capacidad de
discriminación de las preguntas.
En el caso de las entrevistas, se analizaron los aspectos a investigar y su correlación
con el objeto de estudio, para verificar la confiabilidad del instrumento y
posteriormente fueron aplicadas al total de la muestra considerada; debido a que la
entrevista constituye una guía para la interacción entre el “entrevistador” y el
“entrevistado” y por tanto, cualquier dificultad en el entendimiento de las preguntas o
la detección de inviabilidad en las mismas, puede solventarla de inmediato el
entrevistador.
La aplicación de la prueba piloto se llevó a cabo, para el caso de la encuesta, previo
a la aplicación definitiva del cuestionario y a la realización del trabajo de campo
propiamente dicho.
Para la prueba piloto del instrumento, se encuestó a 15 personas (13% de la muestra
total calculada), y debido a que no existió dificultad en el desarrollo de la prueba, se
procedió de inmediato a la aplicación del instrumento. Los resultados obtenidos de la
aplicación de la prueba piloto se presentan en el Anexo No. 2.
74
4.10 APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.
Después de haber obtenido la validación de los instrumentos de investigación a
utilizar, se procedió a la distribución de los cuestionarios a usuarios de los diferentes
servicios que brinda la Alcaldía Municipal de Cojutepeque y a la realización de las
entrevistas al personal de diversa jerarquía dentro de la institución.
La distribución de los instrumentos de investigación fue realizada durante las visitas
continuas efectuadas a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, las cuales permitieron
un mayor acercamiento con el objeto de estudio.
A continuación se presenta el detalle de distribución de cada uno de los instrumentos
utilizados:
4.10.1 Distribución del cuestionario.
A partir de la la muestra de usuarios: 114, calculada en el numeral 4.7.2.1 del
presente capítulo, se realizó la distribución de los cuestionarios de la manera
siguiente:
USUARIOS POR DEPARTAMENTO CANTIDAD
Registro del Estado Familiar 35
Tesorería (realizando algún trámite de pago de
impuestos, solvencias, etc.)
31
Catastro 21
Mercados 17
Registro y control tributario 5
Alumbrado Público 3
Biblioteca 2
TOTAL ENCUESTAS 114
75
4.10.2 Distribución de las entrevistas.
De acuerdo a la muestra total de empleados: 25, considerada en el numeral 4.7.2.2
del presente capítulo, se realizó la aplicación de las dos entrevistas: orientadas a la
investigación del proceso administrativo desarrollado en la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque y a la recolección de insumos para la elaboración del análisis FODA de
la institución respectivamente.
La realización de las entrevistas se desarrolló mediante la interacción directa con los
empleados de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, durante las diversas visitas de
campo realizadas a los puestos de trabajo que se detallan a continuación:
PUESTO DE TRABAJO CANTIDAD
Gerente General 1
Sub-gerentes:
Sub-gerencia de servicios municipales.
Sub-gerencia de planificación y desarrollo
urbano.
2
Jefaturas de diferentes áreas:
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Institucional (U.A.C.I.), medio ambiente, proyectos,
mantenimiento, alumbrado, rastro, mercados,
intendencia, cementerio, recursos humanos,
informática, tesorería, contabilidad, registro del
estado familiar, registro y control tributario.
15
Empleados de diferentes áreas:
Mercados, rastro, intendencia, contabilidad,
tesorería, registro del estado familiar, registro y
control tributario.
7
TOTAL ENTREVISTAS 25
76
4.11 RESULTADOS OBTENIDOS A TRAVÉS DE LOS INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.
Posterior a la aplicación de las encuestas a usuarios y al desarrollo de las entrevistas
a empleados de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, se hizo necesario ordenar la
información obtenida de los instrumentos de investigación, para facilitar el análisis de
la misma y la elaboración de las conclusiones del estudio.
Los resultados obtenidos de la investigación, se presentarán de la manera siguiente:
En primer lugar se mostrará la tabulación de la encuesta realizada a los
usuarios, con el objeto de medir la calidad de los servicios que presta la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
En segundo lugar, se describirán los resultados de la entrevista efectuada a
los empleados para evaluar la aplicación del proceso administrativo en la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque, en un cuadro resumen que incorpora los
aspectos encontrados a partir del estudio de cada una de las etapas del
proceso administrativo.
Como parte importante, se ha incorporado dentro de este mismo punto, la
situación actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque respecto a los
procedimientos administrativos que en ella se realizan y al inventario de
servicios municipales con el que cuentan.
En tercer lugar, se presentarán los resultados del análisis FODA de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, es decir, las fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas encontradas a partir del estudio realizado en la institución. Para
lo cual, constituyó un elemento importante la segunda entrevista realizada a
los empleados de la alcaldía.
Para finalizar, se han incorporado las conclusiones y recomendaciones
generales obtenidas de los resultados anteriores; lo cual sentará las bases
para el desarrollo de la propuesta de solución.
77
4.11.1 TABULACIÓN DE ENCUESTAS: USUARIOS PREGUNTA 1 ¿Con qué frecuencia visita la Alcaldía Municipal de Cojutepeque? Objetivo: Conocer la frecuencia con la que los usuarios visitan la Alcaldía Municipal de Cojutepeque para realizar algún trámite.
Respuestas (días) Frecuencia Porcentaje
01-31 37 32% 32-61 12 11% 62 a más 62 54% N/A 3 3% TOTAL 114 100% ANÁLISIS: Los períodos de mayor afluencia de visitas a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque son: de 62 días a más (el 54% de usuarios confirmó lo anterior) y de 1 a 31 días (el 32% de usuarios manifestaron visitar con dicha periodicidad la Alcaldía Municipal).
78
PREGUNTA 2 ¿Tiene conocimiento de todos los servicios que brinda la Alcaldía? Objetivo: Determinar que porcentaje de usuarios de la Alcaldía conocen todos los servicios que en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque se prestan. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 28 25% NO 86 75% TOTAL 114 100% ANÁLISIS El 75% de los usuarios no tiene conocimiento de todos los servicios que brinda la Alcaldía Municipal de Cojutepeque; mientras que el 25% de usuarios conoce todos los servicios proporcionados por la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
79
PREGUNTA 3 ¿Cuándo usted realiza la solicitud de algún trámite, recibe con prontitud la respuesta? Objetivo: Conocer si la atención a los usuarios es realizada con rapidez, cuando ellos requieren de algún trámite. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 50 44% NO 64 56% TOTAL 114 100% ANÁLISIS: El 56% de los usuarios manifestó que las solicitudes de trámites no son atendidas con prontitud. Mientras que el 44% de usuarios opinó lo contrario.
80
PREGUNTA 4 ¿Se siente satisfecho con la calidad de servicio que le brinda la Alcaldía? Objetivo: Conocer si los usuarios de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque están contentos con la calidad del servicio que les ofrecen. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 54 47% NO 60 53% TOTAL 114 100% ANÁLISIS: El 53% de usuarios manifestó que no están satisfechos con la calidad de servicio que le brinda la Alcaldía Municipal de Cojutepeque. Mientras que el 47% opinó estar satisfecho.
81
PREGUNTA 5 ¿Considera usted que realizar un trámite en la alcaldía es burocrático? Objetivo: Conocer si los usuarios piensan que realizar un trámite en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque es tardado y lleva consigo demasiados procedimientos. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 79 69% NO 35 31% TOTAL 114 100% ANÁLISIS: El 69% de los usuarios manifestó que los trámites realizados en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque son burocráticos, debido a la demora en los tiempos de respuesta que les brinda; mientras que el 31% considera que no lo son.
82
PREGUNTA 6 ¿Está de acuerdo con el horario que ofrece la Alcaldía? Objetivo: Conocer si los usuarios están contentos con el horario de atención que les ofrece la Alcaldía Municipal de Cojutepeque o si lo consideran un obstáculo para realizar sus trámites. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 89 78% NO 25 22% TOTAL 114 100% ANÁLISIS: El 78% de los usuarios manifestó estar de acuerdo con el horario que le ofrece la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, consideran que es accesible; mientras que el 22% manifestó no estar de acuerdo con el horario, debido a que no coincide con sus horas de receso en los trabajos y deben solicitar permisos para poder realizar los trámites requeridos.
83
PREGUNTA 7 ¿Cómo califica la relación entre los empleados de la Alcaldía? Objetivo: Conocer como perciben los usuarios la comunicación entre los empleados de la Alcaldía. Respuestas Frecuencia Porcentaje BUENA 46 40% REGULAR 57 50% MALA 11 10% TOTAL 114 100%
ANÁLISIS: El 50% de los usuarios calificó la comunicación observada entre empleados como regular; mientras que el porcentaje restante, se divide en: 10% de usuarios que opinaron que la comunicación observada entre los empleados de la Alcaldía es mala y 40% de usuarios que calificaron la comunicación existente entre los empleados como buena.
PREGUNTA 7
84
PREGUNTA 8 ¿Considera usted que el trabajo desempeñado por la Alcaldía Municipal satisface las necesidades de los usuarios? Objetivo: Conocer si los usuarios se sienten satisfechos con el trabajo desempeñado, por la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, para cumplir con sus necesidades. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 65 57% NO 49 43% TOTAL 114 100%
ANÁLISIS: El 57% de los usuarios considera que la Alcaldesa se preocupa por sus necesidades, debido a que han recibido visitas a sus comunidades y han tenido la oportunidad de hablar con ella; mientras que un 43% considera que no se preocupa por sus necesidades y que no existe apertura para escuchar las opiniones y requerimientos de la población.
PREGUNTA 8
85
PREGUNTA 9 ¿Le han invitado a participar en las directivas que conforman la Alcaldía Municipal? Objetivo: Conocer que porcentaje de los usuarios que visitan la Alcaldía Municipal de Cojutepeque forman parte de directivas en sus comunidades, participando en la toma de decisiones para el desarrollo local. Respuestas Frecuencia Porcentaje SI 9 8% NO 97 85% N/A 8 7% TOTAL 114 100%
ANÁLISIS: El 85% de los usuarios manifestó que no le han invitado a participar en las directivas que conforman la Alcaldía Municipal de Cojutepeque; mientras que el 8% de usuarios manifestó que sí han recibido la invitación para participar en ellas y un 7% no quiso opinar sobre el tema.
PREGUNTA 9
86
PREGUNTA 10 ¿Qué le gustaría que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque mejorara?
Objetivo: Determinar cuales son las mayores necesidades de los usuarios.
Respuestas Frecuencia Porcentaje
Mejorar cobertura de las necesidades de la población(calles, alumbrado eléctrico, canchas deportivas, ventas de mercado, etc.), incrementar y mejorar la ejecución de proyectos municipales
35 31%
Agilizar los trámites, mejorar procedimientos a seguir para evitar pérdidas de tiempo. 29 25%
Mejorar la organización, relación entre empleados de la Alcaldía y horarios. 18 16%
Bajar impuestos municipales. 15 13%
Más apertura de la Alcaldesa a los usuarios, poder hablar con ella. 5 4%
Dar a conocer los servicios municipales. 4 3%
Mejorar la atención a los usuarios (Servicio al Cliente) 3 3%
Mejorar instalaciones y parqueo de Alcaldía. 3 3%
Nada 2 2%
TOTAL 114 100%
87
PREGUNTA 10 ¿Qué le gustaría que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque mejorara?
ANÁLISIS:
Las sugerencias proporcionadas por los usuarios, con mayor frecuencia, fueron: mejorar la cobertura de las necesidades de la población (proyectos municipales), agilizar los trámites, mejorando procedimientos y tiempos de atención a usuarios y mejorar la organización de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, la relación existente entre los empleados y horarios.
PREGUNTA 10
88
4.11.2 RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
A continuación se presenta la segunda parte de los resultados obtenidos de la
aplicación de los instrumentos de investigación, la cual corresponde a la situación
actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque respecto al proceso administrativo,
sus procedimientos y al inventario de servicios municipales que ofrece a los usuarios.
Información obtenida, a través de la entrevista realizada a los empleados de la
institución y a la investigación de campo efectuada en los diversos puestos de
trabajo.
ASPECTOS EVALUADOS EXISTEN DESCRIPCIÓN SI NO
OBSERVACIONES
PLANEACIÓN:
1. Objetivos y metas claramente definidas y conocidos por todos los involucrados.
X
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuenta con objetivos a corto y mediano plazo, debido a los períodos de gestión municipal; de tipo primarios y sociales, relacionados con la institución en sí y con los compromisos adquiridos con la comunidad (salud, seguridad, contaminación ambiental, etc.). No todos los empleados tienen conocimiento de los objetivos y metas que persigue la institución.
2. Propósito o misión institucional. X Cuentan con una misión definida.
3. Estrategias. X Cuentan con líneas estratégicas que son proporcionadas por el partido político al que pertenecen. Las cuales orientan los objetivos que persiguen como institución.
4. Tareas definidas para el logro de objetivos. X
Cuentan con un Manual de Funciones que contiene los requerimientos por puesto de trabajo, de las tareas asignadas; pero no todas las personas conocen a profundidad su hoja de puesto. Hace falta socializarlo y dar a conocer al empleado la relación que el cumplimiento de sus tareas guarda con los objetivos de la institución.
5. Presupuestos orientados al logro de los objetivos propuestos. X
Anualmente elaboran un presupuesto general, el cual se conforma a partir de los presupuestos individuales por áreas de trabajo, orientadas al cumplimiento de las actividades desarrolladas por la institución. Dicho presupuesto es revisado periódicamente, para su actualización.
89
6. Pronósticos, anticipan posiblesproblemas futuros? X
No cuentan con pronósticos que les permitan crear planes alternativos de trabajo, para la consecución de las metas propuestas.
7. Políticas, procedimientos y métodos de desempeñodocumentados y aprobados por laDirección.
X
No cuentan con un "Manual de Políticas y Procedimientos" que documente la manera óptima de desarrollar cada una de las actividades asignadas a las diferentes áreas de trabajo; actualmente desarrollan sus funciones de manera empírica y no siguen un patrón o un método definido de trabajo.
8. Programaciones de trabajo. X
La mayoría de áreas no cuenta con programaciones de trabajo periódicas que les permitan proyectar y medir resultados en un determinado período de gestión. Únicamente las áreas relacionadas con proyectos municipales, para la ejecución de proyectos grandes, incorporan programaciones de trabajo en las carpetas de los proyectos, para orientar la ejecución de obras de pavimentación, alumbrado público, demoliciones, etc.
9. Plan general de logros. X Carecen de un plan operativo general, que les permita determinar los logros proyectados en un determinado período y que facilite la medición de los mismos.
10. Actualización y modificación de planes a partir de los resultados del control.
X
No cuentan con un plan operativo de trabajo, que permita medir los logros alcanzados por unidad y su repercución en el logro de los objetivos generales de la institución. Por tanto, se dificulta la medición del desempeño, la mejora continua y actualización de los planes de trabajo.
ORGANIZACIÓN:
11. Cuenta con una estructuraorganizativa definida, de que tipo? X
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuenta con una estructura organizativa jerárquica, conocida como "departamentalización funcional"; representa a la organización estructural, podría llamarse tradicional, porque es utilizada en la mayor parte de instituciones. Divide en base a las funciones las áreas de trabajo.
12. Sub divisiones de trabajo enunidades operativas(departamentos).
X
Cuenta con una estructura organizativa conformada por Sub-Gerencias de Áreas, las cuales se dividen en Jefaturas de Unidad. Las Sub-Gerencias de área dependen de un Gerente General que está sujeto a la normativa y lineamientos dictados por el Concejo Municipal, los cuales son trasladados a través de la Alcaldesa Municipal. Todas las actividades identificadas para el logro de los objetivos institucionales, han sido clasificadas y asignadas según el área de trabajo a la cual corresponden.
90
13. Agrupan las obligacionesoperativas en puestos de trabajo. X
Existe una distribución de actividades por puestos de trabajo, definidos claramente en el Manual de Funciones de la institución.
14. Se encuentran reunidos los puestos operativos en unidadesmanejables y relacionadas.
X
Cada Sub-Gerencia de área agrupa diversos departamentos relacionados o afines según las actividades asignadas, con las que contribuyen al desarrollo del área de gestión específica de la cual dependen.
15. Cada puesto tiene requisitosclaramente establecidos ?, Existesobre carga de trabajo o duplicidaden el desarrollo del mismo?
X
Los requisitos establecidos para cada puesto de trabajo, se encuentran en el Manual de Funciones de la institución, claramente definidos. El trabajo ha sido distribuido de manera tal, que no existe duplicidad de funciones; en algunos puestos, existe sobre carga de trabajo, debido al recurso limitado con el que cuentan y la excesiva demanda de trabajo. Tal es el caso de los departamentos dedicados a solventar las necesidades de proyección social, presentadas por las comunidades.
16.Inventario de personalnecesario. X
Cuentan con la cantidad de recurso humano necesario para el cumplimiento de sus actividades institucionales; pero es necesario evaluar la asignación que efectúan a los diferentes puestos de trabajo, para optimizar el recurso humano con el que cuentan.
17. Utilizan y acuerdan la autoridaddefinida para cada miembro de laadministración.
X La estructura organizativa cuenta con una distribución de la autoridad, de acuerdo a las diferentes jerarquías representadas y bajo los límites establecidos por el Concejo Municipal.
18.Proporcionan los recursosnecesarios para el desarrollo desus actividades.
X El personal cuenta con recursos limitados para el desarrollo de sus funciones, sobre todo el personal operativo que realiza trabajos de campo, tal como el área de proyectos.
19.Ajustan la organización a la luzde los resultados del control. X
No realizan evaluaciones de desempeño al personal, que le permitan realizar cambios o ajustes en su estructura organizativa para mejorar el desarrollo profesional del personal e incrementar la productividad en los puestos de trabajo.
INTEGRACIÓN DE PERSONAL:
20. Seleccionan y colocan a losindividuos en el puesto de trabajoadecuado.
X
Existe una sub-utilización del recurso humano con que cuentan, debido a que no existe una adecuada rotación del personal y no realizan capacitaciones periódicas, que permitan identificar y desarrollar el potencial del recurso humano con el que cuentan, en las áreas que mejor convenga. No cuentan con un procedimiento establecido para el reclutamiento y selección del personal.
91
21.Capacitan y desarrollan alpersonal para que realice todo supotencial. Existe una adecuadainducción del personal.
X
No existe un programa de capacitaciones periódicas para los empleados. Carecen de una inducción adecuada al personal de nuevo ingreso, que facilite su inserción al puesto de trabajo para el cual fue contratado; actualmente las políticas de la institución, sus atribuciones e instrucciones de trabajo, son trasladadas de manera empírica por la jefatura del área; debido a que no cuentan con procedimientos documentados que orienten la ejecución de cada una de sus funciones.
22. El personal se encuentraidentificado con su puesto detrabajo.
X
El personal entrevistado manifestó que no se siente identificado con su puesto de trabajo, debido a que desconcen su contribución al cumplimiento de los objetivos de la institución y a que los recursos limitados no les permiten desarrollar las funciones tal como ellos quisieran. Carecen de innovación, realizan el trabajo como rutina u obligación.
23. Existe coordinación entre losmiembros de un mismodepartamento o unidad y entredepartamentos o unidades detrabajo. Existe una adecuadacoordinación horizontal y verticalde trabajo.
X
Existe coordinación entre los miembros de una misma unidad de trabajo; caso contrario ocurre entre un departamento y otro, ó entre una unidad y otra (aún entre aquellas que dependen de una mismas sub-gerencia), por tanto la coordinación horizontal es deficiente, debido a que no cuentan con una integración de las actividades asignadas a cada área, todos velan por sus intereses individuales. . Mientras que la dificultad en la coordinación vertical encontrada, se da más que todo en las unidades de bajo rango, entre jefatura y sub-alterno, no así entre gerencias.
24.Promueven el desarrolloprofesional para el personal que labora en la institución.
X
En la parte de accesibilidad de horarios para estudios, sí; pero en la parte que respecta a la promoción del personal, no existe una política de promoción que permita identificar las potencialidades del recurso humano y optimizar su utilización en el puesto más apto o donde mejor se desempeñe.
DIRECCIÓN:
25.La dirección promueve laejecución de planes de trabajo deacuerdo con la estructuraorganizacional.
X
Carecen de un plan operativo general, que les permita identificar las áreas prioritarias de trabajo, en base a las líneas estratégicas que deben cumplir. Actualmente trabajan en base a una priorización de proyectos, dependiendo de las necesidades más demandantes por parte de la población y a requerimientos que van siendo solicitados por organismos gubernamentales de control, tal como la Corte de Cuentas.
92
26. Existe motivación en elpersonal que labora dentro de lainstitución.
X
La mayor parte del personal entrevistado manifestó que se encuentra desmotivado por la falta de coordinación entre los puestos de trabajo y por no contar con incentivos salariales.
27. Existe una comunicaciónefectiva en la institución. Canalesde comunicación que faciliten laintegración de los departamentos ounidades.
X
La comunicación entre puestos de trabajo o departamentos es deficiente, no existen medios apropiados que faciliten la misma. Las instrucciones de trabajo muchas veces son trasladadas de manera verbal, lo cual genera confusión, o no se trasladan en el momento oportuno, lo cual genera atraso en la respuesta al requerimiento. Por la falta de comunicación, muchas veces la utilización de los recursos compartidos, no se coordinan de la mejor manera. Es decir, la falta de una comunicación efectiva dificulta la coordinación de trabajo en general.
28. Tienen establecida una jerarquía definida para el control de la toma de decisiones.
X
La toma de decisiones está seccionada y distribuida en base a los niveles jerárquicos representados en la estructura organizativa. Las Sub-gerencias y jefaturas tienen autoridad limitada, la máxima autoridad es el Concejo Municipal y la Alcaldesa, quienes dictan las políticas, estrategias y acuerdos a seguir bajo determinadas líneas de acción establecidas.
29. Se respetan los canales deinformación establecidos por laorganización, las órdenes sontransmitidas a través de los nivelesjerárquicos correspondientes ?
X
Las instrucciones se transmiten en la vía jerárquica establecida en el organigrama. Es decir, el Concejo Municipal traslada los acuerdos a la Alcaldesa, la Alcaldesa al Gerente General, éste último a las Sub-gerencias de áreas, éstos a su vez, las trasladan a la jefaturas y las jefaturas al personal bajo su mando.
30. La dirección reconoce eltrabajo realizado por susempleados.
X
Los empleados manifestaron que la remuneración por el trabajo que realizan es poca y existe sobre carga de trabajo en algunos casos, las horas extras trabajadas no son reconocidas ni el recurso que a veces emplean por sus propios medios, para cumplir sus obligaciones.
31. Revisan los esfuerzosdesarrollados por los empleados ala luz de los resultados del control.Existe una supervisión de lasactividades que realiza el personal.
X
No cuentan con un plan formal de supervisión, que permita verificar las funciones de trabajo y actividades desarrolladas por el personal, de acuerdo a las políticas establecidas y a los requerimientos del puesto correspondiente.
93
32. Existe dirección para el logrode las metas de la organización.Guía o conducción de losesfuerzos de los subordinados.
X
La dirección se preocupa por mantener la comunicación vertical y retroalimentación con las gerencias y sub-gerencias de área, para verificar las acciones a seguir en el logro de los objetivos propuestos. Existen comisiones conformadas por integrantes del Concejo Municipal, para el tratamiento de proyectos y actividades de proyección social, con el propósito de brindar una asesoría más especializada y facilitar la ejecución de las actividades que dependen de una toma de decisión a nivel directivo. El compromiso de la dirección debe consolidarse en una estrategia más formal, que le permita controlar de manera integral el funcionamiento de toda la institución.
CONTROL:
33. Comparan los resultados de lagestión realizada en undeterminado período con losplanes generales.
X
No realizan la comparación de resultados, porque carecen de indicadores de gestión que les facilite llevar a cabo la medición y no cuentan con planes generales de trabajo contra los cuales se pueda comparar. Por tanto, no se lleva un control formal del cumplimiento de objetivos y metas de la institución. Las únicas mediciones que actualmente realizan son respecto a la optimización de la inversión de recursos económicos, en base a la comparación de presupuestos.
34. Evalúan los resultados contralos estándares de desempeño. X
No efectúan evaluaciones del desempeño al personal, lo anterior dificulta la medición de la productividad de un determinado puesto o área de trabajo.
35. Cuentan con los mediosefectivos para medir lasoperaciones y comunican cuálesson los medios de medición.
X No tienen procedimientos escritos y autorizados, que permitan revisar de manera periódica el cumplimiento de las operaciones o actividades de trabajo, contra los métodos establecidos.
36. Sugieren las accionescorrectivas cuando seannecesarias y las informan a losmiembros responsables de lasinterpretaciones.
X
No existe una identificación de acciones correctivas, porque carecen de una auditoría interna, periódica, que les permita identificarlas y mejorarlas. Las acciones correctivas que actualmente solventan son las señaladas por organismos de control externo como la Corte de Cuentas (quienes realizan una revisión esporádica a la gestión municipal).
37. Existe una mejora continua enlos procesos de la institución. X
El personal carece de involucramiento con la mejora contínua de sus actividades y funciones asignadas. Ejecutan su puesto de trabajo sin una visión clara de la contribución que este aporta al logro de los objetivos de la institución y por tanto al desarrollo local del municipio.
94
4.11.2.1 INVENTARIO DE SERVICIOS ALCALDÍA MUNICIPAL DE COJUTEPEQUE.
Después de conocer los resultados del análisis efectuado sobre el desarrollo de las
diferentes etapas que conforman el proceso administrativo dentro de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, es importante definir el inventario de servicios municipales
que constituyen la actividad primordial de la institución.
A continuación se describe cada uno de los servicios municipales que la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque ofrece a sus ciudadanos:
1. MERCADOS:
La prestación de este servicio es efectuada a través de la sección de mercados de la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque, la cual se encarga de:
Planificar la utilización del espacio físico de los mercados, definiendo las zonas de
almacenamiento, parqueo y distribución de los puestos de venta.
Llevar control y registros actualizados de los arrendamientos de los diferentes
puestos y locales.
Mantener el mercado municipal en condiciones adecuadas de higiene,
funcionalidad y cumplimiento de las reglas establecidas en el Reglamento de
mercados.
Recaudar los tributos que deben pagar los arrendatarios, según las tarifas vigentes
y de acuerdo a la actividad comercial realizada en el mercado, previa recepción de
comprobantes de liquidación correspondientes; remitiendo diariamente, dicha
recaudación, a la tesorería y adjuntando el informe respectivo al tesorero municipal.
Controlar la calidad de los alimentos y productos comercializados (en colaboración
con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social).
Vigilar que se cumpla la distribución de locales o puestos de acuerdo al giro de
venta asignada dentro del mercado, así como las obligaciones contraídas.
Custodiar y controlar los tiquetes de cobro.
95
2. RASTRO Y TIANGUE:
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque procura que los servicios de rastro municipal
sean proporcionados higiénicamente, ajustándose a condiciones de salubridad y
aseo requeridos.
A través de la sección de rastro y tiangue, la municipalidad recauda y entrega en la
colecturía de esta alcaldía, el total de lo cobrado mediante tickets del rastro, los
cuales son recaudados en el lugar (para comodidad del usuario).
Dicha sección, también se encarga de verificar que los documentos que presenten
los usuarios para transacciones o destace de ganado estén vigentes a la fecha y que
los usuarios del rastro realicen los pagos que demanda la ley en la colecturía de la
administración municipal.
3. ASEO PÚBLICO Y DESECHOS:
A través de la prestación de este servicio, se lleva a cabo la recolección de desechos
(de todo tipo), en camiones recolectores pertenecientes a la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque; los cuales son administrados a través del área de Intendencia
Municipal.
La sección de Intendencia Municipal se encarga de recolectar los desechos sólidos
de los depósitos del mercado, punto de buses y todos los domicilios que conforman
el Municipio de Cojutepeque, para trasladarlos al relleno sanitario (donde dichos
desechos son procesados).
4. ALUMBRADO PÚBLICO:
A través del servicio de alumbrado público, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque vela
porque las calles y avenidas del municipio cuenten con alumbrado público y por
cubrir en el menor tiempo posible las deficiencias en la prestación de este servicio.
96
Dentro de la estructura organizativa de la Alcaldía, se encuentra la sección de
Alumbrado Público, la cual se encarga específicamente de planificar, organizar y
supervisar el mantenimiento, reparación y ampliación del sistema de alumbrado
público en el Municipio de Cojutepeque.
Realizan estudios de campo para la elaboración y el desarrollo de proyectos
tendientes al mejoramiento, ampliación y conservación del servicio de alumbrado; los
cuales son presentados al departamento de servicios públicos para su análisis,
aceptación y promoción.
5. REGISTRO CIVIL:
Este servicio permite que la municipalidad mantenga, en forma permanente y
actualizada, toda la información del estado civil o familiar de las personas;
conservando el registro de todos los hechos y actos de la vida de las personas del
Municipio de Cojutepeque, para el ejercicio de sus deberes y derechos civiles y
políticos establecidos en las leyes del país. La sección de Registro Familiar de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, es la
encargada de:
Proporcionar la certeza oficial de los hechos y actos relacionados con el estado civil
de las personas.
Emitir y controlar el registro de documentos de identidad personal y hechos civiles
realizados por los ciudadanos del municipio y que sean de competencia municipal.
Garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales establecidas para el registro
de los diferentes hechos de los ciudadanos del municipio.
Organizar, coordinar, supervisar y controlar la recolección, registro y archivo de
datos. Así como la expedición de certificaciones de los datos registrados, libros y
marginaciones.
Registrar las partidas de nacimiento, defunción, divorcio, matrimonio, adopción,
cambio de nombre y los actos o hechos relacionados con el ejercicio de los derechos
civiles de las personas. Y emitir certificaciones de partidas del registro de estado
familiar.
97
6. CEMENTERIOS:
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque, procura el mantenimiento de la limpieza,
ornato y orden del cementerio, a través de la unidad de cementerios; la cual, se
encarga de administrar, supervisar y coordinar el funcionamiento de los cementerios,
llevar un registro actualizado del inventario de puestos de enterramiento, fallecidos y
responsables de pago.
A través de la unidad de cementerios, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, controla
el registro de los puestos de las diferentes secciones de los cementerios, clasificando
las fosas ocupadas y las disponibles y procura mantener una ordenada parcelación
de terrenos para sepulturas y distribución de los puestos del mismo.
La unidad de cementerios en representación de la Alcaldía Municipal, es la que se
encarga de exigir el pago de los derechos correspondientes a inhumaciones o
enterramientos, el cumplimiento de los requisitos exigidos para el asentamiento de la
partida de defunción respectiva y, a su vez, se encarga de asegurar que se cumplan
los trabajos relacionados. Por otra parte, se encarga de tramitar y resolver todos los
expedientes sobre arrendamientos, compras, refrendas y ventas de puestos a
perpetuidad.
7. PAVIMENTACIÓN:
Este servicio consiste en llevar a cabo los proyectos de pavimentación de calles
solicitados por los ciudadanos de la comunidad, así como también la apertura de
nuevas villas de acceso dentro del municipio.
La sección de pavimentación de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, es la que se
encarga de la medición de campo de las obras de pavimentación realizadas por la
municipalidad para efectos de cálculo de tasación del impuesto.
Todas las secciones antes mencionadas, que contribuyen a la prestación de los
servicios municipales, realizan sus actividades empíricamente; ya que no cuentan
con un manual de procedimientos que documente y dirija la forma en que deben
llevar a cabo sus actividades para poder cumplir óptimamente sus responsabilidades.
98
4.11.2.2 DIAGRAMA DEL PROCESO DE GENERACIÓN DE SERVICIOS ALCALDÍA MUNICIPAL DE COJUTEPEQUE.
De acuerdo a la investigación realizada dentro de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque, el inventario de servicios municipales referido en el numeral anterior,
es una parte importante dentro de toda la actividad productiva de la institución; por lo
tanto, existen diversos factores que intervienen en la generación de dichos servicios,
los cuales se han representado en el esquema siguiente:
99
4.11.2.3 PRINCIPALES SERVICIOS ALCALDÍA MUNICIPAL DE COJUTEPEQUE.
Con el propósito de identificar las actividades fundamentales que actualmente se
realizan en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque y considerando que la prestación de
servicios constituye el objetivo primordial de la institución, se efectuó una
clasificación de los servicios principales en base al registro de ingresos y egresos
reportados de enero a julio del año 2007. Los resultados obtenidos se presentan a
continuación:
MESES DE ENERO-JULIO 2007 PRINCIPALES SERVICIOS PRESTADOS POR LA MUNICIPALIDAD
CONCEPTO % INGRESO
en base al ingreso totalpercibido por Servicios
% EGRESO en base al egreso totalinvertido por Servicios
% GANANCIA
MERCADOS 40% 4% 36 % REGISTRO CIVIL 7,7% 2% 5,7% RASTRO Y TIANGUE 2,8% 1% 1,8%
TOTALES 50,5% 7% 43,5%
Fuente: Departamento de Contabilidad
En base a la tabla anterior, se puede concluir que el servicio de mercados es el
principal generador de ganancia para la institución, seguido de los servicios: registro
civil, rastro y tiangue; los servicios municipales restantes, no aparecen en la tabla
anterior debido a que no alcanzan el mínimo de ganancia representado en ella y en
su mayoría generan pérdidas a la institución.
De acuerdo a los servicios principales que presta la municipalidad, establecidos en la
tabla anterior, se realizó una investigación en las áreas de trabajo relacionadas, para
determinar las actividades prioritarias que actualmente se desarrollan en la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, las cuales se enumeran en el listado siguiente:
100
LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES DESARROLLADAS EN ALCALDÍA MUNICIPAL DE COJUTEPEQUE
SERVICIO: MERCADOS.
SERVICIO: REGISTRO CIVIL.
No.
Nombre de la actividad.
1 Mantenimiento de mercado. 2 Cobro de mercado. 3 Asignación de puestos de mercado. 4 Traspaso de puestos de mercado. 5 Recuperación de puestos en mora o abandonados. 6 Cierre de cuentas de puestos en mora o abandonados. 7 Permiso para construcción o remodelación. 8 Permiso para conexión de energía eléctrica. 9 Cobro de agua potable en mercados de cocinas. 10 Elaboración de tarjetas de cobro. 11 Manejo de especies municipales. 12 Realización de arqueo sorpresa a cobradores. 13 Gestión de cobro diario. 14 Recuperación de mora. 15 Percepción de cobros de colector de mercado. 16 Compra, custodia y entrega de especies municipales
No.
Nombre de la actividad.
17 Celebración de matrimonio en Alcaldía Municipal 18 Asentamiento de matrimonio celebrado ante notario. 19 Asentamiento de recién nacidos de padres menores de edad. 20 Asentamiento de nacido en casa.
101
SERVICIO: RASTRO Y TIANGUE.
Adicional a las actividades principales, detalladas anteriormente, se identificaron otro
tipo de actividades complementarias que no corresponden directamente al área de
servicios municipales, pero que contribuyen a la ejecución de los procesos
principales de la institución. Dichas actividades se detallan a continuación:
No.
Nombre de la actividad.
31 Elaboración de presupuesto municipal. 32 Informe anual de situación financiera al Concejo Municipal. 33 Reporte de ejecución presupuestaria. 34 Elaboración de informe FODES26 35 Emisión de avisos de cobro. 36 Pago de impuestos y tasas. 37 Emisión de solvencias.
26 Fondo para el Desarrollo Económico y Social de los Municipios de El Salvador.
No.
Nombre de la actividad.
21 Asentamiento de recién nacido en hospital. 22 Certificación de partidas. 23 Emisión de carné de minoridad. 24 Marginaciones. 25 Asentamiento de adopciones. 26 Asentamiento de defunciones. 27 Asentamiento de divorcios.
No.
Nombre de la actividad.
28 Elaboración de carta de venta. 29 Elaboración de guía para trasladar ganado. 30 Emisión de alcabalas para destace de reses.
102
4.11.2.4 DOCUMENTACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA ALCALDÍA REFERENTE A SUS PROCEDIMIENTOS. Con el objetivo de conocer la forma en que actualmente se desarrollan las
actividades principales y complementarias establecidas en el numeral anterior y
debido a que no existen procedimientos escritos que respalden su ejecución, se
realizó el levantamiento de la información de la manera siguiente:
a) A través de entrevistas realizadas a las jefaturas de área, se determinaron los
procedimientos a documentar en el “Manual de Procedimientos”, tomando en
cuenta que para lo anterior, se tenía que realizar una observación directa de
las actividades desarrolladas en los puestos de trabajo de los involucrados.
b) Se utilizó el siguiente formato para realizar las anotaciones de las actividades
observadas:
Alcaldía Municipal de Cojutepeque
Nombre del procedimiento.
Unidad/Sección:
No. actividad
(Pasos)
Descripción de la actividad
(procedimiento)
Responsable
c) A través de la información proporcionada por los involucrados y a la
observación directa de las actividades, se procedió al levantamiento de cada
uno de los procedimientos que integrarán el Manual.
Para ejemplificar lo anterior, a continuación se presenta el levantamiento de los
procedimientos principales desarrollados en la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque.
103
d) LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS.
INDICE DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PROCEDIMIENTOS No.PAG.
A. SERVICIO DE MERCADOS:
1. Mantenimiento de mercado........................................................ 105
2. Cobro de mercado...................................................................... 105
3. Asignación de puestos de mercado............................................. 105
4. Traspaso de puestos de mercado............................................... 106
5. Recuperación de puestos en mora o abandonados................... 106
6. Cierre de cuentas de puestos en mora o abandonados............. 107
7. Permiso para construcción o remodelación................................ 107
8. Permiso para conexión de energía eléctrica............................... 107
9. Cobro de agua potable en mercado de cocinas......................... 108
10. Elaboración de tarjetas de cobro................................................ 108
11. Manejo de especies municipales................................................ 108
12. Realización de arqueo sorpresa a cobradores........................... 109
13. Gestión de cobro diario............................................................... 109
14. Recuperación de mora................................................................ 110
15. Percepción de cobros de colector de mercado........................... 110
16. Compra, custodia y entrega de las especies municipales.......... 111
B. SERVICIO DE REGISTRO CIVIL:
17. Celebración de matrimonio en Alcaldía Municipal...................... 112
18. Asentamiento de matrimonio celebrado ante notario................. 112
104
PROCEDIMIENTOS No.PAG.
19. Asentamiento de recién nacidos de padres menores de edad... 113
20. Asentamiento de nacido en casa................................................ 114
21. Asentamiento de recién nacido en hospital................................ 115
22. Certificación de partidas............................................................. 115
23. Emisión de carné de minoridad.................................................. 116
24. Marginaciones............................................................................ 117
25. Asentamiento de adopciones..................................................... 117
26. Asentamiento de defunciones.................................................... 118
27. Asentamiento de divorcios......................................................... 118
C. SERVICIO DE RASTRO Y TIANGUE:
28. Elaboración de carta de venta.................................................... 119
29. Elaboración de guía para trasladar ganado por menor y mayor. 120
30. Emisión de alcabalas para destace de reses............................. 120
D. PROCEDIMIENTOS COMPLEMENTARIOS:
31. Elaboración de presupuesto municipal...................................... 121
32. Informe anual de situación financiera al Concejo Municipal...... 121
33. Reporte de ejecución presupuestaria........................................ 122
34. Elaboración de informe FODES................................................. 122
35. Emisión de avisos de cobro....................................................... 123
36. Pago de impuestos y tasas........................................................ 123
37. Emisión de solvencias................................................................ 124
105
A. SERVICIO DE MERCADOS: 1. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE MERCADOS. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Notifica por escrito algún daño al Alcalde (sa). Administración
2. Autoriza y envía a reparar el daño. Alcalde (sa) 3. Verifica y recibe a satisfacción la reparación. Administración 4. FIN DE PROCEDIMIENTO.
2. PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE MERCADO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Cobro por medio de tiquetes en base puestos. Administración
2. Pagan en catastro. Usuarios puestos fijos
3. FIN DE PROCEDIMIENTO.
NOTA: Este procedimiento se complementa con el “Procedimiento para la Gestión de Cobro Diario”, Procedimiento #13. 3. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE PUESTOS DE MERCADO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a la administración a solicitar puesto. Interesada
2. Comunica información a interesada y solicita requisitos. Secretaria
3. Si la interesada presenta todos los requisitos, llena solicitud. Secretaria
4. Envía las solicitudes al Alcalde (sa) para su análisis y revisión. Administrador
5. Al recibir la solicitud autorizada, asigna el puesto. Administrador
6. Elabora tarjeta verificando los datos según la solicitud autorizada. Secretaria
7. Firma, sella y entrega la tarjeta al cobrador de la ruta correspondiente. Administrador
8. FIN DE PROCEDIMIENTO.
106
4. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASPASO DE PUESTOS DE MERCADO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a la administración a solicitar el trámite. Interesada
2. Comunica información a interesada y solicita requisitos. Secretaria
3. Si la interesada presenta todos los requisitos, llena solicitud. Secretaria
4. Realiza inspección y verifica motivo del trámite. Administrador
5. Autoriza o deniega el trámite. Administrador
6. Solicita pago de $ 12.60 por trámite y elabora nueva tarjeta. Secretaria
7. Firma, sella y entrega la tarjeta al cobrador de la ruta correspondiente. Administrador
8. FIN DE PROCEDIMIENTO.
5. PROCEDIMIENTO PARA RECUPERACIÓN DE PUESTOS EN MORA O ABANDONADOS. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Informa al administrador sobre puestos en esta situación. Cobrador
2. Identifica y clasifica los puestos en mora o abandonados. Administrador
3. Notifica tres veces por escrito al adjudicatario, la situación del puesto. Si se desconoce su domicilio pegará aviso en el puesto o publicará listado en los lugares que estime conveniente.
Administrador
4.
Si se cumple el plazo estipulado y el adjudicatario no se presenta para arreglar su situación, abre el puesto, decomisa la mercadería encontrada remitiéndola al CAM27
para su custodia y debe pagar la multa respectiva para recuperarla.
Administrador
5. Cierra cuenta. Administrador
6. FIN DE PROCEDIMIENTO.
27 Cuerpo de Agentes Municipales.
107
6. PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE CUENTAS DE PUESTOS EN MORA O ABANDONADOS. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Realiza inspección para verificar situación. Administrador 2. Elabora semestralmente (enero y julio) un listado de
cuentas a cerrar que contenga: nombre, giro, ubicación, situación, período de la mora si tiene y saldo.
Administrador
3. Remite el listado al Concejo Municipal para autorización. Administrador
4. Con la autorización del Concejo, cierra la cuenta. Si hay saldo pendiente, envía la información al departamento de Cuentas Corrientes para cuando el adjudicatario del puesto solicite solvencia municipal se le requiera el pago.
Administrador
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
7. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PERMISO POR CONSTRUCCIÓN O REMODELACIÓN EN MERCADO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a la administración de mercados a solicitar el trámite. Adjudicatario/a
2. Comunica información y solicita requisitos. Secretaria 3. Presenta requisitos. Adjudicatario/a
4. Realiza inspección y comunica al adjudicatario/a la resolución. Administrador
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
8. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PERMISO POR CONEXIÓN DE ENERGÍA ELÉCTRICA. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a la administración de mercados a solicitar el trámite. Adjudicatario/a
2. Comunica información y solicita requisitos. Secretaria 3. Presenta requisitos. Adjudicatario/a
4. Envía al Alcalde (sa) el expediente para la autorización (firma y sello). Administrador
5. Recibe el expediente y entrega originales al solicitante, dejando copia en el archivo. Administrador
6. FIN DE PROCEDIMIENTO.
108
9. PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE AGUA POTABLE EN MERCADO DE COCINAS. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Envía estado de cuenta a cada adjudicatario/a. Administrador 2. Se presenta a la administración de mercados a pagar. Adjudicatario/a 3. Realiza cobro y envía el efectivo a Tesorería. Secretaria 4. Registra la operación en el Libro de control. Secretaria
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
10. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE TARJETAS DE COBRO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Solicita la elaboración de la tarjeta de cobro. Administrador o Cobrador 2. Revisa autorización de adjudicación o que la tarjeta
anterior se terminó, verifica correlatividad en el mes y año. Secretaria
3. Elabora tarjeta de cobro nueva. Secretaria
4. Firma y sella autorizándola y la entrega al Cobrador de la ruta correspondiente. Administrador
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
11. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE ESPECIES MUNICIPALES28. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Solicita por escrito las especies municipales a Tesorería. Administrador 2. Entrega y registra en su control, las especies asignadas a
cada cobrador. Auxiliar
3. Realiza cobro, entregando las respectivas especies a los adjudicatarios/as. Cobrador
4. Realiza la liquidación de especies a cada cobrador, registrando todas las operaciones en el Libro de control. Auxiliar
5. Presenta a Tesorería la realización y existencia de especies, mensualmente. Administrador
6. FIN DE PROCEDIMIENTO.
28 Formularios estandarizados, utilizados para percibir, garantizar y fortalecer los mecanismos de control interno en cuanto a la percepción de impuestos de las alcaldías (su abastecimiento está a cargo del Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal).
109
12. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ARQUEO SORPRESA A COBRADORES. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Decomisa el efectivo al cobrador y lo cuenta en presencia de éste. Administrador
2. Revisa las tarjetas y suma los valores de cobro diario, multiplicándolo por el número de días perforados. Administrador
3. Verifica que lo perforado en las tarjetas corresponda al efectivo encontrado. Administrador
4. Elabora informe de arqueo firmando el cobrador y lapersona que lo realizó. Administrador
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
13. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO DIARIO. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Entrega las tarjetas y las especies a los cobradores. Supervisor
2. Prepara monedas, anota series, fecha los tiquetes y solicita tarjetas terminadas. Cobrador
3.
Realiza la ruta diariamente, tratando con cortesía a los adjudicatarios/as, garantizando la cobertura total de la ruta, marcando debidamente ambas tarjetas o entregando las especies correspondientes.
Cobrador
4. Presenta las tarjetas y la liquidación de especies, cuenta el dinero recolectado cuadrando lo cobrado en tarjetas y especies.
Cobrador
5. Realiza arqueo verificando que el dinero recolectado corresponda a lo perforado en las tarjetas. Supervisor
6. Elabora informe de ingreso diario. Supervisor
7. Remesa el efectivo al banco asignado y entrega al administrador o auxiliar los comprobantes de remesa. Cobrador
8. Entrega a Tesorería los comprobantes de remesa para la elaboración de los recibos de ingreso. Supervisor
9. Archiva los recibos de ingresos y registra el total de lo cobrado en el control respectivo. Secretaria
10. FIN DE PROCEDIMIENTO.
110
14. PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE MORA. UNIDAD/SECCIÓN: MERCADOS PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Envía estados de cuenta y tres notificaciones al adjudicatario/a en mora. Administrador
2. Visita a personas que no se presentan para proponer plan de financiamiento o convenio de pago.
Administrador o supervisor
3. Si el adjudicatario se presenta, llena la solicitud y compromiso de pago. Secretaria
4. Registra los cobros por mora realizados en el expediente y el Libro de control. Secretaria
5. Si el adjudicatario incumple el financiamiento o convenio, procederá a recuperar el puesto o envía el caso a Jurídico para iniciar cobro judicial.
Administrador
6. FIN DE PROCEDIMIENTO.
15. PROCEDIMIENTO PARA PERCEPCIÓN DE COBROS DE COLECTOR DE MERCADO. UNIDAD/SECCIÓN: COLECTURÍA PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1 Elabora recibo de ingresos de los tiquetes de mercado. Cuentas Corrientes
2 Emite el recibo y a la vez recibe el efectivo. Colectora
3 Verifica la autenticidad del los billetes y sella el recibo. Colectora
4 Entrega el recibo al Colector de mercado. Colectora
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
111
16. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA, CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS ESPECIES MUNICIPALES. UNIDAD/SECCIÓN: TESORERÍA PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Verifica las existencias de especies municipales (de cada una). TESORERA
2. Una vez determinada la cantidad existente procede a llamar a ISDEM (Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal) para confirmar si tiene las que se necesitan con anticipación. Hace el pedido telefónicamente a ISDEM.
TESORERA
3. Hace el justificante de pago en el SAFIMU II29 y espera la aprobación, solicita cheque, lo emite y manda a comprar las especies.
TESORERA
4. Cuando las especies llegan, verifica cantidades de acuerdo a los números correlativos. TESORERA
5.
Entrega en calidad de deposito al encargado de sellar las especies (tiquetes de mercado, de rastro y cartas de venta) para el sello respectivo, hasta que están listas para su utilización.
TESORERA
6. Ingresa la compra en el libro de especies. TESORERA
7. Las guarda en la bodega de seguridad. TESORERA
8. Los encargados solicitan Verbalmente especies. ENCARGADOS
9. Luego se hace entrega contra firma de recibido en libreta de control de las especies. TESORERA
10. FIN DE PROCEDIMIENTO.
29 Sistema de Administración Financiera Integrada Municipal de El Salvador.
112
B. SERVICIO DE REGISTRO CIVIL: 17. PROCEDIMIENTO PARA CELEBRACION DE MATRIMONIO EN ALCALDIA MUNICIPAL.UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Llega a solicitar celebración de matrimonio. Usuario
2.
Escucha y da a conocer que documentos necesita para el tramite son certificación de partidas de nacimiento originales expedidas un mes antes del matrimonio, en caso de ser viudo presentar certificación de partida de defunción y su DUI deberá decir viudo, si es divorciado el DUI deberá decirlo. También se necesita los DUI de los contrayentes acorde a los datos de las certificaciones de las partidas de nacimiento y DUI de las personas que serán testigos.
Auxiliar de REF
3. Elaboración de acta prematrimonial. Auxiliar de REF
4. Citación de las personas contrayentes para que corroboren los datos y elaboración de acta oficial. Asimismo se solicita al usuario que cancele por los servicios solicitados.
Auxiliar de REF
5. Firma el acta prematrimonial y cancela Usuario
6. Traslada el acta al Alcalde (sa) para que este señale el día y la hora para realizar la ceremonia. Auxiliar REF
7. Traslada el acta al Secretario Municipal para que la devuelva al REF. Alcalde (sa)
8. Asienta la nueva partida en el libro de registro de matrimonios. Auxiliar REF
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
18. PROCEDIMIENTO PARA ASENTAR MATRIMONIO CELEBRADO ANTE NOTARIO. UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Presenta el testimonio de escritura publica de matrimonio celebrado ante notarios o actas matrimoniales celebradas ante Alcalde (sa) o Gobernadores.
Usuario
2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para cancelar el valor del servicio. Jefe de REF
3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Usuario
4. Digita en SAFIMU II, los datos para el recibo correspondiente.
Encargado de Cuentas Corrientes
113
5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímile de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Colectora
6. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe de REF. Usuario
7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de cancelación. Jefe de REF
8.
Asentamiento de partida en formulario de matrimonio, asentamiento del régimen patrimonial en formulario, marginaciones en las diferentes partidas de nacimiento y asentamiento del reconocimiento de hijos, si lo hubiere.
Auxiliar de REF
9. Imprime la partida de matrimonio, la revisa y entrega a Jefe de REF para su firma. Auxiliar de REF
10. Firma partida de matrimonio, partidas marginadas y régimen patrimonial y cuadro de la DIGESTYC (Dirección General de Estadísticas y Censos de El Salvador).
Jefe de REF
11. Archiva las partidas de matrimonio conforme su numero correlativo. Auxiliar REF
12. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
19. PROCEDIMIENTO PARA EL ASENTAMIENTO DE RECIÉN NACIDOS DE PADRES MENORES DE EDAD. UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Presenta carne de minoridad de ambos padres, plantares del recién nacido extendidos por el Hospital, Unidad de Salud, constancia de partera o persona que asistió el parto, y tarjetas de control de vacunación del menor.
Usuario
2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF
3. Llena boleta de constancia de nacimiento. Auxiliar REF
4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para cancelar el valor del servicio. Auxiliar REF
5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Usuario
6. Digita en SAFIMU II, los datos para el recibo correspondiente.
Encargado de Cuentas Corrientes
7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Colectora
8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe de REF. Usuario
114
9. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo asentamiento del nacido. Jefe de REF
10. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con los datos personales de los padres y del nacido.
Auxiliar REF
11. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada. Jefe de REF
12. Pasar a índice para su archivo general. Auxiliar REF
13. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
20. PROCEDIMIENTO PARA EL ASENTAMIENTO DE RECIÉN NACIDO EN CASA. UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendidos Unidad de Salud, constancia de partera o persona que asistió el parto, y tarjetas de control de vacunación del menor.
Usuario
2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF
3. Llena boleta de constancia de nacimiento. Auxiliar REF
4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para cancelar el valor del servicio. Auxiliar REF
5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Auxiliar REF
6. Digita en SAFIMU II, los datos para el recibo correspondiente. Auxiliar REF
7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Auxiliar REF
8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe de REF. Jefe de REF
9. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con los datos personales de los padres y del nacido.
Jefe de REF
10. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada. Jefe de REF
11. Pasar a índice para su archivo general. Auxiliar REF
12. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
115
21. PROCEDIMIENTO PARA EL ASENTAMIENTO DE RECIÉN NACIDO EN HOSPITAL. UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendido por el Hospital responsable del parto y tarjetas de control de vacunación del menor.
Usuario
2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los datos personales de los padres del nacido.
Auxiliar REF
3. Llena boleta de constancia de nacimiento. Auxiliar REF
4. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo asentamiento del nacido. Jefe de REF
5. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con los datos personales de los padres y del nacido.
Auxiliar REF
6. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada. Jefe de REF 7. Pasar a índice para su archivo general. Auxiliar REF
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
22. PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACION DE PARTIDAS. UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Llega a solicitar certificación de partida dando el nombre completo de los padres, el lugar y fecha de su nacimiento. Usuario
2. Solicita que usuario cancele por los servicios. Auxiliar de REF
3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Usuario
4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.
Encargado de Cuentas Corrientes
5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Colectora
6. Obtiene original de recibo y lo presenta a la Auxiliar de REF. Usuario
7. Fotocopia la partida correspondiente, estampa sello de certificación y obtiene firma del Jefe del REF. Auxiliar de REF
8. Entrega certificación de partida al usuario. Auxiliar de REF
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
116
23. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE CARNÉ DE MINORIDAD UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
El menor de edad presenta dos fotografías recientes y certificación de partida de nacimiento (original que no tenga más de dos años). El menor de edad debe presentarse con un familiar.
Usuario
2.
Entrevista al menor preguntando sobre su domicilio y a donde estudio y/o trabaja. Auxiliar REF
3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Usuario
4. Digita en SAFIMU II el recibo correspondiente. Cuenta Corriente
5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Colecturía
6. Obtiene original de recibo y lo presente a la Auxiliar de REF. Usuario
7. Llenado a maquina del carne de minoridad en original y duplicado, pega fotografías y solicita firma y huella del menor de edad.
Auxiliar REF
8. Estampa huella del dedo pulgar o en su defecto otra huella de cualquier y firma el carne de minoridad. Usuario
9. Entrega carne de minoridad a Jefe de REF. Auxiliar REF
10. Revisa y firma el carne de minoridad. Entrega a Auxiliar de REF para recoger firma y sello del Alcalde (sa) Municipal. Jefe de REF
11. Entrega a Secretario Municipal el carne de minoridad. Auxiliar REF
12. Revisa, estampa sello del Alcalde (sa), obtiene firma del Alcalde (sa) y devuelve a Jefe de REF. Secretario Municipal
13. Entrega al usuario el carne de minoridad. Jefe de REF
14. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
117
24. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR MARGINACIONES.
UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Presenta documento correspondiente para la marginación en la partida de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción (por identidad, rectificación, reconocimiento de hijos, matrimonios, divorcios, defunciones y por cancelaciones )
Usuario
2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para cancelar el valor del servicio. Jefe de REF
3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso. Usuario
4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente. Cuentas Corrientes
5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.
Colectora
6. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe de REF. Usuario
7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de cancelación. Jefe de REF
8. Realización de la marginación de documentos recibidos de diferentes entidades. Jefe de REF
9. FIN DE PROCEDIMIENTO.
25. PROCEDIMIENTO PARA ASENTAMIENTO DE ADOPCIONES.
UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO:
1. Realiza las diligencias respectivas. Juzgado de Familia
2. Revisa documentación y asienta la nueva partida de nacimiento. Jefe de REF
3. Ingresa la partida en un libro de adopciones especiales y cancela la partida original en el libro donde fue asentada. Jefe de REF
4. Archiva la documentación recibida. Jefe de REF
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
118
26. PROCEDIMIENTO PARA ASENTAMIENTO DE DEFUNCIONES.
UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Presenta los documentos siguientes: DUI de la persona fallecida (mayor de edad) o certificación de partida de nacimiento (menor de edad), ficha de defunción de hospital, médico o medicina legal.
Usuario
2. Revisa documentación y la registra en el sistema. Auxiliar REF
3.
Imprime la hoja del libro, la boleta de defunción y certificación de la partida de defunción. Entrega al usuario la hoja de partida de defunción y elabora el comprobante de pago.
Auxiliar REF
4. Se presenta a pagar a colecturía. Usuario
5. Entrega comprobante de pago cancelado al usuario para que pueda retirar la boleta de defunción.
Encargada de Colecturía
6. FIN DE PROCEDIMIENTO.
27. PROCEDIMIENTO PARA ASENTAMIENTO DE DIVORCIOS.
UNIDAD/SECCIÓN: REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR (REF). PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Envía la sentencia y oficio a la Alcaldía. Juzgado
2. Revisa documentación, registra la partida de divorcio y margina la partida de matrimonio con la cancelación del divorcio.
Jefe de REF
3. Margina la partida de nacimiento si los contrayentes son ciudadanos de la zona, cancelando la marginación de matrimonio.
Jefe de REF
4. Imprime y firma la hoja del libro y cuadro estadístico que corresponden. Documentación que envía al final del mes a la DIGESTYC.
Jefe de REF
5. FIN DE PROCEDIMIENTO.
119
C. SERVICIO DE RASTRO Y TIANGUE.
28. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE CARTA DE VENTA. UNIDAD/SECCIÓN: RASTRO MUNICIPAL. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Revisa el semoviente describiendo las características del animal y el fierro. También explicando si es criollo (que no ha sido quemado con fierro) o tiene antecedentes (que ya tiene carta de venta anterior)
Guarda Rastro
2.
Recibe del usuario el comprobante de revisión y su identificación(DUI). Si es criollo se le revisa que este vigente la matricula y que este solvente de impuestos municipales, luego le llena formato para que cancele en colectaría el valor de la carta de venta, luego al recibir el recibo cancelado se procede a elaborar la carta de venta.
Si no es criollo se sigue el mismo procedimiento omitiéndose únicamente la petición de la matricula y la solvencia municipal.
Secretaria
3. Hace entrega del documento (carta de venta) al vendedor. Secretaria
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
120
29. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE GUIA PARA TRASLADAR GANADO MAYOR Y MENOR UNIDAD/SECCIÓN: RASTRO MUNICIPAL. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Solicita al propietario de los semovientes su identificación y matricula de fierro y antecedentes de los animales que va a trasladar. La licencia de conducir y tarjeta de circulación del vehículo que se va a utilizar. Luego le llena formato para que cancele el valor de la guía, una vez cancelada elabora el documento correspondiente. También se dibujan las figuras de los fierros al pie del documento.
Secretaria
2. Terminado el documento se le pasa a firma al Sr, Secretario Municipal y al Sr. Alcalde (sa). Secretaria
3. Los recibe ya firmados y sellados y los entrega al solicitante. Secretaria
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO
30. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE ALCABALAS PARA DESTACE DE RESES.
UNIDAD/SECCIÓN: CUENTAS CORRIENTES. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Se presenta con la carta de venta de las reces que va a destazar. Contribuyente
2. Verifica la autorización del jefe de rastros y demás requisitos.
Encargado de Ctas. Corrientes
3. Solo si cumple con los requisitos, emite la alcabala e informa el monto a cancelar.
Encargado de Ctas. Corrientes
4. Asienta las partidas de defunción de las reces. Encargado de Ctas. Corrientes
5. Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo. Contribuyente
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO
121
D. PROCEDIMIENTOS COMPLEMENTARIOS.
31. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL.
UNIDAD/SECCIÓN: CONTABILIDAD. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. En el mes de septiembre solicita al concejo que designe a la comisión que participara en la elaboración del presupuesto.
Contabilidad
2. Lleva a cabo reunión con los jefes de unidades para solicitarles sus requerimientos de bienes y servicios para el año que se va a presupuestar.
Contabilidad
3.
Recibe de las diferentes unidades los requerimientos y se reúne con el Alcalde (sa) para discusión y posterior aprobación de los requerimientos solicitados para incorporarlos al presupuesto.
Contabilidad
4.
Tomando como base los meses de noviembre y diciembre del ejercicio anterior mas los meses de enero a octubre del presente año realiza la proyección tanto de ingresos como de egresos por fuente de financiamiento.
Contabilidad
5.
Distribuye los egresos por unidades ejecutoras y fuentes de financiamiento, los cuales se les asigna un incremento en relación al año anterior según instrucción del Alcalde (sa)
Contabilidad
6.
Se solicita al Sr. Alcalde (sa) el plan de inversión a incorporar al presupuesto el cual debe contener monto por proyecto, periodo de ejecución, fuente de financiamiento y lugar de la obra.
Contabilidad
7. Presenta el borrador al Alcalde (sa), quien lo somete a discusión al Concejo en pleno. Contabilidad
8. Introduce el Presupuestos al Sistema. Contabilidad
9. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
32. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR INFORME ANUAL DE SITUACION FINANCIERA AL CONCEJO MUNICIPAL. UNIDAD/SECCIÓN: CONTABILIDAD. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Al cierre del mes de diciembre, tanto contable como presupuestariamente se generan los informes de ejecución presupuestaria y balanza de comprobación
Contabilidad
2. Prepara información financiera del año recién finalizado. Comparando el comportamiento de los diferentes rubros en relación a los 3 años anteriores (ingresos y egresos).
Contabilidad
3. Una vez terminado el informe se le pasa al Alcalde(sa) para que lo revise y lo discuta con el Concejo para que lo consideren en la toma de decisiones o acciones a tomar.
Contabilidad
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
122
34. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR INFORME FODES. UNIDAD/SECCIÓN: TESORERÍA. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Informa el monto de gastos efectuados con fondos FODES, ya sean estos del 20% o el 80% Auxiliar Tesorería
2. Ingresa a la hoja de cálculo de Excel proporcionada por ISDEM, en la hoja de captura de datos en el año corriente.
Tesorera
3. Registra los ingresos tributarios y no tributarios. Tesorera
4. Envía un consolidado de ingresos por cuentas. Colectora
5. Separa los tributarios y no tributarios. Tesorera
6. Regresa los ingresos tributarios y los no tributarios. Tesorera
7. Se imprime el reporte. Sistema
8. Guarda la hoja del informe mensual. Tesorera
9. Cada trimestre, se imprime y se envía al ISDEM y este envía copia sellada. Tesorera
10. Anualmente se elabora la carpeta con archivo de los informes mensuales FODES. Tesorera
11. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
33. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR REPORTE DEJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.
UNIDAD/SECCIÓN: CONTABILIDAD. PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Al cierre mensual en el modulo de presupuesto se genera e imprime el informe de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de egresos.
Contabilidad
2.
Debido a que el sistema no presenta saldos totales a nivel institucional para verificar que el presupuesto siga debidamente balanceado y cuadrado se hace necesario verificar manualmente que las cifras que arroja el informe sean las correctas mediante la sumatoria manual de las columnas del presupuesto original, devengado y saldo presupuestario.
Contabilidad
3. Envía al Concejo Municipal, al Ministerio de Hacienda y al Archivo Institucional. Contabilidad
4. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
123
36. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE IMPUESTOS Y TASAS. UNIDAD/SECCIÓN: CUENTAS CORRIENTES.
PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a pagar e informa el tipo de pago a efectuar. Contribuyente
2. Busca la ficha o tarjeta del contribuyente. Cuando tiene el documento verifica hasta que fecha esta cancelado.
Encargado de Ctas. Corrientes
3. Si esta registrado en el sistema marca los meses a cancelar
Encargado de Ctas. Corrientes
4. Si no esta registrado en el sistema , hace manualmente el cálculo de lo pendiente. Contribuyente.
5. Elabora el respectivo recibo de ingreso y manda al contribuyente a colecturía.
Encargado de Ctas. Corrientes
6. Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo. Contribuyente
7. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
35. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE AVISOS DE COBRO. UNIDAD/SECCIÓN: COBRO Y RECUPERACIÓN DE MORA PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1.
Cuenta corriente actualiza sus tarjetas en el momento que el contribuyente efectúa el pago pasándole al final del día las tarjetas al encargado de cobro y recuperación de mora para actualizar la morosidad en el sistema.
Encargado de Cuentas Corrientes.
2.
Posteriormente el encargado de cobro actualiza la base de datos tanto de comercio como inmuebles pasándole al jefe de registro y control tributario listado de los contribuyentes que tienen que ser activados como los que se desactivaran.
Encargado de Cobro y Recuperación de Mora
3. Genera los avisos de cobro los imprime y los pasa a cuenta corriente para que los firme.
Jefe de Registro y Control Tributario
4. Una vez firmados los avisos se los pasa al encargado de cobro y recuperación de mora para que los ordene por rutas y proceda a distribuirlos a los contribuyentes.
Encargado de cuentas corrientes
5. Recibe los avisos de cobro, los ordena por rutas y procede a distribuirlos.
Encargado de Cobro y Recuperación de Mora
6. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
124
37. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE SOLVENCIAS. UNIDAD/SECCIÓN: CUENTAS CORRIENTES.
PASO PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE
1. Se presenta a solicitar su solvencia municipal. Contribuyente
2. Busca en el sistema al contribuyente. Encargado de Ctas. Corrientes
3. Si lo encuentra en mora no se extiende solvencia hasta que se pone al día.
Encargado de Ctas. Corrientes
4. Si esta solvente, se llena el formulario manualmente y lo firma.
Encargado de Ctas. Corrientes
5. Una vez firmado el formulario, se sacan las firmas de contador, tesorero. Elabora el respectivo recibo de ingreso.
Encargado de Ctas. Corrientes
6. Manda al contribuyente a colecturía. Encargado de Ctas. Corrientes
7. Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo y le entregan su solvencia. Contribuyente
8. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
125
e) Después de efectuado el levantamiento de los procedimientos desarrollados
en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, se procedió a investigar la existencia
de procedimientos y documentos elaborados por instituciones
gubernamentales que apoyan la gestión de los gobiernos locales o alcaldías
municipales de El Salvador (COMURES30, ISDEM31, FISDL32), estudios
realizados por cooperantes internacionales (FUNDAMUNI - PROCAP33,
FUSAI34, GTZ35, etc.) y universidades; con el propósito de facilitar el análisis
de la información obtenida respecto a los procedimientos y determinar la
validación de los mismos o las oportunidades de mejora existentes.
Como resultado de la investigación realizada en las instituciones
gubernamentales (COMURES, ISDEM y FISDL) y organismos cooperantes,
se obtuvieron los listados de documentos elaborados por COMURES y por
diversos Organismos Internacionales de Cooperación (“Ver Anexo 3 y 4”) y se
consultaron los documentos de mayor relación con el tema de investigación,
los cuales se presentan a continuación:
“Manual de procedimientos para el cobro normal de impuestos y tasas por
servicios municipales y recuperación de la mora tributaria: Alcaldía
Municipal de Joateca” (desarrollado por FUNDAMUNI).
“Procedimientos administrativos y normativa de control interno aplicable a
la tesorería municipal: Alcaldía Municipal de Corinto” (desarrollado por
FUNDAMUNI).
30 COMURES: Corporación de Municipalidades de la República de El Salvador. 31 ISDEM: Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal. 32 FISDL: Fondo de Inversión Social para el Desarrollo Local. 33 FUNDAMUNI - PROCAP. Fundación de Apoyo a Municipios de El Salvador - Programa de Capacitación y Apoyo para el Desarrollo Local. 34 FUSAI: Fundación Salvadoreña de Apoyo Integral. 35 GTZ: Cooperación Técnica Alemana.
126
“Diagnóstico municipal: Municipio de Sonzacate” (desarrollado por FUSAI).
Modelo de Manual de Procedimientos para el Registro y Control de
Empresas (desarrollado por COMURES).
Alternativas Organizacionales para la Prestación de Servicios Municipales
(desarrollado por COMURES).
Al efectuar la consulta de los diversos documentos existentes, en materia de
investigación, se encontraron las siguientes limitantes:
• Los documentos encontrados no corresponden a fechas recientes y por
tanto no se encuentran actualizados.
• Para el caso de los estudios realizados por organismos internacionales de
cooperación (financiados por RTI), los documentos sólo eran de consulta,
no se podían reproducir.
Sin embargo, tanto los estudios realizados por estos organismos como los
estudios realizados por COMURES, ISDEM y FISDL no contemplan
ninguna guía específica que contribuya a la elaboración de
procedimientos o algún manual de procedimientos completo.
En el caso de los organismos de cooperación, han desarrollado estudios
específicos en áreas como tesorería o recuperación de mora, pero la
mayoría de los procedimientos que dichos documentos incorporan no
están actualizados.
Por otra parte, no existe un documento completo que incorpore el total de
las actividades desarrolladas en una alcaldía.
127
• Entre los documentos consultados no se encontró ninguno que coincidiera
con la magnitud de la actividad administrativa desarrollada en la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque; es decir, la mayoría de estudios realizados
corresponden a municipios pequeños donde no se cuenta con todo el
personal que posee la Alcaldía de Cojutepeque y por tanto, dificulta la
identificación clara de responsabilidades en los procesos y del total de
actividades que conllevaría el desarrollo óptimo de éstos.
A su vez, se consultaron varios estudios de investigación desarrollados en
universidades, pero el que más se identificó con el presente trabajo de
investigación fue el siguiente: Trabajo de graduación realizado por egresados
de la Universidad Nacional de El Salvador “Diseños de Manuales
Administrativos de organización, descripción de puestos y procedimientos de
prestación de servicios al público, para la Alcaldía Municipal de El Tránsito,
departamento de San Miguel”36.
A pesar que en el documento anterior no se encuentran definidos el total de
procedimientos desarrollados en una Alcaldía, cuenta con procesos
relacionados al área de Registro Civil; los cuales serán utilizados como
parámetro, en la parte de la Propuesta, para comparar y establecer
oportunidades de mejora en los procedimientos que actualmente realiza la
municipalidad.
El listado de procedimientos desarrollados en el trabajo de graduación de la
Universidad Nacional se presenta en el Anexo 5, y los procedimientos
establecidos para el área de Registro Civil se presentan en el Anexo 6 de este
apartado.
36 Anexo 5.
128
4.12 ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO. 4.12.1 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA F.O.D.A (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas) El objetivo de la realización de un análisis FODA es: llevar a cabo un diagnóstico
estratégico de una organización, empresa o institución.
El análisis FODA consiste en determinar los factores que pueden favorecer
(Oportunidades y Fortalezas) y los que pueden obstaculizar (Amenazas y
Debilidades) el logro del rumbo estratégico, complementando con un verbo de acción
a realizar:
F de Fortalezas C de Consolidar una fortaleza
O de Oportunidades A de Aprovechar una oportunidad
D de Debilidades S de Superar una debilidad
A de Amenazas A de Anular una amenaza
EVALUACION INTERNA DE LA INSTITUCION (FORTALEZAS Y
DEBILIDADES)
Fortalezas y Debilidades son parte del mundo interno de la Alcaldía Municipal
de Cojutepeque hacia su interior, o sea variables internas del sistema, actuando
sobre ellas se influye sobre el futuro de la misma.
La evaluación interna tiene por objetivo lograr una confrontación lo más realista
posible, entre el presente actual de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque con sus
aspectos internos de significación (por ejemplo cadena de valor, capacidad de
liderazgo, posibles riesgos, etc.), para poder lograr su rumbo estratégico,
satisfacer a los usuarios, enfrentar a los competidores; y así determinar o
descubrir, cuáles son los puntos débiles a mejorar y cuáles son los atributos,
capacidades o fortalezas con que cuenta la institución para aprovechar las
oportunidades actuales y futuras del mercado.
129
Es fundamental investigar y obtener información, ya sea escrita o verbal, en un
metódico trabajo de inteligencia estratégica y espionaje (ir al encuentro de la
competencia y lograr definir su identidad) para luego compararla con nuestros
procesos y actual situación interna.
EVALUACION EXTERNA DE LA INSTITUCIÓN (OPORTUNIDADES Y AMENAZAS)
Las Oportunidades y Amenazas, se desarrollan en el entorno o medio externo
de la institución, que no es controlable pero sí puede ser influenciable; esta
última idea, debe ser considerada en los planes estratégicos de la institución.
La evaluación externa tiende a determinar la posición de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque en el entorno externo que la rodea, e identifica las oportunidades y
amenazas que se le pueden presentar a dicha institución. Es importante
considerar que, con un enfoque creativo, muchas amenazas pueden convertirse
en oportunidades; y de las que no, en ese caso pueden minimizarse sus efectos
con una planificación cuidadosa.
MATRIZ FODA
La MATRIZ FODA, se ha creado para el análisis de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque, consiste en realizar una evaluación del conjunto de variables
definidas anteriormente.
A través de la matriz, se obtienen las cuatro estrategias que aportan las
soluciones para el problema del proyecto de investigación y finalmente resultará
en la creación de una propuesta de solución que será de utilidad para la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque.
130
FODA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE COJUTEPEQUE.
El análisis FODA realizado en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, consistió en
efectuar una evaluación de los factores que generan las debilidades y fortalezas,
que en su conjunto diagnostican la situación interna y externa de la misma.
Los resultados obtenidos en el análisis FODA se presentan a continuación:
DEBILIDADES FORTALEZAS
De acuerdo a entrevistas realizadas a los empleados de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, se detectaron las siguientes debilidades:
1. La rotación de personal es frecuente debido a cambios de gobierno, el 48% de los empleados (aproximadamente) tiene de 0 a 3 años de laborar en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
2. No cuentan con un procedimiento definido para la contratación de personal.
3. El personal nuevo que ingresa a trabajar a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, no recibe la capacitación e inducción adecuada que le permita desarrollar de manera óptima las actividades asignadas a su puesto.
4. No existe un programa de capacitaciones específico para todos los niveles de la estructura organizativa.
5. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no proporciona al personal, las herramientas necesarias para la ejecución de su trabajo.
6. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque carece de tecnología actualizada, no cuentan con el equipo ni con sistemas informáticos que conecten las operaciones relacionadas entre departamentos, lo que permitiría minimizar tiempos de traslado de información. Sobre todo en el área financiera.
De acuerdo a entrevistas realizadas a los empleados de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, se detectaron las siguientes fortalezas: 1. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque
cuenta con instalaciones adecuadas para el desarrollo de sus actividades administrativas y la prestación total de servicios municipales que le corresponden.
2. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuenta con Recurso Humano suficiente para el desempeño de sus actividades.
3. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque tienen interés de contar con un Modelo de Gestión Administrativa, que les permita mejorar la aplicación de las etapas del proceso administrativo, así como también, documentar los lineamientos y procedimientos para la realización de sus actividades.
4. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque tiene una buena relación con las instituciones del estado y el sector privado, lo cual beneficia la prestación de servicios a la ciudadanía.
5. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque mantiene una excelente relación con el Gobierno Central, lo que permite el desarrollo de obras de impacto social, que contribuyen a mejorar la calidad de vida de los cojutepecanos; ejemplo de ello es la construcción del Hospital Regional.
131
7. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque necesita mejorar la relación entre el personal y la coordinación existente entre las diversas dependencias de la municipalidad.
8. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con un Modelo de Gestión Administrativa que le permita desarrollar de manera óptima el proceso administrativo.
9. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con procedimientos escritos para la ejecución y comprobación de las actividades (en la mayoría de departamentos son ejecutadas las actividades en base a conocimientos previos de su labor). No existe un departamento responsable de elaborar y actualizar los procedimientos.
10. En base a la investigación realizada, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con un programa de auditoría interna, que le permita llevar un registro de la validación y supervisión general de procedimientos y proyectos creados.
11. 95% de las Jefaturas de departamentos no cuenta con un plan de supervisión de actividades que le permita medir la eficiencia de sus empleados y el cumplimiento de las funciones asignadas.
12. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con un plan de incentivos o reconocimientos a la labor realizada por el Recurso Humano, que le permita mantener motivado al personal.
13. En base a los resultados de la investigación, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con un programa de recuperación de mora efectivo, que le permita dar seguimiento a los deudores.
14. El 65% de los entrevistados manifestó que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cumple el 100% de los programas de mantenimiento, aseo, pavimentación, alumbrado, centros de recreación, otras obras de infraestructura, etc.
6. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque
cuenta con el apoyo de la mayoría de ciudadanos del municipio, demostrado en la elección de las autoridades actuales. De canalizar adecuadamente dicho apoyo, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque obtendría colaboración por parte de los pobladores, para el desarrollo social y económico del municipio.
7. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuenta con la capacidad para generar recursos, dentro de su estructura organizativa existe una unidad de gestión de cooperación; lo cual, le permite estar en constante búsqueda de cooperantes nacionales e internacionales que brinden su apoyo al desarrollo social y económico del municipio.
8. La existencia de un Comité Técnico, le proporciona ventaja competitiva a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque; ya que a partir de una adecuada coordinación del mismo, se lograría mejorar la respuesta a las necesidades del entorno, especialmente en materia de prestación de servicios.
132
OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. La creación y la correcta implementación
de un Modelo de Gestión Administrativa, permitirá que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque obtenga credibilidad y sea reconocida a nivel departamental, nacional y ante organismos internacionales de cooperación externa.
2. Si las Alcaldías Municipales cumplen con los requerimientos de ley exigidos podrán ser competitivos a nivel nacional y atraerán fuentes de financiamiento de organismos internacionales de cooperación.
3. La creación y aplicación de una buena política de cobro, permitiría una mayor recuperación de mora y por tanto, un incremento en los recursos financieros de la institución.
4. Se pueden establecer alianzas con otras Municipalidades de la zona, para la ejecución de proyectos de beneficio para la comunidad. Cojutepeque pertenece a la Micro región denominada MICUSAM, legalmente establecida entre algunos Municipios de Cuscatlán y San Martín,
5. Los avances en las tecnologías de comunicación e informática, le permitirían a la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, buscar los mecanismos que le ayuden a optimizar los recursos orientados a mejorar la recaudación fiscal.
6. La relación de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque con Organismos Internacionales de varios países amigos que se encuentran apoyando proyectos de desarrollo social.
7. Redes de contactos, es decir, los ciudadanos de Cojutepeque que residen en los Estados Unidos, los organismos nacionales y los cooperantes internacionales, constituyen un eje de acción para el desarrollo del Municipio. Lo cual permitiría abrir puertas para la promoción de los servicios y actividades que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque emprenda a favor del Municipio.
1. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuente con el recurso económico suficiente para llevar a cabo un plan de capacitaciones continuas al Recurso Humano.
2. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuente con fuentes de financiamiento que le permitan invertir en tecnología y herramientas o equipo de trabajo para apoyar la labor del Recurso Humano.
3. La falta de organización y tecnología de punta, no le permita ser competitiva ante los tratados de libre comercio, a nivel nacional e internacional.
4. Que organismos internacionales de cooperación no tengan credibilidad financiera en el Municipio, para el otorgamiento de préstamos que beneficien la ejecución de proyectos de desarrollo local.
5. Falta de credibilidad por parte de la población, debido a proyectos no ejecutados.
6. La cuota de fondos para el desarrollo económico social de los municipios (FODES) que recibe la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, se vea reducida por causa de endeudamiento.
7. Conflictos generados por organizaciones sindicales, lamentablemente las organizaciones sindicales nacionales, no tienen una clara visión de los principios sindicales por lo que permiten la manipulación política, aprovechando las deficiencias administrativas y prestación de los servicios municipales, para generar conflictos que afectan el desarrollo institucional.
8. Proliferación de Ventas en las calles: la falta de un mercado que permita el ordenamiento de las ventas ubicadas en las calles, se convierte en una amenaza a la imagen institucional, por la intranquilidad ciudadana que genera el establecimiento de ventas en las calles que deberían estar adecuadas para el libre transito de los peatones y la circulación vehicular.
133
8. La Globalización y Rescate de lo local.
Los fenómenos de la globalización han traído consigo, entre otros tantos fenómenos, una revalorización de las culturas locales. El patrimonio e identidad cultural con que cuenta el Municipio son bienes que a través de una adecuada política de extensión pueden convertirse en bienes valoras, sobre todo para el turismo.
9. Mala percepción del usuario en la
prestación de los servicios municipales, al no tener la capacidad de cubrir adecuadamente la prestación de los servicios municipales; lo cual se convierte en resentimiento de los ciudadanos, generando rebeldía en el pago de los impuestos correspondientes.
10. Población en riesgo social y con inadecuadas competencias de entrada al sistema productivo. La poca visión en la creación de planes orientados al rescate de la población en riesgo, genera inseguridad ciudadana que redunda en mala imagen para la municipalidad.
11. La falta de fondos y la no aplicabilidad para realizar convenios que permitan un mantenimiento adecuado de las calles de la ciudad y carreteras vecinales, se convierte en desencanto ciudadano.
12. El no cumplimiento del pago fiscal de las instituciones del Estado. Las instituciones del estado representadas en el municipio, son los mayores evasores de los impuestos municipales, lo que genera iliquidez financiera a la municipalidad.
4.12.2 FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS
A través de la Matriz FODA se obtienen las cuatro estrategias básicas que aportan
las soluciones a la problemática presentada, de acuerdo a la investigación y
finalmente resultará en la creación de un Modelo de Gestión Administrativa, el cual
será de utilidad para la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
Estrategia 1: (Debilidades vrs. Amenazas)
La creación de un Modelo de Gestión Administrativa permitirá que la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque mejore el desempeño y la optimización del recurso
134
humano empleado en sus actividades; a través de la aplicación de manuales de
procedimientos en cada uno de los departamentos, capacitando al personal
gerencial, operativo y administrativo, e identificando indicadores de gestión a nivel
institucional, que permitan evaluar los resultados en un determinado período.
Los Manuales de Procedimientos sirven como una herramienta de apoyo y permiten
dar lineamientos a la implementación de los mismos en la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque; por tal razón es importante documentar los procedimientos necesarios
para la gestión administrativa de la institución.
El cumplimiento de estos requerimientos, es fundamental para poder ser
competitivos ante las demás alcaldías del país.
Estrategia 2: (Debilidades vrs. Oportunidades)
Es necesario que todos los servicios que brinda la Alcaldía Municipal de Cojutepeque
a los usuarios, se desarrollen al 100% para dar cumplimiento a todos aquellos
programas como: mantenimiento de aseo, alumbrado, pavimentación, servicios
administrativos, etc.
Si la Alcaldía Municipal de Cojutepeque trabajara con un Modelo de Gestión
Administrativa, le permitiría, generar registros históricos a través de programaciones
efectivas de trabajo y secuencias claras de trabajo establecidas en el Manual de
Procedimientos; con el objetivo de lograr el cumplimiento de cada uno de los
programas establecidos como meta (en determinados períodos de tiempo), para
satisfacer las necesidades de los usuarios.
135
Estrategia 3: (Fortalezas vrs. Oportunidades)
De acuerdo a la entrevista realizada a los empleados de la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque el 70% manifiesta que se cuenta con instalaciones adecuadas para
desarrollar sus actividades; lo cual se constituye en una herramienta importante y
ventajosa para la expansión de las actividades de la institución, al lograr un
incremento en la inversión extranjera para el desarrollo de proyectos municipales.
A través de la investigación se verificó que los responsables de los departamentos
están interesados en la implementación del Modelo de Gestión Administrativa, como
una herramienta que formará parte importante para la ejecución y evaluación del
proceso administrativo dentro de la Alcaldía Municipal de Cojutepeque.
Al mismo tiempo, el personal operativo y ejecutivo puede utilizar el Modelo de
Gestión Administrativa para desarrollar sus actividades y así cumplir con todas las
Guías en el desarrollo de sus actividades y con la normativa exigida por la Corte de
Cuentas.
Estrategia 4: (Fortalezas vrs. Amenazas)
La Alcaldía Municipal de Cojutepeque, a través de instituciones gubernamentales y
organismos no gubernamentales (ONG’s) está creando alianzas estratégicas que le
permiten el desarrollo de proyectos importantes, para el beneficio de los pobladores
de la zona.
Al mismo tiempo, las entrevistas muestran que la falta de procedimientos y controles
pueden influir negativamente para conformar alianzas con las instituciones
gubernamentales y ONG’s, afectando el financiamiento de proyectos de beneficio
para las comunidades.
136
4.13 CONCLUSIONES.
1. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuenta con un Modelo de Gestión
Administrativa, que les permita desarrollar de manera óptima sus
actividades. Así como también, carecen de indicadores de gestión que les
permitan llevar un control del logro de los objetivos y actividades
principales de la institución.
2. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque no cuentan con sus procedimientos
documentados y consolidados en un Manual de Procedimientos, que
orienten la realización de las actividades asignadas a cada una de las
dependencias que conforman la estructura organizativa de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque. Los empleados no reciben una orientación
clara, sobre las políticas y procedimientos que respaldan el desempeño de
sus actividades.
3. Carece de un proceso definido para la selección de personal y de un
Manual de Bienvenida, los cuales se hacen necesarios por la rotación
frecuente del Recurso Humano con que cuentan. Cada vez que se dan
cambios en los gobiernos locales, hay recortes de personal y
contrataciones nuevas (mucho más si es cambio de partido político).
4. La Alcaldía Municipal de Cojutepeque cuenta con una relación deficiente
entre sus empleados y por tanto, las coordinaciones de trabajo entre
departamentos se ven afectadas; lo anterior puede obstaculizar tanto el
desempeño individual como en general, el logro de los objetivos de la
institución.
137
5. No existen normas de control que orienten la supervisión de los puestos de
trabajo, para comprobar el cumplimiento de las funciones asignadas a
cada uno de sus empleados y de los procesos definidos para el desarrollo
de las operaciones que realizan.
6. No existe un departamento responsable de crear, modificar y auditar los
procedimientos de las operaciones realizadas por la Alcaldía Municipal de
Cojutepeque.
7. No cuentan con políticas de capacitación definidas, que les permitan
desarrollar el potencial y las capacidades (individuales y en conjunto) del
personal que labora en la Alcaldía Municipal de Cojutepeque, para
aprovechar al máximo sus recursos.
8. La mayoría de unidades o dependencias, carecen de los recursos
necesarios para el desarrollo de sus actividades. Así como también, no
cuentan con tecnología actualizada, como herramienta de apoyo para la
agilización de los procesos.
9. Existe desmotivación en una parte considerable de empleados, por lo que
la productividad, el servicio que brindan a la comunidad o usuarios de la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque y los resultados que actualmente están
generando no son los óptimos.
138
4.14 RECOMENDACIONES.
1. Proponer un Modelo de Gestión Administrativa que le permita a la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, desarrollar de manera más organizada todas
sus actividades y mejorar el clima organizacional que actualmente existe.
2. Documentar los principales procedimientos desarrollados en la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque y consolidarlos en un Manual de
Procedimientos, que incorpore los pasos a seguir, claramente definidos,
para la realización de sus actividades y oriente al personal en el desarrollo
de las mismas.
3. Crear una política de mantenimiento del Manual de Procedimientos, para
que los jefes de unidad se responsabilicen de crear y actualizar los
procedimientos referentes a su área; así como también de transmitir
adecuadamente y por escrito las instrucciones de trabajo al personal a su
cargo.
4. Diseñar un modelo para establecer indicadores de gestión, que faciliten la
medición de las actividades principales desarrolladas en la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, así como también, la evaluación del logro de
objetivos institucionales.
5. Crear una Propuesta de Solución a las problemática encontrada en la
aplicación del proceso administrativo, mediante la determinación de
acciones a seguir recomendadas para que puedan orientar la solución a
cada una de las fallas identificadas.
139
6. Crear una política que establezca el desarrollo de capacitaciones
periódicas para el personal que labora en las diferentes áreas de la
Alcaldía Municipal de Cojutepeque; con el propósito de optimizar el recurso
humano disponible, así como también, incrementar la motivación del
personal.
7. Crear un procedimiento que permita orientar la realización de auditorias
internas y periódicas, dirigidas por un grupo de personas seleccionado por
la Gerencia General; lo cual, permitirá controlar y dar seguimiento al
cumplimiento de los procedimientos definidos e identificar la necesidad de
actualizar o crear nuevos procedimientos.
8. Crear un Manual de Bienvenida, que incorpore historia de la Alcaldía
Municipal de Cojutepeque, políticas y reglamentos generales para el buen
funcionamiento de la misma; con el objetivo de brindar una mayor
orientación e inducción a los empleados de nuevo ingreso y una mayor
identificación de los empleados antiguos con la institución.
9. Se recomienda que la Alcaldía Municipal de Cojutepeque considere los
resultados obtenidos de la investigación, para la formulación de políticas de
incentivos y desarrollo de tecnología y recursos para apoyar la labor de sus
empleados; las cuales permitirán, incrementar la motivación del personal,
como un factor indispensable para mejorar su productividad en el
desarrollo de las actividades asignadas.
