BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar BelakangSiklus penggajian dan personalia (payroll and personal cycle) melibatkan

pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan perusahaan lainnya. Penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan. Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan personalia juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analitis, serta pengujian atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi : y Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya memasuki setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh, siklus penjualan dan penagihan memasukkan baiak transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat. y Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.

1

y

Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan perusahaan yang kecil sekalipun. Penalti yang tinggi yang dikenakan pemerintah telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan dan

pembayaran pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil. Karena ketiga karateristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.

1.2

Rumusan Masalah1. Apakah Fungsi Bisnis dalam siklus penggajian dan personalia serta dokumen dan catatan yang terkait? 2. Bagaimanakah metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi? 3. Bagaimanakah metodologi unutk merancang pengujian atas rincian saldo?

1.3

Tujuan Penulisan1. Memiliki pemahaman dalam menguraikan fungsi Bisnis dalam siklus penggajian dan personalia serta dokumen dan catatan yang terkait dalam siklus penggajian dan personalia. 2. Memahami pengendalian internal dan merancang serta melaksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia.

2

BAB II PEMBAHASAN2.1 Akun dan transaksi dalam siklus penggajian dan personalia Tujuan dari keseluruhan audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia adalah sebagai berikut : Gambar 18-1 : Upah, gaji, bonus, dan komisi akrual Pembayaran Saldo awal Upaya yang diperoleh, gaji , dan sebagainya Saldo akhir Kas di Bank Pembayaran gaji Pembayaran pajak gaji Pemotongan pajak penghasilan dan pengurangan lainnya pembayaran saldo awal pemotongan pajak gaji saldo akhir Beban pajak gaji akrual saldo awal pembayaran gaji saldo akhir beban pajak gaji beban pajak Tenaga Kerja langsung

3

2.2 Fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia serta

dokumen dan Catatan terkaitSiklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka lakukan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut. Dalam gambar 18-1. Kolom ketiga mengidentifikasikan empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta catatan tersebut sebelum dapat menilai risiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi. 2.2.1 Personalia dan Kesempatan Kerja Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah, termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan. Catatan personalia (personnel records) Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti kerja Formulir otorisasi pengurangan Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan, dan program tabungan pensiun. Formulir otorisasi tingkat pembayaran Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontra tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen atau dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

4

2.2.2

Pencatatan waktu dan persiapan penggajian Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal

ynag penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban penggajian selama setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang memadai : y y Penyiapan kartu waktu oleh karyawan Pengikhtisaran dan perhitungan pembayaran kotor,

pengurangan, dan pembayaran bersih y y Penyiapan cek gaji Penyiapan catatan gaji

Tabel 18-1 Kelas Transaksi, Akun, Fungsi Bisnis, dan Dokumen serta Catatan Terkait untuk Siklus Penggajian dan PersonaliaKelas Transaksi Penggajian Akun - Kas Penggajian - Semua beban Gaji semua akun Fungsi Bisnis Personalia dan Dokumen dan Catatan 1. Catatan personalia 2. Formulir otorisasi pengurangan 3. Formulir otorisasi tingkat pembayaran

akun kesempatan kerja

pemotongan -semua akun gaji akrual

Pencatatan waktu persiapan penggajian dan

1. Kartu waktu 2. Tiket kerja 3. File transaksi waktu

penggajian 4. Jurnal atau

5

dafar penggajian 5. File induk

penggajian Pembayaran gaji 1. Cek gaji 2. Rekonsiliasi akun penggajian Penyusunan SPT pajak gaji dan pembayaran pajak 1. Formulir W-2 2. SPT Pajak Gaji bank

-

Kartu waktu ( time card ) Adalah kartu yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti kerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan. Kartu waktu ini dapat berupa formulir kertas atau elektronik, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu pembaca kartu identifikasi.

-

Tiket waktu pekerjaan Tiket waktu pekerjaan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode wktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan jika seorang karyawan melakukan pekerjaan yang berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda.

-

File transaksi penggajian File yang dibuat oleh komputer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu hari, minggu, atau bulan. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkan ke dalam sistem dan informasi tentang setiap transaksi, seperti nama karyawan dan nomor identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak, dan klasifikasi akun atau klasifikasi.

6

-

Jurnal atau daftar penggajian Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi.

-

File induk penggajian ( payroll master file ) Adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setipa karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga saat ini. Catatan setiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomor cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari file transaksi penggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam file induk sama dengan total salado penggajian kotor dalam bernagai akun besar umum.

2.2.3

Pembayaran Penggajian Penandatanganan dan distribusi penggajian harus dikendalikan secara hati-

hati untuk mencegah pencurian. Untuk meningkatkan pengendalian, cek pembayaran umumnya diproses secara terpisah dari pengeluaran lainnya. Cek gaji Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilakukannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya. cek itu disiapkan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda tangan yang diotorisasi telah membuat cek tersebut sebagai suatu aktiva. Setelah cek gaji dicairkan oleh karyawan, cek gaji sering kali disetorkan secara langsung ke rekening bank setiap karyawan. - Rekonsiliasi rekening bank penggajian Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun

7

penggajian imprest (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang tepat ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun imprest segera sebelum distribusi penggajian, yang memungkinkan pendelegasian tugas

menandatangani cek gaji, dan memisahkan pengeluaran gaji rutin dari pemheluaran lainnya. hal tersebut juga menyederhanakan rekonsiliasi rekening bank penggajian. 2.2.4 Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak UU penggajian pemerintah mengharuskan penyiapan serta pengiriman SPT Pajak penggajian tepat waktu. Sebagaian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output, secara independen. Formulir W-2 Ini adalah formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilkan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial. SPT Pajak Penghasilan ini adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya.

8

2.3 Metodologi untuk

merancang pengujian pengendalian

pengujian substantif atas transaksiGambar 18-2 menyajikan metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi bagi siklus penggajian dan personalia. Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat

terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia. Untuk karyawan pabrik dan kantor, biasanya ada sejumlah besar transaksi yang relatif homogen dan berjumlah kecil. Untuk eksekutif, biasanya ada segelintir transaksi penggajian, tetapi umumnya konsisten dalam hal penetapan waktu dan jumlah. Sebagai akibatnya, auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian. Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan. Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat material.

9

Gambar 18-2

Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus

penggajian dan personalia

Memahami pengendalian internal-penggajian dan personalia

Menilai risiko pengendalian yang direncanakanpenggajian dan personalia

Menentukan luas pengujian pengendalian

Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substanrif atas transaksi bagi siklus penggajian dan personalia untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi

Prosedur Audit Ukuran Sampel Item yang dipilih Penetapan Waktu

Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia. Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak

10

adanya bukti pihak ketiga yang independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya. Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan bagian yang peling penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau minimal, walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan atas hal ini : 1. Karyawan kemungkian besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka dibayar terlalu rendah 2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit 3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah

menyangkut pemotongan pajak penghasilan, jamina sosial, dan pajak pengangguran

2.3.1

Memahami Personalia

Pengendalian

Internal-Siklus

Penggajian

dan

Untuk

pengujian

transaksi

penjualan

dan

penerimaan

kas,

pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi diikhtisarkan pada tabel 18.2. Harus dikenali hal-hal berikut : y Pengendalian perusahaan; internal karena itu, bervariasi auditor dari harus perusahaan ke

mengidentifikasi

pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap organisasi y Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian y Jika klien merupakan sebuah perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian

11

harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pengendalian internal laporan keuangan. y Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seprti penggajian terhadap persediaan. y Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja. Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian. Pemisahan Tugas yang memadai Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci, seperti menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani. Otorisasi yang tepat hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setipa karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh penyelia karyawan.

12

Tabel 18-2 Ikhtisar Tujuan Audit yang berkaitan dengan transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas transaksi untuk Penggajian Tujuan Audit yang Pengendalian berkaitan transaksi Pembayaran penggajian yang tercatat adalah untuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan yang benar-benar ada (keterjadian) Kartu waktu disetujui oleh penyelia Jam waktu digunakan untuk mencatat waktu dengan Internal Kunci Pengujian Pengendalian Umum Memeriksa kartu untuk indikasi persetujuan Memeriksa kartu waktu Pengujian Substantif atas

transaksi umum Mereview jurnal penggajian, buku besar umum, dan catatan gaji yang diperoleh menyangkut jumlah yang besar atau tidak biasa Membandingkan cek yang dibatalkan dengan jurnal penggajian menyangkut nama, jumlah , dan tanggal

Mempertahankan file personil yang memadai

Mereview kebijakan personalia

Perekrutan tenaga Memeriksa kerja diotorisasi personalia

file Memeriksa cek yang dibatalkan untuk endorsement yang tepat

bagan Membandingkan cek Ada pemisahan tugas Mereview organisasi, di antar yang dibatalkan membahasnya personalia, dengan catatan dengan pencatat waktu, personalia karyawan, dan dan pengaluaran mengamati tugas gaji yang sedang dilaksanakan

13

Hanya karyawan Memeriksa printout transaksi yang yang ada dalam ditolak oleh file data komputer karena komputer yang

diterima ketika mereka dimasukkan

memiliki nomor karyawan yang tidak ada

diotorisasi Memeriksa catatan sebelum penggajian dikeluarkan menyangkut indikasi persetujuan Transaksi penggajian Cek gaji yang telah Memperhitungkan Merekonsiliasi yang ada telah dicatat (kelengkapan) dipranomori dan diperhitungkan urutan cek gaji pengeluaran dalam penggajian dengan pengeluaran pada rekening jurnal

Cek

bank penggajian

Akun

bank

telah Membahas karyawan

dengan Membuktikan dan rekonsiliasi bank

direkonsiliasi secara independen

mengamati rekonsiliasi

Transaksi penggajian Perhitungan dan yang dicatat untuk jumlah waktu yang benar-benar dikerjakan dan pada tingkat upah yang sesuai; Total jumlah telah diverifikasi secara internal

Memeriksa indikasi verifikasi internal

Menghitung ulang jam yang digunakan dari kartu waktu

batch Memeriksa file total batch untuk melihat tanda tangan klerk

Membandingkan tingkat upah dengan kontrak serikat pekertja,

dibandingkan dengan laporan ikhtisar

14

pemotongan pajak telah dihitung dengan benar (keakuratan)

komputer

pengendali data; membandingka n dengan laporan ikhtisar

persetujuan oleh dewan direksi, atau sumber lainnya Menghitung ulang pembayaran kotor

Tingkat upah, gaji, atau tingkat komisi otorisasi secara layak

Memeriksa catatan penggajian menyangkut indikasi otorisasi

Pemotongan, termasuk jumlah untuk dan asuransi tabungan

Memeriksa otorisasi dalam file personalia

Mengecek pemotongan dengan mengacu pada tabel pajak dan otorisasi formulir dalam

penggajian, telah diotorisasi secara layak

file personalia

Menghitung pembayaran bersih

ulang

Membandingkan cek yang dibatalkan dengan jurnal penggajian menyangkut jumlahnya

Transaksi penggajian Isi file induk telah dimasukkan penggajian telah diversifikasi

Memeriksa indikasi verifikasi internal

Menguji keakuratan klerikal dengan memfooting

15

dengan benar dalm file induk penggajian den dikhtisarkan dengan benar ( posting dan pengikhtisaran)

secara internal

jurnal penggajian dan menelusuri posting ke buku besar umum serta file induk penggajian

Total file induk penggajian telah dibandingkan dengan total buku besar umum

Memeriksa laporan total ikhtisar awal yang menunjukkan bahwa perbandingan telah dilakukan

Transaksi penggajian Bagan telah diklasifikasikan dengan benar ( klasifikasi)

akun

yang Mereview telah Akun

bagan Membandingkan klasifikasi dengan bagan akun atau prosedur manual

memadai digunakan

Klasifikasi telah

akun Memeriksa indikasi Mereview verifikasi internal

kartu

waktu karyawan departemen dan tiket pekerjaan

diversifikasi secara internal

untuk penugasan pekerjaan menelusuri serta ke

distribusi tenaga kerja

16

Transaksi penggajian Prosedur telah dicatat pada tanggal yang benar ( penetapan waktu) memerlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah penggajian dibayarkan.

Memeriksa prosedur Membandingkan manual mengamati kapan pencatatan dilakukan dan tanggal cek yang tercatat dalam

jurnal penggajian dengan pada cek tanggal yang dan

dibatalkan kartu waktu

Tanggal diversifikasi

telah Memerikasa indikasi Membandingkan verifikasi internal tanggal pada cek dengan tenggal cek tersebut

secara internal

dicairkan bank

-

Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem pengggajian. Kartu waktu dan catatan memang diperlukan untuk karyawan perjam atau paruh waktu tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan atau system intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasikan biaya penggajian menurut

pekerjaan atau penugasan. Kerena tujuan kelengkapan umumnya tidak begitu diperhatika

-

Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertnggung jawab, dan pengajian harus di

17

distribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiao cek yang tidak di claim atau dicairkan harus dikem balikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi

-

Pengecekan independen atas kinerja Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang anggota manajemen atau karyawan laing yang bertangungjawab harus meriview output penggajian untuk melhat salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi penilaian persediaan aau jika diperlukan untuk mengakumulasi biaya. Berdasarkan pekerjaan, akan dibutuhkan pengendaliaan yang memadai untuk verifikasi pembebanan biaya yang tepat.

2.3.2

Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian Pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya merupakan hal yang penting dalam banyank perusahaan, baik karena jumlahnya sering kali material maupun karena kewajiban potensialnya akibat lalai menyerahkan formulir pajak secara tepat waktu dapat menjadi berat

-

Penyiapan formulir pajak penggajian Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yan merupakan tanggung jawab klien. Potensti kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak dengan benar. Rekonsiliasi yang terinci atas informasi yang ada pada formulir pajak dan catatan penggajian mungkin diperlukan apabila auditor yakin bahwa SPT pajak telah disiapkan secara tidak benar. Indikasi salah saji yang potensial dalam SPT tersebut tidak tepat, personil

18

departemen penggajian yang bertanggung jawab atas penyiaoan SPT tersebut masih baru, tidak ada verifikasi internal terhadap informasi, dan masalah arus kas yang dihadapi klien.

-

Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukumnya untuk menyerahkan pembayaran semua pemotongan pajak penggajian sebagai bagian dari pengujian penggajian walaupun pembayaran biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pemotongan yang dimaksud dalam pengujian tersebut adalah pajak, tabungan pension lainnya, iuran serikat pekerja, asuransi dan tanbungan penggajian. Pertama auditor harus menetuka persyaratan klien untuk menyerahkan pembayaran,yang dapat ditentukan dengan mengacu pada sumber-sumber seperti hokum pajak, kontrak serikat pekerja, dan perjanjian dengan karyawan. Auditor sering kali memperluas prosedur audit penggajiannya jika penggajian mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau djika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi penggajian yang curang secara material seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja.

2.3.3

Persediaan dan pertimbangan kecurangan penggajian

Auditor sering kali memperluas prosedur audit penggajiannya jika penggajian mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi penggajian yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja.

19

-

Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaan Jika pengajian merupakan bagian yang signifikan dari persediaan, yang merupakan hal yang umum bagi perusahaan manufaktur dan kontruksi, klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi penilaian aktiva secara material untuk akun-akun seperti barang dalam proses, barang jadi, atau kontruksi dalam proses. Sebagai contoh, overhead yang dibebankan kepada persediaan pada tanggal neraca dapat dinyatakan tertalu itnggi jika personil administrative dibebankan secara tidak sengaja atau secara sengaja ke overhead manufaktur tidak langsung. Jika tenaga kerja merupakan bagian yang material dari penilaian persediaan, auditor harus menekan pada pengujian

pengendalian internal terhadap klasifikasi penggajian yang tepat. Konsistensi dari periode ke periode merupakan bagian yang penting bagi klasifikasi dan dapat diuji dengan menelusuri tiket pekerjaan dan bukti lainnya bahwa seorang karyawan telah mengerjakan suatu pekerjaan melalui proses ke catatan akuntansi yang mempengaruhi penilaian persediaan. Sebagai contoh, jika setiap karyawan minggu harus dengan

memperhitungkan

semua

waktunya

membebankan setiap pekerjaan, pengujian yang bermanfaat adalah menelusuri catatan beberapa karyawan ke catatan biaya pekerjaan

yang terkait untuk memastikan bahwa masing-masing telah dicatat dengan benar. Juga penting untuk menelusuri dari catatan biaya pekerjaan ke kartu waktu sebagai pengujian dari beban penggajian yang tidak ada yang dimasukan ke dalam persediaan.

-

Pengujian atas karyawan yang tidak ada Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perushaan sering kali diakibatkan masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah

20

berhenti bekerja. Biasanya orang yang sedang melakukan penggelapan ini adalah hui tanda tangan yan klerk penggelapan, mandor, atau mantan karyawan itu sendiri. Menurut sistem, mandor dapat mencatatkan absen masuk dan menyetujui waktu pada periode tententu. Jika mandor juga mendistribusikan pambayaran atau jika penggajian disetorkan langsung ke rekening karyawan, maka terbuka lebarlah peluang untuk melakukan penggelapan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanta tangan yang di otorirasi dan kelayakan endorsement. Auditor juga sering memeriksa endorsement pada cek yang dibatalkan untuk melhat jumlah yang tidak biasa atau yang disalahgunakan. Memeriksa cek yang telah dicatat sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa cek tersebut tidak di salahgunakan. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transakasi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menetukan apakah karyawan telah bekerja selama periode penggajian. Endeorsement pada cek yang dibatalkan yang ditulis untuk karyawan dapat dibandingkan dengan tanda tangan yang diotorisasi pada formulit yang diototrisasi pemotongan karyawan. Prosedur yang menguji apakah karyawan yang telah berhenti ditangni dengan bijak adalah memilih beberapa file karywan yang telah berhenti itu pada tahun berjalan dari catatan personalia untuk menetukan apakah masing-masing menerima pesangon yang konsisten dengan kebijakan perusahaan. Jika karyawan yang berhenti itu masih dibayar, harus memeriksa catatan pengajian pada periode selajutnya untuk memverifikasi bahwa karyawan tersebut tidak lagi bibayar. Secara alami, prosedur ini tidak efektif jika departemen sumber daya manusia tidak diberi tahu mengenai pemberhentin tersebut.

21

Dalam beberapa kasus, auditor mungkin akan meminta pembayaran gaji kejutan kepada karyawan. Ini adalah prosedur di mana semua karyawan harus mengambil dan menandatangani ceknya atau catatan penggajian setoran langsung di depan seorang penyelia dan auditor. Setiap cek yang tidak diklaim harus diinvestigasi secara eksentefi untuk menetukan apakah cek yang tidak diklaim itu merupakan kecurangan atau penip uan. Pembayaran kejutan sangat mahal, tetapi mungki satu-satunya cara untuk mendeteksi penggelapan uang.

-

Pengujian atas kecurangan waktu Kecurangan waktu akan terjadi apabila seseorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenernya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah dengan cara merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen, seperti sering kali diselengarakan oleh pengendalian produksi. Demikian juga, mungkin saja untuk mengamati seorang karyawan yang memasukan lebih dari satu kartu waktu untuk kepentingan rekannya. Akan tetapi, biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untur mendeteksinya.

22

2.4 METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDOSelama kedua tahap audit yang pertama, auditor menilai risiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi. Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo. Gambar 18-3 Mengikhtisarkan metodologi untuk memutuskan pengujian rincian saldo yang tepat bagi akun kewajiban penggajian. Gambar 18-3 Metodologi untuk merancang Pengujian atas rincian Saldo untuk Kewajiban Penggajian

Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien

Tahap Iyang Mempengaruhi Akun Kewajiban Penggajian

Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai risiko inheren untuk akun kewajiban penggajian

Tahap I

Menilai risiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia

Tahap I

23

Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi untuk siklus penggajian dan personalia

Tahap II

Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian

Tahap III

Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan saldo

Prosedur Audit Ukuran Sampel Item yang akan dipilih Penetapan waktu Tahap III

2.4.1

Mengidentifikasi

Risiko

Bisnis

Klien yang

Mempengaruhi

Kewajiban Penggajian (Tahap I) Mengidentifikasi Risiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, risiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang di tangguhkan lainnya. Contoh risiko bisnis klien seperti renegosiasi kontrak serikat kerja dan klaim diskriminasi. Dimana seorang Auditor harus memahami kemungkinan terjadinya peristiwa tersebut dan menentukan pengaruh potensialnya terhadap laporan keuangan, termasuk pengungkapan catatan kaki.

2.4.2 Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I) Disalah satu sisi selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga rendah bagi semua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian

24

besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren berupa kecurangan penggajian, Oleh karena itu Auditor sering mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian. Berlaku juga untuk perusahaan manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.

2.4.3

Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan II) Penilaian risiko pengendalian dan pengujian pengendalian serta pengujian substantive atas transaksi yang berhubungan.

2.4.4

Melaksanakan prosedur Analitis (Tahap III) Prosedur analitis merupakan suatu hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya. Tabel 18-3 mengilustrasikan prosedur analitis untuk akun-akun neraca serta laporan laba-rugi dalam siklus penggajian dan personalia.

Prosedur Analitis untuk Siklus Penggajian dan Personalia Prosedur Analitis Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun sebelumnya (disesuaikan dengan kenaikan tingkat upah dan kenaikan volume). Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan tahun tahun sebelumnya. Membandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun Salah saji beban komisi dan kewajiban komisi Salah saji tenaga kerja langsung dan persediaan Salah Saji yang Mungkin Salah saji akun beban penggajian

25

tahun sebelumnya. Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tahun tahun sebelumnya (disesuaikan dengan perubahan tariff pajak). Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun tahun sebelumnya. Salah saji pajak penggajian akrual dan beban pajak penggajian Salah saji beban pajak penggajian dan kewajiban pajak penggajian

2.4.5

Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban dan Beban (Tahap III)

Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses)., biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara efektif. Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah : 1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan). 2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (pisah batas). Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurnag saji atau akrual yang dihilangkan. Akun Kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dan dapat diuji

26

dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Gaji dan Upah Akrual Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Komisi Akrual Konsep yang sama yang digunakan dalam

memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena perusahaan sering kali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya. Bonus Akrual Umumnya pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang material. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual lainnya.Akrual dari kewajiban kewajiban tersebut yang relative konsisten dengan tahun sebelumnya, merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya. Pajak Penggajian Akrual Pajak Penggajian, seperti FICA dan pajak pengganguran Negara bagian serta federal, dapat diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

27

-

Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, haji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung. Sering kali, biaya dapat dipecah lebih lanjut menurut divisi, produk, atau cabang. Tunjangan seperti asuransi kesehatan juga dapat dimasukkan dalam beban.

-

Kompensasi Pejabat Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10K SEC dan SPT pajak penghasilan federal.

-

Komisi Auditor dapat memverifikasi beban komisi dengan relative mudah jika tingkat komisi sama untuk setiap jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedua dalam catatan akuntansi. Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut.

-

Beban Pajak PenggajianBeban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun. Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai dengan penggajian yang dikenakan pajak.

-

Total Penggajian Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W 2. Tujuan dari pegujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat di jurnal penggajian.

28

-

Tenaga Kerja Kontrak Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk

menyediakan staf. Individu yang menyediakan jasa dipekerjakan oleh organisasi luar. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan Pengungkapan yang

diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam. Akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleks, seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki.

29

30