“3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE …servicios.poderjudicial.cl/BID/pdf/8/Informe 3P9.1-6.pdf · Conceptual del Sistema de Indicadores y Reportes para el Poder Judicial”

INFORME N°6 INFORME DE CIERRE Y RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO

ELABORADO POR:

CLIODINÁMICA, ASESORÍAS, CONSULTORÍA E INGENIERÍA LIMITADA

CLIENTE:

CORPORACIÓN ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL DE CHILE

“3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES Y REPORTES

PARA EL PODER JUDICIAL”, AÑO 2013

3P9.1 “Diseño Conceptual del Sistema de Indicadores y Reportes para el Poder Judicial”

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CONTENIDOS

I. INTRODUCCIÓN 3

II. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 5

1. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA 5

1.1. OBJETIVO GENERAL 5 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

2. MARCO METODOLOGÍCO 6

III. RESULTADOS 8

1. ESTRATEGIA 2011 – 2015 DEL PODER JUDICIAL 8

2. INDICADORES ESTRATÉGICOS Y OPERATIVOS 13

3. SISTEMA DE REPORTES PARA LA GESTIÓN JURISDICCIONAL 27

IV. CONCLUSIONES 30

V. RECOMENDACIONES 32

VI. ANEXOS 35


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I. INTRODUCCIÓN Este documento corresponde al informe de cierre de la consultoría denominada “3P9.1 Diseño Conceptual del Sistema de Indicadores y Reportes para el Poder Judicial” y tiene por objeto, describir la metodología de trabajo, presentar los principales resultados de las etapas del proyecto y dar a conocer las conclusiones y recomendaciones emanadas durante el desarrollo de cada una de las actividades ejecutadas. Previo a la presentación del proyecto y sus resultados, es necesario relevar que para dar respuesta a los productos comprometidos, se desarrollaron 3 grandes etapas:

La primera se focalizó en desarrollar un proceso de análisis y diagnóstico de las prácticas y mecanismos de gestión existentes al interior de la institución. Como resultado de esta, y considerando como eje de trabajo, el Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial, el cual a la actualidad se encuentra en una etapa de maduración y no cuenta con indicadores y metas para el registro y seguimiento a los resultados propuestos y tampoco con una definición clara y concreta de los Objetivos Estratégicos, se propuso una definición y reorganización de los Objetivos y Mapa Estratégico, en base a tres grandes Temas Estratégicos, cuya descripción se utilizó en la identificación de los indicadores estratégicos para el monitoreo y seguimiento de los anhelos y desafíos de la institución.

En complemento a lo anterior, y a partir del desarrollo de entrevistas, videoconferencias y reuniones de trabajo con Administradores de Corte y Tribunales, Magistrados de la Corte Suprema y Jefaturas de Unidades Administrativas y de apoyo, se identificaron y caracterizaron los principales parámetros sobre los cuales se desarrollan los procesos de gestión Jurisdiccional en los Tribunales y Cortes del País.

En la segunda etapa se definió, ajustó y validó la propuesta de indicadores y metas para el seguimiento y monitoreo del Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial. Como resultado de estas actividades, se consolida el Cuadro de Mando Corporativo institucional, en el cual, a partir de cada uno de los tres temas estratégicos definidos, se agrupan los objetivos, indicadores, metas y proyectos estratégicos para la evaluación de los resultados del plan estratégico vigente. En complemento a lo anterior, se define y calcula la línea base de los indicadores que actualmente cuentan con antecedentes y datos, los cuales, según se sugirió, deberán ser revisados y/o rediseñados de forma de ajustarlos y alinearlos al alcance de los Objetivos Estratégicos vigentes.

Finalmente, y una vez definida la propuesta de indicadores estratégicos y metas, se estructuran los tableros de control de las Unidades Judiciales, los cuales se diseñaron como el objeto de identificar la contribución del desempeño individual a los resultados del Plan Estratégico institucional y a consolidar los indicadores operativos sobre el cual se monitorea y controla el desempeño de cada uno a nivel de metas de gestión y convenios de desempeño.

Como etapa final del proyecto, se utilizó como insumo la información recolectada en entrevistas, reuniones y videoconferencias a Administradores, Ministros y Funcionarios del Poder Judicial, antecedentes secundarios acerca del quehacer de las Unidades Judiciales y la propuesta de temas, objetivos, indicadores y metas estratégicas de la etapa anterior, para conformar la propuesta de sistema de reportabilidad para el Poder Judicial. En este ámbito, se


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identificaron 3 grandes Usuarios de la Información: Corte Suprema, Cortes de Apelaciones y Tribunales de Justicia, para los cuales, y según su perfil y requerimientos de información, se establecieron 3 niveles en la Gestión Jurisdiccional: Estratégico, Táctico y Operativo, focalizando mediante ello, la información con la requiere contar cada uno para la mejora en el desempeño y resultados a nivel individual y global.

De esta forma, para presentar los resultados y conclusiones del proyecto, el documento se estructura de la siguiente manera:

En el primer capítulo se presenta el contexto y antecedentes del proceso, los objetivos de la consultoría y las principales etapas desarrolladas en su ejecución.

En el segundo capítulo, se desarrollan los resultados alcanzados al término de la ejecución del proyecto:

o Cuadro de Mando Corporativo del Poder Judicial o Tablero de Control de Gestión

Estratégico. o Tablero de Control de Gestión de las Unidades Judiciales o Modelo de Reportes de Gestión por tipo de Unidad Judicial.

En el tercer capítulo se presentan las conclusiones del proceso desarrollado, tanto en términos estratégicos como operativos en la gestión jurisdiccional.

En el cuarto capítulo, se presentan las recomendaciones generales emanadas del proceso, tanto para la implementación del Sistema de Control de Gestión, como también a nivel global sobre la actualización y alineamiento de la Estrategia del Poder Judicial.

Por último, en el anexo del presente documento, se presentan los actores claves del Poder Judicial que formaron parte de la confección del Sistema de control de gestión a través de reuniones y videoconferencias.

En base a esta estructura, a continuación se presentan los antecedentes del proyecto y la metodología utilizada para su desarrollo:


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II. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

Este proyecto fue desarrollado bajo el marco de la ejecución del Componente 3: Gestión Jurisdiccional, del programa de Apoyo a la Reforma del Poder Judicial, el cual tiene por objeto, “Mejorar la gestión Jurisdiccional, fortaleciendo el funcionamiento de las Cortes de Apelaciones, alentando la mejora de la calidad de los Servicios Judiciales e implantando nuevos sistemas de gestión más orientados a los usuarios de los Servicios. En esta misma línea de mejora de la gestión, se fortalecerá la capacidad del PJUD para instalarse de forma activa, junto con otros organismos públicos o privados en el debate nacional acerca de la futura reforma procesal civil, así como también se apoyará la evaluación, consolidación y eventual difusión de la innovación de gestión introducidas en los tribunales ya reformados en materia penal, laboral y de familia”.

En base a ello, se releva que al momento de la ejecución de este proyecto, el Poder Judicial se encuentra en un proceso de actividades y reformas orientadas a mejorar los resultados en la Gestión Jurisdiccional de Cortes y Tribunales del país, bajo el alero del desarrollo de un Plan Estratégico en el año 2011, el cual al término del año 2013, no cuenta con un sistema de control de gestión que permita monitorear los resultados alcanzados y por ende, los aspectos que se deben mejorar para fortalecer la capacidad institucional y para alcanzar los anhelos estratégicos expuestos en este instrumento. De esta forma, este proyecto se focalizó en diseñar un sistema de información de control de gestión para facilitar la entrega de información concreta y oportuna para la toma de decisiones en cada Unidad Judicial, en base a los objetivos que se presentan en el siguiente acápite.

1. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

A continuación, se presentan los principales objetivos sobre los cuales se desarrolló este proyecto. Para dar respuesta a cada uno de ellos, se ejecutaron 3 grandes etapas durante el desarrollo de la consultoría, y para las cuales, se definió el marco metodológico que se presenta en el siguiente capítulo del documento. 1.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de indicadores y reportes que permita hacer un seguimiento y evaluación del estado de avance y del grado de cumplimiento de objetivos, metas y proyectos en el ámbito de la gestión jurisdiccional; facilite la toma de decisiones de manera informada y oportuna respecto del funcionamiento y operación de las unidades judiciales; y mejore la rendición de cuenta institucional.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Diseñar un sistema integrado de indicadores de gestión que permita dar cuenta respecto de las

distintas exigencias y estándares de desempeño contemplada en la ley así como también en las normativas internas del Poder Judicial.

2. Generar el conjunto de reportes que permitan monitorear la gestión en las distintas unidades judiciales a partir de la identificación de los destinatarios con sus respectivas necesidades de información.

3. Generar las metodologías y procedimientos para la administración del sistema de indicadores.


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2. MARCO METODOLOGÍCO El diseño del sistema de indicadores y reportes para la gestión Jurisdiccional mediante el cual se busca contribuir al monitoreo del cumplimiento de los objetivos, indicadores y metas a nivel estratégico y operativo del Poder Judicial y de cada una de las Unidades Judiciales, se desarrolló bajo una metodología de 3 etapas, las cuales se muestran en la siguiente figura:

Figura 1: Metodología diseño sistema de indicadores y reportes del Poder Judicial.

Fuente: Elaboración ClioDinámica.

A continuación, se presenta un esquema resumen que permite visualizar los principales hitos y actividades llevadas a cabo en cada una de las etapas desarrolladas durante el proyecto. En síntesis, la primera etapa se focalizó en el análisis de información primaria y secundaria referente al Plan Estratégico 2011 - 2015 del Poder Judicial y a las prácticas y mecanismos de gestión jurisdiccional. Para ello, se desarrollaron reuniones, entrevistas y videoconferencias con Administradores, Ministros y Funcionarios y se revisó información secundaria desde fuentes nacionales e internacionales, que permitieron identificar buenas prácticas en el monitoreo del desempeño y resultados de Tribunales y Cortes según parámetros transversales a nivel internacional; luego, a partir de los antecedentes recolectados, se propusieron definiciones para los objetivos del Plan Estratégico, en base a desafíos sobre los cuales se definieron y a la información levantada en entrevistas y reuniones. La segunda etapa se basó en identificar y caracterizar, a partir de la información primaria y secundaria recolectada, los requerimientos específicos de información para la gestión de cada uno de los tipos de unidades judiciales, es decir, diferenciando entre la Corte Suprema, las Cortes de Apelaciones y los Tribunales de Justicia, según tres grandes focos de gestión: Estratégico, Táctico y Operativo y con los cuales, se estructuró finalmente, la propuesta de sistema de control de Gestión del Poder Judicial, orientado a facilitar la toma de decisiones en el funcionamiento y operación de las unidades judiciales. De este modo, se consolidó la propuesta concreta de indicadores estratégicos y operativos y se definió la línea base de aquellos parámetros sobre los que fue posible contar con antecedentes. Finalmente, en la última etapa del proceso, se confeccionaron los modelos de reporte a través de los cuales se busca consolidar la información estratégica y operativa para la toma de decisiones al interior de cada Unidad Judicial, de forma que a partir de ellos, se cuente con información concreta y oportuna acerca del desempeño y funcionamiento de los Tribunales y Cortes del país.

Análisis de Antecedentes

del PJUD

Definición del Sistema de

Control Gestión

Diseño del Modelo de Reporte de

Gestión

ETAPA I ETAPA II ETAPA III


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Figura 2: Principales hitos del proyecto.


A partir de esto, resulta importante destacar que los resultados de cada una de las etapas, se revisaron y ajustaron a través de distintas instancias de validación y de la presentación y revisión de los principales resultados identificados, lo cual contribuyó a garantizar el alineamiento de los Modelos de Reportes de Gestión con los requerimientos de información para la gestión de los Administradores de la unidades judiciales del Poder Judicial.

INFORMACIÓN PRIMARIA

• Plan Estratégico PJUD 2011-2015

• Revisión de Documentos Complementarios.

INFORMACIÓN SECUNDARIA

III - MODELO DE REPORTES DE GESTIÓN

Entrevistas a usuarios de la información para la gestión

• Identificación de Focos de Gestión del PJUD

RETROALIMENTACIÓN INFORMACIÓN

I – ANÁLISIS II – SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Indicadores estratégicos

CUADRO DE MANDO CORPORATIVO PARA EL PJUD

• Propuesta definición Objetivos Estratégicos y Mapa Estratégico.

RESULTADOSMonitoreo de

Objetivos Estratégicos

Monitoreo de Objetivos

EstratégicosY Metas de Desempeño

TABLEROS DE CONTROL DE GESTIÓN PARA LAS UNIDADES JUDICIALES

Contribución Indicadores EstratégicosIndicadores operativos y de desempeño


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III. RESULTADOS En el presente apartado, se presentan los principales resultados del proyecto, estructurados en base a los principales hitos de cada una de las etapas desarrolladas:

1. ESTRATEGIA 2011 – 2015 DEL PODER JUDICIAL A partir de la etapa de análisis estratégico del Poder Judicial, fue posible identificar tres grandes temas estratégicos que agrupan los principales objetivos que se buscan alcanzar para el término del año 2015. Es por ello, que en base al entendimiento y a la recolección de información, se proponen mejoras en torno a la estrategia global, al mapa de objetivos estratégicos y a la descripción y alcance de cada uno de ellos. Los principales resultados alcanzados, se presentan a continuación:

Figura 3: Propuesta estrategia 2011 - 2015 del Poder Judicial

Fuente: Elaboración ClioDinámica en base al análisis de información primaria y secundaria referente al

Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial.

A partir de la definición de estos tres temas estratégicos, y del análisis de la naturaleza y alcance de cada Objetivo Estratégico, se reestructuró el mapa estratégico en base a las perspectivas de la metodología Balanced Scorecard y a los tres temas estratégicos identificados:

“FRENTE A UN CONFLICTO DONDE LA PERSONA O INSTITUCIÓN HA CONSIDERADO O “ECHADO MANO” A TODAS LAS POSIBILIDADES A SU DISPOSICIÓN, SIN CONSEGUIR SU RESOLUCIÓN, LOS ÓRGANOS DEL PODER JUDICIAL SON LOS

PRIMEROS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE PUEDE ALCANZAR JUSTICIA.”Visión

Misión

“EJERCER SUS POTESTADES ENTREGANDO JUSTICIA DE CALIDAD, OTORGÁNDOLE DE ESTE MODO SENTIDO AL MANDATO CONSTITUCIONAL

DE RESOLVER Y HACER EJECUTAR LO JUZGADO EN RELACIÓN CON LOS ASUNTOS QUE LE CORRESPONDE CONOCER, PARA LA PLENA VIGENCIA DE

LOS DERECHOS DE TODAS LAS PERSONAS.”

• INDEPENDENCIA Y AUTONOMÍA• TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD• CERCANÍA Y COMPROMISO• INTEGRIDAD, PREPARACIÓN Y BUEN TRATO

Valores

TEMAS ESTRATÉGICOS

TEMA 1: ASEGURAR JUSTICIA A TODOS LOS CIUDADANOS

Facilitar el acceso a la justicia a la ciudadanía y ser reconocido por la opinión pública nacional y en el contexto internacional, a través de la mejora de la accesibilidad de los antecedentes de la tramitación de la causa como en lo

que respecta a la difusión del rol y quehacer de cada Unidad Judicial del país.

TEMA 2: BRINDAR SERVICIOS DE CALIDAD

TEMA 3: MODERNIZAR LA GESTIÓN DEL PODER JUDICIALDisminuir las brechas de gestión al interior del Poder Judicial, de forma de contar con procesos y procedimientos ágiles

y con recursos humanos que contribuyan a mejorar la calidad del servicio entregado, fortaleciendo para ello, las instancias de planificación estratégica, la gestión jurisdiccional, la gestión del recurso humano y el funcionamiento de

cada Unidad Judicial.

Mejorar los estándares de servicio en los procesos de tramitación Judicial y atención de usuarios del Poder

Judicial, agilizando los procesos y actividades relativas a la causa, mejorando la disponibilidad y accesibilidad de la información Judicial y fortaleciendo los mecanismos y prácticas de atención de usuarios, las comunicaciones

internas y externas y la participación y compromiso de los funcionarios de los Tribunales y Cortes del país.


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Figura 4: Mapa Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial de Chile

Fuente: Elaboración ClioDinámica en base al análisis de información primaria y secundaria referente al

Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial.

En base a la definición y la agrupación de los objetivos estratégicos, surge como relevante proponer una definición concreta y medible de cada Objetivo Estratégico, de forma que a partir de ello, se establezcan indicadores y metas acordes a las capacidades institucionales, de forma que permitan monitorear de forma efectiva, el desempeño y resultados de cada uno de los proyectos e iniciativas en el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de la institución. De acuerdo a lo anterior, y considerando que en el Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial no se definió el alcance de cada uno de los Objetivos Estratégicos y en su defecto, tampoco se establecieron indicadores concretos para su monitoreo, esta etapa finalizó, con la definición de cada Objetivo en base a los antecedentes e información disponible y a la identificación de los tres grandes temas o anhelos estratégicos para el periodo 2011 – 2015. El resultado de este ejercicio se muestra a continuación:

C3: Mejorar la participación y comunicaciones internas.

B2: Consolidar reformas procesales y concretar la reforma civil.

B1: Defender la posición del PJUD ante los nuevos tribunales y limitación de

competencias.

B4: Desarrollar la innovación.

C2: Fortalecer la coordinación y colaboración con otros órganos del sistema judicial.

TEMA 1ASEGURAR JUSTICIA A TODOS LOS

CIUDADANOS

TEMA 2BRINDAR SERVICIOS DE CALIDAD

A1: Comprometer y brindar un servicio de excelencia a los usuarios.

A2: Facilitar el acceso a la justicia de ciudadanos y organizaciones.

B3: Lograr eficiencia interna para enfrentar el aumento de causas y exigencias de promesas a los usuarios.

B5: Fortalecer la preocupación por la transparencia, integridad y rendición de

cuentas.

B6: Propender a una autonomía

integral.

B7: Perfeccionar el gobierno judicial.

C1: Difundir el rol, responsabilidades y quehacer del PJUD.

PR

OC

ESO

S

D1: Mejorar la selección, formación y capacitación.

D3: Desarrollar una cultura orientada hacia el usuario y la mejora continua.

D4: Mejorar el clima interno y el bienestar.

D2: Fortalecer la carrera judicial y funcionaria.

USU

AR

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AP

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DIZ

AJE

Y

CR

ECIM

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TO

TEMA 3MODERNIZAR LA GESTIÓN DEL PODER

JUDICIAL

Objetivos Estratégicos Tema 1



Objetivos Transversales


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Tabla 1: Definición Objetivos Estratégicos Tema 1

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS TEMA 1: ASEGURAR JUSTICIA A TODOS LOS CIUDADANOS

PERSPECTIVA BSC

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

DESCRIPCIÓN

USUARIOS


Mejorar el acceso a la información referente a los juicios y causas por parte de usuarios y a facilitar la realización de sus respectivos trámites judiciales, de forma de facilitar el acceso a los Tribunales y Cortes del Poder Judicial y a entregar una justicia más rápida y eficiente.

B1: Defender la posición del PJUD ante los nuevos tribunales y limitación de competencias.

Mantener el posicionamiento e imagen del Poder Judicial buscando resguardar su ámbito de competencias frente a los nuevos tribunales y limitación de competencias.

PROCESOS


Avanzar en el diseño de estrategias y propuestas para reformar el sistema civil y proponer nuevas reformas procesales.

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

C1: Difundir el rol, Responsabilidades y quehacer del PJUD.

Diseñar estrategias para dar a conocer a la ciudadanía el rol y funcionamiento del Poder Judicial y que permita posicionar su imagen de forma de facilitar el acceso a la Justicia por parte de quien lo requiera.


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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS TEMA 2: BRINDAR SERVICIOS DE CALIDAD

PERSPECTIVA BSC


DESCRIPCIÓN

USUARIOS


Mejorar la disponibilidad y pertinencia de la información referente a los juicios y causas de los usuarios y ciudadanía y de aquellos antecedentes que faciliten la realización de sus trámites judiciales, buscando de esta forma, contribuir a entregar una justicia más rápida y eficiente.


Mantener un alto nivel de satisfacción de los usuarios del Poder Judicial, en lo que respecta a la agilidad de los procesos de tramitación Judicial, a la oportunidad en la entrega de información referente a la causa y a los servicios brindados por los funcionarios de los Tribunales y Cortes del país.

PROCESOS


Mejora en los procedimientos para asegurar una relación efectiva con los actores claves del sistema de Judicial, de forma de mejorar los estándares de servicio en los procesos Judiciales y por otro, para asegurar el cumplimiento de los plazos legales.


Mantener y mejorar la eficiencia en todos los procesos de la cadena de valor de las diferentes Unidades Judiciales, de forma de enfrentar la creciente demanda de casos en los tribunales y dar respuesta a los plazos legales establecidos.

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO


Mejorar la labor institucional a través de nuevas estrategias que impulsen la comunicación, participación y coordinación interna.


Desarrollar acciones e iniciativas focalizadas a mejorar el desarrollo, desempeño, calidad de vida laboral, sentido de pertenencia y motivación de los Funcionarios del Poder Judicial


Contar con funcionarios que brinden un Servicio de excelencia a los usuarios del sistema Judicial, en lo que respecta a una atención ágil y oportuna, que permita mejorar la percepción con respecto a los Servicios entregados.


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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS TEMA 3: MODERNIZAR LA GESTIÓN DEL PODER JUDICIAL

PERSPECTIVA BSC


DESCRIPCIÓN

USUARIOS


Mantener un alto nivel de satisfacción de los usuarios y clientes del Poder Judicial, en lo que respecta a la agilidad de los procesos de tramitación Judicial, a la oportunidad en la entrega de información referente a la causa y a los servicios brindados por los funcionarios de los Tribunales y Cortes del país.

PROCESOS

B5: Fortalecer la preocupación por la transparencia, integridad y rendición de cuentas.

Disponer de información que facilite la toma de decisiones en la gestión interna de cada Unidad Judicial, a través de un sistema de indicadores y reportes que permita mostrar los resultados de su accionar de forma oportuna.

B6: Propender a una autonomía integral.

Avanzar en el diseño de propuestas para propender a la autonomía financiera integral, de forma de contar con procesos de planificación y ejecución presupuestaria eficientes que plasmen de forma efectiva los principales requerimientos en cada una de las Unidades Judiciales del país.


Mejorar la gestión jurisdiccional a través de la revisión y/o rediseño de los actuales procedimientos, de forma de simplificarlos y facilitar su ejecución.


Fortalecer la capacidad de desarrollo institucional, a través de la implementación efectiva de mecanismos de monitoreo y seguimiento estratégico de la gestión jurisdiccional

APRENDIZAJE Y

CRECIMIENTO

D1: Mejorar la selección, formación y capacitación

Fortalecer las capacidades de los funcionarios del Poder Judicial, a través de una política de Recursos Humanos efectiva y acorde a las exigencias y requerimientos de los usuarios y entorno del Sistema Judicial

D2: Fortalecer la carrera judicial y funcionaria

Implementación de reformas a la carrera judicial y funcionaria del Poder Judicial, en lo que respecta a capacitación, mérito y experiencia

Fuente: Elaboración ClioDinámica


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2. INDICADORES ESTRATÉGICOS Y OPERATIVOS En etapa se utilizó la definición de cada Objetivo y Tema Estratégico, para identificar, diseñar y estructurar los indicadores, metas y línea base para el monitoreo y seguimiento de los resultados del Plan Estratégico 2011 – 2015 del Poder Judicial. En base a esto, se presenta a continuación la definición de cada indicador estratégico y cuyas metas y línea base, se consolidan en el Cuadro de Mando Corporativo que se presenta posteriormente:

Tabla 4: Definición Indicadores Estratégicos Tema 1

TEMA 1: ASEGURAR JUSTICIA A TODOS LOS CIUDADANOS


INDICADORES ESTRATÉGICOS DEFINICIÓN


PE-T1A2-01: Percepción ciudadana respecto al acceso a la Justicia

Este indicador está orientado a medir el grado de conocimiento de la Ciudadanía respecto a los procedimientos para la realización de trámites Judiciales en Tribunales y Cortes del país y a medir su percepción respecto a los mecanismos implementados para facilitar la realización de estos trámites y para dar a conocer el rol y funcionamiento de cada una de las Unidades Judiciales del país.

PE-T1A2-02: Tasa de judicialización

A partir de este indicador, se monitoreará el ingreso relativo de causas al Poder Judicial, respecto al comportamiento de la población en un determinado territorio y/o jurisdicción, con lo cual, se evaluará el grado de efectividad de las iniciativas diseñadas para facilitar el acceso a los Tribunales y Cortes en todos las comunas y territorios del país.


PE-T1B1-01: Percepción de confianza sobre los Tribunales de Justicia

Corresponde al monitoreo de instrumentos externos de consulta ciudadana, respecto al grado de confianza de la población chilena con el accionar y resoluciones de los Tribunales de Justicia.


PE-T1B2-01: Porcentaje de avance respecto a lo programado de los proyectos vinculados a la implementación de la reforma procesal civil

Desde estos indicadores se busca identificar la forma en que el Poder Judicial adapta sus procesos y procedimientos para prepararse frente a la futura promulgación de la reforma procesal civil – actualmente en discusión – y además monitorear el avance de los proyectos vinculados a la Reforma Procesal Penal.

PE-T1B2-02: Porcentaje de avance respecto a lo programado de los proyectos vinculados a los procesos de discusión y diseños legislativos para la actual reforma procesal penal


PE-T1C1-01: Satisfacción usuarios respecto a la entrega de información referente al poder judicial

Este indicador busca evaluar los medios a través de los cuales se difunde el rol y quehacer del Poder Judicial, hacia los Usuarios que visitan los Tribunales y Cortes del Poder Judicial y que requieren conocer respecto a las funciones que corresponde desarrollar a la respectiva Unidad en la cual es consultado.


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Tabla 5: Definición indicadores estratégicos tema 2

TEMA 2: BRINDAR SERVICIOS DE CALIDAD


INDICADORES ESTRATÉGICOS DESCRIPCIÓN


PE-T2A2-01: Satisfacción usuaria con la accesibilidad y disponibilidad de la información

Medición del nivel de satisfacción de los usuarios del Poder Judicial, con la accesibilidad física a los Tribunales, al estado de las causas, a la realización de trámites y a la disponibilidad de los funcionarios para responder consultas.


PE-T2A1-01: Satisfacción de los usuarios con el servicio judicial

Estos indicadores están orientados a medir el nivel de satisfacción de los usuarios del Poder Judicial, con la atención brindada y con los tiempos totales de tramitación de las causas en Cortes y Tribunales, de forma de poder evaluar a partir de estos resultados, el grado de impacto de los proyectos e iniciativas implementadas para mejorar los procesos internos en torno a la atención de los usuarios que acuden a las Unidades Judiciales del País.

PE-T2A1-02: Satisfacción con el tiempo de tramitación de la causa


PE-T2C2-01: Satisfacción interna con el relacionamiento con otros órganos del sistema judicial

Monitoreo y evaluación del vínculo existente entre el Poder Judicial y los otros órganos del Sistema Judicial, desde la percepción de los propios funcionarios de Tribunales y Cortes contribuyendo esto, a identificar los aspectos que se deben considerar en el desarrollo de nuevos convenios y protocolos de colaboración.

PE-T2C2-02: Proporción de convenios vigentes

Este indicador busca monitorear la cantidad y proporción de convenios vigentes con cada uno de los órganos y actores claves que se relacionen y contribuyen a la labor del Poder Judicial, de forma de garantizar a partir de ello, el desarrollo de nuevos convenios y el fortalecimiento y ejecución efectiva de convenios previamente establecidos.


PE-T2B3-01: Carga de trabajo jueces Tribunales de Justicia

A partir de estos indicadores, se busca monitorear la eficiencia interna en la disponibilidad de recursos para dar respuesta de forma ágil al comportamiento del ingreso de causas a Tribunales y Cortes en un determinado periodo. Esto a partir de la medición de la cantidad relativa de causas respecto a la dotación efectiva del Poder Judicial, permitiendo esto, entregar un parámetro objetivo respecto a la preparación interna para agilizar los procesos de tramitación Judicial y proponer acciones de mejora para subsanar las brechas identificadas.

PE-T2B3-02: Carga de trabajo Ministros Cortes de Apelaciones


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PE-T2B3-03: Tasa de término de causas en Tribunales

Estos indicadores buscan monitorear la “productividad” del Poder Judicial frente al comportamiento del ingreso de causas en un determinado periodo. Esto con el objeto de disminuir progresivamente -Tomando las consideraciones respectivas en lo referente a los procesos y procedimientos judiciales - las brechas entre el número de causas terminadas y el número de causas ingresadas, buscando agilizar la tramitación judicial y mejorar la eficiencia interna a nivel institucional.

PE-T2B3-04: Tasa de término de causas en Corte de Apelaciones

PE-T2B3-05: Proporción de causas que ingresan desde los Tribunales de Justicia a las Cortes de Apelaciones en segunda instancia.

Desde estos indicadores se busca monitorear el grado de resolución de causas en cada una de las instancias del Poder Judicial, de forma de avanzar en la disminución del número de términos que se deben resolver en Cortes de Apelaciones y Corte Suprema debido a razones que pudiesen haber sido resueltas en las instancias previas. Con esto se busca mejorar la efectividad en el accionar de Tribunales y Cortes y para actuar de forma más eficiente frente a los casos de mayor complejidad.

PE-T2B3-06: Proporción de causas que ingresan desde las Cortes de Apelaciones a la Corte Suprema en segunda instancia

PE-T2B3-07: Presupuesto disponible por causa

Esta medición busca monitorear la forma en que el Poder Judicial incrementa la cantidad de recursos presupuestarios para los procesos de tramitación de causas en cada uno de los Tribunales y Cortes del país. Esto con el objeto de mejorar la eficiencia en la utilización de recursos y dar mayor equidad a su distribución.


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PE-T2B3-08: Tiempo promedio de tramitación de causas terminadas en Tribunales

Desde estos indicadores se busca identificar la forma en que el Poder Judicial revisa y mejora sus procesos y procedimientos, de forma de brindar un servicio ágil y eficaz frente a los requerimientos de los usuarios. Esto a partir del seguimiento del tiempo de duración de cada una de las etapas y actividades del proceso de tramitación de causas, el cual permitirá identificar los aspectos que es posible mejorar para lograr una mayor eficiencia en su accionar.

PE-T2B3-09: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas a los Tribunales de Justicia y terminadas en las Cortes de Apelaciones.

PE-T2B3-10: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas a las Cortes de Apelaciones

PE-T2B3-11: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas en primera instancia a las Cortes de Apelaciones y terminadas en la Cortes Suprema

PE-T2B3-12: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas a los Tribunales de Justicia y Terminadas en la Corte Suprema.


PE-T2C3-01: Satisfacción con las comunicaciones internas

Este indicador está orientado a medir el nivel de satisfacción de los funcionarios con la fluidez de la comunicación entre Jueces, Administradores de Tribunal y Funcionarios, la cual debe reflejar un aumento progresivo, conforme se implementen los proyectos e iniciativas diseñados para mejorar el relacionamiento interno.


PE-T2D3-01: Variación en el número de reclamos y quejas

La medición de la variación en el número de reclamos y quejas de los Usuarios del Poder Judicial, busca monitorear en términos objetivos, la percepción que estos tienen respecto al servicio, productos y atención brindado por los funcionarios en los Tribunales y Cortes del país.


PE-T2D4-01:Evaluación promedio clima organizacional

Esta medición busca evaluar la mejora en las relaciones interpersonales al interior de cada una de las Unidades y Estamentos del Poder Judicial, de forma de que la mejora en el relacionamiento observado, contribuya al aumento de la efectividad en el accionar institucional y en la entrega de un mejor servicio a los usuarios y ciudadanía.


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Tabla 6: Definición indicadores estratégicos tema 3

TEMA 3: MODERNIZAR LA GESTIÓN DEL PODER JUDICIAL


INDICADORES ESTRATÉGICOS

DESCRIPCIÓN


PE-T3A1-01: Cumplimiento de estándares en el registro de tramitación judicial

Los proyectos e iniciativas desarrolladas bajo el marco de la modernización institucional, suponen que el Poder Judicial incorpore mejoras en cada una de las etapas de los procesos de tramitación Judicial y por lo cual, es necesario monitorear el desempeño en lo que respecta al registro de las causas, para disminuir progresivamente las tasas de error actualmente observadas.

B3: Lograr eficiencia interna para enfrentar el número de causas y exigencias de promesas a los usuarios

PE-T3B3-01: Proporción de causas terminadas fuera de plazo legal

Desde este indicador se busca dar cuenta de la eficiencia y efectividad de los procesos de tramitación judicial, en cuanto a lo que respecta al cumplimiento de los plazos legales sobre los cuales deben ser ejecutados. Esto con el objeto de resguardar la entrega de un mejor servicio a los usuarios de los Tribunales y Cortes del país.


PE-T3B5-01: Satisfacción usuarios con la transparencia del Poder Judicial

Medición del nivel de satisfacción de los usuarios del Poder Judicial, en lo referente a la justicia y transparencia en la aplicación de las leyes y en su accionar en general. Esto con el objeto de evaluar los aspectos que se deben fortalecer en la entrega de información y rendición de cuentas a nivel externo, que contribuya a mejorar la confianza y satisfacción con el quehacer institucional.

PE-T3B5-02: Percepción usuarios sobre la rendición de cuentas del PJUD

PE-T3B5-03: Percepción expertos sobre la rendición de cuentas del PJUD

Evaluación del grado de conocimiento y satisfacción de usuarios y ciudadanía respecto a la rendición de cuentas y desempeño del Poder Judicial, de forma de identificar a partir de ello, el alcance y acceso a la información publicada de acuerdo al perfil del usuario de estos antecedentes.

PE-T3B5-04: Índice de accesibilidad a la información judicial en internet

Este índice permite monitorear el grado de disponibilidad y accesibilidad de información considerada básica y relevante a través de internet, para los usuarios y ciudadanía en general, respecto a los antecedentes del Poder Judicial en materias de rendición de cuentas y transparencia en su accionar.


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PE-T3B6-01: Tasa de reasignación entre subtítulos respecto al presupuesto del Poder Judicial

Este indicador busca evaluar, a partir del monitoreo de la reasignación de fondos entre las diferentes partidas del Presupuesto del Poder Judicial, el grado de efectividad y eficiencia en la planificación de los recursos para un determinado periodo, de forma de propender a partir de ello, a desarrollar iniciativas que permitan disminuir esta reasignación y por ende, a aumentar la eficiencia en la planificación presupuestaria del Poder Judicial, lo cual se complementa además, con la evaluación de la pertinencia e importancia de las solicitudes realizadas, mediante el monitoreo de los montos relativos aprobados por el Ministerio de Hacienda respecto al total de montos solicitados.

PE-T3B6-01: Tasa de reasignación entre subtítulos respecto a los montos solicitados al Ministerio de Hacienda


PE-T3B4-01: Avance de proyectos para la gestión de la innovación

Esta medición está orientada a identificar el grado de incorporación de acciones de innovación en los procesos y actividades del Poder Judicial, de forma que estos contribuyan a contar con procesos más agiles y modernos frente al aumento en el número de causas y requerimientos de los usuarios.


PE-T3B7-01: Avance en el mejoramiento del control estratégico y operativo del Poder Judicial

Desde este indicador se busca monitorear en la incorporación de mejoras a Gestión Jurisdiccional en Tribunales y Cortes del Poder Judicial, de forma de avanzar en la implementación de sistemas de control efectivos que contribuyan en la entrega de información oportuna para la toma de decisiones.


PE-T3D1-01: Brecha de competencias

A través de este indicador, se busca medir la evolución del perfil de competencias de los funcionarios del Poder Judicial, de forma de identificar las brechas existentes en un periodo determinado y ejecutar acciones que permitan fortalecer tanto los procesos de selección como de capacitación a nivel institucional.


PE-T3D2-01: Avance en el fortalecimiento de la carrera judicial y funcionaria

Esta medición se focaliza en otorgar información respecto al grado de avance en la implementación de mejoras que permitan fortalecer la carrera judicial y funcionaria del Poder Judicial, y que se traduzcan en reformas al plan de carrera en lo que respecta a capacitación, mérito y experiencia.



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En base a la definición propuesta anteriormente y al cálculo de la línea base de los indicadores sobre los cuales se pudo recolectar antecedentes, finalmente se conforma el Cuadro Mando Corporativo del Poder Judicial, el cual permite identificar las brechas existentes en la gestión y desempeño institucional a partir del seguimiento al desempeño de los indicadores estratégicos y a su alineamiento y vinculación con la cartera de proyectos e iniciativas dispuestas para alcanzar los resultados. El resultado en la conformación de estos tableros, se presenta a continuación:

TABLERO DE GESTIÓN TEMA 1

TABLERO DE GESTIÓN CARTERA DE PROYECTOS

OBJETIVOS INDICADORES

METAS

PROYECTOS/INICIATIVAS Línea Base

2014 2015


PE-T1A2-01: Percepción ciudadana respecto al acceso a la Justicia

67,52%1

(2012) 70% 75%

-

PE-T1A2-02: Tasa de judicialización. 175,78 (2012)

P/D P/D


PE-T1B1-01: Percepción de confianza sobre los Tribunales de Justicia.

11,9% (2013-2)

15,0% 20,7% PE-CS 01

1 La línea base y meta se propone a partir de los resultados observados en la satisfacción de los Usuarios del Poder Judicial con la accesibilidad y disponibilidad

de la información (PE-T2A2-01). No obstante esto, se debe aplicar este instrumento a la ciudadanía en general, de forma que el complemento de ambas mediciones permita identificar las temáticas que se requieren mejorar para facilitar de forma efectiva el acceso a la justicia y brindar servicios de calidad tanto a los usuarios como a la ciudadanía en general.


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PE-T1B2-01: Porcentaje de avance respecto a lo programado de los proyectos vinculados a la implementación de la reforma procesal civil.

48% (Mayo 2013)

100% -

PE-DDI 14 PE-DDI 15 PE-DDI 16 PE-DDI 17 PE-DDI 18 PE-DDI 19 PE-DDI 23

PE-T1B2-02: Porcentaje de avance respecto a lo programado de los proyectos vinculados a los procesos de discusión y diseños legislativos para la actual reforma procesal penal.

80% (Mayo 2013)

100% -


PE-T1C1-01: Satisfacción usuarios respecto a la entrega de información referente al poder judicial.

71,8% (2012)

80% 85% PE-BM 03 PE-DDI 2


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METAS


2014 2015


PE-T2A2-01: Satisfacción usuaria con la accesibilidad y disponibilidad de la información.

67,52% (2012)

70% 75% -


PE-T2A1-01: Satisfacción de los usuarios con el servicio judicial. 67,12% (2012)

70% 75%

- PE-T2A1-02: Satisfacción con el tiempo de tramitación de la

causa.

45,69% (2012)

50% 60%


PE-T2C2-01: Satisfacción interna con el relacionamiento con otros órganos del sistema judicial.

84,96% (2012)

90% 95%

PE-BID 04

PE-T2C2-02: Proporción de convenios vigentes S/I S/I2 S/I


PE-T2B3-01: Carga de trabajo jueces tribunales de justicia.

2.328,12

(Causas/

Juez) (2012)

P/D3 P/D

PE-BID 01 PE-DEPLAN 23 PE-DEPLAN 24

PE-DDI 3 PE-DDI 7 PE-DDI 9

PE-DDI 11

2 Sin información

3 Por definir


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PE-T2B3-02: Carga de trabajo ministros cortes de apelaciones.

769,95 (Causas /Minist

ro) (2012)

P/D P/D

B3: Lograr eficiencia

interna para enfrentar el aumento de causas y

exigencias de promesas a los usuarios.

PE-T2B3-03: Tasa de término de causas en Tribunales. 83,64%

(2012)

90% 92%

PE-T2B3-04: Tasa de término de causas en Cortes de Apelaciones.

94,24% (2012)

96% 98%

PE-T2B3-05: Proporción de causas que ingresan desde los Tribunales a las Cortes de Apelaciones en Segunda Instancia

P/D P/D P/D

PE-T2B3-06: Proporción de causas que ingresan desde los Tribunales de Justicia a las Cortes de Apelaciones en segunda instancia

P/D P/D P/D

PE-T2B3-07: Presupuesto disponible por causa. P/D P/D P/D

PE-T2B3-08: Tiempo promedio de tramitación de causas terminadas en Tribunales.

P/D P/D P/D

PE-T2B3-09: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas a Tribunales de Justicia y terminadas en las Cortes de Apelaciones

P/D P/D P/D

PE-T2B3-10: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas a las Cortes de Apelaciones

P/D P/D P/D

PE-T2B3-11: Tiempo promedio de tramitación de causas ingresadas en prima instancia a las Cortes de Apelaciones y terminadas en la Corte Suprema

P/D P/D P/D


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PE-T2B3-12: Tiempo promedio de tramitación de causas

ingresadas a los Tribunales de Justicia y terminadas en la Corte Suprema

P/D P/D P/D


PE-T2C3-01: Satisfacción con las comunicaciones internas. 71,48% (2012)

80% 90% PE-BID 05 PE-BM 04


PE-T2D3-01: Variación en el número de reclamos y quejas. P/D P/D P/D PE-BM 06

PE-DEPLAN 25


PE-T2D4-01: Evaluación promedio del clima organizacional.

54,18 (2011)

60% 2014-1

65%

2014-2

70% 2015-1

75%

2015-2

PE-RRHH 14 PE-RRHH 15 PE-RRHH 16


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METAS


2014 2015


PE-T3A1-01: Cumplimiento de estándares en el registro de tramitación judicial.

4,9% (2009)

3,9% 2,9% -

B3: Lograr eficiencia interna para enfrentar el número de causas y exigencias de promesas a los usuarios

PE-T3B3-01: Proporción de causas terminadas fuera de plazo legal.

P/D 25% 20%

PE-BID 01 PE-DEPLAN 23 PE-DEPLAN 24

PE-DDI 3 PE-DDI 7 PE-DDI 9

PE-DDI 11


PE-T3B4-01: Avance de proyectos para la gestión de la innovación

33% (2013-3

trimestre) 80%

100% (2015-

4 trimes

tre)

PE-BID 02 PE-DIR 06


PE-T3B5-01: Satisfacción usuarios con la transparencia del Poder Judicial.

42,8% (2011)

48% 52,8%

PE-BM 02

PE-T3B5-02: Percepción usuarios sobre la rendición de cuentas del PJUD.

25,4% (2010)

35,4% 40%

PE-T3B5-03: Percepción expertos sobre la rendición de cuentas del PJUD.

44,67% (2010)

55% 60%

PE-T3B5-04: Índice de accesibilidad a la información judicial en internet.

95,48% (2012)

98% 100%


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Finalmente, a partir de la definición y naturaleza de cada Indicador estratégico, se identificó aquellos en los que contribuyen las distintas unidades Judiciales al desempeño observado y se consolidaron en Tableros Operativos que buscan facilitar el monitoreo de la contribución individual del desempeño de cada Tribunal y Corte al resultado global de la institución. Además, considerando que para cada unidad se requiere monitorear su desempeño respecto a las metas de gestión y convenios de desempeño, los tableros se conformaron en base a la siguiente estructura:

Figura 5: Estructura tableros de control unidades Judiciales



PE-T3B6-01: Tasa de reasignación entre subtítulos respecto al presupuesto del Poder Judicial

P/D P/D P/D

PE-FIN 08 PE-T3B6-02: Tasa de reasignación de montos aprobada respecto

a los montos solicitados al Ministerio de Hacienda P/D P/D P/D


PE-T3B7-01: Avance en el mejoramiento del control estratégico y operativo del Poder Judicial.

S/I S/I S/I PE-BID 03


PE-T3D1-01: Brecha de competencias. S/I 30% 20% PE-BID 06 PE-BM 05


PE-T3D2-01: Avance en el fortalecimiento de la carrera judicial y funcionaria.

S/I S/I S/I PE-BID 07 PE-BID 08


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De acuerdo a como se señaló anteriormente, el sistema de indicadores estratégicos está compuesto por parámetros transversales al desempeño de los Tribunales y Cortes (indicadores de percepción, satisfacción, reclamos, quejas, presupuesto, entre otros) y a parámetros en los que cada Unidad contribuye a los resultados observados, los cuales se conforman de acuerdo a la siguiente figura:

Figura 6: Contribución de las Unidades Judiciales al resultado de los indicadores estratégicos


CONTRIBUCIÓN DE LAS UNIDADES JUDICIALES A LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES ESTRATÉGICOS

CorteSuprema

Cortes de ApelacionesTribunales Oral en lo

Penal

Juzgados de

Garantía

Juzgados de

Familia

Juzgados Civiles

Juzgados de Letras

Juzgados de Letras del Trabajo

Tema 1A2: Facilitar el acceso a la justicia de ciudadanos y

organizaciones

- • PE-T1A2-02: Tasa de Judicialización de los Tribunales

Tema 2B3: Lograr eficiencia interna

para enfrentar el aumento de causas y exigencias de

promesas a los usuarios.

• PE-T2B3-06: Proporción decausas que ingresan desdelas Cortes de Apelaciones ala Corte Suprema ensegunda instancia.

• PE-T2B3-11: Tiempopromedio de tramitación decausas ingresadas enprimera instancia a lasCortes de Apelaciones yterminadas en la CorteSuprema

• PE-T2B3-12: Tiempo detramitación de causasingresadas en los Tribunalesde Justicia y terminadas en laCorte Suprema.

• PE-T2B3-02: Carga de Trabajo deMinistros de las Ilustrísimas Cortes deApelaciones.

• PE-T2B3-04: Tasa de Término de Causasen Cortes de Apelaciones.

• PE-T2B3-05: Proporción de causas queingresan desde los Tribunales deJusticia a las Cortes de Apelaciones ensegunda instancia

• PE-T2B3-06: Proporción de causas queingresan desde las Cortes deApelaciones a la Corte Suprema ensegunda instancia.

• PE-T2B3-09: Tiempo promedio deTramitación de causas ingresadas aTribunales de Justicia y terminadas enlas Cortes de Apelaciones

• PE-T2B3-10: Tiempo promedio detramitación de causas ingresadas a lasCortes de Apelaciones

• PE-T2B3-01: Carga de Trabajo Jueces de los Tribunales

• PE-T2B3-03: Tasa de término de causas en Tribunales

• PE-T2B3-05: Proporción de causas que ingresan desde losTribunales a las Cortes de Apelaciones en segunda instancia.

• PE-T2B3-08:Tiempo Promedio de Tramitación de causasterminadas en los Tribunales

Tema 3B3: Lograr eficiencia interna

para enfrentar el aumento de causas y exigencias de

promesas a los usuarios.

• PE-T3B3-01: Proporción de causas terminadas fuera de plazo legal.


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3. SISTEMA DE REPORTES PARA LA GESTIÓN JURISDICCIONAL Basado en los tableros de control de gestión antes presentados y en base a factores que intervienen tanto directa como indirectamente en el ejercicio de la administración y gestión de los Tribunales y Cortes, fue posible identificar que los principales parámetros para la Gestión Jurisdiccional al interior del Poder Judicial se estructura en base a tres focos de información, los cuales se constituyeron como la base para el diseño del sistema de reportes propuesto. Estos focos son:

Figura 7: Enfoque sistema de reportabilidad


En particular, los Reportes de Gestión deben ajustarse a los requerimientos de gestión que posean cada uno de los diferentes tipos de usuarios de la información, es por esta razón que a continuación se presentan las dimensiones que se propuso incorporar en los Reportes de Gestión, diferenciando entre la Corte Suprema, las Cortes de Apelaciones y los Tribunales de Justicia y que sintetizan en las siguientes figura:

Identificación de BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE LA JURISDICCIÓN e identificación de requerimientos de información

transversal y global, de acuerdo al perfil de usuario

Diseño de INDICADORES ESTRATÉGICOS Y REPORTES para el monitoreo y seguimiento del actual Plan Estratégico del Poder Judicial

Propuesta de sistema para dar Soporte a la Estrategia del PJUDFO

CO

ES

TRA

TÉG

ICO

FOC

O

TÁC

TIC

O

Identificación de BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN

OPERATIVA DEL TRIBUNAL/CORTE e identificación de requerimientos

de información operativa de acuerdo al perfil de usuario

FOC

OO

PER

ATI

VO

Diseño de SISTEMA DE REPORTES para facilitar la

gestión operativa y/o táctica de desempeño

tanto a nivel individual de la Unidad Judicial como

de las unidades judiciales de la jurisdicción a la que

pertenece


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Figura 8: Dimensiones para la reportabilidad de la Excelentísima Corte Suprema.


Figura 9: Reportabilidad para las Cortes de Apelaciones.


DIMENSIONES DEL REPORTE

NIVEL DE GESTIÓN

3. TÁCTICO

Información general de cada una de las 17 ICA del País

1. ESTRATÉGICO

Seguimiento de la estrategia del PJUD

2. OPERATIVO

Información general de la Excelentísima Corte Suprema

Antecedentes generales de las Cortes de Apelaciones, a nivel individual y a nivel consolidado

Estadísticas de las Cortes de Apelación a nivel consolidado y por Jurisdicción, considerando desagregación por tipo de

competencias

Indicadores y parámetros del tablero de control de gestión para el Plan Estratégico del Poder Judicial.

Antecedentes generales de la Corte Suprema.

Estadísticas de la Corte Suprema.

Metas de Gestión de la Corte Suprema.

PARÁMETROS DE INFORMACIÓN

REPORTABILIDAD PARA LA EXCELENTÍSIMA CORTE SUPREMA

REPORTABILIDAD PARA LAS ILUSTRÍSIMAS CORTES DE APELACIONES


NIVEL DE GESTIÓN

1. OPERATIVO

2. TÁCTICO

Información general de la Corte de Apelaciones.

Información Global de las diferentes Unidades Judiciales

pertenecientes a la jurisdicción de la Corte de Apelaciones

Estadísticas de cada Unidad Judicial de acuerdo al tipo de competencias


Antecedentes generales de cada Unidad Judicial al interior de la jurisdicción.

Metas de Gestión de la Corte.

Antecedentes generales de la Corte

Estadísticas de la Corte a nivel global y por materia

Productividad y eficiencia de cada Unidad Judicial de acuerdo al tipo de competencias

Productividad y eficiencia de la Corte.

Modelo de Gestión de Cortes de Apelaciones (MGCA).


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Figura 10: Reportabilidad para las Unidades Judiciales.



NIVEL DE GESTIÓN

1. OPERATIVO

Información Clave de los Tribunales de Justicia

Estadísticas de causas del Tribunal.


Antecedentes generales del Tribunal.

REPORTABILIDAD PARA LAS UNIDADES JUDICIALES

Productividad y eficiencia del Tribunal.

Metas de Gestión del Tribunal.


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IV. CONCLUSIONES A partir del proceso de análisis estratégico y de los antecedentes recabados en cada una de las etapas del proyecto, es necesario relevar los siguientes hallazgos en materia de gestión jurisdiccional al interior del Poder Judicial:

Figura 11: Principales Hallazgos en la Gestión del Poder Judicial


Al término del año 2010 el Poder Judicial diseñó y formalizó su Plan Estratégico con los desafíos y anhelos sobre el cual focalizar los esfuerzos durante el periodo 2011 – 2015. Este instrumento, según se pudo observar a nivel transversal, en la actualidad no se encuentra internalizado en el quehacer diario de los Jueces, Ministros y Funcionarios del Poder Judicial, lo que en concreto, ha generado una falta de alineamiento estratégico/operativo, en que los procesos, procedimientos, proyectos y actividades no se encuentran estructurados para dar respuesta a un objetivo común. Esto en definitiva, se traduce en que, a pesar de existir esfuerzos por comunicar, difundir y transmitir la estrategia institucional, se diseñen y ejecuten proyectos y actividades sin un foco y objetivo claro y más aún, muchas veces distante del alcance de otros proyectos en ejecución. En efecto, bajo el contexto antes descrito, es posible afirmar que el Poder Judicial se encuentra en un proceso de aprendizaje en materia de gestión estratégica, en el que, desde la base en que no existe claridad e incluso una definición concreta de los Objetivos Estratégicos que se buscan alcanzar y más aún, que no se dispone de un sistema de control de gestión formalizado a cargo del alineamiento de las operaciones y del control del desempeño de las unidades de apoyo y de los Tribunales y Cortes del país, se observa falta de coordinación y comunicación en el ejercicio de las actividades diarias y no existe un grado de conocimiento de los resultados alcanzados a partir de la implementación de la cartera de proyectos del Plan Estratégico, desencadenando esto, la inexistencia de actividades y procedimientos desarrollados en función del Plan Estratégico en materia de gestión Jurisdiccional y una falta de identificación del personal en las declaraciones expuestas en el instrumento.

• Diseño de reportes a nivel local con antecedentesdiarios/mensuales respecto a la tramitación decausas, en algunos casos elaborados de formamanual.

• Seguimiento individual de la carga de trabajo delos funcionarios/jueces, con el objeto de hacer masequitativo el proceso de tramitación de causas.

• Monitoreo del tipo de causas que ingresan alTribunal/Corte, de forma de focalizar de mejormanera los Recursos.

• Conformación de “Equipos de Meta” para elcumplimiento de las metas de gestión y conveniosde desempeño.

• Seguimiento al tiempo de tramitación de la causacomo factor clave para la mejora en el Servicio alos Usuarios.

PRÁCTICAS PARTICULARES/LOCALES EN LA GESTIÓN DE CADA UNIDAD JUDICIAL

• Enfoque individual en el quehacer de cada Unidad Judicial

• Falta de Objetivos alineados a la Estrategia Global.

• Falta de alineamiento en la cartera de proyectos yprogramas en ejecución a nivel institucional.

• Ausencia de mecanismos de control y seguimientoestratégico y falta de sistema de reportabilidad periódicade los resultados.

AUSENCIA DE ALINEAMIENTO DE CARÁCTER ESTRATÉGICO EN EL QUEHACER INSTITUCIONAL


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Lo anterior genera como consecuencia que, a pesar de que se han implementado iniciativas para dar respuesta a los desafíos identificados para el año 2015, no es posible medir el grado de impacto que estas han tenido en términos objetivos y concretos (Parámetros de comparación) y por ende, se torna complejo para las unidades de apoyo, identificar cuáles son los aspectos que se deben fortalecer a través de la implementación de nuevos proyectos o el rediseño de aquellos que están programados. Finalmente, resulta interesante relevar que existen instrumentos (tales como encuestas de percepción o satisfacción aplicadas a nivel interno y/o externo), parámetros y mediciones internacionales, indicadores de resultados de los programas en ejecución u otros, que efectivamente contribuyen a dar cuenta del desempeño del Poder Judicial, pero que sin embargo, al no estar formalizada una Unidad o Departamento a cargo de consolidar dichos datos de forma de transformarlos en información para la toma de decisiones, no se cuenta con un sistema de reportabilidad estratégica que permita a las respectivas unidades encargadas, proponer mejoras para focalizar los esfuerzos y recursos presupuestarios en pos de la mejora en los resultados observados. En conclusión, el primer proceso estratégico desarrollado al interior del Poder Judicial, presenta brechas en torno al alineamiento operativo/estratégico entre las unidades de apoyo, Tribunales y Cortes del país y también, en lo referente al monitoreo, control y difusión de los resultados alcanzados, lo que genera en definitiva una falta de empoderamiento de los funcionarios, jueces y ministros a nivel nacional. Es por ello que, según se profundiza en el capítulo de recomendaciones, es necesario que la institución, a partir de los indicadores propuestos en esta consultoría y de los proyectos vinculados al Plan Estratégico que actualmente están en ejecución, evalúe los resultados de este proceso de planificación e identifique los aspectos que se deben mejorar en el proceso de actualización del Plan Estratégico vigente. En materia operativa, y dado que no se cuenta con un instrumento de planificación que clarifique el rumbo y focalice los recursos institucionales, se pudo observar que la gestión del quehacer diario de las Unidades Judiciales, se ve directamente impactada según el territorio Jurisdiccional sobre el cual desarrolla sus funciones y a su vez, no se observa en términos concretos, planes o iniciativas orientadas a dar respuesta a los requerimientos particulares que puedan surgir en base a estas condiciones. En otro aspecto, se observó que en materia de gestión operativa e incluso táctica (referente al desempeño de los tribunales de una misma Jurisdicción), los sistemas informáticos de tramitación judicial presentan brechas en materias de gestión, debido a que en efecto, se focalizan en la entrega de información referente a la tramitación de la causa, y aunque si bien, permiten visualizar información referente al desempeño del Tribunal o Corte, requiere la incorporación de otros mecanismos que permitan a los Administradores de las respectivas unidades, contar con información oportuna respecto a los parámetros relevantes en materias de gestión Jurisdiccional y que en la actualidad, deben ser generados de forma manual a través de planillas Excel para el desarrollo del ejercicio de sus funciones. En complemento a esto, resulta importante destacar que aquellas unidades de competencia mixta, requieren trabajar con distintos sistemas de tramitación, lo cual involucra esfuerzos mayores en términos de tiempo y recursos que dificultan el ejercicio de estas actividades.


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V. RECOMENDACIONES A partir de los principales hallazgos durante el desarrollo del proyecto, es posible destacar algunas recomendaciones relevantes para el fortalecimiento del Poder Judicial en términos de Gestión Jurisdiccional y rendición de cuentas: 1. Evaluación de los resultados del Plan Estratégico 2011 – 2015: Se recomienda que, a partir de

los indicadores propuestos en este proyecto, se evalúe el grado de avance respecto a los desafíos planteados en el instrumento y a la línea base establecida, con el objeto de identificar a partir de ello, el estado actual del Poder Judicial y por ende, los principales aspectos que se deben fortalecer para dar respuesta de manera oportuna a los anhelos planteados y a los principales requerimientos de la ciudadanía y de los Usuarios en lo que respecta a los procesos de tramitación de causas, servicios de atención de usuarios y acceso y disponibilidad de la información referente al Poder Judicial.

2. Consolidar una estructura formal para el monitoreo y seguimiento del Plan Estratégico: Resulta necesario que se establezca y formalice una estructura al interior del Poder Judicial a cargo de implementar el sistema de control de gestión a nivel institucional y que esté focalizada a los siguientes tres ámbitos de acción:

Velar por la toma de decisiones estratégicas en base al desempeño y resultados observados.

Planificar y coordinar los programas, proyectos o iniciativas en ejecución al interior de la institución, ya sean estas de carácter estratégico o focalizado en algún tema en particular.

Diseñar e implementar la cartera de proyectos estratégicos del Poder Judicial.

3. Reportabilidad para la gestión: Considerando que el Poder Judicial cuenta con sistemas informáticos consolidados y que actualmente se dispone de diversas iniciativas orientadas a implementar mejoras en ellos (data mining del PJUD), es necesario que los productos en materia de reportabilidad emanados de esta consultoría, sean adecuados a los datos disponibles en los sistemas de tramitación de cada Unidad Judicial, de forma que esto facilite el trabajo de los actores a cargo de la Administración y Gestión de las Cortes y Tribunales del país.

4. Registro de datos en los sistemas de tramitación: Actualmente existe una baja percepción respecto a la confiabilidad de los sistemas informáticos. Esto debido básicamente a la calidad de los datos e información entregados en materia de reportabilidad, causados principalmente por errores en el registro de las personas encargadas como también debido al diseño de la plataforma de ingreso de datos a los sistemas y por tanto, es necesario poner especial énfasis en la mejora de la calidad del ingreso de la información de forma que, los sistemas se posicionen en su rol como herramientas de apoyo al proceso de tramitación y también en su rol de apoyo al ejercicio de la gestión Jurisdiccional.

5. Revisión y/o actualización de las definiciones y objetivos estratégicos del Poder Judicial: Es

necesario que una vez evaluada la estrategia institucional, se lleve a cabo un proceso de reflexión estratégica al interior del Poder Judicial que sea participativo e inclusivo en el cual, se identifiquen de manera transversal, los principales aspectos que se deben considerar en el proceso de actualización del Plan Estratégico vigente. En este aspecto en particular, resulta relevante incorporar la visión desde los tres ámbitos de gestión identificados: Estratégico,


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Táctico y Operativo y que se establezcan objetivos orientados a fortalecer a las Unidades de Apoyo a la gestión Jurisdiccional.

6. Alineamiento a nivel Táctico y Operativo: Uno de los principales aspectos que se deben

fortalecer en materia de gestión Jurisdiccional, es el grado de alineamiento existente entre el accionar y desempeño de cada Jurisdicción respecto a las otras Judicaturas y a los resultados plasmados en el Plan Estratégico institucional. Esto debido a que, actualmente cada judicatura desempeña sus funciones de forma individual mediante prácticas locales distantes de aquellas que se desarrollan en otras jurisdicciones y por tanto, reconociendo que en materia global, todas deben dar respuesta a los requerimientos de los usuarios a través de los mismos procesos y procedimientos, se recomienda desarrollar un proceso de planificación a nivel Jurisdiccional que se encuentre direccionado y vinculado a los ejes de trabajo estipulados en el Plan Estratégico institucional, de forma de definir lineamientos generales capaces de adaptarse a las diferentes particularidades existentes en cada Unidad Judicial.

7. Comunicación, difusión de las actividades y desafíos estratégicos: A partir del proceso de

evaluación del Plan Estratégico sugerido al inicio de este listado, la estructura a cargo de su monitoreo y seguimiento debe implementar mecanismos de comunicación orientadas a dar cuenta de los resultados alcanzados de manera periódica, de forma que a partir de ello, se internalice en los funcionarios, la importancia y relevancia que conlleva la implementación de prácticas de gestión y de planificación estratégica al interior de su respectiva Unidad Judicial.

8. Rol del Administrador en la gestión Tribunales y Cortes: Según se pudo observar durante el

desarrollo del proyecto, el rol e importancia de los administradores para la gestión de las Unidades Judiciales no se encuentra relevado a nivel institucional e incluso es más, existe una alta rotación de estos entre los distintos Tribunales y Cortes lo cual dificulta la continuidad de los procesos de gestión y por tanto, de la implementación de prácticas y herramientas que contribuyan a la toma de decisiones en el quehacer diario de las Unidades. En base a esto y otras prácticas que se pudo identificar, resulta fundamental que desde la Corte Suprema se releve la importancia del Rol de la figura del Administrador en el manejo y gestión de las unidades y por tanto, se recomienda que se dicten políticas claras en cuanto a sus funciones y se entreguen herramientas y recursos acordes a los requerimientos para el ejercicio de estas funciones, tales como autonomía en el ejercicio de sus funciones y en la toma de decisiones en materia de gestión, sistemas de reportabilidad con parámetros claros y concretos, información oportuna respecto a los lineamientos estratégicos a nivel institucional, entre otros relevantes.

9. Gestión del cambio: Finalmente, para implementar las prácticas e instrumentos de gestión sugeridos, se recomienda que el Poder Judicial desarrolle prácticas e iniciativas de gestión del conocimiento con los actores clave para la toma de decisiones en los Tribunales y Cortes del país. Esto con el objeto de darles a conocer la importancia de la implementación de herramientas de gestión para la mejora en el desempeño y funcionamiento de las Unidades en y que en definitiva, contribuyen a mejorar la calidad de los servicios entregados a la ciudadanía y a los Usuarios de la institución. Es por ello, que se sugiere focalizar esfuerzos en el desarrollo de talleres periódicos que permitan transmitir las buenas prácticas implementadas en materias de gestión por otras Unidades Judiciales y capacitar en las herramientas y prácticas relevantes en materia de gestión, toma de decisiones, reportabilidad de resultados y rendición de cuentas.


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En definitiva, estas recomendaciones surgen a partir del análisis al proceso de planificación estratégica vigente al interior del Poder Judicial, el cual según se observó, se encuentra en su primer proceso de implementación y por ello, considerando que este es un proceso cíclico de mejora continua, se debe focalizar los esfuerzos en identificar las brechas existentes en materia de gestión jurisdiccional, de forma de relevar a partir de ello, los principales aspectos que deberán ser considerados en los futuros procesos de planificación estratégica. En base a esto, a continuación se presenta el esquema sobre el cual se recomienda, el Poder Judicial desarrolle los futuros procesos de planificación estratégica para la mejora en su desempeño hacia los requerimientos de la ciudadanía y usuarios:

Figura 12: Sistema de Gestión de Seis etapas para integrar la planificación de la estrategia y la ejecución operacional

Fuente: Sistema de Gestión de Seis etapas, Robert S. Kaplan y David P. Norton – Adaptación ClioDinámica.

• Análisis Estratégico• Definiciones Estratégicas• Cartera de Proyectos• Formulación de la Estrategia

DESARROLLAR LA ESTRATEGIA

• Indicadores• Metas• Proyectos • Financiamiento

PLANIFICAR LA ESTRATEGIA

• Unidades de negocio• Unidades de soporte• Unidades estratégicas• Comunicación

ALINEAR LA INSTITUCIÓN

• Unidades de negocio• Unidades de soporte• Unidades estratégicas• Comunicación

PLANIFICAR LAS OPERACIONES

• Revisión Estratégica • Revisión Operativa

CONTROLAR Y APRENDER

• Estrategia Emergente

ADAPTAR Y PROBAR

• Tableros de gestión• Recursos• Presupuestos• Proyectos

PLANIFICACIÓN OPERATIVA

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• Mapa Estratégico• BSC• STRATEX

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Resultados

• Procesos• Iniciativas

EJECUCIÓN

Resultados

Revisión Plan Estratégico 2011 - 2015P

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ASPECTOS A FORTALECER EN LA GESTIÓN DEL PODER JUDICIAL


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VI. ANEXOS A continuación, se presenta el listado de actores claves que contribuyeron en la identificación de información relevante para la gestión de las unidades judiciales, por medio de entrevistas, reuniones y videoconferencias.

Tabla 7: Listado de Tribunales y Cortes Entrevistados

UNIDAD JUDICIAL NOMBRE FECHA

Juzgado de Garantía de Iquique Víctor Argandoña 17-10-2013

Juzgado del Trabajo de Concepción Florentino Moreno 17-10-2013

Juzgado de Garantía de Cañete Claudio Tolosa Urrutia 17-10-2013

Tribunal de Juicio Oral en lo Penal de La Serena Edye Obregón 17-10-2013

Juzgado de Letras y Garantía de Los Vilos Enrique Ahumada 17-10-2013

Tribunal de Juicio Oral en lo Penal de Puente Alto Jorge Bravo 21-10-2013

Corte de Apelaciones de La Serena Carla Williamson 21-10-2013

Corte de Apelaciones de Chillán Manuel Mendy 21-10-2013

Corte de Apelaciones de Coihaique Álvaro Gutiérrez 21-10-2013

Corte de Apelaciones de Valparaíso Marianela Bastías 21-10-2013

Corte Suprema Héctor Carreño 25-10-2013

Corte de Apelaciones de Rancagua Ricardo Valenzuela 28-10-2013

Corte de Apelaciones de San Miguel Crispulo Marañón 28-10-2013

Juzgado Civil de Santiago Pedro García 29-10-2013

Tabla 8: Listado de directivos Entrevistados

DEPARTAMENTO NOMBRE FECHA

DDI Gabriel Mondaca 30-10-2013

DDI Giuliano Pesce 30-10-2013

DDI Rossana del Valle 30-10-2013

DDI Ricardo Tucas 30-10-2013

Encargado proyecto BID Jorge Dahm Oyarzún 25-10-2013

Gestión de metas Isabel Danovaro 22-10-2013

Recursos Humanos Mauricio Peña 15-11-2013

Comunicación e Informática Mauricio Rodríguez 30-10-2013

Documents

“3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE …servicios.poderjudicial.cl/BID/pdf/8/Informe 3P9.1-6.pdf · Conceptual del Sistema de Indicadores y Reportes para el Poder Judicial”