4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Alur Proses Produksi · tetapi format PO hanya satu jenis dan dapat dilihat pada Lampiran 1. 11 Universitas Kristen Petra Gambar 4.1 Aliran Proses Produksi

10

Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Alur Proses Produksi

Proses produksi pada PT. XYZ terdiri dari beberapa alur. Sebelum

produksi, pertama-tama marketing mendapatkan order dan membuat OPI (Order

Produksi Internal) yang berisi jumlah produksi yang dipesan dan bahan-bahan

yang dibutuhkan untuk produk tersebut. OPI diberikan kepada departemen PPIC

untuk disusun jadwal dan jumlah bahan baku yang akan dipakai untuk membuat

produk tersebut. Pihak PPIC membuat Production Order (berisi bahan yang

dibutuhkan, jumlah produksi, warna tinta yang dibutuhkan, tanggal keluar, dan

lain-lain) yang kemudian akan diserahkan kepada semua departemen. Departemen

desain mendapatkan PO pre-press tentang pembuatan plate untuk mencetak.

Ketika plate untuk produksi telah jadi, maka akan langsung diberikan ke produksi

untuk dipasang ke mesin offset. PO ada banyak macamnya dan setiap bagian yang

berkaitan dengan produksi mendapat PO yang isinya berbeda sesuai kegunaannya,

tetapi format PO hanya satu jenis dan dapat dilihat pada Lampiran 1.

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html

11


Gambar 4.1 Aliran Proses Produksi

Aliran proses produksi secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Aliran produksi dimulai ketika kertas dari gudang bahan baku turun sesuai jenis

Input =

Proses =

Kertas dari GBB

Proses potong kertas

Proses offset

Proses QC

tinta, map approval, plate, dieline

Proses Rajang

Proses Varnish

Proses Hotstamp

Proses Laminasi

Proses Plong

hotstamp

minyak WB/UV, polymer/blanket

lem, singleface/duplex

pisau plong, emboss (jika perlu)

Proses Pretel

Proses Glueing

Proses Packaging

Penyimpanan

lem

Proses Calendaring

12


kertas yang tertera pada PO. Kertas akan dipotong terlebih dahulu pada mesin

potong untuk menyesuaikan ukurannnya sebelum masuk mesin offset. Setelah

plate dipasang pada mesin offset, tinta dan kertas dapat dimasukkan ke mesin

offset untuk memulai proses produksi. Operator akan menyesuaikan ketebalan

warna pada mesin offset agar hasil yang didapatkan sesuai dengan pesanan

pelanggan. Kertas yang telah di printing (offset) selanjutnya akan menuju bagian

QC untuk diperiksa kualitasnya. Produk dari QC selanjutnya menuju bagian

hotstamp terlebih dahulu (jika memakai hotstamp), setelah itu menuju bagian

varnish untuk dilapisi dengan WB (water based) dan atau UV. Setelah itu ada

produk yang menuju ke mesin calendaring (mesin ini khusus untuk produk Ritz)

atau laminasi. Proses mesin calendaring hanya seperti penyetrikaan raksasa untuk

kertas dan masih merupakan tahap dalam proses varnish. Proses mesin laminasi

merupakan proses penempelan produk dengan bahan jenis single face ataupun

duplex sesuai dengan spesifikasi produk yang ditentukan pelanggan. Selanjutnya

produk menuju bagian plong yang digunakan untuk membentuk dan memotong

produk sesuai bentuk lipatannya. Ada juga produk yang tidak memerlukan proses

plong, biasanya berupa produk label yang tidak memerlukan bentuk lipatan.

Produk label akan menuju ke proses rajang setelah keluar dari QC. Produk dari

proses rajang biasanya akan langsung ke bagian packaging.

Produk yang sudah di plong menuju bagian pretel untuk dilepaskan sisa-

sisa dari plong. Hasil produk yang sudah melalui proses plong dan pretel dapat

dilihat pada Gambar 4.2. Selanjutnya produk akan menuju bagian glueing

(pengeleman) agar produk mudah dibentuk menjadi box. Produk sebelum glueing,

hanya berupa lembaran (berupa bangun datar ketika balok dibuka). Hanya

beberapa sisi pada produk yang direkatkan, tetapi bentuknya masih berupa bangun

2 dimensi. Setelah di gluing produk akan di packaging sesuai dengan permintaan

pada PO (isi bundle berbeda-beda sesuai permintaan customer) dan akan menuju

ke gudang barang jadi. Tidak semua produk melalui semua proses pada Gambar

4.1, tergantung pesanan pelanggan yang menentukan mau produk yang seperti

bagaimana.

13


Gambar 4.2 Contoh Produk Hasil Plong dan Pretel

4.2 Kondisi Awal

PT. XYZ memproduksi berbagai macam produk kemasan dengan bentuk

yang berbeda-beda, warna yang berbeda-beda, desain yang berbeda-beda, dan

perlakuan khusus yang berbeda-beda seperti yang dijelaskan pada alur proses

produksi. Banyaknya jenis produk kemasan yang berbeda-beda, membuat PT.

XYZ mempunyai material penunjang yang sangat banyak untuk setiap produknya.

Gudang material yang ada sekarang hanyalah merupakan gudang untuk pisau

plong saja, untuk peralatan material penunjang lainnya diletakkan diluar gudang.

Jika dikelompokkan menurut jenisnya, material penunjang yang dibutuhkan untuk

proses produksi setidaknya hanya berjumlah 7 jenis.

Tidak semua produk memakai ke 7 jenis material pendukungnya, sesuai

dengan treatment yang dijalani produk tersebut selama proses produksi. Dimensi

material akan diambil acuannya berdasarkan ukuran material terbesar untuk setiap

jenisnya. Hal ini dilakukan karena dimensi material yang paling besar

membutuhkan tempat yang lebih besar. Dimensi ukuran untuk setiap jenis

material dapat dilihat pada Tabel 4.1. Map besar merupakan material untuk

14


menyimpan dieline, map approval dan contoh cetakan. Map besar bukan

merupakan material produksi.

Tabel 4.1 Jenis Material dan Ukuran Dimensinya

4.2.1 Sistem Gudang Saat Ini

Struktur organisasi gudang pisau saat ini cukup sederhana dikarenakan

hanya ada 1 staf gudang pisau untuk setiap shift-nya (2 shift per hari). Staf gudang

pisau juga merangkap sebagai “helper” (pembantu) pembuatan pisau plong

membantu staf pembuatan pisau plong. Sistem yang ada pada gudang pisau

sekarang hanya berupa penerimaan, penyimpanan barang, dan pengeluaran

barang. Tidak ada dokumen yang mencatat keluar masuk material penunjang

tersebut. Staf gudang pisau harus mengantarkan sendiri pisau plong ke bagian

plong ketika dibutuhkan.

Selain gudang pisau, gudang material lain seperti dieline, map approval,

dan contoh cetakan menjadi tanggung jawab staf persiapan. Memang material

yang ada sekarang berada di luar gudangnya, tetapi staf persiapan yang harus

mencari material ketika akan dibutuhkan produksi (lebih kearah persiapan

produksi daripada mengatur material). Material seperti plate juga dikontrol oleh

staf persiapan ketika produksi akan turun. Sistem yang ada sekarang untuk staf

persiapan sama dengan staf gudang pisau. Tidak ada dokumen yang mencatat

material keluar/masuk maupun daftar induk material. Berikut sistem gudang

material pada PT. XYZ :

a) Penerimaan barang

Jenis Material Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm)

Plate 113 0.2 93

Pisau plong 115 3 83

Dieline 110 0.2 80

Map Approval 40 1.5 60

Emboss 15 0.5 7

Contoh cetakan 110 0.3 80

Dus Polymer 113 5 83

Map Besar 116 2 88

15


Ada 2 jenis penerimaan barang pada gudang pisau maupun material lainnya.

Penerimaan material dilakukan pada saat material yang baru selesai

dibuat/dibeli dan ketika bagian produksi selesai memakai material tersebut

maka akan dikembalikan kepada staf gudang pisau atau persiapan.

b) Penyimpanan barang

Material yang baru dibuat/dibeli akan disimpan dahulu pada gudang sampai

ketika dibutuhkan oleh produksi. Material yang telah selesai dipakai juga akan

disimpan oleh staf gudang pisau atau persiapan.

c) Pengeluaran barang

Staf gudang pisau ataupun staf persiapan mengeluarkan material dan

mengantarkannya ke bagian produksi yang memakai material tersebut ketika

ada permintaan.

Staf PPIC selalu mengontrol material yang akan dipakai sebelum PO

(production order) turun ke produksi. Staf PPIC akan memberitahu produksi apa

yang akan turun ke produksi, kemudian menginformasikan staf gudang pisau dan

staf persiapan untuk menyiapkan materialnya. Jika materialnya tidak ada, maka

akan diperintahkan untuk membuat baru. Material yang membutuhkan pembelian

akan langsung dibelikan oleh PPIC melalui R&D dan diserahkan kepada staf

gudang pisau atau staf persiapan.

4.2.2 Layout Awal Gudang

Layout gudang hanya ada 2 yang dipakai dalam pembuatan gudang

material penunjang. Layout awal yang dipakai perusahaan sangatlah berdekatan

antara kedua gudang. Layout gudang material dapat dilihat pada Gambar 4.3 dan

Gambar 4.4.

16


Gambar 4.3 Layout Gudang Material Sekarang

Gambar 4.4 Layout Gudang Pisau Sekarang (Tampak Atas)

Pada Gambar 4.3 dapat dilihat bahwa disamping gudang pisau terdapat

gudang untuk material seperti dieline, map approval, dan contoh cetakan. Tetapi

gudang tersebut rencananya akan dipakai perusahaan untuk dijadikan tempat

mixing tinta baru dan sebagian material telah dikeluarkan dari gudang tersebut.

Belum adanya pengalokasian tempat baru untuk peletakan material membuat

material tersebut diletakkan diluar gudangnya, tepatnya didepan gudangnya yang

dapat dilihat pada Gambar 4.5.

17


Gambar 4.5 Sebagian Kecil Material Dieline dan Contoh Cetakan dalam Kardus

Bekas Plate diluar Gudang

Material penunjang seperti dieline dan contoh cetakan disimpan dalam

kardus-kardus bekas plate dan tidak beraturan (1 kardus plate belum tentu berisi

job yang sama untuk dieline dan contoh cetakan, 1 kardus plate dapat berisi 2-10

job). Emboss disimpan di lemari tempat pembuatan pisau plong karena akan

dipasang pada pisau, plate mempunyai tempat peletakannya sendiri diluar gudang

sehabis dipakai, dan polymer diletakkan dalam dusnya pada lantai produksi.

Untuk layout gudang dieline, map approval, dan contoh cetakan sekarang tidak

bisa digambarkan layout-nya karena materialnya telah dikeluarkan dan diletakkan

diluar gudang. Pisau pada rak diatur terserah staf gudang, hal ini karena staf

sebelum-sebelumnya juga begitu, hanya beberapa rak yang mendapat pelabelan

sesuai customer-nya.

4.3 Permasalahan dan Akar permasalahan pada Gudang Material

Dari pengamatan, wawancara, dan informasi yang didapatkan, ada

beberapa permasalahan pada gudang material yang sekarang. Gudang pisau yang

penuh dan pencarian material yang susah setiap kali dibutuhkan merupakan

permasalahan pada gudang material sekarang. Permasalahan yang ada pada

gudang material harus diselesaikan sampai pada akar permasalahannya. Hal ini

18


dilakukan agar masalah awal tidak kembali lagi dan membuat penyelesaian

masalah menjadi sia-sia. Metode fishbone diagram dapat digunakan untuk

membantu mencari akar permasalahan yang ada dan menyelesaikan permasalahan

sampai akarnya. Fishbone diagram untuk permasalahan pada gudang dapat dilihat

pada Gambar 4.6 dan Gambar 4.7.

19 Universitas Kristen Petra

Gambar 4.6 Fishbone Diagram Permasalahan Gudang Penuh

Gambar 4.6 menjelaskan akar permasalahan dari penyebab-penyebab yang membuat gudang penuh. Kebanyakan akar

permasalahan dari permasalahan gudang penuh adalah karena disebabkan tidak adanya aturan yang dibuat untuk mengatur gudang

material. Dari sisi “man” staf gudang material tidak berfungsi sebagai pengontrol material, tetapi lebih kearah persiapan material untuk

GUDANG PENUH

Staf kurang inisiatif, hanya menunggu perintah

Material tidak terpakai masih disimpan karena belum rusak

Staf tidak pernah melaporkan kondisi gudang

Material masuk tidak pernah dicatat

Tidak ada aturan tentang hal ini

Tidak ada aturan mengenai lama penyimpanan

Staf tidak berfungsi sebagai pengontrol material

Tugas utama staf kearah persiapan material

MAN

METHOD


produksi. Material untuk produk-produk lama banyak yang tidak terpakai dan tidak dikeluarkan dari gudang membuat tumpukan material

semakin banyak. Staf gudang juga tidak ada yang mempunyai inisiatif untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada gudang

materialnya seperti melaporkan keadaan gudang ke PPIC dan mencatat material dalam gudangnya sendiri juga tidak dilakukan.

Gambar 4.7 Fishbone Diagram Permasalahan Pencarian Material Susah

PENCARIAN

MATERIAL SUSAH

MAN

Staf bergantian setiap shift

Informasi penempatan tidak jelas antar staf

Penataan material pada rak sembarangan

Tidak ada aturan tentang pengaturan material

Tidak pernah ada inspeksi material



Fokus staf terpecah karena merangkap pekerjaan lain

Pekerjaan ringan jika hanya simpan-keluar material

Label pada material tidak lengkap

Penulisan label disingkat-singkat

Tidak ada pencatatan material keluar-masuk

METHOD


Dari Gambar 4.7 didapatkan akar permasalahan dari sisi “man” yang

membuat pencarian material susah pada gudang material adalah karena staf

bergantian setiap shift-nya menyebabkan buruknya informasi soal penempatan

material yang keluar masuk pada gudang selama jam kerja shift-nya ketika

berganti shift. Staf tidak saling menginformasikan untuk peletakan material yang

masuk keluar, hanya memeberi tahu bahwa material apa saja yang masuk dan

keluar. Label material yang tidak jelas (tidak semua material) dikarenakan

penamaan material oleh staf gudang sering disingkat (tidak semua nama barang

ditulis) juga membuat pencarian akan material yang dibutuhkan semakin susah.

Dari sisi “method” yang menjadi akar masalahnya adalah tidak adanya aturan

yang jelas mengenai bagaimana penataan material pada rak, tidak ada perintah

atau aturan untuk mencatat material keluar masuk, dan tidak ada aturan mengenai

kejelasan stok opname. Tidak berjalannya inspeksi/stok opname juga membuat

material semakin banyak dan membuat pencarian material bertambah susah,

walaupun sudah ada pengumuman yang ditempel pada gudang yang menjelaskan

stok opname dilakukan 3 bulan sekali.

4.4 Usulan Perbaikan

Usulan-usulan yang akan diberikan untuk memperbaiki masalah yang

ada yaitu dengan merancang sistem manajemen gudang yang baru bagi gudang

material. Tata letak material pada gudang juga harus ditata ulang agar dapat

meletakkan material-material lainnya dan memudahkan pencarian material.

Membuat job description baru, Standart Operating Procedure, serta aturan pada

gudang material merupakan bagian dari rancangan perbaikan sistem yang akan

dilakukan.

4.4.1 Rancangan Gudang Material Penunjang

Gudang Material Penunjang merupakan gudang yang berfungsi sebagai

tempat penerimaan, penyimpanan, dan penyediaan material-material yang

dibutuhkan untuk membantu proses produksi. Diberikan nama Gudang Material

Penunjang sebagai tanda bahwa gudang material ini benar-benar akan mengontrol

material penunjang, bukan seperti gudang material yang ada sekarang. Lokasi


Gudang Material Penunjang ini akan memakai dua tempat sebagai

operasionalnya. Lokasi pertama yaitu gudang pisau plong sendiri dan lokasi kedua

yaitu tempat mixing tinta lama yang tidak digunakan. Gudang dieline akan

digunakan perusahaan sebagai tempat mixing tinta baru, karena itu tempat mixing

tinta lama yang akan digunakan untuk Gudang Material Penunjang. Pada gudang

ini juga akan langsung disediakan kantor untuk staf agar dapat mengontrol

material dengan baik. Layout yang akan dipakai untuk Gudang Material

Penunjang dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Layout untuk Gudang Material Penunjang

Staf untuk Gudang Material Penunjang hanya akan membutuhkan satu

staf dalam operasionalnya (1 shift), tidak seperti sebelumnya yang membutuhkan

2 staf hanya untuk menangani pisau plong dan material lainnya. Staf Gudang

Material Penunjang akan difokuskan untuk menangani secara total material

didalamnya dan tidak akan mengerjakan tugas diluar job description-nya. Gudang

Material Penunjang akan benar-benar fokus untuk mengontrol material penunjang

yang dibutuhkan untuk proses produksi.


4.4.1.1 Material dalam Gudang Material Penunjang

Pada proses produksi ada beberapa material penunjang yang dibutuhkan

seperti plate, pisau plong, dan lain-lain. Semua material penunjang ini mempunyai

umur hidup yang harus dikontrol karena jika melebihi, tentu saja akan

berpengaruh kepada kelancaran produksi. Gudang Material Penunjang

menyediakan dan mengontrol jumlah material penunjang yang dibutuhkan

produksi. Misalnya ketika memproduksi 100.000 produk “Ritz” membutuhkan 5

plate (1 warna menggunakan 1 plate, 1 produk bisa terdiri dari beberapa warna).

Jika masa umur hidup plate adalah 70.000 sheet, maka harus menyediakan

setidaknya 2 set plate (1 set isi 5). Hal ini dilakukan agar produksi tidak ada delay

yang terlalu lama dalam mengganti plate. Material yang disimpan pada Gudang

Material Penunjang ada 7 jenis yaitu berupa dieline, map approval, contoh

cetakan, pisau plong, emboss, plate, dan polymer. Ketujuh jenis material tersebut

mempunyai masa hidup agar dapat dipakai atau tidak. Berikut penjelasan tentang

material dan masa hidup (life time) dari setiap material :

- Plate : Digunakan untuk membuat gambar cetakan pada kertas. Mesin offset

membutuhkan plate untuk beroperasi. Masa penyimpanan plate setelah selesai

dipakai hanya 2-3 bulan dan setelah itu tidak dapat dipakai lagi. Kapasitas

pemakaian plate dalam sekali produksi adalah ± 70.000 sheet pemakaian dan

harus diganti baru ketika produksi melebihi 70.000 sheet. Semua produk

membutuhkan plate dalam proses produksinya dan setiap plate unik untuk 1

produk. Plate akan disediakan dan disimpan ketika PO produksi sudah turun

(± 3 hari sebelum produksi) dikarenakan masa simpannya relatif singkat.

- Pisau plong : Pisau plong merupakan pisau untuk memotong sheet menjadi

bentuk lipatan box-nya. Pisau plong terbagi menjadi 2 yaitu pisau manual

(perusahaan yang membuat) dan pisau laser (membeli dari luar). Pisau manual

dipakai setelah 250.000 sheet dan harus diganti baru, pisau laser dipakai

setelah 1.000.000 sheet dan harus diganti baru. Pisau plong harus diperiksa

keadaannya setelah 6 bulan tidak dipakai (kalau berkarat, maka harus

dimusnahkan).

- Dieline : Dieline terbagi menjadi dieline untuk offset, dieline untuk UV spot,

dieline untuk emboss, dan dieline untuk hotstamp. Kebanyakan 1 dieline dapat


dipakai untuk semua macam job diatas. Dieline digunakan untuk men-setting

mesin dan mencocokkan hasil produksi sesuai dengan garis-garis layout pada

dieline. Dieline ada yang terbuat dari kertas dan dari mika, dieline dari kertas

akan dibuat ketika mengerjakan job baru. Dieline mika biasanya digunakan

untuk produk yang memakai emboss/hotstamp dan UV spot. Dieline mika

harus diperiksa keadaannya setelah 1 tahun tidak dipakai.

- Klise Emboss/Hotstamp : Emboss/hotstamp merupakan material yang mirip

karena bentuknya kecil dan terbuat dari aluminium atau kuningan. Emboss/

hotstamp digunakan untuk memberikan motif pada produk. Selama tidak

rusak, maka material ini dapat dipakai terus.

- Map approval : Map approval merupakan map yang berisi contoh produk

yang akan diproduksi. Map ini dipakai untuk acuan warna dari produk yang

akan diproduksi. Departemen R&D sebenarnya sudah menentukan masa pakai

map approval adalah 1 tahun (6 bulan khusus untuk produk Garudafood) dan

harus dikonfirmasikan kepada R&D untuk diperbarui jika telah melewati

masanya.

- Contoh cetakan : Contoh cetakan ini sebenarnya hanya dipakai untuk

keaadaan darurat sebagai acuan warna ketika map approval dari produk

tersebut lagi tidak tersedia/belum jadi. Contoh cetakan dipakai untuk acuan

warna produk-produk jenis giftbox yang bentuknya besar dan tidak dibuatkan

map approval-nya. Biasanya produk yang sudah pernah jalan dan akan jalan

kembali pasti mempunyai contoh cetakan (hasil cetakan yang sudah di acc

customer).

- Polymer UV Spot : Sama hal-nya dengan emboss dan hotstamp, polymer

untuk UV spot dan tidak menentu kapan rusaknya dikarenakan jika cetakan

pada polymer kecil, maka akan lebih cepat rusak daripada yang besar.

Untuk menghindari penyimpanan material yang tidak perlu dan

menghindari gudang material menjadi penuh, maka semua material diatas akan

dikonfirmasikan kepada marketing apakah masih ada order produk tersebut

kedepannya ketika 1 tahun sudah tidak terpakai (masuk dalam job description staf

Gudang Material Penunjang).


4.4.1.2 Tujuan adanya Gudang Material Penunjang

Gudang material penunjang keberadaannya sangat erat dengan produksi,

maka tujuan pembuatan gudang material penunjang secara garis besar adalah

untuk mempermudah produksi. Gudang material penunjang dibuat untuk

memenuhi tujuan-tujuan dibawah ini :

- Memudahkan pengontrolan material penunjang produksi.

Tujuan adanya gudang material seperti sebelum adanya rancangan Gudang

Material Penunjang adalah sebagai tempat penyimpanan material penunjang.

Penyusunan Gudang Material Penunjang diharapkan dapat memudahkan

pencarian dan pengontrolan material.

- Membuat proses produksi berjalan smooth.

Gudang Material Penunjang menghitung kebutuhan produksi dengan baik dan

menyediakan material sesuai perhitungan agar tidak adanya mesin yang

berhenti dalam waktu lama hanya untuk menunggu penggantian material

ketika material yang dipakai telah habis kapasitasnya.

- Mencegah terjadinya kesalahan pemakaian material.

Produksi akan diatur pemakaian material penunjangnya agar tidak adanya

kesalahan pemakaian material yang berakibat ke waste produksi.

- Mencegah hilangnya material.

Material yang keluar dari Gudang Material Penunjang akan dipantau terus

agar tidak adanya material yang berceceran pada lantai produksi dan hilang.

- Mencegah tidak tersedianya material.

Produksi tidak akan berhenti hanya karena belum/tidak tersedianya material

untuk produksi produk selanjutnya. PPIC juga akan merasa aman karena

planning berjalan sesuai yang ditetapkan jika material sudah tersedia.

4.4.2 Rancangan Pembuatan Job Description Staf Gudang Material

Penunjang

Staf gudang yang sebelumnya bekerja merangkap-rangkap dan tidak

fokus pada satu kerjaan saja. Hal ini mungkin dilihat baik oleh perusahaan dalam

penghematan anggaran, tetapi dampak buruknya dalam mengerjakan dua

pekerjaan adalah tidak terkontrolnya 1 dari 2 pekerjaan tersebut. Staf untuk


Gudang Material Penunjang (gudang material yang baru) haruslah orang yang

fokus hanya pada pengaturan dan persiapan material penunjang untuk produksi

seperti staf gudang bahan baku yang fokus dalam penyediaan bahan baku. Staf

Gudang Material Penunjang harus mempunyai job description yang jelas agar

dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam pengoperasian gudang. Rancangan

pembuatan job description untuk staf Gudang Material Penunjang dapat dilihat

pada Gambar 4.9 dan lanjutan rancangan job description staf Gudang Material

Penunjang dapat dilihat pada Lampiran 2. Job description yang dibuat merupakan

usulan, karena itu perusahaan dapat merubah ketentuan isi sesuai situasi dan

kebutuhan perusahaan.


Gambar 4.9 Job Description Staf Gudang Material Penunjang

JABATAN : STAF GUDANG MATERIAL PENUNJANG

DEPARTEMEN : PPIC

DIVISI : SUPPLY CHAIN

LOKASI : SEPANJANG

A. FUNGSI JABATAN

B. TANGGUNG JAWAB UTAMA1. Mengatur dan mengontrol material penunjang yang dibutuhkan untuk proses produksi.

2. Melakukan pendataan stok material.

3. Memeriksa keadaan setiap material dalam keadaan siap pakai atau tidak.

4. Membuat surat permintaan, pemusnahan, dan perbaikan material.

5.

6.

C. KEWENANGAN & HAK1. Memberikan keputusan untuk menerima material atau tidak berdasarkan kelengkapannya.

2. Mengajukan pengadaan tool pendukung kepada Inventory Planning dan Control.

3. Menagih kepada pihak peminjam tool untuk pengembalian tool.

4. Meminta informasi kendala pemenuhan tool dari dept. purchasing.

5. Menerima pelatihan/training dari HRD sesuai dengan yang diajukan oleh PPIC Process.

D. LAPORAN1. Laporan penggunaan tool (3 Bulan)

2. Jadwal kedatangan tool (3 Bulan)

3. Laporan stok tool (3 Bulan)

4. Laporan deadstock tool (3 Bulan)

PT. XYZ

JOB DESCRIPTION

Mengendalikan dan mengontrol ketersediaan semua material penunjang yang diperlukan di

proses produksi (Offset-Finishing 1) untuk memastikan kelancaran proses produksi sebuah job.

Mengkonfirmasikan kepada marketing tentang order produk dari material yang tidak terpakai

selama 1 tahun

Melakukan investigasi jika terjadi lonjakan permintaan kebutuhan tool pendukung dan

melaporkan hasilnya kepada Inventory Planner


4.4.3 Rancangan Standard Operating Procedure Gudang Material

Penunjang

Gudang Material Penunjang membutuhkan Standard Operating

Procedure (SOP) agar proses didalam gudang dapat berjalan sesuai fungsi dan

standart yang berlaku. Fungsi SOP adalah dapat memperlancar tugas dari staf

Gudang Material Penunjang, sebagai dasar hukum bila terjadi pelanggaran,

mengetahui kesulitan yang terjadi dalam proses operasional, dan sebagai pedoman

dalam melaksanakan pekerjaan rutin. Tujuan adanya SOP secara khusus adalah

untuk mengontrol kinerja staf Gudang Material Penunjang dalam bekerja.

Rancangan SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material dapat

dilihat pada Lampiran 3.

Pada SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material, dapat

dilihat bahwa yang pertama dilakukan adalah staf Gudang Material Penunjang

melihat jadwal induk (format jadwal induk dapat dilihat pada Lampiran 4)

produksi dari PPIC agar dapat mengetahui produksi untuk produk mana yang

jalan duluan. Setelah cek jadwal, maka staf harus mengecek material pada gudang

apakah material penunjangnya tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia atau

kapasitas material habis, maka staf gudang akan melakukan pengadaan material

mengikuti instruksi kerja penyediaan material yang bisa dilihat pada Lampiran 5.

Staf Gudang Material Penunjang selanjutnya menyiapkan material yang akan

dipakai untuk produksi ketika material ada dan menunggu produksi mengambil

material tersebut. Ketika produksi mau mengambil material, maka staf gudang

harus mengikuti instruksi kerja pengeluaran dan pengembalian material yang bisa

dilihat pada Lampiran 6. Begitu juga ketika produksi ingin mengembalikan

material yang telah dipinjam. Untuk aliran dokumen penyediaan material dapat

dilihat pada Lampiran 7.

Selain SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material,

Gudang Material Penunjang juga harus mempunyai SOP pemusnahan material.

Hal ini diperlukan agar material tidak menumpuk begitu saja dan membuat

gudang material semakin penuh. Rancangan SOP pemusnahan material dapat

dilihat pada Lampiran 8. Dalam SOP pemusnahan material hal yang dilakukan


pertama kali adalah staf gudang mendata dahulu material apa saja yang sudah

tidak pernah keluar atau terpakai dalam kurun waktu 1 tahun. Setelah selesai

membuat list materialnya (rancangan format list material tidak terpakai dapat

dilihat pada Lampiran 9), staf gudang akan mengajukannya ke divisi marketing.

Hal ini dilakukan karena marketing yang lebih memahami dan bisa memutuskan

persoalan pesanan dari customer. Dari data material yang diajukan, hanya material

yang disetujui oleh marketing yang akan dibuat BAP (format Berita Acara

Pemusnahan dapat dilihat pada Lampiran 10) dan diajukan ke marketing, GM, dan

HRD (HR-GA) untuk mendapat persetujuan pemusnahan. Data material yang

tidak disetujui, materialnya akan tetap disimpan dan akan diajukan kembali untuk

pemusnahan jika tidak/belum dipakai 6 bulan setelah pengajuan pertama. Aliran

dokumen pada proses pemusnahan dapat dilihat pada Lampiran 11.

4.4.4 Rancangan Aturan dan Wewenang Gudang Material Penunjang

Dengan SOP dan instruksi kerja saja, dirasa masih kurang penerapannya

untuk melancarkan dan mengontrol kerja staf Gudang Material Penunjang. Setiap

staf baru pada PT. XYZ selalu mendapatkan dokumen tata tertib dan sanksi

karyawan yang harus disetujui sebelum menjadi karyawan, oleh karena itu perlu

juga dibuatkan aturan dan wewenang tambahan yang berlaku untuk staf gudang

agar tidak terjadinya pelanggaran yang tidak diinginkan dan selalu dapat dikontrol

kerja dari staf gudang. Aturan dan wewenang yang dibuat lebih bertujuan kearah

penerapan proses agar menjadi lebih maksimal dan terkontrol. Aturan dan

wewenang yang berlaku bagi staf, peminjam (produksi), maupun material dapat

dilihat pada Lampiran 12 sampai dengan Lampiran 14. Adapun PPIC sebagai

atasan dari staf gudang wajib mengadakan inspeksi material/stok opname setiap 3

bulan sekali (dapat berubah sesuai kebutuhan) agar terkontrolnya material dalam

Gudang Material Penunjang.

4.4.5 Perancangan Tata Letak

Material diletakkan dahulu pada Gudang Material Penunjang sebelum

produksi agar memudahkan produksi dalam pengambilan. Selain itu juga agar

tersedianya stok material penunjang dan memudahkan PPIC dalam perencanaan


produksi. Tata letak material pada gudang harus dirancang sebaik mungkin agar

memudahkan proses keluar masuk barang. Maka dari itu material-material yang

terdapat pada gudang harus disusun sebaik mungkin. Material pada gudang tidak

dapat disusun berdasarkan frekuensi keluar masuknya dikarenakan sistem job

order membuat produk-produk yang diproduksi PT. XYZ selalu berganti-ganti

setiap bulannya. Penentuan isi rak menggunakan frekuensi order atau keluar

masuk material akan menyusahkan staf gudang nantinya karena harus selalu

mengatur kembali susunan raknya setiap bulan. Penyusunan rak berdasarkan

cutomer seperti yang ada sekarang pada gudang material (gudang pisau) juga akan

membuat bingung staf Gudang Material Penunjang (karena hanya beberapa

customer yang mendapat rak) dalam pencarian material pada raknya. Hal ini juga

dikarenakan nama customer sangat jarang disebut ketika membutuhkan material,

selain itu jumlah customer yang banyak juga akan membuat beberapa customer

kecil tidak mendapatkan raknya sendiri-sendiri.

Layout untuk Gudang Material Penunjang akan terbagi 2 yaitu gudang

material dan kantor Gudang Material Penunjang. Layout yang digunakan sebagai

gudang material adalah gudang pisau untuk memyimpan pisau plong, map besar,

(isi : dieline, map approval, contoh cetakan), dan polymer. Layout untuk kantor

Gudang Material Penunjang adalah ruangan mixing tinta lama untuk material-

material lain yang tidak masuk dalam gudang beserta kantor staf. Rak pisau tetap

dipakai dalam peletakan material pada gudang dikarenakan rak tersebut cukup

besar untuk menampung material lain selain pisau. Pengeluaran rak pisau diganti

dengan rak lain juga akan memakan biaya seperti yang dapat dilihat pada Tabel

4.2. Kapasitas gudang pisau dipastikan dapat memuat semua material penunjang

ketika nantinya telah diatur dan dijalankan sesuai standar yang dibuat.


Tabel 4.2 Alternatif Peletakan Material pada Gudang Material Penunjang

Alternatif 1 merupakan alternatif yang paling baik dilihat dari segi

kekurangannya. Alternatif 1 menguntungkan karena tidak perlu dilakukan

pemindahan rak yang tentu saja akan membutuhkan SDM yang berdampak pada

pengeluaran perusahaan. Rak yang digunakan untuk peletakan material adalah rak

pisau pada gudang material yang mempunyai banyak kolom dengan ukuran lebar

berbeda-beda dan bertumpuk 3. Ukuran lebar setiap kolom dan kapasitas yang

dipunyai rak pisau dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Lebar dan Kapasitas Rak Pisau

NO ALTERNATIF KELEBIHAN KEKURANGAN

3.

Menyesuaikan tinggi rak pisau

agar dieline dapat masuk dan tidak

harus diletakkan paling atas

Dieline tidak harus diletakkan

paling atas

Safety tidak terjamin jika pisau

diletakkan pada rak paling atas

Memerlukan biaya serta SDM

dalam membongkar las dan

menyesuaikan ulang tinggi rak

Material dapat dikelompokkan per

produk

1.Kapasitas untuk pisau plong

menjadi berkurang

2.

Tidak perlu adanya pemindahan

rak

Pengambilan pisau menjadi lebih

aman

Rak pisau tetap didalam, tetapi

bagian paling atas rak menjadi

tempat peletakan map besar.

Butuh pemindahan rak yang

memakan biaya relokasi dan

SDM.

Safety tidak terjamin jika pisau

diletakkan pada rak paling atas

Rak pisau dan rak dieline tidak

digabung

Rak pisau dikeluarkan beberapa

(tergantung luas rak dieline) dan

rak dieline dimasukkan kedalam

gudang pisau.

RAK

1 2 3 1 2 3

A 110 36 36 55 M 66 13 13 33

B 113 37 37 56 N 99 19 19 49

C 112 37 37 56 O 99 19 19 49

D 110 36 36 55 P 99 33 33 49

E 99 33 33 49 Q 99 33 33 49

F 99 33 33 49 R 99 33 33 49

G 99 33 33 49 S 99 33 33 49

H 99 33 33 49 T 99 33 33 49

I 99 33 33 49 U 180 60 36 90

J 99 19 19 49 V (TEMPAT KHUSUS) 180 60 36 90

K 99 19 19 49

L 68 13 13 34

PISAU PLONG

POLYMER

204 MAP BESAR

952 EKSTRA RAK

975 MATERIAL AFKIR

TOTAL KAPASITAS

POLYMER

PISAU PLONG

MAP BESAR

KAPASITAS RAK KANAN

RAK UKURAN (cm)KOLOM

UKURAN (cm)KOLOM

KAPASITAS RAK KIRI


Pada Tabel 4.3 dapat dilihat bahwa pembagian rak dan kolom untuk

material pisau plong, map besar, dan polymer telah dilakukan. Untuk gambar rak

kanan dapat dilihat pada Lampiran 15 dan rak kiri dapat dilihat pada Lampiran 16.

Alternatif penempatan material sesuai dengan alternatif 1 maka pisau plong akan

diletakkan pada kolom paling bawah dan kolom tengah. Hal ini dilakukan lantaran

pisau merupakan material terberat daripada material yang lainnya (±20 Kg).

Tinggi setiap kolom pada rak sebesar 84 cm yang membuat map besar tidak dapat

masuk (tinggi map besar 87 cm). Sedangkan dus polymer tingginya hanya

berkisar 83 cm dan bisa masuk pada kolom manapun. Berikut rancangan layout

untuk gudang material pada Gambar 4.10 dan kantor Gudang Material Penunjang

pada Gambar 4.11.

Gambar 4.10 Gudang Material (Tampak Atas)


Gambar 4.11 Kantor Gudang Material Penunjang (Tampak Atas)

Pada gudang material, layout tidak berubah tetapi hanya peletakan

material pada setiap kolom raknya saja yang berbeda. Ruang gudang yang kecil

cukup menyusahkan jika dilakukan re-layout dan kurang efektif jika dilakukan re-

layout. Memodifikasi rak pisau untuk melakukan re-layout pada ruang gudang

juga tidak menguntungkan seperti yang terdapat pada Tabel 4.2.

Kantor Gudang Material Penunjang merupakan rancangan yang dibuat

jika nantinya ruangan mixing tinta yang lama telah berpindah. Penempatan setiap

benda pada kantor Gudang Material Penunjang mempunyai maksud dan tujuan

tertentu. Meja staf yang berada dekat dengan pintu membuat semua orang yang

mau berurusan dengan Gudang Material Penunjang harus melalui staf dahulu

(sistem keluar-masuk satu arah). Penempatan tempat dropship dekat dengan pintu

juga agar material yang keluar atau masuk tidak menempuh jarak yang terlalu

jauh (jika material diletakkan pada gudang). Lemari emboss & hotstamp

diletakkan membelakangi kaca bertujuan agar tidak mudah terlihat oleh orang luar


ketika mengatur emboss & hotstamp dalam lemari. Tempat peletakan plate

disusun berdasarkan mesin offset yang memakai plate tersebut. Sebenarnya bisa

saja plate diletakkan digabung tanpa memisahkan berdasarkan mesinnya, tetapi

hal itu akan membuat plate bertumpuk dan lebih susah dicari seperti yang ada

sekarang. Ukuran untuk plate pun dapat berbeda-beda sesuai dengan mesinnya.

4.4.5.1 Pelabelan dan Penyusunan Material

Material pada gudang perlu disusun dengan rapi dan teratur untuk

memudahkan pencarian material pada gudang. Metode penataan dengan

menggunakan frekuensi tidak dapat digunakan seperti yang dijelaskan

sebelumnya karena job yang berganti-ganti. Perubahan rak yang terlalu sering

kurang efektif jika diterapkan pada Gudang Material Penunjang yang notabene

satu raknya berisi job produk yang berbeda-beda antar satu sama lain.

Perpindahan material juga akan memakan banyak waktu ketika ada perubahan

frekuensi pemesanan. Penyusunan material dengan menggunakan penggabungan

antara metode floating location system dan fixed location system yang dirasa lebih

memungkinkan dan cocok untuk diterapkan.

Rak material akan diberikan abjad, mulai dari A-V (Rak ada 22), kolom

paling bawah akan mendapatkan tambahan angka 1, kolom tengah akan mendapat

tambahan angka 2, dan kolom paling atas akan mendapat tambahan angka 3. 1 rak

A akan terdiri dari kolom A1, A2, dan A3, begitu juga dengan rak lainnya. A1

berarti rak A untuk kolom paling bawah, A2 berarti rak A untuk kolom tengah,

dan A3 berarti rak A untuk kolom paling atas. Penataan material pada rak

diurutkan dari kode barangnya agar memudahkan pencarian material. Penataan

selalu dimulai dari rak A1, kemudian ke A2, dan baru ke B1 (pengaturan sesuai

materialnya, jika map besar, maka dimulai dari rak A3). Setelah meletakkan

material tersebut, staf Gudang Material Penunjang akan meng-update pada tabel

induk material untuk posisi material berada pada kolom mana. Tabel induk

material dapat dilihat pada Lampiran 15. Karena merupakan penggabungan dua

metode dari floating location system yang memakai sistem pengalokasian dan

fixed location system yang menggunakan metode pengurutan berdasarkan kode

barangnya, maka sistem penataan ini juga mempunyai kelemahan. Kelemahan


pada sistem ini adalah ketika ada pertambahan material baru dan tidak ada tempat

kosong sesuai dengan kode barangnya, maka harus menggeser material yang

sudah tertata sebelumnya. Untuk mengatasi kelemahan ini, maka material baru

akan diletakkan dahulu pada rak ekstra (rak U) sampai ada material yang keluar

dan memberikan space kosong yang dirasa cukup untuk menggeser material atau

sampai pada saatnya stok opname nantinya (3 bulan sekali). Pada saat stok

opname, staf Gudang Material Penunjang dapat mengatur kembali raknya

bersamaan dengan mencocokkan data pada tabel materialnya. Pencarian material

dengan menggunakan metode ini telah dipersempit dan dipermudah, tidak seperti

sebelumnya ketika staf tidak tahu pada kolom mana material berada dan

mencari/memastikan semua rak agar dapat menemukan material yang dicari.

Kolom rak bagian kiri yang paling dekat dengan pintu (rak V) akan

digunakan sebagai rak khusus material afkir (material yang rusak, sudah habis

kapasitasnya, atau yang mau dimusnahkan). Seperti yang dapat dilihat pada Tabel

4.3 sebelumnya, untuk kolom rak paling atas (semua kolom 3, tidak termasuk rak

U dan V) dipakai untuk penempatan map besar yang juga akan disusun dan di

update seperti pisau plong. 2 kolom keatas dan 3 kolom kesamping paling

belakang (tepatnya kolom 1 dan 2 rak J, K, L, M, N, O) pada rak akan digunakan

untuk meletakkan polymer yang juga disusun dan di update seperti pisau plong.

Polymer lebih sedikit daripada material lain dan tidak membutuhkan space

sebesar pisau plong. Polymer sendiri tidak berat dan dapat diletakkan di rak atas

seperti map besar jika tidak cukup. Penentuan rak dapat dilihat juga pada

Lampiran 16 dan 17. Pelabelan rak dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Pelabelan Rak


Kode barang pada setiap job unik dan tidak sama satu dengan yang lain.

Kode barang terdiri dari 8 karakter yang dipisah menjadi 2. Contoh nama job dan

kode barang dapat dilihat seperti ini “IN TONGJIE LUBANG – T037-0032”.

Karakter paling awal adalah huruf yang mewakili huruf depan perusahaan

customer atau nama perseorangan. Tiga angka setelah huruf menunjukkan urutan

customer tersebut terdaftar pada data customer PT. XYZ ketika baru pertama kali

melakukan order pada PT. XYZ. Empat angka belakang menunjukkan banyaknya

jenis produk yang telah dipesan customer. Angka 0032 pada belakang

menunjukkan bahwa produk tersebut merupakan produk ke 32 dari customer

tersebut. Produk tersebut bisa saja merupakan produk yang sebelumnya pernah

dimasukkan pada PT. XYZ, tetapi telah mengalami pergantian desain, pergantian

dimensi, ataupun merupakan produk yang benar-benar baru dari customer

tersebut.

Pelabelan nama material pada Gudang Material Penunjang akan dibuat

berdasarkan nama produk dan kode barang produk tersebut. Hal ini dilakukan

agar memudahkan mencari material, serta dapat mencocokkan apakah material

yang dicari sudah sesuai dengan kode barangnya atau tidak. Contoh pelabelan

nama material pada fisik material (pisau plong) :

IN TONGJIE LUBANG – T037-0032

IN JASMINE TEA – T037-0002

GB NAGOYA – T039-0010

Pengurutan material sesuai kode barangnya dapat dilihat pada contoh

dibawah ini (map besar) :

ET CENDANA 7000 BENANG “TUTUP” - A093-0004

ET CENDANA PREMIER “TUTUP” - A093-0007

ET CENDANA 7000 BENANG HIJAU “TUTUP” - A093-0010

IN CARAMELIZED SHANG GREEN - C038-0005

IN CALORTUSIN SYRUP 60 ML - R052-0001

LB CALORTUSIN SYRUP 60 ML - R052-0002


4.4.6 Rancangan Operasional Sistem Manajemen Gudang

Setelah rancangan sistem manajemen gudang material penunjang telah

disusun sedemikian rupa, Gudang Material Penunjang akan kembali lagi seperti

gudang material lama jika tidak adanya penambahan sistem operasional yang

dilakukan. Pembuatan kartu stok dilakukan untuk mengetahui material apa saja

yang lagi keluar dari gudang. Selain itu, pembuatan kartu stok sebagai kontrol

terhadap posisi material agar material tidak diletakkan sembarangan pada lantai

produksi. Kartu stok juga berfungsi sebagai pencocokan data material dengan stok

fisik ketika dilakukannya stok opname. Kartu stok dibuat untuk setiap job yang

jalan pada PT. XYZ dan berisi list kelengkapan material yang digunakan untuk

menjalankan produksi produk tersebut. Contoh format kartu stok dapat dilihat

pada Tabel 4.4.


Tabel 4.4 Contoh Format Kartu Stok

: IN BAKMI MEWAH RASA 110 GR.N3

: M027-1700

STATUS KELUAR MASUK KELUAR MASUK KELUAR MASUK KELUAR MASUK KELUAR MASUK

13-06-16 15-06-16

Agus Agus

13-06-16 17-06-16

Agus Edi

-

- V

- V

15-06-16 17-06-16

Edi Edi

15-06-16 17-06-16

Edi Edi

Map Approval

ITEM

NAMA JOB

KODE BARANG

Contoh Cetakan

Dieline

KARTU STOK

Pisau Plong

Klise Hotstamp

Klise Emboss

Polymer / Blanket

Map Besar

Plate

V

V

V

V


Tidak semua produk memakai semua material penunjang. Material yang

dipakai produk tersebut akan dicentang pada kolom status ketika material tersebut

ada. Untuk dieline biasanya hanya ada 1 dan dapat dipakai untuk proses produksi

dari offset sampai finishing 1. Kolom yang berisi nama dibawah tanggal pada

kartu stok dipakai untuk tanda tangan peminjam. Seperti yang dilihat pada Tabel

4.4 Contoh format kartu stok, material map besar di pinjam oleh Agus (Kepala

regu offset) dan dikembalikan oleh Edi (Kepala sie finishing 1). Map besar

diserahkan ke bagian finishing 1 dan tidak dikembalikan pada Gudang Material

Penunjang dahulu, hal ini diperbolehkan dengan aturan orang terakhir yang

memakai akan mengembalikan. Jika produksi tidak mengembalikan material

sampai waktu pada PO sudah selesai, staf Gudang Material Penunjang wajib

menagih material tersebut pada produksi.

Gudang Material Penunjang rencananya akan memakai komputer untuk

pengoperasiannya, hal ini agar staf dapat meng-update langsung stok material

yang ada pada gudangnya ketika diminta PPIC. Staf Gudang Material Penunjang

sendiri membutuhkan komputer untuk membuat PO material, laporan bulanan,

deadstock, dan lain-lain seperti yang tertulis pada rancangan job description staf

Gudang Material Penunjang. Komputer sendiri diberikan untuk memudahkan staf

Gudang Material Penunjang dalam mengontrol dan mencatat masa hidup (life

time) dari suatu material. Staf Gudang Material Penunjang hanya perlu men-sort

dan filter data material yang tercatat pada tabel induk material (tabel excel) untuk

mengetahui material mana yang akan habis masa pakainya atau sudah berapa lama

material tidak terpakai. Staf Gudang Material Penunjang juga tidak perlu

memeriksa apakah materialnya tersedia pada gudangnya dengan memeriksa satu-

satu pada gudang. Staf hanya perlu melihat data tabel induk material pada

komputer untuk memeriksa ketersediaan material, walaupun setelahnya staf

Gudang Material Penunjang harus tetap memeriksa material pada gudang dan

mengkonfirmasinya pada PPIC apakah cocok dengan yang dibutuhkan produksi

ketika material tersebut ada pada data materialnya.

Tabel induk material (Lampiran 15) dibuat agar staf Gudang Material

Penunjang selalu mengetahui kapan batas pakai material, kondisi material,

kapasitas material, terakhir produksi suatu job, dan lokasi material dimana. Dari


tabel material ini juga staf Gudang Material Penunjang akan melihat job yang

sudah tidak jalan selama 1 tahun dan mengajukan persetujuan pemusnahan

materialnya kepada marketing. Material yang baru juga akan di-update oleh staf

Gudang Material Penunjang pada tabel induk material agar terkontrol dengan

baik. Intinya adalah kartu stok sebagai bukti keluar masuk material ketika terjadi

sesuatu yang tidak diinginkan (contoh : kehilangan) dan tabel induk material

sebagai kontrol gudang agar tidak penuh. Untuk menghindari kecurangan staf

Gudang Material Penunjang dalam penerimaan material, kartu stok tidak boleh

diganti ketika belum habis (terisi semua) dan penggantian kartu stok harus

meminta pada PPIC atau terdapat tanda tangan PPIC pada kartu stok yang sah

agar tidak terjadi kecurangan yang dapat dilakukan oleh staf Gudang Material

Penunjang.

4.5 Perbaikan Instruksi Kerja Produksi

Perbaikan instruksi kerja produksi dilakukan pada instruksi kerja

pengoperasian setiap mesin pada produksi. Hal ini dilakukan karena instruksi

kerja pengoperasian mesin produksi yang ada sekarang sudah terlalu lama dan

tidak relevan. Juga sebagai persiapan perusahaan dalam menghadapai audit

internal maupun eksternal ISO yang akan datang. Instruksi kerja pengoperasian

mesin yang ada pada produksi sekarang merupakan instruksi kerja lama yang

hanya diperbarui tanggalnya saja sebagai syarat kelengkapan dokumen kontrol

dalam ISO. Kenyataannya pada lapangan sama sekali berbeda dengan apa yang

tertulis pada instruksi kerja pengoperasian mesin yang sekarang. Hal ini yang

mendasari perlunya segera mungkin dilakukan pembaruan instruksi kerja dan agar

tidak terjadinya kesalahan dalam pemakaian material yang berakibat waste

produksi.

Pembuatan instruksi kerja baru berdasarkan acuan instruksi kerja lama

yang ada, pengamatan langsung pada lapangan, dan buku manual pengoperasian

mesin tersebut. Mesin yang tidak terdapat buku manualnya akan langsung

dicocokkan langsung dengan kenyataan pada lapangan. Instruksi kerja lama untuk

mesin cetak (offset) CD 4B dapat dilihat pada Gambar 4.13 dan instruksi kerja

baru untuk mesin offset CD 4B dapat dilihat pada Gambar 4.14. Dari kedua


gambar tersebut dapat diketahui bahwa perbedaan-perbedaan yang terdapat pada

instruksi kerja lama dan baru sangat signifikan. Instruksi kerja lama tidak sesuai

dengan apa yang ada pada lapangan untuk pengoperasian mesin, tetapi lebih ke

arah prosedur operator dalam mengerjakan suatu job yang dimana telah terdapat

pada SOP produksi. Instruksi kerja baru pengoperasian mesin lebih sesuai dengan

apa yang dilakukan operator dalam mengoperasikan suatu mesin produksi mulai

dari menyalakan sampai mematikan.

Dari jumlah halaman antara instruksi kerja lama dan instruksi kerja baru

juga berbeda karena instruksi kerja baru mempunyai halaman lebih banyak dan

lebih detil langkah-langkah maupun gambarnya. Instruksi kerja baru yang telah

disesuaikan dengan kondisi nyata pada lapangan dan buku manual pengoperasian

mesin juga membantu memahami istilah-istilah untuk nama tombol dan bagian-

bagian pada mesin yang sebelumnya tidak disebutkan pada instruksi kerja lama.

Lanjutan instruksi kerja lama untuk mesin CD 4B dapat dilihat pada Lampiran 18.

Lanjutan instruksi kerja baru pengoperasian mesin dapat dilihat pada Lampiran

19. Karena instruksi kerja lama mesin yang lain hampir sama gaya

penyusunannya dengan instruksi kerja lama pengoperasian mesin CD 4B, maka

instruksi kerja lama tidak akan dilampirkan lagi. Ada banyak mesin yang cukup

baru juga tidak mempunyai instruksi kerja sebelumnya, maka dari itu instruksi

kerja lama mesin selain mesin CD 4B tidak akan dilampirkan. Contoh instruksi

kerja baru pengoperasian mesin yang lain dapat dilihat pada Lampiran 20 dan

Lampiran 21. Instruksi kerja mesin yang diperbarui adalah untuk mesin :

- Proses Offset : CD 4B, CD 8W, CD 6 LYL, CD 6 LX, CD 6L, 3F, 4E

- Proses Varnish : UV 1, UV 2 (UV Spot), UV 3

- Proses Hotstamp : Baoder

- Proses Laminasi : Mesin Laminasi

- Proses Calendaring : Mesin Calendaring

- Proses Plong Manual : RRT & Jumbo

- Proses Plong Auto : BOBST 2 & 5, BOBST 4, Sanwa 3 & 4, Sanwa 2


Gambar 4.13 Instruksi Kerja Lama Pengoperasian Mesin Cetak CD 4B Halaman 1


Gambar 4.14 Instruksi Kerja Baru Pengoperasian Mesin Offset CD 4B Halaman 1

Documents

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Alur Proses Produksi · tetapi format PO hanya satu jenis dan dapat dilihat pada Lampiran 1. 11 Universitas Kristen Petra Gambar 4.1 Aliran Proses Produksi