4.1. Rediģēšana · Sarakstā Use function izvēlas aprēķinu veidu: summa (Sum), skaitļiem aizpildīto šūnu skaits (Count), vidējā aritmētiskā vērtība (Average), lielākā

Izklājlapas padziļinātā līmenī (AM4) Microsoft Excel 2003 1

4. Izklājlapas padziļinātā līmenī (AM4) Microsoft Excel 2003

4.1. Rediģēšana 4.1.1. Dati 4.1.1.1. Piešķirt nosaukumus šūnu apgabaliem. Nosaukumus var piešķirt dažādi:

• atlasa šūnu un izmanto komandu Insert / Name / Define. Lodziņā Names in workbook var rediģēt šūnas nosaukumu. Lodziņā Refers to redzama šūnas vai apgabala adrese. Lai šūnu pievienotu sarakstam, nospiež pogu Add;

Turpmāk formulu joslā šūnai adreses vietā ir redzams tās nosaukums.

• atlasa apgabalu un izmanto komandu Insert / Name / Create. Pēc virsraksta rindas vai

kolonnas nosaukuma tiks piešķirts nosaukums pārējām šūnām.

Logā Create Names norāda, ko izmantot nosaukumiem: augšējo rindu (Top row), kreiso kolonnu (Left Column), apakšējo rindu (Bottom row) vai labo kolonnu (Right column). Nosaukumus, kuri sākās ar ciparu papildina ar svītriņu (_).


Izveidotos kolonnu vai rindu numurus ir ērti lietot formulās, piemēram:

4.1.1.2 Lietot šūnu apgabalu automātisko formatēšanu. Šūnu automātisko formatēšanu var veikt komandas Format / AutoFormat logā.

Ar pogu Options var paplašināt logu un atzīmēt vajadzīgo pielietojamo no izvēlēta šūnu formatējumu: skaitļu (Number), fontu (Font), izvietojuma (Aligment), apmaļu (Border), ietonējuma (Patterns) un platuma/augstuma (Width/Height).


4.1.1.3 Definēt jaunus skaitļu formātus. Lai definētu jaunus skaitļu formātus komandas Format / Cells / Number lapiņas Number sarakstā Category izvēlas Custom. Formātu sarakstā kā izejas punktu izvēlas kādu no esošajiem formātiem un lodziņā Type to pārveido.

Vienkāršāku skaitļu formātu veidošanas simboli un piemēri redzami tabulā.

Simbols Lietojums Piemērs Ievadītais skaitlis

Rezultāts

# Ciparu vietas. Skaitļi var tikt noapļoti, nenozīmīgās nulles nerāda.

##,## 12,678

3,40

12,68

3,4

0 Ciparu vietas. Skaitļi var tikt noapļoti, tukšās vietas aizpilda ar nullēm.

00,00 12,678

3,4

12,68

03,40

? Ciparu vietas. Skaitļi var tikt noapļoti, nenozīmīgās nulles nerāda (arī pirms skaitļa).

??.?? 3,40

0,5

3,4

,5

Ls, -, +, :, /, (,), intervāls

Izmanto kā formatēšanas simbolus

Ls# ##0,00 12345,678

3,40

Ls12 345,68

Ls3,40

teksts Jebkurš teksts pēdiņās tā arī tiek izvadīts

"N#" 00 1 N#01

% Reizina skaitli ar 100 un pievieno procenta zīmi

##,#% 0,15 15,0%

Plašāku informāciju var atrast programmas palīdzības sistēmā, tēmā Create or delete a custom number format.


4.1.1.4 Lietot nosacījuma formatēšanas iespējas. Nosacījuma formatējumu iestata komandas Format / Conditional / Formatting logā.

Vienlaicīgi atlasītajam šūnu apgabalam var lietot vairākus nosacījumus. Nosacījuma numurs redzams sadaļas nosaukumā (Condition n). Ja vēlas veidot nākamo nosacījumu izmanto pogu Add>> (maksimālais nosacījumu skaits – 3).

Izmantojot pogu Delete, atzīmētos kritērijus var dzēst.

Nosacījumu veido:

• pārbaudāmais objekts: šūnas vērtība (Cell Value Is) vai formula (Formula Is);

• kritērijs: ir starp (between), nav starp (not between), vienāds ar (equal to) nav vienāds ar (not equal to), lielāks par (greather than), mazāks par (less than), lielāks par vai vienāds ar (greather than or equal to), mazāks par vai vienāds ar (less than or equal to);

• viena vai divas vērtības (atkarīgs no kritērija), kuras var norādīt tieši vai arī izmantot vērtības no šūnām;

• izmantojot pogu Format izvēlas atšķirīgo formatējumu. Atšķirīgi var formatēt šūnas fontu (Font), apmales (Border) un ietonējumu (Patterns).

1. piemērs: attēlot sarkanā krāsā skaitļus, kuru vērtība ir mazāka vai vienāda ar 5.


2. piemērs: attēlot zilā krāsā skaitļus, kuru vērtība ir 4 un sarkanā tos, kuru vērtība ir 1.

Abu piemēru rezultāts.

4.1.1.5 Izmantot speciālās ielīmēšanas (paste special) iespējas. Speciālo ielīmešanu ar komandu Edit / Paste Special veic, lai varētu izvēleties ievietošanas nosacījumus. Sadaļā Paste izvēlas, ko ievietot:

• visu – All;

• tikai komentārus – Comments;

• ievades nosacījumus – Validations;

• visu, izņemot apmales – All except borders;

• kolonnu platumus – Column widths;

• formulas un skaitļu formatējumu – Formulas and number formats;

• vērtības (formulām rezultātus) un skaitļu formatējumu – Values and number formats;

• tikai formulas – Formulas;

• tikai vērtības (formulām rezultātus) – Values;


• tikai formatējumu – Formats;

Sadaļā Operation var izvēlēties, kādu darbību veikt ar ievietojamajiem un datiem kas atrodas ievietošanas vietā:

• neko (rakstīt virsū) – None;

• saskaitīt – Add;

• atņemt – Substract;

• reizināt – Multiplay;

• dalīt – Divide.

Izvēles rūtiņu Skip Blanks atzīmē, lai neievietotu tukšās šūnas.

Izvēles rūtiņu Transpose atzīmē, lai tabulu pagrieztu par 90°.

Pogu Paste Link izmanto, lai veidotu piesaistīti ar datiem to orģinālajā atrašanās vietā.

4.1.1.6 Importēt teksta datni, kurā lauki atdalīti ar komatiem, semikoliem, atstarpēm vai tabulācijas pieturām. Tabulās sakārtotus datus saglabā vai ekportē teksta datnēs, lai tos varētu izmantot citās lietotnēs. Kā tabulas šūnas vai lauka beigu pazīmi (atdalītāju) izmanto dažādas rakstzīmes, piemēram, tabulācijas pieturzīmi, komatu, semikolu u.c.

Informācijas importēšanai no šādas datnes var izmantot:

• importēt ar komandu Data / Import Export data / Import data, kuras logā Select Data Source izvēlas teksta datni. Šajā gadījumā saglabājas saite ar teksta datni un datus no tās var atjaunināt;

• atvērt ar komandu File / Open, kuras logā Open lodziņā Files of type izvēlas Text files

(*.prn, *.txt, *.csv) un tad teksta datni. Šajā gadījumā saite ar teksta datni nesaglabājas.


Datu imports norit ar vedņa Text Import palīdzību. Vedņa 1. solī:

• sadaļā Original data type izvēlas datnes tipu: lauki ir atdalīti ar kādu rakstzīmi (Delimited) vai tie ir noteikta garuma (Fixed width);

• tekslodziņā Start at row izvēlas rindu, ar kuru sākt eksportēt;

• sarakstā File origin norāda teksta kodējuma tabulu. Parasti to maina, ja parauga lodziņā Preview teksts redzams kļūdaini;

• lodziņā Preview var apskatīt pirmās teksta rindiņas. Atdalītājsimbols tajā parādīts ar kvadrātiņiem;

Tālākie vedņa soļi atkarīgi no izvēlētā lauku tipa: lauki ir atdalīti ar kādu rakstzīmi vai tie ir noteikta garuma. Tālāk atskatīts variants, kad lauki atdalīti ar vienu simbolu (Delimited).

Vedņa 2. solī:

• sadaļā Delimiters norāda lietoto atdalītājzīmi: tabulācijas pieturzīme (Tab), intervāls (Space), semikols (Semicolon), komatu (Comma) vai lodziņā Other ievada citu;

• lai vairākus pēc kārtas esošas atdalītājzīmes uztvertu kā vienu, jāatzīmē Treat consecutive delimiters as one;

• sarakstā Text qualifier var izvēlēties rakstzīmi (", ') kuru teksta datnēs dažkārt izmanto rakstzīmju virknes sākuma un beigu pazīmi. Ja teksts attiecīgo pazīmi satur, bet sarakstā izvēlēts none, to importē, pretējā gadījumā nē.;

• lodziņā Data preview var pārbaudīt, kā dati sadalīti kolonnās.


Vedņa 3. solī var:

• lodziņā Data preview atlasīt kolonnu;

• atlasītajai kolonnai sadaļā Column data format izvēlēties datu formātu: vispārīgais (General), teksts (Text), datums (Date) sarakstā norādot formātu vai arī norādīt, ka atlasīto kolonnu neimportēt (Do not import column (skip));

• pogu Advanced var izmantot, lai precizētu ievadāmo skaitļu formātu: decimālo

atdalītāju (Decimal seperator) un tūkstošu atdalītāju (Thousands seperator).

Pēc 3. soļa pogas Finish nospiešanas atveras logs Import Data, kura izvēlas ievietošanas sākumvietu aktīvajā (Existing worksheet) vai jaunā darblapā (New worksheet) un konkrēto sākuma šūnu.

Ja pēc datu importēšanas saglabājas saite ar datni, no kuras dati importēti, kļūst aktīva rīkjosla External Data.

Pogu (Refresh data) var izmantot, lai atjauninātu datus.


4.1.2. Datu parādīšana 4.1.2.1 Iesaldēt rindu un kolonnu virsrakstus. Rindu un kolonnu visrakstus iesaldē, lai pārvietojoties lielā tabulā varētu redzēt sākuma rindiņas un /vai kolonnas.

Lai iesaldētu rindu un kolonnu visrakstus, atlasa pirmo šūnu (kolonnu vai rindu) zem pēdējās iesaldējamās rindas un pa labi no pēdējās iesaldējamās kolonnas un lieto komandu Window / Freeze Panes. Iesaldētie apgabali no pārējas tabulas ir atdalīti ar biezāku līniju, piemēram:

Pārvietojoties pa labi, nekustīga paliek kolonna A, bet uz leju – pirmās trīs rindas.

Iesaldēšanu atceļ ar komandu Window / Unfreeze Panes.

4.1.2.2 Slēpt un padarīt redzamas rindas un kolonnas. Lai slēptu rindas vai kolonnas, tās atlasa un paslēpj ar komandu Format / Columns / Hide vai Format / Rows / Hide.


Slēptas rindas vai kolonnas padarīt redzamas var divējādi:

• atlasīt kolonnas vai rindas abpus slēptajam un lietot komandu Format / Columns / Unhide vai Format / Rows / Unhide;

• pa vienai, novietojot peles rādītāju uz atdalošās līnijas, kad peles rādītājs iegūst formu

un pavilkt pa labi vai un pavilkt uz leju. Šajā variantā iepriekšējais kolonnas platums neatjaunojas.

4.1.2.3 Slēpt un padarīt redzamas darblapas. Lapas paslēpšanai izmanto komandu Format / Sheets / Hide.

Lai padarītu redzamu paslēptu lapu, izmanto komandu Format / Sheets / Unhide. Atveras logs, kurā izvēlas vajadzīgo lapu.

4.1.2.4 Izmantot automātisko starprezultātu veidošanas (sub-totalling features) iespējas. Starprezultātus var veidot datiem, kuri pirms tam ir sakārtoti pēc vienas vai vairākām kolonnām. Vienas no šīm kolonnām vērtības izmanto datu grupēšanai un starprezultātu aprēķināšanai katrā grupā atsevišķi un pa tabulu kopumā. Aprēķinus var veikt vienā vai vairākās kolonnās, kas satur skaitliskas vērtības, t.s. arī formulas.

Lai automātisko starprezultātu veidošanu aktivizē ar komandu Data / Subtotals.


Tabulu iepriekš var arī neatlasīt – tajā tikai jāatrodas aktīvajai šūnai un komanda apgabals tiks noteikts automātiski. Ja tas noteikts nepareizi, vai ir nepieciešama tikai daļa tabulas, to atlasa.

Sarakstā At each change in izvēlas kolonnu, pēc kuras vērtībām veidot starprezultātus. Rinda ar tiem tiks iesprausta pirms katras rindas, kurā vērtība atšķirīga no iepriekšējās rindas (piemērā kolonna Grupa) zem sestās rindas un beigās.

Sarakstā Use function izvēlas aprēķinu veidu: summa (Sum), skaitļiem aizpildīto šūnu skaits (Count), vidējā aritmētiskā vērtība (Average), lielākā vērtība (Max), mazākā vērtība (Min), reizinājums (Product) u.c.

Sarakstā Add subtotal to, izvēlas kolonnu (kolonnas), kurā veikt aprēķinus.

Ja starprezultātu aprēķini jau veikti, izmantojot izvēles rūtiņu Replace current subtotals, iepriekšējos. Var atcelt arī visu starprezultātus (poga Remove All).

Ja starprezultātus vēlas novietot virs grupas, neviz zem, atceļ izvēli Summary below data.

Ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa Page break between groups, tad starp grupām tiks veidots lappuses pārtraukums.

Komandas izpildes rezultātā tiek pievienotas starprezultātu un kopējo rezultātu rindas ar veiktajiem aprēķiniem.


Kā redzams piemērā, tad šūnā G10 parādījies kļūdas paziņojums. Iemeslu ir tas, ka G kolonnas formulās tika izmantoti šūnu apgabalam piešķirtie nosaukumi (sk. punktu 4.1.1.1) un pievienojot starprezultātu rindas, šo apgabalu robežas automātiski nepalielinās.

Pa kreisi no lapas ir izvietots kontūrskats, kuru var izmantot detalizētas informācijas atvēršanai vai paslēpšanai:

• pogas var izmantot, lai rādītu:

o kopējos rezultātus (1);

o kopējos un grupu rezultātus (2);

o visu (3).

• pogu , lai aizvērtu kādu apakšlīmeni;

• pogu , lai atvērtu kādu apakšlīmeni.

4.1.2.5 Izmantot datu ievadi tabulā. Datu tabulas izmanto, lai varētu analizēt, kā kāda lieluma maiņa var ietekmēt aprēķinu rezultātus. Izšķir divu veidu datu tabulas:

• viena mainīgā;

• divu mainīgo.

Datu tabula ir vienu mainīgo lielumu Datu tabula ar vienu mainīgo var būt izvietota rindās vai kolonnās (piemērā apskatīts izvietojums rindās). Mainīgie lielumi atrodas apgabalā B4:J4 un prognozējamie rezultāti tiks izvietoti apgabalā B5:J5. Šūnā A5 ir ievadīta aprēķinu formula =2^A1, kurā rezultāta iegūšanai


ir izmantota šūna A1. Aprēķinu formulai jāatrodas šūnā pa kreisi no prognozējamo rezultātu apgabala, ja tabula izvietota rindās, vai virs, ja tabula izvietota kolonnās.

Kad datu aizpildīšana pabeigta, iezīmē apgabalu ar datiem, formulu un rezultātu šūnām (A4:J5).

Komandas Data / Table dialoga logā vienā no lodziņiem norāda formulā lietotās šūnas adresi:

• ja datu tabula veidota rindās – Row input cell;

• ja datu tabula veidota kolonnās – Column input cell.

Komandas izpildes rezultāti iegūti šādi:

Ja apskata aizpildīto šūnu saturu, tajās ir redzama formula =TABLE(A1;).

Datu tabula ir diviem mainīgiem lielumiem

Datu tabulā ar diviem mainīgiem veido pēc šāda parauga: augšējā rindā ievada vienu mainīgo lielumu (B2:G2), kreisajā kolonnā – otru (A6:A11), bet formulu tukšajā šūnā (A5).


Lai aizpildītu tabulu, atlasa visu datu tabulu (A5:G11) un izmanto komandu Data / Table.

Atveras logs Table, kurā norāda šūnas, kuras izmantotas šūnas A5 formulā =A1*A2.

Komandas izpildes rezultāti iegūti šādi:

Ja apskata aizpildīto šūnu saturu, tajās ir redzama formula =TABLE(A1;A2).

4.1.3. Datu aizsardzība 4.1.3.1 Aizsargāt/neaizsargāt darblapu ar paroli. Lai darblapu aizsargātu ar paroli, izmanto komandu Tools / Protection / Protect Sheet.

Lodziņā Password to uprotect sheet ievada paroli, ar kuru var atcelt šūnu aizsardzību.

Sarakstā Allow all users of this workshhet to norāda, kādas darbības šajā lapā atļaut visiem lietotājiem:

• atlasīt aizsargātās šūnas (Select locked cells);

• atlasīt neaizsargātās šūnas (Select unlocked cells);

• formatēt šūnas (Format cells);

• formatēt kolonnas (Format columns);

• formatēt rindas (Format rows);

• iespraust kolonnas (Insert columns);

• iespraust rindas (Insert rows);

• iespraust hipersaites (Insert hyperlinks);

• dzēst kolonnas (Delete columns);

• dzēst rindas (Delete rows);

• sakārtot (Sort);


• izmantot filtrus (Use AutoFilter);

• izmantot šķērsgriezuma tabulas (Use PivotTable reports);

• rediģēt objektus (Edit objects);

• rediģēt scenārijus (Edit scenarios).

Pēc pogas OK nospiešanas atveras paroles apstiprināšanas logs, kurā paroli ievada atkārtoti.

Gadījumā ja lietotājs aizsargātajā lapā veiks neatļautas darbības uz ekrāna tiks izvadīts attiecīgs paziņojums, piemēram, ievadot vai rediģējot aizsargātas šūnas saturu:

Lapas aizsardzību atceļ ar komandu Tools / Protection / Unprotect Sheet. Atveras logs, kurā jāievada tā parole, kura tika uzlikta lapas aizsargāšanai.

4.1.3.2 Aizsargāt/neaizsargāt ar paroli noteiktas darblapas šūnas.

Lai darbgrāmatas lietotājam atļautu strādāt tikai ar noteiktām šūnām, pārējās var aizsargāt pret izmainīšanu.

Vispirms atlasa šūnas, kurās lietotājs var veikt izmaiņas un komandas Format / Cells lapiņā Protection atceļ izvēli Locked.

Pēc tam ar komandu Tools / Protection / Protect Sheet aizsargā lapu (sk. punktu 4.1.3.1).


4.1.4. Datu drošība 4.1.4.1 Iestatīt izklājlapas aizsardzību ar paroli. Lai aizsargātu darbgrāmatu ar paroli, to saglabā ar komandu File / Save As, kuras dialoga logā rīkjoslā izmanto komandu Tools / General Options. Logā Save Options var:

• norādīt, lai vienmēr tiktu veidota kopija ar iepriekšējās saglabāšanas saturu (Always create backup);

• paroli, ar kuru darbgrāmatu var atvērt (Password to open);

• paroli, ar kuru darbgrāmatu var rediģēt (Password to modify);

• pogas Advanced logā izvēlēties šifrēšanas metodi;

• atzīmēt izvēles rūtiņu Read-only recommended, lai darbgrāmatu atvērtu tikai lasīšanai.

Ja darbgrāmata tiek aizsargāta ar paroli, pēc komandas loga aizvēršanas tiek atvērti logi paroļu atkārtotai ievadei:

• atvēršanas; • rediģēšanas;

Kad lietotājs atver aizsargātu darbgrāmatu, atveras logs, kurā jāievada atvēršanas parole:

Ja darbgrāmata ir aizsargāta arī pret izmaiņu izdarīšanu atveras otrs paroles logs:

Tajā redzams autora vārds un ir lodziņš, kurā var ievadīt rediģēšanai paredzēto paroli. Ja tā nav zināma, izmanto pogu Read Only un darbgrāmata tiks atvērta tikai lasīšanai.


4.1.4.2 Atcelt iestatīto izklājlapas aizsardzību ar paroli. Lai atceltu iestatītās darbgrāmatas aizsardzības paroles, to saglabā ar komandu File / Save As, kuras dialoga logā rīkjoslā izmanto komandu Tools / General Options.

Logā Save Options izdzēš nevajadzīgo paroli.

4.2. Darbības ar datiem 4.2.1. Kārtošana 4.2.1.1 Kārtot datus pēc vairākām kolonnām. Lai sakārtotu datus pēc vairākām kolonnām, izmanto komandu Data / Sort.

Parasti ir pietiekami, ja pirms komandas aktivizēšanas aktīva ir kāda šūna tabulā. Gadījumā, ja apgabals nav noteikts pareizi, komandas logu aizver un atlasa kārtošanai paredzētās rindas.

Kārtošanu var veikt līdz trim līmeņiem – ja vērtības pirmajā līmenī sakrīt (sadaļa Sort by), tad sakārto pēc otrā līmeņa, ja sakrīt arī tās, salīdzina pēc trešā (sadaļas Then by).

Katrā no šīm sadaļām:

• kreisajā lodziņā izvēlas kolonnu, pēc kuras kārtot;

• kārtošanas secību: augoša (Ascending) vai dilstoša (Descending);

Ja virsraksta rinda atlasīta, atzīmē No Header Row, vai, ja atlasītā pirmā arī ir jākārto atzīmē No Header Row.


4.2.1.2 Veikt datu kārtošanu pēc lietotāja izvēlētiem kritērijiem. Lai sakārtotu datus pēc vairākām kolonnām, izmanto komandu Data / Sort. (sk. punktu 4.2.1.2.).

Lai datu kārtošanu veiktu pēc lietotāja izvēlētiem kritērijiem, izmanto pogas Options dialoga logu, kurā:

• sarakstā First key sort order izvēlēties citus kārtošanas principu.

Šajā sarakstā ir iekļauti lietotāja veidotie saraksti (komandas Tools / Options cilne Custom Lists).

• izvēles rūtiņu Case sensitive atzīmē, lai tiktu ievērots lielo un mazo burtu lietojums;

• kārtošanas virzienu: kārtot rindas (Sort top to bottom) vai kolonnas (Sort left to right).

Piemērs:


4.2.2. Filtri/datu pieprasījumi 4.2.2.1 Izveidot pieprasījumu pēc viena vai vairākiem kritērijiem. Datu pieprasījumus veido, izmantojot filtrus. Ar filtru palīdzību var atlasīt vajadzīgos datus (rindas jeb ierakstus).

Pirms filtra uzlikšanas atlasa tabulas virsraksta rindu.

Vienkāršu filtru izveidošanai un atcelšanai izmanto komandu Data / Filter Autofilter.

Vajadzīgo atlases kritēriju izvēlas, izmantojot sarakstu, kas ir izveidots katrā kolonnā. Ja pēc kādas kolonnas ir veikta atlase, tās saraksta bultiņas krāsa ir zila. Zilā krāsā ir arī atlasīto rindu numuri.

Atlase pēc vērtība šūnā Saraksta beigās atrodas visas šajā tabulas kolonnā esošās vērtības (piemērā A un B). Atlasi veic, izvēloties kādu no tām, piemēram:

Rindu atlase pēc vērtības Ja kolonna satur skaitliskas vērtības var atlasīt rindas virs vai zem norādītās vērtības (Top 10). Atveras logs Top 10 Autofilter, kurā:

• lodziņā pa kreisi izvēlas, kuras rādīt: tās, kas ir virs (Top) vai zem (Bottom);

• vidējā lodziņā izvēlas vērtību;

• lodziņā pa kreisi izvēlas, kā rādīt: vērtības (Item) vai procentus (Percent).


Piemēram, tabulai:

• vērtības virs 2

• vērtības zem 2

Tukšo un netukšo rindu atlase Lai atlasītu rindas, kurās dotajā kolonnā ir aizpildītas, sarakstā izvēlas (NonBlanks).

Lai atlasītu rindas, kurās dotajā kolonnā ir tukšas, sarakstā izvēlas (Blanks).

Atlase, izmantojot nosacījumus

Izvēloties (Custom...), var iestatīt atlases nosacījumus. Atveras logs Custom AutoFilter, kurā zem nosaukuma Show rows where redzams izvēlētā lauka nosaukums.

Sarakstā pa kreisi izvēlas nosacījuma veidu, bet sarakstā pa kreisi – vērtību.

Nosacījuma veidi un to lietojums:

• ir vienāds ar – equals (tekstam un skaitļiem);

• nav vienāds ar – does not equal (tekstam un skaitļiem);

• ir lielāks par – is greater than (parasti skaitļiem);

• ir lielāks par vai vienāds ar – is greater than or equal to (parasti skaitļiem);

• ir mazāks par – is less than (parasti skaitļiem);

• ir mazāks par vai vienāds ar – is less than or equal to (parasti skaitļiem);

• sākas ar – begins with (parasti tekstam);


• nesākas ar – does not begin with (parasti tekstam);

• beidzas ar – ends with (parasti tekstam);

• nebeidzas ar – does not end with (parasti tekstam);

• satur – contains (parasti tekstam);

• nesatur – does not contain (parasti tekstam).

Ja atlasi veic tekstam, var lietot aizstājējzīmes:

• ar ? apzīmē vienu meklējamo rakstzīmi, piemēram, A? atlasīs A1, As vai A:;

• ar * apzīmē jebkuru rakstzīmju skaitu, piemēram, A* atlasīs A1, Ass vai A;

• rakstzīmju ?, * un ~ meklēšanas apzīmēšanai papildus lieto aizstājējzīmi ~, piemēram, A~ atradīs A?.

Lai izveidotu piemērot otru nosacījumu, lieto:

• And, ja jāizpildās ir abiem nosacījumiem;

• Or, ja jāizpildās vismaz vienam no abiem nosacījumiem.

Piemēri dotajai datu tabulai:

• kolonnā Kopā vērtība mazāka par 7;

• kolonnā Kopā vērtības 7 un 8;


• kolonnā Kopā vērtības 6, 7 un 8;

• kolonnā Vārds tekstu, kurš satur burtu a.

4.2.2.2 Izmantot padziļinātās datu filtrēšanas iespējas. Izmantojot padziļinātās datu filtrēšanas iespējas, kolonnu nosaukumi, vērtības un nosacījumi atrodas šūnās un filtrēšanai izmanto komandu Data / Filter / Advanced Filter:

• izvēlas filtrēšanas rezultātu vietu: turpat (Filter the list, in-place) vai iekopēt citā vietā (Copy to another location);

• lodziņā List range norāda saraksta apgabalu;

• lodziņā Criteria range norāda apgabalu, kurā norādīti atlases nosacījumi;

• ja rezultātus paredzēts izvietot citur, lodziņā Copy to izvēlas vietu;

• lai atlasītu unikālus ierakstus (rindas, kurās vērtības atšķiras), atzīmē izvēles rūtiņu (Unique records only).

Piemēri:

• kolonnā Kopā vērtība mazāka par 7. Šūnā H1 norādīts lauka nosaukums, bet šūnā H2 – kritērijs;


• kolonnā Kopā vērtības 7 un 8. Šūnā H1 norādīts lauka nosaukums, šūnā H2 viena no

vērtībām, bet H3 – otra (ja jāuzskaita visas pieļaujamās vērtības, tās norāda vienu zem otras);

• kolonnā Kopā vērtības 6, 7 un 8. Šūnās H1 un I1 norādīts lauka nosaukums, šūnā H2

viens no kritērijiem, bet H3 – otrs (ja jānorāda robežas no līdz, tās norāda vienā rindā);


• kolonnā Vārds tekstu, kurš satur burtu a. Šeit lietotas aizstājējzīmes (sk. punktu 4.2.2.1).

• laukos 1.uzd., 2.uzd. vai 3.uzd. ir vērtība mazāka par 3;

• laukos 1.uzd., 2.uzd. un 3.uzd. vērtība ir lielāka vai vienāda ar 3;


4.2.3. Datu sasaistīšana 4.2.3.1 Sasaistīt datus vienas darblapas ietvaros. Datu sasaistīšanu vienas darblapas ietvaros var veikt divējādi:

• vietā, kur nepieciešami šie dati ievadot formulu, kurā norāda datu avota adresi, izmantojot absolūto adresāciju, piemēram:

• nokopē avota apgabalu un ievietošanai izmanto komandu Edit / Paste Special, kuras

logā nospiež pogu Paste Link.

4.2.3.2 Sasaistīt datus starp darblapām. Datu sasaistīšanu starp darblapām var veikt divējādi:

• vietā, kur nepieciešami šie dati ievadot formulu, kurā norāda darblapas nosaukumu un datu avota adresi, izmantojot absolūto adresāciju, piemēram:



4.2.3.3 Sasaistīt datus starp darbgrāmatām. Datu sasaistīšanu starp darbgrāmatām var veikt divējādi:

• vietā, kur nepieciešami šie dati ievadot formulu, kurā norāda darbgrāmatas nosaukumu, darblapas nosaukumu un datu avota adresi, izmantojot absolūto adresāciju, piemēram:




4.2.3.4 Ielīmēt teksta dokumentā datus, kas saistīti ar izklājlapu. Teksta dokumentā var iekļaut datus no izklājlapas, saglabājot saiti ar darbgrāmatu. Lai to veiktu:

• darbgrāmatā nokopē vajadzīgo apgabalu vai diagrammu;

• teksta dokumentā lieto komandu Edit / Paste Special;

• atzīmē izvēles rūtiņu Paste link;

• sarakstā As izvēlas Microsoft Office Excel Worksheet Object;

Ja darbgrāmatas dati tiks mainīti, atverot teksta dokumentu, uz ekrāna tiks izvadīts paziņojums.

Pēc pogas Yes nospiešanas izmaiņas atspoguļoties arī dokumentā.

Ar dubultklikšķi uz ievietotā objekta teksta dokumentā attiecīgo darbgrāmatu var atvērt rediģēšanai izklājlapu lietotnē.


4.2.3.5 Veikt datu konsolidāciju. Konsolidācija nozīmē datu izmantošanu no vairākiem apgabaliem.

3D formulas Universālākais veids ir izmantot tā saucamās 3D formulās. Tās ir formulas, kurās iekļauti apgabali no vairākām darblapām

1. piemērs: summa no dažādiem apgabaliem:

Formulā papildus šūnu adresēm redzami arī darblapu nosaukumi:

2. piemērs: summa no vienādiem apgabaliem:

Šajā formulā ir norādīts darblapu apgabals.

Datu apvienošana no dažādām darblapām Konsolidāciju var izmantot, lai apkopotu vienādi izvietotus datus, kas atrodas dažādās darblapās. Šim nolūkam izmanto komandu Data / Consolidate:

1. piemērs: Dati ir vienādi izvietoti un jāiegūst kopsummas.


Komandas Consolidate logā:

• sarakstā Function izvēlas veicamo darbību: summa (Sum), skaitļiem aizpildīto šūnu skaits (Count), vidējā aritmētiskā vērtība (Average), lielākā vērtība (Max), mazākā vērtība (Min), reizinājums (Product) u.c.;

• izmantojot lodziņu Reference, atlass vajadzīgos apgabalus un pievieno sarakstam All references ar pogu Add, vai nevajadzīgos no saraksta izmet ar pogu Delete;

• ja atzīmē attiecīgās izvēles rūtiņas, tad tiek pievienoti arī tabulas kolonnu nosaukumi (Top Row) kolonna pa kreisi no skaitļiem (Left column);

Rezultātā izveidojas šāda tabula. Aprēķinātie rezultāti ir skaitlis, nevis formula.


Ja atzīmē izvēles rūtiņu Create links to source data, tiek saglabāta saite ar datu avotu, un tiek izveidots skats, līdzīgi kā veicot starpaprēķinus (sk. punktu 2.1.2.4.).

2. piemērs. Datu apkopošana no vairākām tabulām.

Apgabalus atzīmē līdzīgi kā iepriekšējā piemērā.

Šoreiz dati tiek apkopoti, veidojot kopēju tabulu. Ja vairākās tabulās ieraksti sakrīt, ar to datiem tik veikta izvēlētā darbība un rezultāts parādās tikai vienreiz (sk. iepriekšējo piemēru).


4.2.4. Veidnes 4.2.4.1 Lietot veidnes. Lai veidotu jaunu darbgrāmatu, par pamatu ņemot kādu veidni, izmanto komandu File / New. Atveras uzdevumrūts New Workbook, kurā izvēlas veidni:

• tukšu – Blank Workbook;

• no eksistējošas darbgrāmatas – From existing workbook;

• no veidnes – On my computer. Atveras komandas logs, kurā izvēlas vajadzīgi veidni.

4.2.4.2 Rediģēt veidni. Lai atvērtu rediģēšanai veidni, izmanto komandu File / Open. Lai logā atlasītu tikai veidnes, sarakstā Files of type izvēlas Templates.

Veidnes rediģēšanu un saglabāšanu veic tāpat kā darbgrāmatai.


4.2.5. Diagrammas un grafiki Darbam ar diagrammu var izmantot rīkjoslu Chart.

4.2.5.1 Mainīt diagrammas asu platumus. Atlasīto asi formatē dialoga logā Format Axis, kuru var atvērt:

• ar dubultklikšķi uz ass;

• ar komandu Format / Selected Axis;

• ar rīkjoslas Chart pogu (Format Axis).

Vajadzīgo ass līnijas platumu izvēlas cilnes Patttern sadaļas Lines sarakstā Weight.

4.2.5.2 Noformēt skaitļus vai tekstu pie diagrammas asīm. Atlasītās diagrammas ass teksta vai skaitļu formatēšanai var izmantot:

• formatēšanas rīkjoslu;

• rīkjoslas Chart pogas (Angle Clockwise) un (Angle Counterclockwise), ar kurām tekstu vai skaitļus var novietot 45° leņķī;

• dialoga loga Format Axis cilni Alignment, kurā var izvēlēties teksta vai skaitļu novietojuma leņķi;

•


• dialoga loga Format Axis cilni Font:

• dialoga loga Format Axis cilni Number:

Atlasītai asij dialoga logā Format Axis, kuru var atvērt:


• ar komandu Format / Selected Axis;

• ar rīkjoslas Chart pogu (Format Axis).


4.2.5.3 Pārvietot diagrammas virsrakstu, leģendu, datu iezīmes. Atlasīto objektu (virsrakstu, leģendu vai datu iezīmes) var pārvietot ar peli.

4.2.5.4 Atdalīt sektoru diagrammas sektorus vienu no otra (likt sektoru diagrammai “eksplodēt”). Sektoru diagrammas sektorus atdala ar peli:

• ja atlasīti visa datu sērija, atdalīti tiks visi datu punkti;

• ja atlasīts viens datu punkts, izdalīts tiks tikai atlasītais.


4.2.5.5 Izdzēst no diagrammas datu sēriju.

Lai no diagrammas izdzēstu datu sēriju, to atlasa un nospiež taustiņu .

4.2.5.6 Izmainīt konkrētai datu sērijai diagrammas tipu. Lai izmainītu diagrammas tipu atlasītajai datu sērijai var izmantot:

• komandu Chart / Chart Type;

• konteksta komandkartes komandu Chart Type;

• rīkjoslas Chart pogu (Chart Type).


4.2.5.7 Paplašināt atstarpi starp stabiņiem 2D diagrammās. Lai mainītu attālumu starp stabiņiem, atlasa kādu no datu sērijām un atver dialoga logu Format Data Series vienā no veidiem:


• ar komandu Format / Data Series;

• ar konteksta komandkartes komandu Format Data Series;

• ar rīkjoslas Chart pogu (Format Data Series).

Cilnē Options var:

• lodziņā Overlap norādīt stabiņu pārklāšanos procentos;

• lodziņā Gap width norādīt attālumu lielumu starp stabiņu grupām.


4.2.5.8 Ievietot 2D diagrammas stabiņā attēlu. Lai atlasītajā datu sērijā stabiņā ievietotu attēlu, izmanto dialoga logu Format Data Series, kuru var atvērt vienā no veidiem:


• ar komandu Format / Data Series;

• ar konteksta komandkartes komandu Format Data Series;

• ar rīkjoslas Chart pogu (Format Data Series).

Cilnes Patterns sadaļā Area izvēlas pogu Fill Effects.

Dialoga logā Fill Effects cilnē Picture nospiež pogu Select Picture un izvēlas attēla datni.

Sadaļā Format izvēlas attēla izvietošanas veidu:

• attēla izmērus pielāgot stabiņa izmēriem (Strech);

• attēlu proporcionāli samazināt un izvietot visā stabiņa augstumā (Stack);

• attēla izmērus pielāgot apakšējā lodziņā norādīto vienību skaita lielumam un izvietot

visā stabiņa augstumā (Stack and scale to)


4.3. Funkcijas 4.3.1. Funkciju izmantošana Lai atvērtu funkciju sarakstu, var izmantot:

• standartrīku joslas pogas (AutoSum) izvēlni More functions;

• komandu Insert / Function.

Dialoga loga Insert Function sarakstā Or select a category izvēlas vajadzīgo funkciju grupu.

4.3.1.1 Izmantot laika un datuma funkcijas: TODAY, DAY, MONTH, YEAR. Datuma un laika funkcijas izvēlas kategorijā Date and Time:

• funkcija TODAY atdod datumu no datora pulksteņa;

• funkcija DAY no norādītā datuma atdod dienas numuru;

• funkcija MONTH no norādītā datuma atdod mēneša numuru;

• funkcija YEAR no norādītā datuma atdod gadaskaitli.


4.3.1.2 Izmantot matemātiskās funkcijas: SUMIF, SUMPOSITIVE, ROUND. Datuma un laika funkcijas izvēlas kategorijā Mat$Trig.

Funkcija SUMIF Funkcija SUMIF summē skaitļus, kas atbilst norādītajam kritērijam:

• lodziņā Range izvēlas apgabalu, kura vērtības ir jāpārbauda;

• lodziņā Criteria ievada pārbaudes nosacījumus – noteiktu vērtību, piemēram, Āboli, 10 vai diapazonu >0, <=1. Pēc formulas apstiprināšanas ievadītais kritērijs, ja tas ir teksts vai diapazons tiek ievietots pēdiņās;

• lodziņā Sum_range izvēlas summējamo apgabalu.

Pirmajā piemērā kolonnā A tiek meklēts nosaukums „Āboli” un summētas atbilstošās vērtības no kolonnas B. Otrajā piemērā kolonnā B tiek meklētas pozitīvas vērtības un tās arī summētas.


Funkcija ROUND Funkcija ROUND noapaļo skaitļus, līdz norādītajai precizitātei.

Lodziņā Number izvēlas noapaļojamo vērtību;

Lodziņā Num_digits izvēlas precizitāti:

• ja skaitlis ir lielāks par nulli, noapaļošana tiek veikta līdz norādītajam decimālajam ciparam;

• ja skaitlis ir nulle, noapaļošana tiek veikta veselos;

• ja skaitlis ir mazāks par nulli, noapaļošana tiek veikta veselos desmitos (1), simtos(2),

tūkstošos (3) utt.

4.3.1.3 Izmantot statistiskās funkcijas: COUNT, PURECOUNT, COUNTA, COUNTIF.

Funkcijas COUNT un COUNTA Funkcija COUNT saskaita šūnas, kurās ir skaitļi.

Funkcija COUNTA saskaita šūnas, kuras ir aizpildītas.


Funkcija COUNTIF Funkcija COUNTIF saskaita šūnas, kas atbilst norādītajam kritērijam:

• lodziņā Range izvēlas apgabalu, kura vērtības ir jāpārbauda;

• lodziņā Criteria ievada pārbaudes nosacījumus – noteiktu vērtību, piemēram, Āboli, 10 vai diapazonu >0, <=1. Pēc formulas apstiprināšanas ievadītais kritērijs, ja tas ir teksts vai diapazons tiek ievietots pēdiņās;

Pirmajā piemērā kolonnā A tiek meklēts nosaukums „Āboli”.

Otrajā piemērā kolonnā B tiek meklētas pozitīvas vērtības.

4.3.1.4 Izmantot teksta funkcijas: PROPER, UPPER, LOWER, CONCATENATE.

Funkcija PROPER pārvērš lielajā burtā pirmo teksta burtu, kas seko aiz rakstzīmes, kas nav burts, piemēram:

Funkcija UPPER pārvērš visus burtus lielajos, piemēram:

Funkcija LOWER pārvērš visus burtus mazajos, piemēram:

Funkcija CONCATENATE apvieno tekstu. Teksta apvienošanai formulā var lietot arī operatoru &, piemēram:


4.3.1.5 Izmantot finansiālās funkcijas: FV, NPV, PMT, PV, RATE.

Funkcija FV Funkcija FV aprēķina gala summu, kas jāsamaksā vai tiks saņemta.

• Rate – procentu likme maksājuma periodā. Ja maksājumi tiek veikti katru mēnesi, bet

procenti noteikti gadā, tad jādala ar 12;

• Nper – periodu skaits

• Pmt – periodiskais maksājums;

• Pv – sākuma summa;

• Type – maksāšanas laiks: 1 – perioda sākumā , 0 – beigās (noklusētais).

Saņemamās summas ir pozitīvas, maksājumi ar negatīvu zīmi (piemēros tabulā sarkanā krāsā).

1. piemērs. Aprēķina summu, kāda tiks iegūta pilngadības kontā, veicot regulārus ikmēneša maksājumus.

2. piemērs. Aprēķina summu, kāda tiks samaksāta par auto, ieskaitot pirmo iemaksu un 3 gadu līzingu atlikušajai summai.


Funkcija NPV Funkcija NPV aprēķina gala summu, pie neregulāriem ieņēmumiem (izdevumiem).

• Rate – procentu likme maksājuma periodā;

• Value – vērtības.


Funkcija PMT Funkcija PMT aprēķina summu, kas jāmaksā vai tiks saņemta katru mēnesi.


• Rate – procentu likme maksājuma periodā. Ja maksājumi tiek veikti katru mēnesi, bet procenti noteikti gadā, tad jādala ar 12;



• Fv – beigu summa;



1. piemērs. Ikmēneša maksājuma aprēķins par kredītu:

2. piemērs. Ikmēneša maksājums pilngadības krājkontā, lai pēc 10 gadiem tas sasniegtu 10 000 Ls, ja procentu likme paliek nemainīga.

Funkcija PV Funkcija PV aprēķina sākuma summu, kas ir jāsamaksā vai jāsaņem.

• Rate – procentu likme maksājuma periodā. Ja maksājumi tiek veikti katru mēnesi, bet

procenti noteikti gadā, tad jādala ar 12;






Piemērs. Aprēķina summu, kādu var aizņemties, ja ik mēnesī gada laikā var iemaksāt 30 Ls.


Funkcija RATE Funkcija RATE aprēķina procentu likmi.





• Type – maksāšanas laiks: 1 – perioda sākumā , 0 – beigās (noklusētais);

• guess – ienākumu normas pirmais tuvinājums.


Piemērs. Aprēķina, kādai var būt maksimālā procentu likme, lai katru mēnesi atmaksājot 50 Ls uz 2 gadiem varētu aizņemties 1000 Ls.

4.3.1.6 Izmantot informācijas iegūšanas un atsauču funkcijas: HLOOKUP, VLOOKUP. Funkcijas HLOOKUP un VLOOKUP veic vērtību meklēšanu, tās salīdzinot ar vērtībām pirmajā kolonnā (rindā). Funkcijas darbojas tikai tad, ja vērtības pirmajā kolonnā (rindā) ir sakārtotas augošā secībā.

Funkcijas VLOOKUP vērtību meklēšanu veic kolonnā:

• Table_array – darbības apgabals. Tajā neiekļauj kolonnu nosaukumus (lauku vārdus);

• Lookup_value – apgabala Table_array pirmajā kolonnā meklējamā vērtība;

• Col_index_num – apgabala Table_array kolonnas numurs, no kura ņemt vērtību;

• Range lookup – kā veikt meklēšanu: uz tiešu sakritību (False) vai tuvāko vērtību (True).


1. piemērs. Atrast vērtību, kāda ir bumbieriem.

2. piemērs. Atrast nosaukumu, kuram vērtība tuva 20.

3. piemērs. Atrast nosaukumu, kuram vērtība ir tieši 20.

4. piemērs. Atrast vērtību, kura ir tuva 20.

Funkcijas HLOOKUP vērtību meklēšanu veic rindā:

• Table_array – darbības apgabals. Tajā neiekļauj rindu nosaukumus (lauku vārdus);

• Lookup_value – apgabala Table_array pirmajā rindā meklējamā vērtība;

• Row_index_num – apgabala Table_array rindas numurs, no kuras ņemt vērtību;


• Range lookup – kā veikt meklēšanu: uz tiešu sakritību (False) vai tuvāko vērtību (True).

Piemērs.

4.3.1.7 Izmantot loģiskās funkcijas: IF; AND, OR, ISERROR. Funkcija IF, atkarībā no pārbaudes nosacījuma rezultātiem, atgriež vienu no norādītajām vērtībām:

• logical_test – pārbaudāmais nosacījums. Salīdzināšanai var izmantot šādus operatorus:

= (vienāds ar), > (lielāks par), < (mazāks par), <> (nav vienāds ar), <= (mazāks vai vienāds ar), >= (lielāks vai vienāds ar);

• Value_if_true – atgriežamā vērtība, ja nosacījums ir patiess;

• Value_if_false – atgriežamā vērtība, ja nosacījums ir aplams.


Piemērs.

Loģiskās funkcijas AND un OR parasti izmanto sarežģītāku pārbaudes nosacījumu izveidošanai:

• AND, lai uzskaitītu nosacījumus, kuriem jāizpildās vienlaicīgi:

• OR, lai uzskaitītu nosacījumus, no kuriem jāizpildās vismaz vienam no tiem.

Piemēri:

• abi ir pozitīvi. • vismaz viens ir negatīvs.

• vērtība atrodas robežās no -1 līdz 1. • vērtība atrodas ārpus robežām no -1 līdz

1.

Loģisko funkciju ISERROR izmanto, lai noskaidrotu, vai formulas izpildes rezultāts ir kļūdas paziņojums.

Loģiskās funkcijas AND, OR un ISERROR izmantošanas piemērus funkcijā IF sk. punktā 4.3.1.9.


4.3.1.8 Izmantot datubāzu funkcijas: DSUM, DMIN, DMAX, DCOUNT. Funkcijas DSUM, DMIN, DMAX, DCOUNT ir ļoti līdzīgas attiecīgajām SUM, MIN, MAX un COUNT funkcijām, taču tās stādā ar sarakstiem (datu bāzi), kurā var izvēlēties kolonnu(lauku), kuram veikt darbību un norādīt rindu (ierakstu) atlases kritērijus. Visām funkcijām ir vienādi argumenti:

• Database – saraksta jeb datu bāzes šūnu apgabals, kurš satur arī lauku nosaukumus;

• Field – norāda lauku, kurā veikt izvēlēto darbību. Lauka var norādīt:

o ar nosaukumu, piemēram, „Proc”;

o ar kārtas numuru atlasītajā apgabalā, piemēram, 7;

o šūnas adresi, piemēram, G1;

• Criteria – šūnu apgabals, kurš satur atlases kritēriju. Kritērija apgabalam jāsatur kolonnu nosaukumu rindu un vismaz vienu rindu ar kritērija nosacījuma vērtībām. Nosacījumus, kuriem jāizpildās vienlaicīgi, norāda vienā rindā, bet tos, uzskaitot vairākus iespējamos – katru savā rindā.

1. piemērs. Tajā tiek summēti nokrišņi vasaras mēnešos. Lauks norādīts ar šūnas adresi.


2. piemērs. Tajā tiek aprēķināts, cik mēnešos vidējā minimālā temperatūra ir bijusi pozitīva. Lauks norādīts ar nosaukumu (šajā gadījumā gan lauku var izvēlēties jebkuru).

3. piemērs. Tajā tiek noteikta augstākā vidējā temperatūra no maija un septembra mēnešiem. Lauks norādīts ar kārtas numuru.

4.3.1.9 Izmantot saliktas funkcijas. Saliktas jeb ligzdotas funkcijas kā vienu no argumentiem izmanto citu funkciju.

1. piemērs. Funkcija IF, kurā tiek novērsts kļūdas paziņojums rēķinot vidējo, ja vērtības vēl nav ievadītas. Ar funkciju COUNT nosaka, cik šūnas ir aizpildītas. Ja to skaits ir nulle, rezultāts ir nullē, pretējā gadījumā veic vidējās aritmētiskās vērtības aprēķināšanu.


2. piemērs. IF funkcijās bieži izmanto loģiskās funkcijas AND un OR sarežģītāku kritēriju izveidei.

3. piemērs. Aprēķinātās vidējās vērtības tūlītēja noapaļošana.

4.4. Analīze 4.4.1. Šķērsgriezuma tabulas / dinamiskās šķērstabulas 4.4.1.1 Izveidot šķērsgriezuma tabulu vai dinamisko šķērstabulu, izmantojot dotos lauku vārdus. Šķērsgriezuma tabulas veido, lai iegūtu dažādas apkopojuma tabulas no vieniem un tiem pašiem datiem. Šķērsgriezuma tabulas veic vienāda nosaukuma datu automātisko summēšanu, kā arī piedāvā iespēju veikt atlasi (filtrēšanu).

Par izejas datiem ņemta šāda tabula:

Šķērsgriezuma tabulas izveidošanai izmanto komandu Data / Pivot Table and PivotChart Report, kura atver 3 soļu vedni.

Vedņa pirmajā solī:

• sarakstā Where is the data that you want to analyze izvēlas, datu avota tipu;

• sarakstā What kind of report do you want to create izvēlas veidojamo objektu: tikai šķērsgriezuma tabulu (PivotTable) vai diagrammu un tabulu (PivotChart report).


Ja pirms komandas aktivizēšanas, tabula ir atlasīta, vai aktīva ir kāda no tabulas šūnām, vedņa 2. solī lodziņā Range redzama atlasītā apgabala vai tabulas adrese, ko var mainīt.

Vedņa trešajā solī izvēlas atrašanās vietu: jaunā darblapā (New worksheet), vai kādā no jau esošajām (Existing worksheet);

Pēc pogas Finish nospiešanas izveidojas speciālas šķērsgriezuma tabulas forma un divi papildus elementi:

• rīkjosla PivotTable;

• saraksts PivotTable Field List, kurā redzami visi tabulas lauku nosaukumi un kuru izmanto šķērsgriezuma tabulas veidošanai.

Zonas ar pelēkajiem nosaukumiem izmanto, lai, tajos ievelkot vajadzīgā lauka nosaukumu, veido tabulas struktūru:

• Drop Page Fields Here – katras lapas virsraksts;

• Drop Row Fields Here – grupējamie ieraksti;

• Drop Column Fields Here – rādāmie lauki;

• Drop Data Items Here – summējamās un rādāmās vērtības.

Lauku vajadzīgajā zonā var ievietot:

• ar peli, pārvietojot vajadzīgajā vietā;


• lauku sarakstā PivotTable Field List atlasītajam laukam apakšējā sarakstā, izvēlas izvietojuma zonu un nospiež pogu Add To;

1. Piemērs. Izveidot summāro tabulu pa koku veidiem:

• lauku Grupa ar peli pārvieto zonā Drop Row Fields Here;

• lauku Vairums, kg ar peli pārvieto

zonā Drop Data Items Here;

Rezultātā iegūta tabula, kurā summēts daudzums pa koku veidiem.

2. Piemērs. Izveidot summāro tabulu pa koku veidiem un gadiem:


• lauku Vākšanas gads ar peli pārvieto zonā Drop Column Fields Here;


• lauku Vairums, kg ar peli pārvieto zonā Drop Data Items Here;

3. Piemērs. Izveidot summāro tabulu pa koku veidiem un nosaukumiem:


• lauku Vairums, kg ar peli pārvieto laukumā Drop Data Items Here;


4.4.1.2 Rediģēt šķērsgriezuma tabulu vai dinamisko šķērstabulu datu avotus un atjaunot šķērsgriezuma tabulu vai dinamisko šķērstabulu.

Rediģēšana Rediģēt šķērsgriezuma tabulu var:

• pievienojot jaunus laukus (sk. punktu 4.4.1.1);

• pārvietojot lauku:

o ar peli, pārvietojot vajadzīgajā vietā;

o lauku sarakstā atlasītajam laukam apakšējā sarakstā, izvēlas citu izvietojuma zonu un nospiež pogu Add To;

• izmetot kādu no laukiem. Šim nolūkam lauku aiz tā nosaukuma izvelk ārpus tabulas laukumiem, līdz peles

rādītājs ieguvis formu .

Datu atjaunināšana Datu atjaunināšanai var izmantot šķērsgriezuma tabulas rīkjoslas komandu Pivot Table / Refresh Data vai pogu (Refresh Data).

Aprēķinu veida maiņa Ja nepieciešams mainīt aprēķinu veidu, piemēram, no summēšanas uz citu, izmanto

šķērsgriezuma tabulas rīkjoslas pogu (Field Settings), kuras logā izvēlas:

• redzamo nosaukumu;

• vajadzīgo funkciju.

Piemērā redzama izveidotā šķērsgriezuma tabula un pēc pārveidošanas:


4.4.1.3. Grupēt datus šķērsgriezuma tabulā vai dinamisko šķērstabulā pēc noteikta kritērija. Dati var tikt grupēti, izmantojot kādu lauku.

Lietotājs jau gatavā šķērsgriezuma tabulā grupas var veidot arī pats. Iepriekš gan datus būtu vēlams sakārtot, lai vienai grupai atbilstošās rindas (ieraksti) atrastos blakus.

Šķērsgriezuma tabulā ar sakārtotiem datiem atlasa vienā grupā iekļaujamos ierakstus:

Izmanto šķērsgriezuma tabulas rīkjoslas komandu Pivot Table / Group and Show Detail komandu Group. Kolonnas A vietā tiek pievienot tukša kolonna ar tādu pat lauka nosaukumu, kā pirms tam tajā vietā esošajai, kam pievienots kārtas numurs 2 (Vārds2) un redzams grupas apzīmējums Group ar attiecīgo kārtas numuru. Pārējiem negrupētajiem ierakstiem redzams atkārtots lauka saturs.

Līdzīgi izveido visas vajadzīgās grupas, un nomaina grupu nosaukumus:

Grupas detalizētu saturu, līdzīgi kā automātiskajiem starprezultātiem (sk. punktu 4.1.2.4), var atvērt un aizvērt ar dubultklikšķi uz grupas nosaukuma vai šķērsgriezuma tabulas rīkjoslas pogām: (Hide Detail) un

(Show Detail).


4.4.2. Scenāriji / versijas 4.4.2.1 Izveidot scenārijus / versijas no definētiem šūnu apgabaliem. Scenārija veidošana tiks parādīta uz piemēra bāzes. Tabulā tiek aprēķināta iegūtā peļņa no noguldījuma.

Scenārijus veido, izmantojot komandu Tools / Scenarios. Logā Scenarios nospiež pogu Add.

Logā Add Scenario:

• lodziņā Scenario name ievada nosaukumu;

• lodziņā Changing cells norāda šūnu (šūnas), kurā jāmaina vērtības

• nospiež pogu OK.

Atveras logs Scenario Values, kurā ievada šūnas (šūnu) jaunās vērtības.

Pēc pogas OK nospiešanas notiek atgriešanās logā Scenario Manager, kurā var veikt:

• jauna scenārija izveidošanu – Add;

• atlasītā scenārija dzēšanu – Delete;

• atlasītā scenārija labošanu – Edit, kas atver logu Scenario Values;

• pārskata izveidošanu – Summary (sk. punktu 4.4.2.2);

• scenārija realizēšanu – Show:


4.4.2.2 Izveidot scenārija / versijas pārskatu. Scenārija pārskatu var izveidot jau gatavam scenārijam (sk. punktu 4.4.2.1). Šajā gadījumā scenārijā iekļauto šūnu saturs nemainās.

Piemēra datu tabula: Izveidotais scenārijs:

Pārskatu izveido atlasītajam scenārijam komandas Tools / Scenarios logā Scenario Manager nospiežot pogu Summary.

Šūnā Result cells norāda šūnu (šūnas), kurās izvēlēto lielumu maiņu ietekmi vēlas redzēt.

Rezultātus var iegūt:

• summārās lapas formā – Scenario summary. Tabula līdzīga automātiskajiem starprezultātiem (sk. punktu 4.1.2.4). Tajā var redzēt patreizējās vērtības (Current Values), kā arī ar attiecīgā scenārija (Peļņa) iegūtās, kā arī rezultāta šūnas.

• šķērsgriezuma tabulas veidā – Scenario PivotTable report. Par šķērsgriezuma tabulām

skatīt punktu 4.4.1.


4.4.3. Auditēšana Auditēšanai var izmantot auditēšanas rīkjoslu Formula Auditing vai arī attiecīgās izvēlnes Tools / Formula Auditing komandas.

4.4.3.1 Izcelt ar norādi tās datu šūnas, kuras izmantotas izvēlētās šūnas formulā. Lai parādītu norādi no tām šūnām, kuru adrese izmantotas atlasītajā formulā, izmanto auditēšanas rīkjoslas pogu (Trace Precedents). Norādes bultas uz formulu var dzēst ar pogu (Remove Precedent Arrows) vai arī visu veidu norādes ar pogu (Remove All Arrows).

4.4.3.2 Izcelt ar norādi tās šūnas ar formulām, kurās izmantota izvēlētā šūna. Lai parādītu norādi no tām šūnām, kuru formulās izmantota atlasītās šūnas adrese, izmanto auditēšanas rīkjoslas pogu (Trace Dependents). Norādes bultas uz formulu var dzēst ar pogu (Remove Depedent Arrows) vai arī visu veidu norādes ar pogu (Remove All Arrows).

4.4.3.3 Izspīdināt visas formulas vai visu formulu atrašanās vietas darblapā. Formulu vai to rezultātu izspīdināšanas režīmus var pārslēgt divējādi:

• ar komandu Tools / Formula Auditing / Formula Auditing Mode;

• komandas Tolls / Options cilnes View izvēles rūtiņā Formulas:

4.4.3.4 Pievienot un dzēst darblapā komentārus. Komentārus var pievienot vairākos veidos:

• ar komandu Insert / Comments;

• ar konteksta komandkartes komandu Insert Comments;

• ar auditēšanas rīkjoslas pogu (New Comment).

Atveras dzeltens tekstlodziņš, kurā redzams komentāra autora vārds un tālāk var rakstīt vajadzīgo tekstu. Lodziņā izmērus var mainīt. Komentētajām šūnām to labajā augšējā stūrī redzams sarkans trijstūris. Komentārs ir redzams, ja uz attiecīgās šūnas novieto peles rādītāju.


4.4.3.5 Rediģēt komentārus darblapā. Komentāra tekstlodziņu atlasītajai šūnai var atvērt rediģēšanai ar:

• ar konteksta komandkartes komandu Edit Comment;

• ar auditēšanas rīkjoslas pogu (Edit Comment).

Komentārus var atlasītajam apgabalam var dzēst ar konteksta komandkartes komandu Delete Comment.

4.5. Speciālie rīki 4.5.1. Makrokomandas MS Office programmās uzdevumu izpildi var automatizēt ar makrokomandu (macros) palīdzību. Makrokomanda ir komandu un/vai funkciju virkne, kura tiek saglabāta programmēšanas valodā Visual Basic for Applications (VBA) tajā pašā vai citā datnē. Makrokomandu jebkurā laikā var izsaukt izpildīties.

4.5.1.1 Izveidot vai ierakstīt vienkāršu makrokomandu (piemēram, lappuses iestatīšanas parametru maiņai). Lai ierakstītu makrokomandu, izmanto komandu Tools / Macro / Record New Macro.

Lodziņā Macro name var ievadīt citu makrokomandas nosaukumu. Nosaukums drīkst būt līdz 25 simbolu garš un saturēt latīņu burtus, ciparus un pasvītrojuma zīmi (_). Nosaukumam jāsākas ar burtu un tas nedrīkst saturēt atstarpes un pieturas zīmes.

Sarakstā Store macro in var izvēlēties makrokomandas saglabāšanas vietu:

• speciālā makrokomandu darbgrāmatā (Personal Macro Workbook). Tā ir neredzama datne, kura vienmēr ir atvērta (ja nav norādīts citādi). Tiek izveidots ar nosaukumu PERSONAL.XLS, kad tajā saglabā ierakstīta kādu makrokomandu. Tad tas tiek Izdarītās izmaiņas tiek saglabātas automātiski. Lai apskatītu saturu, var izmantot komandu Window / Unhide;

• jaunā darbgrāmatā (New Workbook). Ja makrokomandu saglabā citā darbgrāmatā, tad jāatceras, ka pārvietojot datni, kurā makrokomandu izmato, uz citu datoru, līdzi jāiekopē arī datne, kurā makrokomanda ir saglabāta. Makrokomandu citā datnē parasti glabā, ja to paredzēts izmantot vairākās darbgrāmatās;

• šajā darbgrāmatā (This Workbook).

Lodziņā Description var ievadīt nelielu makrokomandas aprakstu.


Pēc pogas OK nospiešanas aktivizējas ierakstīšanas režīms un visas veiktās darbības tiek fiksētas. Ierakstīšanas laikā uz ekrāna ir pieejama rīkjosla Stop Recording.

Pogu (Stop recording) izmanto ierakstīšanas pārtraukšanai, bet pogu (Relative Reference), lai fiksēturelatīvās adreses – nobīde kolonnās un rindās, attiecībā pret aktīvo šūnu.

Ierakstīšanas apstādīšanai var izmantot arī komandu Tools / Options / Stop Recording.

4.5.1.2 Izpildīt makrokomandu. Lai izpildītu ierakstīto makrokomandu, drošības līmenis nedrīkst būt augsts (High).

Aizsardzības līmeni izvēlas komandas Tools / Macro / Security logā:

• līmenī Very High izpildās tikai tie makrosi, kuri satur digitālo parakstu, kas apliecina, ka attiecīgais makross nāk no droša avota;

• līmenī High izpildās tikai tie makrosi, kuri satur digitālo parakstu vai nāk no droša avota, kurus norāda lapiņā Trusted Sources;

• līmenī Medium atverot datni uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums katru reizi, kad datne

satur makrokomandu, kas nav uzticamo avotu sarakstā. Atverot datni izvēlas atļaut (Enable Macros) vai neatļaut (Disable Macros) makrokomandas darbību;

• līmenī Low makrokomandu darbība ir

atļauta vienmēr.

Lai izpildītu makrokomandu, izmanto komandu Tools / Macro / Macros, kuras logā sarakstā Macro name atrod vajadzīgo nosaukumu. Makrokomandu izsauc izpildīties ar pogu Run.

Nevajadzīgās makrokomandas var dzēst ar pogu Delete.


4.5.1.3 Piesaistīt makro rīkjoslas pogai. Lai makrokomandu būtu vieglāk lietot, to var piesaistīt kādai izvēlnei vai rīkjoslas pogai.

Komandas vai pogas iestatījumus veic logā Customize, kuru var atvērt:

• ar komandu Tools / Customize;

• ar komandu View / Toolbars / Customize;

• jebkurā rīkjoslā ar konteksta komandkartes komandu Customize.

Makrokomandām var piekļūt lapiņā Commands. Ja sarakstā Categories izvēlas Macros, tad sarakstā Commands redzamas makrokomandas.

Lai izveidotu komandu, izmanto Custom menu Item, bet pogu – Custom Button. Atlasīto

elementu ar peli to ievelk vajadzīgajā izvēlnē vai rīkjoslā.

Ja ir atlasīta kāda izvēlne vai poga, logā Customize parādās izvēlne Modify Selection. Jaunajai rīkjoslas pogai būtu vēlams veikt šādas izmaiņas:

• ar komandu Assign macro piesaistīt vajadzīgo makrokomandu;

• lodziņā Name ievadīt pogas nosaukumu, kas kļūst redzams uz pogas novietojot peles rādītāju;

• atzīmēt pogas stilu Default Style, lai uz pogas redzama tikai ikona;

• izvēlnē Change Button Image izvēlēties piemērotu ikonu vai arī to pārveidot komandas Edit Button Image logā.

Documents

4.1. Rediģēšana · Sarakstā Use function izvēlas aprēķinu veidu: summa (Sum), skaitļiem aizpildīto šūnu skaits (Count), vidējā aritmētiskā vērtība (Average), lielākā