Aprobado por: Cargo: Fecha Firma

Nancy Lorena Fuentes OrozcoPresidenta06/02/2015

Procedimiento General:

Revisado por: Cargo: Fecha Firma

Krishanda Yomira Lee LopezTesorera06/02/2015

Encargado: Cargo: Fecha Firma

Raul Argelio Lee LopezContador, Encargado de Caja Chica

06/02/2015

ASOCIACION DEPORTIVA DEPARTAMENTALDE CICLISMO DE SAN MARCOSSan MarcosMail: asocisanmarcosciclismo@hotmail.comTel: 47689942Rige a partir de: 06/02/2015

Manual de Normas y Procedimientos de Caja Chica (Fondo Rotativo)

MANUAL DE CAJA CHICA

Con el propsito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A-15-98 de la Contralora General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y especficamente el contenido del numeral 4.10 de las Normas de Control Interno de Tesorera, en lo relativo a la creacin y manejo de fondos fijos de Caja Chica, se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de las mismas, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo.

DEFINICION DE CAJA CHICALa Caja Chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la Entidad. Este fondo no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los lmites establecidos en el presente Manual.

NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

1 Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un mximo de OCHOCIENTOS QUETZALES (Q 800.00) en una sola compra y/o pago de servicio.2 nicamente podrn efectuarse compras y/o pagos que estn comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente, de los grupos 1 y 2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, conforme a la descripcin siguiente:

GRUPO NO. 1 SERVICIOS NO PERSONALES

111 Energa Elctrica112 Agua Potable113 Telefona114 Correos y telgrafos122 Impresin, encuadernacin y reproduccin142 Fletes151 Arrendamiento de edificios y locales162 Mantenimiento y reparacin de equipos de oficina165 Mantenimiento y reparacin de medios de transporte

GRUPO NO.2 MATERIALES Y SUMINISTROS

211 Alimentos para personas241 Papel para escritorio267 Tintes, Pinturas Colorantes291 tiles de Oficina292 tiles de Limpieza y Productos Sanitarios298 Accesorios y Repuestos en general

NOTA IMPORTANTE:

Para ejecutar en renglones del grupo 1 y 2 que no figuren en el listado arriba identificado, deber solicitar autorizaciones a la Direccin Financiera a travs del analista de presupuesto.

DISPOSICIONES GENERALES

La creacin del Fondo de Caja Chica, debe ser autorizado por la Autoridad Superior de la Dependencia, mediante Acuerdo o Resolucin interna, indicando el monto que estime necesario para la creacin del mismo.

Para el manejo del fondo de Caja Chica a travs de medio escrito, y, se nombrar a la persona responsable, quin deber caucionar la respectiva fianza de fidelidad y presentar ante la Contralora General de Cuentas su Declaracin Jurada Patrimonial conforme al Decreto 89-2002 (Ley de Probidad).

FISCALIZACIN Y REGISTRO

La fiscalizacin del fondo de caja chica est a cargo de la Auditora Interna de la Secretara de Seguridad Alimentaria y Nutricional de la Presidencia de la Repblica y de la Contralora General de Cuentas de la Nacin. El Encargado(a) de Caja Chica deber llevar un libro autorizado por la Contralora General de Cuentas para el registro y control del fondo, debe tenerse el cuidado de detallar todos los documentos que integran cada liquidacin, en orden cronolgico de fechas.

SANCIONES

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, por parte del encargado(a) de caja chica y/o quin hace uso de los fondos, dar lugar a las sanciones disciplinarias que las Autoridades Superiores establezcan, as como otras sanciones legales aplicables.

USO DE VALES

Solicitud de vale, documento que ser emitido por el Encargado de Compras al momento de solicitar efectivo.

Para llenar un vale, debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. nicamente el personal comprendido en los renglones 011, 021, 022 y029 pagados por SESAN, podr solicitar vale al encargado de caja chica, en los casos que Almacn no cuente con los materiales, alimentos para reuniones y otros. El vale debe llenarlo con letra clara, el concepto de gasto debe ser el mismo del Formulario (Pedido y Remesa) Firma del Solicitante y Visto Bueno del Director Administrativo.

LIQUIDACION DE VALES

Los empleados que soliciten dinero de caja chica, estn obligados a liquidar el vale dentro de setenta y dos horas siguientes al recibo del efectivo.

1. El monto del vale debe liquidarse en un trmino de setenta y dos horas y no se autorizar un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero.

2. Al liquidar el vale, debe acompaar factura(s) a nombre de SESAN con NIT de la institucin 4125567-4, el valor del gasto en nmeros y letras y comprobar los gastos efectuados.

3. A todo vale deber acompaarse el pedido y remesa (Formulario deSolicitud).

4. Cuando se realice compra de alimentos para reuniones oficiales, se debe adjuntar listado de participantes con firmas incluidas.

Firma del Director Administrativo

Vo.Bo. del DirectorAdministrativo

A cada vale es necesario adjuntar el formulario Pedido y Remesa, llenado a mquina cumpliendo con los requisitos que se describe a continuacin:

REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA

El Encargado de Caja Chica solicitar el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mnimo y mximo 80% en forma quincenal. El encargado de Tesorera revisar en forma previa la liquidacin presentada, as como documentacin de soporte adjunta, previo a su reintegro con Vo. Bo. del Director Financiero.

El reintegro de liquidaciones parciales se solicitar en formulario previamente elaborado, conteniendo como mnimo la siguiente informacin:

1. Deber existir un control correlativo interno de liquidaciones, por lo que cada formulario tendr un nmero de orden secuencial, el cual se colocar en la parte superior derecha.2. El perodo, se completar con las fechas inicial y final de la liquidacin, as mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al perodo indicado, para delimitar laliquidacin.3. Los comprobantes deben numerarse del No. 1 en adelante en forma independiente, para cada liquidacin o solicitud de reintegro.4. Anotar correlativamente del nmero uno (1) hasta el ltimo comprobante de la liquidacin en el cuadro de detalle.5. Se anotar la fecha del documento que ampara el gasto.6. Se registrar el nmero de factura que ampara el gasto, nombre de la empresa, tipo de gasto y el valor total de la factura.7. Fondo asignado: se anotar el monto total asignado.8. Reposicin de fondos en trmite: se anotar el nmero de las liquidaciones que se encuentran en trmite y su valor total.9. Valor de la reposicin: se completar con el nmero de la presente liquidacin y su valor.

OPERACIN DEL SISTEMA DEL SICOIN

Adicionalmente al formato de liquidacin para reintegro de Caja Chica deber registrarse en el sistema el Formulario FR-03, donde se consignar documento por documento, afectando las estructuras PRE Adicional al formato de liquidacin para reintegro de caja chica, deber registrarse dentro del sistema presupuestario correspondiente.

LIQUIDACIN FINAL

La caja chica deber ser liquidada totalmente y entregada al Departamento Financiero, presentando el formato usual de liquidacin de caja chica con la documentacin de soporte correspondiente, Formato FR-03 registrado en el sistema y deposito de sobrante si existiere a la fecha, dicha liquidacin deber realizarse antes del 30 de noviembre de cada ao o la fecha en que la Direccin Financiera comunique

Formatos a utilizarse

REQUISITOS IMPORTANTES PARA LAS FACTURAS

Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institucin.

Artculo 36. (Reformado por el artculo 4 del Acuerdo Gubernativo 500-2001 del 27 12-2001). Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Las facturas emitidas por mquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecnica o computarizada, debern contener, como mnimo y en forma claramente legible, la informacin siguiente:

1. La denominacin factura

2. Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razn o denominacin social y nombre comercial, si es persona jurdica.

3. Nmero de Identificacin Tributaria del contribuyente emisor.

4. Nmero de resolucin por la Administracin Tributaria donde autoriz la emisin de las facturas y rango autorizado.

5. Nmero de la factura

6. Factura a nombre de la Institucin en forma completa SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA o abreviado SESAN.

7. Nmero de Identificacin Tributaria de la Institucin: 4125567-4.

8. Descripcin de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores.

9. El precio total de la operacin, con inclusin del impuesto, as como la indicacin de descuentos si los hubiere.

10. Lugar y fecha de emisin (Colocar despus del nmero).

11. Toda factura debe detallar el rgimen fiscal al que est sujeto.

HABILITACION Y OPERACIN DEL LIBRO PARA MANEJO DE CAJA CHICA

Los movimientos diarios de la Caja Chica (ingresos y egresos) deben ser procesados oportunamente, con la finalidad que en cualquier momento se muestre el saldo correcto y con ello realizar las programaciones correspondientes.

EL libro debe estar habilitado y autorizado por la Contralora General de Cuentas, este no debe contener borrones, enmiendas o tachaduras debido a que puede ser objeto de reparo de parte de la Contralora General de Cuentas.

Los datos que debe contener como mnimo el libro de control de caja chica son:

Fecha y numero de serie de la factura Nombre del proveedor Descripcin de gastos e ingresos Egresos de saldo