TUGAS

PEMERIKSAAN MANAJEMEN

KASUS:

AUDIT KETERLAMBATAN PRODUKSI DI PABRIK TEKSTIL MILIK PT. SERAT SURYA

Firlia Rachmania(0813015020)

Kelas H (Sore)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSIUNVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

TAHUN PELAJARAN 2010/2011

Jawaban No.1

DAFTAR RINGKAS TEMUAN AUDITNo. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

1 Tidak cukup tersedianya sumber daya bahan baku di dalam negeri terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang harus import sehingga hanya mampu mencapai 90% dari kebutuhan pelanggan

Jadwal produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

Perusahaan sering tidak tepat dalam merencanakan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang masih impor)

Kedatangan bahan baku sering terlambat sehingga proses produksi tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan

2 Perusahaan beberapa kali mengalami keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan

Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

Perusahaan menetapkan kebijakan pengiriman yang terlalu cepat tanpa memikirkan kondisi persediaan bahan baku yang tersedia untuk proses produksi

Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok pengamanan dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

3 Pemenuhan pesanan yang selalu terlambat

Jadwal produksi mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya set up, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur

Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan

Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu yang tentunya akan mengakibatkan bertambahnya biaya upah lembur, waktu sumber daya tenaga kerja yang terbuang untuk melakukan proses produksi, serta bertambahnya biaya set up mesin untuk bagian pemeliharaan fasilitas produksi

4 Pada tahun 2006, proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan

Jadwal produksi telah mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman barang ke dalam jadwal produksi

Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang masih impor) sering tidak tepat

Keterlambatan kedatangan bahan baku mengakibatkan kekurangan bahan baku sebanyak 15% (2006) dari kebutuhan produksi.

5 Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan

Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan jadwal produksi karena adanya penambahan (perubahan) pesanan pelanggan

Perusahaan tidak (belum) memiliki kebijakan tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan

Rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal menjadi terganggu

6 Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi

Jadwal produksi telah selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi lainnya

Jadwal produksi tidak selaras dengan jadwal pada bagian pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi

Keterlambatan proses produksi

7 Di dalam gudang menumpuk beberapa jenis barang yang menunggu untuk dikirim kepada pelanggan

Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi

Supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik karena proses produksi harus berjalan terus

Terjadi penumpukan persediaan di dalam gudang

8 Kekurangan bahan baku sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas sebesar 90% untuk memenuhi proses produksi

Jadwal produksi didukung dengan metode permintaan material yang akurat

Metode permintaan bahan baku perusahaan (terutama yang berbahan sutra yang masih impor) sering tidak tepat

Kedatangan bahan baku sering terlambat

9 Semua bahan baku yang tersedia di lokasi pabrik diproses meskipun belum waktunya untuk diproses

Seluruh kapasitas yang dimiliki terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan

Perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh

Adanya kapasitas yang menganggur yang terjadi sebesar +15%

10 Terjadi penumpukan persediaan di dalam gudang sampai 15% untuk produk non sutra

Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur (jika jadwal produksi

Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur yaitu dengan mengolah

Terjadi penumpukan persediaan

tidak disusun pada basis full capacity)

semua sisa bahan yang tersedia di lokasi pabrik meskipun belum waktunya untuk diproses

11 Supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik

Jadwal produksi telah meminimalkan persediaan

Proses produksi harus berjalan terus

Terjadi penumpukan persediaan di gudang

12 Pada tahun 2006, terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan dan perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan

Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar

Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minimum untuk menjaga kestabilitasan keuangannya tanpa mempertimbangkan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar

Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan karena faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan perubahan permintaan pasar dan kekurangmampuan perusahaan dalam mencapai kuantitas produksi dalam memenuhi pesanan pelanggan karena faktor keterlambatan pasokan bahan baku

13 Jadwal pemeliharaan mesin tdak selalu tepat dengan penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki

Jadwal pemeliharaan fasilitas produksi telah terintegrasi dengan rencana produksi

Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya

Terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari

Jawaban No.2

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama audit yang saya lakukan, saya dapat

menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1). Prosedur perencanaan bahan baku yang sering tidak tepat menyebabkan kedatangan

bahan baku sering terlambat mengandung beberapa kelemahan, di antaranya:

I. Tidak terdapat prosedur yang dapat menjamin bahwa setiap perencanaan bahan

baku akan dapat terpenuhi secara tepat waktu, khususnya bahan dasar sutra impor,

yang akhirnya akan menyebabkan kedatangan bahan baku itu sering terlambat

II. Tidak terdapat prosedur yang memadai untuk memastikan bahwa setiap

perencanaan bahan baku akan dapat memenuhi kuantitas yang dibutuhkan dalam

setiap proses produksi sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku dalam

produksinya

2). Keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga ketidakmampuan perusahaan untuk

menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas yang sesuai dengan

kebutuhan

3). Ketidak selarasan jadwal produksi dengan jadwal bagian pembelian bahan baku dan

pemeliharaan fasilitas produksi yang dikarenakan tidak adanya mekanisme penyesuaian

(cross check) program antara bagian-bagian tersebut.

4). Penumpukan beberapa jenis barang, terutama barang non sutra, di gudang yang

menunggu untuk dikirim kepada pelanggan karena perintah supervisor untuk

memproduksi terlebih dahulu semua bahan yang tersedia di lokasi pabrik meskipun

belum waktunya untuk diproses

5). Kebijakan persediaan perusahaan yang sangat minimum untuk menjaga kestabilan

keuangannya tanpa mempertimbangkan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan

baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar

6). Jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat sehingga menyebabkan terjadinya

waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap harinya

7). Kebijakan perusahaan dalam hal pengiriman barang yang terlalu cepat

Kriteria:

1). Jadwal produksi harus mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi

kebutuhan pelanggan

2). Jadwal produksi harus disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok

pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

3). Agar tingkat penggunaan kapasitas produksi optimal maka jadwal produksi harus

terintegrasikan dengan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan

pengiriman barang ke dalam jadwal produksi sehingga mampu meminimumkan biaya

persediaan, biaya set up, upah lembur dan waktu sumber daya yang menganggur

4). Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan jadwal produksi karena

adanya penambahan (perubahan) pesanan pelanggan

5). Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal fungsi-fungsi lainnya

6). Metode permintaan material harus akurat sehingga kekurangan bahan baku tidak

terjadi lagi

7). Penentuan tingkat persediaan minimum harus telah mempertimbangkan kemungkinan

terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi,

perubahan permintaan pasar

8). Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat menyebabkan perusahaan mengalami

kesulitan dalam memenuhi kewajibannya. Oleh karena itu, perusahaan sewajarnya

membuat suatu kontrak perjanjian tertulis yang harus mempertimbangkan kemampuan

perusahaan dalam menyanggupi kewajibannya dalam hal pengiriman barang dengan

tidak mengabaikan tujuan utama produksi perusahaan yaitu, waktu pengiriman yang

tepat.

Penyebab:

1). Belum adanya peraturan baku secara tertulis yang dimiliki perusahaan, dalam prosedur

dan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku dan permintaan material yang akurat

digunakan saat ini

2). Belum tersedianya kebijakan dan atau peraturan memadai berkaitan dengan penentuan

batas minimum jumlah persediaan untuk satu periode proses produksi dan perubahan

jadwal produksi karena adanya penambahan pesanan pelanggan

3). Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,

pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi padahal Operator mesin

dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang

berbeda untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

4). Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat tanpa mempertimbangkan kondisi

persediaan bahan baku yang tersedia

Akibat:

1). Perusahaan tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan dengan tepat waktu

2). Jadwal pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan karena

faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan perubahan permintaan pasar

3). Proses produksi mengalami waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari sehingga

perusahaan mengalami keterlambatan proses produksi

4). Kebijakan perusahaan untuk mengolah semua bahan baku yang tersedia di lokasi pabrik

mengakibatkan penumpukan persediaan di gudang

5). Masih ada kapasitas yang menganggur dalam perusahaan

6). Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok pengamanan dalam

menjaga kestabilan barang di pasaran

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Perencanaan dan Pelaksanaan Produksi

Jawaban No.3

Rekomendasi

Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi

perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi

tiga hal, yaitu:

1. Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan

bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan.

2. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya koordinasi yang positif antara bagian

produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.

3. Kelemahan yang terjadi karena kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi

atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1. Perusahaan harus memiliki sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan

bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan agar proses

produksi berjalan stabil serta dapat memberikan informasi tentang persediaan dan

jumlah bahan baku yang dibutuhkan dengan akurat sesuai keadaan yang ada dalam

perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan stabil dalam menjalankan

usahanya memenuhi pesanan pelanggan dan memiliki stock pengaman yang cukup di

pasaran.

2. Bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi harus

selalu mengadakan rapat evaluasi kerja untuk mencegah terjadinya keterlambatan

proses produksi.

3. Perusahaan harus melakukan pelatihan dan pembinaan bagi karyawan bagian

pembelian bahan baku yang melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku sehingga

dapat mengurangi resiko ketidak tepatan dalam melakukan perencanaan kebutuhan

bahan baku yang dapat menghambat proses produksi karena kekurangan bahan baku

terutama bahan baku yang berbahan dasar sutra.

4. Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan tertulis yang cukup untuk menjadi

dasar-dasar tentang perubahan jadwal produksi karena adanya tambahan (perubahan)

pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang

telah terjadwal.

5. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan:

a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik

6 jam sebelum proses produksi dimulai

b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan

c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan

diterima

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini spepenuhnya ada pada pihak

manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi

akibat yang lebih buruk pada Pengelolaan Proses Produksi di masa yang akan datang.