5/11/2015Norma de Recuperación de costos Indirecta de la OEA y Procedimientos (RCI) (Ver. 1) 1 SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SEPTIEMBRE 2007

04/22/23 Norma de Recuperación de costos Indirecta de la OEA y Procedimientos (RCI) (Ver. 1)

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SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASSEPTIEMBRE 2007

Ver. 2

ICR 101

Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos

(ICR)

04/22/23 Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

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ISinopsis

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¿Qué es la ICR?

■ La Recuperación de Costos Indirectos se refiere a la gestión de proyectos. Se

refiere a calcular en su totalidad los recursos de un proyecto, permitiendo la

identificación adecuada de costos ocultos u omitidos.

■ Es un mecanismo para recuperar parcialmente los costos incurridos por

SG/OEA en la administración de donaciones (costos incrementales de RRHH,

auditorías, transacciones financieras, espacio de oficina, compras, etc.)

■ Organizaciones bien establecidas deben reconocer el costo total de sus

actividades para permitir decisiones fundamentadas al igual que recuperar

parcialmente estos costos.

■ La ICR no es un concepto nuevo; es un estándar en el sector público.

Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

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■ Por ejemplo, la OPS tiene una tasa de ICR promedio o Gastos de

Apoyo a Programas (PSC) de un 13%. Otros ejemplos: Naciones

Unidas y el Banco Mundial.

¿Pero qué tienen estas tres organizaciones en común con la

OEA?

■ Todas son organizaciones públicas internacionales con mandatos

comunes que se financian a través de Fondos Regulares (i.e.,

cuotas) y Fondos Específicos (i.e., contribuciones voluntarias.)


¿Qué es la ICR? (continuación...)

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¿Por qué estas organizaciones tienen que recuperar costos indirectos si cuentan con un Fondo Regular?

■ La mayoría de los presupuestos del Fondo Regular sufragan

parcialmente los costos indirectos (i.e., costos operacionales básicos e

infraestructura.)

■ Sin embargo, estas organizaciones incrementan mandatos, los cuales se

financian mediante Fondos Específicos, con muy poco o sin aumento

en los presupuestos de sus Fondos Regulares.

■ Esto significa que incrementos graduales en Fondos Específicos tienen

un alto impacto en los presupuestos estáticos de los Fondos

Regulares.

■ Por lo tanto, es necesario un mecanismo para recuperar parcialmente los

costos incrementales en las operaciones e infraestructura básica.


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¿Cómo se traduce esto a la OEA?


P res upues to P rog ramado del F ondo R eg ular c ontra C ontribuc iones de F ondos (en millones de dólares )

-

20.0

40.0

60.0

80.0

100.0

120.0

1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Fondos Específicos (Costo indirecto incremental)

F ondo R eg ular(inc luye c os tos indirec tos bás ic os ) Línea de Tendencia de

Fondos Específicos

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¿Cómo se traduce esto a la OEA? (continuación. ..)

■ La OEA realizó un estudio institucional de los costos indirectos del año

fiscal 2005, independiente de la fuente de financiamiento.

■ El estudio llegó a la conclusión de que el costo indirecto institucional

para ejecutar $1 fue aproximadamente de $0.50.

■ En otras palabras, en la OEA se gasta aproximadamente $0.50 en

costos indirectos por cada $1 ejecutado en costos directos.

■ Por lo tanto, la tasa de ICR para recuperar los costos indirectos en su

totalidad debería ser aproximadamente 50%; sin embargo, lograr esto

es poco realista.


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■ La nueva política OEA de ICR procura recuperar algunos de estos

costos al establecer una tasa mínima obligatoria de ICR de 11%.

■ Al recuperar al menos 11% de los costos indirectos, la repercusión

sobre las operaciones y la infraestructura básica se reduce del 50%

actual.

■ Lo ideal es que toda esta recuperación sea en “efectivo” en lugar de

“en especie”. Las contribuciones indirectas “en especie” como ICR

requieren la aprobación previa de SAF y DPCE.


¿Cómo se traduce esto a la OEA? (continuación. ..)

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¿Cómo se distribuye el ICR recolectado?

■ Para 2007-08, se espera que el ICR incluya:

Áreas técnicas(costos

indirectos)

ICR =

Administración central(costos

indirectos)

Reembolso al Fondo Regular ($2,5 millones)

+ +

FAQ: ¿Cuál es el porcentaje de asignación para cada uno?

Respuesta: No hay ningún porcentaje definitivo. Todas las áreas deben preparar sus requerimientos de costos indirectos y justificarlos.

FAQ: ¿Por qué rembolsar al Fondo Regular?

Respuesta: Para reintegrar parcialmente los costos operacionales e infraestructura básica cubierta por el Fondo Regular.


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IIDetalles de la Política de ICR


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La nueva política no implica cambios operacionales significativos:

■ Las dependencias primarias siguen negociando los acuerdos con donantes, incluyendo el ICR.

■ Los costos indirectos incurridos dentro de la Secretaría General seguirán siendo sufragados.

La nueva política se basa en:

■ El artículo 80 de las Normas Generales, la Orden Ejecutiva 07-01 y memorando Administrativo (a ser dado a conocer en breve.)

Detalles de la Política de ICR


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Detalles de la Política de ICR (continuación …)

■ Contribuciones a Fondos Específicos deben incluir una disposición de ICR.

▪ Acuerdo con Estados Miembros requieren una tasa mínima de ICR de 11%

▪ Acuerdos con todos los otros donantes requieren una tasa mínima de ICR de 12%

■ Excepciones pueden encontrarse en el Artículo 80 de las Normas Generales.

■ Intereses devengados se acreditarán a la Cuenta de Servicio de ICR, a menos que se indique de otra manera en el acuerdo de donantes.

■ Contribuciones “en especie” de donantes (como costo indirecto) pueden aceptarse para solventar costos indirectos.


Comité sobre Asuntos Administrativos (CAM)

■ Establecido a través del memorando administrativo de “política de ICR”.

■ Encomendado para supervisar la aplicación de ICR según se establece en la Política de ICR.

■ Presidido por la SAF e integrado por representantes de DPCE, OIG y personal administrativo designado por las Dependencias Primarias.

■ El CAM, mediante la SAF, someterá todas las recomendaciones para cubrir costos indirectos al Jefe de Gabinete para su aprobación.

04/22/23 13Política y Procedimientos para la Recuperación de Costos Indirectos (ICR) de la OEA

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Contabilización de ICR en OASES

■ Todas las recaudaciones de ICR se registran en forma centralizada en una nueva cuenta de servicios: Fondo 610.

■ Se establece un AWARD/PROYECTO “Sin Programar” para registrar los ingresos de ICR proveniente de contribuciones a Fondos Específicos.

■ Se crea un award para cada dependencia primaria. Se crea un proyecto para cada dependencia secundaria. EL ICR se asigna a estos awards/proyectos basados en los costos indirectos aprobados.

■ Los costos indirectos se desasocian de las recaudaciones individuales de ICR. La finalidad es asegurar que los costos indirectos elegibles sean cubiertos.

Dependencia Primaria (PD): Secretarías ejecutivas de la OEA.

Dependencia Secundaria (SD): Departamentos u oficinas bajo las Dependencias Primarias.


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Proceso de asignación de ICR

La asignación de ICR se basará en:

■ Disponibilidad y proyecciones de Fondos Específicos.

■ Costos indirectos elegibles y necesarios dentro de la Secretaría General (administración central y áreas técnicas).

■ $2.5M como requisito para el Programa-Presupuesto 2007 del Fondo Regular.


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Proceso de asignación de ICR

LEYENDA

PD

SD prepara requerimiento semestral de

costos indirectosJul - Dic 07

PD examina y aprueba los

requerimientos preparados por

cada SD

CAM

CAM compila y analiza los

requerimientos de PD

CAM supervisa la aplicación de la política

de ICR. Presenta la utilización de ICR al Jefe

de Gabinete

CAMSAF asigna ICR a dependencias dentro de la

Cuenta de Servicio

de ICR


Plantilla de presupuesto proporcionado por SAF

Aprobación de …

Subsecretaría de Administración y Finanzas

Comité sobre Asuntos Administrativos

Dependencia Primaria (i.e., Seguridad Multidimensional, Subsecretaría de Asuntos políticos)

Dependencia Secundaria (i.e., CICAD)

SAF

CAM

PD

SD

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Ciclo resumido de ICR


Ciclo Resumido de la Recuperación de Costos I ndirectos

1

3

5

6

2

Propuesta de presupuesto de un proyectoLas áreas técnicas presentan propuestas y son revisados por SAF para que incluyan el 11%

Registro en OASESSAF registra el ICR como un gasto del proyecto y registra como un ingreso a la Cuenta de Servicio ICR (610) (sin programar)

Asignación a PDs de ICR (independientemente de la colección de ICR)SAF asigna ICR al award/proyecto de las PDs dentro de la Cuenta de Servicio ICR (610)

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Los fondos de ICR son gastadosPDs and SDs ingresan requisiciones para cubrir sus requerimientos de costos indirectos

Reportes periódicosExcepciones son reportadas, revisión annual del ciclo de ICR y lecciones aprendidas

Asignación de ICR al Fondo RegularSAF transfiere fondos de ICR al Fondo Regular ($2.5 millón)

Ventajas de la nueva política de ICR

Después del período de transición (final de 2008), lanueva política de ICR permitirá a la SG/OEA:

■ Acercarse a un sistema de costeo refinado.

■ Identificar y medir adecuadamente los costos.

■ Hacer énfasis en las actividades individuales.

■ Permitir una mejor clasificación de los costos.

■ Proveer mayor transparencia y responsabilidad.

■ Orientarse a Costos Basados en Actividades.


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ANEXOSGlosario y Preguntas Frecuentes


Glosario

■ Costos directos: costos que pueden atribuirse a una actividad particular con un alto nivel de exactitud.

■ Costos indirectos: Costos incurridos con un propósito común que no pueden ser fácilmente atribuidos a una actividad o proyecto particular.

■ Recuperación de Costos Indirectos (ICR): recuperación de costos que no pueden ser ligados directamente a un proyecto o actividad, no obstante incurridos por la Secretaría General en la administración de contribuciones/donaciones o incurridos en la Administración Central.


Anexo A Diferencia entre costos directos e indirectos


¿E S UN C OS TO DIR E C TO O INDIR E C TO?

P reg 1: ¿E l costo existiría s i el proyecto

no se ejecuta?C OS T O DIR E C T ONO

P reg 2: ¿S e puede atribuir y/o dis tribuir

proporcionalmente el costo a una actividad en particular del proyecto?

C OS T O DIR E C T OS I

S I

NO (Debido a la c omplejidad de la ac tividad)

C OS T O INDIR E C T O

Anexo A (continuo. ..) Diferencia entre costos directos e indirectos


E J E MP L O DE UN C OS T O DIR E C T O

Un es pecilalis ta maneja 3 proyectos (X , Y and Z ) para un costo annual a la O E A de $100,000. S u tiempose puede dis tribuir proporcionalmente en 3 partes iguales a diferentes actividades entre uno o mas proyectos .

P regunta 1: ¿ E l cos to existiría s i el proyecto no se ejecuta? S IP regunta 2: ¿ S e puede atribuir y/o dis tribuir proporcionalmente el cos to a una actividad en particular del proyecto? S I

Nota: Al ser un costo directo, el salario del es pecialis ta debe ser dis tribuido proporcionalmente a cada uno de los presupuestos del proyecto

E J E MP L O DE UN C OS T O INDIR E C T O

Un as is tente adminis trativo apoya en un total de 15 proyectos por un cos to annual a la O E A de $100,000.S u tiempo no se puede dis tribuir proporcionalmente con facilidad entre los diferentes proyectos .

P regunta 1: ¿ E l cos to existiría s i por lo menos 5 de los 15 proyectos no se ejecutan? S IP regunta 2: ¿ S e puede atribuir y/o dis tribuir proporcionalmente el cos to a una actividad en particular del proyecto? NO

Nota: Al ser un costo indirecto, el salario del as is tente adminis trativo deberá provenir de la cuenta de servicio de IC R (F ondo 610)

Anexo B Acreditación de intereses


C UAL E S L A P OL ITIC A DE L OS ING R E S OS P OR INTE R E S E S Y S U US O E N IC R .

P reg 1: ¿L a contribución es tá contemplando la taza

mínima de IC R ?

E l interés devengado s e acreditará a la C uenta de S ervicios del IC R (F ondo 610)

para contrares tar en parte los costos indirectos .NO

P reg 2: ¿El acuerdo con el donante contiene una cláusula explicita sobre devolución del

interés al donante o al proyecto?

NO

S I

S I

E l interés es ac reditado a una c ombinac ión AWAR D/P R OY E C T O y devuelto al donante, s i es requerido.

E l interés devengado s e acreditará a la C uenta de S ervicios del IC R (F ondo 610)

para contrares tar en parte los costos indirectos .

Anexo C Contribuciones “en especies”


P rinc ipios

?

?

?

?

?

E J E MP L O DE UN C ONTR IB UC ION "E N E S P E C IE " P OR P AR TE DE L A OE A.

Un especialis ta maneja 3 diferentes proyectos (X , Y , Z ) para un costo anual al F ondo R egular de la O E A de $100,000. S u tiempo es dis tribuido proporcionalmente y presupuestado en cada poryecto como una contribución "en especie" por parte de la O E A.

P royecto% del tiempo total

as ignadoC ontribución "en es pecie"

es timada por parte de la O E A

X 20 20,000$ Y 30 30,000 Z 50 50,000

100,000$

C ontribuciones "en especie" pueden ser asociados a un costo directo o indirecto de un proyecto

C ontribuciones "en especie" son una parte integral del proceso de costear un proyecto por lo que debe aparecer en el presupuestoC ontribuciones "en especie" son contribuciones a proyectos del F ondo E specifico que no involucran dinero, pero se les puede as ignar un valor monetario.E l valor monetario de cada contribucion "en especie" debe ser equivalente al costo que hubiera incurrido la O E A en el proyecto s i no hubiera recibido el beneficio.L a O E A y/o un donantes puede contribuir a proyectos con contribuciones "en especie"

Anexo D Cálculo de RCI en los presupuestos de los proyectos


C os to total

O E A "en es pecie" E s tado Miembro O bservador P ermanente

(A = B + C + D) (B ) (C ) (D)

1 C os tos Directos :

2 C os to Directo X 400,000$ 25,000$ 175,000$ 200,000$

3 C os to Directo Y 75,000 - 25,000 50,000

4 C os to Directo Z 40,000 - 30,000 10,000

5 S UB -T O T AL de C ostos Directos 515,000 25,000 230,000 260,000

6 C os tos de C ontingencia (3% del s ub-total de cos tos directos ) 14,700 - 6,900 7,800

7 T O T AL C os tos Directos 529,700 25,000 236,900 267,800

8 R ecuperación de C os tos Indirectos (11% o 12% de la contribución) 65,798 - 29,280 36,518

9 C os to T O T AL del P royecto (contribución total) 595,498$ 25,000$ 266,180$ 304,318$

F uentes de F inanciamiento:

P R OJ E C T ONE 'S B UDG E T

7. T O T AL C os tos Directos ($236,900)= -----------------------------------------------100% - T asa IC R 11% (ó 1.00 - 0.11)

C omo alternativa, una línea de cos to de contingencia puede s er añadido dentro de las cláus ulas del acuerdo para contrares tar el riesgo por subida de cos tos y cubrir deficits potenciales comparado a la planificación inicial del proyecto. C ontribuciones "en es pecie" no deben incluir un cos to de contingencia.

5. S UB -T O T AL de C os tos Directos ($260,000) x 3%

= 9. C os to T O T AL del P royecto (contribución total) menos7. T O T AL C os tos Directos

P AS O 1

P AS O 2

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