Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS 01/12/2006

Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la

OEA

SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

01/12/2006

- Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 2 -

01/12/2006

Mandato: Resolución de Presupuesto 2007“ III. DISPOSICIONES GENERALES

7. Recuperación por costos indirectos

Tomando en cuenta la auditoría sobre la recuperación por costosindirectos, analice la política para recuperar costos por supervisióntécnica y apoyo administrativo de todos los fondos administrados

porla Secretaría General, y presente antes del 30 de septiembre de

2006un informe para la consideración del Consejo Permanente en el quese propongan las modificaciones que sean necesarias a las NormasGenerales que correspondan a una nueva política coherente,consistente y razonable de recuperación de costos. ”


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La Función de la Secretaría de la OEA

La Secretaría de la OEA traduce los mandatos de los Cuerpos Gobernantes a servicios, iniciativas, programas y proyectos.

Estas actividades son financiadas por el Fondo Regular o Fondos Específicos.

Programas bien ejecutados, la confianza de nuestros Estados Miembros y la comunidad internacional son elementos esenciales para mantener e incrementar el respaldo a la misión de la OEA, así como para satisfacer las necesidades de financiamiento de la Organización.


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¿Por qué necesita la OEA Fondos Específicos?

El Fondo Regular ha disminuido en términos reales.

Los mandatos de los Estados Miembros han aumentado.

Los Fondos Específicos han sido identificados en la Resolución de Presupuesto como necesarios para complementar el presupuesto del Fondo Regular.

El costo de supervisar Fondos Específicos genera costos que no se contemplan completamente en el presupuesto del Fondo Regular, y que deben ser cubiertos de alguna manera.


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¿Por qué necesita la OEA una nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI)? La OEA es financiada por múltiples fuentes de

financiamiento que requieren eficiencia, mantenimiento efectivo de registros y un ambiente transparente para ganar la confianza de los donantes y el personal.

Una política sólida de recuperación de costos indirectos asegura la transparencia y reduce los “subsidios laterales” entre proyectos y fondos.

Uno de los criterios principales para establecer una política de recuperación de costos indirectos es la distribución equitativa de todos los costos indirectos entre proyectos y fondos.


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COSTOS DIRECTOS: costos que pueden atribuirse a una actividad particular con un alto grado de exactitud.

COSTOS INDIRECTOS: costos que se incurren para un propósito común y que no son atribuibles fácilmente a una actividad particular.

¿Qué es un Costo Indirecto?


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¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. )

Ejemplos de costos indirectos incluyen: Personal que cumple funciones administrativas en la Secretaría Adquisición de bienes y servicios Establecimiento y administración de cuentas Registro y procesamiento de transacciones Informes financieros Coordinación de auditoría interna y externa Revisión legal y financiera de acuerdos Planificación, monitoreo, revisión y evaluación Mobilización de recursos Servicios de edificio y consumos Uso general de equipo y suministros de oficina


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La mayor parte de donantes reconocen la necesidad de proveer recuperación de costos indirectos a destinatarios de fondos.

De hecho, cuando actúa como donante, la OEA reconoce la necesidad y provee, en algunos casos, hasta un 30% para sufragar costos indirectos.

¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. )


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Contexto inmediato La Secretaría tiene un mandato de la Asamblea General.

La Resolución de Presupuesto de 2007 requiere una contribución adicional por costos indirectos al Presupuesto del Fondo Regular de $ 0,7 millones en 2006 a $ 2,5 millones en 2007.

Para aumentar su limitada capacidad para administrar de Fondos Específicos, la Secretaría está: revisando su política actual de RCI; solicitando a la CAAP la aprobación de enmiendas pertinentes

de las Normas Generales para respaldar la política de RCI actualizada; y,

simultáneamente, mejorando sus procedimientos administrativos.

Esta presentación aborda la ejecución de una política actualizada de RCI.


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Antecedentes

Evolución de Fondos 1994-2005(en millones de US$)

678 empleados

605 empleados

$72.9

$84.0 $84.3 $88.0$80.0 $78.0 $76.0 $76.0 $76.6 $76.6

$28.5

$15.9 $18.0$25.4

$33.3$42.6

$47.6 $47.7

$74.7$68.0

$76.0$78.0

$111.8

$47.3

1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Fondo Regular - Presupuesto Aprobado Contribuciones a Fondos Específicos


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Antecedentes (cont. )

TOTAL % de representación de Fondos Específicos

▪ Órdenes de compra 14,880 8,390 23,270

▪Solicitudes administrativas y financieras (tickets)

7,200 830 8,030

▪ Contratos 2,850 400 3,250

▪ Informes financieros 500 40 540

▪Revisión legal y financiera de acuerdos

170 160 330

(volumen estimado en 2005)

Ejemplos de Distribución de Carga de Trabajo entre Fondos Específicos y todos los otros Fondos:

FONDOS ESPECÍFICOS

OTROS FONDOS

90%

64%

88%

93%

52%

100%


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Política de RCI actual


01/12/2006

Política de RCI actual

Las Normas Generales requieren que contribuciones a Fondos Específicos incluyan provisiones de RCI, con la excepción de contribuciones para emergencias, proyectos humanitarios y menores a US$100,000.

Las Normas Generales otorgan autoridad a la Secretaría para negociar la tasa de RCI.

El interés devengado por contribuciones a Fondos Específicos es acreditado para sufragar costos indirectos, siempre que no se especifique lo contrario en el acuerdo con el donante.


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Política actual de RCI (cont. )

La tasa de RCI para apoyo administrativo central es 2%, mientras que cualquier RCI por encima de 2% es retenido por las áreas para apoyo técnico y supervisión.

Algunos donantes no incluyen una provisión para sufragar costos indirectos, mientras que otros proporcionan hasta 30%.

Algunos donantes solicitan que la RCI sea asignada exclusivamente al área técnica que dirige el proyecto, y no toman en consideración el impacto que estos proyectos tienen sobre las otras áreas de la Secretaría.


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Cálculo de Costos Directos e Indirectos


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$31 millones

17%

$150 millones

83%

Transacciones financieras de la Secretaría en 2005 : $181 millones

Costos excluidos:

• Fondos fiduciarios (Médico, Rowe)

• Fondo de Reembolso de Impuestos

• Renovaciones de Edificio (relacionado con Res. 831)

• Subvenciones a instituciones afiliadas (PADF, IADB, Corte IACHR)

• Fondo de Estacionamiento• Otros

Excluídos

Elegible

Excluídos: Actividades especializadas que no forman parte del total de actividades analizadas en la determinación de costos indirectos de la Secretaría.

Elegibles: Funciones regulares de la Secretaría que generan costos indirectos.


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Costos elegibles para 2005: análisis de los costos directos e indirectos:

ÁREA POR CAPÍTULO DIRECTO INDIRECTO TOTALSecretario General 2.9 6.1 9.0 Seguridad Multidimensional 12.6 2.1 14.7 Organismos Autónomos y Decentralizados 14.9 2.0 16.9 Asuntos Políticos 27.9 3.6 31.5 Desarrollo Integral 25.7 7.1 32.8 Secretario General Adjunto 11.0 10.2 21.2 Asuntos Jurídicos Internacionales 2.0 0.8 2.8 Administración y Finanzas - 10.8 10.8 Infraestructura Básica y Costos Comunes - 10.3 10.3 Gran Total 97.0 53.0 150.0

64.7% 35.3% 100%

millones de US$

En 2005, la Secretaría requirió $0.53 adicionales para costos de apoyo administrativo por cada $0.97 ejecutados. Por lo tanto, la tasa de costos indirectos fue 54.6% ($0.53 / $0.97).


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Principios de costos indirectos La existencia de una tasa alta de costos indirectos es común (universidades que administran subvenciones, generalmente tienen tasas de más de 50%).

No se puede esperar la recuperación total de costos indirectos, pero se debe lograr una recuperación razonable.

Ciertos costos de la Secretaría son imputados como costos indirectos en los presupuestos de proyectos, cuando deberían ser incluidos como costos directos.

Conforme los costos se clasifiquen mejor, la tasa de RCI debe disminuir proporcionalmente.


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Consideraciones para establecer una

política de RCI de la OEA


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Límites en RCI por donantesLos donantes tienen diversos límites en RCI:

Las subvenciones Federales de los Estados Unidos limitan la recuperación de costos indirectos a 26%, aunque en algunos casos la AID ha permitido hasta un 33%. Algunas fuentes de financiamiento de los Estados Unidos permiten la RCI mediante la utilización de intereses devengados por sus fondos depositados en la OEA.

La política de CIDA (Canadá) provee una tasa fija de 12%, aunque en la mayor parte de los casos la Secretaría ha recuperado 2%.

AECI (España) ha permitido la RCI mediante la utilización de intereses devengados (los cuales varían), aunque su política permite una RCI de 7%.

SIDA (Suecia) ha limitado a la Secretaría a una RCI de 3,5%.


01/12/2006

Lo que organizaciones similares hacen …Las tasas de RCI en organizaciones similares varían entre 4,5 y 21%:

Sistema de ONU 13% PAHO 6 – 21% PADF 16% UE 7 – 20% PNUD 5 – 7% IICA 4.5% y más

Sin embargo, estas organizaciones efectúan una mejor y más precisa clasificación de costos directos e indirectos.


01/12/2006

Existen al menos tres tipos de actividades entre OEA/donante:

A. Asociación: acuerdos de cooperación mutua que requieren participación técnica activa por parte de la Secretaría. La Secretaría es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, MAPP, Desminando, CIM-Tráfico de mujeres/niños).

B. Agencia Ejecutora: acuerdos de cooperación mutua que requieren menor participación técnica por parte de la Secretaría. La secretaría es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, el Sistema Aquífero Guaraní, Panamá–SENACYT).

C. Flujo de fondos: fondos canalizados a través de la Secretaría para la cual la responsabilidad de la Secretaría se limita a la administración y gestión financiera. La Secretaría no es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, Conferencia de México).


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Base de RCI para 2006

En 2006, se estima que contribuciones por $27,1 millones, serán sujetas a RCI, aunque se esperan $58 millones en contribuciones a Fondos Específicos.

Se estima que $30,9 millones no serán sujetas a la política de RCI:

contribuciones no programadas (incluye FEMCIDI) $ 10,5 M

donantes no-contribuyentes 8,8 programas aprobados antes de la política de RCI actual 4,7 contribuciones inferiores a $100.000 4,5 conferencias y reuniones co-financiadas por FR 1,3 contribuciones para estudios de factibilidad 1,1


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¿Qué sucedería en 2007 si la política actual de RCI permaneciera vigente?

Se estima que $27,1 millones en contribuciones a Fondos Específicos sean elegibles (similar a 2006).

RECAUDACIÓN DE RCI ESTIMADA (en millones)

Apoyo administrativo (tasa de RCI de 2%) $ 0.5 Ingreso por intereses 1.3 Apoyo técnico para las áreas (tasa de RCI por encima de 2%) 1.7

Total $ 3.5

REQUERIMIENTOS DE RCIRequerimiento de la Resolución de Presupuesto para financiar parcialmente el FR $ 2.5 Apoyo técnico actualmente financiado por Fondos Específicos 1.7 Apoyo administrativo central actualmente financiado por Fondos Específicos 1.3

Total $ 5.5

Déficit proyectado para 2007 $ (2.0)


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Nueva Política de Tasas de RCI


01/12/2006

Nueva Política de Tasas de RCI

Considerando que:

la capacidad del Fondo Regular para administrar la creciente cantidad de recursos provenientes de Fondos Específicos es limitada;

la Secretaría encara necesidades inmediatas de cubrir $5.5 millones para 2007;

el interés devengado por los Fondos Específicos puede ser utilizado para sufragar parcialmente los costos indirectos;

la tasa de RCI debe ser aplicada a todas las actividades elegibles de Fondos Específicos; y,

la política de algunos donantes incluyen límites en RCI.


01/12/2006

La Secretaría…

hará cumplir la política para que todos los presupuestos de proyectos de Fondos Específicos elegibles incluyan RCI.

excluirá las siguientes contribuciones de la RCI: ayuda para desastres, conferencias y reuniones parcialmente financiadas por el Fondo Regular y las contribuciones para estudios de factibilidad.

podrá aplicar el interés devengado por los fondos específicos y algunos tipos de contribuciones en especie para sufragar parcialmente la RCI.

Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)


01/12/2006

Los acuerdos actuales de RCI no serán enmendados, sin embargo, la renegociación de convenios marcos y de largo plazo será debidamente considerada.

El Secretario General podrá aprobar excepciones a la RCI, basado en la recomendación del Comité de Evaluación de Proyectos en coordinación con el Comité de Movilización de Recursos. Cualquier excepción resulta en un aumento implícito del subsidio del Fondo Regular .

El Secretario General determinará la distribución de la recuperación de costos indirectos entre las áreas elegibles basado en criterios transparentes.



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TASAS DE RCI PARA DIFERENTES TIPOS DE ACUERDOS

Dentro de mandatos de la OEA

Participación técnica de

la OEA

OEA es responsable del resultado

Nueva tasa de RCI

Asociación SÍ ACTIVA SÍ 12%

Agencia Ejecutora

SÍ MENOR SÍ 15%

Flujo de fondos

NO NINGUNA NO 20%



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Contribuciones elegibles de Fondos Específicos $58.4 millones

Menos: exclusiones probables a RCI $10.4 millones

Base de RCI proyectada $48.0 millones

contribuciones no programadas (FEMCIDI) $4,5 M conferencias y reuniones cofinanciadas por FR $1,3 M acuerdos existentes $3,5 M contribuciones para estudios de factibilidad $1,1 M

Resultado financiero esperado para 2007 con nueva política


01/12/2006

Resultado financiero esperado para 2007 con nueva política (cont.)

Los intereses devengados y ciertas contribuciones en especie podrán aplicarse para sufragar parcialmente el RCI.

Nueva tasa de RCI

Contribuciones proyectadas para 2007

Recaudación proyectada de

RCI

Asociación 12% $47.5 $5.7

Agencia Ejecutora

15% 0.5 0.1

Flujo de fondos 20% 0.0 0.0

TOTAL $48.0 $5.8


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Próximos pasos

Enmendar las Normas Generales y emitir la Orden Ejecutiva correspondiente antes del 15 de enero de 2007.

Centralizar las negociaciones entre los donantes y la Secretaría en temas de RCI.

Desarrollar antes del 15 de enero de 2007 una política interna que permita una distribución equitativa y transparente de la recuperación de costos indirectos a través de la Secretaría (con excepción de los $2.5 millones que deben transferirse al Fondo Regular, por Resolución del Presupuesto 2007).

Mantener la nueva política hasta fines de 2007, cuando sus resultados serán evaluados.

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