5.6 Proc. Control Docs Externos

7/26/2019 5.6 Proc. Control Docs Externos

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Ttulo:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Versin:

02

Pgina:

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el manejo de la documentacin externa que afecte los procesosdel SGC y/o del SGSI de PROMPER.

2. ALCANCE

La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin y es fuente de consulta y aplicacin paralas reas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPER. El procedimiento se inicia con la obtencin de unnuevo documento externo y finaliza con el control de su vigencia.

Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las normas ISO9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per para la Exportacin y el Turismo PROMPER, aprobado por Decreto Supremo N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-2010-MINCETUR.

3.2.

Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPER, aprobado por Resolucin deSecretara General N 102-2008-PROMPER/SG y modificatorias.

3.3. Procedimiento de Control de Documentos Internos.

3.4.

Manual de Calidad de la Direccin de Promocin de las Exportaciones.

3.5. Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de la Calidad. Principios y Vocabulario.

3.6.

Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.

3.7. Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnologa de la Informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin de laSeguridad de la Informacin. Requisitos.

4. GLOSARIO DE TRMINOS

OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto

OSI: Oficial de Seguridad de la Informacin

RED: Representante de la Direccin

SGC: Sistema de Gestin de Calidad

SGSI: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin

UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalizacin

UTIN: Unidad de Tecnologas de la Informacin

5. DEFINICIONES

Para el caso especfico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

5.1.

Documento: Informacin y su medio de soporte.

5.2. Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuacin a cualquier cambio omodificacin, del que se mantiene control en la distribucin de sus copias.

5.3.

Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versin, por locual ha perdido su vigencia.

5.4.

Documento Externo: Son las Normas Legales, Reglamentos, Manuales Tcnicos, etc. de origen externo que

PROMPER ha determinado necesarios para su SGC o SGSI, y/o aplicables a sus procesos involucrados.5.5. Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuacin sobre

cualquier modificacin. Asimismo, su distribucin no se registra. Solo es de carcter informativo.


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Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Versin:

02

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6. CONDICIONES BSICAS

6.1.

Todos los documentos de origen externo sern identificados mediante el nombre o ttulo del documento.

7. CONDICIONES ESPECFICAS

7.1. En caso que el personal de PROMPER requiera imprimir copias de documentos externos, quedar bajo su

responsabilidad la impresin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.

7.2.

En caso que el personal de PROMPER utilice copias impresas de los documentos externos, quedar bajo suresponsabilidad la utilizacin de la versin vigente, la cual podr ser verificada mediante comparacin con el original.

7.3. Cuando un rgano o unidad orgnica, tome conocimiento de la emisin de un nuevo documento externo que afecte eldesarrollo de sus actividades, coordinar la adquisicin de la copia pertinente.

7.4.

El personal de PROMPER mantendr legibles e identificables los documentos externos (fsicos) que se encuentranbajo su custodia, e informar al Jefe del rgano o unidad orgnica, o al Coordinador del Departamento su prdida odeterioro.

8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N Actividad Responsable

Inclusin de Documentos Externos

1 Obtiene un nuevo documento externo.Jefe del rgano/ Jefe de la UnidadOrgnica/ Coordinador delDepartamento

2 Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formatode Lista Maestra de Documentos Externos.

Jefe del rgano/ Jefe de la UnidadOrgnica/ Coordinador delDepartamento

Archivo de Documentos Externos

3 Archiva el documento externo, de acuerdo a lo sealado en la Lista Maestra deDocumentos Externos.


Acceso a Documentos Externos

4

Requiere consultar el documento externo. Procede segn lo siguiente:4.1 Si requiere copia fsica del documento, solicita copia del documento

externo. Contina en el paso 5.4.2

No requiere copia fsica del documento, accede al documento externoarchivado, de acuerdo a lo sealado en la Lista Maestra de DocumentosExternos. Fin del procedimiento.

Personal de PROMPER

5 Entrega las copias fsicas del documento externo o de la nueva versin y/oedicin al personal que lo requiera.

Jefe del rgano/ Jefe de la UnidadOrgnica/ Coordinador deDepartamento

6 Controla su distribucin a travs de la Lista de Distribucin de Documentos(Vase Anexo C).

Jefe del rgano/ Jefe de la UnidadOrgnica/ Coordinador de

DepartamentoControl de Documentos Externos

7

Verifica la vigencia de los documentos externos del rgano o unidad orgnicao departamento de acuerdo a la frecuencia de revisin de la Lista Maestra deDocumentos Externos.7.1

El documento externo se encuentra vigente. Fin del Procedimiento.7.2 El documento externo no se encuentra vigente, contina en el paso 8.


8 Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra deDocumentos Externos.


9 Coloca el documento externo no vigente en formato electrnico en la carpetaDocumentos Derogados de la base documental del SGC o del SGSI.


10 Recoge y destruye las copias fsicas de los documentos externos derogadosentregados al personal. Fin del procedimiento.



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Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Versin:

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9. REGISTROS

Descripcin Cdigo N deejemplares

Lugar dearchivo

Tiempo dearchivo (Aos)

Lista Maestra de Documentos Externos FO-MEJ-013 1 Archivo del rea Permanente

Lista de Distribucin de Documentos FO-MEJ-012 1 Archivo del rea Permanente

10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N deversin

N de captulo/tem

Prrafo/ Figura/Tabla/ Nota

Modificaciones

01Cartula y

EncabezadosSe antepuso al nombre del procedimiento la palabra Procedimiento de.

01 1 --- Se modific el Objetivo del procedimiento.

01 2 --- Se modific el Alcance del procedimiento.

01 3 3.2 Se actualiz el nombre del documento a consultar.

01 3 3.3 y 3.4 Se completaron los nombres de los documentos a consultar.

01 3 3.5Se modific la denominacin del Manual de Calidad de la Subdireccin deServicios yAsistencia Empresarial por Manual de Cal idad de la Direccinde Promocin de las Exportaciones.

01 3 --- Se incorpor el nuevo documento a consultar (numeral 3.7).

01 4 ---Se retiraron los trminos DBF, DPE, N/A, PDF, PROMPER ySDSAE; se incorporaron los trminos OSI, SGSI, UPRA y UTIN. Seactualizaron estos cambios en todo el documento.

01 5 5.5 Se complement la definicin de Documento No controlado .

01 5 5.6 Se retir la definicin de Representante de la Direccin.

01 5 5.4Se adicion al SGSI, producto del nuevo alcance del presenteprocedimiento.

01 6 6.1 Se modific remarcando que solo se identifica un documento externo atravs del ttulo o nombre.

01 8 8.8Se adicion al SGSI, producto del nuevo alcance del presenteprocedimiento.

01 11 Anexo A Se actualiz el diagrama de flujo.

01 11 Anexo B Se modificel cdigo del formato Lista Maestra de Documentos Externos.

01 11 Anexo CSe modific el cdigo y se cambio la denominacin del formato Lista deDistribucin de Documentos Internos.

11.ANEXOS

Descripcin Anexo

Diagrama de Flujo AFormato Lista Maestra de Documentos Externos B

Formato Lista de Distribucin de Documentos C


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Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Anexo:

A

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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Control de Documentos Externos Pg.1/1Versin: 02

Jefe del rgano/ Jefe de la Unidad Orgnica / Coordinador del Departamento Personal de PROMPER

Inicio

Fin

Si

Acceso a los documentos externos

Documento vigente?

No

Si

Requiere copiafsica del documento

externo?

No

Obtiene un nuevo documentoexterno

1

Archiva el documento externo,de acuerdo a lo sealado en laLista Maestra de Documentos

Externos

3

Solicita copia del documentoexterno

4.1

7

5

2

Archivo de los documentos

Inclusin de los documentos externos

4.2

8

Control de los documentos externos

9

10

Incluye el nuevo documentoexterno y el detalle de sus

controles en el formatocorrespondiente

Accede al documento externoarchivado, de acuerdo a lo

sealado en la Lista Maestrade Documentos Externos

Actualiza el detalle del controldel documento externo en la

Lista Maestra de DocumentosExternos

Coloca el documento externono vigente en formato

electrnico en la carpetaDocumentos Derogados

Recoge y destruye las copiasfsicas de los documentos

externos derogadosentregados al personal

Verifica la vigencia de losDocumentos Externos del

rgano o Unidad Orgnica oDepartamento

Entrega las copias fsicas deldocumento externo o de lanueva versin y/o edicin al

personal que lo requiera

Controla su distribucin atravs de la Lista de

Distribucin de Documentos

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Lista Maestra deDocumentos Externos

Copia de DocumentoExterno

Documento Externo

Lista Maestra deDocumentos Externos


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Ttulo:


Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Anexo:

B

Versin:

02

Pgina:

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ANEXO B: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS


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Ttulo:


Cdigo:

UPRA-MEJ-PR-06

Anexo:

C

Versin:

02

Pgina:

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ANEXO C: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

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