应用文应用文应用文应用文Part IPart I

二、书信的构成信头 (Heading)

写信日期 (Date)

信内地址 (Inside address)

称呼 (Salutation)

正文 (Body)结束语 (Complimentary Closing) 签名 (Signature)

1. 信头（ Heading ）　信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如：　　 40 Songpo Road　　 Linghe District　　 Jinzhou 121000　　 Liaoning Province　　 P. R. C.　 May 15, 2013

构成部分的具体写法

发信日期的写法： ① 年份应完全写出，不能简写。 ② 月份要用英文名称，不要用数字代替。 ③ 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, Jul

y, 因为较短，不可缩写。 ④ 写日期时，可用基数词 1 ， 2 ， 3 ， 4 ， 5 ，……也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31st 等。但最好用基数 词，简单明了。

日期可有下列几种写法：① Oct. 20, 2004 ； ② 10 May., 2004 ；③ 3rd June, 2004 ； ④ Sept. 16th, 2004 。其中，①最为通用。

(2) 称呼 : 指写信人对收信人的称谓。从左边顶格写起，自成一行，比信内地址低两行。其开头词和专有名词的第一个字母还应大写。称谓后，英国人喜用逗号，而美国人则用冒号。

• 写给机构：A. 不认识负责人：Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam, To whom it may concern,B. 认识负责人： Dear Mr./Ms. President/Professor/

Manager/Editor (Michael) Wang,

• 写给个人：

A. 关系不亲密： Dear Mr./Ms. President/Professor/Manager/Editor (Michael) Wang,

B. 关系亲密： Dear Michael,

• 3.正文（ Body）•正文是书信的主要部分。通常在低于称呼一行处写起，每段开头要向后缩进四字母。正文从内容结构上一般包括：

•写信人的身份及写信目的 ----位于开头部分，一般是寒暄或点明写信的目的；要写得贴切、热情、恰如其分。

•写信人的想法，请求等细节 ----位于中间部分，叙述一封信的主要内容，要求写得具体明了，直截了当。

•向收信人表示谢意、希望等 ---位于结尾部分，通常写一些表示祝愿、问候、感谢等结束敬语或希望之类的话语。

正文写作格式：正文的写作格式主要有英式和美式两种。

1)英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构 ,即每一段的第一行都向里缩进 4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。

2) 美式结构则是齐头式结构，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。

商业信函以及电子邮件最好使用齐头式。

  缩进式：Dear Kate,    I wonder if you can lend me your MLA

Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.

If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. 

Yours,  Judy

齐头式：Dear Kate,I wonder if you can lend me your MLA Handbook forAcademic Writing. I am in the process of writing mygraduation thesis, and need to consult the book now

andthen for standard formatting. Thus I might need to

keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.

If possible, please give me a call and I will come by your

house to pick up the book. Thanks a lot.Yours,Judy

(3) 结束语（ complimentary notes ）又称敬语，写在正文下方一两行处，首写字母大写，结尾用逗号。

1. 通常使用：Sincerely, （ Your Sincerely; Sincerely yours; Most sincerely ）Truly ，（ Yours truly; very truly yours ）

给上级、长辈、领导或公务信件用：Respectively yours,Faithfully yours,

• " 一般同事或熟人之间用：Yours ever,Your friend,Cordially yours,

" 写出亲属或关系非常亲密的是：With love,Love,All my love,Forever yoursYours affectionately,Your loving son / daughter

书信作文的语体问题 • Business Letters formal • Personal Letters Personal •但有时，同一封信可以采用正式与非正式两种语体表达，这就要求考生具有明辨和变换语体的能力。会变换语体，就要掌握大量词汇和句子结构、套语，尤其是同义词的不同感情色彩以及委婉语气和祈使句的应用。一般说来，正式文多采用包含 would, should, might  等情态动词的语句 

• 比如：1 陈述看法I believed/thought/guessed/supposed/…that+表述内容（用过去时代替现在时是客气委婉的表示）

• 2 提出劝告、建议 It would/could be fine to do …

You might as well do …You should do…

• 3 提出请求、询问意向I would （ very much）  like to V …Could you ...Would you …

• 4 表明意向I was wondering if …I wondered if …以上句式在正式或比较正式的书信中是常见的，应学会使用。

(4) 署名——写信人应在结束语下签名，以示对书信内容负全责。

(5) 附件——信函如有附件，通常在信的右下角注明 Encl. Enclosure; 附言一般写在签名下几行，左齐头，注明 P.S. （ Postscrip

t ）