採購模組

採購模組

Acquisition Training2

Session Agenda

Stage 0: 簡介 (Introduction)Stage 1: 貨幣與經費 (Currencies and Budgets)Stage 2: 書商 (Vendors)Stage 3: 訂購與預扣 (Ordering and Encumbering)Stage 4: 發票 (Invoicing)Stage 5: 驗收與催缺 (Arrival and Claiming)Stage 6: 訂購日誌 (The Order Log)Stage 7: 服務 (Services)


Stage 0: 簡介 (Introduction)


訂單頁籤

發票頁籤

管理頁籤

訂單索引頁籤

期刊頁籤

查詢頁籤

開啟採購 / 期刊模組

直接對期刊標題做存取

直接對訂單與發票做存取

註 :您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料 .(例 :此訂單為誰而產生 )

在採購 / 期刊模組 , 您可以選擇六個的當中任一個頁籤 :


操作功能列 ( 畫面最下方 )

當資料從伺服器下載至操作端時 , 會顯示一條從左至右之紅色虛線

(按滑鼠右鍵 )•重新登入 , 變更秘碼及權限•畫面語言設定• 連接至其它資料庫• 列印選項•離開系統

開啟其它模組 :

編目 , 流通 , 館際互借 , 管理

下圖顯示操作端與伺服器正在連線中下圖顯示操作端未與伺服器連線


選擇資料庫欲連接至管理資料庫可按下“檔案 (A)” 連線至…

您亦可在畫面最下方的操作功能列 , 點選 " 資料庫 " 的圖示後 , 按滑鼠右鍵後再進行更改 .

您可在此視窗的最上方看到目前正在連線的資料庫及伺服器等訊息 .


匯入表單

當您連接到欲使的資料庫時 , 系統會檢核您是否使用的是最新版本的輔助檔案 .

若這些輔助檔案與個人電腦裡的檔案不同 , 則系統會下載最新的檔案至個人電腦 ( 依據參數設定 ).

右方圖示即

匯入表單時的圖示


採購前的必要工作

書目記錄 ( 在編目模組 , 或採購 / 期刊模組 ) 書商定義經費定義貨幣定義


採購流程圖說明


採購程序

產生 / 取得書目記錄開始產生訂單 , 對經費進行預扣

產生相關單冊 ( 自動 , 非必需的 )

訂單發送產生訂閱檔 ( 非必需的 , 只有期刊才需要 )

發票登記與付款驗收登記催缺


採購記錄

Order record

供應商

書目記錄

Order record訂單

經費發票

一書目可有許多訂購檔一訂購檔僅能有一供應商

一供應商可寄出多種發票

一訂購單可有多的發票一訂購可設定多種經費的未付款項

一經費可付多種發票一發票可分擔在不同經費中


採購類型

圖書 (M) , , ...

持續性訂購 (O) ...

期刊 (S) , ...


Stage 1: 貨幣與經費 (Currencies and Budgets)


檢核貨幣在管理頁籤 , 檢核您本地的貨幣是被定義為“當地”貨幣 . (例 : 此種貨幣的匯率會定義為 1.00*).

以下圖為例 , 新臺幣定義為當地貨幣 .

* 基於 alephe/aleph_start : setenv local_currency 所定義 .


管理系統內所使用的貨幣

貨幣管理功能可讓您 :新增或刪除貨幣 . ( 注意 : 您不能移除使用中的貨幣 )修改匯率 .新增匯率 .刪除匯率 .


經費管理經費乃用於訂單的預扣與發票的付款 .

經費可定義為”年度 (annual) 經費” , 如此可讓系統在”年終服務 (end-of-year Service)”執行後 , 自動為未來一年產生新經費 , 並且將相關資料移轉至新的經費內 .

經費亦可能與某些特殊的分館或訂購單位有關 , 可特別註明於目標代碼內 (object codes) (例 : CDs).

亦可因應不同的財政產生不同權限的經費 .


查詢經費


查詢經費經費篩選器在畫面的左上區塊 , 可以讓您使用不同的條件查詢到經費 :

瀏覽 (Browse) – 輸入經費代碼的第一個字 .

關鍵字 (Find) – 輸入經費代碼內的任一個字 .

完全相同 (Find Exact) – 輸入與經費代碼完全相同的字 .

萬用字元搜尋 (Wildcard search) - B*-2009 會找到所有開頭是 B 結尾是 -2009 為經費代碼的經費資料 .經費群組 (Budget Group) 可使用的群組 : 經費狀態 , 年度 .

查看授權 (View Authorized) - 顯示至少有一種允許使用者使用的經費 .


產生一個新經費

在管理頁籤 , 產生一個新經費 , 使用以下代碼 , ( 例 : 層級 1 :ZOOLOGY1):

ZOOLOGY1-2009 … ZOOLOGY12-2009…


產生一個新經費

若要產生一個年度經費 , 則為必填欄位


經費表單經費代碼 (Budget Code) 年度經費 (Annual Budget) ( 在經費資訊 2)如果這個經費是年度經費 , 代碼請照此格式 : BUDGETNAME-YEAR ( 例 :ZOOLOGY-2009).( 最長可容納 50 個字元 ) 另 ,請鈎選“年度經費 (Annual Budget) ”有效起迄日 (Valid From/To)輸入該經費的有效起迄日 .通常起日為一月一日 ,迄日為十二月三十一日 .經費狀態 (Budget Status)設定 ‘ AC’ ( 有效的 -Active). 如果設定 ‘NA’ (無效的 -Non-active), 此經費不能被使用之 .


經費表單

超過 /低於預扣的最大值(Max.Over/Under Encumbrance)是超出或低於預扣的最大值 .

超過 /低於實扣的最大值(Max.Over/Under Expenditure)是超出或低於實扣的最大值 .


經費表單

以百分比表示(Expressed as Percentage)若鈎選此選項 , 則表示所有數值乃以百分比表示 .

預扣 / 實扣不能超額(Limit to 'Under' Exp./Enc.)若鈎選此選項 , 則最大的預扣 /支出額度必需小於經費之結餘值 .


經費表單例 : 若 : 1. 經費結餘=10002.超過 /低於實扣的最大值 (Max. Over/Under Expenditure)

= 203. 有鈎選以百分比表示 (Expressed as Percentage)

則 :4.1. 有鈎選”預扣 /實扣不能超額 ( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)” ANS : 最大可支出值為 800.

4.2.沒有鈎選”預扣 /實扣不能超額 ( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)”

ANS : 最大可支出值為 1200.


經費表單例 : 若1.該經費結餘=10002.超過 / 低於預扣的最大值 (Max. Over/Under Encumbrance)

= 203.沒有鈎選”預扣 /實扣不能超額 ( Limit to ‘Under’ Exp./Enc.)”

則 :4.1 有鈎選以百分比表示 (Expressed as Percentage)ANS : 則最多可預扣值為 1200

4.2沒有鈎選以百分比表示 (Expressed as Percentage)ANS : 則最多可預扣值為 1020


針對一筆經費進行撥款

在管理頁籤 , 選擇一筆欲進行撥款的經費後 , 點選“交易處理” 頁籤 , 可再點選“分配經費”以進行撥款 ,亦可點選“移轉” , 將別的經費的金額撥入或撥出 .


各式經費交易在交易頁籤可看到以下各式經費交易 , 若鈎選 ALL, 則出現全部交易 , 若只想看其中一種交易 , 則只需鈎選該種交易 ,再按下“篩選條件”鈕即可 : 首次撥款 -Initial allocation (ILC) 追加經費 -Allocation (ALC) 上年度移轉 -Carryover from last year’s budget (CRO) 移轉 -Transfer (TFR) 預扣 -Encumbrance (ENC) 發票 ( 實扣 )-Invoice (INV).


檢核經費結餘

在管理頁籤 , 選擇一筆欲檢核的經費 .點選“結算” 頁籤 , 以檢核該筆經費 .


檢核經費結餘

名詞解釋 :

實際餘額 Actual balance = 總撥款 Total allocations – ( 已付金額 paid + 未付發票款 unpaid invoices)

可用餘額 Free balance = 總撥款 Total allocations – ( 已付金額 paid + 未付發票款 unpaid invoices+ 預扣 encumbrances)


經費結餘

預扣 Encumbrance added

登記發票 Invoice registered付款發票

Invoice paid

撥款 / 移轉 Allocations/transfers only


經費層級您可能為了報表或是其它目的以產生經費的層級 . 您可在” 採購 / 期刊模組”和” Invoice Report (acq-10)”裡看到經費層級的設定及報表 .若您要使用上層經費 , 則請在上層經費內填入經費代碼 , 並在”此發票乃使用上層經費”的鈎選欄打鈎 .


經費權限1. 使用滑鼠右鍵按下右下方的鑰匙圖示

2. 看到左圖時 ,

點選“設定館員權限 (P)”

3. 看到右圖時 ,

點選“經費使用 (B)”


經費權限4.請選擇管理資料庫

5. 可針對任一個經費進行“撥款” , “ 轉移” , “ 預扣” , “實扣” 的權限修改 ,新增 , 刪除 .


物件代碼於經費的第二個頁籤”經費資訊 2” 的物件代碼可限定該筆經費之用途 . 一筆經費最多可設定 20 個物件代碼 .

另可在經費的第三個頁籤”結算”的” Object Codes” 頁籤內看到以各物件代碼分類的結算金額 .


物件代碼

如果物件代碼的使用是必備的 ( 根據您的系統館員設置 ),那麼物件代碼必須被指派給發票細目 ,也必須符合被指派給經費的物件代碼 .

如果您不選擇任何物件代碼 , '全部 (All)' 將自動被打勾 .


物件代碼

若所限定的物件代碼與發票細目上所選定的物件代碼相左 , 則系統會提示無法使用該筆經費 .


Stage 2: 書商 (Vendors)


產生一個新的書商在管理頁籤 , 欲產生一個新的書商 ,請點選書商頁籤後 ,按下新增按鈕 ,例 :TOP-BOOKS1:TOP-BOOKS1 …

… TOP-BOOKS12


產生一個新的書商

必備欄位


產生一個新的書商

必備欄位


書商表單書商代碼 (Vendor Code) 此為唯一值 , 您可在“書商名稱 (Vendor Name)”欄 ,輸入書商的全名 .

書商狀態 (Vendor Status)設定 ‘ AC’ ( 有效的 -Active). 如果設定 ‘NA’ (無效的 -Non-active), 此書商不能被使用之 .

貨幣 1(Currency 1)此為該書商所使用的貨幣的預設種類 .最多可設定四種 . 另可在發票區修改該發票所使用的貨幣種類 .


書商表單折扣符號 /折扣百分比 (Terms Sign / Terms Percent) 輸入 + 或 - 符號以標示某一書商的訂單是否有額外的費用或折扣 .例 : 在折扣符號內填入“ -”, 在折扣百分比內填20, 則每筆訂單 , 系統都會在應付金額處自動帶入原價打八折之金額 .

訂單送達方式 (Order Delivery)這是圖書館寄發訂單給書商的方式 . ( 清單 /信件 ).


書商表單信件格式 (Letter Format)這是一份將為書商產生之預設的訂單 , 除非在採購訂單表格裡另有指定 , 否則該訂單會在您點選訂購清單畫面上的寄送 (Send) 按鈕時出現 .

發送信件 /清單方式 (Letter Send Method / List Send Method)可選擇之發送方式如下 : 列印 (Print) 電子郵件 (Email) 電子資料交換 (EDI (Electronic Data

Interchange))


書商表單寄件方式 1 (ACQ)/運送緩衝天數 1- Delivery 1 (ACQ) / Delivery Delay 1

寄件方式 4 (SER)/運送緩衝天數 4- Delivery 4 (SER) / Delivery Delay 4

針對每一種寄件方式方式 , 同時輸入運送緩衝天數 .在這個欄位裡的資料是提供系統計算訂單的 E.D.A. 之用(estimated date of arrival- 為預估貨品到達日的縮寫 ).寄件方式欄位 1-3 是為採購記錄之用 ; 而寄件方式欄位4-5 則為期刊記錄用 .必須填入寄件方式 1 或是寄件方式 4.


書商地址

您最多可輸入五種地址 .( 至少要輸入一種 )

若只輸入其中一種 ,則其它未填入的地址均以該填入的地址為準 .


書商地址在此頁籤 , 您可直接寫電子郵件給您的書商 .


書商地址

於第三個頁籤尚可指定所寄出的電子郵件的狀態 :H – 只有附件 P – 只有電子郵件主體B – 電子郵件主體加上附件


書商分館 / 訂購單位可針對不同的書商加以設限其是否只能針對某些分館 / 訂購單位進行服務 .若不特別鈎選 , 則表示不加限制 .


Stage 3: 訂購與預扣 (Ordering and Encumbering)


追踪訂單

直接查詢 : 選擇了“查詢欄位” 後 , 再輸入 “檢索字詞” . 查詢頁籤 : 使用書目關鍵字進行瀏覽 / 查詢 . 訂單索引頁籤 : 使用訂單關鍵字進行查詢 .

有三種方式提供您追踪訂單 :


在查詢頁籤進行查詢使用查詢頁籤找到資料後 , 點選右下方的“訂購”系統就會開啟與此資料相關之訂購資料 .


索引清單

4. 查得之結果呈現於此

1. 選擇索引種類

2. 輸入起始字元 , 輸入完畢請按 enter

3. 各式篩選條件


索引清單索引清單因為提供多種的篩選條件 , 所以對已存在之訂單來說 , 乃最佳之查詢工具 .

您可輸入訂購起迄日期做為篩選條件 .( 只輸入起或迄亦可 )

最後查得之資料會在同一個畫面顯示書目資料及訂單資料 , 可讓您一目了然 .


新增與取消訂單索引您可在訂單索引頁籤看到“新增與取消訂單索引” .

此功能會顯示的訂單有著以下四種狀態點 :新訂購 (NEW)圖書館取消 (LC (Library Cancelled)) 書商取消 (VC (Vendor Cancelled)) 訂購取消 - 沒有預算 (CNB (Cancelled No Budget)).

具有權限的使用者即可在此刪除這些類型的訂單 .


快速編目此功能提供您使用最少的資訊進行簡編動作 .並不會執行任何編目檢核的功能 .

一但您輸入完想要輸入的欄位並按下“確定 (O)”後 ,系統會自動為您新增的書目開啟一筆訂單記錄 .


在編目模組進行編目

您亦可在編目模組內編目後 , 再推送到採購 / 期刊模組進行後續動作 .

在存檔後 , 按下“編目 (C)”“開啟採購記錄 (q)”

則系統將會在採購 /期刊模組開啟其相關的訂單 .


訂單種類訂單種類共三種 : 圖書 (Monograph) 期刊 (Serial) 持續性訂購 (Standing Order)

三個訂單種類在訂單表單內稍有不同 .

另 , 可請系統館員定義不同的訂單群組代碼 .例 :企管系可用 BA 開頭 , 後接流水號碼 .會計系可用 AC 開頭 , 後接流水號碼 .


訂單表單按下新增後 ,出現的訂單表單如下圖 :

必備欄位


訂單表單

必備欄位


計算預估價格最終價格=( 數量 *單價 )*(1+折扣符號 *折扣百分比 /100)新台幣價格 = 最終價格 *最一次之匯率

xx=

注意 : 若日後此頁籤之數量或單價有所更改時 ,

請先手動清除“總價”及“定價”二欄 ,

再點選“重新整理” .


各種訂購類型的不同之處

持續性訂購

期刊

圖書


訂單表單訂購批號 1/ 訂購批號 2(Order Number 2 / 3)可做為附加的訊息來源 ( 非系統定義 ).

更新日期 (Status Date)各式採購狀態更改的日期 .

下訂單日期 (Order Date)訂單送出之日期 .

分館 / 訂購單位 (Sublibrary / Order Unit)若鈎選了“產生單冊記錄”時 , 新產生的單冊其分館即此 .


訂單表單緊急訂單 (Rush)若鈎選此選項 , 則在訂單上會出現此訊息 ,另在驗收時 ,也會跳出對話視窗以提醒使用者 .

催缺日期 (Claim Date)開始時為 00/00/0000, 除非輸入您自訂的催缺日期 , 否則系統會根據資料寄送形式及書商記錄裡所界定的延遲 , 從訂單被寄出時計算催缺日期 .此後 , 如果訂單催缺經由在網路服務模式裡的圖書訂單之催缺報告與信件 (Claim Report & Letters for Monograph Orders) 功能之批次催缺來處理 , 系統會自動繼續更新催缺日期 .

批次催缺 (Batch Claiming)若鈎選此選項 , 則系統可進行自動批次催缺 , 若不鈎選 , 則請手動催缺 .


訂單表單數量 / 單價 (Number of Units / Unit Price)您需要輸入此二欄 , 系統會根據此二欄計算出總價 (Total price), 定價 (List price), 最終價格 (Final Prices), 新臺幣價格 (Local Price).

產生單冊記錄 (Create Item Records)若鈎選此選項 , 則在訂單產生的同時 , 系統會為所購買的資料產生虛擬條碼 ( 單冊狀態 , 單冊處理狀態及典藏地均可在表單內設定預設值 ).

存成預設 (Save Def.)在更新前 , 點選此鈕 , 則可將某些欄位存成預設值以供日後使用 . ( 例 :sublibrary, material type).


可被“存成預設 " 的欄位可被“存成預設”的欄位 : 額外訂單號碼 1Additional Order Number 1, 額外訂單號碼 2 Additional Order Number 2 , 訂單群組 Order Group , 訂單狀態Order Status , 分館 Sublibrary , 採購方式 Acquisition Method , 資料類型 Material Type , 書商代碼 Vendor Code , 書商參考 Vendor Reference, 書商附註 Vendor Note, 急件 Rush , 讀者證號 Initiator ID , 讀者薦購處理 Action, 圖書館附註 Library Note, 驗證證號 Approver ID , 單位數量 No. of Units , 最長到館日期 Max. Arrival Days , 批次催缺 Batch Claiming , 單冊典藏地 ( 圖書訂購 )Item Collection (For Monograph Orders), 保留支出預算 Encumber Budget,以下 3 個欄位 : 訂單狀態 , 單冊典藏地 , 保留支出預算 . 如果在為儲存預設時並非空白的狀態 , 則會有一個額外的確認訊息出現 .這三個欄位只能夠在新增 (New) 或複製 (Duplicate) 模式下被儲存 , 而所有其他的儲存預設欄位可在修改 (Modify) 模式下儲存 .請注意 : 當您點選儲存預設 (Save Def(aults)) 按鈕時 , 大部分您所輸入關於書商的資訊 ( 欄位如下所示 ) 並不會在您新增或複製一項記錄時複製 . 相反的 , 這些欄位裡會被填入的資訊會取自於書商記錄 . 以下是會從書商記錄裡複製其數值的欄位 :信件範本 Letter Type, 訂單傳送方式訂單傳送方式為 , 傳送方式Delivery Type, 寄件方式 Send Letter by, 貨幣 Currency, 費用符號Terms Sign, 費用比例 Terms Percent.


訂單清單當您在”訂單表單”上按下“更新”後 , 此訂單會顯示在訂單清單裡 .

至此 , 您已學會如何新增 (add) 訂單 , 複製 (duplicate)現存的訂單 , 列印 (print) 訂單 , 刪除訂單 (delete), 對書商發送或取消 (send cancellation/send ) 訂單 .


訂單狀況

在發送訂單後若發送方式為 LE(信件 ), 則狀態為 SV (Sent to Vendor).若發送方式為 LI(清單 ) 或 ED(EDI), 則狀態為 RSV (Ready to Send to Vendor). 一直要到批次作業執行後 ,此 RSV狀態才會變成 SV.

訂單狀況會依系統設定而自動更改 .您亦可手動更改 .

在開啟訂單時 ,狀態均為新訂購 (NEW)


訂單狀況若預算發生狀況 , 則狀態變成 DNB (Delayed, No Budget).

完全驗收及付款後 , 則狀態變成 CLS (Closed).

若訂單經由點選列印 / 刪除鈕而刪除 (Print/Cancel button), 則狀態變成 LC (Library Cancelled).

其它各式狀態可由手動更改 :WP (Waiting for Processing)QSV (Query before Sending to Vendor)VC (Vendor Cancelled).


讀者薦購處理

在訂單的第二個頁籤“訂單細節”提供讀者薦購處理 : 無 (None) – 不做任何處理直接寄送 (Send Directly) – 該單冊會直接寄給該讀者 . 建立預約 (Create Hold Request) – 當此訂單為“圖書”且鈎選了“產生單冊記錄” , 即可為該讀者進行預約 . 傳送郵件 (Send Mail)-告知讀者該單冊已到館 .


訂購單位在訂單表單的第二個頁籤“訂單細節”提供“訂購單位”欄位 .

訂購單位可以是一個特殊定義的單位 , 或是視為訂購單位的各分館 .


為採購的圖書新增單冊欲知單冊訊息 , 可在”單冊 / 訂閱” ( Items/Subscriptions) 這個節點看到 .

若此訂單類型為“期刊” (S), 則此處看到的訊息為訂閱資訊 .


對預算進行預扣

在訂單的第四個頁籤“數量與價格”處之“預扣經費”輸入預算代碼 .( 在新開啟訂單時才會出現 )在訂單節點下 , 點選“預扣” .


預扣表單

預扣(Encumbrance) = 預估價格(Estimated

Price)

本地費用亦被計算出來 (Local Price)

此例 : 本地貨幣 (Local Currency) - TWD 訂單貨幣 (Order Currency) - USD


如何進行預扣

開啟預扣表單 .選擇一個預算 .若耽心該預算不夠用 , 可在訂單經費表單上點選”結算”看一下該預算的狀況 .點選“新增預算 (A)”.完成 .


多個預算的預扣

欲達到多個預算的預扣 , 必需在訂單節點下的預扣畫面處理 .

可再點選“新增預算代碼”後 , 再點選上方的”新增預算“即可 .


關於預扣

本地貨幣書商使用貨幣

每筆預扣交易處理均有 "原始預扣 "(original encumbrance)及 " 有效預扣 "(active encumbrance).

在初始時 ,二種預扣的數值是相同 .除非該筆發票的狀態是 "P"(partial), 否則在發票登記時 , 系統會將 " 有效預扣 "(active encumbrance)額逐漸減掉至 0.

若狀態為 "P"(partial)時 , 系統會將發票金額從 "原始預扣 "(original encumbrance) 中扣除 ,而對 " 有效預扣 "(active encumbrance) 不會有任何動作 .


發送訂單至書商

有三種方式可發送訂單至書商 :

信件方式 : 一次一筆 LE (tter) 列印或電子郵件清單方式 : 一次多筆 LI (st) 列印或電子郵件經由 EDI* ED (I) 經由 ftp送出

*Electronic Data Interchange standard



當您在訂單清單上按下“發送”時 :若訂單傳送方式為 ‘ LE’, 此訂單將被列印或電子郵件送出 .若訂單傳送方式為‘ LI’, 則訂單在 ‘ Send list of orders to a vendor’ (acq-14) 執行後 , 才會送出 .若訂單傳送方式為‘ ED’, 則訂單在‘ Send EDI orders’ (edi-11) 執行後 , 才會送出 .



當您在訂單清單上按下“列印 / 取消”鍵時 ,

系統出現如右圖所示之選項讓您選擇 .


經由 EDI處理的訂單EDI = Electronic Data Interchange.此為根據國際標準 EDIFACT (D96.A) EANCOM而來的電子資料交換格式以進行訂單的發送 , 並經由 EDItEUR管理 . 若想要使用 EDI處理訂單 , 則必需先在書商的表單內做EDI 相關的定義 .


經由 EDI處理的訂單

在訂單表單 , 訂單傳送方式為 ‘ ED’

在訂單表單上 , 按下“發送” (Send) 後 , 訂單狀態將變為 ‘ RSV’, 等到批次服務 ‘ Send

EDI Orders’ (acq-13) 執行後 , 訂單才會被發送至書商處 .


多重訂單情況 :

圖書館希望根據匯入的出版者的書目資料發送多個圖書訂單 .

處理方式 :匯入書目資料 ,批次產生管理 (ADM) 記錄和訂單記錄 .

缺點 :只能對各個訂單產生相同數量的訂購 , 亦就是說 , 不能訂天龍八步一本 , 訂哈利波特五本 .


多重訂單工作流程 :上傳書商提供之記錄至資料庫 .使用上步驟所匯入之資料 , 執行 acq-24 服務以產生管理記錄及訂單記錄 .


多重訂單工作流程 :開啟多筆訂單索引 , 找到欲執行的訂單資料 .

填入所需資料後 , 可以選擇“訂單”或是“全部訂購” .


Stage 4: 發票 (Invoicing)


發票 (Invoicing)

您可經由發票查詢功能列開始登記總發票 .

在右欄輸入總發票號碼

在左欄輸入書商代號

收到發票時 , 要先登記總發票 , 再登記其發票細目 .每筆發票細目可能就是一筆訂單的發票 .


總發票

續上步驟 , 若您在書商代碼輸入 TOP-BOOK, 及發票代碼輸 1234, 後點選而這些資料正好在資料庫內均不存在 ,則會出現以下圖示 , 若您確定要新增 , 則請點選“是” , 若您不要新增 ,請點選“否” .


總發票續上步驟 , 若點選“是” , 則系統會開啟一個新的總發票 .

必備欄位


總發票表單最終匯率 (Explicit Ratio)系統不會自動帶入原先在資料庫內定義好的匯率 . 請輸入您最終確定的匯率 .

淨額 (Net Amount)請輸入發票上所載之淨額 .不含其它費用 .

運費 /間接成本 /保險金額 (Shipment/Overhead/Insurance Amount)請輸入發票上所載之各項金額 .

折扣金額 (Discount Amount)請輸入發票上所載之任何扣款金額 .


總發票表單總額 (Total Amount)系統會自動計算 . 總額 (Total Amount)= 淨額 (Net Amount) +運費 /間接成本 /保險金額(Shipment/Overhead/Insurance Amount) - 折扣金額 (Discount Amount).

以下圖為例 :880=800+10+80+30-40


總發票表單稅額百分比 /稅額 (VAT Percent / VAT Amount)在您輸入了貨物稅百分比後 , 系統會自動計算貨物稅金額 .

以下例 : 總額=880,輸入了百分比為 10%( 只要輸入 10), 系統自動計算貨物稅金額為 80

細目的稅額 (VAT per 發票細目 )如果您望貨物稅是要分布至每一個發票細目的話 ,請鈎選此項 ,鈎選此項後 , 此頁的稅額百分比會無效 .


發票細目在總發票登記完畢後 , 您需繼續登記發票細目 .

點選該總發票下方的“發票細目” , 再至畫面右方點選“新增 (A)”, 即可新增發票細目 .


發票細目欄位預估價格 (Estimated Price) 與數量 (Number of Units)– 系統會自動從訂單帶入 .額外費用 (Added Amount )– 不需填入 , 系統會從總發票再進行分配 ( 按該筆發票細目的比例分攤 ).


發票細目欄位淨額 (Net Amount) – 填入發票上所載之金額 .物件代碼 (Object Code)– 若之前曾選用物件代碼 , 則請在此選用 , 系統亦會協助檢核該筆預算是否可使用該物件代碼 .


發票細目您可在發票細目的第二個頁籤看到各式各樣的訂單資訊 :


發票金額的狀況

在發票細目完成後 , 可在此圖中看到總金額是否與發票細目的總金額是否相等 .

若不相等 , 則可能還有發票細目尚未輸入 .


只有一筆發票細目的總發票

工作流程 :

找到該訂單 , 並打開“發票”這個節點 .

若只有一筆發票細目的總發票 , 則不用先登記總發票再登記發票細目 .只要登記完發票細目後 , 系統會自動根據此發票細目產生總發票 .


只有一筆發票細目的總發票點選”新增(N)”在下方的發票細目表單內填入發票上所載金額及欲填入之資訊 .點選“更新(U)”, 此時總發票亦一同產生完成 .


找到發票的二種方式要找到發票的二種方式如下 :1. 開啟訂單的發票節點2. 於工作列上查詢

在右欄輸入總發票號碼

在左欄輸入書商代號


如何付款於總發票的第二個頁籤” 2. 付款”

若金額與總發票相等 ,請把狀態改為“ P”( 付清 ,Paid), 則其預扣金額會歸零 .

在發票細目內的總金額(Total Amount) 會從預算中永久地扣除 .( 會移至付款金額欄(Expended))


系統提供各式的付款狀態標準的付款狀態如下 :N – 尚未核准 R – 準備付款 Y – 已授權 P – 已付款

其它的付款狀態可在參數中設定 ,另可設定以下條件 :總發票成立時 , 付款狀態的預設值 .何種發票狀態會凍結發票 ( 例 : 若狀況為 P, 則發票就不得再異動 ).


批次付款登記

若實際付款是由其它部門協助處理 ,可以使用批次服務 -Invoice Report (acq-10) 進行處理 .

此程式提供報表 ,或者可以批次處理付款的狀態 .


Stage 5: 驗收與催缺 (Arrival and Claiming)


驗收

當發票細目完成時 , 會出現以下對話視窗 .

若您點選了“是 (Y)”, 則該訂單的訂購數量均會被註記“已驗收” , 若您選擇“否 (N)”, 則您可再至驗收的節點進行驗收 .


驗收請點選在訂單的“到館驗收”節點 , 再按右方之“新增 (A)”.

若該筆訂單為“緊急訂單” ( 在訂單之第三個頁籤 ),則會出現以下圖示以提示您 .


驗收

系統會自動將訂單上的訂購數量帶入“到館數量” , 您可在到館表單內修改到館數量 , 再按下新增即可驗收 .


採購 – 預約於 acq.ini 內之參數控制了是否在驗收時 , 顯示該本單冊是否被預約的訊息 . (ArrivalMessages=Y)


列印到館訊息

若該單冊被預約 , 則在列印到館訊息時 , 會出現“此驗收單冊已被預約”

(Arrived items are requested) 的訊息 .


催缺

催缺有二種方式 : 執行批次催缺 (acq-11, acq-12 和 acq-19).

針對每一筆訂單進行手動催缺 .


手動催缺請點選在訂單的“催缺”節點 , 再按右方之“新增催缺 (N)”.

填完催缺表單內的內容後 ,請點選“新增 (A)”,就可以新增一個催缺 .若日後書商回覆時 , 亦可做同樣步驟 .


圖書催缺與期刊催缺圖書之批次催缺請執行 acq-12(Claim Report and Letters for Monograph Orders)

期刊之手動催缺請在期刊頁籤執行 .

若該種期刊一本單冊都沒來時 ,可使用 acq-19 (Claim report for serial orders)進行催缺 .


持續性訂購的催缺持續性訂購之批次催缺請執行

acq-11(Claim Report for Sanding Orders)

持續性訂購的”最長到館天數“左右了催缺的日期 .

若此欄為 0, 則不催缺 , 若此欄為 100, 則在上一本資料驗收後 ,若 100天以後 , 下一本仍未到館 , 則會進行催缺 .


Stage 6: 訂購日誌 (The Order Log)


訂購日誌 (The Order Log)每個在訂購模組的動作均會被記錄在訂購日誌 (The Order Log)內 . 欲查看訂購日誌 (The Order Log) 的內容 ,請點選訂單上的“訂購日誌”節點 .

您也可以按下右方之“新增 (A)”, 以自行新增各式採購日誌 .


訂購日誌 (The Order Log)

若您自行新增各式訂購日誌日後可使用”訂購日誌報表“產生相關檔案 . (acq-22)


Stage 7: 服務 (Services)


採購 / 期刊模組的服務 (Services)

所有採購 / 期刊模組的服務均在”批次服務 (S)”下 .


批次服務之例 :

以上為經費概況表 acq-16 (Budget Summary) 的圖示 .多數的服務 (Services) 其架構是相同的 :會有一個”輸出檔案” ( 報表名稱可自訂 ) 和其它形形色色的參數 ( 像此例提供分館 , 預算代碼…等 ) 以供選擇 , 按下“送出(b)” 後就送至伺服器等待執行 .各式服務 (Services) 另可經由館方自訂後 ,每日或每週等固定時間執行 .


欲看到報表執行結果—工作管理精靈 (M)

在各模組均有“工作管理精靈 (M)”,請按下“檔案 (A)”就可看到在選單中 .找到欲從伺服器下載的檔案後 , 點選下方正三角型的圖示 ,就可把檔案從伺服器下載至個人電腦裡 , 以供後續處理 .


此為報表列印預覽之畫面 (acq-16)


批次擷取資料擷取自選欄位訂單 (General retrieval form)(acq-02-01)部分填寫之書籍訂單 (Partially-filled orders) (acq-02-02)採購狀態為新採購的圖書清單 (Monograph orders - status NEW)(acq-02-03)沒有發票的訂單 (Orders with no invoice)(acq-02-04)訂購狀態訂單 (By order status)(acq-02-05)書商取消訂單 (Orders cancelled by vendor)(acq-02-06)


列印出報表經由上一頁各式擷取方式所擷取出的訂單 , 可由“列印採購清單” (acq-03) 這個批次功能列印出來 .


其它採購批次服務更新經費交易資料中的本地價格 -(acq-08)

發票清單 -(acq-10)

持續訂購的催缺報表 -(acq-11)

圖書訂購的催缺報表 -(acq-12)

傳送 EDI 訊息 -(edi-11)

傳送訂購清單給書商 -(acq-14)

經費概況表 -(acq-16)

經費之訂購清單 -(acq-17)

上傳貨幣匯率 -(acq-20)

取代關閉與開啟的訂購訂閱之書商代碼 -(acq-27)

更改訂購紀錄的訂購狀態與預計到館日期 -(acq-28)


年終處理

Open annual budgets – 開啟下一年度的預算並完成首次撥款 ( 非必備處理程序 ).

Renew order encumbrances – 將上一年度的預扣款移至新的預算 . *

Transfer remaining balance – 將上一年度預算的剩餘款項移至新的預算 .

* 移至圖書和期刊的是不同的二支程式 .需分別執行 .


開啟年度經費 Open Annual Budgets輸入新的年度以執行開啟年度經費 :


移轉預扣款 (Encumbrance Renewal)若上一年度仍有訂單狀態為 SV, 則必需為該種訂單進行預扣的移轉 .


移轉剩餘預算 (Transfer remaining balance)

將上一年度預算的剩餘款項移至新的預算 .

Documents

採購模組