기록관리업무소개

기록관리업무소개기록관리업무소개

1999. 71999. 7

강 사 강 사 : : 박 용 부 박 용 부

차 례차 례

1 기록관리 기본개념기록관리 기본개념2 기록관리의 목적 기록관리의 목적 3 기록의 법률적 배경기록의 법률적 배경4 기록관리 방법기록관리 방법5 기록매체기록매체

6 기록의 보존기록의 보존7 기록의 폐기기록의 폐기8 향후 추진방향향후 추진방향

1 기록관리 기본개념 기록관리 기본개념 ( I )( I )

적법한 절차절차에 따라 작성된 H/C, M/F,H/C, M/F, 기타 전산매체기타 전산매체에수록된 서류서류 // 문서문서

기술관점기술관점적법한 절차절차에 따라 검토검토 // 승인승인계획계획에 의거 보관되는문서문서

업무업무 수행과정에서 발생되는 자료자료

사업관점사업관점 사업수행사업수행 , , 시운전시운전 ,, 유지보수와유지보수와 관련되어 작성된 자료 중 증거능력자료증거능력자료 일정기간 보존되는 도면 및 문서일정기간 보존되는 도면 및 문서

일반개념일반개념(( 기업기업 // 조직조직 ))

1.1 1.1 기록기록 (Record) (Record) 이란 이란 ??

기록들을 접수 , 분류 , 색인 및 화일 , 활용 , 보존과

폐기등

일련의 과정

기록들을 접수 , 분류 , 색인 및 화일 , 활용 , 보존과

폐기등

일련의 과정

1 기록관리 기본개념 기록관리 기본개념 ( II )( II )

기술관점기술관점

사업관점사업관점

일반개념일반개념(( 기업기업 // 조직조직))

모든 기록물기록물을 계획된 절차에 따라절차에 따라 생산생산 // 사용 사용 하여

궁극적으로 보존보존 // 폐기 폐기 하는 일련의 과정일련의 과정

품질보증기록 보존요건 품질보증기록 보존요건 충족과 체계구축체계구축

도면과 자료를도면과 자료를 효과적으로 보존 및 이용보존 및 이용

1.2 1.2 기록관리기록관리 (Record Management) (Record Management) 란 란 ??1.2 1.2 기록관리기록관리 (Record Management) (Record Management) 란 란 ??

2 기록관리의 목적 기록관리의 목적

최소한의 시간과 비용으로필요한 기록의 작성 및 생산계획

기록의 신속제공 및 효율적인 이용가치에 따라 보존 및 폐기

모든 발생 기록모든 발생 기록모든 발생 기록모든 발생 기록

체계적 관리

시설물 유지관리안전 / 경제성 있는시설물 운영시설물 유지보수

효율적 사업지원후속사업 활용법적 증거기록

관 리 주 체사 업 주 체 시설안전기술공단

3 기록의 법률적 배경 기록의 법률적 배경 ( I )( I )

3.1 3.1 상업장부와 중요한 영업서류상업장부와 중요한 영업서류3.1 3.1 상업장부와 중요한 영업서류상업장부와 중요한 영업서류

1980 년대 법률적 판단을 위한 중요한 증거자료 H/C, 장부 , 서류

1991 년 마이크로필름 , 전자문서에 대한 법적근거 마련

- 1991. 6. 19 사무관리규정 대통령령 13390 호

- 1991. 9. 30 사무관리규정 시행규칙 총리령 395 호

1995 년 마이크로필름 , 전자문서관리 및 보존에 관한 관련상법 개정

- 1995. 12. 29 개정상법 법률 제 5053 호

- 1996. 10. 1 상법의 일부규정의 시행에 관한 규정중

개정령 ( 대통령령 제 15153 호 )

3 기록의 법률적 배경 기록의 법률적 배경 ( II )( II )

3.2 사업관련 기록3.2 사업관련 기록

‘95.1. 5 “ 시설물의 안전관리에 관한 특별법” 법률 제

4922 호

‘95.4.20 “ 시설물의 안전관리에 관한 특별법 시행령” 대통령 령 제

14631 호

‘95.6. 3 “ 시설물의 안전관리에 관한 특별법 시행규칙” 건설교통부령 제 19

호 1996. 12. “ 준공도서 사본 작성 . 관리 지침” 건설교통부 시설안전기술공단

1994. “ 감리업무수행지침서” 건설교통부 기술관리관

1997. 12 “ 기록물 관리 및 보존법” 행정쇄신위원회 제정예정

시 설 물 시 설 물

기 록 관 리기 록 관 리

3 기록의 법률적 배경 기록의 법률적 배경 ( III )( III )

관련 규정 , 절차에 따라 작성 , 보존 , 관리

관련규정 , 절차의 변경사항 유지관리

전자결재 전산시스템과 프로그램에 관한 절차 작성

절차 , 전산시스템 , 결재자의 변경사항을 기록으로 유지 , 관리

결재방법의 공정성 타당한 업무처리관행 유지

정해진 보존기간동안 전산 및 H/C 문서를 병행 보관 관리

자료의 훼손 , 분실 , 시스템의 변동에 대한 대비책 마련

3.3 법적 증거기록 관리

일 반 문 서일 반 문 서

전 자 문 서전 자 문 서

4 기록관리 방법기록관리 방법

4.1 기록관리 체계

체계구축체계구축

절차 , 지침 준비

법규규정

화일 , 보관 , 관리

발생자료

기록관리체계 설계기록관리체계 설계

요건에 부합되도록 설계

필요에 부합되도록 설계

법정소송문제 후속사업 활용

표준 , 규격 규정

접수

폐기

보관검색

완전정확


4.2 사업기록 관리

법적 증거기록 ( 하드카피 )

건설과정의 분석 및 후속사업 활용기록 ( 전자화일 형태 )

품질보증요건에 부합되도록 관리

운영 및 유지보수 기록 (CD-ROM, CAD File 등 전자화일 형태 )

사업중 발생기록사업중 발생기록

사업 준공기록사업 준공기록


4.3 기록의 품질

원본 (Silver Halide Film), 밀도 (Density), 판독성 (Legibility) 등 확인

기록보관 자료는 원본으로 한다 .

부득이한 경우 상태가 양호한 1 세대 사본 (Second Generation Copy) 보관

손상 , 추가 , 삭제등 가공이 어려운 재질로 제작 보관 ,

시스템 기능변화에 대응책 마련

하 드 카 피하 드 카 피

마이크로필름마이크로필름

전 자 매 체전 자 매 체


4.4 기록의 분류

분류된 문서에 순서를 부여

각각의 문서 화일위치를 지정

수납 , 인출의 원활화

같은 내용의 문서는 같은 집단의 부류로

비슷한 내용은 그정도에 따라 유사한 부류로

이질적 내용의 문서는 타부류로 분류

첫 째 목 적첫 째 목 적

둘 째 목 적둘 째 목 적


4.5 색인 및 검색

번호체계에 따라 문서번호 부여 , 관련 Data 압력

문서에 대한 색인방법은 검색의 중요한 요점 (Key Point)

관련 Data 를 추출하여 입력항목별 , 문서번호별 , 코드순으로 색인 출력 색인 List 작성주제어에 의한 검색

색 인색 인

번호에 의한 번호에 의한 검색검색

주제에 의한 검색주제에 의한 검색


4.6 화 일

발생순 화일 (Chronological File) : 서신 , 행정문서주제별 화일 (Subject File) : 서신 , 행정문서번호순 화일 : 기술문서

업무용 화일 (Working File) : 부서화일중앙 화일 (Central File) : 공용화일 - 오류화일 방지 - 단순반복 업무 - 분실 , 훼손 , 도난방지

기능별 분류기능별 분류

성격별 분류성격별 분류


4.7 기록이관

사업종료싯점을기준

통일된 기준에 따라 발생기록이관

계 약 자 사 업 주 체

이관기록 관리

사업자료 활용

후속사업 대비

법적증거기록

관 리 주 체

이관기록 관리

안전 / 경제성 있는

시설물 운영

시설물 유지보수

시설안전기술공단

준공기록 관리

시설물 유지관리

이관

이관

일괄제출

계약별 제출 ( 설계 / 시공사 )

5 기록매체기록매체

5.2 기록매체의 종류

종 이 류(Hard Copy)

규격지 (A5, A4,.... A0, B5, B4,...B0, Letter 지 등 )청사진 (Blue Print), Sepia 지 , Mylar 지 , 트래싱지등

필 름 류(Film Type)

마이크로필름 (Micro Film)각종검사필름 (NDE Film, X-Ray Film)

전 자 매 체하드디스크 (Hard Disk), Flopy Disk광디스크 (Optical Disk), 컴팩트 디스크 (CD-ROM)

5.1 기록매체의 변천

1980 년대이전 하드카피 류 , 일부 마이크로필름 사용

1990 년대초

현 재

하드카피류 , 마이크로필름 병행

하드카피류 , 마이크로필름 , 전자매체

년 도 주사용 기록매체

5 기록매체기록매체

5.3 마이크로필름

1920 년대 이후 처음 실용화 ( 미국 )

1980 년대부터 : 사무자동화 (OA) 일환으로 본격이용

Roll Film

16mm Roll Film

35mm Roll Film

Cartridge Film

Jacket Film

Sheet Film

활용용

활용용

문서용( 원본 : 보존 , 사본 : 활용 )

도면용( 원본 : 보존 , 사본 : 활용 )

Aperture Card 도면용( 원본 : 보존 , 사본 : 활용 )

Fiche Film 문서용( 원본 : 보존 , 사본 : 활용 )

이 이 용용

마이크로필름 종류마이크로필름 종류

6 기록의 보존기록의 보존

6.1 보존시설 기준 (1)

일일

반반

적적

위위

해해

화 재화 재

절 취파 기

햇 빛

인인

위위

적적

위위

해해

保管記錄은

다음의 危害로 부터

최대한

保護되어야 한다훼 손

방 화 도 난

곰팡이 개스 / 먼지

곤 충

습기 / 염분

6 기록의 보존기록의 보존6.1 보존시설 기준 (2)

보존시설 기본요건

보존시설 기본요건

기록을 화일할 수 있는 철재캐비넷 또는 컨테이너 선반시설

곤충 , 곰팡이등으로 부터 피해를 방지할 수 있는 시설

바람 , 홍수 , 화재와 같은자연재해로 부터 보호할수 있는 시설고온 , 저온 , 습기와

같은 환경조건으로 부터의 보호시설

기록을 보관할 수 있는 보관소 시설

절도나 파괴행위감시를 위한출입제한시설


6.2 보존시설 조건

저장시설을 건물이나 구조물의 일부로서 설치할 경우 - 철근 콘크리트 , 콘크리트 블럭등의 구조물구조물 - 화재에 22 시간이상시간이상 견딜수 있는 방화물방화물 ,, 구조물 및 골조 - 벽면의 방수처리방수처리 , 바닦의 방진처리방진처리 및 배수설비배수설비 설치 - 여과기가 부착된 환기환기장치 및 소방설비소방설비 - 저장시설의 내 , 외부 관통제한관통제한

“단일저장시설”의 요건을 적용받지 않는 대신 동일 재해에 동시 피해를 받지 않는 충분히 떨어진곳 ( 원격지 ) 에 “기본요건”시설을 갖춘 별도의 저장시설을 각각 설치한다 .

(ASME NQA-1 Supp. 17S)

대체시설의 경우대체시설의 경우 NFPA 232 요건에 부합하는 22 시간 이상의 시간 이상의

내화금고내화금고

단일저장 시설

이중저장 시설


6.3 보존 원칙

보존 기록물의 형태는 원본을 원칙으로 한다 .

( 부득이한 경우에만 양질의 사본으로 보존 )

법적 증거기록의 M/F, CD-ROM 의 경우 하드카피를 함께 보존

이중관리방식 채택

매체전환된 구본의 원본자료는 폐기

( 단 검토등급이 부여된 구본의 폐기여부는 관련규정에 따름 )

준공결과물중 최종보고서류는 하드카피물을 필히 보존

6.4 사업진행중 보존원칙

6.5 보존 기간

영구보존과 비영구보존으로 구분하여 정해진 기간이상을 보관

7 기록의 폐기기록의 폐기

기록의 폐기

보존년한이 지난 기록은 가치에 따라 폐기

폐기절차에 따라 관부서장 확인후 폐기

폐기대장 유지

8 향후 추진방향향후 추진방향

기록관리 담당자의 전문성 및 인식제고

기록관리기능의 정립

기록관리업무의 표준화 및 절차화

기록의 분류 / 색인 방법의 표준화

기록의 품질관리 강화

화일 / 보관 / 활용방법 개선

기록의 형태 통일

기록의 보존계획 수립

폐기계획 수립

改正商法 (1995. 12. 29. 公布法律 제 5053 호 / 1996. 10. 1 施行 )

改正商法 제 33 조 ( 商業帳簿의 保存 )

1. 商人은 10 년간 商業帳簿와 營業에 관한 重要書類를 保存하여야 한다

다만 傳票 또는 이와 유사한 書類는 5 년간 이를 保存하여야 한다 .

2. 전항의 기간은 상업장부에 있어서는 그 폐쇄한 날로부터 起算한다 .

3. 제 1 항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 電算情報處理組織에 의하여

이를 보존할 수 있다 .

4. 제 3 항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타

필요한 사항은 대통령령으로 정한다 .

상업장부 ; 부기상의 총계정 원장 , 일기장 , 전표 , 청구서 , 어음 , 수표등중요서류 : 중개인일기장 , 주주명부 , 총회 및 이사회의 의사록 , 감사보고서 , 영업보고서 , 발신 및 수신서류 , 전보 , 거래에 관한 팩스 , 각종 계약서 , 영수증등

마이크로필름에 의한 문서보존의 적법성여부 ( 법심 61010-694, ‘93. 10. 15)상업장부의 보존은 원본으로만 가능하고 , 마이크로필름화는 원본보존의무를 면하는 것이 아니다

商法의 一部規定의 施行에 관한 規程中改正令( 大統領令 제 15,153 호 1996. 10. 1 / 官報 1996. 10. 1)

제 2조의 2를 다음과 같이 신설한다 . 제 2조의 2(전산정보처리조직에 의한 보존 ) 법 제 33조 제 1항의 규정에 의한 장부와 서류 (이하”장부와 서류”라 한다 )를 동조 제 3항의 규정에 의하여 마이 크로필름 기타의 전산정보처리조직 (이하 “전산정보처리조직”이라 한다 )에 의하여 보존하는 경우에는 다음 각호에 정하는 바에 의하여야 한다 .

다만 법에 의하여 작성자가 기명날인 또는 서명하여야 하는 장부와 서류는 그 기명날인 또는 서명이 되어있는 원본을 보존하여야 한다 .

1. 전산정보처리조직에 장부와 서류를 보존하기 위한 프로그램의 개발 . 변경 및 운영에 관한 기록을 보관하여야 하며 , 보존의 경위 및 절차를 알수 있도록 하여야 한다 . 2. 법 및 일반적으로 공정 . 타당한 회계관행에 따라 그 내용을 파악할 수 있도록 보존하여야 한다 . 3. 필요한 경우 그 보존내용을 영상 또는 출력된 문서에 의하여 열람할 수 있도록 하여야 한다 . 4. 전산정보처리조직에 보존된 자료의 멸실 . 훼손등에 대비하는 조치를 강구 하여야 한다 .

Documents

기록관리업무소개