МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

§6.1. MICROSOFT EXCEL ПРОГРАММТАЙ ТАНИЛЦАХ MICROSOFT EXCEL нь хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах, томьёо болон функц ашиглан зарим хялбар

тооцоог хийх, график байгуулах зэрэгт зориулагдсан MICROSOFT OFFICE программын иж бүрдэлд багтдаг хэрэглээний программын нэг.

MICROSOFT EXCEL программын ажлын хуудас нь MICROSOFT WORD программын ажлын хуудаснаас дараах ялгаатай.

a) EXCEL-ийн ажлын хуудас нь WORKSHEET гэж нэрлэгддэг доошоогоо тоогоор, хажуу тийшээгээ үсгээр тэмдэглэгдсэн мөр, баганаас тогтох хүснэгт хэлбэртэй.

b) EXCEL-ийн ажлын хуудасны нүд буюу CELL-ийг харгалзах багана, мөрийн тэмдэглэгээг ашиглан A1, D4, B3 г.м-ээр тэмдэглэнэ.

MICROSOFT WORD программд ашиглагддаг ихэнх командууд MICROSOFT EXCEL программд мөн адилхан хэрэглэгдэнэ. Өөрөөр хэлбэл ажлын хуудас үүсгэх, ажлын хуудсаа хадгалах, ажлын хуудасны тохиргоог хийх, хэвлэх, засварлах, үсгийн хэлбэр, фонтыг өөрчлөх, хуулах, зөөх г.м ихэнх командууд нь адилхан. Иймээс зарим ялгаатай командууд болон командын хэрэгслүүдтэй танилцая.

1. EXCEL-ийн командын хэрэгслүүдээс:

AUTO SUM Тэмдэглэгдсэн нүднүүдэд байрлах тоонуудын нийлбэрийг олно. Хэрэв ганц нүд тэмдэглэгээтэй бол тухайн нүдэнд SUM функцийг оруулна

PASTE FUNCTION Тэмдэглэгдсэн нүдэнд функц оруулна

SORT ASCENDING Тэмдэглэгдсэн нүднүүдэд байрлах утгуудыг үсгийн дарааллаар буюу дээрээс нь доош чиглэлийн дагуу дугаарлана.

SORT DESCENDING

Тэмдэглэгдсэн нүднүүдэд байрлах утгуудыг үсгийн дарааллын урвуу буюу доороос нь дээш чиглэлийн дагуу дугаарлана.

CHART WIZARD График оруулна.

MERGE AND CENTER

Тэмдэглэгдсэн нүднүүдийг нэгтгэж, түүн дотор байрлах утгыг хэвтээ тэнхлэгийн дагуу голлуулна.

CURRENCY STYLE Тэмдэглэгдсэн нүднүүдэд байрлах тоонуудыг мөнгөний утга хэлбэрээр бичиж $ тэмдгийг оруулна.

PERCENT STYLE Тэмдэглэгдсэн нүднүүдэд байрлах тоонуудыг процент хэлбэрээр бичиж % тэмдэгийг оруулна

INCREASE Тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах тооны таслалаас

1

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

DEMICAL хойших оронг нэмэгдүүлнэ. DECREASE DEMICAL

Тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах тооны таслалаас хойших оронг багасгана.

MICROSOFT EXCEL программын командуудаас:

INSERT MENU:

CELLS шинээр нүд оруулна ROWS шинээр мөр оруулна COLUMNS шинээр багана оруулна WORKSHEET шинээр ажлын хуудас оруулна CHART график оруулна

FORMAT MENU:

NUMBER Тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах утгын форматыг сонгоно

ALIGNMENT Тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах утгын байршлыг сонгоно

FONT Тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах утгын фонтыг сонгоно

BORDER Тэмдэглэгдсэн нүдэнд хүрээ хийнэ

CELL

S

PATTERNS Тэмдэглэгдсэн нүдний дэвсгэр өнгийг сонгоно

HEIGHT Тэмдэглэгдсэн мөрийн өргөнг тогтооно

AUTOFIT Тэмдэглэпдсэн мөрийн өргөнг автоматаар тогтооно

HIDE Тэмдэглэгдсэн мөрийг нууж харагдахгүй болгоно

RO

W

UNHIDE Нуугдсан мөрийг ил гаргаж ирнэ HEIGHT Тэмдэглэгдсэн баганы өргөнг тогтооно AUTOFIT SELECTION

Тэмдэглэгдсэн баганы өргөнг автоматаар тогтооно

HIDE Тэмдэглэгдсэн баганыг нууна UNHIDE Нуугдсан баганыг ил гаргана CO

LUM

N

STANDARD WIDTH Тэмдэглэгдсэн баганы өргөн анх байсан өргөнтэйн адил буюу стандарт өргөнтэй болгоно

2

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

RENAME Ажлын хуудасны нэрийг солино HIDE Тухайн ажлын хуудсыг нууна UNHIDE Нуусан ажлын хуудсыг ил гаргаж ирнэ

SHEE

T

BACKGROUND Ажлын хуудасны дэвсгэрийн хээ болон өнгийн сонгоно

Жишээ болгон нэг командыг дэлгэрүүлэн тайлбарлая.

FORMAT CELLS ALIGNMENT буюу тэмдэглэгдсэн нүдэнд байрлах утгын байршлыг тогтоох командын тухай үзье.

Энэ команд нь 3 хэсгээс тогтоно.

HORIZONTAL Тэмдэглэгдсэн нүдэн дэх утгын хэвтээ тэнхлэгийн дагуух байршлыг тогтооно

TEXT ALIGNMNET

VERTICAL Тэмдэглэгдсэн нүдэн дэх утгын босоо тэнхлэгийн дагуух байршлыг тогтооно

WRAP TEXT Тухайн нүдэн дэх утгыг нүдний хэмжээнд багтаана

SHRINK TO FIT

Тухайн нүдэн дэх утгын фонтын хэмжээг багасгах замаар нүдний хэмжээнд багтаана

TEXT CONTROL

MERGE CELLS Тэмдэглэгдсэн нүднүүдийг нэгтгэнэ

OPIENTATION Тэмдэглэгдсэн нүдэн дэх текстийн байршлыг тогтооно. Хэвтээ, босоо, хажуу тийш харсан, өнцөг үүсгэсэн г.м-ээр

§6.2. ТОМЬЁО БА ФУНКЦ АШИГЛАН ХЯЛБАР ТООЦООГ ХИЙХ

MICROSOFT EXCEL программын хамгийн өргөн хэрэглэгддэг нэг зүйл нь энэ программыг ашиглан төрөл бүрийн хялбар тооцоонуудыг тооны машин ашиглалгүй хийж гүйцэтгэх боломжтой байдаг явдал юм.

Ингээд нэгэн хялбар жишээнд томьёо болон функцийг хэрхэн ашиглахыг судлая.

Томьёо болон функц нь заавал тэнцүүгийн тэмдгээс эхлэн бичигдэнэ.

a) Томьёо зохион ашиглах замаар дундажийг олох.

3

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

b) Дундаж олдог AVERAGE функцийг ашиглан дундажийг олох.

Иймэрхүү замаар дурын томьёог өөрсдөө зохиох (C2*0.5+D2*1+E2*0.5 г.м-ээр) болон төрөл бүрийн зориулалтай функцуудыг (SUM(C2:D2), MAX (C2:D2), MIN(C2:D2) г.м) ашиглах замаар хамгийн хялбараас эхлээд нэлээд хүнд хэлбэрийн тооцоог ч энэхүү EXCEL программыг ашиглан хийх боломжтой.

Компьютерийн нэг давуу тал нь ижил төрлийн хөдөлмөрөөс зайлсхийх боломжтой байдаг явдал юм. Өөрөөр хэлбэл нэгэнт эхний томьёог л зохиосон бол бусад нүднүүдэд энэхүү томьёогоо хуулах замаар байруулснаар ахин энэ томьёо болон функцийг дахин бичих үйлдлээс чөлөөлөгдөх боломжтой байдаг. Ингэж нүдэн дэх томьёог хуулахдаа завсрын санах ойг ашиглаж болох (CUP, COPY, PASTE командуудыг) боловч хамгийн хялбар аргаар хуулах аргыг ашиглая. Ингэхийн тулд нүдний баруун доод буланд байрлах дөрвөлжин цэгэн дээр хулганы заагчийг аваачаад хулганы баруун товчлуурыг даран чирнэ.

Ингээд томьёог хуулах ёстой нүднүүдийг будах замаар тухайн нүдэнд бичигдсэн томьёо болон функцийг бусад нүднүүд уруу хуулна.

4

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

Хэрэв тухайн нүдэн дэх тоо хэтэрхий их нарийвчлалтай гарвал INCREASE DECIMAL хэрэгслийг ашиглан оронг багасгана.

§6.3. MICROSOFT EXCEL ПРОГРАММЫГ АШИГЛАН ГРАФИК БАЙГУУЛАХ

MICROSOFT EXCEL программын өөр нэг өргөн хэрэглэгддэг хэрэглэгээ болох график хэрхэн байгуулах талаар үзье.

1. Эхлээд график байгуулахад шаардлагатай өгөгдлийг оруулна.

2. Дараа нь энэхүү өгөгдлөө харлуулах замаар тэмдэглээд CHART WIZARD хэрэгслийг дарна.

5

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

3. График байгуулах үйлдэл маань дараах дөрвөн алхамаас тогтно.

Нэгдүгээр алхам: Графикийн төрлийг сонгоно. Өөрт шаардлагатай графикийн төрлийг сонгосны эцэст NEXT товчлуурыг дарна.

Хоёрдугаар алхам: Графикт ашиглах өгөгдлөө оруулна. Хэрэв графикт оруулах өгөгдлөө анхнаасаа тэмдэглэсэн байвал тухайн графикт энэхүү тэмдэглэсэн өгөгдлийг ашиглана. Бусад тохиолдолд ажлын ямар хуудсан дээр байгаа ямар хүснэгтэнд байрлах өгөгдлийг ашиглах вэ гэдгийг DATA RANGE талбарт бичиж өгнө. Ингэсний дараа график байгуулахдаа өгөгдлийн баганы дагуу ашиглах уу, мөрийн дагуу ашиглах уу гэдгээ зааж өгнө. Энэ алхамд графикийн урьдчилсан төлөв харагдсан байна.

6

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

Гуравдугаар алхам: Графиктай холбоотой зарим тохиргоог хийнэ. Хамгийн эхний TITLES хавтаснаас графикт нэр өгөх болон x, y-гийн утгыг өгнө.

Хоёрдахь AXES хавтаснаас графикийн хэвтээ болон босоо тэнхлэгийн утгууд харагдах эсэхийг тогтооно.

Гуравдах GRINDLINES хавтаснаас графикт хэвтээ болон босоо шугамууд татах эсэхийг тогтооно.

Дөрөвдэх LEGEND хавтаснаас графикийн нэр буюу LEGEND харагдах эсэх, харагдвал графикийн хаана нь байрлахыг сонгоно. Энд графикийн нэрд анх оруулсан өгөгдлийн нэрийг ойлгоно.

Тавдахь DATA LAVELS хавтаснаас графикт хэвтээ болон босоо тэнхлэгийн утгуудыг оруулах эсэхийг тогтооно. Ингээд дараагийн алхамд шилжихийн тулд NEXT товчлуурыг дарна.

7

МУИС, ФЭС – С.Баяртайван

Дөрөвдүгээр алхам: Графикийг тусад нь ажлын хуудас үүсгэж байгуулах уу, өгөгдөл байрлах хуудсан дээрээ байгуулах уу гэдгийг сонгоод FINISH товчлуурыг дарж графикийг байгуулна.

Ингээд CHART WIZARD-ийг ашиглан дараах графикийг байгууллаа.

Нэгэнт байгуулсан графикийн хувьд CHART TOOLBAR-ийг ашиглан түүнийгээ засаж, янзлах боломжтой. Үүний тулд тухайн график дээр хулганаа аваачин хоёр дарахад графикийг засах горимд шилжинэ. Ингээд графикийн хэсэг бүрийг тэмдэглэн CHART TOOLBAR-ийн FORMAT SELECTED OBJECT хэрэгслийг ашиглан түүнийг засна.

8