6. PREDAVANJE

OPERATIVNO PLANIRANJE NABAVEOperativnim planovima izražavaju se rješenja realizacije strategijskih ciljevanabave u svezi sa opskrbom poduzeda sredstvima za proizvodnju i uslugama.Planiranje, dakle služi sustavnoj spoznaji rješenja budućih problema opskrbe. Utu svrhu vrlo je važno prognozirati tehničku i metodičku provedbu pravodobneopskrbe korisnika , te definirati što ekonomičniji način realizacije opskrbe.

Planiranje nabave započinje istraživanjem i definiranjem potreba korisnika, teprocjenom uvjeta okruženja značajnim za ostvarenje ciljeva nabave (procjenabududeg stanja tržišta nabave, kod dobavljača i konkurenata).

Operativno planiranje nabave se temelji na politici i strategiji nabave. Izmeđuoperativne i strateške razine postoji taktička razina koja se naročito odnosi naprovođenje mjera strukturiranja lanca stvaranja vrijednosti, obuhvadajudi unjemu dobavljače, nabavu, proizvodnju i prodaju.

U strukturiranju lanca stvaranja vrijednosti nabava treba surađivati prioblikovanju strukture proizvoda i kanala distribucije, a u skladu sa strukturomproizvodnje i prodaje mora oblikovati strukturu nabavljanja.

Oblikovanje strukture nabavljanja ovisi o dimenzijama nabave, o situaciji,te o izboru koncepcije nabave.

Za složene predmete nabave velikih vrijednosti i specifičnih obilježja jenormalno birati partnerstvo na lokalnom tržištu, tražiti opskrbu iz jednogizvora, sinkronizirati proizvodnju, normirati odnose sa dobavljačima i sl.

Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.aktualizirano i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006., str. 248.

Nadalje, dimenzije i strukturu nabave je potrebno izraziti planovimanabave. Na osnovu donesenih planova nabave de se poduzimatiadekvatne mjere (istražiti tržište nabave, prikupiti ponude, osiguratipotrebna sredstva – financijska, upravljačka i sl.).Također, u okviru planova nabave je mogude ostaviti stanovitemogudnosti fleksibilnosti kako bi se moglo prilagoditi tržišnimsituacijama.

Planove nabave prema sadržaju možemo podijeliti:1) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se pribavljajukontinuirano u skladu sa potrebama proizvodnje i / ili prodaje,2) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se nabavljaju periodično,3) Planove nabave dobara i usluga koja / koje je potrebno nabavitijednokratno,4) Planove troškova funkcije nabave (osoblja, prostora, uređaja i dr.).

Kontinuirano se nabavljaju predmeti rada potrebni za realizacijuprograma proizvodnje i prodaje, bez obzira troše li se u planskomrazdoblju jednakomjerno ili ne.Potrebe takvih dobara je potrebno precizno prognozirati, odnosnoistražiti prema količinama, vremenu i kakvodi kako bi plan mogaoposlužiti kao podloga raznih aktivnosti nabave (istraživanja tržišta,izbora sustava nabavljanja, sklapanja ugovora s dobavljačima,izračunavanja ekonomičnih količina nabave, normativa zaliha i sl.).

Potrebe za uslugama koje se kontinuirano pribavljaju je teže istražitinego potrebe za dobrima.Npr. usluge prijevoza robe, održavanja, ispitivanje kakvode materijala isl., ovise o raznim čimbenicima koji utječu na stupanj zaposlenosti ikorištenja određene djelatnosti (npr. usluge prijevoza materijala neovise samo o količinama nabave, nego i lokaciji dobavljača, uvjetimaprijevoza, hitnosti dostave i sl.).

Planovi periodične nabave predmeta rada se odnose na dobra malenevrijednosti koja se drže na zalihama, na dobra koja su rezultatperiodične proizvodnje (npr. poljoprivreni proizvodi), na pribavljanjepotrošnih alata, manjih strojeva i uređaja sa kratkim vijekom uporabe,propagandne materijale i sl.Potrebe za takvim predmetima rada određuju njihovi korisnici upojedinim poslovnim funkcijama u suradnji s nabavom i rukovodstvompoduzeda na temelju podataka o potrošnji u prošlim razdobljima, te natemelju aktualnih planova proizvodnje i prodaje. Takve planove jepotrebno često korigirati zbog mjera štednje i racionalizacije,nedostatka financijskih sredstava, problema u svezi s pladanjem,promjena tehnologije proizvodnje, pojave novih proizvoda i sl.

Planovi jednokratne nabave odnose se na predmete rada o čijoj nabavi

odlučuje rukovodstvo poduzeda, ili organi upravljanja poduzedem. Tu jeriječ o strojevima, građevinskim objektima, pravima, uslugama i dr. Takviplanovi temelje se na dugoročnom investicijskom planu poduzeda, aodluke o nabavi donosi uprava, ili vlasnik poduzeda, odnosno posebnopovjerenstvo.

Planovi troškova funkcije nabave sadrže podatke o predviđenimtroškovima nabavne službe u planskom razdoblju prema vrstama troškova(osobni dohotci zaposlenika, troškovi korištenja prostorija i uređaja,informacijski i telekomunikacijski troškovi, troškovi putovanja i dnevnica,troškovi izobrazbe kadrova, socijalna davanja i dr.). Mnogi od tih troškovaostaju isti u pojedinim planskim razdobljima, ili se mijenjaju u istomrazmjeru, ovisno o opsegu poslova i promjenama u okolini (npr. u skladu spovedanjem, ili smanjenjem opsega nabave, s proširenjem tržišta nabave,smanjenjem ponude roba i povedanjem konkurencije na strani potražnje).Troškove nabave je potrebno planirati sa ciljem osiguranja povoljnijeopskrbe.

Planiranje nabave mora omogućiti rad nabave u skladu sa ciljevima

poduzeća. Operativni planovi moraju biti usklađeni sa vizijom i strategijompoduzeda, te sa odvijanjem svih faza u procesu stvaranja vrijednosti, sve usvrhu kako bi se postigla kakvoda ukupnog poslovanja.

Svaka funkcija i njezine aktivnosti moraju biti usmjerene vizijama iciljevima poduzeda. Poslovne procese je potrebno kontinuiranopoboljšavati. U tu svrhu potrebno je analizirati polaznu situaciju i odrediticiljeve, nakon toga izraditi planove, tj. mogudnosti rješenja. Nakon togakrede provedba planova, tj. oblikovanje i izvršenje zadataka nabave, tekontrola ostvarenja zadataka, odnosno ciljeva.

PLANIRANJE POTREBA ZA PREDMETIMA RADA

Cilj planiranja potreba za predmetima rada je definirati njihov

asortiman, kakvodu, količinu, , vrijeme i mjesto potreba u skladu saplanovima proizvodnje i prodaje za plansko razdoblje.

Utvrđene potrebe za predmetima rada, koje proizlaze iz planovaproizvodnje i prodaje, treba povedati s količinama za osiguranje odrizika isporuke i potrošnje, kako bi se dobile ukupne bruttopotrebe.

Dodatne se potrebe mogu javiti i kao potrebe za pričuvnimdijelovima. Od ukupnih potreba treba odbiti raspoložive zalihe ipristigle isporuke kako bi smo dobili neto potrebe.

Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 251.

KORACI U PLANIRANJU POTREBA I VRSTE POTREBA

Planiranje potreba odvija se određenim redoslijedom u tri koraka.

U prvom koraku je planom prodaje potrebno odrediti potrebe zakonkurentnim proizvodima, gotovim proizvodima, pričuvnimdijelovima i trgovačkom robom. S obzirom da se takve potrebeodređuju u prvom koraku, nazivamo ih primarnim potrebama.

Prognoze krajnjih tržišnih potreba su pouzdanije ako se odnose nakrade razdoblje, pa se stoga preporučava primjena djelomičnogplaniranja (plan potreba se podijeli na vremenske segmente, te se zasvaki najbliži vremenski segment izvrši revizija plana primarnih potrebaprema prikupljenim podacima, spoznajama o promjenama uvjeta natržištu, te prema mogudnostima proizvodnje – npr. u godišnjem planuse napravi revizija mjeseca ispred za naredni mjesec).

Primarne potrebe je potrebno prilagoditi zahtjevima kupaca, premaasortimanu. Asortiman se, dakle, zbog prilagodbe takvim zahtjevima,te zbog smanjenja tržišnih rizika, proširiva, ili sužava, ili ako se radi oužem segmentu kupaca, dakle produbljuje.

Oblikovanje asortimana zahtijeva provedbu stalnih istraživanja kako bise smanjili rizici plasmana proizvoda na tržištu.

Iz primarnih potreba, na drugom koraku, proračunom se utvrđujusekundarne potrebe. To su potrebe za materijalima, dijelovima isklopovima koji se ugrađuju u proizvode za tržište.

Uz primarne i sekundarne potrebe postoje i tercijarne potrebe. Tosu razni pogonski materijali koji ne ulaze u sastav proizvoda, ali sunužni za odvijanje proizvodnje.

Uz prognozu potrebnih količina predmeta rada određene kakvode,značajno je odrediti i vremensku dimenziju potreba.Kako se potrebe uvijek odnose na određeno razdoblje (period), aunutar toga na određene rokove, treba ih što bolje uskladiti saprocesima proizvodnje i prodaje. Sve to pretpostavlja usklađivanjerokova predmeta nabave sa potrebama korisnika.

Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 253.

METODE ISTRAŽIVANJA POTREBA ZA PREDMETIMA RADA

Istražiti potrebe za predmetima rada je potrebno odraditi štopreciznije, međutim to nije uvijek ekonomično, naročito zamaterijale čiji je udio u ukupnoj vrijednosti objekata nabave malen.

Prema načinu istraživanja potreba i stupnju preciznosti rezultatarazlikujemo determinističke, stohastičke i heurističke metodeistraživanja potreba za predmetima rada.

DETERMINISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA

Tipično područje primjene determinističkih metoda istraživanjapotreba su slučajevi u kojim je riječ o materijalima velike vrijednosti,koji se utroše u procesu proizvodnje u kradem vremenu nego što jeperiod njihova nabavljanja.

Podloga za determinističko istraživanje potreba su jednoznačni,potpuni i točni opisi proizvoda koje se može napraviti na različitenačine. Najčešde se koriste tehnički opisi proizvoda (nacrti isastavnice).

NACRTI

Nacrti grafički prikazuju sastav proizvoda u određenom mjerilu,ili pomodu normiranih simbola.

Sastav kompleksnih proizvoda ne može se prikazati jednimnacrtom, te se uslijed toga nacrti hijerarhijski rasčlanjuju. U tomslučaju, s obzirom na sadržaj, razlikujemo:

- nacrte proizvoda, kojima se prikazuju komponente/sklopovi,

- nacrte sklopova, kojima se prikazuju sastavni dijelovi sklopova,

- nacrte dijelova, kojima se prikazuju njihovi sastavni elementi, tj.vrste i količine materijala.

Na temelju nacrta može se ručno napraviti specifikacija ukupnopotrebnih materijala (prema vrstama, količinama i obilježjima) zaizradu jednog proizvoda.

U specifikaciji materijala potrebno je navesti šifre i nazivematerijala, te jedinice mjere.

SASTAVNICE

Sastavnice prikazuju strukturu proizvoda u obliku liste u kojoj sunavedeni bitni podaci o proizvodu i njegovim komponentama(materijalima, dijelovima i sklopovima).

U pojedinim industrijskim granama se umjesto naziva“sastavnica” koristi naziv “receptura” – kemijskoj i prehrambenojindustriji, “lista materijala” – građevinskoj industriji i montažnojdjelatnosti, “lista drva” –drvnoj industriji i sl.

Sastavnice možemo razmatrati prema strukturi, sadržaju,primjeni i načinu provedbe izmjene u njima.

Temeljni oblik sastavnice je tzv. skupna sastavnica koja sadržišifru i naziv proizvoda, ili sklopa na koji se odnosi, podatke okomponentama (sastavnim dijelovima i materijalima) od kojih sesastoji proizvodni sklop, podatke o količinama potrebnihkomponenata.

Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management,2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 255.

Sastavnicama se može prikazati struktura proizvoda na različite načine pa satoga stajališta razlikujemo količinske, strukturne, hijerarhijske sastavnice isastavnice varijanata.

Pregledi potreba za materijalima se rade kako bi mogli odgovoriti naslijedeća pitanja:

- u koje se proizvode ugrađuju pojedini materijali, dijelovi i sklopovi?

- koji se proizvodi ne mogu proizvoditi ako dođe do nedostatakaodređenih materijala, dijelova ili sklopova?

- kakve posljedice ima povedanje / sniženje cijene određenekomponente za pojedine proizvode?

Pravodobno zadovoljavanje potreba ovisi i o vremenu (periodu)nabavljanja pojedinih materijala, kao i o vremenu protoka materijala uproizvodnom procesu.

Za rad nabave je značajno da su pojedini predmeti rada šifrirani nanačin da ih se može nedvosmisleno identificirati, da imaju jednoznačnenazive, da su za njih određene jedinice mjere s kojima se vode usastavnicama, da imaju oznake vrste u svezi sa proizvodnjom (proizvod,sklop, dio sirovina), da imaju oznaku načina pribavljanja (vlastitaproizvodnja, dobavljač, kombinirano), da imaju naveden statuspojedinog materijala ( ugrađuje se u proizvod, pogonski / pomodnimaterijal, pričuvni dio) i da imaju navedene tehničke podatke ( težinapo jedinici mjere, dimenzije, oblik, agregatno stanje).

Za potrebe nabave se vedinom koriste količinske sastavnice, tepregledi potreba prema stupnjevima proizvodnje / ugradnje.Istražene potrebe nisu nepromjenjive. Promjene potreba se provodezbog različitih tehničkih i ekonomskih razloga. Tehnički razlozi mogubiti razna poboljšanja i uklanjanje nedostataka, a ekonomski semogu odnositi na primjenu funkcionalno zadovoljavajudih, ali ijeftinijih materijala, na uzimanje u obzir želja kupaca, te mogudnostii ograničenja na tržištu nabave.

STOHASTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBAZa vedinu predmeta rada ( 70 – 80 %) nije ekonomično, ili nijemogude koristiti determinističke metode istraživanja potreba. Ovdjeje većinom riječ o materijalima koji su ABC analizom razvrstani uskupinu C, te o pomoćnim i pogonskim materijalima koje nabavadrži na zalihi, te za njih ima utvrđene normative zaliha i samostalnoistražuje budude potrebe.U praksi se prilikom takvog istraživanja postupa vrlo jednostavno. Zapojedinačne materijale se uzima prosjek potrošnje zadnjih nekolikomjeseci, te se tome svaki mjesec dodaje potrošnja prošlog mjeseca,a isključuje se najstariji podatak o potrošnji. Prosjek potrošnjepredstavljaju prognozirane potrebne količine za naredni mjesec naosnovu prethodno utvrđenih podataka.

Međutim, stohastičko istraživanje potreba je zadovoljavajudi postupak

samo u određenim slučajevima.

Potrošnja i zalihe, naime, imaju različitu dinamiku, pa je potrebnoizabrati postupke procjene bududih potreba na način da održavajutendenciju razvoja potreba.

Tako je vrlo važno razlikovati slučajeve kada je riječ o redovitimpotrebama i slučajeve kada je riječ o sezonskim, sporadičnim,neredovitim potrebama koje jako variraju.

Ako je riječ o redovitim potrebama, one mogu biti konstantne, ili, pak,imaju trend rasta, ili pada.

Kod neredovitih potreba dolazi do vedih otklona potrošnje odprosječne godišnje vrijednosti. Za svaku od takvih potreba je potrebnoizabrati prikladne metode prognoze na temelju podataka iz prošlosti.Kod takvih situacija je značajno postojanje dovoljnog broja podataka izprošlih razdoblja kako bi se dobio precizniji tijek razvoja potreba,reprezentativnost (dužina) razdoblja za koje radimo prognozu, teučestalost izrade prognoze.

Pretpostavke za primjenu stohastičkog istraživanja potreba su:

- da se vodi evidencija potrošnje i stanja zaliha materijala,

- da je broj podataka iz vremenskog niza dovoljan za eliminiranje slučajnihkolebanja,

- da se raspolaže podacima iz kontinuiranog slijeda kretanja potrošnje u dužemrazdoblju.

DINAMIKA ZALIHA POJEDINIH VRSTA MATERIJALA

Zalihe materijala su dinamične i mijenjaju se s obzirom na:

- količinu isporuke materijala,

- period nabavljanja materijala (učestalost isporuka),

- količinu potrošnje materijala,

- period potrošnje materijala.

Kod kontinuirane potrošnje materijala bi bilo najbolje da u trenutku kad zalihajednog materijala padne na nulu stigne nova isporuka koja bi omogudavala daljnjenesmetano poslovanje korisnika. Takav slučaj bi bio mogud kod potpunoravnomjerne potrošnje uz idealne uvjete nabave i isporuke materijala. Količinetakvih materijala se mogu dosta precizno izračunati i planirati. Određeni otkloniovise o slučajnim utjecajima i nemaju nikakvu zakonitost. U toj skupini materijalase nalazi pretežni dio materijala u masovnoj i serijskoj proizvodnji.

S obzirom na period potrošnje materijala potrošnja i nabava

takvih materijala ovise o raznim čimbenicama (sezoni, nabavnojcijeni, potrebama korisnika i sl.).

Ovakvo kretanje zaliha je karakteristično za materijale koji senabavljaju u sezoni (poljoprivredni proizvodi, drva za ogrjev) ikoji se povremeno troše. Potrebe za ovakvim materijalima semogu procijeniti i planirati, međutim, potrebno ih je češdemijenjati zbog promjena okolnosti na tržištu i potrošnji (njihovenormative).

U treću skupinu pripadaju materijali za koje ne možemo istražiti ipredvidjeti potrebe jer ne pokazuju nikakvu ravnomjernost upotrošnji i nabavi. U tu skupinu ubrajamo materijale koje trebapovremeno i neplanirano nabaviti poradi posebnih slučajeva(kvarovi i sl.), te materijale čije se naručivanje ne ponavlja (npr.materijale za investicijske potrebe).

PROGNOZA REDOVITIH POTREBA

Kod redovitih potreba nastaju slučajna variranja potrošnje koja se kredu okosrednje vrijednosti potrošnje, te se buduća potrošnja može prognozirati natemelju srednje vrijednosti vremenskoga niza, ili na temelju kretanja linijetrenda. Srednje vrijednosti se izračunavaju na različite načine (aritmetičkasredina, vagana aritmetička sredina, metoda pomičnih prosjeka,eksponencijalno ponderiranje).

PROGNOZA NEREDOVITIH POTREBAPrilikom razmatranja dinamike zaliha pojedinih materijala može se ustanovitikako se neki materijali troše neravnomjerno, povremeno, a postoji i sezonskapotrošnja. Za prognozu takvih potreba obično se koriste tzv. dvostrukeprognoze (posebno se prognozira učestalost potrošnje u pojedinimrazdobljima, a posebno količina potrošnje. Periodične se potrebe zatimizračunavaju kao umnožak prognoze učestalosti potrošnje u određenomrazdoblju i količine potrošnje po pojedinom radnom nalogu).

KONTROLA REZULTATA PROGNOZEBez obzira koja se stohastička metoda koristi za prognoziranje potreba,uvijek dolazi do otklona između prognoziranih i stvarnih potreba. Ako suotkloni slučajni, to ne bi trebalo biti simptomatično, ved su važni otkloni dokojih dolazi zbog primjene neprikladnih metoda procjene. Ako su prognozedobre, zbroj pozitivnih i negativnih otklona bi morao biti otprilike jednak. Kodloših prognoza otkloni su veliki.

HEURISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA

Često se primarne i sekundarne potrebe procjenjuju premasubjektivnim ocjenama zahtjeva tržišta, te mogudnostima njihovarealiziranja u poduzedu.

Primarne se potrebe procjenjuju u službi prodaje. Tu može biti riječ ozahtjevima za novim proizvodima s različitom strukturom odpostojedih, što dovodi do promjena sekundarnih potreba.

Sekundarne se potrebe mijenjaju i prilikom provedbe normizacijesastavnih dijelova proizvoda.

U pravilu se heurističkim metodama istražuju potrebe za malen brojpredmeta rada. U procjeni takvih potreba se koriste logičke i intuitivnemetode. Logičke metode procjene potreba se temelje na analogijamapotreba iz prošlosti.

Intuitivne procjene su rezultat slobodne procjene pojedine osobe, iliskupine djelatnika. U tu se svrhu koriste različiti postupci, poputprocjene ekstremnih vrijednosti i traženja srednjih vrijednosti, ili daprocjenu vrši više djelatnika zajedno, a zatim da usklade svojeprognoze. Također, mogude je korištenje različitih pomodnih sredstavakoja olakšavaju izradu prognoze.

Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006., vlastita naklada, str. 254.

VREDNOVANJE POTREBA

Planiranje nabave ne završava prognozom potrebnih količina.

Količine je potrebno vrednovati kako bi mogli planirati potrebnafinancijska sredstva, evidentirati ulaze, izlaze i zalihe, obračunavatiutrošene materijale, izraditi kalkulacije, kontrolirati uspješnostnabave, platiti porez, ili zatražiti povrat poreza.

S obzirom kako tijekom vremena cijene predmeta rada podliježupromjenama, da se potrebne količine nabavljaju iz različitih izvora ipo različitim cijenama, a kupnja i potrošnja / prodaja se vremenskine poklapaju, postavlja se pitanje sa kojim cijenama planiratinabavu i napraviti obračun utrošenih predmeta rada, odnosno pokojim cijenama evidentirati zalihe i kontrolirati učinke nabave.

Vrednovanje predmeta nabave se može provoditi po planskimcijenama, stvarnim nabavnim cijenama, prosječnim cijenama ifiktivnim nabavnim cijenama.

PLANSKE CIJENE

Planske se cijene izračunavaju (za predmete rada) tako da secijene dobavljača u prošlom razdoblju (stvarne nabavne cijene, iliprosječne nabavne cijene) povećaju za ovisne troškove (troškovepakiranja, prijevoza, pretovara, osiguranja, carine i dr.), te da seprema očekivanjima budućeg kretanja cijena na tržištu odredifaktor s kojim se te cijene korigiraju za novo plansko razdoblje.Planskim cijenama kao internim obračunskim cijenama se želieliminirati vanjske utjecaje (probleme stalnih promjena cijena natržištu).

STVARNE NABAVNE CIJENE

U planu nabave mogu se koristiti i stvarne nabavne cijene izprošlog razdoblja. Stvarne nabavne cijene u prošlom razdobljuobuhvadaju se prilikom svakog ulaza predmeta rada u poduzede ,te se obračunavaju prilikom njihova izdavanja. Međutim, tupostoji opasnost znatnijih otklona ostvarenih cijena u novomrazdoblju od planiranih cijena (mogude promjene na tržištu).

PROSJEČNE NABAVNE CIJENE

Računaju se za materijale koji se nabavljaju po različitim cijenama, urazličitim vremenskim razdobljima i / ili s raznih izvora.

FIKTIVNE NABAVNE CIJENE

Obračunavaju se prema redoslijedu prispjeda i potrošnje / prodajematerijala po njihovim nabavnim cijenama. S obzirom na njihov obračunrazlikujemo slijedede metode: fifo, lifo, hifo, lofo.

Metoda Fifo (first in – first out) se temelji na izlazu materijala premaredoslijedu njihova prispjeda. Prvo sa skladišta izlaze materijali koji su uskladištu prvi primljeni i obračunavaju se po njihovoj nabavnoj cijeni. Kadsu iscrpljene njihove zalihe, slijedi izlaz materijala koji su u skladište ušlinakon njih, te se oni obračunavaju po svojoj nabavnoj cijeni.

Metoda Lifo (last in – first out) – prema ovoj metodi prvo se troše, iliprodaju materijali koji su posljednji primljeni u skladište, te seobračunavaju po njihovim nabavnim cijenama. Zatim se troše / prodajumaterijali koji su u skladište ušli prije njih, te se obračunavaju po njihovimnabavnim cijenama. Ako na kraju planskog razdoblja ima zaliha materijala,one se obračunavaju po posljednjoj nabavnoj cijeni. Cilj Lifo metode jekorištenje cijena u obračunu materijala koje se što manje razlikuju odaktualnih tržišnih cijena.

Metoda Hifo (highest in – first out) - prvo se troše / prodaju materijalinabavljeni po najvišoj cijeni.

Metoda Lofo (lowest in – first out) – prvo se troše / prodaju materijalinabavljeni po najnižoj cijeni.

PRAKTIČNA PRIMJENA ISTRAŽIVANJA POTREBA

Istraživanje potreba primjenom determinističkih metoda u suvremenojpraksi ne stvara probleme ako se raspolaže sastavnicama proizvoda isustavom za elektroničku obradu podataka sa programima za planiranje iupravljanje proizvodnjom.

Nasuprot tome, primjena stohastičkih metoda često je nesigurna, te nijerijetkost da se javljaju velike razlike između planiranih i stvarnih potreba.Posljedice su premalene, ili prevelike zalihe, te problemi u svezi sakoličinama i rokovima isporuke materijala, ostali nepotrebni troškovi i sl.Kako bi se u što vedoj mjeri izbjegle negativne posljedice posebnupozornost važno je posvetiti izboru i potpunosti podataka na temelju kojihse istražuju i prognoziraju potrebe, te izboru metoda o kojima oviserezultati prognoze za određenu dinamiku potrošnje predmeta rada. Uzpretpostavku da de dinamika prošle potrošnje vrijediti i u novom planskomrazdoblju, bira se model potrošnje.

Rezultati heurističkog istraživanja potreba su najmanje precizni uodnosu na stvarne potrebe, a ovise o iskustvima, sposobnostima iintuiciji prognostičara. Ako su stvarne potrebe vede od planiranih,otkloni nisu bitni jer je riječ o relativno malom broju predmeta radačija vrijednost nije velika. Jedino se znatnije povedavaju troškoviskladištenja. Problemi nastaju u slučaju da nije planirana dovoljnakoličina pa dolazi do nedostatnih zaliha.

U svakom slučaju teži se smanjenju rizika pogrešnog planiranja kakobi se što više uskladile planirane i stvarne potrebe, te izbjegleprekonormne, ili nedostatne zalihe. U tu svrhu potrebno je dobroiskoordinirati rad prodaje, nabave, proizvodnje , te primjenitiprocesnu organizaciju.

PLANIRANJE NAČINA NABAVLJANJA

Pravodobnu opskrbu korisnika uz što povoljnije troškove nabavatreba realizirati u skladu sa načinom proizvodnje i situacijom natržištu, kako bi osigurala odvijanje procesa reprodukcije bezzastoja.Skup odluka u svezi s ispunjenem tih zadataka naziva sedispozicija materijala.Na odluke o dispoziciji materijala utječu razni instrumentipolitike nabave: politika kakvode, cijena, količina, izboradobavljača, odnosa sa dobavljačima, politika ugovora, te situacijana tržištu i troškovi nabavljanja (troškovi dopreme, skladištenja izaliha). O svemu tome je potrebno voditi računa prilikom izradeplana i programa nabavljanja u kojem se okvirno definira kada ikoliko nabaviti od ukupno potrebnih predmeta rada u planskomrazdoblju.Pitanje količine i rokova nabave nekog materijala povezano je i sapitanjem zaliha. S obzirom na učestalost nabavljanja potrebno jeodlučiti hodemo li koristiti mogudnost jednokratne nabaveukupne količine materijala u planskom razdoblju, ili ponavljajudunabavu u istim, ili promjenjivim količinama.

Ako se predmeti nabave nabavljaju u većim količinama onda su

troškovi dopreme po jedinici predmeta manji, ali se povedavajutroškovi skladištenja i zaliha jer se povedavaju količine zaliha ismanjuje njihov koeficijent obrtaja.

Kako bi se potrebe u planskom razdoblju zadovoljile sigurnije ipovoljnije potrebno je istražiti optimalne količine i rokove nabave.

S obzirom kako nije mogude u potpunosti uskladiti isporukedobavljača i potrošnju predmeta rada, potrebno je držati sigurnosnezalihe kojima se pokrivaju rizici otklona od rokova i količinaisporuka, te od količina i rokova potrošnje.

U planu nabavljanja potrebno je dakle odgovoriti na pitanja:

Kada i koliko nabaviti kako bi pravodobno dopunili zalihe i postiglioptimalne troškove nabave? Odgovori na ta pitanja se razlikuju sobzirom na vrste i obilježja predmeta rada.

PLANIRANJE ROKOVA NABAVEZa svaki predmet nabave potrebno je poznavati njegov periodnabavljanja. Period nabavljanja je vrijeme koje prođe od trenutkautvrđivanja potreba za određenim predmetom nabave do trenutkakada je taj predmet raspoloživ korisnicima.

To vrijeme u poduzeću obuhvaća vrijeme potrebno zaadministrativnu obradu zahtjeva za nabavu i vrijeme naručivanja(određivanje izvora nabave, izrade i dostave upita dobavljačima,prijama, ispitivanja i ocjenjivanja ponude, izbora izvora nabave,izrade i dostave narudžbe). Zatim tu ulazi vrijeme potrebno zadobivanje odgovora dobavljača (potvrde prihvadanja narudžbe),vrijeme izrade i otpreme predmeta nabave, prijevoza robe, tevrijeme prijama, kontrole i uskladištenja isporučene robe. Tomevremenu je još potrebno dodati vrijeme dostave predmeta radakorisnicima.

Naručivanje potrebnih predmeta rada može uslijediti kada supoznati uvjeti dobavljačeve isporuke (rok isporuke, cijena, uvjetipladanja i sl.).

Vrijeme potrebno za istraživanje uvjeta dobavljačeve isporuke ovisi otipu transakcije. Ako je riječ o ponavljajudoj nabavi, onda je tovrijeme gotovo zanemarivo. Ako je riječ o modificiranojponavljajudoj nabavi, ili o novoj nabavi onda je prvo potrebnoistražiti mogude izvore nabave, te uvjete i rokove isporuke pojedinihdobavljača. Period nabavljanja biti de kradi ako takvi dobavljačiimaju svjedodžbe kakvode.

Period nabavljanja biti de duži ako su putevi naručivanja duži (npr.kada u lancu nabave sudjeluje više poduzeda).

U izradi plana rokova nabave je potrebno računati s rizicimaisporuke kako ne bi došlo do prekida proizvodnje / prodaje zbognedostatka predmeta rada.

Troškovi povedanih zaliha manji su od šteta koje nastaju zbogprekida procesa proizvodnje / prodaje.

PLANIRANJE KOLIČINA NABAVEU svrhu planiranja količina nabave potrebno je istražiti koje ćekoličine nabave omogućiti najniže troškove nabave, dopreme,skladištenja i zaliha uz istodobno zadovoljenje zahtjeva sigurnostiopskrbe. U obuhvatu ukupnih troškova u obzir je potrebno uzetislijedede troškove:- izravne troškove,- neizravne troškove,- troškove nedostatnih zaliha,- kamate i troškove skladištenja.

Izravni troškovi su troškovi predmeta nabave. Izračunavaju semnoženjem nabavne cijene i količine.

Neizravni troškovi nabave su troškovi funkcije nabave (pladedjelatnika, troškovi za potrebe planiranja, dipsozicije, istraživanja,nabavljanja, prijama pošiljaka, ispitivanja kakvode, unutarnjegtransporta, uskladištenja, vođenja evidencije, materijalnogknjigovodstva, platnog prometa, obrade podataka,telekomunikacijskih usluga i sl.). Takvi troškovi su fiksni, padaju sporastom količine nabave, a rastu sa smanjenjem količine nabave.

Troškovi nedostatnih zaliha se javljaju ako materijal nijepravodobno isporučen, a sigurnosna zaliha ne pokriva rizik isporuke.Kako bi se izbjegle vede štete potreban materijal se zamjenjujeraspoloživim skupljim materijalom, ili se hitno nabavlja po višimcijenama. Vjerojatnost nastanka troškova zbog nedostatnih zaliha jemanja ako su količine nabave vede.

Troškovi kamata na zalihe i troškovi skladištenja (amortizacijaskladišnih zgrada i opreme u skaldištu, pladanje najma za tuđiskladišni prostor i opremu, troškovi grijanja, rasvjete, čišdenja,troškovi zbog gubitaka količine; kalo, krađa, lom;, gubitaka kakvode)povedavaju se u skladu sa povedanom količinom nabave.

Dakle, cilj planiranja količina nabve je optimiziranje ukupnihtroškova.

Ekonomična (optimalna) količina nabave podrazumijeva količinudobra određene kakvode, koje se pod određenim rokom isporukeisporuči od nekog dobavljača nakon što se izračuna optimumukupnih troškova uzimajudi u obzir potrebe i cijenu dobra,mogudnosti troškova transporta, skladištenja, uvjeta pladanja,kamata na obrtna sredstva i rokova isporuke.

Ako se u planskom razdoblju odjedanput nabavi ukupno

potrebna količina nekog dobra, onda govorimo o maksimalnojkoličini nabave (isporuke, ili narudžbe).

Ako se nabavlja količina dostatna za dnevne, ili poludnevnepotrebe, odnosno količina koja je dovoljna da formira zalihu nanajmanjoj mogudoj razini, uz uvjet da takva zaliha osiguraredovitu i nesmetanu potrošnju, onda je riječ o minimalnojkoličini nabave.

U situaciji kada se u planskom razdoblju znatnije ne mijenjajuuvjeti nabave i potrošnje, nije potrebno ponavljati proračunkoličina nabave, ved se isporuke ponavljaju u istoj količini. Utome slučaju govorimo o normiranoj količini nabave. Uvjet zaprimjenu normirane količine nabave je da ne postoje znatnijiotkloni između stvarne i planirane količine predmeta rada, te dane dolazi do vedih tržišnih turbulencija u mogudnostimaisporuke.

SUSTAVI NABAVLJANJASustav nabavljanja je sređeni postupak opskrbe poduzedapotrebnim predmetima rada, a cilj mu je da uz što manjetroškove nabavljanja ostvari sigurno zadovoljenje potrebakorisnika u procesu reprodukcije.

Sustav nabavljanja trebao bi ispuniti slijedede zahtjeve:

- zadovoljiti ciljeve sigurnosti i ekonomičnosti, te odgovaratiprilikama na tržištu,

- što bolje iskoristiti instrumente količine isporuka i trenutakanabave,

- treba biti realan, mora se provoditi u konkretnim uvjetimaprimjenom raspoloživih organiazcijskih sredstava,

- jeftin i jednostavan,

- pregledan, mora olakšavati kontrolu poslovanja.

KONTINUIRANI SUSTAV NABAVLJANJA

Prema kontinuiranom sustavu nabavljanja, trenutak nabaveje, dakle, kod one količine zaliha koja de modi pokriti potrebeu periodu nabavljanja, tj. do trenutka kad de predmeti rada iznove pošiljke biti raspoloživi za izdavanje.

PERIODIČNI SUSTAV NABAVLJANJAKoristi se u slučajevima kada je nabava moguda samo uzadanim rokovima koji odgovaraju ritmu isporuke dobavljača,ili ritmu potrebe vlastite proizvodnje / prodaje, a premakojima se utvrđuje i rok nabave.

ADAPTIVNI SUSTAV NABAVLJANJAKontinuirani i periodični sustavi nabavljanja se primjenjuju uslučajevima približno konstantne potrošnje / prodaje u dužemvremenu, te ih se ne može prilagoditi kratkoročnimpromjenama potreba. U takvim se slučajevima koristeadaptivni sustavi nabavljanja.

KANBAN SUSTAVKanban je sustav upravljanja proizvodnjom i isporukamamaterijala od strane korisnika. Materijali se isporučuju u fiksnimkoličinama (tzv. kanban količinama) u standardnim posudama, ilikutijama. Korisnici određuju kada i koliko kutija materijaladobavljača mora isporučiti u ugovorom zadanim rokovima.Nova se isporuka inicira automatski kada zaliha prijeđenormiranu donju granicu. Korisnici mogu dobavljača o tomeobavijestiti na različite načine. Prvotno je, u tu svrhu, kao nosilacinformacija služila japanska kartica (kanban), prema čemu jesustav i dobio naziv. Također, dobavljaču se može poslatiobavijest kada zaliha padne na minimalnu razinu, ili pomoduispražnjenih kutija / posuda koje se skupljaju u nekomcentralnom mjestu u poduzedu, gdje ih dobavljač preuzima uzadanim rokovima. U suvremenim uvjetima se koristi ielektroničko komuniciranje.Prilikom uvođenja Kanban sustava u skladištu na policamamoraju biti barem po dvije pune posude / kutije svakogmaterijala kako bi se odmah nakon što se isprazni jedna posudainicirala isporuka druge, pune, te punjenje praznih. Na taj načinje osigurana dovoljna zaliha kod korisnika, te spremnostdobavljača za isporuku nove Kanban količine.

Ovakav sustav vrlo je racionalan sa stajališta troškova nabave ilogistike. Obično se koristi za opskrbu poduzeda sitnimmaterijalima malene vrijednosti.

Korisnik ne smije zahtijevati više materijala nego što mu jepotrebno i prije nego što utvrdi konkretne potrebe, a proizvođačne smije proizvesti više materijala nego što korisnik zahtijeva.

Sustav Kanban se često koristi u divizionalnim i fraktalnimorganizacijama.

Uvjeti za primjenu takvog sustava je kontinuirana proizvodnja /prodaja bez velikih oscilacija.

Mogude prepreke očituju se u otporima djelatnika, nepreciznorazrađena organizacija sustava opskrbe, neprikladno označavanjeposuda i materijala što onemogudava identifikaciju.

Prednosti se očituju u radikalnom smanjenju prosječnih zaliha,povedanju koeficijenta obrtaja zaliha, te u smanjenju operativnihposlova nabave.

“JUST IN TIME” SUSTAV NABAVLJANJA

Ovakav sustav nabavljanja razvijen je na temelju Kanban sustava. Zarazliku od Kanban sustava koji je orijentiran potrošnjom, JIT sustav jeorijentiran potrebama korisnika, a primjenjuje se za materijale iproizvode s velikim udjelom u vrijednosti potrošnje, za koje se isplatisinkronizirati proizvodnju u lancu stvaranja vrijednosti prema dnevnimprogramima. To se naročito odnosi na zadnju fazu proizvodnje (montažai sl.).

Sinkronizirana proizvodnja podrazumijeva da se na svakom stupnjuproizvodnje uskladi proces rada sa ostalim stupnjevima, uključujudi iisporuke predmeta rada, te da se proizvodnja odvija bez skladišta i saminimalnim zalihama. JIT sustav pribavlja materijale zahtijevanekakvode samo u onoj količini, i samo onda kad je to upravo potrebno.

Kako bi se JIT sustav mogao realizirati potrebno je ispuniti određenepretpostavke:

- osigurati isporuku dobara zahtijevane kakvode (bez grešaka) kako bi semogla eliminirati prijamna kontrola,

- uskladiti kapacitete u proizvodnom lancu i osigurati visok stupanjpouzdanosti dobavljača,

- koristiti autonomne organizacijske jedinice / mala poduzeda i povezati

informacijske sustave kupca i dobavljača u upravljanju zalihama,

- proizvoditi u malim serijama,

- suvremenim logističkim rješenjima i korištenjem sigurne prometneinfrstrukture osigurati efikasan protok materijala bez zastoja.

Prednosti za dobavljače kod JIT sustava isporuke:

- sklapaju dugoročne ugovore kojima osiguravaju plasman svojihproizvoda,

- ojačavaju tržišni položaj u odnosu na konkurente,

- investicije u proširenje kapaciteta proizvodnje i vođenje brige ozalihama podloga su za postizanje bolje prodajne cijene,

- osigurani plasman proizvoda omoguduje im više vremena za bavljenjerazvojem i racionalizacijom poslovanja kako bi što više udovoljilizahtjevima kupaca i skratili vrijeme lansiranja novih proizvoda.

PLANIRANJE ZALIHA PREDMETA RADA

S obzirom kako nije uvijek mogude, niti ekonomično,sinkronizirati isporuke i potrošnju predmeta rada, potrebno jedržati zalihe kako bi se u kratkom roku mogle zadovoljiti potrebeza predmetima rada. Pri tomu je potrebno nastojati da se uzalihama ne “zamrzne” previše kapitala.

Zalihe ne smiju biti niti prevelike, niti premalene.

Premalene zalihe ugrožavaju normalnu opskrbu korisnika. Zbognedostatnih zaliha može dodi do zastoja u odvijanju procesareprodukcije, do potrebe hitnog naručivanja predmeta rada, dopreorijentacije proizvodnje na druge zadatke, do kašnjenjaisporuka gotovih proizvoda, što sve dovodi do povedanjatroškova.

Previsoke zalihe smanjuju ekonomičnost poslovanja jer nastajunepotrebni troškovi skladištenja i zaliha, a vezani kapital uzalihama smanjuje likvidnost. Pored toga postoji opasnostzastarijevanja, kvarenja, gubitaka materijala i opasnost pojavenekurentnih zaliha.

Planiranje zaliha predmeta rada omogudava smanjivanje vezanogkapitala u zalihama, te usklađivanje zaliha sa potrebama poduzeda isituacijom na tržištu.

Za potrebe planiranja potrebno je poznavati ukupne planske potrebe,prošlu potrošnju, stanje zaliha, količine zalihe i sustav nabavljanjapojedinih skupina materijala.

Polazište u planiranju zaliha predmeta rada su pokazatelji prosječnihkoličina i vrijednosti zaliha u prošlom razdoblju, te pokazateljikoeficijenta obrtaja pojedinih vrsta predmeta rada.

Razlikujemo raspoložive i rezervirane količine zaliha.

Raspoloživu količinu zaliha pojedinih predmeta rada moramoizračunati ako je dio zalihe rezerviran za neku planiranu namjenu i / iliako još nisu dospjeli rokovi isporuke pojedinih narudžbi u tijeku.

Rezervirana količina zalihe odnosi se na dio zalihe s kojim se ne možeraspolagati jer je namijenjen za konkretne potrebe unutar planskograzdoblja. Rezerviranje materijala ima smisla kad kupci zahtijevajuisporuke u kratkim rokovima. Ponekad je potrebno privremenoosloboditi takve zalihe za redovitu potrošnju ako se pojave smetnje uopskrbi, ili ako zbog zastoja treba promijeniti plan proizvodnje.

NORMATIVI ZALIHA PREDMETA RADA

Normativi zaliha predmeta rada predstavljaju određene količinematerijala, dijelova, sklopova i / ili trgovačke robe unutar kojih semoraju kretati zalihe kako bi se osiguralo nesmetano odvijanjeprocesa reprodukcije, tj. da bi se zadovoljili zahtjevi sigurnostiopskrbe, a isto tako i ekonomičnosti.

Egzaktno utvrđeni normativi zaliha predmeta rada omoguduju:

- odvijanje procesa reprodukcije uz racionalne zalihe i racionalnokorištenje skladišnog prostora,

- realno planiranje obrtnih sredstava, planiranje kamata i troškovaosiguranja predmeta rada,

- primjenu i funkcioniranje adekvatnih sustava nabavljanja,

- bolju kontrolu i analizu zaliha predmeta rada.

SIGURNOSNA ZALIHA

Sigurnosna zaliha služi za pokrivanje potreba samo u slučajevima kadadođe do vede potrošnje predmeta rada nego što je planirano (zbog škartau proizvodnji, zbog korištenja predmeta rada neadekvatne kakvode, ilidimenzija), u slučaju kašnjenja isporuka, isporuka na krivom mjestu,isporuka pogrešnog materijala i sl. Ona dakle služi za zaštitu od rizika iiznenađenja.

SIGNALNA ZALIHA

Signalna zaliha je količina zalihe kod koje treba započeti proces nabavljanjakako bi pravodobno nadopunili zalihu, kako tijekom nabavljanja ne bimorali koristiti sigurnosnu zalihu.

MAKSIMALNA ZALIHA

Maksimalna zaliha je normativ koji su u literaturi ne može tako preciznodefinirati kao ostali normativi zaliha. Maksimalna zaliha je gornja granicazalihe koju u pravilu ne treba prijedi. Zaliha do te granice je još uvijekekonomski opravdana s obzirom natroškove skladištenja i zaliha, te stupanjsigurnosti zadovoljenja potreba korisnika.

MJERE ZA REDUKCIJU KOLIČINE ZALIHA

- centralno utvrđivanje potreba,

- centralizirano vođenje evidencija zaliha,

- eliminiranje međuskladišta,

- promjene konstrukcijskih rješenja,

- promjene procesa proizvodnje,

- eliminiranje prekomjernog rezerviranja materijala,

- uspostavljanje partnerstva sa dobavljačima,

- kooperacija u nabavi,

- skradenje perioda nabavljanja,

- uspostavljanje konsignacijskih skladišta,

- prodaja nekurentnih i prekonormnih zaliha,

- sinkronizacija isporuke i potrošnje materijala.