Tehnik audit internal

Pengertian auditKegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaatAudit merupakan instrumen bagai manajemen untukmembantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

INTERNAL AUDITINGIS AN INDEPENDENT, OBJECTIVE ASSURANCE & CONSULTING ACTIVITY DESIGNED TO ADD VALUE & IMPROVE AN ORGANIZATIONS OPERATIONS. IT HELPS AN ORGANIZATION ACCOMPLISH ITS OBJECTIVES BY BRINGING A SYSTEMATIC, DISCIPLINED APPROACH TO EVALUATE & IMPROVE THE EFFECTIVENESS OF RISK MANAGEMENT, CONTROL & GOVERNANCE PROCESSES.

INDIAN BUSINESS ACADDEMYWHAT IS INTERNAL AUDIT ?+ AN INDEPENDENT APPRAISAL SERVICE TO MANAGEMENT MEASURING & EVALUATINGTHE EFFECTIVENESS OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM

+ A PROCESS ESTABLISHED BY MANAGEMENT TO PROVIDE REASONABLE ASSURANCE THAT ORGANIZATIONAL OBJECTIVES WILL BE ACHIEVED

Auditor internalKatalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:Memberdayakan sistem mutuMengamankan kebijakan mutuJangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahanJangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobot

Jenis auditAudit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan. Disebut audit pihak pertamaAuditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitiaAudit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan) dan audit pihak ketiga (oleh institusi independen)

10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktifAdalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisienDilakukan dengan azas manfaatDilakukan secara objektifBerpijak pada fakta dan kebenaranMelibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujianBermuara pada pengambilan keputusanDilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentuMerupakan kegiatan berulangMenghasilkan laporan

Tujuan auditMendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan

PURPOSE OF INTERNAL AUDITTO IMPROVE & ADD VALUE TO THE ACTIVITIES OF PUBLIC ADMINISTRATIONBY ASSESING WHETHER THE PUBLIC RESOURCES ARE MANAGED INCONFORMING WITH THE PRINCIPLES OF ECONOMY, EFFECTIVENESS & EFFICIENCY & TO PROVIDE GUIDENCEI A = PROVIDES INDEPENDENT & OBJECTIVE ASSURANCE & CONTROLING

Aktifitas auditMemastikan (konfirmasi dan verifikasi)Menilai (mengevaluasi dan mengukur)Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Kegiatan yang biasa dilakukan auditorTelaah dokumenObservasiMeminta penjelasan dari auditeeMeminta peragaan dilakukan oleh auditeeMembandingkan kenyataan dengan stadar/kriteriaMeminta bukti atas suatu kegiatan/transaksiPemeriksaan secara fisik terhadap fasilitasPemeriksaan silang (cross-check)Mengakses catatan yang disimpan auditeeMewawancarai auditeeMenyampaikan angket surveyMenganalisis data

Manfaat auditPengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi

DISTINGUISHED OF INTERNAL AUDITTHE INTERNAL AUDITORS PRIMARY RESPONSIBILITY IS APPRAISING AN ENTITYS RISK MANAGEMENT STRATEGY & PRACTICES, MANAGEMENT

INTERNAL AUDIT DO NOT EXPRESS AN OPINION ON THE ENTITYS FINANCIAL STATEMENTS

HOW AUDIT ADD VALUEIDENTIFY & CORRECT NON COMPLIANCE ISSUES

IDENTIFY IMPROVEMENT OPPORTUNITIES IN STANDART & PROCEDURS

VALUE ADDED INCLUDES :IMPROVED CONSISTENCY & LOWER VARIABILTYREDUCED ERRORS, REWORK, CYCLE TIME, COSTSINCREASED PRODUCTIVITY

Kriteria auditKumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukanKriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit

Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.

Audit mutu internalProses pengukuran dan penilaian secara sistematik, objektif, dan terdokumentasi yang dilakukan oleh auditor internal untuk memastikan bahawa kegiatan manajemen mutu telah sesuai dengan pengaturan-pengaturan atau sistem yang telah dikembangkan dan hasilnya efektif sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan dan sasaran mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan

Audit mutu internalKegiatan pengukuran atau penilaian: pengumpulan data dan informasi faktual, signifikan (mempunyai nilai informatif yang diperlukan untuk menyimpulkan suatu keadaan) dan relevanData adalah fakta: dapat dibuktikan atau diverifikasiData berhubungan dengan permasalahan mutu dan SMM, serta kepuasan pelanggan, ataupun berkaitan dengan kepentingan organisasi secara umumSistematisObjektifTerdokumentasi

Audit mutu internalLuaran audit mutu internal adalah kesimpulan yang dibangun berdasar data yang dikumpulkan dan diolahDilakukan untuk mengetahui dipenuhi atau tidak azas kesesuaian/tingkat ketaatan terhadap komitmen, kebijakan, sasaran mutu dan persyaratan mutu yang telah ditetapkan dalam SMMUntuk memeriksan efektifitas implementasi SMM: ketaatan azas dan pencapaian tujuan, efektifitas pencapaian sasaran mutuDimaksudkan untuk mendukung tercapainya komitmen, kebijakan dan sasaran mutu secara keseluruhan (perspektif mutu dan kepuasan pelanggan)Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu menyelesaikan permasalahan mutu: performa masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini, mendukung pencapaian tujuan masa depan

Tujuan audit mutu internalMembantu menyelesaikan permasalahan organisasi, terutama ditinjau dari perspektif mutu dan kepuasan pelanggan dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum

Dasar penetapan tujuan audit mutu internalPrioritas permasalahan yang dihadapi organisasiRencana pengembangan usahaPersyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuanPersyaratan regulasi atau persyaratan kontrakEvaluasi terhadap rekananAdanya potensi risiko kegiatan organisasi

Manfaat audit mutu internal

Bagi pucuk pimpinanReferensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan mutu agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang

Bagi unit operasionalMengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan

Bagi unit pengelola mutuMembatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun output untuk inflow maupun outflow produk

Bagi karyawanProses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

Manfaat bagi auditorProses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi pelangganAudit mutu internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan pada pelanggan benar-benar tercapai

Bagi rekananMemberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

Kompetensi auditorPaham prosedur audit, metoda, dan perangkat auditMengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat auditMelaksanakan audit tepat waktuMelaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahanMengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsipMelakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkanMenyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti objektifMelakukan penilaian terhadap potensi kerugianTeknik samplingMencatat aktifitas audit dalam dokumen kerjaMenyiapkan laporanMenjaga kerahasiaan informasiKomunikasi

Perencanaan audit mutu internal

Perencanaan audit mutu internalTujuan audit mutu internalLingkup audit: seluruh aspek manajemen mutu yang telah dikembangkan dan diimplementasikan:komitmen, strategi, tujuan, kebijakan, sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam dokumen SMM dan termuat dalam daftar induk dokumenObjek audit: apa saja yang perlu diauditAlokasi waktu: berapa lama akan dilakukanMetoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsbPersiapan audit: persiapan auditorLaporan hasil audit: perhatikan format laporan

ContohLingkup: pengendalian produk tidak sesuaiObjek:Aktifitas dan prosedur kerja di bagian produksi untuk mencari informasi ttg tingkat kegagalan dalam proses produksi dan bagaimana personil bagian produksi mengendalikan produk tidak sesuaiContoh lingkup yang lain: komunikasi internal, tindakan koreksi dan prevensi, dsb

Pelaksanaan audit mutu internal

Pelaksanaan audit mutu internalMengamati prosesMeminta penjelasanMeminta peragaanMenelaah dokumenMemeriksan dengan daftar periksaMencari bukti-buktiMemeriksa silangMewawancarai auditeeMelakukan surveiMencari informasi dari sumber luarMenganalisis data dan informasiMenyimpulkan

Penekanan audit mutu internalCompliance audit (audit ketaatan azas)Checking health audit (audit kesehatan azas)Innovative audit (audit inovasi)

Laporan audit mutu internalEsensi:Menyinggung kebijakan mutu, peraturan, prosedur yang menjadi acuanLokasiAktifitasKlausulSkala kekritisan (mayor atau minor atau observasi)RekomendasiBatas waktu penyelesaian

Tindak lanjut temuan audit

Tindak lanjutMenerima laporan hasil auditMempelajari laporanMembuat perencanaan perbaikanMelaksanakan perbaikan dan pencegahanMelakukan evaluasi hasil perbaikan dan pencegahanMelaporkan hasil perbaikan