6/16/ · PDF fileMục tiêu môn học ... • Thực hiện bài tập tình huống có phân công công việc r ... Tài liệu học tập

6/16/2016

1

ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT

Tên môn học: Quản trị văn phòngGiảng viên: Th.S Huỳnh Kim LongEmail: [email protected]

Giới thiệu môn học

Administrative Office ManagementGIỚI THIỆU MÔN HỌC

• Kiến thức: trang bị kiến thức cơ bản về các hoạtđộng HCVP trong tổ chức, doanh nghiệp:

– Nghiệp vụ văn phòng

– Cách quản lý các công việc HCVP

• Kỹ năng:

– Lựa chọn địa điểm và bố trí văn phòng;

– Tổ chức công tác thông tin trong văn phòng;

– Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu;

– Tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị;

Mục tiêu môn học

© Huynh Kim Long 20162


• Thái độ:

– Nghiêm túc, tích cực

– Làm việc theo nhóm

• Chia nhóm tối đa 06 thành viên

• Chọn Trưởng nhóm

• Ngồi vị trí gần nhau để thảo luận

• Thực hiện bài tập tình huống có phân công công việc rõràng

Mục tiêu môn học (tt)


6/16/2016

2


• Phương pháp:

– Tự học;

– Giải thích;

– Thảo luận nhóm nhỏ;

– Bài tập tình huống;

– Thuyết trình;

– Thực hành

• Phương tiện: mọi phương tiện

Phương pháp và phương tiện dạy học



Hình thức đánh giá


Thànhphần

Thời lượng Tóm tắt BP đánh giá

Trọng số Thời điểm

KT lần 1 20’ Thuyếttrình nhóm

10%

KT lần 2 60’ KT tự luận 20%

KT cuối kỳ 90’ KT tự luận 70%


• Chương 1: Tổng quan về văn phòng, tổ chức vănphòng, lựa chọn địa điểm, thiết kế văn phòng.

• Chương 2: Quản lý hồ sơ

• Chương 3: Nghiệp vụ văn phòng, văn bản trongchức năng văn phòng

• Chương 4: Kiểm soát công việc văn phòng

Cấu trúc môn học


6/16/2016

3


• Giáo trình chính:

– Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành chánh vănphòng, NXB Thống Kê , 2009

• Tài liệu tham khảo chính:

– Mike Harvey, Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống Kê , 2008

– Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phòng,NXB Thống Kê, 2007

Tài liệu học tập



MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

CHƯƠNG MỞ ĐẦU

Administrative Office ManagementCHƯƠNG MỞ ĐẦU

1. Tổng quan về văn phòng và công việc văn phòng

2. Tổng quan về Quản trị Hành chính văn phòng

MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN


6/16/2016

4

Administrative Office ManagementMỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

• 1.1 Văn phòng

– Nghĩa hẹp: là nơi làm việc của một cơ quan, DN (làđịa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại)

– Nghĩa rộng: là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếptrợ giúp cho việc điều hành các hoạt động của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị.




• 1.2. Đặc điểm của văn phòng

– Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm củatừng cơ quan

– Được quản lý và điều hành theo những tiêu chuẩnnhất định

– Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vậtchất nhất định




• 1.3 Chức năng của văn phòng

– Tham mưu tổng hợp

– Giúp việc điều hành

– Hậu cần



Thammưu

tổng hợp

Hậu cần

Giúpviệc điều

hành

6/16/2016

5


• #1. Chức năng tham mưu tổng hợp

– Là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm nhữngquyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quảcao nhất.

– Chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tậpthể

– VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ cácbộ phận chuyên môn/ nghiệp vụ tập hợp thành hệ thốngthống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo nhữngphương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phươngán riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.




• #2. Chức năng giúp việc điều hành

– là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể

• Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch công tác;

• thực hiện các hoạt động lễ tân;

• tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác;

• tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản




• # Chức năng hậu cần:

– Cung cấp, bố trí, quản lý CSVC, trang thiết bị ... bảo đảm sử dụng có hiệu quả



6/16/2016

6


• 1.4 Nhiệm vụ của văn phòng

– Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơquan đơn vị;

– Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin;

– Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theodõi việc triển khai thực hiện các quyết định;

– Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủtrưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản;

– Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơquan;




• 1.4 Nhiệm vụ của văn phòng (tt)

– Tổ chức công tác lễ tân;

– Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo;

– Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơquan;

– Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,quý;

– Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệutheo các quy định hiện hành.




Quản trị Hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổchức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát các hoạtđộng xử lý THÔNG TIN.

(Nguyễn Hữu Thân)

2. Khái niệm về Quản trị Hành chính văn phòng


Research & Development

Production

Office Services Office Services

Management Personnel Revenues

Maketing & Sales

Purchasing

6/16/2016

7

HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

KIỂM SOÁT

KIỂM SOÁT

CÁ NHÂN

Yêu cầu

Nguồn lực vật chất

+

CS Dữ liệu

+

Truyền thông

+

Các phương pháp sử

dụng nguồn lực và CSDL

Để đạt

Các mục tiêu của QTHCVP: Dịch vụ

thông tin


2. Mục tiêu của hệ thống hành chính văn phòng

– Đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức có liên quan được thiết kế để hoạt động tối đa hóa năng suất của cá nhân và đơn vị;

– Quản lý hiệu quả thông tin của tổ chức;

– Duy trì các tiêu chuẩn với một số lượng hợp lý;

– Tính hiệu quả của các quy trình và thủ tục;

– Xây dựng môi trường làm việc đạt yêu cầu về tinhthần và thể chất;




2. Mục tiêu của hệ thống HCVP (tt)

– Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm trong khu vực VP;

– Kết nối việc giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên Hànhchính và các bộ phận khác trong tổ chức;

– Giúp nhân viên duy trì ở mức độ cao về hiệu quảcông việc;

– Giám sát có hiệu quả nhân viên văn phòng;

– Đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả và thích hợp cácthiết bị văn phòng chuyên biệt.

– Zane Quible (2001) -



6/16/2016

8


2. Chức năng của Quản trị HCVP



Hoạchđịnh

• Xác định mục tiêu và lập kế hoạch thực hiện

Tổchức

• Thực hiện mục tiêu đề ra

Duytrì

• Đảm bảo hoàn thành mục tiêu

Kiểmtra

• Rà soát và đánh giá việc thực hiện mục tiêu

Dịchvụ

• Cung cấp thông tin, bảo đảm hậu cần


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 1:

Administrative Office ManagementTỔ CHỨC VĂN PHÒNG

1. Khái niệm tổ chức

2. Khái niệm cơ cấu tổ chức

3. Cơ cấu tổ chức văn phòng

4. Sắp xếp, bố trí văn phòng làm việc

Nội dung trình bày


6/16/2016

9


• Tổ chức là một sự sự sắp xếp có hệ thống và có chủý về con người để đạt được những mục tiêu đề ra

1. Khái niệm tổ chức


Xác đinh rõ

Xây dựng có chủ ýTham gia của

Mục đích

Nhiều người

Cấu trúc

TC

Hệ thống

QT chuyển hóa

1. Hoạt động của NV2. Hoạt động quản lý3. Các PP công nghệ

và vận hành

Đầu raĐầu vào

1. Nguyên vật liệu2. Nguồn nhân lực3. Vốn4. Công nghệ5. Thông tin

1. SP và DV2. Kết quả tài chính3. Thông tin4. Kết quả về con

người

Môi trường

Môi trường

Phản hồi

Thay đổi trong khái niệm: Tổ chứcTC truyền thống TC hiện đại

1 Ổn định – không linh hoạt Năng động – linh hoạt

2 Chú trọng vào công việc theo vị trí Chú trọng kỹ năng hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao

3 Công việc thường cố định lâu dài Công việc linh hoạt thay đổi theo mục tiêu của tổchức

4 Định hướng mệnh lệnh - cá nhân Định hướng tham gia - nhóm

5 Người quản lý tự ra quyết định Thành viên tham gia vào quá trình ra quyết định

6 Định hướng tuân thủ nguyên tắc Định hướng phục vụ khách hàng

7 Mối quan hệ cấp bậc rõ Mối quan hệ đan xen: ngang – mạng lưới

8 Lao động khá đồng nhất Lao động phân nhiều loại

9 Ngày làm 8 giờ tại công sở Thời gian, địa điểm/ngày không cố định

6/16/2016

10


• Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơnvị nhỏ trong tổ chức thành một thể thống nhất, xáclập các mối quan hệ về nghiệp vụ và quyền hànhgiữa các cá nhân và đơn vị nhằm thiết lập một môitrường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mụctiêu chung




• Công tác tổ chức: là một quá trình xác định nhữngcông việc được làm, ai làm, quản lý và phối hợpnhư thế nào.

– Là một quá trình tương tác và diễn ra liên tục

– Khi tổ chức phát triển và đạt đến giai đoạn bão hòa,nó phải được tổ chức lại (tái cơ cấu tổ chức).




• Vai trò của CCTC:

– Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được thựchiện;

– Tạo ra môi trường làm việc thích hợp;

– Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệuquả nhất;

– Giảm thiểu những sai sót trong hoạt động quản trịthông qua việc áp dụng các quy trình quản lý;

– Tạo ra một khuôn khổ quyền hạn lập kế hoạch, tổchức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động của tổchức.



6/16/2016

11


• Các yếu tố ảnh hưởng đến CCTC:

1. Chuyên môn hóa

2. Tiêu chuẩn hóa

3. Sự phối hợp

• Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

• Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

• Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát

4. Hệ thống quyền hành




• Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phậnkhác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhậnnhững nhiệm vụ của công tác văn phòng

• Các bộ phận trong trong cơ cấu tổ chức văn phòng?

• Có 03 dạng cơ cấu tổ chức văn phòng

– Tập trung theo địa bàn

– Phân tán theo chức năng

– Kết hợp giữa tập trung và phân tán




#1. Tổ chức tập trung theo địa bàn:

– Toàn bộ công việc HC tập trung tại 01 địa điểm nhấtđịnh và do 01 bộ phận chuyên môn đảm trách

– Áp dụng cho DN có quy mô lớn, chuyên môn hóa cao

– Ưu điểm:

• Kiểm soát chặt chẽ

• Xử lý và cung cấp thông tin nhanh

• Tính hiệu quả của việc sử dụng trang thiết bị

– Nhược điểm:

• Giảm tính chuyên môn;

• Quá tải CV;

• Dễ vi phạm nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh



6/16/2016

12


#2. Tổ chức phân tán theo chức năng:

– Công việc HCVP sẽ phân tán cho các BP chức năng tựthực hiện

– Áp dụng cho DN hoạt động phân tán hoặc bất lợi vềđịa bàn hoạt động

– Ưu điểm:

• Tính linh hoạt và khả năng thích ứng

• Giảm áp lực CV

– Nhược điểm:

• Khó kiểm soát

• Chi phí cao




#3. Tổ chức kết hợp:

– Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung những vấnđề nguyên tắc thủ tục và phân quyền cho các BPchuyên môn giải quyết vấn đề phát sinh theo quyềnhạn

– 02 vấn đề:

• Phân quyền

• Trách nhiệm




SẮP XẾP, BỐ TRÍ VĂN PHÒNGLÀM VIỆC

CHƯƠNG:

6/16/2016

13

Administrative Office ManagementSẮP XẾP, BỐ TRÍ VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

1. Quyết định lựa chọn địa điểm đặt VP

2. Môi trường VP

3. Trang thiết bị văn phòng

4. Bố trí, sắp xếp VP

5. Các kiểu bố trí văn phòng




• Tên công ty: Cty CP Giao Nhận Vận Tải Mỹ Á (ASL)

• Địa chỉ: 31/34A Ung Văn Khiêm, P.25, Q. Bình Thạnh

• Lĩnh vực hoạt động cung cấp dịch vụ:

– Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không và đường biển

– Gom hàng, vận chuyển hàng lẻ (LCL)

– Đại lý Hải quan, tư vấn xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

– Lưu kho bãi, lưu kho ngoại quan, bốc xếp, nâng hạ thiết bị máy móc, hàng siêu trường, siêu trọng

• Nhân sự : 98 nhân viên

Tình huống nghiên cứu



• Sơ đồ tổ chức: slide số 40

• Là thành viên chính thức của:

– HH Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt nam (VLA)

– Phòng công nghiệp thương mại Việt nam (VCCI)

– HH giao nhận vận tải thế giới (FIATA)

– HH giao nhận vận tải hàng không quốc tế (IATA)

– HH vận tải hàng hóa TP. HCM (HCTA)

– HH Logistics WCA Family of Logistic Networks (WCA)

• Thông tin thêm tại: http://asl-corp.com/vi/gioi-thieu/1/gioi-thieu-asl-corp

Tình huống (tt)


6/16/2016

14






• Do yêu cầu phát triển, BGĐ dự định di chuyển vănphòng sang địa điểm mới do văn phòng cũ là 1 cănnhà ở không thể mở rộng thêm. Bạn được lãnh đạoyêu cầu tham mưu về địa điểm đặt văn phòng mới.Hãy cho biết:

1. Các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn địađiểm đặt VP

2. Các yếu tố cần quan tâm đến môi trường VP

3. Các yếu tố quan trọng khi bố trí, sắp xếp VP

Tình huống (tt)


6/16/2016

15


• Quyết định về địa điểm là một quyết định quantrọng có tính chiến lược, có tác dụng lâu dài đếnhoạt động và lợi ích của doanh nghiệp

• Địa điểm cũng là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất đếnchi phí cũng như sự tiện lợi trong hoạt động giaodịch của doanh nghiệp.

1. Quyết định lựa chọn địa điểm đặt văn phòng



• Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn khu vực địa điểm

– Chính sách của nhà nước

– CSHT thuận lợi (điện nước, giao thông, TTLL…)

– Môi trường tự nhiên, KT-XH (cần chú ý đến thái độ của cư dân đối với vị trí của DN)

– Nguồn nguyên vật liệu, thị trường, nhân công

1. Quyết định lựa chọn địa điểm đặt văn phòng



• Các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn địađiểm:

– Tính thuận lợi và phù hợp với ngành nghề;

• Khả năng tiếp xúc với thị trường, với khách hàng

• Điều kiện giao thông

– Diện tích mặt bằng và tính chất đất đai của địa điểmđặt VP;

• Khối lượng công việc

• Quy mô tổ chức

• Số lượng vị trí

1. Quyết định lựa chọn địa điểm đặt văn phòng (tt)


6/16/2016

16

Administrative Office Management

– CSHT kinh tế - xã hội;

• Nguồn điện, nước

• Tình hình an ninh, PCCC, dịch vụ y tế, hành chính

• Các công trình công cộng sẵn có.

• Những quy định của chính quyền địa phương

• Những đóng góp cho địa phương

• Nguồn nhân lực

– Khoảng trống để mở rộng

– Chi phí

– Phong thủy

"Nhất cận thị, nhị cận giang, tam cận lộ"




• Để lựa chọn địa điểm tốt, DN cần phải đưa ra nhiềuphương án địa điểm. Sau đó, chọn một địa điểm vàlý giải tại sao lại chọn địa điểm này.

• Phương pháp ra quyết định chọn địa điểm văn phòng:

– Phương pháp phân tích những yếu tố ảnh hưởng

• Định lượng các chi phí có liên quan đến địa điểm

– Phương pháp ma trận

• Thu thập thông tin định tính và định lượng về nhữngđịa điểm khác nhau

• Lập ma trận danh sách kiểm tra kiểm tra định lượnghóa các thông tin định tính



Administrative Office Management1. Quyết định lựa chọn địa điểm đặt văn phòng (tt)


Tòa nhà VP, lắp đặt và CS hạ tầng

Bất động sản

Tái cấu trúc và cải tạo

Bảo trì

Lắp đặt kỹ thuật

Hệ thống an ninh

Nội thất văn phòng

Hệ thống kỹ thuật

VP làm việc tạm thời

Quản lý VP

Năng lượng

Dịch vụ ăn uống

Dịch vụ vệ sinh

Dịch vụ cây xanh

Dịch vụ dọn VP

An ninh

Loại bỏ rác thải

Tài liệu hỗ trợ kỹ thuật

Lao động tạm thời

Thuê nhân viên tạm thời

Quản lý tạm thời

Chuyên gia tư vấn

Lập trình viên CNTT, các nhà phân tích và quản lý dự án

Các dịch vụ

Dịch vụ vận tải

Công tác, du lịch

Sắp xếp phòng ở

Đào tạo và huấn luyện

Tìm kiếm và tuyển dụng

Nghiên cứu thị trường

Truyền thông

Tổ chức sự kiện

CNTT & Viễn thông

Máy chủ và phần mềm

Máy tính

Thiết bị ngoại vi

Mạng lưới truyền dữ liệu

Điện thoại chuyển mạch

Cơ sở hạ tầng

Dự án CNTT

Outsourcing

Vật tư văn phòng và in ấn

Sao chép

Thiết bị VP

VPP

In ấn

Sách, báo và tài liệu

6/16/2016

17


• Những tác động của môi trường đến CVVP:

– Y tế và phúc lợi

– Sự sạch sẽ

– An toàn và phòng chống hỏa hoạn

– Ánh sáng

– Trang trí

– Thông gió

– Nhiệt độ văn phòng

– Tiếng ồn

2. Môi trường văn phòng



• Các yếu tố của môi trường văn phòng

• Thảo luân nhóm: các yếu tố sau tác động như thếnào đến công việc của bạn?

2. Môi trường văn phòng (tt)


Ánh sáng

Màu sắc

Âm thanh

Không khí



Nghiên cứu về mối quan hệgiữa NLĐ và môi trường làmviệc.

Lao động học(Ergonomics)

Là khoa học liên ngành

Tâm lý học

Sinh lý họcXã hội học

Các lý thuyết về truyền thông

6/16/2016

18


• Ảnh hưởng của môi trường làm việc:

– Năng suất lao động;

– Tinh thần làm việc;

– Tỷ lệ nghỉ việc;

– Tỷ lệ mắc lỗi;

– Thể chất của NLĐ

2. Môi trường văn phòng (tt)




1. Thiết bị văn phòng

2. Nội thất văn phòng

• Nhóm hãy liệt kê các trang thiết bị văn phòngthường có trong một văn phòng làm việc?

3. Trang thiết bị văn phòng



#1. Các yếu tố cân nhắc khi chọn thiết bị VP

1. Mục đích của thiết bị;

2. Xác định sự phù hợp của thiết bị;

3. Đô tin cậy của thiết bị;

4. Thông số kỹ thuật của thiết bị;

5. Chi phí của các thiết bị;

6. Quá trình vận hành của thiết bị.

7. Tính năng an toàn.

3. 1 Thiết bị văn phòng


6/16/2016

19


#1. Các yếu tố cân nhắc (tt)

8. Tính linh hoạt của thiết bị;

9. Dễ vận hành thiết bị;

10. Tốc độ vận hành thiết bị;

11. Chi phí vận hành thiết bị;

12. Đầu vào của thiết bị;

13. Tiêu chuẩn của thiết bị.

3. 1 Thiết bị văn phòng (tt)



#2. Các yếu tố quan tâm khi chọn mua thiết bị

1. Danh tiếng của các nhà cung cấp thiết bị;

2. Đào tạo / huấn luyện sử dụng bởi nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp thiết bị.;

3. Lựa chọn mua hàng;

– Mua

– Thuê (thuê / thuê tài chính / bán và thuê lại)

4. Khả năng cung cấp các thiết bị mới;

5. Dịch vụ bảo hành/ bảo trì

3.1 Thiết bị văn phòng (tt)



#1. Các yếu tố cân nhắc khi chọn nội thất VP

1. Mục đích sử dụng;

2. Sự phù hợp với phong cách trang trí văn phòng;

3. Cấp bậc của người sử dụng;

4. Sự phù hợp cho người sử dụng;

5. Sự linh hoạt;

6. Độ bền, khả năng chống cháy;

7. Kích thước



6/16/2016

20


#1. Các kiểu thiết kế nội thất văn phòng

1. Kiểu Module;

2. Kiểu tiện lợi;

3. Kiểu chức năng;

4. Kiểu Ergonomics (lao động học)







1. Lợi ích của việc bố trí VP hiệu quả

2. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc bố trí vănphòng hiện đại

3. Những yếu tố quan trọng khi bố trí VP

4. Căn cứ ra quyết định phương án sắp xếp khônggian làm việc

5. Nguyên tắc chung khi bố trí, sắp xếp VP làm việc

6. Tiến trình thực hiện việc bố trí, sắp xếp VP làmviệc

4. Bố trí, sắp xếp văn phòng làm việc


6/16/2016

21


#1. Lợi ích của việc bố trí VP hiệu quả

• Phân bổ và sử dụng không gian hiệu quả

• Tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu

• Tác động tích cực đến khách hàng

• Thuận lợi cho luồng công việc

• Tăng năng suất và hiệu quả công việc

• Tạo điều kiện cho việc mở rộng khi cần thiết

• Tạo điều kiện giám sát nhân viên

4. Bố trí, sắp xếp văn phòng làm việc



#2. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc bố trí vănphòng hiện đại

• Công nghệ thông tin: cho phép NV thực hiện một sốCV hoặc tất cả CV không cần đến VP

• Cơ cấu đội nhóm: tạo môi trường làm việc “mở”thuận tiện cho việc giao tiếp và một số lượng lớnphòng họp nhỏ

• Hoteling: là sự sắp xếp CV liên quan đến NV dànhnhiều thời gian ở VP

4. Bố trí, sắp xếp văn phòng làm việc (tt)



#3. Những yếu tố quan trọng khi bố trí VP

• Nhiệm vụ của NV văn phòng

• Dòng luân chuyển CV (Work flow)

• Sơ đồ tổ chức/ Cơ cấu tổ chức

• Nhu cầu phát triển trong tương lai

• Mạng lưới thông tin liên lạc

• Tính riêng tư và chung



6/16/2016

22


#3. Những yếu tố quan trọng (tt)

• Yêu cầu về không gian

• Các khu vực đặc thù

• Các yêu cầu về an toàn

• Các yêu cầu về xây dựng

• Điều kiện môi trường

• Trang thiết bị và đồ dùng VP




#4. Căn cứ ra quyết định phương án sắp xếp khônggian làm việc



Tháp nhu cầu của Maslow




Yếu tốCÓ THỂ

làm

Yếu tốMUỐN

làm

KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Kiến thức• Kỹ năng• Năng khiếu

Đặc điểm cá nhânKích thíchĐộng viênSở thích

6/16/2016

23


#5. Nguyên tắc chung khi bố trí, sắp xếp VP làm việc:

1. Cần chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận,phòng ban;

2. NV hoặc nhóm công tác có CV tương tự nên bố tríngồi gần nhau;

3. Cần xem xét đến tính hợp lý của luồng CV và sựthuận tiện của luồng thông tin;

4. NV hoặc nhóm thường quan hệ với công chúngnên được bố trí gần cửa;




#5. Nguyên tắc chung (tt):

5. Những NV có CV cần tập trung suy nghĩ, nghiêncứu nên được bố trí ở những nơi ít người qua lại,yên tĩnh;

6. Cần quan tâm đáp ứng các nhu cầu của NV thôngqua hình thức và vị trí sắp xếp không gian làmviệc;

7. Hạn chế phòng riêng;

8. Cần dự trù cho phát triển.



1 • Liệt kê các hoạt động trong VP

2 • Xác định những hoạt động ưu tiên

3 • Thiết lập “dòng chảy” công việc

4 • Lập sơ đồ bố trí VP

5 • Thực hiện các thay đổi

#6. Tiến trình thực hiện việc bố trí, sắp xếp VP làm việc:

6/16/2016

24




1. Văn phòng đóng (VP có ngăn phòng)

2. Văn phòng mở

3. Văn phòng ảo

4. Yếu tố cần quan tâm khi chọn lựa kiểu bố trí VP

5. Nguyên tắc bố trí, sắp xếp VP

5. Các kiểu bố trí văn phòng



#1. Văn phòng đóng (VP có ngăn phòng)

• Là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạchtừng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách cócửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết

5. Các kiểu bố trí văn phòng (tt)


6/16/2016

25

Administrative Office Management5. Các kiểu bố trí văn phòng

Ưu điểm

• Riêng tư

• An toàn

• Ít phiền nhiễu

• NV có thể tạo môitrường riêng

Văn phòng đóng


Nhược điểm

• NV cảm thấy bị cô lập

• NV thiếu năng động

• Khó khăn trong giám sát

• Tốn diện tích

• Chi phí lớn

• Ồn ào (nếu kích thướcphòng nhỏ)


#2. Văn phòng mở

• Là khoảng không gian được ngăn thành từng ô/khoang bằng các vật liệu, đồ dùng VP thích hợp




Ưu điểm

• Giao tiếp thuận tiện

• Thiết bị có thể được chia sẻ

• Dễ giám sát nhân viên

• Khuyến khích tinh thầnlàm việc nhóm

• Sử dụng không gian tốt hơn

• Chi phí thấp

Văn phòng mở


Nhược điểm

• Thiếu sự riêng tư

• Nhiều phiền nhiễu

• Thiếu an ninh

• Hệ thống chiếu sáng vàthông khí có thể không phù hợp với tất cả các NV

6/16/2016

26


#2. Văn phòng mở (tt)

• Cách bố trí VP mở

– Kiểu Module:

• Sử dụng đồ dùng nội thất tạo ra khu vực làm việc

• Phù hợp với VP đòi hỏi không gian lưu trữ

– Kiểu phân cụm (cluster)

• Phân chia thành từng khu vực làm việc xung quanh một lõi chung.

• Phù hợp với VP có NV làm việc ở nhiều khu vực khác nhau trongngày làm việc

– Kiểu phong cảnh

• Phối hợp giữa Module và Cluster

• Sử dụng thực vật giảm thiểu khu vực cá nhân




#3. Văn phòng ảo

• Không phải tất cả các NV cần phải làm việc trongvăn phòng. Các phương thức hoạt động khác baogồm:

– Homeworking: NV thực hiện công việc của họ tại nhàriêng

– Teleworking - NV thực hiện công việc của họ ở ngoàiVP bằng cách sử dụng thiết bị công nghệ thông tin




Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí và thờigian di chuyển

• Linh hoạt về thời gian

• Hoàn thành cam kết vớigia đình

Văn phòng ảo

Đối với Nhân viên


Nhược điểm

• Giảm thiểu khía cạnh xãhội của công việc

• Mất tập trung trong CV

• Thiếu động lực do thiếusự giám sát

6/16/2016

27


Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí vănphòng

• NV có thể có thêm nhiềuđông lực làm việc

• NV có thể gắn bó vớicông ty lâu dài

Văn phòng ảo

Đối với Người sử dụng lao đồng


Nhược điểm

• Chi phí mua sắm thiết bị

• Khó khăn trong giám sát

• Khó khăn trong tổ chứccuộc họp

• Khó khăn trong việcđảm bảo an toàn, sứckhỏe trong CV và hỗ trợvề CNTT


#3. Văn phòng ảo (tt)

• NV làm việc ở nhà hay từ xa vẫn cần vẫn phải đếnVP. Do vậy, cần phải cung cấp:

– Bàn làm việc đặt trước: trang bị máy tính và điệnthoại

– Phòng làm việc/ phòng họp đặt trước

– Khu vực làm việc tạm thời: có thể sử dụng máy tínhnhưng không cần phải đặt trước

– Khu vực giao tiếp: gặp gỡ, họp không chính thức




#4. Yếu tố cần quan tâm khi chọn lựa kiểu bố trí VP

• Số lượng nhân viên trong công ty

• Quy mô công ty sẽ tăng hay giảm

• Các loại công việc thực hiện

• Ngân sách sẵn có



6/16/2016

28


#5. Nguyên tắc bố trí, sắp xếp VP

• Sự thích ứng (khả năng có thể thay đổi)

• Cung cấp đủ không gian lưu trữ cho NV sử dụng

• Cho phép NV di chuyển dễ dàng

• Các trang thiết bị phù hợp với sức khỏe và an toàn

• An ninh cho vật dụng, trang thiết bị và thông tin

• Tổ chức các khu vực đặc thù (thư tín, lưu trữ)(*)



Documents

6/16/ · PDF fileMục tiêu môn học ... • Thực hiện bài tập tình huống có phân công công việc r ... Tài liệu học tập