XIII ORGANIZOVANJE SASTANKA

Sastanak!

Mesto gde svi izmjenjuju sve informacije istovremeno, gde se rešavaju problemi, razvijaju kreativne ideje,

ILI gubitak vremena?

Sastanak - osnovni oblik kolektivnog rada i predstavlja učešće većeg broja ljudi raznih specijalnosti u donošenju odluka ili zaključaka - preporuka.

Sastanak – jedno od glavnih sredstava komunikacije pri upravljanju

Uspešan sastanak ako je svim učesnicima jasno

šta je dogovoreno, koje aktivnosti trebaju preduzeti, u kojem roku, ko je za šta odgovoran

Sastanak

Treba li nam sastanak?

DA AKO,

Postoji neki problem koji se najbolje može rešiti u grupi

Postoji potreba za komunikacijom,

Postoji potreba za jačanjem kohezije tima,

Trebaju li nam saveti pre donošenja neke odluke.

Prednost sastanka u odnosu na druge oblike dogovaranja povratna informacija - odmah

razmenjivanje informacija

brzo rešavanje problema

pojašnjavanje odgovornosti

osećaj zajedničke vizije

jačanje tima

kontinuirano upoređivanje postignutog

Priprema sastanka

svrha sastanka – određuje način vođenja

poziv na sastanak - vreme početka i završetka, - mesto održavanja, - popis tema,

- imena referenata

Priprema sastanka

Idejno koncepcijska - cilj- glavna pitanja- potrebni podaci- uvodno izlaganje- priprema predsedavajućeg- priprema referenata

Tehnička priprema - način- učesnici- dnevni red- zakazivanje (vreme početka i završetka, mesto održavanja, dnevi red...)

Vođenje sastanka

Uvodno izlaganje Razmatranje problematike – diskusijaUsvajanje odluka .

Predsedavajući: kontroa toka, sadržaja i trajanja vođenje i podsticanje rasprave sprečavanje prikrivenih namera ili tenzija

OTVORITE SASTANAK pozitivno i direktno

RASPRAVLJAJTE O TEMAMA

bez prekoračenog vremena

USMERAVAJTE

KA CILJU raspravite sve

mogućnosti

DONESITE ODLUKU postignite kompromis

ZAKLJUČITE SASTANAK

sažeto iznesite zaključke

ZAPISNIK u što kraćem roku, svim učesnicima

Vođenje sastanka

Šta učiniti pre sastanka?

Odrediti zašto se sastanak održava? Dolaženje do ideja, Savetovanje menadžera, Donošenje odluke.

Odlučiti se ko su učesnici – kroz odgovore na pitanja!

Ko ima informacije neophodne za sastanak? Ko treba da učestvuje zbog strateških razloga (na koga

utiču odluke)? Koliki broj osoba omogućava kvalitetan rad (5-7) ? Koliko je važno da tim bude homogen ili heterogen? Pozicije ljudi u pravnom subjektu (poslovne funkcije)!

Pošaljite pozive pravovremeno i uskladite mogućnosti učestvovanja svih učesnika sastanka!

Koje je trajanje sastanka?

U pozivu najavite: Dan, vreme i mesto početka Teme o kojima će se raspravljati Ciljeve koji se žele postići Trajanje pojedinih tačaka i njihove nosioce Ukupno vreme trajanja sastanka

VAŽNO: sastanak duži od 90 minuta je neproduktivan

Šta činiti za vreme sastanka Kao predsedavajući ? Proverite poznaju li se svi učesnici, ako ne zamolite ih da se svi

predstave, ko su i zašto su na sastanku. Započnite s pregledom dnevnog reda i iznesite očekivanja od

sastanka (opis problema i traženje novih rešenja) – zamolite da to netko učini kao uvod.

Ne budite previše precizni i ne objašnjavajte previše precizno šta želite, naznačite samo smer, jer preciznost smanjuje kreativnost.

Pripremite pitanja otvorenog tipa kojima bi potakli učesnike na raspravu.

Vodite računa o svakom pojedincu i onom stidljivom i onom dominantnom.

Svojim ponašanjem pokažite da sve komentare i predloge jednako vrednujete.

Izbegavajte prepirke i usmeravajte raspravu. Ne stajte ni na čiju stranu, a u slučaju prepirke zaključite i

odložita tačku

Šta činiti za vreme sastanka kao učesnik? Dođite na vreme.

Pitajte predsedavajućeg šta se očekuje od sastanka i od vas na sastanku.

Posvetite sastanku pažnju (isključite telefon, ne izlazite).

Šta trebate reći recite pre kraja tačke ili sastanka,

Pitajte da Vam se razjasni.

Učestvujte aktivno.

Pokažite poštovanje.

Budite uljudni.

Šta posle sastanka?

Napravite kratak zapis sa sastanka.

Ko, šta, zašto, gde, kada, s kim, s čim, kako!

Javno objavite zapisnik sa sastanka,

Dostavite zapisnik učesnicima i svima koji su sastankom dotaknuti - odlukama ili zaključcima.

Vodite računa o sprovođenju odluka.

Izveštavajte o sprovođenju odluka.

Šta treba znati!

Izbegavajte točku razno jer neko baš nju čeka, a niko se za nju nije pripremio – bolje je za zadnju tačku predvideti priedloge tema za sledeći sastanak.

Istraživanja pokazuju da u grupi od 7-8 članova 80% vremena govore dvojica najdominantnijih - ne često najstručnijih.

Osobe s višim formalnim statusom često sprečavaju niže rangirane učesnika da se izjasne, pa postoji mogućnost da ne čujete sve informacije.

Često se troši puno vremena na početno upoznavanje i prilagođavanje

Postoji tendencija da se na sastanku izgubi smer i razgovara o trivijalnim stvarima.

U grupi često vlada konformizam, pa pojedinac s oprečnim mišljenjima obično nailazi na otpor grupe.

Sastanak - najčešće greške

kašnjenje na sastanak loše odabrano mesto održavanja nejasna svrha sastanka irelevantne teme suviše detalja nedostatak fleksibilnosti loše upravljanje sastankom

Sastanak nije gubitak vremena!

Ako se poštuju protokoli i pravila vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima.