Sadržaj:

1. Uvod u Microsoft Office Access 2007................................................22. Objekti baze....................................................................................3

2.1. Tabele........................................................................................32.2. Upiti...........................................................................................42.3. Forme (formulari, obrasci ili maske za unos i pregled).......................52.4. Izveštaji......................................................................................52.5. Data Access Pages......................................................................62.6. Makroi........................................................................................6

3. Rad sa bazom podataka Access-a 2007...........................................73.1. Otvaranje postojeće baze podataka programa Access i upotreba ranijih verzija baze podataka u Acessu 2007...................................................73.2. Stvaranje nove baze podataka.......................................................8

Tabela 'Čitaoci'............................................................................10Tabela 'Knjige'.............................................................................10Tabela 'Biblioteka'.......................................................................11Tabela 'Poslovanje'......................................................................11

3.3. Relacije....................................................................................113.4. FORME - elektronskih obrazaci....................................................143.5. REPORTS - izveštaji na osnovu upita iz baze................................16

4. Novine u programu Microsoft Office Access 2007................................184.1. Nova JET mašina.......................................................................184.2. Nove funkcije koje novi format datoteke .accdb podržava.................20

5. Zaključak......................................................................................24Literatura..........................................................................................25

- 1 -

1. Uvod u Microsoft Office Access 2007

Microsoft Access je program za rad sa bazama podataka firme Microsoft. Aktuelna verzija nosi oznaku 2007. Za Microsoft Access proizvođač tvrdi da je najprodavaniji program za rad sa bazama podataka svih vremena, sa desetinama miliona prodatih kopija.

Uopšteno možemo reći da se Access koristi za kreiranje i upravljanje bazama podataka.Za razliku od drugih programa za rad sa bazama podataka kod kojih se svaka tabela nalazi u posebnoj datoteci (najčešće dbf tipa), kompletna Access baza se nalazi u tačno jednoj datoteci (Do pojave Accessa 2007 datoteka je imala ekstenziju .mdb) .

Microsoft Office Access 2007 uvodi novi format datoteke koji koristi oznaku tipa datoteke .accdb. Ona zamenjuje oznaku tipa datoteke .mdb. Ovaj novi format datoteke podržava brojna poboljšanja proizvoda. Kada se kreira nova baza podataka u programu Access 2007, baza podataka podrazumevano koristi novi format datoteke i dodeljuje joj se .accdb oznaka tipa datoteke.

Bazu podataka ne čine samo organizovane tabele kao nosioci podataka, već je to kompletan program koji može proračunavati, filtrirati podatke, štampati izveštaje itd.

Ako bi želeli da definišemo bazu podataka možemo istaći da je to velika količina podataka smeštenih na jednom mestu, a odnosi se na neki subjekat, pojavu, nameru kao što je vođenje magacina, poslovanje video kluba, biblioteke i sl. U Accessu se svaki podatak ili polje tretira kao objekat koji ima skup osobina, te kažemo da je Access objektna baza podataka i da se formiranje baze naziva objektno programiranje baze (objektno orijentisano programiranje ).

Objekti baze

2. Objekti baze

Razvijena baza podataka u Accessu se sastoji od sledećih elemenata, tj. objekata: tabele, upiti, maske i izveštaji; a može sadržati: Data Access strane, makroe i/ili VBA module (Visual Basic for Application - programski jezik za programiranje operacija u Office aplikacijama).

2.1. Tabele

Tabele su nosioci podataka. Podaci se mogu nalaziti isključivo u tabelama. Svaka tabela se sastoji od kolona i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje. Polje može biti sledećeg tipa: tekst, broj, datum/vreme, logičko polje, memo polje (polje u koga se može uneti tekst proizvoljne veličine), polje za unos brojeva u novčanom formatu, posebno polje u kome se automatski po započetom unosu sloga inkrementira broj (polje AutoNumber), hiperlink polje (pokazivač na adresu na Internetu), OLE objekt polje (polje sa objektom povezanim iz drugog programa) i Look Up polje (polje čiji prikazani sadržaj se nalazi u drugoj tabeli). Pri kreiranju baze podataka veoma je bitno postaviti tip polja, jer su brzina rada, organizovanost podataka i veličina same baze u direknoj vezi sa ispravno postavljenim tipom polja. Npr. za datum tipa 01/01/2001 tip polja ćemo postaviti na Date/Time (datum/vreme); za isključivo numeričke vrednosti postavljamo tip polja na Number; za kombinovani alfanumerički unos tip polja postavljamo na Text kod koga se predviđa maksimalni broj karaktera u unosu, itd.

Baza podataka može (često i treba) da sadrži više tabela koje se preko relacija međusobno povezuju. Npr. čitaoce ćemo držati u jednoj tabeli, knjige u drugoj, a iznajmljivanja/vraćanja knjiga u trećoj. Relacije se uspostavljaju samo među istovetnim podacima, a najčešće između šifara (npr. šifru čitalaca u tabeli čitaoci_osnovni_podaci i šifru čitalaca u tabeli izdavanje_knjiga valja međusobno povezati relacijom jedan prema više - jedan čitalac može uzeti

- 3 -

više knjiga, ali se jedna knjiga ne može nalaziti kod više čitalaca istovremeno). Na ovaj način se izbegava višestruki unos podataka za čitaoca pri svakoj njegovoj poseti biblioteci, a mogućnost grešaka pri unosu adrese ili naziva čitaoca je praktično anulirana.

2.2. Upiti

Upiti su posebni pregledi kojima se postavlja neki upit nad tabelom i koji izdvajaju podatke za pregled na ekranu ili štampanje putem izveštaja. Npr. ukoliko želimo pregled svih narudžbina ostvarenih posle meseca januara u kriterijum za upit ćemo upisati >31.01.2000.

Sem izdvajanja podataka postoje i posebni upiti koji mogu kreirati tabelu koristeći drugu tabelu ili više drugih tabela nad kojom je postavljen upit, odnosno mogu brisati podatke iz postojeće tabele takođe po nekom kriterijumu: Update upit (izmena podatka u polje tabele, npr. ukupno=cena*količina - upisuje rezultat u polje ukupno), Union upit, Crosstab upit (proračun nad prividnom matricom) i Append upit koji dodaje slogove u postojeću tabelu.

Upiti mogu izdvoiti podatke ne samo iz jedne tabele već se to može činiti iz više tabela ili čak iz jednog ili više drugih upita. Takođe mogu istovremeno izdvajati podatke po više kriterijuma.

Objekti baze

2.3. Forme (formulari, obrasci ili maske za unos i pregled)

Forma je samo "pogled" na tabelu u čoveku prihvatljivijem izgledu. Nad formiranom tabelom koja sadrži podatke o nekom čitaocu formiramo masku za unos ili ažuriranje podataka koja ima izgled papirnog obrasca - kartice, te manipulant ne mora da poznaje rad sa Accessom, nego samo koristi elektronske obrasce (maske) i unosi ili ažurira podatke putem tastature, baš kao što je to ranije činio olovkom.

Forma za unos i ažuriranje podataka može sadržati slike, komandne tastere (pritiskom na njih se aktivira neka komanda kao što je štampanje trenutne kartice ili prelaz na drugu formu), može sadržati logička polja predstavljena putem prekidača, može sadržati podformu i td.

Forma ne mora da sadrži niti jedno polje za unos ili prikaz podataka. Ona jednostavno može biti pozivni ekran za više aplikacija ili pozdravni ekran sa prigodnim tekstom i slikom, koja se sama posle isteka nekog vremenskog intervala zatvara. Takve forme mogu uzeti oblik pozdravne slike koja se pojavljuje prilikom starta nekog većeg programa, kao što se to događa u programima paketa Microsoft Office.

2.4. Izveštaji

- 5 -

Izveštaji su elektronski oblik klasičnih papirnih obrazaca koje možemo gledati na ekranu ili štampati na papir. Podaci prikazani u izveštaju mogu biti izvedeni iz tabela ili iz upita (filtrirani podaci). Izveštaji nam vam omogućuju da lepo štampamo informacije iz baze podataka. Izvještaje koristimo kada želimo neku grupu podataka pripremiti za štampanje na papir ili prikazati na ekran. U osnovi izvještaj se ne razlikuje mnogo od obrasca, jedino što u izvještaju možemo samo gledati podatke ali zbog toga možemo lakše dodavati slike, računati prosjeke itd.

2.5. Data Access Pages

Veza između baze i Internet Explorera je izvedena pomoću Data Access Strana. Data Access strane u Accessu 2007 predstavljaju dinamičku vezu između baze i HTML koda. U razvijenoj aplikaciji kojoj se pristupa preko Internet Explorera možete pristupati podacima u tabelama MDB baze, menjati ih ili pregledati.

2.6. Makroi

Objekti bazeMakroi su prečice koje se koriste kako bi se ubrzao rad sa

Accessom. Makroima se iz konačnog skupa funkcija i naredbi automatizuje rad baze; međutim, njihovo korišćenje se u novijim aplikacijama izbegava, jer se puna sloboda i funkcionalnost ostvaruju tek u VBA. Makroi, zapravo, postoje isključivo zbog kombatibilnosti sa prethodnim verzijama Accessa.

- 7 -

3. Rad sa bazom podataka Access-a 2007

Microsoft Access se pokreće kao i svaki drugi program u Windowsu - klikom (odnosno dvoklikom) na ikonu programa. Pojavljuje se ekran na kome možemo da biramo jednu od tri opcije: kreirati novu bazu (Blank database), iskoristiti jedan od čarobnjaka za automatizovano kreiranje baze biranjem jednog od predefinisanih tipova baza (Access database wizards, pages, and projects) ili otvoriti već postojeću bazu (Open an existing file).

Office Access 2007 donosi brojna poboljšanja koja više nego ikad olakšavaju i ubrzavaju postupak stvaranja baze podataka. Kad pokrenemo Office Access 2007, prvi ekran koji se pojavljuje je stranica Uvod u Microsoft Office Access (osim ako se pokrene Access dvaput pritisnuvši određenu datoteku baze podataka programa Access, u tom slučaju otvara se baza podataka).

Stranica Uvod u Microsoft Office Access početna je tačka sa koje možemo stvoriti novu bazu podataka, otvoriti postojeću bazu podataka ili pregledati prateći sadržaj na web-sajtu Microsoft Office Online.

3.1. Otvaranje postojeće baze podataka programa Access i upotreba ranijih verzija baze podataka u Acessu 2007

Postoji mogućnost korištenja baze podataka programa Access u jednoj datoteci i u nekoliko verzija programa Access.

Ako je baza podataka programa Access stvorena u programu Access 2000 ili kasnijoj verziji, bazu podataka možemo koristiti u verziji programa Access u kojem je stvorena ili u svim kasnijim verzijama. Na primjer, datoteke programa Access 2000 mogu se koristiti u programima Access 2000 do Office Access 2007, a datoteke programa Access 2002-2003 mogu se koristiti u programima Access 2002-2003 do Office Access 2007.

Ako imamo situaciju da želimo zadržati podatke u ranijoj verziji programa Access, a imamo kasniju verziju programa Access koju se želimo povezati s tim podacima, a i iskorištavati prednosti te novije verzije, rešenje je stvoriti novu "pristupnu" bazu podataka u kasnijoj verziji (koja sadrži obrasce,

Objekti bazeizvještaje, upite, makronaredbe, ali ne tabele) i povezati je s tabelama u datoteci ranije verzije.

Ako su sve tabele, obrasci i drugi objekti baze podataka programa Access sadržani u jednoj .mdb datoteci, a želimo koristiti bazu u nekoliko verzija programa Access, možemo stvoriti novu pristupnu bazu podataka u kasnijoj verziji i povezati je s izvornom datotekom. Korisnici koji imaju raniju verziju programa Access još uvijek su u mogućnosti koristiti izvornu bazu podataka. Korisnici koji imaju kasniju verziju mogu koristiti novu pristupnu bazu podataka za povezivanje s istim podacima. Na primjer, ako je izvorna baza podataka u formatu programa Access 2000, možemo stvoriti pristupnu bazu podataka Access 2002-2003 za korisnike s tom verzijom i bazu podataka programa Access 2007 za korisnike s tom verzijom. Obe pristupne verzije povezale bi se s podacima iz datoteke programa Access 2000.

Naziv nove baze podataka mora se razlikovati od naziva izvorne baze podataka, osim ako je ne smestimo na drugo mjesto. U svakom slučaju obično je najbolje koristiti drugačiji naziv zato da lako možemo razlikovati pristupnu od pozadinske baze podataka. Međutim, ako pretvaramo u format programa Access 2007, nastavak naziva datoteke menja se iz .mdb u .accdb, pa možemo koristiti isti naziv datoteke.

Nakon ovoga možemo poboljšati novu pristupnu bazu podataka kako bi podržavala novine za korisnike koji su unapredili svoje programe u Access 2000, Access 2002-2003 ili Access 2007.

3.2. Stvaranje nove baze podataka

Kreiranje i stvaranje nove baze podataka realizuje se kroz sledeće korake:

1. Pokrenemo Access.

2. Na stranici Uvod u Microsoft Office Access pritisnite Prazna baza podataka.

- 9 -

U prozoru Prazna baza podataka upišemo ime datoteke u okviru Naziv datoteke i nastavak koji se odnosi na tip baze. Ako ne upišemo nastavak, Access ga dodaje umjesto nas.

3. Pritisnemo Stvori.(Access stvara novu bazu podataka).

U našem primeru ime datoteke će biti Biblioteka, a direktorijum u kome je snimamo može biti proizvoljan - najbolje je da se namenski kreira za bazu. Kreiranje baze počinje od osmišljavanja tabela i njihovog povezivanja.U jednostavnoj bazi podataka, možemo imati samo jednu tabelu. Za većinu baza podataka treba više od jedne tabele.

Svaka biblioteka ima svoje čitaoce. Prva tabela će biti Čitaoci. Sama biblioteka ima svoje podatke kao što su adresa, telefon, ime direktora i slično. Druga tabela će se zvati Biblioteka. Biblioteka ne bi bila to što jeste da nema knjige. Za knjige je karakterističan inventarski broj, naslov knjige, autor itd. Treća tabela će se prema tome zvati Knjige. Interakcija između biblioteke i čitalaca se ogleda u izdavanju i vraćanju knjiga i plaćanju članarine. Četvrtu tabelu ćemo kreirati iz aktivnosti interakcije biblioteke i čitalaca (četvrta tabela - Poslovanje), a zapis o članarini ćemo ipak čuvati u tabeli Čitaoci.

Nameće se pitanje Zašto zasebne tabele? Jednostavno - zbog izbegavanja dupliranja podataka. Podaci kao što su telefon, adresa, ime i prezime, datum uplate članarine za čitaoca su jedinstveni i ne postoji ni jedan razlog da se oni ponavljaju. Ako bi kreirali samo jednu tabelu, u nju bi morali da unosimo ime i prezime čitaoca (njegovu adresu, broj telefona, datum plaćanja članarine...) i naslov knjige za svako izdavanje i vraćanje (sa njegovim autorom, godinom izdanja, izdavačem...), te bi ovim nepotrebno duplirali podatke. Još gore: veoma su moguće greške u kucanju - nikad ne bismo bili načisto koliko je knjiga koji čitalac pročitao, odnosno koliko knjiga uopšte postoji u biblioteci.

Pošto smo definisali tabele i njihovu namenu, prelazimo na sledeći korak - definisanje tabela. Broj tabela je već utvrđen i on iznosi četiri (Čitaoci, Biblioteka, Knjige i Poslovanje). Tabela se sastoji od slogova (redovi=, a slogovi od polja. Za svaku tabelu treba definisati polja i adekvatne tipove podataka koji se mogu u njih unositi :

Objekti baze

Tabela 'Čitaoci'

Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja KomentarID_Citalac Number Integer (*)   Prezime_Ime Text 35 u isto polje upisujemo i

ime i prezimeAdresa Text 30 broj karaktera je

restriktivno postavljen, ovo se kasnije može povećati po potrebi; uključuje naziv ulice i broj kuće

Mesto Text 30 uključuje poštanski broj i naziv mesta

Telefon Text 15 tip je tekst zbog interpunkcije formata xxx / AAA-BBBB

Dat_rodj Date Short Date (**) potrebno za statističku obradu starosne strukture čitalaca

Dat_upisa Date Short Date takođe potrebno za statističku obradu

Dat_clan Date Short Date datum plaćanja članarine; potreban za uvid u finansijsko poslovanje i obaveštavanje čitalaca o isteku članarine

Napomena Memo (***)   

Tabela 'Knjige'

Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja KomentarID_Knjiga Number Long Integer Biće mnogo knjiga, treba

nam više od 32.767Autor Text 30  Naslov Text 40  Izdavac Text 30  God_Izd Date Yyyy format godine sa četiri

cifreZanr Text 1 usvojićemo oznake kao:

f - fantastka, p - poezija i sl.

Status Text 1 konvencija:

r - raspoloziva,

- 11 -

n - nije vraćena

z - nije za

izdavanje...

Tabela 'Biblioteka'

Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja KomentarNaziv Text 50  Adresa Text 40  Mesto Text 35  Telefon Text 15  Direktor Text 30  

Tabela 'Poslovanje'

Naziv polja Tip polja Podvrsta / veličina polja KomentarID_Zapis Autonumber    ID_Citalac Number Integer  ID_Knjiga Number Long Integer  Dat_izd Date Short Date datum izdavanjaDat_vr Date Short Date datum vraćanja

Kreirane tabele međusobno povezujemo u relacije. Punu snagu Access ostvaruje iz relacionih tabela (otuda naziv relaciona baza podataka). Iz relacionih tabela podatke je lako filtrirati i na njih primeniti razne kriterijume bez obzira iz koliko tabela podaci potiču.

3.3. Relacije

Relacija je jednoznačno određena ključem relacije. Relacije između tabela mogu biti permanentne na nivou baze podataka i njih definišemo u prozoru Tools/Relationships , dok privremene relacije za potrebe izvršavanja query-a (upita) definišemo pri stvaranju samih querya i one se nakon prekida izvršavanja query-a brišu. Privremene relacije su podređene permanentnima i na temelju njih se definišu.U prozoru Relationship opcijom Show Table biramo samo one tabele između kojih zaista želimo kreirati relacije (najčešće je to većina tabela). Relacije se kreiraju jednostavnim Drag’n’Dropom polja iz prve tabele na ciljano polje u drugoj tabeli (svejedno je iz koje tabele krećemo jer je relacija obostrana).

Objekti bazeRelacije mogu biti:

Jedan na vise - znači da je jedno od povezanih polja primarni ključ, dok je to isto polje u drugoj tabeli spušteni kjluč;

Jedan na jedan - oba povezana polja su primarni ključevi; Neodređena - polja nemaju primarni ključ.

U našem primeru, polje ID_Knjiga (uniqe index u tabeli knjige) se povezuje sa istoimenim poljem iz tabele Knjige i polje ID_Citalac(uniqe index u tabeli citaoci) sa istoimenim poljem iz tabele Citaoci predstavljaju spuštene ključeve u tabeli Poslovanje.Znači tabela poslovanje sadrži složeni ključ koji se sastoji iz polja ID_zapis,ID_citalac,ID_kniga.

Nakon kreranja tabela, bitno je kreirati relacije izmedju tabela Poslovanje - Knjige i Poslovanje - Citaoci. Polja koja se povezuju nose isto ime u obe tabele: ID_Citalac i ID_Knjiga. Relacije između tabela pravimo tako što iz menija Tools biramo opciju Relationships.... U prazan prozor koji se pojavi, dodajemo tabele koje ćemo povezati. Spisak postojećih tabela dobija se klikom na taster Show Table.

Dodajmo redom tabele: Citaoci, Poslovanje i Knjige. Iz tabele Citaoci prevucimo polje ID_Citalac u tabelu Poslovanje na polje ID_Citalac. U prozoru koji se pojavi, podešavamo osobine ove relacije.

- 13 -

Na slici, obeleženo brojem 1 su tabele koje će biti povezane. Polja koja su međusobno povezana su obeležena brojem 2. Pod brojem 3 su opcije koje će definisati ponašenje ciljne tabele u zavisnosti od promene podataka u izvornoj tabeli. Ove opcije ćemo sve uključiti jer će one omogućiti da se, ukoliko se npr. promeni inventarni broj knjige u tabeli Knjige, ova promena reflektuje na tabelu Poslovanje.Uključenjem opcija pod Enforce Referential Integrity će se promene podataka u tabelama Citaoci i Knjige automatski reflektovati na tabelu Poslovanje.

Još jedna, veoma bitna, stvar se mora uraditi da bi ove veze funkcionisale kako valja: operateru se mora onemogućiti da u polja ID_Knjiga i ID_Citalac upisuje proizvoljne vrednosti, odnosno one vrednosti za koje ne postoji odgovarajuća šifra u tabelama Knjige i Citaoci. To obezbedjujemo tako što na listi za polja ID_Knjiga i ID_Citalac tabele Poslovanje osobinu Limit To List postavimo na vrednost Yes. Ovim smo ograničili sadržaj polja ID_Citalac i ID_Knjiga na sadržaj druge dve relevantne tabele - Knjige i Citaoci.Što se tipa relacija tiče, u našem slučaju postoji relacija :One-to-many znači da knjiga može imati jedinstven broj, da se ta knjiga može više puta izdati, te da jedan čitalac u isto vreme može uzeti više knjiga.

Sem ove relacije postoji još dva tipa relacije. Druga je One-to-one što bi značilo da jedan čitalac može uzeti samo jednu knjigu. Ova relacija bi bila primenljiva u, recimo, "Sega" klubovima, gde bi jednom članu bilo dozvoljeno da iznajmi jednu konzolu za igranje. Treća vrsta relacija je Many-to-many. Ova relacija se upotrebljava u slučajevima kada postoji osobina zajedničke pripadnosti. Za primer, recimo da dva radnika zaduže dva kompleta alata bez posebne zajedničke pripadnosti. Obojica su tada vlasnici i jednog i drugog kompleta alata.Nakon završene relacije model će izgledati ovako :

Objekti baze

3.4. FORME - elektronskih obrazaci

Forme, maske, elektronski obrasci ili formulari su neki od naziva koji se koriste za englesku reč Forms, a predstavlja Accessov alat za rad sa bazom podataka . Elektronski obrasci predstavljaju ekvivalent papirnim obrascima, a koriste se za unos i a\uriranje podataka u bazu podataka. Prednost elektronskih obrazaca nad papirnim je višestruka: unos podataka može biti delimično kontrolisan, u određenim poljima se mogu unapred ponuditi vrednosti (recimo sistemski datum) dok se pojedina polja mogu popuniti automatski proračunom jedne ili više unetih vrednosti u druga polja.

Osnovna pravila kojih se treba držati pri kreiranju formi je da raspored polja koji se popunjava mora biti logičan. Takođe treba predvideti da se kompletan unos može obaviti i sa tastature, dakle, BEZ korišćenja miša. Kada se jednom usvoji ova navika unos može predstavljati pravo zadovoljstvo uz veliku uštedu u vremenu.

Forme se mogu dizajnirati na jedan od sledećih načina :

- 15 -

Design View - dizajniranje forme "od nule" bez upotrebe čarobnjaka; sve opcije moramo sami da podesimo;

Form Wizard - čarobnjak koji a osnovu odgovora na postavljena pitanja deo opcija postavlja automatski, te sam raspoređuje polja za unos;

AutoForm - (Columnar, Tabular, Datasheet) kreira formu bez ikakvih pitanja na osnovu tabele koju odaberemo; podopcije predstavljaju način na koji će polja za unos biti raspoređena na formu;

Chart Wizard - čarobnjak koji kreira formu sa grafikonom na njoj (koristi se uslugama Microsoft Excela koji pri tome mora biti instaliran);

PivotTable Wizard - čarobnjak koji iz podataka iz tabele kreira izvedenu tabelu (takođe zahteva Microsoft Excel);

Forme se kreiraju nad tabelama te je potrebno da se izabere tabela u koju će se podaci upisivati (Citaoci,Knjige), odnosno na osnovu koje će se formirati polja za unos i ažuriranje. Takodje je bitno odabrati polja koja se nalaze u tabeli a koja želimo da korisnici unesu, obrišu ili ažuriraju.

Objekti baze

Klikom desnim tasterom na polje otvara se skraćeni meni gde biramo prozor sa osobinama polja Properties = Osobine.

Format - način na koji će na ekranu biti prikazano polje i koje će osobine uzeti u smislu oblika, veličine, vrste fonta, boje, itd; posebne osobine na su:

- Visible - polje će biti vidljivo ili ne;- Display When - polje će biti vidljivo na ekranu, na odštampanom papiru

ili na oba- Scroll Bars - vertikalni/horizontalni klizač postoji ili ne;- Can Grow/Can Shrink - u zavisnosti od sadržaja polje se može/ne

može automatski povećati/smanjiti ;

Data - na ovoj kartici se podešava izvor podataka, mogućnost njegove izmene, kontrola unosa podataka u polje, osnovna vrednost i način ponašanja filtera nad poljem

Event - na svakoj operaciji nad poljem aktivira se određeni događaj (Event) koji može pokrenuti program;

Other - ostale osobine polja koje ne spadaju niti u jednu od preostale četiri grupe;

All - sve osobine gore navedene se nalaze ovde.

- 17 -

Na kraju snimimo formu (File/Save As...) pod imenom koje sami odredimo.(Preporučuje se da forme nose imena kao i tabele nad kojima se postavljaju) .

Postoji mogućmost postavljanja forme nad više tabela, u tom slučaju operater operiše sa podacima iz više tabela ostvarujući interakciju između njih. Konkretno, tabele Knjige i Citaoci će preko ovog modula ostvariti vezu, a kako su to jedine dve tabele koje ostvaruju vezu, imaćemo samo jedan izvršni modul. U slučaju da imamo tri entiteta koja treba povezati (npr. kupci, dobavljači i isporučioci) imali bi najmanje dva izvršna modula forme.

3.5. REPORTS - izveštaji na osnovu upita iz baze

Podaci koje selektujemo, izdvajamo iz baze po nekom kriterijumu a baziranju se na upitima nazivamo izveštaji. Izveštaji mogu biti veoma jednostavni ali isto tako i veoma složeni.Recimo, izveštaj o svim knjigama u biblioteci "Pregled svih knjiga", je veoma jednostavan Izveštaj i ne zahteva posebne kriterijume upita, jer prikazuje sve knjige u našoj biblioteci. Izveštaj treba da je pregledan i jednostavan, uz minimalnu količinu dodatnih informacija. Ako nije neophodno postaviti vreme i datum štampanja to ne treba ni raditi. U ovom slučaju interesuje nas sa koliko ukupno knjiga raspolaže biblioteka i kog datuma je izveštaj sačinjen.

Takodje možemo napraviti izveštaj za prikazivanje samo izdatih knjiga iskoristivši neka svojstva upita postavljajući kriterijume po kojima se podaci izdvajaju i sortiraju.

Access je prepun "čarobnjaka", poluautomatizovanih procedura za postizanje određenog cilja uz minimalno angažovanje korisnika, tako da upite možemo kreirati uz pomoć njih ako ne želimo da ih kucamo samostalno.

Simple Query Wizard je procedura koja pomaže u sastavljanju jednostavnih upita. Sastavljanje ovakvih upita je brže kada se radi bez upotrebe "čarobnjaka";

Crosstab Query Wizard predstavlja proceduru za sastavljanje upita za unakrsne proračune. Unakrsni proračuni predstavljaju grupisanje rezultata po više kriterijuma (npr. za jednog prodavca i u određenom vremenskom intervalu tražimo sumiran rezultat poslovanja);

Objekti bazeFind Duplicates Query Wizard sastavlja upit koji prikazuje samo one

podatke koji se ponavljaju u dve relaciono povezane tabele;

Find Unmatched Query Wizard sastavlja upit koji prikazuje samo one podatke jedne tabele koja se ne pojavljuje u drugoj, relaciono povezanoj tabeli.

Tabele koje se postavljaju u upit moraju biti povezane preko određenih podataka koji će biti isti za tabele u relaciji. Iz tabele Poslovanje kolona ID_Citalac je u direktnoj relaciji sa istoimenom kolonom tabele Citaoci i podaci koji će se pojavljivati u ove dve kolone su direktno zavisni. Praktično, iz ove dve tabele možemo izdvojiti bilo koju kolonu iz bilo koje tabele, dok god su one preko nekog ključa direktno povezane, a to je u ovom slučaju ID_Citalac.

U gore navedenom primeru, upit je izdvojio čitaoca (prikazuje samo one podatke koje navedemo u upitu )- ID_citaoca,ime i prezime,datum izdavanja i naziv knjige sa kojom je čitaoc u vezi.

- 19 -

4. Novine u programu Microsoft Office Access 2007

Poslednje dve verzije Access-a 2002 i 2003, nisu donele očekivane izmene i nove mogućnosti delom zbog toga što je bilo potrebno krenuti sa izmenama od temelja - od JET mašine. Novi Access ima potpuno novu JET mašinu, ali i mnogo drugih poboljšanja. Nova verzija Access 2007 je donela toliko poboljšanja tako da se stiče utisak da su sve primedbe i ideje zabeležene u prethodnih šest godina bile brižljivo skupljane i implementirane u verziji 2007.

Tajna uspeha programa, počev od najranijih verzija, leži u realizaciji program za rad sa bazama podataka, takvog da ga korisnici mogu na relativno jednostavan način koristitit za praćenje poslovnih procesa, gde se zapravo sve svodi na beleženje veće količine podataka u tabelarnom obliku i izdvajanju podataka, tj. poslovni procesi se svode i oslanjaju na baze podataka. Korisnici mogu sami da barataju sa jednostavnijim bazama podataka bez potrebe za angažovanjem profesionalaca i administratora. S druge strane, profesionalni programeri koriste Access za brz razvoj čak i vrlo komplikovanih baza podataka, gde je kranji proizvod uređena baza koja ima izgled profesionalnog programa. Veliki broj studenata prve praktične korake u izradi baze podataka čini u Accessu zato nova verzija, između ostalog, pokušava da početnicima olakša prve korake, ali i da profesionalcima pruži nove mogućnosti.

4.1. Nova JET mašina

Nova verzija Access 2007 oslanja se na sasvim novu JET mašinu baze podataka. Zapravo, od JET mašine zavisi mnogo toga što Access može. Do sada je Access koristio JET mašinu koja je sastavni deo Windows

Objekti bazeoperativnog sistema tako da razvojni tim Accessa nije imao mnogo uticaja na osobine postojeće JET mašine. Staru JET mašinu je razvio tim programera koji radi na razvoju SQL Servera. Zbog ograničenja koje nameće stara JET mašina, odlučeno je da novu verziju napravi tim koji je razvijao i sam Access, imajući u vidu sakupljene komentare od korisnika, svoja iskustva, ugrađujući nove osobine pri razvoju, ali i ostavljajući mogućnost za laku nadogradnju. Pozitivna strane ove odluke je ta da ubuduće možemo očekivati dinamičniji razvoj Accessa, a ne samo "kozmetičke izmene interfejsa".

JET "mašina" je deo sistema koji se sastoji iz dela zaduženog za smeštanje podataka i dela zaduženog za izdvajanje podataka - query . Razvojni tim SQL Servera je sugerisao programerima da koriste SQL Server Express. Razvojni tim Accessa je razvoj JET mašine napisao od početka tako da sada nova JET mašina pruža mnogo veće mogućnosti izdvajanja podataka upotrebom upita u odnosu na SQL Server Express. Nažalost, kako je novi JET deo Accessa, korisnici koji nemaju instaliran Access neće moći da pristupe podacima, tako da važi savet: ako razvijamo aplikaciju koju će koristiti korisnik koji nema instaliran Access, to trebamo činiti upotrebom stare JET mašine ili sa bazom u drugom formatu, npr. sa SQL Server Expressom kao backend bazom.

Treba napomenuti da će postojeća JET mašina i dalje biti dostupna ranijim verzijama programa, ali će nova JET mašina dodavati osobine na koju se Access 2007 oslanja, pri čemu je osnovni zahtev - potpuna kompatibilnost sa predhodnom - ispunjena. Znači, Access 2007 će podjednako dobro raditi sa MDB bazama a i sa novim formatom baze ACCDB.

Prethodne verzije programa Access podržavaju formate datoteka koje koriste oznaku tipa datoteke .mdb. U programu Office Access 2007 možemo da nastavimo sa otvaranjem .mdb datoteka. Datoteku uskladištenu u formatu datoteke Access 2000 ili Access 2002-2003 možemo da otvorimo i koristimo na uobičajen način. Međutim, ne možemo da iskoristimo prednosti novih funkcija koje zahtevaju format datoteke .accdb.

Trebalo bi koristiti novi format datoteke svaki put kad je to moguće, jer on podržava nove funkcije Međutim, novi format datoteke ne može da bude otvoren ili povezan sa prethodnim verzijama programa Access, ne podržava replikaciju. Mora da se koristi prethodna verzija formata datoteke ako je potrebno da se koristi baza podataka iz prethodnih verzija programa Access-a ili ako mora da se koristi replikacija .

- 21 -

4.2. Nove funkcije koje novi format datoteke .accdb podržava

Korisnički interfejs Accessa 2007 je potpuno redizajniran i usklađen sa ostalim programima sistema Microsoft Office 2007.

Osnovno ponašanje je, kao i u ostalim programima paketa, zadržano - u zavisnosti od onoga šta trenutno radimo, ali je omogućen brz pristup potrebnim alatkama. Umesto prozora koji se preklapaju, tako da se svaki novootvoreni postavlja iznad ostalih kreirajući pri tome novu stavku u Windosu, prozori objekata se sada otvaraju na zasebnim karticama. Novi interfejs prati strukturu Accessa pri čemu se prikaz interfejsa odnosi na tip objekta i sadrži različite alatke koje možemo primeniti na objektu. Interfejs je više podređen kontekstu objekta omogućavajući brz pristup složenom sistemu komandi. Brojne opcije, koje su korisnici tražili u prethodnim godinama, u Accesu 2007 su dodate.

Brži načini za započinjanje rada

Office Access 2007 obezbeđuje predloške pomoću kojih možemo lako da kreiramo baze podataka, tabele i polja. Pored toga, tu su i novi prikazi i alatke za dizajn koji nam pomažu da kreiramo nove objekte baze podataka i da radimo sa podacima.

Polja sa više vrednosti

Ključna osobina nove JET mašine je mogućnost rada sa tzv. "kompleksnim podacima". Termin "kompleksni podaci" se u realnom radu odnosi na polja koja mogu čuvati više od jedne vrednosti. Većina programa za baze podataka, uključujući i ranije verzije programa Access, dopuštaju da se u jedno polje uskladišti samo jedna vrednost. Međutim, u programu Office Access 2007 sada je moguće kreirati polje za pronalaženje koje nam omogućava skladištenje više vrednosti u svako polje. U stvari, kreira se relacija „više-prema-više“ unutar polja, a detalji primene se skrivaju pomoću sistemskih tabela. Svrha polja sa više vrednosti je u tome da se olakša podrška u onim slučajevima kada želimo da uskladištimo više izbora, a da ne moramo pri tom da kreiramo napredniji dizajn .

Tip podataka „Prilog“

Novi tip podataka „Prilog“ omogućava da na jednostavan način uskladištimo sve tipove dokumenata i binarnih datoteka u bazu podataka bez

Objekti bazenepotrebnog povećanja baze podataka, da bi se maksimalno povećalo korišćenje prostora. U zapis može da se priloži Microsoft Office Word 2007 dokument, kao i da se sačuva grupa digitalnih slika. Moguće je čak i imati više priloga u jednom zapisu.

Poboljšana integracija sa sistemom Windows SharePoint Services i programom Microsoft Office Outlook 2007.

Ovo omogućava potpuniju integraciju Access baza podataka sa sistemom Windows SharePoint Services 3.0 i programom Office Outlook 2007, kao i to i da antivirusni programi na mnogo jednostavniji način provere datoteke Access baza podataka.

Rad van mreže sa SharePoint listom korišćenjem programa Access .

Postoji mogućnost preuzimanja SharePoint lista za rad van mreže pomoću programa Access . Ako želimo da ponesemo svoj rad kući, jednim klikom možemo da preuzmemo SharePoint liste za rad van mreže. Radimo sa podacima u programu Access, a zatim sinhronizujmo promene koje smo izvršili ili se kasnije ponovo povežemo sa SharePoint lokacijom.

Praćenje istorije memo polja

Memo polja su korisna za skladištenje velike količine informacija. Počev od programa Office Access 2007, možemo podesiti svojstvo (Samo dodaj) koje primorava Access da zadrži istoriju svih promena u memo polju.

Poboljšano šifrovanje

Možemo odabrati i postaviti lozinku za bazu podataka, a njen sadržaj da šifrujemo. Access koristi Windows Crypto API za šifrovanje podataka ako odaberemo da postavimo lozinku pomoću programa Office Access 2007 i datoteke koja koristi novi format datoteke.

Poboljšane alatke za dizajn i analizu

Nove alatke u programu Office Access 2007 pomažu nam da brže kreiramo objekte baze podataka i da zatim lakše analiziramo podatke.

Olakšano kreiranje izveštaja

Mogućnost brzog i lakog kreiranja izveštaja, gde ugrađeni čarobnjaci gotovo potpuno formiraju konačan izgled izveštaja. Izmene načinjene na

- 23 -

ovom segmentu programa se mogu okarakterisati kao dramatične. Pre svega, izveštaj nije samo istovetan ekranskom prikazu, već omogućava i niz akcija direktno u režimu pregleda konačnog izgleda. Pored režima prikaza Design i Preview, uveden je i novi režim Layout. U ovom režimu korisnik dizajnira izgled izveštaja uz prikaz realnih podataka (slično kao i kod formulara). U režimu Layout možemo načiniti izmenu veličine polja uz prikaz podataka koje polje sadrži, bez potrebe za izmenom režima prikaza. Tokom dizajniranja izveštaja, na raspolaganju nam je modul za automatsko formatiranje izveštaja.

Olakšano kreiranje formi

Proces kreiranja podataka upotrebom formi je značajno unapređen. Stari sistem je zanemenjen novim, čijom upotrebom korisnik sada kreira formular u režimu "ono što vidite je ono što dobijete". Naime, dizajniranje formi se sada odvija u realnom vremenu i sa realnim podacima na ekranu, tako da se režimi rada View i Design prepliću. Poseban novi princip je nazvan "podeljeni pogled" koji formu deli na dva dela - jedan prikazuje podatke u tabelarnom obliku, a drugi relacione podatke odabranog zapisa.

Unapređene alatke za sortiranje i filtriranje

Nova funkcija automatskog filtriranja u programu Office Access 2007 poboljšava moćne mogućnosti filtriranja tako da brzo možemo da se usredsredimo na podatke koji su nam potrebni. Filteri su sada "inteligentniji" i bolje funkcionišu u kontekstu sadržaja kolone tabele. Ako želimo da do podataka dođemo brže, a ne želimo da sa bavimo upitima, novi mehanizam za filtriranje nam nudi dovoljno mogućnosti da obradom ovakvih, sirovih podataka veoma brzo dođemo do željenih rezultata. Lako možemo da izaberemo neku od jedinstvenih vrednosti u koloni, što je korisno u situacijama kada ne možemo da se setimo imena koje nam je potrebno, ili možemo da sortiramo vrednosti koristeći jasne opcije kontekstualnog menija kao što su „Sortiraj od najstarijeg do najnovijeg“ ili „Sortiraj od najmanjeg do najvećeg“.

U postupcima kreiranja upita, takođe je učinjeno mnogo

Ugrađeni čarobnjaci realno olakšavaju učenje SQL jezika svakome, jer rezultat rada čarobnjaka je upit koji radi ono što želimo, a koji možemo menjati prateći njegvo ponašanje. Neke izmene se odnose i na upite koji se kreiraju u pozadini, tj. na one koje korisnik verovatno nikada neće videti. Na

Objekti bazeprimer, pri kreiranju formulara, Access automatski kreira upit kojim se podaci tabele menjaju, dodaju ili brišu, podforme kreiraju upit koji filtrira podatke, izveštaj pokreće nekoliko različith upita da bi kreirao grupe podataka, međuzbirove ili zbirove, Lookup čarobnjak kreira SQL upit kojim se podatak dovodi u relaciju sa podatkom druge tabele ), itd.

Poboljšana bezbednost

Poboljšane funkcije bezbednosti u programu Access 2007 i jaka integracija sa tehnologijom Windows SharePoint Services pomažu nam da efikasnije upravljamo i omogućuju nam da učinimo aplikacije za praćenje informacija bezbednijim nego ikada ranije. Skladišteći podatke aplikacije možemo da nadgledamo istoriju revizije, spasemo izbrisane informacije i da postavimo dozvole za pristup podacima.

Istoriju revizije možemo da prikažemo na nivou zapisa (sloga) uz pomoć tehnologije Windows SharePoint Services. Pretpostavimo da želimo da znamo ko je promenio neki red ili kada je on promenjen. To možemo da saznamo tako što ćemo prikazati istoriju revizije.

Postavka dozvole za pristup SharePoint listama možemo da postavimo pomoću tehnologije Windows SharePoint Services. Možemo da izaberemo kojim korisnicima ćemo dati određena korisnička prava. Možemo da dodelite ograničene dozvole za čitanje ili puna prava .

Preuzimanje iz korpe za otpatke u tehnologiji Windows SharePoint Services možemo koristiti da bismo lako prikazali izbrisane zapise i spasli informacije koje su greškom izbrisane.

NAPOMENA Sve ove novine su podržane samo upotrebom novog formata datoteke .accdb.

- 25 -

5. Zaključak

Slobodno možemo da zaključimo da nova verzija Accessa donosi najdramatičnije izmene između deju verzija. Broj poboljšanja je toliki da mnoge od njih nisu ni pomenute. Stiče se utisak da je svakoj funkciji i objektu posvećena pažnja i da su nad svakim načinjena poboljšanja. Profesionalci će pozdraviti ispravljene greške, nove osobine i daleko brže programiranje baze podataka, dok će početnici moći lakše da savladaju osnove baze podataka. Kako god posmatrali, novi Access je zaista izvanredan proizvod.

Objekti baze

Literatura

1. www.praktikum.co.yu/index.asp/access......

2. office.microsoft.com

3. www.znanje.org/knjige

- 27 -