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Los archivos de oficina o de
gestión están formados por los
documentos producidos y recibidos
por la oficina en el desarrollo de las
funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas
como instrumento para la toma de
decisiones, tramitación de asuntos y
defensa de derechos.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado: Clases de
archivos:
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La centralización se puede realizar solo a
documentos definidos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio
archivo
Permite mantener la confidencialidad
de los documentos (no permitiendo el
acceso a otros departamentos) así
como acceso rápido a los documentos
de uso inmediato
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Todo el personal del departamento
tiene acceso al archivo, aunque
debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el
archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es una mezcla entre:
- Descentralizados los archivos activos y
semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o
históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de
manera frecuente, que debe ser
accesible a la persona y, situada en
proximidad al puerto de trabajo, en una
área delimitada por la ley de economía de
los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa
utilizada de manera ocasional,
accesible y cerca del archivo activo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la
consulta y puede ser considerada como rutinaria
(está en espera de ser pasada al archivo cronológico
o técnico que necesita estar disponible en el mínimo
tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto
tiempo en el archivo inactivo debido al interés que
representa para el trabajo cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a
acciones pasadas, apenas utilizada y
que no ofrece a la empresa sino un
interés jurídico o histórico
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Esta documentación está guardada
en locales/departamentos alejados
del puesto de trabajo, especialmente
adaptados para este fin.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
La documentación, en espera de su
destrucción, se conserva, por una
parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las
leyes interiores de la empresa para
aquellos documentos que escapan al
control del Estado.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
