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Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2004
1. QUE SE DEBE HACER?
2. PARA QUE SIRVE ESTE PROCESO DE ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y/O OFICINA ?
METODOLOGIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE
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Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.
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1.¿QUE SE DEBE HACER ?1.1 Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental
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Los documentos propios de cada
dependencia, separarán y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo:
Serie Documental
Subserie Documental
Ubicación: Vicerrectoria Administrativa
Documentos que la conforman
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1.2 Ordenación• La ordenación de cada carpeta se hará
según sea el caso cronológica o numérica.
• Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO
• Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
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1.3 Preparación Física
Las carpetas deben ir con la documentación
completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico
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1.4 Capacidad de Almacenamiento
Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad
estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.
Escaso volúmen documental menos de 50 folios
Exceso volúmen documental mas de 120 folios
Correcto volúmen documental entre 80 y 120 folios
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Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.
1UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVAPROYECTO DE ARCHIVO
MEMORANDO
PARA: Dr. Orlando Pinzón ChaconJefe Departamento de Personal
DE: Mariela Alvarez Rodríguez
ASUNTO: Solicitud información
FECHA: 14 de marzo de 2002
Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobrepreparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes dela Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer lossiguientes aspectos:
1. Número de personas a asistir2. Nombre y apellido (Listado)
Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.
Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en elsentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimientode transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
Agradezco mucho su colaboración
Cordialmente,
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZCoordinadora Proyecto de Archivo
2UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVAPROYECTO DE ARCHIVO
MEMORANDO
PARA: Dr. Orlando Pinzón ChaconJefe Departamento de Personal
DE: Mariela Alvarez Rodríguez
ASUNTO: Solicitud información
FECHA: 14 de marzo de 2002
Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobrepreparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes dela Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer lossiguientes aspectos:
1. Número de personas a asistir2. Nombre y apellido (Listado)
Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.
Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en elsentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimientode transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
Agradezco mucho su colaboración
Cordialmente,
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZCoordinadora Proyecto de Archivo
3UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVAPROYECTO DE ARCHIVO
MEMORANDO
PARA: Dr. Orlando Pinzón ChaconJefe Departamento de Personal
DE: Mariela Alvarez Rodríguez
ASUNTO: Solicitud información
FECHA: 14 de marzo de 2002
Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobrepreparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes dela Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer lossiguientes aspectos:
1. Número de personas a asistir2. Nombre y apellido (Listado)
Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.
Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en elsentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimientode transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
Agradezco mucho su colaboración
Cordialmente,
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZCoordinadora Proyecto de Archivo
1.5 F O
L I A C
I Ó N
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1.6 Marcación
Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:
• Nombre dependencia• Código de la dependencia /
Número de clasificación• Título de la carpeta• Año retrospectivo
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1.7 Registre en el formato de inventario • Se registra las carpetas en el formato de inventario en el orden que le da el Cuadro de
Clasificación documental, se deberá dejar una copia electrónica en la carpeta en el PC y otra impresa.
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2. Verificación de la información contra la Tabla de Retención Documental
• Se verifica la fecha de la transferencia en el cronograma
•Se revisa contra la Tabla de Retención Documental
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2.1 Almacene en Cajas Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de
izquierda a derecha. En las cajas de archivo.
Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.
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Microfilmación
• La microfilmación es una forma de hacer más útil, rápida, accesible e íntegra la información al usuario, dada las características y garantías que ofrece, es utilizada preferencialmente para sistemas de archivos
• Uno de los objetivos del archivo es microfilmar los documentos que la Universidad de La Salle que considere de valor permanente en una forma ordenada y sistemática, con la finalidad de asegurar la consulta y la conservación del patrimonio documental de la universidad.
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3. Servicios
• 3.1 ¿Cuál es el proceso solicitud de información al Archivo Central ?
• 3.2 ¿Cuales son los usuarios?
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3.1 PROCESO DE SOLICITUD• En la actualidad los mecanismos para
realizar solicitudes de servicios son:
Solicitud vía fax Solicitud telefónica: Solicitud al Correo electrónico.
• Para agilizar el proceso de respuesta las dependencias pueden efectuar la solicitud por vía telefónica, fax o correo electrónico, sin embargo la legalización del requerimiento requiere que se envíe el formato original por correspondencia.
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3.2 USUARIOS
• GRUPO OCUPACIONAL
Comunidad de La Salle Directivos Personal Administrativo Docentes Estudiantes Usuarios Externos
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GESTION
DE
DOCUMENTOS
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CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Disco Duro C: Directorio RaizNombre de la Dependencia
SubdirectorioNombre de la Serie
CarpetaNombre de la Subserie
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ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con
relación a este, los documentos deben ser
colocados en forma ascendente por año
DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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Propiedades del DocumentoPropiedades del Documento
Control de CambiosControl de Cambios
Guardar VersiónGuardar Versión
Distribuir Documentos para su Distribuir Documentos para su RevisiónRevisión
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Copias de RESPLADO
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RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC
¿Por qué se pierde ¿Por qué se pierde
la Informaciónla Información?
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ALMACENAMIENTO
Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión
A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias.
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IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD
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BASES DE DATOS
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Correspondencia - SIDECO
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Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajerosPlanilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros
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Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla inicial de la Aplicación
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Sistema de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla de Inventario de la Aplicación
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Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS
CLINIHISTORIAS se encarga de llevar a cabo el control operativo de registro de las historias activas, inactivas e históricas como también de los traslados de un estado a otro.
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DOCUMENTO ELECTRONICO
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DOCUNET• "Docunet " es un
sistema automatizado e innovador que genera un control dinámico de la documentación correspondiente a los Actos Administrativos al interior de la Secretaria General, estableciendo estándares de clasificación, acceso, Indexación y Retención Documental.
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FORMULARIO DE BUSQUEDA