8 Sp Penyiapan Perjalanan Kunjungan Kerja Wapres Ke Luar Negeri

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 463 -

8) Standar Pelayanan Penyiapan Perjalanan Kunjungan Kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke Luar Negeri

STANDAR PELAYANAN PENYIAPAN PERJALANAN KUNJUNGAN KERJA WAKIL PRESIDEN

DAN/ATAU ISTRI/SUAMI WAKIL PRESIDEN KE LUAR NEGERI

BAGIAN KESATU PENDAHULUAN

A. Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan 2. Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan

Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan

3. Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2010 tentang Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2010

4. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara Republik Indonesia

5. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara

B. Latar Belakang

Dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas kenegaraan dan pemerintahan Wakil Presiden, perlu dilakukan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan lancar efektif dan efisien, maka diperlukan standar pelayanan.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud penetapan Standar Pelayanan Perjalanan Kunjungan Kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke Luar Negeri adalah sebagai pedoman bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi pengguna pelayanan mengenai pelaksanaan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri.

Tujuannya ...


- 464 -

Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Biro Protokol dan Kerumahtanggaan dalam melaksanakan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri, sehingga mampu mendukung kelancaran pelaksanaan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri.

D. Ruang Lingkup

1 . Unit pelayanan yang melaksanakan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri adalah Biro Protokol dan Kerumahtanggaan, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi.

2 . Pelaksana pelayanan adalah Kepala Subbagian Perjalanan Dinas, Kepala Subbagian Sarana dan Prasarana Perjalanan, dan Kepala Subbagian Administrasi Perjalanan beserta staf yang dikoordinasikan oleh Kepala Bagian Perjalanan.

3 . Penanggung jawab adalah Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan.

4 . Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam

penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri, sehingga penyiapannya dapat dilaksanakan dengan lancar, efektif, dan efisien.

5 . Pengguna pelayanan adalah Wakil Presiden, Sekretaris Wakil Presiden,

para Deputi Sekretaris Wakil Presiden, Staf Khusus Wakil Presiden, Pasukan Pengaman Presiden, Sekretariat Militer Presiden, Badan Intelijen Strategis TNI, serta instansi dan pihak-pihak terkait dalam kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri.

6 . Keluaran (output) pelayanan adalah terlaksananya perjalanan kunjungan

kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri.

7 . Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah terdukungnya kelancaran tugas Wakil Presiden dalam membantu Presiden menyelenggarakan tugas-tugas kenegaraan dan pemerintahan secara efektif dan efisien.

8 . Definisi peristilahan:

a. Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara,

dan ...


- 465 -

dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

b. Kunjungan kerja ke luar negeri adalah suatu kegiatan acara Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden yang diadakan di luar ibu kota negara yang diatur dengan berbagai hal yang terkait dengan persiapan kunjungan, pelaksanaan, termasuk penentuan usulan keikutsertaan pejabat/staf dalam kunjungan dimaksud.

c. Tim survei adalah seperangkat petugas terbatas yang terdiri dari unsur pejabat dari Sekretariat Wakil Presiden, Sekretariat Militer Presiden, Paspampres, dan BAIS TNI untuk melakukan penjajakan guna menghimpun data informasi dalam rangka penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri.

d. Tim Pendahulu adalah seperangkat petugas yang datang mendahului ke negara yang akan dikunjungi Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden untuk melakukan segala persiapan dan melakukan tindak lanjut koordinasi dengan perwakilan negara Indonesia di luar negeri dan negara yang dikunjungi.

e. Tim Rombongan Utama adalah rombongan yang menyertai kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri sejak dari keberangkatan sampai dengan kembali ke Jakarta yang meliputi unsur rombongan resmi, rombongan khusus, rombongan staf, dan rombongan tambahan.

f. Rapat koordinasi protokol adalah rapat yang diselenggarakan oleh Biro Protokol dan Kerumahtanggaan, Sekretariat Wakil Presiden dalam rangka membahas penyiapan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri dengan dihadiri oleh unsur Sekretariat Militer Presiden, Paspampres, BAIS TNI, unsur pengamanan wilayah, panitia penyelenggara dan unsur dari protokol kementerian luar negeri.

9 . Standar kompetensi pelaksana:

a. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan

b. Memiliki pengetahuan tentang pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan

c. Menguasai manajemen keprotokolan d. Mampu melakukan koordinasi dan komunikasi yang efektif e. Mempunyai jiwa kepemimpinan f. Mampu mengoperasikan komputer program Microsoft Office

BAGIAN ...


- 466 -

BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN

A. Kerangka Prosedur Tidak disetujui

Disetujui Tidak disetujui

Disetujui

Tidak disetujui

Disetujui

B. Prosedur ...

Penugasan Kabag Perjalanan kepada Kasubbag (10 menit)

Penyiapan data-data mengenai jumlah rombongan dan jumlah hari perjalanan dinas (30 menit)

Penyusunan dan pengajuan draf RAB kepada Karo PK (1 jam)

Pengumpulan dokumen mengenai data-data rombongan (30 menit)

Penerimaan disposisi dari Deputi Seswapres Bidang Administrasi oleh Karo Protokol dan Kerumahtanggaan (Karo PK) dan penugasan kepada Kabag Perjalanan (10 menit)

Persetujuan draf RAB oleh Karo PK (30 menit)

Pembuatan SPPD dan Uang Muka Kegiatan (UMK) (30 menit)

Penyiapan akomodasi, konsumsi, tiket pesawat udara dan alat transportasi di negara

yang akan dituju (1 hari)

Verifikasi UMK oleh Bagian Perbendaharaan (30 menit)

Penerimaan pembayaran UMK (15 menit)

Pelaksanaan perjalanan dinas Wakil Presiden

Persetujuan UMK oleh Karo PK (30 menit)

- Pembuatan dan/atau penyiapan paspor dan visa (1 minggu)

- Pengajuan exit permit ke Kemenlu (2 jam)

Persetujuan draf RAB oleh Dep. Seswapres Bid.

Administrasi (30 menit)


- 467 -

B. Prosedur Pelayanan 1. Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan menerima disposisi Deputi

Sekretaris Wakil PresidenBidang Administrasi terkait arahan Wakil Presiden terhadap rencana kunjungan kerja luar negeri dan menugaskan Kepala Bagian Perjalanan untuk menindaklanjutinya (10 menit).

2. Kepala Bagian Perjalanan menugaskan:

a. Kepala Subbagian Administrasi Perjalanan Dinas untuk mengumpulkan dokumen mengenai data rombongan yang ikut serta dalam perjalanan dinas (5 menit);

b. Kepala Subbagian Perjalanan Dinas untuk menyiapkan data mengenai jumlah rombongan dan hari perjalanan dinas untuk pembuatan draf rencana anggaran biaya (RAB) (5 menit).

3. a. Kepala Subbagian Administrasi Perjalanan Dinas melaksanakan

pengumpulan dokumen mengenai data rombongan yang ikut serta dalam perjalanan dinas (30 menit).

b. Kepala Subbagian Perjalanan Dinas melaksanakan penyiapan data mengenai jumlah rombongan dan hari perjalanan dinas untuk pembuatan draf RAB (30 menit).

4. Para Kepala Subbagian menyusun draf RAB kunjungan kerja, yang

penyusunannya dikoordinasikan Kepala Bagian Perjalanan (1 jam). 5. Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan memeriksa draf RAB

kunjungan kerja (30 menit). Apabila Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan menyetujui, draf RAB diteruskan kepada Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi untuk mendapat persetujuan. Apabila tidak disetujui, draf RAB disempurnakan kembali.

6. Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi memeriksa dan

memberikan persetujuan terhadap draf RAB kunjungan kerja (30 menit). Apabila tidak disetujui, draf RAB disempurnakan kembali.

7. Kepala Bagian Perjalanan menugaskan: a. Kepala Subbagian Administrasi Perjalanan Dinas dan staf menyiapkan

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang memuat nama dan jabatan, NIP, tujuan kegiatan, negara yang dituju, jangka waktu penugasan dan sumber pembiayaan dan Uang Muka Kegiatan (UMK)

berdasarkan ...


- 468 -

berdasarkan RAB yang telah disetujui oleh Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi (5 menit);

b. Kepala Subbagian Perjalanan Dinas dan staf menyiapkan akomodasi, konsumsi, dan alat transportasi (termasuk tiket pesawat) (5 menit).

c. Kepala Subbagian Sarana dan Prasarana Perjalanan dan staf menyiapkan pembuatan paspor, visa dan exit permit.

8. a. Kepala Subbagian Administrasi Perjalanan Dinas dan staf menyiapkan

SPPD yang memuat nama dan jabatan, NIP, tujuan kegiatan, negara yang dituju, jangka waktu penugasan dan sumber pembiayaan dan UMK berdasarkan RAB yang telah disetujui oleh Deputi Administrasi (30 menit).

b. Kepala Subbagian Perjalanan Dinas dan staf menyiapkan akomodasi, konsumsi, dan alat transportasi (termasuk tiket pesawat) (2 hari).

c. Kepala Subbagian Sarana dan Prasarana Perjalanan beserta staf menyiapkan pembuatan paspor, visa dan exit permit (1 minggu).

9. Kepala Bagian Perjalanan mengajukan UMK kepada Kepala Biro Protokol

dan Kerumahtanggaan. Apabila disetujui, UMK diajukan ke Kepala Bagian Perbendaharaan (30 menit).

10. Kepala Subbagian Verifikasi, Bagian Perbendaharaan melaksanakan

verifikasi (30 menit).

11. Kepala Bagian Perjalanan menerima pembayaran UMK dari Kepala Bagian Perbendaharaan (15 menit).

12. Pelaksanaan kunjungan kerja Wakil Presiden ke luar negeri.

C. Persyaratan

1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana

pelayanan: a. Adanya arahan dari pimpinan untuk menyiapkan perjalanan kunjungan

kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri b. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing

2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan:

Memiliki kepentingan dan kewenangan terhadap perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri

D. Sarana ...


- 469 -

D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, komputer/notebook, printer, mesin tik listrik, mesin fotokopi, mesin hitung, kalkulator, lemari arsip, alat transportasi (kendaraan roda dua dan empat), telepon dan faksimile

E. Biaya Pelayanan

Tidak ada F. Tempat Pelayanan

Pelayanan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri diselenggarakan di ruang kerja Bagian Perjalanan, Biro Protokol dan Kerumahtanggaan, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi.

G. Jadwal Pelayanan Pelayanan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri dilaksanakan selama jam kerja kedinasan, dan apabia diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja kedinasan.

H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang berkaitan

dengan penyiapan perjalanan kunjungan kerja Wakil Presiden dan/atau Istri/Suami Wakil Presiden ke luar negeri disampaikan kepada Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan.

2. Kepala Biro Protokol dan Kerumahtanggaan dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Perjalanan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan.

3. Kepala Bagian Perjalanan beserta Kepala Subbagian terkait dan staf menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan.

9) Standar ...

Documents

8 Sp Penyiapan Perjalanan Kunjungan Kerja Wapres Ke Luar Negeri