PENYIAPAN RAPAT

Embed Size (px)

DESCRIPTION

d

Text of PENYIAPAN RAPAT

PowerPoint Presentation

PENYIAPAN dan penyelenggaraan RAPATDIKLAT TEKNIS MANAJEMEN KESEKRETARIATANPUSDIKLAT KEBTKE

oleh :MUKTI YUNARSOKepala Bagian Protokol KESDM

Ciracas, 23 27 Juni 2014Jakarta

DAFTAR ISI1.PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT2.TAHAPAN PERSIAPAN PENYELENGGARAAN RAPAT 3.MENYELENGGARAKAN RAPAT4.TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT5.PENGENDALIAN RAPAT6.TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT

(Lanjutan)7.TIPE-TIPE PESERTA RAPAT8.FUNGSI PEMIMPIN RAPAT9.FUNGSI PESERTA RAPAT10.SYARAT-SYARAT RAPAT11.FUNGSI RAPAT12.MACAM-MACAM RAPAT13.SIMPULAN

I. PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPATRapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

Pengertian rapat (meeting), yaitu berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Sharp v. Dawes, 1976).

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

(Lanjutan)Why ? Mengapa rapat perlu diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

What ? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

Who ? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut ? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

Where ? Di mana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

When ? Kapan rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

(Lanjutan)How ? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCDprojector, tape, videodan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena itu peran dan fungsi seorang Sekretaris sangat penting, Ia harus berhubungan dengan berbagai pihak yang terkait dengan rencana digelarnya suatu rapat.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat menjadi tanggung jawab Sekretaris.

II. TAHAPAN Persiapan penyelenggaraan rapat A. MEMBUAT AGENDA RAPAT DAN SUSUNAN ACARA RAPAT

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada Pimpinan Rapat.

Acara rapat harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

(Lanjutan)B. MENENTUKAN PESERTA RAPAT

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.

Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan Pimpinan Rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

(Lanjutan)C. MEMBUAT UNDANGAN RAPAT

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.

Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

(Lanjutan)4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5. Mencantumkan : hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat, tersebut diselenggarakan.

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

(Lanjutan)CATATAN PENTING :

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat.

Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.

Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

(Lanjutan)D. MEMBUAT DAFTAR HADIR RAPAT

Ada dua macam daftar hadir, yaitu :

1. buku tamu, dan 2. daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas).

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

(Lanjutan)E. MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

1. Agenda rapat.

2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

(Lanjutan)CATATAN PENTING :

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai.

Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

(Lanjutan)F. MEMPERSIAPKAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RAPAT

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain, sebagai berikut :

1. White boardlengkap dengan spidol dan penghapus.

2. Flip chartlengkap dengan spidolnya.

3. LCD Projector/OHP(Over Head Projector)lengkap dengan layarnya.(Lanjutan)4. Sound systemlengkap dengan mikroponnya.

5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.Block notedenagn bolpointnya.

7. Name taguntuk peserta.

8. Laptopatau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

(Lanjutan)G. MEMPERSIAPKAN RUANG RAPAT

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.

Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor.

Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan.

Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. (Lanjutan)Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :

1. Cahaya peneranganBila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2. Ventilasi udaraUsahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

(Lanjutan)3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Gaya klasikal/kelasGaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

b. Gaya konferensiGaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangatteam work.

(Lanjutan)3. Pengaturan tempat duduk

c. Gaya huruf U (U Shape)Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.

d. Gaya workshopPengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshopcocok untuk diskusi kelompok.

CONTOH PENGATURAN TEMPAT DUDUK

THEATRE

CLASS/SCHOOL ROOM

HOLLOW SQUARE

U-SHAPE

ROUND TABLES

VIP

(Lanjutan)H. AKOMODASI DAN PENGINAPAN

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat.

Untuk itu, Sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

(Lanjutan)I. TRANSPORTASI

Jika suatu rapat tidak dapat dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan.

Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

(Lanjutan)J. KONSUMSI

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.

Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat.

Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

(Lanjutan)1. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.

2.Disajikan selama rapat berlangsung.

3.Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.Disajikan secara kombinasi.

Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan min