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Digicamere
Camera di Commercio di Milano
Digita e Integra Holding
Un progetto BPM in stile “Social”
Dr. Alessandro Bertolini
Project Manager @Digicamere
Dr.ssa Francesca Dolzan
Business Analyst @Digicamere
Il progetto
Il progetto “Digita e Integra” si pone come obiettivo l’automatizzazione dei
procedimenti amministrativi della Camera di Commercio di Milano e delle
sue Aziende Speciali (circa 600 persone)
Obiettivo uno: ottenere la maggiore efficienza ed efficacia dei processi di
lavoro interni ed una più proficua organizzazione delle attività e del
personale
Obiettivo due: aumentare la trasparenza dei procedimenti “Amministrazione
Aperta” (Articolo 18 del Decreto Sviluppo 2012)
Non ultimo: ottimizzare la consultazione e la ricerca dei dati
Obiettivi del progetto
Standardizzare e digitalizzare l’intero ciclo passivo:
Determina (Atto amministrativo interno)
Richieste d’Acquisto
Ordini
Fatture passive
Mandati e Reversali
Standardizzare e digitalizzare gli altri atti amministrativi
Stakeholder
I beneficiari del progetto sono la Camera di Commercio di Milano e
quattro delle sue Aziende Speciali
Negli ultimi due anni al fine di ottenere miglioramenti in efficacia e
efficienza molti uffici della Camera di Commercio e delle Aziende
Speciali sono stati accentrati
Da qui la necessità di avere strumenti automatici comuni per la
gestione delle procedure
E quindi l’impegno a ricercare uno strumento che permettesse la
digitalizzazione dei vari processi
Benefici attesi
Maggior flessibilità organizzativa (es. se manca una persona può
essere sostituita con facilità)
Disponibilità di maggiori informazioni
Migliore organizzazione del lavoro
Migliori processi decisionali
Un progetto social
Quasi 100 persone coinvolte in questa prima fase sviluppo
Oltre 600 utilizzatori finali
Tutte le aree coinvolte della CCIAA Milano con i rispettivi dirigenti
Diversi uffici per ciascuna azienda con i loro responsabili e collaboratori
Due aree di Digicamere: una che si occupa dell’analisi e un’altra dello sviluppo tecnico
Supporto di un partner IBM, Pragma Management Systems, come consulente esperto della piattaforma BPM
Un’organizzazione service oriented
Digicamere da anni sviluppa applicazioni service oriented per i
sistemi camerali
BPM lavora come un direttore in un’orchestra di servizi preesistenti
L’integrazione già esistente fra i vari sistemi ha permesso un più
rapido ed efficace sviluppo dei flussi
Attenzione al dettaglio
Nel progetto è stata data grande importanza all’esperienza utente
L’interfaccia grafica è stata adattata alle esigenze degli utenti
camerali
Il disegno dell’interfaccia si basa su test di usabilità fatto con gli
utenti
La fase di analisi
Intervista agli attori
Condivisione dei requisiti fra le diverse aziende e grosso sforzo per
accomunare le esigenze per la realizzazione di un unico flusso
Trasformazione dei requisiti nei disegni di processi tramite IBM
Blueworks
Condivisione degli schemi con gli stakeholder e successiva
rielaborazione iterativa degli stessi
Rilascio dei disegni
La fase di sviluppo
Revisione dei disegni di processo per lo sviluppo
Importazione da Blueworks nell’ applicativo IBM BPM Designer
Implementazione delle interfacce
Integrazione con gli altri sistemi
Rilascio del flusso
Lession Learned
Progettare e programmare assieme agli stakeholder
Presenza costante e attiva dello sponsor di progetto
Attenzione all’esperienza d’uso dell’utente
Accurata formazione del personale sulle procedure
Supporto al cambiamento
Disponibilità di sistemi service oriented