คมอการใชงาน

โครงการ e-Meeting Version 2.0

ส านกคอมพวเตอร

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

โดย

นาย วชเรศ ขนธโชต

โครงการนไดรบทนอดหนนจากกองทนพฒนาระบบงานคอมพวเตอร

เพองานบรหารและวชาการ ประจ าป 2561

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

ค ำน ำ

เนองจากการประชมมความส าคญกบการด าเนนงานตางๆของสาขาวชาในมหาวทยาลย เชน

การวางแผนงาน การเตรยมงาน หรอเพอใหงานทด าเนนบรรลวตถประสงคและ เปาหมายของหนวย

งาน การจดการประชมทเพมมากขนท าใหเกดปญหาการใชกระดาษในการจดการประชมท าใหเสย

คาใชจายในการจดท าเอกสาร ปญหาจดเกบเอกสารทมปรมาณทเพมมากขนท าใหเกดการศนยหาย

ของเอกสาร และปญหาการคนหาเอกสารการประชมในหวขอการประชมทไดมการด าเนนการประชม

ไปแลว

ระบบ e-Meeting Version 2.0 พฒนาขนมาเพอชวยในการแกไขปญหาตางๆทเกดขนจาก

การประชมแบบดงเดม โดยใชเอกสารอเลกทรอนกส (Electronics document) แทนระบบกระดาษ

เพอลดจ านวนการใชกระดาษ การจดเกบเอกสารแบบอเลกทรอนกส ลงในฐานขอมลกลาง (Data

server) ลดการจดเกบเอกสารในรปแบบกระดาษ สามารถเขาถงเอกสารไดงายโดยผานระบบ

เครอขาย (intranet) ในมหาวทยาลย และสามารถคนหาเอกสารการประชม (Search) ในหวขอทได

ท าการประชมไปแลว

แนวความคดในการพฒนาระบบโปรแกรมคอมพวเตอร คอท าอยางไรใหสามารถลดขนตอน

การท างานของผปฎบตงานทมอยเดม ชวยลดเวลาการท างานใหผปฎบตงานไดน าเวลาไปใชในการคด

และพฒนาทกษะทางดานอนๆ ลดความซ าซอนของงานแบบดงเดมและเพมความรวดเรวในการ

ปฎบตงาน

ผพฒนาระบบหวงวาระบบ e-Meeting Version 2.0 จะเปนเครองมอทชวยในการขบเคลอน

และพฒนามหาวทยาลนสโขทยธรรมาธราชไมมากกนอย

นาย วชเรศ ขนธโชต

28 กรกฎาคม 2561

สำรบญ

รายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ .................................................................................................... 4

1 ผดแลระบบ (Admin) ........................................................................................................... 4

1.1. ระบบยนยนตวตน login (Admin) ........................................................................... 5

1.2 ระบบจดการครงทการประชม .................................................................................. 7

1.3 ระบบจดการวาระการประชม ................................................................................. 12

1.4 ระบบจดการหวขอการประชม ................................................................................ 15

1.5 ระบบคนหาเอกสารการประชม (Search) .............................................................. 19

1.6 ระบบสงคนรหสผาน ............................................................................................... 23

2 ผใชงาน (user).................................................................................................................... 26

2.1 เรยกดหวขอการประชม .......................................................................................... 26

2.2 หนาจอแสดงวาระการประชม และ เรยกดเอกสารการประชม ............................... 28

2.3 เรยกดเอกสารการประชม ....................................................................................... 30

2.4 คนหาเอกสารการประชม ....................................................................................... 31

2.5 ระบบสงคนรหสผาน ............................................................................................... 35

สำรบญภำพ

ภาพท 1 แสดงการท างานทงหมดของระบบงานรายงานการประชม V 2.0 ....................................... 2

ภาพท 2 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ ...................................................................... 4

ภาพท 3 ภาพแสดงวธการท าระบบยนยนตวตน ................................................................................ 5

ภาพท 4 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบยนยนตวตน login ......................................... 6

ภาพท 5 ภาพแสดงวธการใชงานระบบ login ................................................................................... 7

ภาพท 6 แสดงการท างานของระบบจดการครงทการประชม ............................................................ 8

ภาพท 7 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม ..................................................... 8

ภาพท 8 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชม ................................................................................ 9

ภาพท 9 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 1 ............................................................ 10

ภาพท 10 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 2-7 ...................................................... 10

ภาพท 11 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 1 ................................................................ 11

ภาพท 12 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 2-6 ............................................................ 12

ภาพท 13 ภาพแสดงหนาจอระบบจดการวาระการประชม ............................................................. 13

ภาพท 14 รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการประชม ................................................................. 14

ภาพท 15 ภาพขนตอนการท างานของระบบจดการหวขอการประชม ............................................. 16

ภาพท 16 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบจดการหวขอการประชม ............................ 16

ภาพท 17 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท ............................................................. 17

ภาพท 18 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท 2-4 ...................................................... 18

ภาพท 19 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท ................................................... 18

ภาพท 20 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท 2-5 ............................................ 19

ภาพท 21 ภาพแสดงระบบคนหาเอกสารการประชม ...................................................................... 20

ภาพท 22 ภาพแสดงรายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม ................................ 21

ภาพท 23 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 1-3 ...................................... 22

ภาพท 24 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4 ......................................... 23

ภาพท 25 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน ........................................................................... 24

ภาพท 26 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน ......................................................... 24

ภาพท 27 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน .................................................................... 26

ภาพท 28 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม ................................................. 27

ภาพท 29 ภาพแสดงขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม ..................................... 28

ภาพท 30 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอระบบแสดงวาระการประชม ............................................. 29

ภาพท 31 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 1-2 ............................... 30

ภาพท 32 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 3 ................................... 31

ภาพท 33 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 4 ................................... 31

ภาพท 34 คนหาเอกสารการประชม ................................................................................................ 32

ภาพท 35 รายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม ................................................ 33

ภาพท 36 วธการใชงานคนหาเอกสารการประชม ........................................................................... 34

ภาพท 37 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4 ......................................... 35

ภาพท 38 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน ........................................................................... 36

ภาพท 39 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน ......................................................... 37

ภาพท 40 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน .................................................................... 38

คมอกำรใชงำนระบบ

คมอการใชงานระบบ e-Meeting Version 2.0 จดท าขนเพออธบายรายละเอยดการท างาน ขนตอนการ

ท างาน อธบายรายละเอยดความส าคญของระบบ การแสดงหนาจอของระบบตางๆและวธการใชงานของ

ระบบ โดยจะแบงการอธบายระบบตางๆออกเปนระบบยอย เพอใหผอานสามารถเขาใจถงรายละเอยดการ

ท างานทงหมดของระบบ e-Meeting Version 2.0 จนสามารถน าไปสใชงานระบบไดอยางสมบรณ

การท างานของระบบนนจ าเปนทจะตองจดการเอกสารการประชมไดดวยระบบอเลคทรอนคเพอให

สามารถใชงานผานเครอขายภายในมหาวทยาลย (intranet) เพอเพมความสะดวกในการเขาถงเอกสารการ

ประชมผานทางระบบเครอขายและชวยลดจ านวนกระดาษทเกดขนจากการประชม สามารถจดการผใชงานได

ผานระบบจดการผใชงานโดยสามารถแบงผเขาใชงานออกเปน 2 ประเภทคอ ผใชงานทวไป (user) ทสามารถ

เรยกดเอกสารการประชมและคนหาหวขอการประชมได และผดแลระบบ (Admin) ทสามารถเพม แกไข ลบ

เอกสารการประชม เพมหวขอวาระการประชมได สามารถแกไข เพม ลบ หวขอวาระการประชมได และระบบ

ยงสามารถคนหาเอกสารทจดเกบเอาไวยอนหลงโดยใชค าคนทตองการคนหา สามารถคนหาไดทงแบบครงท

การประชม และวาระการประชมท าใหคนหาเอกสารไดอยางสะดวกรวดเรว โดยการออกแบบหนาจอแบง

ออกเปน 2 ระบบยอยๆคอ 1 ระบบส าหรบผดแลระบบ และ 2 ระบบส าหรบผเขาประชม โดยวธการท างาน

สามารถแสดงไดตามภาพท 1

2

Start

เขาสระบบ

จดการเอกสารการประชม- เพมครงทวาระการประชม- เพมหวขอการประชม- เพมเอกสารการประชม

- เรยกดวาระการประชมเอกสารการ ประชม- คนหาเอกสารการประชม

เอกสารการประชม

End

ตรวจสอบสถานะภาพ

Admin

User

ออกจากระบบ

ภำพท 1 แสดงการท างานทงหมดของระบบงานรายงานการประชม V 2.0

3

เมอออกแบบแลวเสรจสามารถออกแบบหนาจอการใชงานระบบไดดงน

1.ระบบ ผดแลระบบ (Admin) ระบบทผดแลระบบสามารถเขาใชงานได ประกอบไปดวย

ระบบจดการเอกสารการประชม

1. ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน

2. ระบบเพมวาระการประชม

3. ระบบเพมเรองการประชมในวาระการประชม

4. ระบบคนหาเรอง หวขอ การประชม

ระบบจดการผใชงาน

1. เพมผใชงานในระบบ

2. จดการสทธการใชงานในระบบ

3. แกไขขอมลผใชงานในระบบ

2.ระบบ ผใชงานระบบ (User) ประกอบไปดวย

1. ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน

2. ระบบเรยกดวาระการประชม

3. ระบบเรยกดเอกสารการประชม

4. ระบบเรยกดหวขอการประชม

5. ระบบคนหาเรอง หวขอ การประชม

4

รายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ

ภาพแสดงโครงสรางหนาจอทงหมดของระบบ e-meeting Version 2.0 โดยสามารถแบงตามภาพท 2

ำสระบบLogin.aspx

ระบบAdmin

ำ ระช มUser

ระบบ กำร ใชงำนHistory.aspx

พ ม ก บ ใชงำนระบบHistory_Add.aspx

ระบบ ส ง อกสำรกำร ระช มShowmeeting.aspx

ระบบ ส ง อกำร ระช มuserYear.aspx

ระบบ ส ง อกสำรกำร ระช มShowmeetingUser.aspx

e-Meeting Version 2.0

พ ม ก บ ก อกำร ระช มAdminMeeting.aspx

ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช มSearch.aspx

ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช มSearch.aspx

ระบบสงคนร ส ำนMailToSend.aspx

ระบบสงคนร ส ำนMailToSend.aspx

ภำพท 2 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบ

1 ระบบ (Admin)

ระบบนเปนระบบทท าการก าหนดสทธการเขาใชงานในระบบตางๆ โดยระบบจะแยกผใชงานออก

ดงตอไปน ผดแลระบบ (Admin) คอ หนาจอทใชในการเขาถงระบบ โดยใชชอผใช กบรหสผาน เพอเปนการ

ระบตวตน โดยวธการท างานสามารถแสดงไดดงน

5

ระบบยนยนต ตน login (Admin)

คอระบบทท าการแยกกลมผใชงานตามสทธการเขาใชงานในระบบตางๆ โดยระบบจะแยกผใชงาน

ออกเปนผดแลระบบ (Admin) และ ผใชงานทวไป (user) โดยการเขาใชงานระบบนนใชวธการยนยนตวตนเขา

สระบบ (login) โดยใชชอผใช (username) กบรหสผาน (password) ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบเปน

การระบตวตน โดยในสวนของผดแลระบบนนสามารถแสดงวธการยนยนตวตนไดดงภาพท 3

Start

เขาสระบบ Admin

Login เขาสระบบ

end

Yes

No

ภำพท 3 ภาพแสดงวธการท าระบบยนยนตวตน

1.1.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบยนยนต ตน login

โดยลกษณะหนาจอการแสดงผลระบบยนยนตวตน login มรายละเอยดหนาจอ ดงภาพท 4

6

ภำพท 4 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบยนยนตวตน login

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

1) ชอผใชงาน (username) คอ ชอ user ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ

2) รหสผาน (password) คอ รหสผานทไดท าการลงทะเบยนไวคกบ username

3) ปมตกลง คอ ปมทท าการตรวจสอบขอมล user และ password เพอเขาสระบบ

4) ลมรหสผาน คอปมทเชอมโยงไปสหนาสงคนรหสผาน และ ผดแลระบบ

1.1.2 ธกำรใชงำนระบบยนยนต ตน (login)

วธการ login เมอตองการเขาสระบบ หนาจอยนยนตวตน (login) โดยจะอยในหนาแรกหรอจะแสดง

เมอเขาสระบบในครงแรก เมอตองการเขาสระบบจะแสดงหนาจอโดยมขนตอนการท างานดงภาพท 5 และม

วธการใชงานดงน

7

ภำพท 5 ภาพแสดงวธการใชงานระบบ login

1) ใส ชอผใชงาน (username) ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ ใหท ากรอกใส ชอผใชงาน ลง

ไปในชองน

2) ใส รหสผาน (password) ทไดท าการลงทะเบยนไวคกบ ชอผใชงาน (username) ท าการ

กรอกรหสผานลงในชองน

3) ปมตกลง เมอท าการกรอกขอมลครบถวนเรยบรอยแลวจากนนท าการกดปมตกลงระบบจะ

ท าการตรวจสอบขอมล user และ password วาตรงกบทไดลงทะเบยนไวในระบบหรอไม

เมอถกตองตามเงอนไขผใชงานจงจะสามารถเขาใชงานระบบได

4) ลมรหสผาน เมอผใชงานไมสามารถเขาใชงานไดเนองจากรหสไมถกตอง ใหท าการเลอกทปม

ลมรหสผาน เพอท าการเขาสกระบวนการสงขอมล user และ password ทถกตองตอไป

ระบบ กำรครงทกำร ระช ม

คอ ระบบแสดงครงทประชม ระบบสามารถแสดงครงทประชมตางๆได เชน วนทประชม ครงทประชม

สามารถแกไขหรอลบครงทประชม โดยระบบนผดแลระบบ (Admin) สามารถเขาใชงานไดเทานน ระบบ

สามารถท าการเพม แกไข ลบ ขอมลตางๆได โดยเอกสารการประชมจะท าการแยกออกเปนครงทการประชม

โดยในครงทการประชมนนจะมวาระการประชม โดยระบบครงทประชมจะมขนตอนวธการการท างานดงภาพ

ท 6

8

Start

เพมแกไขหวขอการประชม

เขาสระบบ user

แสดงเอกสารการประชม

end

admin

User

ภำพท 6 แสดงการท างานของระบบจดการครงทการประชม

1.2.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ครงทกำร ระช ม

มรายละเอยดหนาจอดงภาพท 7 โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

ภำพท 7 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม

9

1) วนท คอ วนททท าการประชม

2) ครงทการประชม คอ ครงในการประชมโดยหนงปอาจมหลายครงการประชม

3) แกไข/ลบ คอ ปมคลกไปยงระบบแกไข/ลบ เมอตองการแกไขขอมลตางๆ

4) เพมครงทการประชม คอ ปมคลกไปยงระบบเพมครงการประชม เพอเพมครงการประชมใน

ครงตอไป

5) กลบสหนาหลก คอ ปมคลกไปยงหนาหลกเมอตองการกลบสหนาหลก

1.2.2 ธกำร พ มครงทกำร ระช ม

วธการเพมครงทการประชมเขาสระบบ เมอคลกปมเพมปการประชม เขามาในหนาจอนแลว

(AdminEditPage1.aspx) ใหท าการกรอกขอมลตางๆใหครบถวน โดยมขนตอนการท างานตามภาพท 8

ภำพท 8 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชม

10

ขนตอนการใชงานการเพมครงทการประชม

1) ท าคลกทปมเพมปการประชม

ภำพท 9 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 1

2) ท าการกรอก ปการประชม ทตองการ เชน 2561

3) ท าการกรอก ครงการประชม ทตองการ เชน ครงท 1 เปนตน

4) ท าการกรอก วนทประชม ทตองการ โดยเรมจาก วน/เดอน/ป (dd/mm/yyyy)

5) ท าการเพม เอกสารการประชม เอกสารทเพมเขาในระบบจ าเปนตองเปนไฟล pdf เทานน

ภำพท 10 ภาพแสดงวธการเพมครงทการประชมขนตอนท 2-7

11

1.2.3 ธกำร ก / บ ครงทกำร ระช ม

ขนตอนการใชงานการแกไข/ลบ ครงทการประชม

1) ท าเลอกปทตองการท าการแกไข จากหนาแสดงเอกสารการประชม โดยคลกทเมน แกไข/ลบ

เพอท าการเขาสระบบแกไขครงทการประชม

ภำพท 11 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 1

2) เมอตองการแกไขปการประชมใหท าการแกไขทชองปการประชม

3) เมอตองการแกไขครงการประชมใหท าการแกไขทชอง ครงการประชม

4) เมอตองการแกไขวนทประชมใหท าการแกไขทชองวนทประชม

5) เมอตองการแกไขเอกสารการประชมใหท าการแกไขทชองเอกสาร

6) เมอท าการการแกไขเรยบรอยแลวใหท าการกดปมแกไขเพอท าการบนทกขอมลตอไป

12

ภำพท 12 วธการแกไข/ลบ ครงทการประชมขนตอนท 2-6

ระบบ กำร ำระกำร ระช ม

ระเบยบวาระ คอ ใหเขยนหวเรองหรอญตตทจะประชมเรยงตามล าดบไป ตามระเบยบ ส านก

นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดก าหนดระเบยบวาระโดยเรยงตามล าดบดงนหนาจอทแสดง

ขอมลทงหมดของการประชมในแตละครง โดยแสดงถงเอกสารการประชม วาระการประชมทงหมดโดยผดแล

ระบบสามารถเพม ลบ แกไข ขอมลตางๆตามวาระทตองการได ระบบแสดงวาระการประชมเมอไดเขามาใน

ระบบในสวนของระเบยบวาระการประชม (Showmeeting.aspx) รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการ

ประชมโดยจะแสดงรายละเอยดเอกสารการประชม ครงทประชม วนทประชม วาระการประชม หวขอการ

ประชมในแตละวาระการประชม ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ระเบยบวาระท 2

เรองการรบรองการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนองระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา

ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวงระเบยบวาระท 6 แจงทราบ ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ ดงหนาจอทแสดง

ขอมลทงหมดของการประชมในแตละครง โดยแสดงในเอกสารการประชม วาระการประชมทงหมดโดยผดแล

ระบบสามารถเพม ลบ แกไข ขอมลตางๆตามวาระทตองการไดโดยแสดงรายละเอยดดงภาพท 13

13

ภำพท 13 ภาพแสดงหนาจอระบบจดการวาระการประชม

1.3.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม

เมอเขาสหนาระบบแสดงเอกสารการประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดทงหมดของเอกสารการ

ประชม โดยระบบถอเปนหนาหลกในการใชงานระบบนเลยกวาได โดยรายละเอยดหวขอตางๆสามารถแสดงได

ตามภาพท 14 โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

14

ภำพท 14 รายละเอยดหนาจอแสดงผลวาระการประชม

1) เอกสารการประชม คอ แสดงถงการประชมครงทเทาไรปอะไร

2) วนทประชม คอ วนทท าการประชม

3) เรยกดเอกสาร คอ เอกสารการประชมในครงทการประชม แสดงเปนไฟล PDF

4) ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ

15

5) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ คอ เมอ

ตองการเพมหวขอการประชมเรองทประธานแจงใหทประชมทราบ

6) ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม

7) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม คอ เมอตองการเพม

หวขอการประชม

8) ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง

9) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม

10) ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา

11) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา คอ เมอตองการ

เพมหวขอการประชม

12) ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง

13) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม

14) ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ

15) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม

16) ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ

17) เพมหวขอการประชม ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ คอ เมอตองการเพมหวขอการประชม

ระบบ กำร อกำร ระช ม

คอ หวขอการประชมทตองการท าการประชมโดยหวขอการประชมจะแยกตามวาระการประชม โดย

แตละวาระการประชมนนมไดหลายหวขอการประชม หวขอการประชมมความส าคญในการอธบายเนอหาของ

เอกสารเปรยบเสมอนสารบญของบนทกการประชมในแตละครงการประชม ท าใหผใชงานสามารถทราบไดวา

ในแตละครงวาระมการประชมในหวขออะไรบางและยงชวยในสวนของการคนหาเอกสารยอนหลง ท าให

สามารถคนเอกสารการประชมจากค าคนทเราตองการคนหาไดดยงขนอกดวย การเพมหวขอการประชมโดย

สามารถแยกออกเปนวาระตางๆ โดยมวธการท างานดงตอไปน ตามภาพท 15

16

Start

- -

end

ภำพท 15 ภาพขนตอนการท างานของระบบจดการหวขอการประชม

1.4.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบ กำร อกำร ระช ม

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

ภำพท 16 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลระบบจดการหวขอการประชม

17

1) เพมหวขอการประชม คอ แสดงใหเหนถงครงทการประชมทตองการเพมหวขอการประชม

2) ระเบยบวาระท คอ แสดงระเบยบวาระการประชมทตองการเพมหวขอการประชม

3) หวขอการประชม คอ หวขอการประชมทตองการเพมเขาไปในวาระการประชม

4) เอกสารการประชม คอ เอกสารทตองการเพมเขาไปจ าเปนตองเปนรปแบบ pdf โดย

สามารถทจะ ไมใสขอมลไดหากไมตองการจะใสขอมล

5) ปมตกลง เมอท าการกรอกขอมลทตองการเพมเรยบรอยแลว ใหท าการกดปมตกลงเพอท า

การบนทกขอมลลงไปในระบบตอไป

1.4.2 ธกำร พ ม อกำร ระช ม

วธการเพมครงทการประชมเขาสระบบ เมอคลกปมเพมปการประชมเขามาในหนาจอนแลว

(AdminEditPage1.aspx) ใหท าการกรอกขอมลตางๆใหครบถวน โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน

ขนตอนการใชงานการเพมหวขอการประชม

1) ท าการเลอกหวขอการประชมทตองเพม

ภำพท 17 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท

2) ท าการกรอกขอมลหวขอการประชมในชองหวขอการประชม

3) ท าการเลอกไฟลทตองการบนทกในชอง เอกสารการประชม เชนไฟลรายละเอยดตางๆในการ

ประชม หรอไฟลบนทกการประชม หากไมมกไมจ าเปนตองใส

4) เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวใหท าการกดตกลงเพอท าการบนทกลงฐานขอมล

18

ภำพท 18 ภาพแสดงวธการเพมหวขอการประชมขนตอนท 2-4

1.4.3 ธกำร ก / บ อกำร ระช ม

ขนตอนการใชงานการแกไข/ลบ หวขอการประชม

1) เมอตองการแกไขหวขอการประชมทตองการแกไข

ภำพท 19 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท

2) เมอตองการแกไขหวขอการประชมการประชมในชองหวขอการประชม

3) เมอตองการแกไข เอกสารการประชม เชนไฟลรายละเอยดตางๆในการประชม หรอไฟล

บนทกการประชม หากไมมกไมจ าเปนตองใส

4) เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวใหท าการกดตกลงเพอท าการแกไขขอมลจากนนระบบ

จะท าการบนทกลงฐานขอมล

19

ภำพท 20 ภาพแสดงวธการแกไข/ลบ หวขอการประชมขนตอนท 2-5

ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม (Search)

คอ การคนหาเอกสารการประชมดวยค าคนทผใชงานตองการ เมอผใชงานระบบตองการคนหา

เอกสารการประชมยอนหลงในหวขอทตองการ ระบบคนหาเอกสารการประชมชวยเพมความสะดวกรวดเรวใน

การประชม ยกตวอยางเชน การประชมหวขอหนงๆนนอาจมการประชมหลายครงอาจท าใหเราไมสามารถ

จดจ าเนอหาในการประชมครงอนๆได ผประชมอาจตองหาเอกสารการประชมกอนหนานเพอท าใหทราบถง

เนอหาทไดท าการประชมกอนหนาน ในกระบวนการท างานแบบเดมผดแลระบบจ าเปนทจะตองกลบไปคนหา

เอกสารการประชมกอนหนาทไดท าการจดเกบเอาไว ซงบอยครงเกดความลาชาในกระบวนการคนหาและการ

รวบรวมเอกสารการประชมอาจเกดความไมครบถวนของเอกสารการประชม และการจดเกบเอกสารการ

ประชมแบบกระดาษนนอาจท าใหเกดเกดการสญหายของเอกสารการประชมอกดวย ซงเมอผดแลระบบไดท า

การเกบเอกสารการประชมไวในระบบแลว ระบบจงสามารถท าการคนหาเอกสารการประชมโดยผานค าคนท

ผใชงานตองกาคนหาท าใหประหยดเวลาในการคนหาเอกสารการประชม สามารถคนหาเอกสารการประชมได

อยางครบถวน และสามารถแสดงผลทางผานหนาจอคอมพวเตอรไดจงไมจ าเปนตองปรนเอกสารออกมาเพอท า

การอานท าใหประหยดกระดาษแลวลดจ านวนเอกสารการประชมอกดวย โดยวธการคนหามวธและขนตอนก

ท างานดงน

20

Start

แสดงขอมล- หวขอการประชม- ครงทประชม/ปทประชม- วนทประชม- เอกสารการประชม

คนหาขอมลใสค าคนทตองการ

end

ไมพบขอมลทตองการ

No

Yes

ภำพท 21 ภาพแสดงระบบคนหาเอกสารการประชม

1.5.1 รำย ะ อย กำร ส ง ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม

เมอท าการคนหาแลว ระบบจะท าการแสดงรายละเอยดทระบบพบในหวขอตางๆ โดยค าคนทใชจะ

แสดงเปนสแดงเพอใหทราบถงค าคนทปรากฎใหเอกสารนนๆ โดยสะแดงรายละเอยดตางๆ โดยรายละเอยด

ตางๆ ออกมาดงภาพ

21

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

ภำพท 22 ภาพแสดงรายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม

1) ค าทคนเจอ คอค าทเราตองการคนหาในค าคน

2) หวขอการประชม

3) วาระการประชม คอวาระทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ

4) การประชมครงท

5) วนทประชมคอวนททไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ

6) เรยกดเอกสารการประชม คอเอกสารทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเรา

ตองการ

22

1.5.2 ธกำรคน ำ อกสำรกำร ระช ม

โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน

ขนตอนการใชงานการคนหาเอกสารการประชม

1) เลอกทเมนหวขอ คนหาหวขอการประชม

2) ใหใสขอมลทตองการดวยค าคนทตองการคนหาในชองคนหาขอมล ยกตวอยางเชนตองการ

คนหาขอมลการประชมทเกยวกบเวบไซต ใหท าการใสค าคนวา” เวบไซร” ระบบจะท าการ

ประมวลผลเพอท าการเปลยบเทยบค าคนทตองการคนหาวาปรากฎอยในประโยคใดของ

เอกสารการประชมบาง

3) เมอใสค าคนทตองการแลวใหท าการกดทปมตกลงเพอใหระบบท าการประมวลผล

ภำพท 23 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 1-3

4) เมอท าการคนหาขอมลเรยบรอยแลว เมอระบบพบค าคนทตองการคนหาอยหวขอการ

ประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดตางๆทท าการคนพบ

23

ภำพท 24 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4

ระบบสงคนร ส ำน

คอระบบทท าการสงรหสคนใหกบผทไดรบการลงทะเบยนไว โดยระบบจะท าการสงรหสผใชงา น

(username) และ รหสผาน (password) เมอตรวจสอบพบวา e-mail ไดทมการแจงสงกลบเปน e-mail ทได

มการลงทะเบยนไวกบระบบโดยแสดงระบบการท างานดงภาพ 25

24

Start

สง username และ Password คนกลบไปท

E-mail

ใส E-mail ทไดท าการลงทะเบยน

end

No

Yes

ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin

ภำพท 25 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน

1.6.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบสงคนร ส ำน

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

ภำพท 26 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน

25

1) กรอก e-mail เพอท าการสงรหสผานกลบ

2) ปมตกลง คอ ปม

3) ตดตอผดแลระบบ คอการแสดงรายชอผดแลระบบ e-meeting ทไดลงทะเบยนไวในระบบ

ผใชงานสามารถตดตอสอบถามการใชงานหรอตองการจะลงทะเบยนใชงานระบบไดตาม

รายชอผดแลระบบ

1.6.2 ธกำรใชงำนระบบสงคนร ส ำน

เมอผใชงานระบบ e-meeting V2.0 เขารหส user หรอ password ผดพลาดหรอไมสามารถเขารหส

เพอใชงานระบบได ผใชงานสามารถกรอง e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวกบระบบ e-meeting V2.0 เมอ

กรอง e-mail เสรจเรยบรอยแลวจากนนใหด าเนนการกดปมตกลง ระบบจะน า e-mail ไปท าการตรวจสอบวา

ตรงกบ e-mail ทตรงกบในระบบหรอไม ถาตรวจสอบแลวไมพบวาไมตรงกบในระบบ ระบบจะท าการแจงให

ผใชงานทราบโดยปรากฏเปนขอความวา “ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin” เพอให

ผใชงานตดตอกบผดแลระบบตอไป แตถาตรวจสอบแลวตรงกบ e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ

ระบบจะท าการสง user และ password ใหทาง e-mail ททานไดท าการลงทะเบยนเอาไวเพอเขาใชงานใน

ระบบตอไป โดยวธการใชงานระบบมวธการและขนตอนดงน

ขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน

26

ภำพท 27 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน

1) ท าการกรอก e- mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ

2) เมอใส e-mail ถกตองแลวใหท าการตกลงเพอท าการสง e-mail

3) หาก e-mail ททานกรอกไมถกตองใหท าการตดตอผดแลระบบซงจะปรากฎอยในชอดานลาง

2 ใชงำน (user)

เมอผใชงานระบบไดท าการแสดงตวตนในหนา login ส าเรจแลว หนาแรกทเขามาคอหนาหวขอการ

ประชมโดยหวขอการประชมนนจะแสดงวนทประชมและครงทประชม ผเขารวมประชมสามารถเขาใชงานครง

ทประชมทผใชงานตองการผานหนานไดโดยระบบจะแสดงการท างานและวธการใชงานดงน

รยก อกำร ระช ม

2.1.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ครงทกำร ระช ม

เมอผใชงานระบบ (user) เขา login เขามาในระบบแลวจะปรากฎหนา หวขอการประชม (userYear.aspx)

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

27

ภำพท 28 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอแสดงผลครงทการประชม

1) วนท คอ วนทท าการประชม

2) ครงทการประชม คอ ครงในการประชมโดยหนงปอาจมหลายครงการประชม

2.1.2 ธกำร รยก รยก อกำร ระช ม

ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม

1) คลกทเมน หวขอการประชม

2) เลอกครงทการประชมทตองการ จากนนใหคลกหวขอการประชมทตองการ

28

ภำพท 29 ภาพแสดงขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม

นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม ะ รยก อกสำรกำร ระช ม

เมอท าการเลอกหวขอการประชมเรยบรอยแลว จากนนจะเขามาสหนาวาระการประชมผเขาประชม

สามารถเขามาเลอกดเอกสารการประชมไดจากทนพรอมแสดงถงรายละเอยดของวาระการประชมทงหมดอก

ดวย

2.2.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ำระกำร ระช ม ะ รยก อกสำรกำร ระช ม

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลดงตอไปน

29

ภำพท 30 ภาพแสดงรายละเอยดหนาจอระบบแสดงวาระการประชม

1) เอกสารการประชม คอ แสดงถงการประชมครงทเทาไรปอะไร

2) วนทประชม คอ วนทท าการประชม

3) เรยกดเอกสาร คอ เอกสารการประชมในครงทการประชม แสดงเปนไฟล PDF

4) ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ

5) ระเบยบวาระท 2 เรองการรบรองการประชม

6) ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง

7) ระเบยบวาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา

8) ระเบยบวาระท 5 เรองทกทวง

9) ระเบยบวาระท 6 แจงทราบ

10) ระเบยบวาระท 7 เรองอนๆ

30

รยก อกสำรกำร ระช ม

การเรยกดเอกสารการประชมเมอท าการเลอกครทประชมทตองการเรยบรอยแลว เมอเขาสหนา

เรยกดเอกสาร ระบบจะท าการประมวลผลเพอแสดงรายละเอยดตางๆในเอกสารการประชม โดยเอกสารจะ

ปรากฎอยในหนาแสดงเอกสารการประชม (ShowmeetingUser.aspx) การเรยกดเอกสารการประชมม

วธการใชงานดงน

2.3.1 ธกำร รยก รยก อกำร ระช ม

ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชม

1) เลอกทเมนหวขอการประชม

2) ท าการเลอกครงทการประชมทตองการ

ภำพท 31 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 1-2

3) เลอกทขอความเรยกดเอกสาร

31

ภำพท 32 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 3

4) เมอท าการเลอกเอกสารการปะชมเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงเอกสารการประชมออกมา

ภำพท 33 ขนตอนการใชงานการเรยกดเรยกดหวขอการประชมขนตอนท 4

คน ำ อกสำรกำร ระช ม

คอ การคนหาเอกสารการประชมดวยค าคนทผใชงานตองการ เมอผใชงานระบบตองการคนหา

เอกสารการประชมยอนหลงในหวขอทตองการ ระบบคนหาเอกสารการประชมชวยเพมความสะดวกรวดเรวใน

การประชม ยกตวอยางเชน การประชมหวขอหนงๆนนอาจมการประชมหลายครงอาจท าใหเราไมสามารถ

32

จดจ าเนอหาในการประชมครงอนๆได ผประชมอาจตองหาเอกสารการประชมกอนหนานเพอท าใหทราบถง

เนอหาทไดท าการประชมกอนหนาน ในกระบวนการท างานแบบเดมผดแลระบบจ าเปนทจะตองกลบไปคนหา

เอกสารการประชมกอนหนาทไดท าการจดเกบเอาไว ซงบอยครงเกดความลาชาในกระบวนการคนหาและการ

รวบรวมเอกสารการประชมอาจเกดความไมครบถวนของเอกสารการประชม และการจดเกบเอกสารการ

ประชมแบบกระดาษนนอาจท าใหเกดเกดการสญหายของเอกสารการประชมอกดวย ซงเมอผดแลระบบไดท า

การเกบเอกสารการประชมไวในระบบแลว ระบบจงสามารถท าการคนหาเอกสารการประชมโดยผานค าค นท

ผใชงานตองกาคนหาท าใหประหยดเวลาในการคนหาเอกสารการประชม สามารถคนหาเอกสารการประชมได

อยางครบถวน และสามารถแสดงผลทางผานหนาจอคอมพวเตอรไดจงไมจ าเปนตองปรนเอกสารออกมาเพอท า

การอานท าใหประหยดกระดาษแลวลดจ านวนเอกสารการประชมอกดวย โดยวธการคนหามวธและขนตอนก

ท างานดงน

Start

แสดงขอมล- หวขอการประชม- ครงทประชม/ปทประชม- วนทประชม- เอกสารการประชม

คนหาขอมลใสค าคนทตองการ

end

ไมพบขอมลทตองการ

No

Yes

ภำพท 34 คนหาเอกสารการประชม

33

2.4.1 รำย ะ อย กำร ส ง ระบบคน ำ อกสำรกำร ระช ม

เมอท าการคนหาแลว ระบบจะท าการแสดงรายละเอยดทระบบพบในหวขอตางๆ โดยค าคนทใชจะ

แสดงเปนสแดงเพอใหทราบถงค าคนทปรากฎใหเอกสารนนๆ โดยสะแดงรายละเอยดตางๆ โดยรายละเอยด

ตางๆ ออกมาดงภาพ

ภำพท 35 รายละเอยดการแสดงผลระบบคนหาเอกสารการประชม

1) ค าทคนเจอ คอค าทเราตองการคนหาในค าคน

2) หวขอการประชม

3) วาระการประชม คอวาระทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ

4) การประชมครงท

5) วนทประชมคอวนททไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนทเราตองการ

6) เรยกดเอกสารการประชม คอเอกสารทไดท าการประชม ในหวขอทปรากฎดวยค าคนท

เราตองการ

34

2.4.2 ธกำรใชงำนคน ำ อกสำรกำร ระช ม

โดยมขนตอนการท างานดงนดงตอไปน

1) เลอกทเมนหวขอ คนหาหวขอการประชม

2) ใหใสขอมลทตองการดวยค าคนทตองการคนหาในชอง คนหาขอมล ยกตวอยางเชน

ตองการคนหาขอมลการประชมทเกยวกบเวบไซต ใหท าการใสค าคนวา” เวบไซร”

ระบบจะท าการประมวลผลเพอท าการเปลยบเทยบค าคนทตองการคนหาวาปรากฎอย

ในประโยคใดของเอกสารการประชมบาง

3) เมอใสค าคนทตองการแลวใหท าการกดทปมตกลงเพอใหระบบท าการประมวลผล

ภำพท 36 วธการใชงานคนหาเอกสารการประชม

4). เมอท าการคนหาขอมลเรยบรอยแลว เมอระบบพบค าคนทตองการคนหาอยมรหวขอ

การประชม ระบบจะแสดงรายละเอยดตางๆทท าการคนพบ

35

ภำพท 37 ภาพแสดงวธการใชงานคนหาเอกสารการประชมขนตอนท 4

ระบบสงคนร ส ำน

คอระบบทท าการสงรหสคนใหกบผทไดรบการลงทะเบยนไว โดยระบบจะท าการสง รหสผใชงาน (

username) และ รหสผาน (password) เมอตรวจสอบพบวา e-mail ไดทมการแจงสงกลบเปน e-mail ทได

มการลงทะเบยนไวกบระบบโดยแสดงระบบการท างานดงภาพ 25

36

Start

สง username และ Password คนกลบไปท

E-mail

ใส E-mail ทไดท าการลงทะเบยน

end

No

Yes

ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin

ภำพท 38 ภาพแสดงขนตอนระบบสงคนรหสผาน

2.5.1 รำย ะ อย นำ อ ส ง ระบบสงคนร ส ำน

โดยระบบจะแสดงรายละเอยดขอมลออกมาดงตอไปน

37

ภำพท 39 ภาพแสดงรายละเอยดขอมลระบบการสงรหสผาน

3) กรอก e-mail เพอท าการสงรหสผานกลบ

4) ปมตกลง คอ ปม

5) ตดตอผดแลระบบ คอการแสดงรายชอผดแลระบบ e-meeting ทไดลงทะเบยนไวใน

ระบบผใชงานสามารถตดตอสอบถามการใชงานหรอตองการจะลงทะเบยนใชงานระบบ

ไดตามรายชอผดแลระบบ

2.5.2 ธกำรใชงำนระบบสงคนร ส ำน

เมอผใชงานระบบ e-meeting V2.0 เขารหส user หรอ password ผดพลาดหรอไมสามารถเขารหส

เพอใชงานระบบได ผใชงานสามารถกรอง e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวกบระบบ e-meeting V2.0 เมอ

กรอง e-mail เสรจเรยบรอยแลวจากนนใหด าเนนการกดปมตกลง ระบบจะน า e-mail ไปท าการตรวจสอบวา

ตรงกบ e-mail ทตรงกบในระบบหรอไม ถาตรวจสอบแลวไมพบวาไมตรงกบในระบบ ระบบจะท าการแจงให

ผใชงานทราบโดยปรากฏเปนขอความวา “ไมพบ e-mail ของทานในระบบ กรณาตดตอ Admin” เพอให

ผใชงานตดตอกบผดแลระบบตอไป แตถาตรวจสอบแลวตรงกบ e-mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ

ระบบจะท าการสง user และ password ใหทาง e-mail ททานไดท าการลงทะเบยนเอาไวเพอเขาใชงานใน

ระบบตอไป โดยวธการใชงานระบบมวธการและขนตอนดงน

ขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน

38

ภำพท 40 ภาพแสดงขนตอนการใชงานสงคนรหสผาน

1) ท าการกรอก e- mail ทไดท าการลงทะเบยนไวในระบบ

2) เมอใส e-mail ถกตองแลวใหท าการตกลงเพอท าการสง e-mail

3) หาก e-mail ททานกรอกไมถกตองใหท าการตดตอผดแลระบบซงจะปรากฎอยในชอ

ดานลาง