A influência do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) na Organização das Rotinas Operacionais de

uma Transportadora Rodoviária de Cargas

Rosa da Aparecida Fogaça (Fasf) rosaaparecidafogaca@gmail.com Jackson Luis Oshiro (Fasf) j.oshiro@outlook.com

Resumo: Sempre houve uma preocupação do Governo em arrecadar impostos, e, portanto, buscar uma forma de evitar a sonegação. Tendo como base este propósito o Governo Federal, utilizando o PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), instituiu o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), obtendo agilidade nas informações, interação entre os órgãos federais, estaduais e municipais, além de padronização na forma de apresentação dos documentos. Embora seja comum atribuir uma obrigação fiscal imposta pelo governo como algo prejudicial para as empresas, é importante levar em consideração que padronizações, procedimentos, e a própria tecnologia, é fundamental para garantir a organização em uma empresa, que muitas vezes encontra-se presa em processos incorretos ou amarrada em exigências de seus clientes que ignoram as obrigações fiscais, portanto este estudo tem por objetivo analisar a influência de um dos módulos do SPED, neste caso do CT-e (conhecimento de Transporte Eletrônico), na organização da rotina operacional de uma empresa. Para alcançar o este objetivo analisou-se uma transportadora rodoviária de cargas localizada na região dos Campos Gerais, no estado do Paraná. A metodologia utilizada foi uma pesquisa exploratória na busca pelo objetivo, descritiva e documental para a coleta de dados. O estudo teve como base os procedimentos adotados antes e depois da implantação do CT-e. A análise final apontou que a empresa precisou se adaptar as novas tecnologias, como a utilização de sistemas de gestão, preocupar-se em não emitir documentos incorretamente, organizar e treinar sua equipe para atender as obrigações acessórias eletrônicas, além de criar novas rotinas de arquivo do meio impresso para o digital. Desta forma, foi verificado que a transportadora analisada, mesmo considerando vários desafios para se adaptar as novas rotinas fiscais, pôde evoluir nos seus métodos de gestão e seleção de seus colaboradores, além de otimizar seu espaço físico quanto a documentos.

Palavras-chave: Controle. CT-e. Transportadora.

The influence of CT-e (Knowledge of Electronic Transport) in the Organization of Operational Routes of a Road

Transport Carrier

Abstract: There has always been a concern of Government to raise taxes, and therefore, to seek a way to avoid tax evasion. Based on this purpose, Federal Government, using PAC (Growth Acceleration Program), established SPED (Public Digital Bookkeeping System), obtaining information agility, interaction between federal, state and municipal agencies, as well as standardization in form of documents presentation. Although it is common to attribute tax liability imposed by government as damaging to businesses, it is important to take into account that standardization, procedures, and technology itself are critical to ensure organization in a company, which is often stuck into requirements of its clients that ignore tax obligations, therefore this study aims to analyze influence of one SPED modules, in this case CT-e (Knowledge of Electronic Transport), in the organization of operational routine of a company. To reach this objective, a road shipping company located in Campos Gerais region, Paraná State, was analyzed. Methodology used was an exploratory, descriptive and documentary research for data collection. Study was based on procedures adopted before and after the implantation of CT-e. Final analysis pointed out that the company needed to adapt to new technologies, such as use of management systems, worry about not issuing documents incorrectly, organize and train its team to meet electronic accessory obligations, and create new archiving routines from print to digital. In this way, it was verified that the road shipping company analyzed, even considering several challenges to adapt new fiscal routines, was able to evolve in methods of management and selection of collaborators, besides optimizing physical space regarding documents.

Key-words: Control. CT-e. Shipping company.

1. INTRODUÇÃO

Estamos vivendo em um mundo extremamente informatizado, o que se aplica também no campo contábil aliado as novas tecnologias, dentro disso as obrigações fiscais também são levadas para os controles em formato digital, onde o Fisco altera a fase dos documentos manuais para os documentos digitais, com o objetivo de proporcionar agilidade no envio de dados e redução na sonegação fiscal, por meio do decreto 6.022 de janeiro 2007, instituindo o projeto Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e dentro dele o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). A muito tempo já se fala na importância da tecnologia para gerenciamento das informações e monitoramento dos processos operacionais, porém, devido a preocupação em evitar gastos com sistemas de gestão e em contratar funcionários com uma exigência salarial maior, algumas empresas acabam por postergar esta decisão. A vinda dessas exigências fiscais no formato digital ocasionou preocupação, insegurança e incertezas, fato este que acabou forçando as empresas a se modernizarem nos conceitos de gestão empresarial e na qualificação de sua equipe, aproveitando tais exigências fiscais. É fundamental salientar que o CT-e, por um lado trouxe exigências fiscais e obrigações acessórias, por outro lado trouxe benefícios para as transportadoras, como redução na aquisição de papel, arquivo digital de fácil acesso para o fisco, transparências nos processos internos das empresas, redução no custo de impressão e armazenagens de documentos, redução de tempo nos processos de auditorias em que eram solicitados documentos para empresas que disponibilizavam funcionários para atender auditores na localização de documentos. E desta forma mais confiabilidade nos registros Contábeis, visto que no processo manual, existe uma grande chance de haver falhas e extravios de documentos. Além do impacto fiscal existe o impacto comercial no qual os clientes acabam de maneira indireta ou direta sendo atingidos pelas restrições e ou novos métodos de validar o CT-e e prestar contas.

2. TRANSPORTADORA ANALISADA

Este trabalho tomou como estudo uma empresa do ramo de transporte rodoviário de cargas, fundada em 1934, com mais de 80 anos no mercado, atua nas áreas de transporte de passageiros, fretamento, encomendas expressas e transporte de cargas fracionadas. Transporta anualmente 11 milhões de passageiros por 30,6 milhões de quilômetros. São mais de 370 ônibus modernos, 170 veículos para transporte de encomendas, 1400 profissionais e 2000 colaboradores terceirizados em mais de 1200 cidades distribuídas pelos estados do Paraná, Santa Catarina e São Paulo.

O ramo estudado foi o transporte de cargas fracionadas o qual a empresa tem mais de 6 mil clientes correntistas, emite mais de 100 mil CT-e por mês pelo sistema Protheus TOTV’s. Seu regime tributário é misto, sendo presumido para apuração do ICMS e Real para a apuração do Imposto de Renda.3. EVOLUÇÃO DO PROCESSO DE EMISSÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS

3.1 CTRC, MDC E CARTA DE CORREÇÃO

Em 1988 foi criado o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas). Na empresa onde foi efetuada a pesquisa e o levantamento de dados para compor este trabalho, os CTRC’s eram controlados através de formulários contínuos onde cada um dos lotes confeccionados eram compostos com 500 (quinhentos) formulários. A empresa mantinha um controle interno de envio dos mesmos para as filiais da transportadora, e, sendo todos eles numerados, mantinha-se uma diferenciação numeral de acordo com a localidade ou mesmo região.

A empresa possuía um sistema, criado internamente pelo departamento de informática, que permitia o cadastramento de todos os clientes e a emissão dos CTRC’s era efetuada. Os CTRC’s eram impressos em 5 (cinco) vias, conforme determinado no AJUSTE SINIEF 14 datado em 22/08/1989, e tinham a seguinte destinação: 1ª via – CLIENTES, 2ª via – COMPROVAÇÃO DE ENTREGA, 3ª via – ARQUIVO FISCAL, 4ª via – FINANCEIRO, 5ª via – FISCO DESTINO.

Em relação aos CTRC’s emitidos e posteriormente cancelados, precisavam ficar todas as cinco vias grampeadas e arquivadas, em numeração e ordem cronológica, para que quando da fiscalização pelos órgãos competentes ficasse comprovada a anulação do documento fiscal.

A emissão da nota fiscal para acompanhar o transporte, era feita de forma manuscrita e algumas vezes enviada via correios, para emissão do CTRC ou entregue a transportadora pessoalmente. Também era utilizado o MDC (Manifesto de Cargas), onde sua emissão era manuscrita e eram digitados todos os números dos CTRC’s que estavam sendo transportados, porém não eram documentos exigidos por lei, portanto nem todas as transportadoras utilizavam.

No ano de 2012, deu-se início ao processo por processamento de dados, o CTRC era digitado e impresso em formulários contínuos, autorizados pela receita estadual, em cinco vias autocopiativas, nesta fase já era possível o uso do scanner para envio de documentos e recebimento de documentos.

A carta de correção era utilizada para corrigir determinados erros, conforme determinação fiscal, porém alguns erros não regrados por lei, eram feitos da mesma forma, devido a exigências dos Clientes.

Tanto a cópia da carta de correção, quanto do CTRC só tinham validade se fossem autenticados em cartórios. A nota fiscal era feita de forma digitada e enviada por e-mail para a emissão do CTRC. O MDC era feito através de formulário impressos relacionando todos os CTRC’s que estavam naquela viagem.

Figura 1 - Modelo de CTRC Fonte: transportadora analisada, 2017

3.2 CT-E, MDF-E E CARTA DE CORREÇÃO ELETRONICA (CC-E)

Hoje, com o advento do SPED Fiscal, na emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico), o cliente passou a receber direto em seu e-mail cópia do CT-e tão logo sua emissão tenha ocorrido. As vias necessárias para cada propósito são encaminhadas vias e-mail, não precisando encaminhar nenhuma via para o Fisco, visto que o mesmo já recebe uma cópia no momento da geração do CT-e. Para cancelamento do CT-e não é necessário juntar nenhuma via do documento, bastando realizar o cancelamento, respeitando somente o prazo determinado pelo fisco (168 horas), desde que a mercadoria não tenha saído do estabelecimento. É possível emitir cartas de correção eletrônica (CC-e) porém é necessário se atentar naquilo que prevê o Regulamento, haja vista que o fisco não autorizará a emissão de uma CC-e fora do que está previsto na legislação.

Figura 2 - Modelo de CT-e Fonte: transportadora analisada, 2017

Para emissão do CT-e, é necessário a chave de acesso da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) criando o vínculo do transporte com a mercadoria a ser transportada. Após a emissão do CT-e e as mercadorias estiverem prontas para seguir viagem, carrega-se no caminhão conforme região atendida, quando terminado, emite-se o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que é um resumo de tudo o que está sendo transportado naquele caminhão. O MDF-e é emitido tendo como base a rota definida. Segundo site da Receita Federal:

“Manifesto eletrônico de documentos fiscais, é o documento emitido de forma eletrônica, de existência apenas digital para vincular os documentos fiscais transportados pela unidade de carga utilizada, cuja sua validação é jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo ambiente autorizador”

De acordo com o art. 554, § 4º do RICMS/PB, é permitida a utilização de carta de correção eletrônica desde que não altere os valores do documento, a data de emissão e saída,

além dos dados cadastrais do emitente, tomador, remetente e destinatário. Limitando desta forma as correções num documento fiscal, obrigando maior atenção por parte do transportador ao emitir o CT-e. Portanto, é fundamental que antes de emitir a CC-e, deve-se atentar as regras para tal procedimento, necessitando atenção, antes de emitir o CT-e, e também durante a emissão da CC-e, se for o caso.

Figura 3 - Modelo de CC-e Fonte: transportadora analisada, 2017

Na figura 3 é possível verificar que a CC-e está disponível no site da receita federal, validando a emissão e autorização do órgão fiscalizador. Na figura 4, pode-se confirmar que a CC-e já está vinculada ao CT-e, evitando desta forma a possibilidade de confusão quanto aos documentos que estão vinculados um ao outro.

Figura 4 – CT-e com CC-e vinculada Fonte: transportadora analisada, 2017

4. BENEFÍCIOS COM A VINDA DO CT-E COMO EXIGÊNCIA FISCAL

Segundo o site da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda Estadual, os benefícios quanto a mudança do CTRC para o CT-e são:

A redução na aquisição de papel, saindo do arquivo físico para o arquivo digital, redução no tempo de auditoria, ao solicitar documentos, devido a localização dos mesmos em arquivos físicos, maior confiabilidade nas informações geradas digitalmente, agilidade na digitação dos documentos eletrônicos, padronização na comunicação entre as empresas e até mesmo entre o governo, redução de fraudes fiscais, aumentando a arrecadação, sem aumentar a carga tributária.

Em relação a empresa objeto de estudo, foi evidenciado que antes a empresa não tinha um bom sistema de gestão, por não focar nas mudanças tecnológicas. Também ficou clara a dificuldade em atender a legislação, seja por falta de alinhamento operacional, quanto a inflexibilidade dos clientes quanto ao pedido de cancelamento de documentos com prazo superior a 30 dias, cartas de correção, para alteração de dados que iam contra o regulamento tributário. Com a vinda do módulo CT-e, incluindo a CC-e e o MDF-e, houve uma abrupta necessidade de mudança nos processos, com isso a tecnologia passou a ter sua importância, assim como a busca de um sistema que atendesse o fisco e a empresa ao mesmo tempo. A empresa pôde passar a cancelar o CT-e dentro do prazo legal, devido a impossibilidade de cancelamento em tempo posterior, também as cartas de correção passaram a serem feitas dentro do que tange o regulamento fiscal. O MDF-e trouxe agilidade no processo, evitando lançamentos manuais e documentos com informações duvidosas.

Hoje a empresa busca não somente se atentar a legislação, mas em fazer as operações dentro das obrigações fiscais em cada momento, visto que ao emitir um CT-e, CC-e ou MDF-e, os órgãos fiscais são os primeiros a ficarem cientes da operação.

5. METODOLOGIA

Para este estudo foram utilizados e analisados documentos internos a fim de resolver conflitos entre as transportadoras e seus clientes, visando melhorar a forma de negociação entre as partes. Para tanto se buscou esclarecer o processo de emissão do CTRC, comparando ao processo de emissão atual do CT-e, sempre observando as normas vigentes da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda Estadual.

Quanto aos fins a forma da pesquisa é descritiva conforme escreveu GIL (2002, p 42): “As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. São inúmeros os estudos que podem ser classificados sob este título e uma de suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como o questionário e a observação sistemática. ”

Em relação aos meios, conforme citação de Vergara (2000, p. 48), a forma da pesquisa é documental:

“A pesquisa documental é realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes, comunicações informais, filmes, microfilmes, fotografias [...] e outros. ”

Sobre a análise dos dados a pesquisa mostrou-se qualitativa, para Ada (2013, p.49) que citou: “A pesquisa qualitativa é aquela que se ocupa da interpretação e da atribuição de significados no decorrer da pesquisa, não se detendo a técnicas estatísticas”.

Portanto, optou-se por esses tipos de pesquisa, por tratar-se da análise de documentos internos de uma empresa de transporte rodoviário de cargas localizada na região dos campos gerais configurando uma pesquisa documental e por expor as características do serviço estudado evidenciando uma pesquisa descritiva.

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O desenvolvimento do presente artigo possibilitou análise do módulo CT-e, dentro do projeto SPED, como pontos positivos houve uma maior velocidade e segurança nos envios de dados para fisco. O processo de emissão de documentos fiscais tonou-se mais rápido e seguro, pois seu processo totalmente online facilitou a transparência das informações, tanto para o fisco quanto para os usuários. Desta forma o índice de fraudes e sonegações caíram substancialmente, ou seja, quase zerado diante das informações compartilhadas entre os sistemas da Receita Federal e Estadual e os sistemas internos das empresas. Com as exigências fiscais, a empresa analisada teve que se organizar, tanto na padronização de processos, quanto na legislação tributária. Com base nas obrigações acessórias (SPED FISCAL, CT-e, CC-e, MDF-e) a empresa passou a corrigir processos que antes eram feitos de forma incorreta a pedido de determinados clientes, tendo como justificativa a escrituração digital e a validação pelo Fisco de forma online.

Os arquivos antes eram totalmente em papel e atualmente a empresa realiza parte do arquivamento de forma digital. Houve grande agilidade no processo de entrega e recebimento de documentos fiscais, que antes eram entregues via correio e até motoboy, hoje se limita ao envio por e-mail. É fundamental destacar que a empresa se viu na obrigação de rever seu quadro de funcionários, tanto nas questões envolvendo treinamento quanto na contratação de pessoal com conhecimento na área fiscal com base no Sistema Público de Escrituração Digital. Desta forma ficou evidenciado que o SPED não trouxe somente obrigações fiscais, mas também possibilitou o desenvolvimento das transportadoras, tanto em relação aos seus controles internos, quanto a busca pelo acompanhamento das obrigações fiscais. Portanto, o CT-e influenciou diretamente nas rotinas operacionais da transportadora analisada, onde a área fiscal passou a ser relevante em suas atividades, desde a preocupação com a tecnologia, até a análise sobre suas atividades vinculadas a um sistema de gestão.

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REFERÊNCIAS

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