Embed Size (px)
DESCRIPTION
jurnal ekonomi
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada perkembangan ilmu teknologi yang sangat dewasa ini, dan di tandai
dengan pesatnya ilmu pengetahuan berpengaruh terhadap aktivitas suatu
organisasi. Hal ini di sebabkan karena adanya motif dan tujuan yang i ngin di
capai. Sehubungan dengan informasi dari masing -masing individu yang berbeda -
beda. Dalam hal ini adalah untuk mencapai tujuan dan keberhasilan yang ingin di
capai.
Dengan informasi inilah manusia dapat menggunakan serta memanfaatkan
teknologi yang tersedia dengan baik guna mencapai suatu keberhasilan. Hal
tersebut di pengaruhi oleh beberapa faktor, Salah satunya dari sumber informasi
tersebut adalah arsip. Arsip memegang peranan sangat penting dalam suatu
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan s umber informasi yang berupa catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan, dalam kehidupan dan
perkembangan suatu organisasi. Menurut The Liang Gie warkat adalah setiap
catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau
peristiwa yang di buat untuk menbuat ingatannya (A.W.Widjaja, 1993:3) secara
sistematis apabila di butuhkan sewaktu -waktu bisa dengan cepat di temukan
kembali. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber inf ormasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi, yang akan membantu dalam penyelesaian suatu pekerjaan kantor
tertentu.
Namun meskipun demikian masih banyak kantor -kantor ataupun organisasi
kurang memperhatikan masalah kearsipan. Hal ini ditandai dengan a danya kertas-
kertas yang ditumpuk begitu saja atau bahkan hanya didiamkan saja di atas meja.
Hal ini banyak terjadi di lingkup yang masih kecil sekalipun seperti rumah tangga
yang sebenarnya juga memerlukan suatu kearsipan. Suatu lembaga atau
perusahaan akan lebih sangat memerlukan peranan kearsipan dalam menunjang
1
2
kegiatannya karena peranan kearsipan akan lebih kompleks seiring dengan
perkembangan oraganisasi tersebut.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang khusus
dalam jaringan i nformasi maka dipandang perlu untuk segera memberikan
petunjuk kerja yang praktis tentang bagaiman seharusnya arsip -arsip tersebut
diterima dan digunakan kembali. Menurut A. W Widjaja (1993 : 102) tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pe rtanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, Pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi
pemerintah.
Kurang perhatian terhadap kearsipan sebenarnya tidak hanya terletak pada
faktor manusianya s aja akan tetapi juga dipengaruhi oleh fasilitas -fasilitas yang
ada serta petugas kearsipan yang bersangkutan. Meskipun pelaksanaan kearsipan
begitu mudah dan sederhana, akan tetapi perlu diketahui bahwa tidak semua orang
bisa berlaku sebagai arsiparis.
Menurut Ig. Wursanto (1991: 29) beberapa masalah di bidang kearsipan
antara lain :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip -arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, Baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organis asi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, Sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, Serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, Yang jangka waktunya lama, Sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus -menerus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, Tidak mengiku ti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, Serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pega wai terhadap peranan dan pentingnya arsip -arsip bagi organisasi, Sehingga sistem
3
penyimpanan, Pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Dengan demikian dapat di katakana lebih lanjut bahwa kurangnya perhatian
terhadap kearsipan tidak hanya terdapat pada sistem fil ling-nya, Pemeliharaan dan
pengamanan saja tetapi juga terdapat pada kegiata n mememindahkan arsip -
arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif (tak aktif), Karena arsip -arsip tersebut
tidak di gunakan lagi atau jarang di pergunakan dalam proses penyelengaraan
kegiatan perkantoran. Serta kegunaan arsip bagi sua tu instansi, dan
merencanakan sampai sejauh mana arsip -arsip tersebut dapat di simpan dalam
tempat penyimpanan arsip yang tersedia. Sehingga kegiatan -kegiatan yang
berhubungan dengan pemusnahan arsip-arsip yang tidak menpunyai nilai
kegunaan lagi, Sehingga arsip-arsip
tersebut tidak perlu di simpan, Baik di unit kearsipan maupun di pusat kearsipan
(Arsip Nasional).
Telah tercantum dalam undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan -
ketentuan pokok kearsipan, dalam A.W. Widjaja (1993 : 102) mengatakan bah wa
“tujuan kearsipan adalah untuk menjamin kesel amatan bahan pertangungjawaban
Nasional tentang perencanaan, peleksanaan, dan penyelengaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertangungjawaban bagi kegiatatn
pemerintah” Mengingat pentingn ya arsip tersebut untuk generasi sekarang dan
juga generasi yang akan datang, maka di perlukan suatu pengelolaan kearsipan
yang baik.
Berdasarkan pengertian tersebut diatas maka yang termasuk dalam
pengertian arsip itu seperti misalnya: surat -surat, kuintansi, faktur, pembukuan,
daftar gaji, bagan organisasi, mencatat, mengetik, mengirim, menyimpan warkat
mengolah dan sebagainya. Seiring dengan perkembangnya tersebut maka kegiatan
administrasi yang di kelola oleh koperasi tersebut juga sangat membutuhka n
penanganan yang lebih serius. Meskipun kearsipan memegang peranan yang
penting, namun sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan kurang mendapat
perhatian yang semestinya. Karena banyak orang yang belum tahu akan hal itu.
Kurangnya perhatian terhadap ke arsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
pengamanan arsip -arsip saja, tetapi juga di lihat dari segi kearsipannya, yang
4
mengakibatkan arsip -arsip sulit di temukan kembali apabila sewaktu -waktu di
perlukan. Hal ini mengakibatkan penanganan arsipnya ju ga mengalami masalah.
Yang pada akhirnya arsip -arsip atau tumpukan lembaran tersebut akan di simpan
atau di tumpuk di gudang saja tanpa adanya perawatan. Sehingga jika sewaktu -
waktu di butuhkan lagi maka pencarianya akan mengalami masalah atau bisa di
katakan kalau kantor tersebut telah mengalami kerugian baik waktu maupun juga
tenaga.
Masalah kearsipan merupakan masalah yang bersifat dinamis atau
berkembang. Di mana perkembanganya atau pertambahannya terus seiring dengan
perkembangan suatu organisasi. Meng ingat dengan perkembangannya suatu
organisasi maka bertambah pula produk arsip -arsip dalam organisasi tersebut.
Fenomena ini sering kita jumpai baik di kantor pemerintah maupun swasta seperti
misalnya di sekolahan, perusahaan swasta, serta lembaga -lembaga koperasi di
Indonesia, dan sebagainya. Seperti kita ketahui bahwa keberadaan lembaga
koperasi yang kita ketahui tersebut dapat di harapkan dapat membantu pemerintah
dalam upaya pemulihan ekonomi bangsa saat ini mengalami perkembangan yang
cukup besar.
Seiring dengan perkembangan tersebut maka kegiataan administrasi yang di
kelola oleh koperasi tersebut juga sangat menbutuhkan penangganan yang lebih
serius. Di mana masing - masing kegiatan tersebut membutuhkan adanya sumber
informasi yang akan menbantu dan me lancarkan kegiatan adminstrasi sehubungan
dengan volume pekerjaan tersebut maka bertambah pula jumlah arsip yang di
hasilkan
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas maka peneliti tertarik
untuk mengkaji lebih dalam pengelolaan arsip di lembaga koperasi dengan judul “
ANALISIS SISTEM KEARSIPAN DI KOPERASI ARTHA JAYA MAKMUR
(Studi kasus di kantor Koperasi Artha Jaya Makmur 2007 )”
5
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah peneliti uraikan di atas maka
peneliti membua t perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem kearsipan di Koperasi Artha Jaya Makmur pada tahun
2007?
2. Fasilitas kearsipan apa saja yang tersedia di Koperasi Artha Jaya Makmur
dalam menunjang kegiatan sistem penge lolaan kearsipan pada tahun 2007 ?
3. Faktor-faktor apa saja yang mendorong keberhasilan dalam sistem kearsipan
di Koperasi Artha Jaya Makmur pada tahun 2007?
4. Hambatan – hambatan apa saja yang terdapat dalam sistem kearsipan dan
upaya mengatasi hambatan – hambatan tersebut di Koperasi Artha Jaya
Makmur pada tahun 2007 ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab semua permasalahan yang
telah di rumuskan oleh peneliti.
1. Untuk mengetahui secara mendalam tentang sistem kearsipan d i Koperasi
Artha Jaya Makmur tahun 2007 .
2. Untuk mengetahui fasilitas yang sudah di sediaka n oleh Koperasi Artha Jaya
Makmur dalam mengelola sistem kearsipan di koperasi tersebut.
3. Untuk mengetahui faktor - faktor yang mendorong keberhasilan dalam sis tem
kearsipan di Koperasi Artha Jaya Makmur tahun 2006.
4. Untuk mengetahui hambatan -hambatan yang muncul dalam sistem kearsipan
dan upaya untuk mengatasi hambatan - hambatan tersebut. Di Koperasi Artha
Jaya Makmur pada tahun 2007 .
6
D. Manfaat Penelitian
Manfaat peneliti yang dapat ambil dari peneliti ini, dap at di golongkan
menjadi dua, manfaat teoritis dan manfaat praktis yaitu sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
a Sebagai usaha untuk mengembangkan ilmu dan pengetahuan khususnya di
bidang kearsipan.
b Untuk memperdalam serta menambah wawasan dan pengetahuan tenta ng
sistem kearsipan.
c Untuk mengkaji tentang teori kearsipan serta penerapanya di dalam
pelaksanaanya di Koperasi Artha Jaya Makmur.
2. Manfaat praktis
a Dengan penelitian ini dapat memberikan sumbangan pemi kiran bagi
instansi di koperasi dalam rangka pengelolaa n arsip.
b Sebagai bahan acuan dalam memberikan masukan dan pelayanan kepada
pengguna arsip.
7
BAB II LANDASAN
TEORI
A Tinjauan Pustaka
1. Tinjauan umum
Dalam kamus umum bahasa Indonesia, istilah sistem mempunyai
beberapa pengertian, yaitu:
1. Sekelompok bagian -bagian yang bekerja bersama -sama untuk
melakukan suatu maksud.
2. Sekolompok dari pendapat, peris tiwa, kepercayaan dan sebagainya yang di
susun dan diatur baik -baik.
3. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu.
Dalam kamus administrasi perkantoran”sistem adalah suatu rangkaian
prosedur yang telah merupakan satu kebulatan untuk melakukan fun gsi.”
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan
suatu himpunan dari bagian -bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan satu kesatuan untuk melakukan suatu fungsi.
a. Pengertian Arsip
2. Tinjauan Umum Tentang Arsip
Suatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta yang
mempunyai serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam pekerjaan
yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun tertulis, serta
pembuatan warkat -warkat, pengunaan dan warkat merupakan segala sesuatu
macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang memuat tentang suatu
hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang berfungsi sebagai bahan
pengingat atas kegiatan tersebut.
Warkat merupakan segala macam kegiat an yang berbentuk corak atau
catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti
hasil-hasil rekaman film dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi
sebagai bukti pertangungjawaban atas segala macam bentuk pekerjaan
8
7
8
administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat -warkat tersebut
sering terkenal dengan istilah arsip.
Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah
dalam bahasa indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal
dengan istilah”FILE”yang berasal dari bahsa latin “FILLUM”yang berarti tali
atau benangfile adalah sekumpulan bahan -bahan keterangan dalam wujud dan
bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya suatu
kegiatan. Istilah arsip yang lain adal ah archives yang berarti tempat atau
dokumen(record). Record adalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud
apapun yang memuat informasi atau keterangan yang di simpan sebagai bukti
atau pertangungjawaban atas segala transaksi. Sedangkan menurut sutarto
(1992:168), arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara
teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di
perlukan dapat secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut
UU No.7 tahun tentang ketentuaan pokok kear sipan, pengertian arsip:
a) Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan pemerintah.
b) Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan -badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berklompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangasaan.
Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian
sebagai berikut:
a) Pengertian tentang naskah -naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang
di maksud naskah -naskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu
arsip meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat di lihat dan di dengar
seperti hasil-hasil rekaman, film, dan lain sebagainya.
b) Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di
maksud dengan berkelompok ialah naskah - naskah yang berisikan hal -hal
yang berhubungan satu dengan yang lain, di himpun dalam berkas
tersendiri mengenai masalah yang sama.
9
Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam
bukunya A.W. Widjaja (1990 : 100) mengemukakan bahwa :
“ Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, microfilm, rekaman,
suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen -dokumen lain dalm segala
macam bentuk dan sifatnya, asli ataupum salinan serta dengan segala macam
penciptaanya dan menghasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi atau
badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau
kegiatan pemerintah lainya atau kare na pentingnya informasi yang terkandung
di dalamnya” .
Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (2002 :
129) menberikan pengertian warkat sebagai berikut:
1. Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve)2. Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat
pembuktian): pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.3. Register, daftar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu
di taruh, di catat, di rekam.4. Suatu berita acara ata u laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat
resmi.5. fakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa -
jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya.6. plat atau pringan hitam, pita rekaman.
Menurut The Liang Gie (1991 ; 118), “arsip adalah suatu kumpulan
warkat yang di simpan secara sistematis karena menpunyai suatu kegunaan
agar setiap kali di perlukan dapat secara cepat di temukan kembali”.
Berdasarkan rumusan tersebut di atas, pada dasarnya arsip merupakan
kumpulan warkat yang tidak terwujud dan berwujud dalam bentuk
apapun(catatan, gambar, rekaman)baik tertulis maupun tidak tertulis yang
memuat informasi sebagai bahan pengingat yang sewaktu -waktu di butuhkan
kembali yang berguna dalam menbantu kelancaran pekerjaan a dministrasi di
kantor.
10
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No 7 1971 dalam AW Widjaja (1993:211) fungsi arsip
dapat di bedakan menjadi:
1) Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, peleksanaan, penyelengaraan kehidupan keban gsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
2) Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun penyelengaraan sehari -hari administrasi negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang
seiring dengan perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang
telah umbuh dan berkembang menjadi organisasi yang besar di mana
volume pekerjaan yang di laksanakan dalam organisasi trsebut juga
besar sehinggaini juga berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang
dihsilkan dalam organissi tersebut. Menurut Sutarto (1992 : 213)
menegaskan adanya 2 jenis sifat dan arti secara fungsional,yaitu sebagai
berikut:
1) Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya.
2) Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi,
khusus sebagai bahan pertangungjawaban Nasional atau pemerintah.
Dari beberapa pendapat tersebut di a tas mengenai fungsi arsip dapat
peneliti simpulkan bahwa pada dasarnya fungsi arsip dapat di golongkan
menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang senantiasa berubah nilai dan fungsinya.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran ketatausahaan.
c. Nilai Guna Arsip
Seperti telah di kemukakan d i atas mengenai arsip di mana arsip
menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber
11
informasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting untuk di kelola
dengan baik dan terancana.
Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto
(1993 : 163) menyatakan bahwa nilai guna asip dapat di bedakan menjadi:
1. Nilai guna daministrasi ( administrasi value)2. Nilai guna hokum ( legal value)3. Nilai guna penelitian ( research value)4. Nilai guna pendidikan ( education value)5. Nilai guna dokumentasi ( documentary value)
menurut pendapat gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji
(2002:130), 4 (empat ) macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut :
1. Guna penerangan2. Guna yuridis3. Guna sejarah4. Guna ilmiah
Sedangkan menurut Milton Reitzfeld mengemukakan bahwa nilai guna
yang ada pada warkat adalah sebagai berikut:
1. Nilai untuk kegunaan administrasi ( value for administrasi use )2. Nilai untuk kegunaan hokum (value for legal use)3. Nilai untuk kegunaan keuangan ( value for fiscal use)4. Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan ( value for policy use)5. Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi ( value for
operating use)6. Nilai untuk kegunaan sejarah ( value for historical use)7. Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value for research use)
Dari beberapa penda pat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan
bahwa nilai guna kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut:
a. Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses
penyelengaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna
mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh organisasi atau kantor.
b. Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani
permasalahan dalam bidang keuangan.
c. Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan -bahan
pembuktian atas suatu per estiwa ataupun juga kejadian yang telah
berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.
12
d. Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk
kepentingan pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan
sehingga membantu kelancaran KBM.
e. Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu
kejadian atau perestiwa dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa
arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang lalu.
f. Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan
perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah
bagi manusia saat ini dan yang akan datang.
Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun
ada batas pemakaian tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di
butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk di kelola dengan baik dan
terancana.
d. Kearsipan
Dalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di
lakukan kembali dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat ataupun jug a dokumen ini yang di sebut dengan
istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut dengan kearsipan( filing).
berikut ini peneliti berikan batasan -batasan mengenai kearsipan yaitu
sebagai berikut:
a. Menurut Ig Wursanto (1995:19)
Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan cepat apabila sewaktu -waktu
di perlukan.
b. Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,1995:15 -16)
Yang di maksud filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan
menaruh warkat dalam suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem
,susunan, dan tata cara yang telah di tentukan, sehingga pertumbuhan -
13
pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan
dapat secara cepat di temukan kembali.
c. Menurut Basir Barthos (1997:43)
Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan -bahan
secara sistematis, sehingga bahan -bahan tersebut dengan mudah dan cepat
dapat di temukan kembali setiap kali di pe rlukan
Dari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan
bahwa kearsipan pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang
berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.
e. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk m enjamin keselamatan bahan
partangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelengaran
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertangungjawaban
tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah :
1) Menyampaikan surat dengan aman dan mud ah selama di perlukan.
2) Menyiapkan surat setiap saat di perlukan.
3) Pengumpullan bahan -bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang di perlukan sebagai pelengkap. (A.W.Widjaja, 1993 : 103).
Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipa n maka dapat
peneliti simpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan -bahan, bukti yang nyata, benar mengenai kehidupan
kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan dating di
mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan
tersebut.
Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan
merupakan suatu rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis,
berurutan. Dimana di antara kegiataan yang satu dengan kegiataan yang lain
saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan yang termasuk dalam
administrasi kearsipan adalah kegiatan -kegiatan yang berkenaan dengan:
14
1. Penerimaan warkat2. Penguiriman warkat3. Pencatatan warkat4. Penyimpanan warkat5. Pewnyingkiran atau penyusutan warkat6. Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig.
Wursanto,1995 : 15).
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di lakukan,
mengingat kegunaan arsip yang penting bagi suatu organisasi yang akan
menbantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi. Aman yang di maksud
adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti misalnya
kebakaran, pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh
berbagai macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya.
f. Macam –macam sistem kearsipan.
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan
bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu
sebagai berikut:
1 Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2 Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam -macam sistem penyimpanan arsip
seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1) Alphabetical arrangem ent (susunan abjad)
- Subjet (pokok soal)
- Phonetic (suara)
2) Numerical arrangement (susunan nomor)
- Serial (seri)
- Coded (kode)
3) Geographical arrangement (susunan wilayah)
15
4) Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada
dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang
berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem
abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangka n nama yang
berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan
kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam
sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di
golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:
1. alphabetical – sistem abjad2. geographical- sistem wilayah3. subject – sistem pokok soal4. numerical- sistem no5. choronological of them - sistem tanggal6. some combination of them - sistem gabungan
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas menge nai
macam-macam kearsipan dapat peneliti simpukan, pada dasarnya sistem
kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
1. Sistem abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang
di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi terte ntu yang
di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah,
ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad
mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan
adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama -nama itu di
indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing -
masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun
menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan
standart peraturan -peraturan yang di tentukan oleh or ganisasi,
16
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang
telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan
dengan 2 ( dua ) cara:
a) Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah –istilah atau
nama–nama yang terdiri da ri 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap
satu kata. Misal :
Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b) Menurut susunan abjad kata demi kata
Dalam susuna abjad kata demi kata, nama - nama yang terdiri dari
2 ( dua ) kata atau lebi h, ditulis menjadi satu. Masing – masing
kata berdiri sendiri. Misal :
Jakarta Utara
Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah
yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang
bersangkutan. Dalam pelaksanaan pen yimpanan arsip ini, seorang
arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah
apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat
setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi
satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan
keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek )
dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah
itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya
Keuangan :
- Bonus
- Gaji
- Hadiah tahun baru
- Lembur
17
- Dan seterusnya
3. Sistem geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini
pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti
pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagain ya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah
menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar
mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi:
- Ambon
- Banda Aceh
- Bandung
- Banjarmasin
- Bengkulu
- Denpasar
- Dili
- Dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun
warkat -warkat yang bersangkuatan dengan nama orang, nama
poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar
penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4. Sistem nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang
dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip –arsip adalah urutan
angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan
penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai
pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsipar is harus lebih dahulu
menbuat daftar kelompok masalah -masalah seperti sistem subjek,
baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
18
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor -nomor ini
menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti
14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing -
masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya
juru arsip memproses menurut nomor -nomor yang telah di tentukan
dalam kartu indeks ini.
5. Sistem tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan -bahan yang di susun
menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan -bahan.
Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan
pada tempat yang paling d epan, tanpa melihat masalah atau perihal
surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat -surat atau
bahan-bahan yang di file dalam bulan -bulan setiap tahunya.
Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan
tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih
baik dari sistem yang lain.
g. Asas penyimpanan arsip
Menurut Hery Sawiji (2002:145) mengemukakan bahwa asas
penyimpanan arsip ada 2(dua) macam yaitu sebagai berikut:
1) Sentralisasi
2) Desentralisasi
Dari pendapat tersebut menge nai pengelola arsip maka dapat peneliti
simpulkan pengeorganisasian arsip ada 2(dua) macam yaitu:
1) Sentralisasi
Artinya dalam 1(satu) kantor hanya terdapa satu tempat pengelolaan arsip
sehingga semua alat perlengkapan arsip di letakkan dan dapat di
19
pergunakan oleh semua bagian yang menbutuhkan pengunaan arsip
tersebut.
Keuntungan dari sistem ini adalah:
a Tidak terjadi duplikasi perlengkapan arsip
b Pelayanan lebih cepat dalam memunuhi permintaan arsip
c Biaya lebih murah atau rendah dalan hal pengadaan peralatan arsip
d Pembuatan salinan -salinan warkat yang tidak perlu dapat di cegah
Kelemahan
a Ruangan menjadi semrawut sebab masing -masing bagian menpunyai
kepentingan berbeda -beda seputar arsip tersebut.
b Keamanan terhadap arsip tersebut kurang terjamin
c Kerahasian arsip kurang terjamin
d Tidak semua jenis arsip dapat di simpan dengan mengunakan satu
sistem satu.
2) Desentralisasi
Artinya pengelolaan arsip di lakukan oleh tiap -tiap bagian sehingga
menpunyai perlengkapan dan sistem penyimpanan arsip sendiri.
Keuntungan
a Kerahasian lebih terjamin
b Tidak terjadi pemborosan waktu dalam mencari arsip
c Pengelolaan arsip dapat di lakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja
maqsing-masing.
Keburukan
a Pelayanann kurang efesien
b Adanya duplikasi alat/perlengkapan
2. Campuran antara sentralisasi dan desentralisasi
Asas campuran merupakan sebagai kombonasi atau gabungan dari asas
sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asa campuran ini, tiap -tiap asas
unit satuan kerja dimungkinkan menyelengarakan sendiri -sendiri
penyelengaraan penyimpanan arsi pnya karena menpunyai spesifikasi
tersendiri penyimpananya di desentralisasi. Tujuan dari asas ini adalah
20
untuk mengatasi segala kekurangan -kekurangan yang terdapat dalam asas
sentralisasi dan asas desentralisasi.
h. Permasalahan dalam proses Kearsipan .
Permasalahan di bidang kearsipan merupakan permasalahan yang
bersifat dinamis atau berkembang. Dalam artian bahwa permasalahan itu
timbul seiring dengan perkembangan organisasi tersebut. Di mana suatu
organisasi atau instansi yang mengalami perkembangan da n peningkatan maka
seiring dengan perkembagnya itu pula produk arsip yang di hasilkan oleh
instansi atau organisasi tersebut mengalami pertambahan atau peningkatan
mengingat dengan perkembangnya tersebut maka volume pekerjaan yang di
lakukan juga berguna mencapai tujuan atau keberhasilan. Pada intinya
permasalahan kearsipan terletak pada masalah pengelolaanya.
Menurut IG. Wursanto (1991: 29) menyebutkan bahwa masalah di
bidang kearsipan dapat di sebutkan sebagai berikut:
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip -arsip apabila
sewaktu-waktu di perlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi
yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainya.
2. Hilang arsip-arsip sebagai akibat dari sitem penyimpanan yang kuarang
sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna,
serta peminjaman atau pemekeain arsip oleh pimpinan atau oleh satuan
organisasi lainya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa di
kembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus -menurus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa
di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang
adanya bimbinagn yang teratur dari pihak pimpiaannn dan adri para ahli
kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan
ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena
para pegawai kearsipan y ang tidak cakap.
6. Kurangnya adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip -arasip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan,
21
pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang
semestinya.
Cara mengatasi permasalahan -permasalahn tersebut maka perlu untuk di
pelajari, di atur, dan di kembangkan pedoman -pedoman mengenai:
a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing -masing instansi.
b. Tata kerja penyimpanan dan pemakian dari warkat
c. Penataran – penataran bagi pegawai -pegawai bagian arsip sehingga
memeliki dan dapat mempraktekan pengetahuan di bidang kearsipan
terbaru yang efesian.
i. Penyelengaraan kearsipan
Sistem penyelengaraan arsip yang di selengarakan oleh masing -masing
kantor atau instansi berbeda -beda atau velum te ntu sama, seperti yang telah d
kemukakan di atas bahwa tujuan kearsipan sesuai dengan pasal 3 UU No 7
tahun 1971 tentang pokok -pokok kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahanpertangungjawaban nasianal tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelen garaan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertangungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Untuk itu
dalam penyelenggaranya kearsipanya harus benar -benar di kerjakan dengan
baik dan terencana. Untuk itu harus memperhatikan factor -faktor kearsipan
yang meliputi sebagai berikut:
1) Sistem penyimpanan arsip yang baik
Tujuan utama dalam proses kearsipan adalah penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat. Untuk memudahkan dalam penemuan kembali
arsip yang di simpan, membutuhkan suatu pengelolaan y ang baik pula.
Pengelolaan arsip yang baik menbutuhkan suatu sistem yang tepat yaitu
harus di sesuaikan dengan arsip tersebut.sistem kearsipan sangat
menpengaruhi sekali pada cepat tidaknya penemuaan arsip itu kembali jika
suatu saat di butuhkan kembali.
Untuk itulah suatu kantor atau organisasi harus bisa memilih dan juga
menentukan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan kantor yang
bersangkutan.
22
Suatu kantor di katakan sudah mengelola keasipan dengan baik apabila
sistem kearsipanya memenuhi kritera sebagai berikut:
a. Mudah di laksanakan artinya sitem kearsipan harus mudah di laksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembilan arsip -arsip.
b. Mudah dimengerti artinya sistem kearsipan harus mudah di mengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya.
c. Murah atau ekonomis artinya sistem kearsipan yang di selengarakan ahrus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebuhan, baik dalam pengeluaraan dana/biaya m aupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat artinya...terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang di pergunakan, pada dasarnyasistem kearsipan yang di laksanakan jaan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah di capai ar tinya sistem kearsipan harus memungkinkan arsip - arsip yang mudah dan cepat di temukan, di ambil dan dikembalikan, apabila sewaktu-waktu di perlukan kembali.
f. Cocok bagi organisasi artinya sistem kearsipan yang di laksanakan hendaknya cocok atau sesuai denga n jenis dan luas linkup kegiataan organisasi.
g. Flexibel atau luwes artinya sistem filing yang di pergunakan dapat di terapka di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.
h. Menpermudah pengawasan artinya untuk menpermudah pengawasan dalm bidang kearsipan, sitem kearsipan yang di laksanakan di bantu dengan mengunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan,...(Ig Wursanto, 1991 : 31 -32).
2) Prosedur kerja
Meliputi:
a. PenerimaanPekerjaan ini di lakukan oleh petugas arsip atau arsiparis ya ng
bertugas:
1) Menerima surat
2) Memeriksa jumlah dan alamat surat
3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar
pengantar surat
4) Meneliti tanda-tanda kerahasian surat, kesesuaian isi surat ke -sahan
surat.
23
5) Menuruskan surat kapada penyortir.
b. Pengiriman
Kegiataan ini bertujuan untuk menyampaikan surat kepada pihak -
pihak yang berhubungan dengan isi surat tersebut. Sedangkan jika
surat itu merupakan kelanjutan dari urusan -urusan yang sedang
berjalan maka harus di sampaikan kepada pengolah.
b. Pencatatan
Suatu tata cara pencatatan di sesuaikan dengan sifat surat yaitu surat
penting dan surat biasa dan juga surat rahasia. Kegiatan ini di lakukan
oleh seorang pencatat yang bertugas, menerima, menghitung dan
mencatat surat yang sudah di teliti. Dan mencatat surat tersebut pada
pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia. Serta
menyampaikan surat diatas setelah di lampiri lembar pengantar, dan
kartu kendali kapada pengarah.
c. Penyimpanan
Penyimpanan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat.
Maksudnya agar arsip yang sewaktu -waktu di perlukan kembali dapat
dengan mudah dan cepat di temukan kembali. Penempatan arsip -arsip,
buku, barang cetakan, dan sebagainya harus diatur dengan cermat.
Supaya pengaturan dan penyimpanan arsip di lakukan dengan baik,
selain itu juga akan menjamin keselamatan dari pada arsip tersebut.
d. Peminjaman arsip
Mengingat sifat arsip ini sebagai arsip tertutup, dalam pengertian
bahwa arsip harus di jaga kerahasianya sehingga tidak semua orang
boleh melihat dan menbacanya. Un tuk menghindari hal -hal yang tidak
di inginkan dalam melayani peminjaman arsip perlu untuk di
laksanakan dengan baik. Selain pencatatan di lembar peminjaman arsip
yang di buat rangkap tiga, maka lembar ini di tanda tangani oleh si
peminjam. Satu lembar untuk si peminjam, sedangkan lembar kedua
untuk init kearsipan. Lembar ketiga di letakkan dalam folder arsip
yang di pinjam. Pada dasarnya dua lembar bon pinjam ini setelah arsip
24
di kembalikan dapt di musnahkan, sedangkan satu lembar, sedangkan
satu lembar lagi di simpan untuk bahan pertimbangan dalam penentuan
arsip menjadi pasif atau semi statis. Sedangkan mengenai jangka
waktu atau lama peminjaman di batasi dalam jangka waktu tertentu,
sedangkan masa perpanjangan waktu harus di beritahukan kepada unit
kearsipan secara tertulis untuk kemudian di catat.
e. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip -arsip
tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:
1) Factor dari dalam
seperti kartas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet
atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di
pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di
gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaikn ya
yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan
yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab
ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
2) Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan
jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang
terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat
menbahayakan kertas -kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar
matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan
sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding -
dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi
lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.
25
f. Penyusutan
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya
penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai
berikut:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga -lembaga nagara atau badan -badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan -ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
g. Dan pemusnahan arsip
Yang dimaksud dengan memusnahkan arsip adalah aktivitas
menghancurkan arsip yang telah habis guna. Adapun cara pemusnahan
adalah dengan cara: di r obek, bakar, dan di hancurkan. Pada intinya
tujuan dari pemusnahan arsip adalah agar arsip tersebut tidak dapat
terbaca lagi oleh pihak manaoun juga sehingga arsip tersebut sudah
tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun oleh pihak tersebut.
Adapun ketentuan dalam peleksanaan pemusnahan arsip adalah dengan
cara; pemusnahan di laksanakan dengan menbuat daftar -daftar arsip
yang akan di musnahkan, di ketahui oleh pejabat -pejabat yang
berwenang, pemusnahan di lakukan dengan berita acara pemusnahan.
3) Fasilitas arsip
Fasilitas atau peralatan yang di gunakan untuk menyimpan warkat ada
bermacam-macam. Namun meskipun demikian peralatan kerja sebaiknya
di sesuaikan dengan perkembangan zaman. Selain itu juga harus di
sesuaikan dengan kebutuhan kantor. Baik dari segi tem pat yang tersedia,
biaya yang ada serta sistem penyimpanan yang di pergunakan.
Sarana arsip tersebut meliputi:
a Map/folder –seperti map tetapi tidak engan daun penutup
b Guide/penunjuk (pemisah) – sebagai pemisah antara berkas -barkas
yang di simpan
26
c Tickler file (bekas pengingat) – untuk menyimpan kartu kendali dan
kartu pinjam arsip
d Filing cabinet (lemari arsip) – untuk menyimpan folder yang telah
berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide -guidenya
e Rak arsip – untuk menyimpan berkas atau arsip
f Box (kotak) terbuat dari karton bertutup, di pergunakan untuk penganti
filing cabinet bagi arsip -arsip iniaktif di tempat piñata arsip pusat
g Kartu kendali
h Lembar pengantar surat rahasia dan surat rutin
i Lembar disposisi dan konsep
j Kartu pinjam arsip
k Kartu tunjuk silang
4) Petugas kearsipan
Menurut Ig. Wursanto (1995:37), menyatakan bahwa jumlah pegawai
yang di perlukan dalam bidang kearsipan di tentukan oleh faktor:
a. Besar /kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan
b. Azaz penyimpanan arsip yang di pergunakan (Sentralisasi,
Desentralisasi, dan juga Campuran)
Sedangkan menurut Ig. Wursanto (1995:40) mengatakan bahwa
untuk menjadi petugas kearsipan dapat di sebutkan sebagai berikut:
1. Teliti2. Cerdas3. Cermat4. Rapi5. Tekun dalam mekaksanakan tugas6. Tidak mudah bosan7. Mampu memegang dan menyimpan rahasia8. Peramah9. Sopan santun10. Mampu memgadakan hubungan dengan semua pihak11. Penuh kesabaran12. Tidak emosional13. Memiliki skill
27
Dari dua pendapat tersebut di atas dapat peneliti simpulkan bahwa
untuk menjadi seorang arsiparis yang baik harus mempunyai syarat -syarat
sebagai berikut:
1. Teliti artinya seorang pegawai kearsipan harus dapat menbedakan
dengan jeli perkataan -perkataan, nama -nama atau angka -angka
yang mungkin sepintas hampir sama.
2. Cekatan artinya seorang pegawai kearsipan harus ma mpu bekerja
dengan cepat, tepat, gesit, tangkas, dan juga mahir dealam melakukan
sesuatu.
3. Cerdas artinya seorang pegawai kearsipan harus mampu mengunakan
pikiranya dengan baik, mempunyai daya ingat yang cukup tajam,
sehingga tidak mudah lupa.
4. Rapi artinya seorang pegawai kearsipan harus mampu menciptakan
dan juga menjaga kerapian , kebersihan, dan ketertiban terhdap arsip -
arsip yang di simpan sehingga arsip tersebut tidak mudah rusak, awet,
mudah dalam pengambilan dan pengambilan sekaligus juga enak di
pandang mata.
5. Dapat di percaya artinya seorang pegawai kearsipan harus bisa
menyimpan rahasia akan arsip yang di simpanya.
6. Ramah artinya seorang pegawai kearsipan harus bersikap ramah,
murah senyum danjuga menghormati terhadap orang lain yang
mungkin dating da n menbutuhkan pelayanan arsip.
7. Memeiliki ketrampilan atau skill artinya seorang pegawai kearsipan
harus menpunyai ketrampilan dan pengetahuan tentang kearsipan yang
baik guna keberhasilan dalam peleksanaan kearsipan.
5) Ruang arsip
Tempat kerja arsip harus be rada pada tempat yang strategis dan mudah
di jangkau oleh pemakai arsip dan keamanan arsip harus tetap di
utamakan. Bila tempat terlalu sempit atau terlalu luas maka proses kerja
arsip akan sangat tergangu. Dalam merancang tata ruang tempat
28
penyimpanan ar sip ada beberapa faktor yang perlu di perhatikan selain
letak yaitu juga faktor cahaya, warna dan juga suara.
Pada pokok pengaturan taat ruang yang baik maka keuntungan yang di
dapat adalah: menjain kelencaran proses pekerjaan yang bersangkutan,
mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegewai, mencegah para
pegawai bagian lain yang tergangu oleh pihak lain yang berhubungan
dengan arsip, memeungkinkan memakai ruang kerja secara efrsien artinya
suatu luas lantai tertentu bisa di pergunakan untuk keperlua n sebanyak-
banyaknya.
3. Tinjauan Umum Tentang Koperasi Tunas Jaya.
Di dalam suatu sistem ekonomi manapun, uang dan koperasi memegang
peranan penting. Di mana suatu negara ingin berkembang dengan pesat, dan sudah
menjadi kewajiban bagi suatu Negara. Untuk d apat menguasai soal perekonomian
di dalam koperasi. Hal ini kaitanya sangat erat antara ketahanan nasional dengan
pembagunan nasional, berhasilnya pembaguan nasional akan meningkatkan
ketahanan nasional, dan selanjutnya ketahanan nasioanal yang tanguh akan lebih
menbuka peluang untuk pembagunan nasinal lebih lanjut. Jadi suatu
perokonomian suatu Negara hubungan antar uang dan koperasi merupakan dua
hal yang penting yang tidak bisa di pisahkan.
Koperasi bagi perekonomian adalah salah satu wahana atau sarana yang
dapat di gunakan sebagai penengkal kerawanan subsistem ekonomi, yaitu upaya
menghadapi hambatan, sebagai akibat adanya tekanan penduduk yang lebih tinggi
serta perluasaan kesempatan kerja. Keterbatasan lapangan pekerjaan, tingginya
tingkat penganguran serta rendahnya tingkat pendapatan masyarakat, merupakan
tantangan yang akan memperlemah ketahanan nasional.
Pengertian koperasi yang terkandung dalam UUD 1945, pasal 33 ayat 1,
yang berbunyi : perekonomian di susun sebagai usaha bersama atas asas
kekeluargaan”, yang pada prinsipnya mengariskan bahwa: “prodoksi di kerjakan
oleh semua, untuk semua di bawah pimpinan atau pemilikan anggota masyarakat.
29
Kemakmuran masyarakatlah yang di utamakan, bukan kemakmuran orang
seorang”.
Koperasi sebagai wadah kegiatan e konomi yang tumbuh dari bawah akan
lebih mampu menyerap tenaga kerja yang lebih banyak,di bandingkan dengan
wadah ekonomimyang sejak semula di dirikan,dengan bertitik tolak dari modal
besar yang bersifat padat capital atau teknologi maju yang kurang menyer ap tenga
kerja.
Koperasi adalah salah satu bentuk badan usaha, di samping badan usaha
milik Negara (BUMN) dan bentuk usaha lainya, koperasi yang merupakan poteni
dari kelopmpok masyarakat bawah harus manpu mengembangkan diri untuk
menjadi klompok menengah, sehingga terhapuslah citra yang sementara ini akan
di legalisir bahwa koperasi identik dengan golongan ekeonomi lemah. Citra
bahwa koperasi, merupakn wakil dari wajah golongan ekonomi lemah akan terus
melekat, selama koperasi tidak mampu mengembangkan dir i ats kekuataan yang
di milikinya sendiri.
a. p e n g e r tian k o p er as i .
Koperasi adalah suatu organisasi ekonomi rakyat yang berwatak
social, beranggotakan orang -orang atau badan -badan hokum koperasi
yang merupakan tata susunan ekonomi sebagai usaha bersama berdasarkan atas
asas kekeluargaan.
Seperti halnya lembaga -lembaga/badan usaha lain koperasi hidup
di tengah-tengah lingkungan yang menpunyai karekteristik khas Indonesia
pada hakekatnya timbul dari suasana lingkungan tersebut yang juga secara
langsung menpengaruhi keadaan intern lembaga kopersi tersebut.
Menurut pasal 33 ayat UUD 1945 dalam tata perekonomian
Indonesia terdapat tiga sector ialah Negara,koperasi dan swasta yang di
harapkan akan dapat menciptakan kerjasama yang serasi dan saling
menghidupi, meskipun koperasi tetap di harapkan menjadi siko -gurunya.
Tetapi kenyataanya ialah bahwa sector koperasi masih jauh ketinggalan dan
pemerintah terus menberikan bantuan dan dorongan bagi koperasi untuk
30
mengejar ketinggalan tersebut melalui berbgai kebijakn e konomi untuk
menberi kesempatan bagi koperasi mengejar ketinggalanya.
Dalam hubungan ini yang perlu di ingat ialah,bahwa
perkembangan sector koperasi tidak semata -mata di dasarkan pada asas dan
keinginan akan pemerataan dan memeratakan hasil pembagunan sem ata-
mata,tetapi harus mampu menjalankan investasi dan menciptakan
pertumbuhan koperasi produksi di bidang -bidang yang bersangkutan sebagai
bagian dari pertumbuhanekonomi secara keseluruhan.
Pemerataan dan pertumbuhan adalah unsur -unsur mutlak dari
perkembangan ekonomi dan harus merupakan sasaran kembar dari koperasi
kalau koperasi mau berhasil dan melaksanakan fungsi social ekonomianya,
apalagi sebagai soko -guru perekonomian nasional.
Dari pendapat di atas mengenai koperasi dapat peneliti simpulakn
bahwa Koperasi adalah produk dari lingkunganya dan perkembanganya sangat
di tentukan oleh kondisi lingkunagn tersebut. Alau kita ingin memajukan
koperasi seharusnya kita harus memajukan lingkunganya pula, karena cita -
cita yang berkembang, aspirasi yang hidup, ke cerdasan dan ketrampilan,
potensi ekonomi yang berkembang merupakan dukungan yang efektif bagi
kemajuan koperasi.
b . f un gsi p o k ok k o p er asi
Koperasi adalah sebuah organisasi ekonomi rakyat yang berwatak
social, yang di harapkan akan dapat menyumbang pad a perkembangan
perkoperasian Negara yang sekaligus memungkinkan terwujudnya masyarakat
yanga dail dan makmur yang telah menjadi citai -cita setiap orang. Sesuai
dengan apa yang di kemukakan dalam UU Nomer 12 tahun 1967 tentang
koperasi, pasal empat(4) .meny ebutkan fungsi koperasi adalah sebagi berikut:
Alat perjuangan ekonomi untuk mempertinggi kesejahtraan rakyat,
Alat pendemokrasian ekonomi social,
Sebagai salah satu urat nadi perekonomian bangsa Indonesia,
31
Alat Pembina insan masyarakat untuk menperkokoh kedudukan ekonomi
bangsa Indonesia serta bersatu dalam mengatur tat laksana perekonomian
rakyat,(pasal 4).
c . S u m b e r -s u m b e r d a n a k o p er as i .
Sumber pendapatan koperasi adalah pendapatan yang berasal dari:
Lembaga-lembaga keungan yang termasuk di dalamnya perbankan atau
lembaga keungan non perbankan.sumber -sumber ini merupakan pusat
akumulasi dana yang terpenting di dalam sistem ekonomi kita.
Sumbne-sumber keungan pemerintah yang termak di sini adalah program -
program bantuan pemerintah khusus untuk mengemba ngkan
perkoperasian.
Kedit dari pedagang perantara yang baik merupakan afnemers maupun
leverinciers credit.
Badan-badan kredit koperasi yang termauk bank koperasi,atau lembaga
keungan khusus koperasi.
Sumber-sumber yang dapat di tumbuhkan dalam sistem kope rasi itu
sendiri.misalnya pola inter cooperative loans.
Sumber-sumber lain misalnya dengan suatu obligasi atau dengan
mengadakan joint ventures dengan perusahaan lain.
d . P e r m asala h a n d alam m e n a r ik d a n a
Dana eksteren yang daa di masyarakat tidak tersedi a secara Cuma -
Cuma. Selebih lagi para pemilik dana itu menpunyai alternative pengunaan
dana, mana yang lebih menguntungkan.maka koperasi harus bersaing dalam
mendapatkan dana yang di butuhkanyadengan badan lain.
Secara umum kita katakan bahwa daya saing ko perasi dalam
menarik dana ini kurang, kalau kita mengunakan konsep sistem dalaam
melihat kelemahan dari akibat dari kelemahan daya saing ini, koperasi akan
menjadi tergantung (dependent) kepada lingkungan.
32
berikut :
Dalam menganalisa mengenai kelemahan ini,di uraika n sebagai
1 Ketidak makmuran mangadakan dealings dengan sector modern. Baik
karena tidak mengetahui berbagai alternative yang ada, tidak daapt
berkomunikasi maupun karena persyaratan yang harus di sediakan tidak
dapat di penuhi.
2 Keterbatasan eguity. Kalau pun dapat di tarik pinjaman, maka kredit yang
di dapat akan terbatas karena persyaratan eguity yang harus di miliki
terbatas.
3 Keterbatasn terjamin. Kekeyaaan yang di miliki yang dapat di gunakan
untuk menjamin pinjaman sangat terbatas.
4 Prinsip koperasi yang tidak profit making . koperasi bukan merupakan
badan yang bertujuan untuk memupuk laba, karena itu di lihat dari sudut
pemilik modal, koperasi menjadi kurang menarik sebagai ajang
penanaman modal.
5 Citra koperasi yang kurang menguntungkan. walaupu n secara formal
koperasi merupakan badan hukum, yang secara hukum dapat melakukan
perjanjian yang mengikat, namun citra koperasi di mata masyarakat
banyak, masih belum mendukung kemungkinan ini.
Perlu kita sadari juga bahwa masalah perkreditan bukanlah
masalah “kebaikan” pemberi kredit, tetapi masalah kepercayaan bahwa kredit
akan kembali di tambah dengan benefit bagi pemberi kredit.
Pemberi kredit adalah suatu bank koperasi, walaupun tentu berbeda
dalam penilian, karena ada frame of reference yang sama. Wa laupun demikian
kalau bank koperasi ingin terus berkembang maka penelitian kelayakan ini
perlu di terapkan secara lugas. Masalah ini menjurus kepada penilian segi
kemampuan dari pengelolaan usaha dan macam usaha yang di gunakan.
Manejer yang di butuhkan ad alah yang berorientasi pada
pemasaran, bukan pada prodoksi seperti angota -angotanya. Suatu usaha dapat
merupakan usaha yang berkembang, yang memang menpunyai pasaran yang
tinggi atau merupakan usaha yang statis dan tidak berkembang. Usaha -usaha
tradisional yang lemah mudah sekali di goncangkan pasar, akan sukar
mendapat klasifikasi layak. Karena itu penting juga bagi koperasi untuk dapat
mengembangkan usaha menjadi bisnis yang menpunyai pasaran yang maju.
Meraka umumnya berkembang secara tradisi, dengan car a kerja yang itu saja.
Di perlukan input dalan hal desain untuk bahan -bahan baru yang dapat di
gunakan untuk terus mengembangkan produk yang di hasilkan.
e . S t r at e gi m e n gatasi m asal a h
Melihat kelemahan daya saing dalam menarik dana tadi maka
strategi pertama yang perlu di kembangkan adalah mengurangi
ketergantungan.Untuk mengurangi ketergantungan kepada sumber -sumber
dana di mana koperasi tidak berdaya dalam persaingan maka salah satu
alternative strategi yang dapat di lakukan adalah menbina sumber -sumber
dana sendiri.
B. Kerangka Berpikir
Dalam suatu kantor untuk mewujudkan tujuan yang telah di tetapkan
pasti menpunyai serangkaian kegiatan atau aktivitas tertentu yang biasa di sebut
dengan istilah pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor meliputi segala keg iatan yang
berhubungan dengan penyampaian keterangan secara lisan dan juga pembuatan
warkat-warkat tertulis serta tata cara pemeliharaan. Di samping tugas -tugas yang
lain yang membutuhkan keberadaan sumber informasi dalam hal ini warkat atau
pun juga arsip adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip yang di
simpan, membutuhkan suatu sistem yang tepat pula dan harus di sesuaikan dengan
jenis arsip tersebut.
Arsip fungsinya sangat penting di dalam suatu kantor karena sebagai
pusat ingatan atau inform asi mengenai suatu hal atau persoalan ataupun juga
perestiwa yang di buat orang untuk menbantu daya ingat sesorang. Salah satu
pekerjaan kantor yang banyak di lakukan setiap instansi atau lembaga, baik
instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta, tentu melaksanakan berbagai
macam pekerjaan kantor. Berbagai macam pekerjaan kantor ( office work) itu
antara lain: mencatat, mengetik, menghitung, mengirim, menyimpan warkat,
mengolah, menggadakan warkat dan sebagainya. Kearsipan adalah tata cara
pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku
dalam beberapa unsur pokok yaitu: penyimpanan ( storing), penempatan (placing),
penemuan kembali. Serta dapat di artikan sebagai suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan -bahan atau warkat -warkat secara sistematis, sehingga bahan
- bahan tersebut dengan cepat dapat di cari atau di ketahui tempatnya setiap kali di
perlukan, terpelihara dan terawat dengan baik sehingga tidak mudah rusak dan
hilang, maka pengurusan atau pengaturan arsip itu hendaknya me npergunakan
suatu sistem.
Sistem kearsipan merupakan suatu metode atau cara yang di rencanakan
dan di pergunakan dalam pengurusan arsip, menyimpan, pemeliharaan, sehingga
arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu -
waktu di perlukan. Sistem kearsipan perlu mendapat perhatian bukan hanya
sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapii yang lebih penting ialah pengelolaanya
(manajemen). Meskipun sistem yang di pergunakan baik, apabila menajemennya
lemah, maka sistem yang telah di t entukan itu tidak akan ada artinya.
Mengingat pentingnya arsip tersebut diatas, maka dalam organisasi
tersebut perlu di usahakan peningkatan dan penyempurnaan dalam pengelolaan
kearsipan secara optimal, sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat
dan dapat pula dimanfaatkan secara efektif dan efisien dalam rangka
penyelenggaraan pekerjaan kantor. Untuk memudahkan dalam penemuan kembali
arsip yang disimpan, membutuhkan suatu sistem yang tepat pula dan harus
disesuaikan dengan jenis arsip tersubut.
Sistem kearsipan merupakan suatu metode atau cara untuk menemukan
kembali arsip yang disimpan dengan mudah dan cepat sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. Sistem kearsipan sangat mempengaruhi pada cepat
tidaknya penemuan kembali arsip tersebut jika s uatu saat dibutuhkan. Sistem
kearsipan yang tidak sesuai akan mempersulit penemuan kembali yang
selanjutnya akan menimbulkan suatu permasalahan yang akan mengganggu
jalannya suatu pekerjaan kantor. Pengelolaan dalam hal ini adalah hal -hal yang
berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan yang baik yaitu menggunakan sistem
dan prosedur yang sesuai dengan kearsipan, agar dapat dihasilkan informasi dan
juga layanan kearsipan yang dibutuhkan oleh unit kerja lain di kantor tersebut
dalam rangka pemecahan atau peny elesaian suatu pekerjaan kantor.
Pengelolaan atau penyelenggaraan kearsipan yang baik tersebut
meliputi:
1. Sistem penyimpanan yang tepat
2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
3. Petugas kearsipan yang berkompeten di bidangnya
4. Prosedur kerja yang tepat
5. Ruangan arsip yang sesuai.
Dari proses pengelolaan yang baik, yang mengikuti sistem dan prosedur
atau pola pengelolaan kearsipan yang baik dan selalu berkembang seiring dengan
kebutuhan atau perkembangan suatu kantor diharapkan dapat menghasilkan suatu
informasi atau juga layanan kearsipan yang baik. Dengan layanan kearsipan yang
baik sehingga dapat membantu dalam memperlancar jalannya suatu pekerjaan
kantor.
berikut:
Untuk memperjelas kerangka pemikiran dapat dilihat pada skema
Kantor
Sistem Kearsipan Pengelolaan Kearsipan Pelayanan Kearsipan
Gambar 1.Bagan KerangkaPemikiran
36
BAB III METEDOLOGI PENELITIAN
Menetapkan metodologi penelitian merupakan sesuatu yang penting dalam
melaksanakan suatu penelitian. Hal ini di laksanakan dengan tujuan agar dalam
penelitian tersebut dapat mengantar kearah tujuan yang ingin dicapai, yaitu
pertangung jawabkan terhadap hasil penelitian.
Sedangkan menurut Bogdan dan Steven J Taylor (1993:25). Menyatakan
bahwa metodologi berarti proses, prinsip -prinsip dan prosedur yang kita pakai
dalam mendekati persoalan-persoalan dan usaha menjari jawabany a. Sedangkan
Sutrisno Hadi dalam Hadiri Nawawi dan Mimi Martini (1994:9) menyatakan
bahwa “research dapat di definisikan sebagai usaha untuk menemukan,
mengembankan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan, usaha -usaha mana di
lakukan dengan mengunakan meto de-metode ilmiah”
Prosedur atau metode -metode dan teknik penelitian itu dalam kenyataanya
juga merupakan suatu pola yang berfungsi untuk mengarahkan jalanya berfikir
sehingga hasil penelitian merupakan suatu kebenaran yang
dapat di pertangungjawabkan dan merupakan utu kebenaran yang
obyektif. Sedangkan penelitian adalah ilmu yang mengungkapkan dan
menenangkan gejala -gejala alam dan gejala-gejala social dalam kehidupan
manusia, dengan mempergunakan prosedur kerja yang sistematis, teratur, tertib,
dan dapat di pertangungjawbkan secara ilmiah. (Hadari Nawawi da Mimi Martini,
1994:9). Pada intinya metode penelitian adalah ilmu yang menbahas tentang
car -car dan prosedur yang sistemmatis yang di gunakan dalam suatu penelitian
untuk mengungkapkan dan menerangkan sesuatu hal secara ilmiah guna mencapai
tujuan tertentu. Penelitian merupakan pekerjaan ilmiah yang harus di lakukan
secara teratur, sistematis, dan tertib. Artinay langkah -langkah dan juga
proses yang di lalui harus mengikutiprosedur atau
metode dan teknik yang sesuai dengan bidang masalah yang di kerjakan.
Bagian-bagian metodologi penelitian dalam karya ini terdiri dari tempat dan
waktu penelitian, bentuk dan strategi penelitian, sumber data, teknik sampling
36
37
(cuplikan), teknik pengumpulan data, validitas data, analisis data dan prosedur
penelitian sebagaimana tercantum dalam buku pedoman penulisan skripsi fakultas
keguruan dan ilmu pendidikan UNS tahun 2003.
A.Tempat dan waktu penelitian
1.Tempat Penelitian
Dalam penelitian ini, tempat yang akan di pakai untuk di jadikan lokasi
penelitian adalah di kantor KOPERASI TUNAS JAYA yang beralamat di Jalan
Tentara Pelajar No 100B Surakarta 57145.
Tempat ini di pilih dengan alasan sebagai berikut:
1. Kantor Koperasi Tunas Jaya adalah salah satu lembaga koperasi
yang menpunyai data yang di perlukan peneliti dalam
menyelesaikan laporan penalitian.
2. Untuk mengetahui sistem kearsipan yang di lakukan oleh pihak
Koperasi Tunas Jaya yang pada saat ini sudah mempunyai Volume
pekerjaan yang besar.
3. Kantor Koperasi Tun as Jaya menpunya lokasi yang strategis dan
mudah di jangkau sehinngga memudahkan bagi peneliti untuk
memperoleh data secara lengkap dan akurat setiap saat.
2.Waktu penelitian
Penelitiaan ini akan di laksanakan selama 5 bulan setelah di setujui
oleh Dosen pembimbing skripsi, dan setelah mendapat ijin dari pihak yang
berwenang. Terhitung sejak di setujui proposal penelitiaan ini. Mulai
terhitung sejak bulan Oktober sampai bulan juni 2007.
38
B. Bentuk dan strategi penelitian
Bentuk penelitian
Dalam penelitian kualtitatif ini menempatkan peneliti sebagai pihak
yang utama yang harus mampu menterjemahkan dengan baik data yang di
peroleh melalui observasi, wawancara mendalam, dan terjun langsung ke
lapangan peneliti sehingga akan memungkinkan peneliti unt uk memperoleh
data yang lengkap dan langsung dari sumbernya. Menurut HB.Sutopo
(1995:35) yang menyatakan bahwa “pada penelitian kualitatif peneliti
mencoba menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh
nuansa sedekat mungkin dengan bentuk asl inya seperti pada waktu di catat.
Menurut Hadari Nawawi (1995:32) mengemukakan bahwa “penelitian
kualitatif adalah penelitian mempergunakan data yang di nyatakan secara
verbal dan kualifikasinya bersifat teoritis.
Sedankan menurut Kirk dan Miller Lexy J. M eleong (2002:3)
mengartikan “penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu
pengetahuan social yang secar fundamental bergantung pada pengamatan
pada manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang -
orang tersebut dalam bahasanya dan dalam peristilahanya. Penelitian
kualitatif di arahkan pada kondisi aslinya, bahwa datanya di nyatakan pad
kondisi atau keadaan sebagaimana adanya di lapangan dan selanjutnya
peneliti menterjemahkan berdasarkan data di lapangan dari hasil wawancara,
observasi maupun juga telaah pustaka yang berkaitan dengan masalah
penalitian.
1. Strategi penelitian
Strategi penelitiaan pada dasarnya merupakan dasar untuk mengamati
,mengumpulkan data dan menyajikan analisis data. Dalam penelitian
kualitatif ada 3 (tiga) maca m stretegi penelitian. Penelitian deskriptif
merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengambarkan data dengan
kata-kata atau uraian dan penjelasan. Penelitian eksplanatif bertujuan
menjelaskan suatau pegangan atau patokan untuk pembuktian suatu
39
pendapat, sedangkan penelitian eksploratif bertujuan untuk menemukan hal -
hal yang baru. Sedangkan Menurut Smith dalam Miles dan Huberman
(2002:2), mengatakan strategi penelitian tunggal terpancang bertujuan”
agar penelitian di lakukan secara mendalam sehingga me mpunyai mutu yang
tidak dapat di sangkal.
Strategi penelitian yang di gunakan dalam penelitian ini adalah
diskrptif tunggal terpancang, artinya penelitian ini berusaha untuk
menfokuskan pada satu masalah satu saja yaitu tentang sistem
kearsipan di kanto r Koperasi Tunas Jaya. Jadi strategi tunggal
terpancang yang di gunakan dalam penelitian ini mengandung
pengertian sebagai tunggal dalam arti bahwa dalam penelitian ini
hanya ada satu objek saja yang diamati yaitu mengenai sistem
kearsipan, sedangkan terpa ncang pada tujuan penelitian maksudnya
adalah ketika peneliti sudah memasuki lapangan, peneliti sudah
memilih dan menentukan fokus utama atau sasaran dan tujuan serta
permasalahan yang sudah terbekal teori -teori yang sudah ada.
3. Sumber data
Menurut H.B. Sutopo (1996:2) ”sumber data penelitian kualitatif
dapat berupa manusia, perestiwa dan tingkah laku. Dokumen serta
arsip serta berbagai benda lain ”sedangkan menurut lofland dan lofland
dalam lexy J. Moleong (2002:112) menyatakan bahwa”sumber data
dalam penelitiaan kualitatif ialah kata -kata dan tindakan, selebihnya
adalah data tambahan seperti dokumen dan lain -lain.
Dalam penelitian kualitatif, kata -kata dan tindakan atau perilaku
orang-orang yang diamati merupakan sumber data yang pentingdan
utama, karena dengan sumber tersebut peneliti dapat menganalisis
sehingga menjadi suatu hasil atau laporan peneliti.
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
40
1. Informan
Informan adalah orang yang dapat memberikan informasi atau
keterangan mengenai segala sesuatu permasalahan yang di
perlukan oleh peneliti. Menurut H.B. Sutopo (1996:49) “dalam
penelitian kualitatif posisi nara sumber sangat penting, sebagai
individu yang memiliki informasi”. Bertindak sebagai informan
adalah orang yang di pandang mengetahui permasalahan yang akan
di kaji peneliti, serta bersedia memberi informasi kepada peneliti.
Dalam penelitian ini yang di tunjuk sebagai key informan adalah
pegawai bagian operasional yang di anggap mengetahui
permasalahan tersebut dan ya ng berhubungan langsung dengan
pengelolaan kearsipan. Yaitu:
1. Kepala pimpinan Koperasi Tunas Jaya Surakarta sebagai
informan kunci dalam penelitian ini.
2. Sekretaris Koperasi Tunas Jaya Surakarta yang menanggani
langsung tentang arsip.
3. Staf-staf Koperasi Tuna s Jaya Surakarta.
2. Lokasi atau tempat penelitian
lokasi penelitian adalah di kantor Koperasi Tunas Jaya yang
beralamat di JL. Tentara Pelajar No.100B Surakarta 57142 yang
menjadi tempat berlangsungnya pelaksanaan operasional atau
kegiatan sehari-hari dari koperasi tersebut.
3. Dokumen atau arsip
pengertian dokumen menurut lexy J. Moleong (2002;161) adalah
setiap bahan tertulis ataupun film, anatara lain dari record, yang di
persiapkan karena adanya permintaan dari seorang penyidik.
Dokumen dan arsip yang di pe rgunakan dalam penalitian ini
berupa catatan, laporan, blangko dan berbgai mcam slip, peraturan
yang berlaku dan lain -lain yang berhubungan dengan pelaksanaan
operasional pengelolaan.
41
D. Teknik Sampling
Teknik sampling di pergunakan untuk menyelesaiakn da n
menfokuskan permasalahan agar dalam pelaksanaan peneliti atau
dalam pemelihan sampel lebih terarah dan tepat. Pada orang yang
mengetahui permasalahan yang di bahas.
Peneliti ini menekankan pada kekayaan informasi yang di miliki
oleh informal. Untuk itu s ampel yang di ambil dalah pihak -pihak
yang di pandang mengetahui permasalahan yang
berkaitan dengan pelaksanaan operasional koperasi tunas jaya
tersebut.
Dalam penelitian kulitatif tidak bergantung pada jumlah sumber
datanya, karena jumlah informan yang ke cil saja bisa menjelaskan
informasi tertentu secara lebih lengkap dan benar dari pada informasi
yang di peroleh dari informasi yang jumlahnya banyak yang mungkin
belum memahami lebih dalam tentang suatu masalah yang di bahas.
Informan yang di pilih dalam hal ini tergantung pada kebutuhan
akan data terhadap pencapaian tujuan dari penliti tersebut.
Penagambilan sample berhenti ketika telah ada kesamaan informasi
yang di berikan oleh informan. Sehingga dalam proses pengumpulan
data, peneliti tidak membatasi j umlah informai dan lebih memilih
informan yang di anggap mengetahui masalah secara mendetail.
Menurut H.B. Sutopo (2000;370) menyatkan bahwa :
Penelitian yang mengunakan teknik snowball sampling yaitu peneliti tanpa rencana, mengorek informasi kepada infor man satu yang kemudian menunjuk informan kedua dan demikian juga dengan informan kedua menunjuk informan ketiga terus sampai diras informasi yang di peroleh lengkap dan mendalam. Snowball sampling ini di lakukan untuk melangkapi informasi yang ada.
Dengan demikian teknik pengambilan sampel dalam penelitian
ini mengunakan teknik purposive snowball sampling , sehingga peneliti
dapat memperoleh data yang di peroleh tanpa membatasi jumlah
informan dan lebih memilih informan yang di anggap mengetahui
42
masalah secara mendetail, dan dapat di pertangungjawabkan dan
akurat.
E. Teknik pengumpulan data
Keberadaan data dalam suatu penelitian memagang peranan yang
penting karena di pergunakan untuk menbuktikan suatu kebenaran
terhadap perestiwa atau kejadian yang di ama ti. Penelitiaan ini
mengunakan orang (peneliti) sebagai instrumen utama dalam
melaksanakan kegiataan pengumpulan data. Karna untuk memperoleh
data dari informal yang benar -benar mengusai tau berhubungan
langsung dengan permasalahan yang akan di amati.
Adapun teknik pengumpulan data yang peneliti gunakan adalah:
1) Wawancara dan interview
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan itu di lakukan oleh dua pihak, yaitu
pewawancaraan(interviewer)yang mengajukan pertanyan dan
yang di wawancar ai(interviewe)yang menberikan jawaban atas
pertanyaan itu. Sedangkan menurut lexy J. Moleong (2001;135)
menyatakan wawancara adalah percakapan dengan maksud
tertentu. Sehingga dalam wawancara akan melibatkan 2 pihak
yaitu pihak yang mengajukan pertanyaan d an pihak yang di
wawancarai yaitu pihak yang memberikan sejumlah jawaban atas
pertanyaan yang di ajukan oleh pewawancara.
2) Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
mengadakan pengamatan langsung ke lokasi dan mengadakan
pencatatan secara sistematis mengenai fenomena yang sedang
di teliti. Sedangkn menurut suharsimi
Arikunto (1998:145) mengemukakan bahwa “observasi meliputi kegiatan
pemusatan terhadap objek yang mengunakan seluruh kelakuan manusia seperti
dalam kenyataan. Observasi ini di lakukan terhadap gambaran ke adaan lokasi
kantor Koperasi Tunas Jaya, peralatan dan perlengkapan yang di pergunakan,
berbagai aktivitas yang berlangsung terutama pada saat aktivitas kantor sedang
berlangsung.
3) Analisis dokumen
Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari menbaca dan mencatat apa
yang tersirat dan tersurat dalam dokumen, laporan peraturan dan literatur lainya
yang relevan dengan peneliti. Sedangkan menurut Suharsimi Arikunto
(1999:236) yang di mak sud metode dokumentasi yaitu “mencari data mengenai
hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah,
prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya. Dalam kajian ini sangat di
butuhkan teks-teks, buku, surat kabar, dan lain -lain, untuk sampai pada
penmuan makna dari penelitian tersebut.
F. Validitas data
Dalam suatu penelitiaan apabila peneliti melaksanakan pemeriksaan
terhadap keabsahan data secara cermat dengan teknik yang tepat maka jelas
bahwa hasil upaya penelitiannya d apat dipertanggungjawabkan. Keabsahan data
atau derajad kepercayaan data di maksudkan untuk membuktikan bahwa
penelitian ini merupakan suatu penelitian yang benar -benar ilmiah.
Menurut H.B.Sutopo (202:78) mengemukakan bahwa”Validitas ini
merupakan jaminan bagi kemantapan simpulan dan tafsir makna sebagai hasil
penelitian”. Sedangkan Lexy J. Moleong (2002:170) menyatakan bahwa
keabsahan data adalah ”Usaha meningkatkan derajat kepercayaan data”.
Sedangkan menurut Patton dalam H.B. Sutopo (2002:178) menyataka n
bahwa ada empat macam teknik triangulasi yaitu” (1) Triangulasi data ( data
triangulasi), (2)Triangulasi peneliti (investigator triangulasi), (3)Triangulasi
metodologi (methodologic triangulation), (4) Triangulasi teoritis ( theoretical
triangulation).
Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini menggunakan
triangulasi data ( data triangulasi ) dan triangulasi metodologis
(methodologic triangulasi). Triangulasi data sering di sebut dengan triangulasi
sumber, di mana dalam pengumpulan data seorang pe neliti menggunakan
beragam sumber data yang tersedia. Dengan teknik ini data yang di peroleh
melalui sumber yang satu bisa lebih teruji kebenarannya bila di bandingkan
dengan data sejenis yang di peroleh dari sumber yang berbeda.
Di samping itu peneliti ju ga menggunakan triangulasi metodologi di mana
peneliti mengumpulkan data dengan berbagai metode atau teknik pengumpulan
data yang di pakai. Ketika peneliti menggunakan teknik wawancara, di saat yang
lain mengguna teknik observasi maupun dokumentasi, dan de mikian seterusnya
guna menutupi kelemahan dari satu teknik tertentu agar data benar -benar akurat.
Namun permasalahan yang di kaji tetap permasalahan yang sama.
G. Analisis data
Analisis data merupakan langkah atau tahap lanjutan setelah pengumpulan.
Analisis ini digunakan untuk menjawab semua pertanyaan yang di peroleh dalam
penelitiaan, dan mengembangkan serta menghubungkan dengan teori -teori yang
melandasinya ini adalah model analisis intaraktif yaitu model analisis yang
menyatu dengan proses pengumpula n data, pengelohan data dan penarikan
kesimpulan sebagai proses siklus”. Selanjutnya peneliti bergerak di antara
kegiatan reduksi, penyajian dan penarikan kesimpulan atau verivikasi selama sisa
waktu penelitian”.
Langkah-langkah yang di lakukan dalam anali sis data antara lain:
1) Reduksi data
Reduksi data mrupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan, dan tranformasi data kasar yang muncul dari
catatan-catatan tertulis di lapangan. Sebagai salah satu bentuk dari analisis,
maka proses memepertegas, memperpendek, dan juga
mengatur data merupakan sesuatau hal yang sangat penting untuk di
di laksanakan.
2) Penyajian data
Merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang tersusun dan di
sajikan yang memberi kemudahan dalam penarikan kesimpulan, data
yang sudah terkumpul pelu di sajikan dalam bentuk -bentuk tertentu
guna mengebungkan informai yang tersusun dalam bentuk yang
terpadu.
3) Penarikan kesimpulan
Merupakn suatu proses untuk menmukan dan menempatkan salinan
temuan dalam seperangk at data yang lain. Dari data yang di peroleh
peneliti berusaha mengambil kesimpulan. Dengan bertambahnya
data, kesimpulan yang kabur menjadi lebih mendasar.
H. Prosedur penelitiaan
Bogdan dalam lexy J. Moleong (2001:85) menyatakan bahwa
tahapan penelitiaan ada 3 tiga macam.Yaitu pra lapangan, lapangan
dan analisis intensif.
Dalam penelitian ini prosedur peneliti di lakukan melalui
beberapa tahap yaitu sebagai berikut:
1. Pada tahap ini penelit i melakukan kegiatan penyusunan Tahap
Pengajuan Proposal
proposal penelitian, pengajuan proposal dan ijin penelitian.
2. Tahap Penyusunan Instrumen Penelitian
Pada tahap ini penyusun menyusun instrumen penelitian
berupa pedoman wawancara yang digunakan unt uk
mencari data primer.
3. Tahap Pengumpulan Data
Pada tahap ini peneliti sudah terjun langsung dilapangan
untuk mengumpulkan data melalui wawancara, observasi
lapangan, serta melihat dokumen dan arsip yang ada yang
relevan dengan tujuan penelitian.
4. Tahap Analisis Data
Pada tahap ini peneliti membaca, menelaah,
menafsirkan, mengklasifikasikan serta
menginterprestasikan data yang diperoleh untuk
mengambil kesimpulan.
5. Tahap Penyusunan Laporan penelitian
Pada tahap ini merupakan tahap akhir dari penelitian dimana
peneliti mulai menyusun laporan setelah membuat analisis.
