Aa1000 ses pl

Tłumaczenie wykonane w ramach projektu "CSR - wspólna sprawa" dofinansowanego ze

środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz Miasta Szczecin.

AA1000 STAKEHOLDER

ENGAGEMENT STANDARD

2011

Norma AA1000

Zaangażowanie interesariuszy 2011

Ostateczny projekt



Spis treści

Słowo wstępne

Wprowadzenie

1. Przeznaczenie i zakres AA1000SES

2. Zobowiązanie i zintegrowanie

2.1 Zobowiązanie do realizacji Zasad Odpowiedzialności AA1000 ( 2008 )

2.2. Zintegrowanie z systemem zarządzania

2.3. Zintegrowanie ze strategią organizacji i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym

3. Cel, zakres i interesariusze

3.1. Ustalenie celu zaangażowania

3.2. Ustalenie zakresu zaangażowania w zależności od celu

3.3. Określenie inicjatora, realizatorów i angażowanych interesariuszy

4. Procedura zaangażowania

4.1 Planowanie

4.1.1. Stworzenie klasyfikacji i profili interesariuszy

4.1.2. Ustalenie stopnia ( stopni ) i metody ( metod ) zaangażowania

4.1.3. Ustalenie granic jawności

4.1.4. Stworzenie planu zaangażowania

4.1.5. Ustalenie wskaźników

4.2 Przygotowanie

4.2.1 Zgromadzenie zasobów

4.2.2. Podniesienie poziomu gotowości interesariuszy

4.2.3. Rozpoznanie i przygotowanie na ryzyka związane z zaangażowaniem

4.3 Wdrożenie planu zaangażowania

4.3.1 Zaproszenie interesariuszy do zaangażowania

4.3.2 Szkolenie interesariuszy

4.3.3. Zaangażowanie

4.3.4 Udokumentowanie zaangażowania i jego efektów

4.3.5 Stworzenie planu działań

4.3.6 Przedstawienie efektów zaangażowania i planu działań

4.4. Kontrola i ulepszenia

4.4.1 Monitorowanie i ocena zaangażowania



4.4.2 Wnioski i ulepszenia

4.4.3 Podsumowanie planu działań

4.4.4. Sprawozdanie z zaangażowania

Aneksy

A. Definicje

B. Seria AA1000

C. Komitet Techniczny Zaangażowania Interesariuszy AccountAbility

D. O AccountAbility



Słowo wstępne

W Normie Ramowej AA1000 wydanej w roku 1999, AccountAbility po raz pierwszy

przedstawiło zasadę włączania ( inclusivity ). Poprzez włączanie rozumie się udział

interesariuszy w przygotowaniu i realizacji odpowiedzialnej strategii zrównoważonego

rozwoju. Zaangażowanie Interesariuszy jest narzędziem mającym pomóc organizacjom

we wprowadzeniu zasady włączania.

Aby ułatwić realizację zasady włączania, w Normie Ramowej AA1000 z roku 1999 zostały

zawarte wytyczne dotyczące sposobu przygotowania i przeprowadzenia procesu

zaangażowania interesariuszy. Do roku 2005, te najwcześniejsze wytyczne przeobraziły się

w Normę Zaangażowania Interesariuszy AA1000, pierwszą kiedykolwiek wydaną

międzynarodowa normę dotyczącą zaangażowania interesariuszy. W Państwa rękach jest

drugie wydanie niniejszej normy. Uwzględniono w niej zmiany wprowadzone w Zasadach

Odpowiedzialności AA1000 ( 2008r. ) oraz dorobek praktyki zaangażowania interesariuszy

z ostatnich sześciu lat.

Stworzenie normy AA1000SES było operacją zakrojoną na szeroką skalę, angażującą wielu

interesariuszy. Początek miał miejsce w roku 2006, gdy w oparciu o pierwszą wersję

AA1000SES przeprowadzono całoroczne pilotażowe badanie. Dane zebrane podczas

pilotażu, badania nad innymi podobnymi programami i ich efektami w praktyce, oraz wyniki

sondażu internetowego wykorzystano do stworzenia wstępnego projektu poprawionej normy.

Projekt ten powstał w toku konsultacji przeprowadzonych w ponad 20 krajach, z udziałem

szerokiego grona interesariuszy. Wszystkie uwagi i komentarze zostały wzięte pod rozwagę

przez Komitet Techniczny Zaangażowania Interesariuszy AccountAbility, który następnie

przygotował poprawioną wersję projektu, udostępnioną do konsultacji społecznych. Odbyły

się trzy tury konsultacji społecznych, ( 60-90 dni każda ), po których przedstawiono do oceny

(30 dni) ostateczny projekt. Konsultacje społeczne odbywały się z zachowaniem pełnej

przejrzystości, przy wykorzystaniu oprogramowania typu wiki. Pomiędzy poszczególnymi

turami konsultacji, Komitet Techniczny Zaangażowania Interesariuszy AccountAbility

oceniał i poprawiał projekt. Ostateczny kształt projektu został przyjęty przez Komitet

i przekazany Radzie Norm Accountability, która wyraziła zgodę na jego publikację.

Nieustanny wzrost wiedzy na polu normalizacji oznacza, że rozwój każdej normy jest

procesem nieprzerwanym i ciągłym. AccountAbility zachęca Państwa do podzielenia się

swoimi doświadczeniami z Normą AA1000SES Zaangażowanie Interesariuszy, abyśmy

mogli w dalszym ciągu rozwijać naszą Serię AA1000.



Wprowadzenie

Jakkolwiek zaangażowanie interesariuszy nie jest nową ideą, obecnie uważa się je

za kluczowe dla długookresowego sukcesu organizacji. Dotychczas trudno jednak było

odróżnić zaangażowanie skuteczne od nieskutecznego. Celem niniejszej normy jest

stworzenie wzorca skutecznego zaangażowania.

Interesariusze nie są tylko członkami społeczności lokalnych lub organizacji pozarządowych.

Są to te osoby, grupy, stowarzyszenia, instytucje, przedsiębiorstwa, które mogą mieć wpływ

na organizację, bądź też na które organizacja może wpływać, poprzez swoje działania,

produkty lub usługi.

Zaangażowanie interesariuszy jest mechanizmem stosowanym przez organizację

do zaangażowania interesariuszy w działanie zmierzające do osiągnięcia określonych,

pożądanych rezultatów. Uważa się je za jeden z podstawowych elementów odpowiedzialności

społecznej, ponieważ zmusza ono organizację do włączenia interesariuszy w procesy

związane z zapewnieniem zrównoważonego rozwoju, jak również nadaje interesariuszom

prawo do rozliczenia organizacji z jej decyzji, działań i osiągniętych wyników.

Skuteczne zaangażowanie interesariuszy musi:

- opierać się na zobowiązaniu do przestrzegania zasad AA1000APS;

- mieć jasno określony zakres;

- mieć uzgodniony proces decyzyjny;

- skupiać się na zagadnieniach istotnych dla organizacji i/lub interesariuszy;

- tworzyć możliwości dialogu;

- być zintegrowane z systemem zarządzania;

- być przejrzyste;

- zawierać procedury odpowiednie z punktu widzenia angażowanych interesariuszy;

- być przeprowadzone we właściwym czasie, oraz

- być elastyczne i uwzględniać sugestie z zewnątrz.

Zaangażowanie osób, grup i organizacji, na które wpływa organizacja lub które na nią

wpływają, wzięcie pod uwagę ich obaw i interesów, poprawia funkcjonowanie organizacji.

Dostarcza jej dodatkowej wiedzy i poszerza możliwości działania. Skuteczne zaangażowanie

interesariuszy może:

- Zapewnić trwalszy i zrównoważony rozwój społeczny, dając tym, którzy powinni być

słyszani szansę na uwzględnienie ich opinii w procesie decyzyjnym;

- Ułatwić zarządzanie ryzykiem i reputacją;

- Umożliwić wspólne korzystanie z zasobów (wiedza, ludzie, pieniądze, technologia) w celu

rozwiązania problemów i realizacji celów niedostępnych dla pojedynczych organizacji;



- Pozwolić na zrozumienie skomplikowanego środowiska działania, łącznie ze zmianami

rynkowymi i uwarunkowaniami kulturalnymi;

- Umożliwić uczenie się od interesariuszy, owocujące polepszeniem produktów i procedur;

- Informować, uczyć i wpływać na interesariuszy w taki sposób, aby ich decyzje i działania

miały pozytywny wpływ na organizację i społeczeństwo; oraz

- Przysłużyć się stworzeniu relacji z interesariuszami opartych na zaufaniu i przejrzystości.

Aby osiągnąć te korzyści, zaangażowanie akcjonariuszy musi być przygotowane i wdrożone

w wiarygodny sposób. Norma AA1000 Zaangażowanie Interesariuszy (AA1000SES)

dostarcza do tego podstawowych narzędzi. Jest to uniwersalna norma ramowa oparta na

powszechnie dostępnych źródłach, służąca przygotowaniu, wprowadzeniu, ocenie i publicznej

prezentacji skutecznego zaangażowania interesariuszy. Niniejsza norma opiera się i jest

zgodna z Serią AA1000 wydaną przez AccountAbility, zwłaszcza z AA1000 Zasady

Odpowiedzialności.

Zaangażowanie interesariuszy można opisać jako podróż. Punktem wyjścia jest często próba

złagodzenia bólu – stało się coś złego i pojawiły się istotne naciski z zewnątrz, którym trzeba

natychmiast zaradzić. Organizacja orientuje się, że musi angażować interesariuszy,

prezentować im swoje działania w bardziej przejrzysty sposób, i liczyć się z ich problemami.

Organizacje które zauważą, że zaangażowanie interesariuszy pomogło w rozwiązaniu

problemu szukają następnie sposobów na wykorzystanie zaangażowania jako metody

zapobiegania, a nie reagowania. Zaczynają wykorzystywać je do przewidywania zagrożeń i

zarządzania ryzykiem. Odkrywają, że lepsze zrozumienie swoich interesariuszy tworzy

łatwiejsze i bardziej responsywne środowisko biznesowe. Polepszają się wyniki.

Następnie, organizacje odkrywają, że tak jak na poziomie operacyjnym, tak i na szczeblu

strategicznym zaangażowanie interesariuszy może przynieść profity. Zaangażowanie może

być cennym źródłem innowacji i ułatwiać pozyskiwanie nowych partnerów. Wiodące

przedsiębiorstwa orientują się, że rosnący procent innowacji pochodzi z zewnątrz organizacji,

a nie z niej samej. Pojmują, że interesariuszy należy uznać za cenne aktywa, a źródło

problemów z którymi trzeba „sobie radzić”. Na tym poziomie, zaangażowanie interesariuszy

napędza poszukiwanie nowych kierunków rozwoju i dążenie do perfekcji w działaniu.

AA1000SES ( 2011 ) składa się z czterech części.

Pierwsza część opisuje cel i zakres samej normy. Wskazuje również, do czyjego użytku jest

przeznaczona, precyzując, że jakkolwiek niniejsza norma ma służyć przede wszystkim

kierownictwu i wykonawcom zaangażowania, to jednak skorzystać z niej mogą wszyscy

biorący udział i czerpiący korzyści z zaangażowania. Część ta jasno określa również,

że korzystać z normy mogą wszystkie organizacje, nie tylko te duże i działające w biznesie.



Kolejne trzy części określają wymagania, jakie musi spełnić skuteczne zaangażowanie

interesariuszy, dostarczając również wytycznych zapewniających pełne zrozumienie tychże

wymagań. Te trzy części to: 1) jak określić niezbędne zobowiązania do zaangażowania

interesariuszy i jak zapewnić pełne zintegrowanie zaangażowania z działalnością organizacji

na szczeblu strategicznym i operacyjnym; 2) jak określić cel i zakres zaangażowania oraz

interesariuszy, którzy mają mu podlegać i 3) jak wygląda skuteczny proces zaangażowania

interesariuszy.

Norma AA1000SES jest częścią zestawu narzędzi służących zaangażowaniu interesariuszy

stworzonego przez AccountAbility. Zestaw ten zawiera:

Normę AA1000SE – opublikowaną w formie tekstowej, zatwierdzoną przez Komitet

Techniczny Zaangażowanie Interesariuszy AccountAbility. Zawiera:

- zasady i wymogi skutecznego zaangażowania interesariuszy;

- wytyczne pomagające w lepszym zrozumieniu wymogów.

Podręcznik AA1000SE - opublikowany w formie tekstowej, stworzony przez ekspertów z

pomocą zakrojonych na szeroką skalę konsultacji społecznych. Zawiera:

- jak przekonać do zaangażowania interesariuszy;

- wytyczne krok-po-kroku, wzorce i sprawdzone przykłady zaangażowania w organizacji;

- zaangażowanie poprzez projekty; oraz

- zaangażowanie w sektorze publicznym.

AA1000SE WikiHub – otwarta, uaktualniana na bieżąco, tworzona przez użytkowników baza

danych, zawierająca użyteczne porady i informacje dotyczące zaangażowania interesariuszy.

Tworzą ją sami interesariusze, z niewielkim udziałem moderatorów. Docelowo będzie

zawierać:

- bazę wskaźników sukcesu, stworzonych przez organizacje i stosowanych do oceny

skuteczności i wartości zaangażowania interesariuszy;

- bazę raportów z zaangażowania w trzech obszarach: organizacji, projektów i sektora

publicznego;

- zasób modyfikacji wprowadzonych w poszczególnych krajach i regionach,

odpowiadających na lokalną specyfikę i uwarunkowania;

- zasób przystosowań do konkretnych sektorów działalności, odpowiadających ich specyfice i

uwarunkowaniom;

- bazę danych dotyczących tego, jak AA1000SES łączy się i jak może być używane z innymi

normami, kodeksami i wytycznymi;

- bazę innych istotnych narządzi i sposobów postępowania z zaangażowaniem interesariuszy.



1. Przeznaczenie i zakres AA1000SES ( 2011 )

Norma AA1000SES Zaangażowanie Interesariuszy jest uniwersalną normą ramową opartą na

powszechnie dostępnych źródłach, służącą przygotowaniu, wprowadzeniu, ocenie i publicznej

prezentacji skutecznego zaangażowania interesariuszy.

Opisuje ona jak ustanowić zobowiązania do zaangażowania interesariuszy; jak zintegrować

zaangażowanie interesariuszy w strukturze i działalności organizacji; jak określić cel i zakres

procesu zaangażowania i grono interesariuszy nim objętych; oraz mechanizmy które pozwolą

na skuteczne zaangażowanie, realizujące zasadę włączenia i zapewniające pozytywne

rezultaty.

Ryc. 1 Przeznaczenie i zakres AA1000SES ( 2011 )

[po lewej]

Obowiązujące w organizacji procedury dotyczące rozwoju strategicznego i zarządzania na szczeblu operacyjnym

Wyniki

[po prawej]

Zobowiązanie i zintegrowanie

Przeznaczenie, zakres i interesariusze

Proces zaangażowania interesariuszy

[koniec obrazka]

Niniejszą normę opracowano w taki sposób, aby umożliwić organizacjom, w przypadku

pojawienia się problemów, nieprzewidzianych okoliczności czy szans, reakcję wyważoną

i wszechstronną.



Norma kładzie nacisk na fakt, że zaangażowanie interesariuszy musi przynieść rezultaty,

które oni sami uznają za pożądane, musi też ono być przedstawiane w wiarygodny sposób.

Norma AA1000SES nadaje się do stosowania na wszystkich poziomach i przy wszystkich

rodzajach zaangażowania interesariuszy. Można z niej korzystać zarówno przy

zaangażowaniu zewnętrznym jak i zewnętrznym, w organizacjach mających charakter

publiczny, prywatny czy obywatelski, niezależnie od ich rozmiaru. Może być

wykorzystywana do jednorazowych przedsięwzięć, jak i do realizacji długofalowych

zamierzeń.

AA1000SES jest przeznaczona do stosowania przez kierownictwo procesu zaangażowania

interesariuszy. Może też okazać się użyteczna dla menedżerów i innych osób

odpowiedzialnych za działania decyzyjne, jak również uczestników zaangażowania

interesariuszy.

Użytkownicy innych norm z Serii AA1000 mogą skorzystać z AA1000SES celem lepszego

zrozumienia Zasad Odpowiedzialności – włączania, istotności i odpowiadania, a także do

oceny zgodności z tymi zasadami.

AA1000SES może być wykorzystana jak wsparcie dla wielu innych norm zalecających albo

wymagających zaangażowania interesariuszy. Dla przykładu, można ją wykorzystać w

zarządzaniu ryzykiem, wiedzą, jakością, zasobami ludzkimi, dla zapewnienia

odpowiedzialności społecznej, zrównoważonego rozwoju, przejrzystości działań.

AA1000SES nie ma na celu zastąpienia ani podważenia istniejących ram działania, takich jak

układy zbiorowe czy regulacje prawne, może jednak je uzupełniać i ułatwiać ich

przestrzeganie.

AA1000SES zawiera wymogi i objaśniające je wytyczne. Wymogi zapisane są kursywą,

wytyczne normalną czcionką.



2. Zobowiązanie i zintegrowanie

Zaangażowanie interesariuszy musi stanowić niezbywalny element kultury korporacyjnej

i zasad funkcjonowania danej organizacji. Aby to osiągnąć, AA1000SES wymaga

zobowiązania się przez organizację do przestrzegania zasad AA1000APS i zintegrowania

zaangażowania interesariuszy w swojej strukturze, strategii i działaniach. Poprzez

to zobowiązanie i zintegrowanie, efekty zaangażowania interesariuszy przekładają się na

wyniki na szczeblu strategicznym i operacyjnym.

2.1 Zobowiązanie do przestrzegania Zasad Odpowiedzialności AA1000

Organizacja podejmie formalne zobowiązanie przestrzegania Zasad Odpowiedzialności

w rozumieniu Normy AA1000 Zasady Odpowiedzialności (2008). Informację o podjęciu tego

zobowiązania organizacja poda do wiadomości publicznej oraz wewnętrznej.

Trzy zasady odpowiedzialności to Włączenie, Istotność i Odpowiadanie. Włączenie to udział

interesariuszy w tworzeniu i osiąganiu odpowiedzialnej i strategicznej odpowiedzi

na wyzwania zrównoważonego rozwoju. To także zobowiązanie się do bycia

odpowiedzialnym wobec tych, na których organizacja ma wpływ, i tych którzy mają wpływ

na organizację; to umożliwienie ich uczestnictwa w rozpoznawaniu problemów

i poszukiwaniu rozwiązań. Włącznie polega na współpracy interesariuszy na wszystkich

szczeblach, włączając w to zarządzanie organizacją, w celu osiągnięcia lepszych wyników.

Wszystkie trzy zasady wymagają określonego procesu zaangażowania i uczestnictwa

interesariuszy, który zapewnia ich całkowite i wyważone zaangażowanie oraz skutkuje

metodami, planami, działaniami i rezultatami, które z kolei odnoszą się do i odpowiadają na

kwestie i skutki działań organizacji w odpowiedzialny sposób.

Zasada włączenia jest niezbędna dla realizacji pozostałych dwóch zasad odpowiedzialności:

istotności i odpowiadania. Włączenie jest punktem wyjścia dla określenia, co jest istotne.

Istotność określa, jakie zagadnienia są najważniejsze dla organizacji i jej interesariuszy, przy

poszanowaniu fakty, że to co jest istotne, zależy od konkretnego interesariusza – pewne

sprawy mogą być istotne dla jednych interesariuszy, a dla innych nie. Odpowiadanie to

decyzje, działania i efekty działań związane z istotnymi zagadnieniami, jak również

porozumiewanie się z interesariuszami.

Zobowiązanie do przestrzegania powyższych trzech zasad powinno zostać sformalizowane

w sposób zgodny z procedurami zarządzania obowiązującymi w danej organizacji. Może to

wymagać wprowadzenia stosownych zapisów w statucie organizacji, lub zawarcia

zobowiązania w innych wiążących organizację dokumentach, takich jak programy rozwoju,

prospekty czy deklaracje wartości.



Realizując powyższe, organizacja musi mieć na względzie kontekst kulturowy, w którym się

porusza, oraz inne zasady i wartości, do przestrzegania których się zobowiązała.

2.2 Zintegrowanie z systemem zarządzania

Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze swoim systemem zarządzania

i istotnymi procesami decyzyjnymi.

System zarządzania i procesy decyzyjne są uznawane za istotne, jeżeli mają związek

z zagadnieniem lub działaniem mającym realny wpływ na interesariusza, albo na to, w jaki

sposób interesariusz wpływa na organizację.

2.3 Zintegrowanie ze strategią organizacji i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym

Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze wszystkimi swoimi istotnymi

zasadami, wytycznymi i procedurami dotyczącymi:

- strategii rozwoju ( włącznie z wizją, misją i wartościami leżącymi u podstaw strategii ); oraz

- zarządzania na szczeblu operacyjnym.

Aby zapewnić, że zaangażowanie interesariuszy jest na trwałe wbudowane w organizację,

wszystkie zasady, wytyczne i procedury dotyczące tworzenia strategii i zarządzania na

szczeblu operacyjnym powinny zawierać wymóg angażowania interesariuszy, tam gdzie jest

to możliwe.

3. Cel, zakres i interesariusze

Udane zaangażowanie jest zależne od zrozumienia, dlaczego angażujemy (cel), do czego

(zakres), oraz kto musi uczestniczyć w procesie zaangażowania (inicjator, kierownictwo,

interesariusze). Zobowiązanie do przestrzegania zasad AA1000APS (2008) i zintegrowania

zaangażowania interesariuszy z systemem zarządzania, strategią i działalnością wymaga, by

zaangażowanie było stosowane regularnie i systematycznie w całej organizacji.



Ryc. 2 Cel, zakres i interesariusze

Dlaczego ( Cel )

Zaangażowanie interesariuszy

Co ( Zakres ) Kto ( Interesariusze )

3.1. Ustalenie celu zaangażowania

Cele zaangażowania interesariuszy będzie określony. Cel będzie się łączyć z ogólną strategią

i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym w organizacji.

Zaangażowanie interesariuszy musi mieć cel. Kluczowe jest, aby najpierw zastanowić się

po co angażować interesariuszy i co ma być w ten sposób osiągnięte. Nie powinno się

rozpoczynać angażowania interesariuszy bez wcześniejszego określenia celu.

Są dwie szerokie kategorie celów – strategiczne i operacyjne. Znaczy to, że zaangażowanie

interesariuszy służy albo stworzeniu czy też rozwojowi strategii, albo określeniu i odniesieniu

się do zagadnień istotnych z punktu widzenia działalności operacyjnej. Budowa relacji

opartych na zaufaniu jest nieusuwalnym elementem zaangażowania interesariuszy zarówno

na szczeblu strategicznym, jak i operacyjnym.



Cel może być związany z już istniejącą działalnością organizacji, np. poprzez zapewnienie

dobrego zrozumienia poglądów interesariuszy czy stworzenia z nimi pozytywnych relacji.

Może też nim nowy być konkretny projekt czy zamiar organizacji.

Inicjatorzy zaangażowania interesariuszy powinni włączyć tych ostatnich w proces określania

celu zaangażowania. W trakcie angażowanie, cel powinien być poddany ocenie

i potencjalnym modyfikacjom, z uwzględnieniem opinii interesariuszy.

3.2 Ustalenie zakresu zaangażowania w zależności od celu

Zakres zaangażowania będzie określony na podstawie:

- materii przedmiotowej, których zaangażowanie ma dotyczyć;

- obszarów organizacji (np. oddziały regionalny, piony etc.), działań, usług, produktów

których zaangażowanie ma dotyczyć; oraz

- ram czasowych zaangażowania.

Materia przedmiotowa to zagadnienia istotne z punktu widzenia celu zaangażowania

interesariuszy. Zagadnienie należy uznać za istotne, jeśli ma lub może mieć wpływ

na decyzje, działania i zachowanie jednego lub więcej interesariuszy, tudzież samej

organizacji.

Rozważając, które obszary organizacji włączyć w zaangażowanie, trzeba określić czy będzie

ono dotyczyć całej organizacji czy tylko pewnych jednostki organizacyjnych lub rodzajów

działalności.

Rozważając, które regiony geograficzne włączyć w zaangażowanie, trzeba określić czy

będzie ono dotyczyć działalności organizacji w skali globalnej czy tylko w pewnych krajach

lub regionach.

Rozważając, jakie działania, usługi, produkty włączyć w zaangażowanie, trzeba określić czy

będzie ono dotyczyć wszystkich obszarów działalności organizacji czy tylko niektórych

działań, usług lub produktów.

Rozważając ramy czasowe zaangażowania, trzeba rozważyć, czy będzie ono dotyczyć

zagadnień strategicznych i długoterminowych, bieżących problemów, czy też obu.

W zależności od zagadnienia, którego zaangażowanie ma dotyczyć, interesariusze mogą brać

udział w określaniu zakresu zaangażowania.

Zakres zaangażowania może być poddany modyfikacjom na podstawie opinii interesariuszy

w trakcie procesu zaangażowania.



3.3. Określenie inicjatora, realizatorów i angażowanych interesariuszy

3.3.1. Inicjator i realizatorzy

Zostaną ustanowieni inicjator i realizatorzy zaangażowania. Realizatorzy zaangażowania

będą wyposażeni w odpowiednie kompetencje.

Inicjatorem jest podmiot odpowiedzialny za określenie celu, zakresu i realizatorów

zaangażowania. Może to być pojedyncza organizacja lub więcej działających wspólnie.

Organizacja lub organizacje wspierają proces zaangażowania interesariuszy swoim

autorytetem i zasobami.

Realizatorzy zaangażowania to osoby lub grupy, pochodzące z zewnątrz lub wewnątrz

organizacji, uczestniczące w procesie decyzyjnym związanym z planowaniem,

przygotowaniem, wdrażaniem, oceną i prezentowaniem zaangażowania. Na niższych

poziomach, realizację zaangażowanie powierza się zwykle samej organizacji. Na poziomach

wyższych, realizacja wymaga szerszej współpracy i może w niej uczestniczyć więcej

podmiotów. Realizatorzy zaangażowania mogą się zmieniać w trakcie procesu, jeśli będzie to

uznane za korzystne dla końcowego efektu przedsięwzięcia i pomoże w osiągnięciu

zamierzonych celów.

3.3.2 Ustalenie angażowanych interesariuszy

Realizatorzy zaangażowania ustalą, jacy interesariusze są istotni z punktu widzenia celu

i zakresu zaangażowania. Przyjmą metodologię służącą ustaleniu, którzy interesariusze są

istotni.

Istotni interesariusze to te osoby, grupy lub organizacje które mają wpływ lub pozostają pod

wpływem działań, produktów lub usług organizacji, związanych z zagadnieniami których

zaangażowanie dotyczy. Organizacja może mieć wielu interesariuszy, posiadających różne

cechy i właściwości oraz odmienne, czasem sprzeczne cele i zmartwienia.

Przyjęcie metodologii dla systematycznego ustalania interesariuszy mogących mieć wkład

w osiągnięcie celu zaangażowania i/lub takich, na których rezultaty zaangażowania mogą

wpłynąć, jest kwestią fundamentalną dla całego procesu zaangażowania.

Przyjęte w celu systematycznego ustalania grup interesariuszy metody powinny uwzględniać

zakres zaangażowania i mogą używać jako wytycznych cech i właściwości interesariuszy

takich jak:

- Zależność – osoby lub grupy pośrednio lub bezpośrednio zależne od organizacji, jej działań,

produktów lub usług; lub te, od których organizacja jest zależna;



- Odpowiedzialność – osoby lub grupy, wobec których organizacja ponosi lub może

w przyszłości ponosić odpowiedzialność prawną, gospodarczą, etyczną czy moralną;

- Konflikt – osoby lub grupy, którym organizacja powinna niezwłocznie poświecić uwagę,

przez wzgląd na niecierpiące zwłoki problemy związane z zagadnieniami takimi jak finanse,

gospodarka, kwestie społeczne, ochrona środowiska;

- Wpływ – osoby lub grupy, które mogą wpłynąć na decyzje organizacji lub interesariuszy

na szczeblu strategicznym lub operacyjnym;

- Zróżnicowane perspektywy – osoby lub grupy, których różne spojrzenia na daną kwestię

mogą pomóc w lepszym zrozumieniu sytuacji i zauważaniu możliwości działań, które inaczej

zostałyby przeoczone.

Interesariuszami mogą też być ci, którzy na mocy zwyczaju, prawa, kultury lub szacunku

jakim są darzeni, są umocowani do reprezentowania opisanych wyżej osób, jak również

i tych, którzy nie mogą mówić za siebie – jak przyszłe pokolenia i środowisko naturalne.

Początkowe ustalenie interesariuszy może być oparte na źródłach zewnętrznych, takie jak

badania naukowe i analizy. Może też opierać się na źródłach wewnętrznych, takich jak osoby

posiadające wiedzę o organizacji i celu oraz zakresie zaangażowania. W miarę postępów

procesu zaangażowania, może pojawić się konieczność powtórnego ustalenia interesariuszy.



4. Procedura zaangażowania

Po ustaleniu celu, zakresu i interesariuszy biorących udział z zaangażowaniu, realizatorzy

przedsięwzięcia muszą upewnić się, że posiadają skuteczną procedurę zaangażowania

interesariuszy. Procedura zaangażowania interesariuszy AA1000SES składa się z czterech

etapów – Planowania, Przygotowania, Wdrożenia, oraz Kontroli i Ulepszeń.

Ryc. 3: Procedura Zaangażowania Interesariuszy

[od góry, zgodnie z ruchem wskazówek zegara]

Planowanie

Przygotowanie

Wdrożenie

Kontrola i Ulepszenia

4.1 Planowanie

4.1.1 Stworzenie klasyfikacji i profili interesariuszy

Realizatorzy zaangażowania stworzą klasyfikację i profil interesariuszy. W tym celu przyjmą

stosowna metodologię. Klasyfikacja i profil będą brane pod uwagę przy planowaniu

i wdrożeniu zaangażowania.



W celu stworzenia sprawnej procedury zaangażowania interesariuszy, realizatorzy muszą

posiadać precyzyjną wiedzę o tym, jacy interesariusze są istotni, oraz w jaki sposób

i dlaczego mogą oni chcieć się zaangażować. Realizatorzy muszą mieć wiedzę nie tylko na

temat grup interesariuszy, ale również reprezentujących je jednostek. Organizacje powinny

stworzyć profile grup interesariuszy, oraz ich reprezentantów.

Realizatorzy zaangażowania powinni dążyć do posiadania wyczerpujących informacji

na temat każdego interesariusza, w tym jego:

- wiedzy na temat zagadnień związanych z celem i zakresem zaangażowania;

- oczekiwań wobec zaangażowania;

- istniejących relacji z organizacją (bliskie czy odległe, formalne czy nieformalne, pozytywne

czy negatywne);

- zależności od organizacji – w takim przypadku interesariusze powinni mieć możliwość

przedstawiania swoich poglądów niezależnie od władz organizacji;

- chęci do wzięcia udziału w zaangażowaniu;

- zakresu posiadanych wpływów;

- rodzaju (stowarzyszenie, jednostka rządowa, konsument etc.);

- uwarunkowań kulturowych;

- skali i terenu działalności;

- zdolności do zaangażowania (np. bariera językowa, niepełnosprawność, obsługa

komputera);

- praworządności;

- relacji z innymi interesariuszami.

Stworzywszy profile interesariuszy, realizatorzy zaangażowania powinni dokonać ich

klasyfikacji. W ten sposób będą mogli określić, które grupy i poszczególni ich

przedstawiciele są najważniejsze dla procesu zaangażowania ze względu na jego cel i zakres.

Klasyfikacji można dokonać w oparciu o dowolne kryteria użyte do scharakteryzowania

interesariuszy. Realizatorzy mogą sklasyfikować interesariuszy na dowolne sposoby i mogą

chcieć skorzystać z kilku klasyfikacji dla lepszego zrozumienia tematu. Dla przykładu,

realizatorzy mogą sklasyfikować interesariuszy ze względu na chęć do wzięcia udziału

w zaangażowaniu w stosunku do zakresu wpływów, rodzaju w stosunku wiedzy, etc.

Ustalenie kryteriów klasyfikacji interesariuszy pomaga realizatorom uchronić proces

zaangażowania od wpływu czynników niemerytorycznych, takich jak zdolność

poszczególnych interesariuszy do „głośnego” wypowiadania swoich opinii, chwilowe

zainteresowanie mediów, sfera zainteresowań menedżerów.

Jakkolwiek wstępne profilowanie i klasyfikacja mogą zostać przeprowadzone bez istotnego

udziału interesariuszy, to wraz z postępami i rozwojem zaangażowania powinno się włączać

ich do tego działania.



4.1.2. Ustalenie stopnia (stopni) i metody (metod) zaangażowania

Realizatorzy ustalą stopień (stopnie) i metodę (metody) zaangażowania interesariuszy, które

najlepiej pasują do jego celu i zakresu, jak również najlepiej odpowiadają istotnym

interesariuszom.

Ustalając stopień (stopnie) zaangażowania, realizatorzy określają rodzaj relacji, którą istnieje

lub ma powstać między organizacją a interesariuszami.

Zaangażowanie może przebiegać na kilku stopniach. Realizatorzy mogą postanowić, aby

w równym stopniu zaangażować poszczególne grupy interesariuszy. Stopień zaangażowania

może z czasem ulec zmianie, w miarę dojrzewania i pogłębiania się wzajemnych relacji.

Powinno się wybrać taką metodę zaangażowania, która najlepiej odpowiada potrzebom,

możliwościom i oczekiwaniom interesariuszy. Do danego procesu zaangażowanie można

przyjąć więcej niż jedną metodę. Różne metody mogą być stosowane w tym samym czasie,

albo następować po sobie.

Należy zastanowić się nad korzyściami płynącymi z rozmów z poszczególnymi

indywidualnymi interesariuszami, bądź z rozmów z całymi ich grupami. Dla niektórych

interesariuszy, np. pracowników organizacji, możliwość wyrażania swoich opinii poprzez

ciało zbiorowe (np. związek zawodowy) jawi się jako warunek niezbędny dla zachowania

anonimowości i umożliwienia wywarcia wpływu na organizację.

Realizatorzy zaangażowania powinni także uwzględnić w procesie planowania działania

i metody, które wprawdzie nie są same w sobie metodami zaangażowania, lecz są jednak

niezbędne dla jego sukcesu.

W tego typu działaniach, które występują przed rozpoczęciem zaangażowania, można

wyróżnić:

Przegląd informacji, które organizacja otrzymała bez własnych starań:

Poglądy interesariuszy wyrażane za pośrednictwem:

- skarg;

- listów;

-mediów;

-stron internetowych;

- innych środków komunikacji.

Śledzenie informacji pochodzących z:

- mediów;



- Internetu;

- serwisów społecznościach;

- „drugiej ręki”.

Tworzenie świadomości:

- biuletyny, newslettery, broszury;

- strony internetowe;

- referaty i prezentacje na konferencjach;

- pokazy;

- komunikaty dla prasy;

- reklama;

- lobbing.

Zaangażowanie interesariuszy jest procesem dwustronnym. Jednakże, istnieją różne stopnie

zaangażowania i związane z nimi metody, zależne od celu i zakresu całego przedsięwzięcia.

Stopień zaangażowania Metody zaangażowania

Konsultacje

Ograniczone zaangażowanie dwustronne: organizacja

stawia pytania, interesariusze odpowiadają

- sondaże

- grupy dyskusyjne

- spotkania z wybranymi interesariuszami

- spotkania zbiorowe

- warsztaty

- narzędzia do wyrażania opinii w Internecie

- komitety doradcze

Negocjacje

- zbiorowe negocjacje z pracownikami za

pośrednictwem związków zawodowych

Udział

Zaangażowanie dwu lub wielostronne: strony poznają

się nawzajem, ale interesariusze i organizacja działają

niezależnie

- zrzeszenia interesariuszy

- rady doradcze

- procedury budowania konsensusu

- uczestnictwo w procesie decyzyjnym

- grupy dyskusyjne

- narzędzia do wyrażania opinii w internecie

Współpraca

Zaangażowanie dwu lub wielostronne: wspólna nauka,

podejmowanie decyzji i działanie

- wspólne projekty

- wspólne przedsięwzięcia

- spółki

- inicjatywy z udziałem wielu interesariuszy

Zarządzenie

Nowe formy odpowiedzialności społecznej, proces

decyzyjny powierzony interesariuszom, interesariusze

odgrywają rolę w zarządzaniu organizacją

- zintegrowanie interesariuszy w zarządzaniu, strategii

i kierownictwie operacyjnym organizacji



W miarę postępów i dojrzewania procesu zaangażowania, realizatorzy powinni zaprosić

interesariuszy do udziału w określeniu i wdrożeniu celu i zakresu zaangażowania.

4.1.3. Ustalenie granic jawności

Realizatorzy zaangażowania ustalą granice jawności zaangażowania i w sposób jasny

przedstawią je interesariuszom.

Granice jawności określają, jakimi informacjami realizatorzy podzielą się z interesariuszami,

oraz jakie informacji interesariusze mogą ujawnić na zewnątrz. Jest tu szeroka gama

możliwości:

- Pełna jawność, łącznie z przypisywaniem wypowiedzi poszczególnych osób;

- Pena jawność, z wyłączeniem przypisywania wypowiedzi poszczególnym osobom;

- Ograniczona jawność, w zakresie uzgodnionym przez uczestników procesu zaangażowania;

oraz

- Ograniczona jawność, w całości kontrolowana przez realizatorów zaangażowania.

Skuteczne zaangażowanie opiera się na takim samym rozumieniu dotyczących istotnych dla

niego zagadnień przez wszystkich uczestników. Najłatwiej to osiągnąć, kiedy wszyscy

uczestnicy mają dostęp do tych samych informacji. Są oczywiście uzasadnione przesłanki, dla

którym pewne informacje mogą pozostać niejawne. Może tak być, gdy nie mają one

znaczenia dla zaangażowanie, ich ujawnienie może zagrozić interesom organizacji, mogą

wprowadzać w błąd przedstawione poza właściwym kontekstem.

Realizatorzy zaangażowania mogą postanowić ujawnić interesariuszom informacje, które

mają pozostać poufne, pod warunkiem zobowiązania się interesariuszy do nieujawniania

nikomu tych informacji. To umożliwi zaangażowanym pełen dostęp do istotnych danych,

jednocześnie zapobiegając ich wyciekowi na zewnątrz.

Jeśli realizatorzy lub któryś z interesariuszy nie chcą podzielić się informacjami niezbędnymi

dla sukcesu zaangażowania, powinni zastanowić się, czy w ogóle warto rozpoczynać lub brać

udział w przedsięwzięciu.

4.1.4. Stworzenie planu zaangażowania

Realizatorzy zaangażowania przygotują plan zaangażowania. Plan ten będzie dostępny dla

wszystkich interesariuszy. Interesariusze będą mogli zgłaszać uwagi do planu.

Plan zaangażowania dokumentuje procedurę zaangażowania.

Plan zaangażowania musi określać co najmniej:

- inicjatora zaangażowania;



- cel i zakres zaangażowania;

- realizatorów zaangażowania, zakres ich zadań i odpowiedzialności;

- metodologię wyboru interesariuszy i jego spodziewane rezultaty;

- metodologię profilowania i klasyfikacji interesariuszy i i ch spodziewane rezultaty;

- działania przed rozpoczęciem zaangażowania;

- stopień ( stopnie ) zaangażowania i jego metody;

- granice jawności.

Ponadto, plan zaangażowania powinien określać różne kwestie związane z zarządzaniem

procesem zaangażowania, w tym co najmniej:

- zadania i harmonogramy;

- osoby do kontaktu;

- użytą technologię;

- zasady postępowania;

- ryzyka związane z zaangażowaniem;

- niezbędne zasoby, budżet;

- kanały komunikacji;

- kontrolę i ocenę;

- sprawozdanie z efektów i rezultatów zaangażowania.

Tworząc plan zaangażowania, należy pamiętać o czynnikach, które mogą zmniejszyć

zdolność interesariuszy do wzięcia udziału w zaangażowaniu i uwzględnić je w planie. Mogą

to być czynniki takie jak:

- dostępność danej lokalizacji;

- zdolność interesariuszy do podróżowania;

- dostępność technologii;

- czas;

- potrzeba anonimowości;

- hierarchia społeczna ( np. kasta, płeć, sytuacja majątkowa );

- konflikty lokalne;

- brak wzajemnego zrozumienia oczekiwań, zwyczajów, konwenansów;

- religia;

- specyficzne w danej kulturze sposoby komunikacji; oraz

- zobowiązania rodzinne i inne ( np. żniwa, opieka nad dziećmi ).

W miarę postępów i dojrzewania procesu zaangażowania, realizatorzy powinni zaprosić

interesariuszy do udziału w tworzeniu planu zaangażowania.



4.1.5. Ustalenie wskaźników

Zostaną ustalone wskaźniki skutecznego zaangażowania, oparte o wymogi AA1000SES

(2011). Interesariusze będą mieli możliwość zgłaszania uwag dotyczących tych wskaźników.

Wskaźniki będą znaczące dla organizacji i jej interesariuszy.

Wskaźniki pozwalają organizacji zmierzyć i ocenić zaawansowanie i skuteczność procesu

zaangażowania. Służą też określeniu obszarów, które należy poprawić, oraz zaprezentowaniu

korzyści z zaangażowania interesariuszy. Wskaźniki mogą mieć charakter ilościowy bądź

jakościowy.

4.2 Przygotowanie

4.2.1 Zgromadzenie zasobów

Realizatorzy określą, jakie zasoby są niezbędne dla skutecznego zaangażowania i uzyskają

zgodę na ich wykorzystanie.

Zasoby są niezbędne dla samego procesu zaangażowania, jak również dla wprowadzenia

niezbędnych zmian wymuszonych przez jego efekty. Efekty zaangażowania mogą mieć

istotne konsekwencje dla strategii i zarządzania na szczeblu operacyjnym danej organizacji.

W związku z tym, ważne jest rozważenie, jakich zasobów będą one wymagać.

Niezbędne zasoby powinny być dokładnie ustalone i opisane w planie zaangażowania.

Zasoby te będą zawierać środki finansowe, ludzkie (łącznie z podniesieniem poziomu

gotowości interesariuszy), techniczne niezbędne osobom przeprowadzającym zaangażowanie,

jak również zaproszonym do uczestnictwa interesariuszom. Może pojawić się konieczność

wynagrodzenia interesariuszom czasu poświęconego przedsięwzięciu, jak również

zrekompensowania poniesionych przez nich wydatków. Jakiekolwiek wsparcie finansowe

powinno zostać tak pomyślane, aby nie powstawał w związku z nim konflikt interesów.

Zaangażowanie nie zostanie rozpoczęte przed zgromadzeniem niezbędnych zasobów.

4.2.2. Podniesienie poziomu gotowości interesariuszy

Realizatorzy i interesariusze zaangażowania ustalą, w jakich obszarach należy podnieść

poziom gotowości interesariuszy. Realizatorzy we współpracy z interesariuszami przygotują

stosowne działania mające umożliwić przeprowadzenie skutecznego zaangażowania.

W proces zaangażowania najprawdopodobniej będą włączeni ludzie cechujący się różnym

stopniem wiedzy, doświadczenie, wiary w siebie. Ważne jest by zaakceptować fakt,



że niektóre jednostki lub grupy mogą wahać się przed przyjęciem zaproszenia

do zaangażowania, oraz ze pewne okoliczności mogą utrudnić im pełne zaangażowanie. Może

to wiązać się na przykład z barierą językową, analfabetyzmem, niepełnosprawnością lub

granicami kulturowymi. Realizatorzy powinni strać się wypełnić te luki, aby zapobiec

wykluczeniu interesariuszy lub ich rezygnacji z udziału w zaangażowaniu. Odpowiedni

poziom gotowości do zaangażowania powinien pomóc w zmniejszeniu związanego z nim

ryzyka.

Obszary, gdzie podniesienie poziomu gotowości interesariuszy może być wdrożone z dobrym

skutkiem to w szczególności:

Wiedza

- zrozumienie i świadomość zagadnień związanych z zaangażowaniem, organizacji, lokalnej

kultury i spraw politycznych;

- wiedza o odpowiednich rodzajach zaangażowania interesariuszy; oraz

- zrozumienie zaangażowanych interesariuszy i ich punktów widzenia.

Umiejętności

- język i komunikacja;

- zdolność do badania i właściwej interpretacji rezultatów zaangażowania, tak aby uchwycić

kluczowe fakty i liczby, jak również wyciągnąć odpowiednie wnioski;

- indywidualne cechy osobowości, takie jak uczciwość, ukierunkowanie na rozwiązania,

motywacja, kreatywność.

Szansa na uczestnictwo

- dostępność niezbędnych zasobów finansowych i materialnych;

- posiadanie czasu niezbędnego do wzięcia udziału w przedsięwzięciu; oraz

- dostęp do informacji przedstawionych w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób.

Podnosząc poziom gotowości interesariuszy, realizatorzy zaangażowania powinni mieć

na względzie:

- Jeśli oferuje się interesariuszom wsparcie finansowe, należy to zrobić w oparciu o jasne

kryteria, z zachowaniem pełnej przejrzystości;

- Nigdy nie należy zakładać, że wszyscy posiadają taką samą wiedzę i tak samo rozumieją

wszystkie idee – trzeba upewnić się, że wszyscy zainteresowani rozumieją, czego ma

dotyczyć przedsięwzięcie;

- Niezbędna jest wystarczająca ilość czasu: interesariusze potrzebują czasu na zrozumienie

nowych informacji i wyrobienie sobie opinii; skuteczne zaangażowanie opiera się także

na zaufaniu, które rodzi się z czasem.



Realizatorzy zaangażowania powinni rozważyć włączenie do jego podmiotów zewnętrznych

tam, gdzie będzie to korzystne dla przedsięwzięcia.

4.2.3. Rozpoznanie i przygotowanie na ryzyka związane z zaangażowaniem

Realizatorzy zaangażowania i interesariusze rozpoznają i przygotują odpowiedź na ryzyka

związane z zaangażowaniem.

Ryzyka związane z zaangażowaniem mogą wyrazić się poprzez:

- Konflikt między zaangażowanymi interesariuszami;

- Niechęć do zaangażowania;

- Zmęczenie uczestnictwem;

- Wywołanie oczekiwań zmian, których organizacje nie może lub nie chce wprowadzić;

- Brak równowagi między słabymi i silnymi interesariuszami;

- Interesariusze działający w sposób destrukcyjny;

- Niedoinformowani interesariusze; oraz

- Interesariusze pozbawieni realnego wpływu na przedsięwzięcie.

Realizatorzy zaangażowania powinni przygotować procedury awaryjne na wypadek

wystąpienia najbardziej prawdopodobnych lub niebezpiecznych ryzyk.

Realizatorzy powinni zdawać sobie sprawę z możliwości wystąpienia konfliktu i mieć

przygotowane szczegółowe profile jego potencjalnych uczestników. Jeśli rozwiązanie

konfliktu okaże się niemożliwe z uwagi na upór stron, konieczna może być zmiana lub

modyfikacja metod zaangażowania. Zaangażowanie dwustronne może okazać się bardziej

produktywne niż szerokie forum dyskusji. Tak, gdzie na forum publicznym istnieje

możliwość konfliktu, powinno się dołożyć szczególnych starań, aby wybrać rozjemcę,

którego neutralności i wiarygodności strony nie będą kwestionować.

Zaangażowanie kluczowych interesariuszy czasem okazuje się niemożliwe, z powodu ich

niechęci do zaangażowania. Z tego powodu konieczna może okazać się modyfikacja celu,

zakresu, stopnia i metod zaangażowania. Wyczerpujące konsultacje mogą nie być możliwe,

ale wciąż może się udać przekazanie interesariuszowi wszystkich istotnych informacji,

w sposób w pełni przejrzysty. W zaangażowaniu wielostronnym, ważne będzie upewnienie

się, czy opinie interesariusza niechętnemu zaangażowaniu są uwzględnione w dyskusji

i debacie.

Realizatorzy zaangażowania powinni być świadomi tego, że interesariusze są cennym

dobrem, którego nie powinno się w nieuczciwy sposób wyzyskiwać. Powinno się

im zapewnić niezbędne zasoby i wesprzeć w budowaniu gotowości do zaangażowania.

Organizacja powinna angażować interesariuszy tylko wtedy, kiedy istnieje po temu wyraźny



cel czy potrzeba. Interesariusze będą chcieli widzieć możliwość uzyskania korzyści w zamian

za swój wkład w zaangażowanie.

Nawet słabi lub zepchnięci interesariusze mogą wnieść bardzo wartościowy wkład.

W wielostronnym zaangażowaniu, realizatorzy muszą zadbać o umożliwienie wszystkim

interesariuszom równego i nieskrępowanego wyrażania swoich opinii.

Realizatorzy powinni ustanowić jasne zasady postępowania w procesie zaangażowania.

Zasady te powinny być zaakceptowane przez wszystkich uczestników. Jeśli interesariusz

zakłóca zaangażowanie w sposób jawnie sprzeczny z ustalonymi zasadami, realizatorzy

muszą interweniować i ponownie przypomnieć o przestrzeganiu zasad.

4.3 Wdrożenie planu zaangażowania

4.3.1 Zaproszenie interesariuszy do zaangażowania

Realizatorzy zaangażowania zapewnią, aby wszyscy interesariusze otrzymali zaproszenie do

uczestnictwa z odpowiednim wyprzedzeniem, poprzez odpowiednie dla nich środki

komunikacji.

Treść zaproszenia powinna zawierać co najmniej:

- Cel i zakres zaangażowania;

- Procedurę i harmonogram zaangażowania;

- Opis wkładu, którego oczekuje się od interesariuszy;

- Korzyści, które może odnieść interesariusz;

- Szczegóły logistyczne i techniczne dotyczące zaangażowania;

- Wskazanie sposobu udzielenia odpowiedzi;

- Informacje, jakie szczegółowe dane zostanę później udostępnione; oraz

- Opis dalszych działań.

Zaproszenia powinny być adresowane imiennie, nie do samych organizacji. Jeśli adresat

zaproszenia okaże się nie być właściwą osobą do tego typu zagadnień w danej organizacji,

interesariusz powinien mieć możliwość wyznaczenia kompetentnego przedstawiciela.

Podobnie, jeśli zaproszona organizacja przestanie istnieć, powinno się zbadań możliwość

zaangażowania nowej lub podobnej organizacji.

Realizatorzy zaangażowania powinni prowadzić bazę zaproszonych podmiotów, zawierającą

wybrany przez nie sposób kontaktu i udzielone odpowiedzi. Przy sporządzaniu zaproszeń,

realizatorzy powinni pamiętać o różnicach kulturowych i obowiązującej etykiecie.



4.3.2 Szkolenie interesariuszy

Realizatorzy zaangażowania przygotują i dostarczą uczestnikom materiały szkoleniowe

niezbędne dla zapewnienia sukcesu zaangażowania. Interesariusze otrzymają z odpowiednim

wyprzedzeniem czasowym materiały szkoleniowe dotyczące całości przedsięwzięcia,

sporządzone w zrozumiałym dla nich języku, z uwzględnieniem uwarunkowań kulturowych.

Materiały szkoleniowe zapewniają podstawę do budowy skutecznego procesu zaangażowania

interesariuszy. Materiały te powinny dotyczyć informacji nt.:

- Celu i zakresu zaangażowania;

- Natury zagadnień, których ma dotyczyć zaangażowanie, dlaczego uznaje się je za istotne,

związanych z nimi ryzyk i możliwości;

- W jaki sposób organizacja obecnie radzi sobie z przedmiotowymi zagadnieniami;

- Jakie procedury i zasady obowiązują obecnie w organizacji; oraz

- Co organizacja chce i może zrobić w sprawie przedmiotowych zagadnień.

Materiały szkoleniowe powinny być udostępnione uczestnikom z odpowiednim

wyprzedzeniem, aby umożliwić im przeczytanie i dokładne zapoznanie się z ich treścią.

Przygotowania uczestników do zaangażowania poprzez nieformalne spotkania i warsztaty

szkoleniowe może również okazać się skuteczne.

Materiały szkoleniowe powinny być przystępne i wyraźnie wskazywać kluczowe

zagadnienia. Realizatorzy zaangażowania powinni wziąć pod uwagę język, ewentualną

niepełnosprawność i wiedzę interesariuszy. Tam, gdzie jest to potrzebne, powinny być

sporządzone syntetyczne podsumowania i streszczenia.

Realizatorzy powinni również rozważyć włączenie interesariuszy w proces przygotowania

materiałów szkoleniowych.

4.3.3. Zaangażowanie

Na początku procesu zaangażowania, realizatorzy przy udziale interesariuszy powinni ustalić

zasady postępowania i zachowania obowiązujące uczestników przedsięwzięcia. Zasady te

powinny zostać uzgodnione przez wszystkich uczestników.

Wśród takich ogólnych zasad mogą być:

- Powstrzymanie się od przypisywania innym określonych intencji, przekonań czy motywów

(należy zadawać innym pytania, zamiast przedstawiać nieudowodnione tezy na ich temat);

- Respektowanie prawa każdej strony do wstrzymania się od głosu w danej kwestii;

- Umożliwienie innym pełnego wyrażenia swoich opinii;



- Zapewnienie, że wszyscy mają równą możliwość wzięcia udziału w dyskusji;

- Poszanowanie próśb o zachowanie anonimowości niektórych uczestników, utrzymanie

poufności w tematach, które miały być poufne;

- Poszukiwanie rozwiązań;

- Skupienie się na zagadnieniu, które ma być tematem porozumienia.

Podczas zaangażowania, w wyniku reakcji interesariuszy, może pojawić się potrzeba zmiany

jego celu lub zakresu.

W toku zaangażowania jego realizatorzy lub działający na ich rzecz prowadzący, powinni

zachować czujność i natychmiast rozpoznawać źródła potencjalnych problemów. Potencjalne

problemy, czy niebezpieczne sytuacje to na przykład:

- brak zaufania;

- zastraszanie;

- rywalizacja między jednostkami lub organizacjami;

- źle zdefiniowane zakresy omawianych zagadnień i tematów;

- sytuacje niekomfortowe emocjonalnie;

- zbędna złożoność;

- zbędne dygresje;

- nierówny udział; oraz

- złe wykorzystanie czasu.

Realizatorzy lub prowadzący powinni upewnić się, że wszystkie poglądy i dyskusje zostały

odpowiednio utrwalone. Za zgodą uczestników, zaangażowanie może być utrwalone

za pomocą urządzeń audiowizualnych.

4.3.4 Udokumentowanie zaangażowania i jego efektów

Realizatorzy zaangażowania udokumentują przebieg zaangażowanie i jego efekty.

Dokumentacja powinna zawierać:

- cel i przeznaczenie zaangażowania;

- wykorzystane metody;

- kto uczestniczył a kto nie;

- ramy czasowe;

- protokół (nie zawsze konieczny, ale często użyteczny);

- podsumowanie wyrażonych przez interesariuszy obaw, oczekiwań i poglądów;

- podsumowanie najważniejszych dyskusji i interwencji; oraz

- efekty (np. interpelacje, propozycje, rekomendacji, uzgodnione decyzje i działania).



4.3.5 Stworzenie planu działań

Realizatorzy zaangażowania przeanalizują jego przebieg i efekty i przygotują plan działań,

określający w jaki sposób organizacja odniesie się do efektów zaangażowania. Plan będzie

zawierał odniesienie do wszystkich efektów zaangażowania. Plan działań zostanie

przygotowany we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za jego wdrożenie.

Realizatorzy zaangażowania powinni odnieść się do wszystkich efektów zaangażowania,

argumentując podjęte decyzje i działania, nawet jeśli nie wprowadzą w życie wszystkich

propozycji lub rekomendacji.

Plan działań powinien:

- Zapewnić, że obawy, oczekiwania i poglądy interesariuszy, jak również ważniejsze dyskusje

i interwencje zostaną wzięte pod uwagę podczas podejmowania decyzji i działań,

- Zapewnić, że zadania i obowiązki są ścisłe zdefiniowane; oraz

- Przedstawiać realistyczne ramy czasowe swojej realizacji.

Działania mogą zawierać rozwój albo zmiany w zakresie:

- Zarządzania i zaangażowania kadry menedżerskiej;

- Odpowiednich procedur i wytycznych;

- Strategii, dążeń, celów i wskaźników;

- Praktyki na szczeblu operacyjnym;

- Jasnego przydzielania zadań i odpowiednich kompetencji; oraz

- Procedur dotyczących kontroli, rozwoju i ulepszeń.

4.3.6 Przedstawienie efektów zaangażowania i planu działań

Realizatorzy zaangażowania przedstawią jego efekty i plan działań w odpowiedni sposób

i w odpowiednim czasie.

Ważne jest, aby komunikat zwrotny dla interesariuszy był wyczerpujący i czytelny, tak aby

wszyscy otrzymali zadowalającą odpowiedź na podniesione przez siebie kwestie. Komunikat

zwrotny powinien zawierać pisemne sprawozdanie, ale może być uzupełniony przez:

- Spotkania z interesariuszami;

- Rozmowy w cztery oczy;

- Konsultacje telefoniczne, oraz

- Informacje zamieszczone na portalach internetowych.



Realizatorzy zaangażowania będą oczekiwać na komentarz interesariuszy do komunikatu

zwrotnego i zrewidują go z uwzględnieniem wszystkich zgłoszonych, uzasadnionych

wątpliwości.

Realizatorzy zadbają, aby wszystkie wątpliwości i uwagi zostały należycie udokumentowane

i utrwalone.

Realizatorzy mogą przedstawić komunikat zwrotny na szerszym forum, zarówno

wewnętrznym jak i zewnętrznym.

4.4. Kontrola i ulepszenia

4.4.1 Monitorowanie i ocena zaangażowania

Organizacja będzie systematycznie monitorować i oceniać ogólną skuteczność

zaangażowania interesariuszy. Realizatorzy będą oceniać skuteczność indywidualnego

zaangażowania poszczególnych interesariuszy. Przedmiotem monitorowania i oceny będzie:

- Spełnianie zobowiązań i integracja;

- Cel, zakres i udział interesariuszy;

- Procedura (planowanie, przygotowania, zaangażowanie, działania, ocena, ulepszenia);

- Efekty i rezultaty;

- Sprawozdawczość.

Monitorowanie i ocena powinny być oparte na kryteriach zawartych w niniejszej normie.

Indywidualne zaangażowanie poszczególnych interesariuszy również powinno być

monitorowane i poddane ocenie. Uzyskana w ten sposób wiedza powinna być gromadzona

i oceniana na poziomie grupowym.

Głównym kierunkiem monitorowania może być sprawdzanie zgodności, to znaczy ocena, czy

organizacja lub interesariusz spełnia wymogi niniejszej normy.

Alternatywnie, organizacje mogą rozważyć stosowanie monitorowania i oceny w oparciu

o poziom osiągnięć, bazując na skali która wartościuje stopień spełnienia każdego z kryteriów

niniejszej normy. W ten sposób unika się sytuacji zero-jedynkowej, gdzie można tylko spełnić

lub nie spełnić danego kryterium.

Monitorowanie i ocena efektów (plan działań) oraz rezultatów (wyniki decyzji i działań)

powinny być włączone do ogólnych procedur kontrolnych obowiązujących w organizacji.



4.4.2 Wnioski i ulepszenia

Organizacja, uwzględniając uwagi interesariuszy, będzie dążyć do stałego polepszenia

zaangażowania swoich interesariuszy. Ustali możliwe ulepszenia i będzie dążyła do ich

realizacji.

Kryteria niniejszej normy dostarczają środków do ustalenia obszarów, w których można

wprowadzić poprawki i ulepszenia. Wyciągnięte wnioski powinno się uwzględnić

w opracowywaniu, planowaniu i wytycznych dotyczących przyszłych zaangażowań.

4.4.3 Podsumowanie planu działań

Organizacja dokona przeglądu i oceny efektów związanych z planem działań

po zaangażowaniu i zda z tego stosowne sprawozdanie interesariuszom.

Trwały sukces zaangażowania interesariuszy jest uzależniony od pozytywnego wpływu

działań podjętych w jego wyniku przez organizację na osiągane przez nią rezultaty.

Podsumowując efekty planu działań, organizacja powinna przeanalizować całościowy wpływ

zaangażowania interesariuszy na swoją działalność i jej rezultaty.

4.4.4. Sprawozdanie z zaangażowania

Organizacja ogłosi publiczne sprawozdanie z zaangażowania interesariuszy.

Przedstawienie interesariuszom wartości i rezultatów zaangażowania powinno mieć wymiar

większy niż tylko komunikat zwrotny dla interesariuszy uczestniczącym w danym

zaangażowaniu. Organizacja powinna ogłaszać publicznie sprawozdanie ze swojej

współpracy z interesariuszami, aby zademonstrować, jakie wartości wnosi ona do jej strategii

i bieżących działań.

Organizacje powinny zintegrować sprawozdawczość dotyczącą zaangażowania interesariuszy

z pozostałą swoją działalnością w tym zakresie.

Sprawozdania publiczne organizacji powinny podlegać niezależnej weryfikacji przez

podmioty zewnętrzne. W ten sposób zwiększy się wartość i ilość wniosków z zaangażowania

interesariuszy. Zewnętrzna weryfikacja zwiększa również wiarygodność sprawozdań.



ANEKSY

A. DEFINICJE

Zasady odpowiedzialności

- Włączenie - Dla organizacji, która uznaje swoją odpowiedzialność wobec tych, na których

wywiera wpływ i tych, którzy mają wpływ na nią, włączanie oznacza uczestnictwo

interesariuszy w tworzeniu i osiąganiu odpowiedzialnej i strategicznej odpowiedzi

na wyzwania zrównoważonego rozwoju.

- Istotność - Istotność to ustalenie adekwatności i znaczenia dla organizacji i jej

interesariuszy konkretnych kwestii. Istotna kwestia to kwestia wpływająca na decyzje,

działania i wyniki organizacji lub jej interesariuszy.

- Odpowiadanie - Odpowiadanie to reakcja organizacji na kwestie podnoszone przez

interesariuszy, które mają wpływ na wyniki jej działania w obszarze zrównoważonego

rozwoju; odpowiadanie następuje poprzez decyzje, działania i efekty tych działań, jak

również poprzez porozumiewanie się z interesariuszami.

- Odpowiedzialność - Odpowiedzialność to uznanie i przyjęcie na siebie zobowiązań za

skutki naszych metod, decyzji, działań, produktów i innej związanej z nimi aktywności,

a także przejrzystość w tym obszarze.

Odpowiedzialność zobowiązuje organizację do włączania interesariuszy w poznawanie,

zrozumienie i odpowiadanie na nowe sytuacje i zagadnienia zrównoważonego rozwoju.

Organizacja jest też zobligowana do informowania, objaśniania i przyjęcia odpowiedzialności

wobec interesariuszy za podjęte przez nią decyzje, za realizowane działania i ich wyniki.

Odpowiedzialność obejmuje sposób w jaki organizacja jest zarządzana, to jak określa swoje

metody i jak zarządza swoją działalnością.

- Dialog – dyskusja, której celem jest uzyskanie jakiegoś efektu

- Organizacja - osoba fizyczna lub prawna, stowarzyszenie, przedsiębiorstwo, instytucja,

jednostka administracji rządowej lub samorządowej, która posiada własne zadania i system

zarządzania.

- Zrównoważony rozwój - zrównoważony rozwój to działanie na rzecz zaspokojenia celów

rozwojowych obecnego pokolenia tak, aby kolejne pokolenia mogły realizować to samo

dążenie.



Sposoby oceny wyników działania:

- Efekt – coś, co bezpośrednio wynika z danego działania;

- Rezultat – długookresowa zmiana lub korzyść wynikająca z efektu.

Interesariusz - Interesariusze to osoby, grupy osób lub organizacje, które mają wpływ na

organizację bądź na które mogą wpływać działania organizacji, jej produkty lub usługi i

związane z nimi wyniki. Definicja ta nie uwzględnia wszystkich tych, którzy mają wiedzę o

organizacji lub zdanie na jej temat. Organizacje mają wielu interesariuszy różnego rodzaj i o

różny sposób zaangażowanych; często interesy różnych interesariuszy pozostają wobec

siebie sprzeczne.

Zaangażowanie interesariuszy - Taktyka i działanie stosowane przez organizację podczas

angażowania istotnych interesariuszy oraz wyniki tegoż zaangażowania.

Skuteczne zaangażowanie interesariuszy musi:

- opierać się na zobowiązaniu do przestrzegania zasad AA1000APS;

- mieć jasno określony zakres;

- mieć uzgodniony proces decyzyjny;

- skupiać się na zagadnieniach istotnych dla organizacji i/lub interesariuszy;

- tworzyć możliwości dialogu;

- być zintegrowane z systemem zarządzania;

- być przejrzyste;

- zawierać procedury odpowiednie z punktu widzenia angażowanych interesariuszy;

- być przeprowadzone we właściwym czasie, oraz

- być elastyczne i uwzględniać sugestie z zewnątrz.



B. Seria norm AA1000

Seria norm AA1000 składa się z trzech części:

AA1000APS (2008) Zasady Odpowiedzialności

AA1000AS (2008) Weryfikacja

AA1000SESE (2005) Zaangażowanie interesariuszy

Serię norm uzupełniają Wytyczne i Przewodnik Użytkownika. Wytyczne, na przykład

Wytyczne stosowania AA1000AS (2008), zawierają informację dotyczącą tego, jak należy

stosować normę. Natomiast przykłady zastosowania norm znajdują się Przewodniku

Użytkownika.



C. Komitet Techniczny Zaangażowania Interesariuszy AccountAbility

Alan Knight – AccountAbility

Anne Pattberg – Head of Corporate Responsibility, Camelot

Alison Ewings – Group Sustainability Manager, Westpac

Ambreen Waheed – Founding Executive Director, RBI – Responsible Business

Initiative

Christian Hell – Senior Associate, KPMG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG

Dongsoo Kim – Director of Sustainability Management Centre, Korea Productivity

Center

Eros Artuso – Manager, PriceWaterhouseCoopers

John Aston – Managing Director, Aston Eco Management

John Scade – Managing Director, MAS Business

Monir Bou Ghanem – Head of Stakeholder Relations, EAD

Nicky Leggatt – Technical Director, Jacobs

Philip Schukat – Policy Advisor and Specialist for Environmental and Social Standard

Systems

Rod Sterne – Head of Strategies, WWF

Santhosh Jayaram – Head – Sustainability and Business Excellence Services, Det

Norske Veritas AS

Shikhar Jain – Senior Counsellor, Confederation of Indian Industry

Sonia Favoretto – BM&F Bovespa

Suzyo NG’Andu – Bank Secretary, Zambia National Commercial Bank



D. O AccountAbility

AccountAbility jest wiodącym w skali światowej think tankiem i agencją konsultingową,

dostarczającą innowacyjnych rozwiązań w obszarze społecznej odpowiedzialności,

przyczyniających się do osiągnięcia zrównoważonego rozwoju. Od 1995 współpracuje z

przedsiębiorstwami, rządami i organizacjami społecznymi rozwijając odpowiedzialne

praktyki biznesowe oraz rozwijając współpracę między publicznymi i prywatnymi

instytucjami. Nasza unikalna oferta łączy wyniki najnowszych badań, powszechnie

akceptowalne standardy i doradztwo strategiczne, dostarczając klientom praktycznych

rozwiązań.

www.accountability.com

Documents

Aa1000 ses pl