8

บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงงาน

การบนทกบญชรายการขาย ในโปรแกรม Express Accounting

เรมตนใหท ำกำรเขำโปรแกรม Express Accounting

1. เขำสโปรแกรม Express Accounting

2. ปอนรหสผำน(BIT9, BIT5 หรอ BIT1 ทง User และ Password)

3. เลอกฐำนขอมลเปลำ เพอเขำสระบบ

9

4. เปลยนวนทเขำสระบบ ตำมฐำนขอมลเปลำ คอ (ป 49 หรอ 50) เพอก ำหนดบรษทใหม ใหสงเกตหนำจอจะขนขอมลของฐำนขอมลเปลำ

5.1 กำรก ำหนดบรษทใหม เลอก Menu หลก “เรมระบบ” Menu ยอย “ก ำหนดบรษทใหม”

10

** กรณทเรมใชโปรแกรมฯเปนครงแรก ใหคดลอกขอมลจากฐานขอมลเปลาเทานน ** และเมอคดลอกเสรจโปรแกรมฯ จะแสดงผลตำมรำยละเอยดดำนลำง

5.2 เปดแฟมขอมลใหม

11

กรณทตองกำรใชผงบญชอตโนมตจำกโปรแกรมฯ

5.3 ก ำหนดคำเรมตนตำง ๆ ใน Menu หลก “เรมระบบ” Menu ยอย “ก ำหนดคำเรมตนตำง ๆ” ใหสงเกตหนำจอจะเปลยนฐำนขอมล จำกฐำนขอมลเปลำ เปนฐำนขอมลใหม ไดแก ชอบรษท และทเกบแฟมขอมล

12

5.4 ก ำหนดรอบระยะเวลำบญชใหม

13

ท าความรจกกบเครองมอตาง ๆ ในโปรแกรมส าเรจรปทางการบญช Express for Windows ลกษณะของแถบเครองมอ (Tool Bar)

14

การปอนขอมลในระบบขายและลกหน

15

กำรบนทกรำยกำรขำย จะม 2 หมวดคอ ขำยเงนสดและขำยเงนเชอ และใน 2 หมวดนจะแบงอกอยำงละ

2 คอ อำคำรและรถยนต นคอวธกำรเขำสกำรบนทกบญชรำยกำรขำย

ขำยเงนสด รถยนต

ไปทเมน ขำย->ขำยเงนสด->รถยนต

หลงจำกนนจะเขำสหนำทเรำจะใชบนทกขอมล

16

เมอขนหนำนแลว จะสำมำรถบนทกขอมลได โดย ใสขอมลตำมเอกสำรลกคำ เรำจะตองใสชอง แผนก

เลขทเอกสำร วนท สวนชองเครดตเรำจะสำมำรถตงใหมนรนใหเองได ซงองจำกรหสลกคำ หรอจะ

ก ำหนดในหนำนกสำมำรถใสไดเลย สวนประเภทรำคำจะ เลอกได 2 แบบคอ รวม VAT กบไมรวม

VAT ถดมำกรอบสขำวขำงลำง ใหเรำใสรหสทตงไวในแถวทชอวำรหส เชนตวอยำงในรปจะใส

4111-01 จำกนน กใสขอมลตำมเอกสำรทเรำไดรบเชน จ ำนวน รำคำตอหนวยหลงจำกเสรจแลวกไปท

เซฟ เพอเซฟขอมล เมอเซฟแลวกเปนอนเสรจสนหนงรำยกำร กำรเซฟสำมำรถกดไปทปม F9 หรอลำก

เมำสไปกดตรงรปดสกแลวกคลกซำย เปนอนบนทกรำยกำรเสรจสมบรณ

ปมบนทกขอมลทคยเสรจ

กำรบนทกขอมลรำยกำรขำยเงนสด รถยนต , อำคำร หรอ ขำยเงนเชอ รถยนต,อำคำร ทกลำวมำขำงตน

น วธบนทกหลกๆจะ คลำยกนทงหมด ยกเวน ชองรหสในกรอบสขำว รหสกำรขำย รถยนต และอำคำร

จะแตกตำงกน

17

ขำยเงนสด อำคำร

เมน ขำย->ขำยเงนสด->อำคำร

หนำทเรำจะใชบนทกขอมลของเงนสด อำคำร

18

ขำยเชอ รถยนต

เมน ขำย->ขำยเงนเชอ->ขำยเงนเชอ รถยนต

หนำทเรำจะใชบนทกขอมลของเงนเชอ รถยนต

19

ขำยเชอ อำคำร

เมน ขำย -> ขำยเงนเชอ -> ขำยเงนเชอ อำคำร

ทปและเทคนคอนในโปรแกรมบญช Express

-ในเมนใดๆ หำกตองกำร แกไข เพม ลบ รำยละเอยด เชน รำยกำรสนคำ รำยกำรช ำระโดยอนๆ รำยกำร

ภำษหก ณ ทจำย ภำษซอ ใหคลกขวำทบรรทดรำยละเอยด

-ในกรณทอยในเมนซอสด บนทกคำใชจำย อน หรอ จำยช ำระหนทตองหกภำษ ณ ทจำย ใหกรอก

จ ำนวนเงนภำษหก ณ ทจำย เพอบนทกบญช และระบบจะเชอมตอไปยงระบบภำษหก ณ ทจำย เพอ

กรอกรำยละเอยดอน ๆ เพมเตม

-ในบำงครงหำกตองกำรตรวจดรำยกำรซอเชอหรอขำยเชอ วำไดจำยช ำระหรอรบช ำระหรอไม ดวย

เอกสำรใบใด เมออยในเมนซอเชอหรอขายเชอ เลอกเอกสารทตองการตรวจด แลวเลอก Sheet การ

ช าระเงน หากปรากฎเลขทเอกสาร และจ านวนเงนทช าระ แสดงวามการช าระเงนแลว

20

ระบบการจดซอและการรบสนคา (Purchase Order and Receipt Stock System

1 สำมำรถพมพและแกไขรปแบบในแตละเอกสำรทแตกตำงกนไดถง 3 รปแบบ เชน ใบสงซอ และใบรบ สนคำ

2. รองรบภำษซอแบบทขอคนไดไมเตมจ ำนวน โดยโปรแกรมจะเฉลยภำษซอทขอคนไดและภำษซอทขอคนไมได ใหเองอตโนมต

3. วนททไดรบสนคำ เปนคนละวนกบวนทของใบก ำกบภำษซอได

21

4. สำมำรถบนทกรบสนคำทมภำษมลคำเพม(VAT)อตรำปกต และกลมทไดรบยกเวนในใบรบสนคำใบเดยวกนได

5. สำมำรถบนทกกำรซอทมกำรจำยเงนมดจ ำลวงหนำได

6. สำมำรถบนทกสวนลดแตละรำยกำรสนคำ และสวนลดจำกยอดรวม ซงลดเปนจ ำนวนเงน(บำท), เปอรเซนตและเปนเปอรเซนตหลำยชน เชน 5+3+2 ( ลด 5% เหลอเทำไหรลดอก 3% เหลอเทำไหรลดอก 2%)

22

7. เปดโอกำสใหแกไขยอดภำษมลคำเพม(VAT) ใหตรงกบใบก ำกบภำษของผจ ำหนำยได

8. สำมำรถซอสนคำดวยหนวยนบทแตกตำงกบหนวยนบทเกบในสตอกได เพยงแตมอตรำสวนทสมพนธกน

9. ในใบสงซอ สำมำรถบนทก ขนสงโดย, สถำนททจะใหสงสนคำ และคลงทท ำกำรสงซอได

10. ในใบสงซอใบเดยวกน สำมำรถก ำหนดวนทรบสนคำแตละตวแยกกนคนละวนไดตำมตองกำร ประโยชนกคอ สำมำรถทยอยสงสนคำตำม Order ของลกคำได

11. สำมำรถบนทกกำรรบสนคำ โดยอำงองถงใบสงซอสนคำ หรอไมตองเปดใบสงซอกอนกได

12. ในใบสงซอ โปรแกรมจะควบคมยอดทสงซอและคำงรบ และสำมำรถรบสนคำตำมทสงไดไมจ ำกดจ ำนวนครง จนกวำจะรบสนคำครบตำมยอดสงซอ

13. มรำยงำนสนคำทถงจดสงซอ (เพอเตอนฝำยจดซอสงของเพอใหทนขำย) แยกตำมหมวดสนคำและผจ ำหนำย

14. สำมำรถสงซอสนคำตำมยอดสงจอง(Order) ชวยลดภำระกำรสตอกสนคำ โดยดจำกรำยงำนสนคำคำงสง

23

15. สำมำรถสงซอวตถดบตำมยอดสงจองสนคำ(Order) โดยใชสนคำชดชวยค ำนวณหำยอดวตถดบทจะตองใชในกำรผลต

16. ในเอกสำรแตละใบสำมำรถเพมค ำอธบำยรำยกำรสนคำได จ ำนวน 10 บรรทดๆ ละ50 ตวอกษร

17 ในเอกสำรแตละใบสำมำรถเพมค ำอธบำยหมำยเหตได จ ำนวน 5 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร

18. สำมำรถเพมสนคำ และผจ ำหนำย ไดในขณะบนทกรำยกำรซอ

19. สำมำรถบนทกรำยกำรซอสนคำไดสงสด 999 รำยกำร/เอกสำร

20. รองรบธรกจกำรซอบรกำร (เกณฑเงนสด) และจะปรบยอดภำษซอให เมอบนทกจำยช ำระหน

21. เมอบนทกรบสนคำโปรแกรมจะตงเจำหน, เพมสตอก, บนทกภำษซอ, ลงบญช และเกบสถตกำรซอใหทนท

ดานเดบต "ลกหน" ไมวำจะเปนวธ Periodic หรอ Perpetual จะมองในหนำจอรำยละเอยดลกคำ

24

ดานเครดต "รายไดจากการขาย" (ทง Periodic และ Perpetual) ถำเปนกำรขำยสนคำ(หมำยถงบนทก

ขำยโดยใชรหสสนคำทมำจำกเมนสนคำ ขอท 2.รำยละเอยดสนคำ) อนดบแรกโปรแกรมจะมองทกลม

บญชสนคำของสนคำรหสนน ๆ ตำมตวอยำงในรปเปนกลมบญช "ST01"

เรำลองตำมไปดทเมนเรมระบบ ขอ 1.3.2 กลมบญชสนคำ แลวเลอกกลมบญชสนคำ "ST01" ขนมำ แลว

ดในบรรทด บ/ช ขำยสนคำ ซงถำในบรรทดนมเลขทบญชอยกจะใชเลขทบญชตวนในกำรบนทกบญช

รำยได(ฝงเครดต)

25

แตถำหำกในบรรทดดงกลำว ไมไดใสเลขทบญชใด ๆ เอำไว โปรแกรมจะไปมองทเมนก ำหนดเลขท

เอกสำร (เรมระบบ 4 แลวดบเบลคลกทเอกสำรหมวด "IV" ขำยเงนเชอ) ในบรรทด Cr. ขำยสนคำ

และถำหำกเมนเรมระบบขอ 4 นไมไดใสไวอก ล ำดบถดไป(สดทำย) กจะไปมองจำกเมนก ำหนดบญช

เพอลงรำยวน( เรมระบบ ขอ 5.2) ในบรรทดขำยเงนเชอ

26

สวนบญช "ภาษขาย" หลกกำรบนทกบญชของโปรแกรม อนดบแรกจะมองทเมนก ำหนดเลขท

เอกสำร (เรมระบบ 4 แลวดบเบลคลกทเอกสำรหมวด "IV" ขำยเงนเชอ) บรรทด ภำษขำย

ถำไมไดระบเอำไว กจะไปมองทก ำหนดเลขทบญชเพอลงรำยวน (เรมระบบ 5.2) บรรทดภำษขำย