โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 20

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

บทที่ 8การบันทึก/นําขอมูลเขาฐาน

วัตถุประสงคเพื่อสรางเปนฐานขอมูลรายตัวดวยวิธีการนําขอมูลเขา (IMPORT) ในกรณีผูหักฯ มีฐานขอมูลอยู

แลวหรือ ดวยวิธีการบันทึกขอมูลทีละรายก็ได ทั้งนี้สําหรับใชในการคนหา / แกไข และเพิ่มเติมขอมูลกอนนําขอมูลออก (EXPORT) เปนสื่อฯ สงกรมสรรพากรตอไปMENU หลัก คือ MENU 1: บันทึก/นําขอมูลเขาฐาน ซึ่งมี MENU ยอยดังนี้

1. บันทึกขอมูลผูหักภาษี2. นําเขา (IMPORT) ขอมูล ภ.ง.ด. 2, ภ.ง.ด. 2ก3. บันทึกเพิ่มเติมฐานขอมูลผูถูกหัก

ขั้นตอนการใชงาน : ตองทํา MENU ยอย ขอ 1. เพื่อสรางฐานขอมูลของผูหักภาษีฯ เปนอันดับแรกกอนจะดําเนินการใชงานอื่นๆ ตอไป สวนขอ 2. เปนการนําขอมูลเขาดวยวิธีการ IMPORT จาก TEXT FILEเพียง FILE เดียวตาม FORMAT กลางในกรณี ผูหักภาษีฯ มีฐานขอมูลอยูแลวแตถาผูหักฯ ไมมีฐานขอมูลก็ใหใช MENU ยอยขอ 3 ดําเนินการบันทึกเพิ่มเติม ฐานขอมูลผูถูกหักทีละราย8.1 การสรางฐานขอมูลผูหักภาษี ณ ที่จาย

การสรางฐานขอมูลผูหักภาษีฯ นี้ จะตองสรางกอนฐานขอมูลของผูถูกหักภาษี ณ ที่จาย เสมอ หากสรางฐานขอมูลอ่ืนกอน ระบบจะไมทํางานฉะนั้น ใหดําเนินการตามขั้นตอนดังนี้

ภาพที่ 8.1

8.1.1 การบันทึกฐานขอมูลผูหักภาษี ณ ที่จาย (1) จากภาพที่ 8.1 ใหคลิ๊กที่ MENU 1 : บันทึก/นําขอมูลเขาฐาน(2) เลือกขอ 1 บันทึกขอมูลผูหักภาษี จะปรากฏหนาจอตามภาพที่ 8.2

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 21

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

ภาพที่ 8.2

ภาพที่ 8.3

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 22

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(3) บันทึกขอมูลรายละเอียดของผูหักภาษี ณ ที่จาย โดยคลิ๊กปุม ที่บรรทัดเครื่องมือ Cursor จะไปรออยูที่รายการแรกเพื่อรอรับขอมูล คือ เลขประจําตัวประชาชน หลังจากนั้นก็ใหบันทึกขอมูลตามลําดับรายการตางๆ บนหนาจอ ตามภาพที่ 8.3 ตามลําดับ ดังนี้

ที่ รายการ ความยาวของรายการ

วิธีการบันทึกขอมูล

* 1 เลขประจําตัวประชาชน 13 ในกรณีเปนบุคคลธรรมดาใหบันทึกเปนตัวเลข 13 หลักแตถาเปนกรณีนิติบุคคลใหกด ENTER ผาน (เปนเลขศูนย 13 หลัก)

** 2 ทะเบียนรับเลขที่ 11 ตองบันทึกเปนตัวเลขใหครบ 11 หลัก (ตามที่กรมฯกําหนดให)** 3 เลขประจําตัวผูเสียภาษี 10 ตองบันทึกเปนตัวเลขใหครบ 10 หลัก* 4 สาขาที่ 4 ใหบันทึกเปน ตัวเลข 4 หลัก (ถาไมมีบันทึกเลขศูนย 4 หลัก)

** 5 แผนก 40 ตองบันทึกชื่อแผนก หรือ ฝาย หรือ งานที่ทําหนาที่ยื่นแบบฯภายใตสาขานั้นๆ (บางสาขามีแยกกันยื่นแบบฯ หลายแผนก)

** 6 ชื่อผูมีหนาที่หักภาษี 80 ตองบันทึกชื่อผูมีหนาที่หักภาษีพรอมคํานําหนาชื่อ เชน บริษัทหางหุนสวนจํากัด หรือ นาย เปนตน

7 ชื่ออาคาร/หมูบาน 50 ใหบันทึกเปนตัวอักษร8 หองเลขที่ 10 ใหบันทึกเปนตัวเลข หรือ ตัวอักษร9 ชั้นที่ 4 ใหบันทึกเปนตัวเลข

10 เลขที่ 20 ใหบันทึกเปนตัวเลข (เมีเครื่องหมาย “/” ได) 11 หมู 2 ใหบันทึกเปนตัวเลข

12 ตรอก/ซอย 30 ใหบันทึกเปนตัวอักษร13 ถนน 30 ใหบันทึกเปนตัวอักษร14 ตําบล/แขวง 30 ใหบันทึกเปนตัวอักษร15 อําเภอ/เขต 30 ใหบันทึกเปนตัวอักษร16 จังหวัด 30 ใหบันทึกเปนตัวอักษร หรือเลือกตามรายการ17 รหัสไปรษณีย 5 ใหบันทึกเปนตัวเลข 5 หลัก18 โทรศัพท 30 ใหบันทึกเปนตัวเลข หรือ ตัวอักษร หมายเหตุ 1) * คือรายการที่จําเปนตองมีขอมูลบางกรณีตามเงื่อนไข

2) ** คือรายการที่จําเปนตองมีขอมูลทุกกรณี

(4) ขณะบันทึกขอมูล หากตองการยกเลิกการบันทึกในขณะนั้น ใหคลิ๊กปุม หากตองการบันทึกใหม ใหคลิ๊กปุม

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 23

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(5) เมื่อบันทึกขอมูลครบทุกรายการแลวจัดเก็บขอมูล ผูหักภาษี ณ ที่จาย โดยคลิ๊กปุมที่ Tool Bar ระบบจะแสดงขอความดัง ภาพที่ 8.4 หรือหากกด Enter ตรงรายการขอมูลสุดทาย คือโทรศัพท ระบบจะแสดงขอความ ดังภาพที่ 8.5

ภาพที่ 8.4 ภาพที่ 8.5

(5.1) ถาตองการจัดเก็บใหคลิ๊กปุม ระบบจะแสดงขอความตามภาพที่8.4 ใหคลิ๊กปุม อีกครั้ง

(5.2) ถาตองการแกไขขอมูลโดยยังไมตองการจัดเก็บใหคลิ๊กปุม ระบบจะกลับไปที่จอภาพที่ 8.2

8.1.2 การแกไขขอมูลบางรายการ ยกเวน เลขประจําตัวประชาชน เลขประจําตัวผูเสียภาษี หลังจากที่จัดเก็บขอมูลเสร็จเรียบรอยแลว ใหเขาไปที่หนาจอตามภาพที่ 8.3 ให คลิ๊กที่ปุม กอนแลวจึงดําเนินการแกไขรายการขอมูลที่ตองการ (เฉพาะรายการที่ไมใชรายการสําคัญซึ่งเครื่องยอมใหแก) แลวจึงจัดเก็บตามขั้นตอนใน (5)

8.2 การสรางฐานขอมูลผูถูกหักภาษี ณ ที่จาย ทําได 2 วิธีคือ8.2.1 วิธีที่ 1 คือการบันทึกฐานขอมูลผูถูกหักภาษี ณ ที่จาย โดยใช MENU ยอยขอ 3 ดังนี้

ภาพที่ 8.6 (1) จากภาพที่ 8.6 ใหคลิ๊กที่ MENU1 : บันทึก/นําขอมูลเขาฐาน

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 24

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(2) เลือกขอ 3 บันทึกเพิ่มเติมฐานขอมูลผูถูกหักฯ จะปรากฏหนาจอตามภาพที่ 8.7

ภาพที่ 8.7

ภาพที่ 8.8

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 25

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(3) บันทึกขอมูลผูถูกหักภาษี ณ ที่จาย โดย คลิ๊กปุม ที่ Tool Bar แลว Cursor จะไปรออยูที่รายการแรกเพื่อรอรับขอมูลรายการเลขประจําตัวประชาชน ใหเร่ิมบันทึกขอมูลตาม ลําดับ รายการตาง ๆ บนหนาจอตามภาพที่ 8.8 ตามลําดับ ดังนี้

ที่ รายการ ความยาวของรายการ

คําอธิบายวิธีการบันทึกขอมูล

*1 เลขประจําตัวประชาชน 13 ตองบันทึกเปนตัวเลข 13 หลัก (ถาไมมีใหบันทึกศูนย 13 หลัก) *2 เลขประจําตัวผูเสียภาษี 10 ตองบันทึกเปนตัวเลข 10 หลัก (ถาไมมีใหบันทึกศูนย 10 หลัก) *3 เลขที่บัญชีเงินฝาก 15 ตองบันทึกเปนตัวเลข ความยาวไมเกิน 15 หลัก (ในกรณีเปนธนาคารราย

การนี้คือเลขที่บัญชีเงินฝากแตถามิใชกรณีธนาคารอาจใชเลข ID อางอิงใดๆ ก็ได)

4 คํานําหนาชื่อ 40 ใหบันทึกคําหนาชื่อ**5 ชื่อ 80 ตองบันทึกชื่อ6 สกุล 80 ใหบันทึกนามสกุล7 ที่อยู1 80 ใหบันทึกที่อยูทั้งหมดทุกรายการ หากไมพอใหบันทึกในรายการ “ที่อยู2”8 ที่อยู2 809 รหัสไปรษณีย 5 ใหบันทึกรหัสไปรษณียเปนตัวเลข 5 หลัก

หมายเหตุ 1) * คือกลุมรายการที่ควรตองมีขอมูลอยางนอย 1 รายการ (ถาไมมีรายการกลุมนี้โปรแกรมจะออกรายงานเตือน[WARNING)]

2) ** คือรายการที่จําเปนตองมีขอมูลทุกกรณี

(4) ขณะบันทึกขอมูล หากตองการยกเลิกการบันทึกในขณะนั้น ใหคลิ๊กปุม หากตองการบันทึกใหม ใหคลิ๊กปุม

(5) เมื่อบันทึกขอมูลครบทุกรายการ ในราย (RECORD) นั้นแลวใหเก็บขอมูลผูถูกหักภาษี ณที่จาย โดยคลิ๊กปุม ที่ Tool Bar ระบบจะแสดงขอความ ตามภาพที่ 8.9 หรือหากกด Enter ตรงรายการขอมูลสุดทาย คือ รหัสไปรษณีย ระบบจะแสดงขอความดังภาพที่ 8.10

ภาพที่ 8.9 ภาพที่ 8.10

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 26

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(5.1) ถาตองการจัดเก็บใหคลิ๊กปุม ระบบจะแสดงขอความตามภาพที่8.9 ใหคลิ๊กปุม อีกครั้ง

(5.2) ถาไมตองการจัดเก็บใหคลิ๊กที่ปุม ระบบจะกลับไปหนาจอภาพที่8.7

(6) ถาตองการดูขอมูลผูถูกหักภาษี ณ ที่จาย ที่ถูกบันทึกจัดเก็บไวในฐานขอมูลทั้งหมด ใหคลิ๊กปุม จะปรากฏขอมูลดังภาพที่ 8.11.1

ภาพที่ 8.11.1

(7) ในกรณีจัดเก็บขอมูลเสร็จเรียบรอยแลวตองการแกไขฐานขอมูลผูถูกหักฯ ซึ่งมีขอจํากัดคือ ไมสามารถแกไขเลขประจําตัวประชาชน เลขประจําตัวผูเสียภาษี และ เลขที่บัญชีเงินฝาก ได ซึ่งมีวิธีการแกไขขอมูล ดังนี้(7.1) คนหารายที่ตองการแกไขโดยคลิ๊กปุม หรือคลิ๊กรูป

ระบบจะคนหาขอมูลทั้งหมดมาแสดงตามภาพที่ 8.11.2 หรือ 8.11.3 แลวแตกรณี

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 27

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

ภาพที่ 8.11.2

ภาพที่ 8.11.3(7.2) ดับเบิ้ลคลิ๊กเลือกรายที่ตองการมาทําการแกไข

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 28

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

8.2.2 วิธีที่ 2 คือ การนําเขาขอมูล ภ.ง.ด.2 (IMPORT) ในกรณีผูถูกหักภาษีมีฐานขอมูลอยูแลวให ดําเนินการดังนี้(1) สรางฐานขอมูลผูหักภาษี ณ ที่จาย ตามขอ 8.1 ใหเสร็จเรียบรอยกอน หากไมไดสรางฐาน

ขอมูลดังกลาว ระบบจะไมยอมใหทํารายการอื่นๆ ทั้งหมด(2) เตรียมขอมูล ภ.ง.ด.2 ดังนี้

(2.1) จัดเตรียมขอมูลตาม Format กลางตรงตามที่กรมสรรพากรกําหนดตาม รายละเอียดในภาคผนวก

(2.2 แปลงขอมูลใหอยูในรูปของ Text File เพียง 1 FILE และตองตั้งชื่อเปนPND2.txt(3) วิธีการนําเขาขอมูล ภ.ง.ด.2 ใหปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้

(3.1) จาก MENU1ตามภาพที่ 8.12 ใหเลือกขอ 2 นําเขา (IMPORT) ขอมูล ภ.ง.ด 2,ภ.ง.ด. 2ก จะปรากฏหนาจอตามภาพที่ 8.13

ภาพที่ 8.12

ภาพที่ 8.13

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 29

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

(3.2) เลือกปภาษี และเดือนที่จายเงินได (ในกรณีเปน ภ.ง.ด. 2ก ใหเลือกเดือนเปน 00ภาพที่ 8.21) คลิ๊ก ปุม เพื่อหา text file ชื่อ Pnd2.txt ที่จะ Importคลิ๊กปุม ระบบจะอาน FILE ขอมูลแลวแสดงผลจํานวนรายการ(RECORDS) ของขอมูลทั้งหมดใหทราบตามภาพที่ 8.14

(3.3) คลิ๊กปุม เพื่อทําการตรวจสอบ file ที่จะ Import เขามาในฐานขอมูลโดยระบบจะแสดงขอความตามภาพที่ 8.15- คลิ๊ก ปุม เครื่องฯ จะแสดงผลการจรวจสอบเปนรายงานบน

จอภาพ ดังภาพ 8.16 โดยจะมีการแสดงยอดรวมของจํานวนเงินได และ ยอดรวมภาษีนําสง

ภาพที่ 8.14

ภาพที่ 8.15

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 30

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

- หากตองการพิมพผลการตรวจสอบดังกลาว สามารถพิมพไดโดยคลิ๊กที่รูป บน Tool Bar

- กรณีขอมูลมีขอผิดพลาดจะปรากฏรายงาน ดังภาพ 8.17 แสดงรายการบอกถึงความผิดพลาดวาผิดที่รายการใดบาง ซึ่งแสดงเปนรหัสและรหัสขอผิดพลาด มีเครื่องหมายและความหมาย ดังนี้1. “ – “ คือ ไมมีขอผิดพลาด2. W คือ WARNING หรือ เตือน มีขอผิดพลาด แตสามารถนําเขาฐานได3. E คือ ERROR มีขอผิดพลาด ที่ตองการแกไข เนื่องจากไมสามารถนํา

เขาฐานได ฉะนั้นใหนํา file ขอมูลนั้น ไปแกไขตามรายการที่ผิดพลาดกอนแลวจึงนํามา IMPORT เขาฐานใหมอีกครั้งจนกวา รายงานการตรวจสอบขอผิดพลาด จะไมมีคา E

ภาพที่ 8.16

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 31

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

ภาพที่ 8.17

(3.4) ในกรณีขอมูลถูกตองหมดใหปดจอภาพที่ 8.16 เครื่องจะกลับไปที่หนาจอภาพ8.18 หากตองการนําขอมูลลงฐานใหคลิ๊กปุม ระบบจะแสดงขอความ ใหยืนยันความตองการคือ ”ตองการนําขอมูลเขาฐานขอมูลหรือไม” ตามภาพที่ 8.19- กรณีตองการนําเขาฐาน ใหคลิ๊กปุม ระบบจะแสดงขอความ

นําขอมูลเขาฐานขอมูลเรียบรอยแลวตามภาพที่ 8.20 คลิ๊กปุม เครื่องจะออกไปสูเมนูหลัก

- กรณีไมตองการนําเขาฐาน คลิ๊กปุม เครื่องจะออกไปสูเมนูหลัก

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 32

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

ภาพที่ 8.18

ภาพที่ 8.19 ภาพที่ 8.20

โปรแกรมบันทึกขอมูล ภ.ง.ด.2 , 2 ก สําหรับการยื่นแบบฯดวยสื่อฯ VERSION 1.00 หนา 33

สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ กันยายน 2544

8.3 การนําขอมูล ภ.ง.ด. 2 ก เขาฐานดําเนินการเชนเดียวกันกับ การนําเขาขอมูล ภ.ง.ด. 2 ทุกขั้นตอน แตมีขอสังเกต ดังนี้คือ- ข้ันตอนการเตรียมขอมูลกําหนดชื่อ Text file เปน Pnd2.txt เหมือนการตั้งชื่อ File ของ

ภ.ง.ด. 2- เลือกเดือนที่จายเงินได เปน 00 (ทั้งป ภ.ง.ด. 2 ก) ตาม ภาพที่ 8.21

ภาพที่ 8.21