สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 1

งานสารบรรณ เปนระบบงานยอยงานหนึ่งในระบบสํานักงานอิเล็กทรอนิกส (OBEC e-Office) ของสํานักงานคณะกรรมการการศึกษาข้ันพ้ืนฐาน มีหนาท่ีบริหารจัดการการรับ-สงหนังสือราชการ ของทุกหนวยงานและสถานศึกษาในสังกัด สํานักงานคณะกรรมการสารศึกษาข้ันพ้ืนฐาน มีการทํางานแยกยอย 9 เมนู คือ 1.บริการสราง/เสนอหนังสือราชการ (ผูดูและระบบ, สารบรรณกลาง, ผูใชงานท่ัวไป) 2.บริการรับหนังสือราชการภายนอก (สารบรรณกลาง) 3.บริการพิจารณามอบหมายหนังสือราชการ (ผูดูและระบบ, สารบรรณกลาง, ผูใชงานท่ัวไป) 4.บริการออกเลขหนังสือราชการ-คําสั่ง (สารบรรณกลาง) 5.บริการแจงจัดเก็บหนังสือราชการ (สารบรรณกลาง) 6.บริการสืบคนขอมูลหนังสือราชการ (ผูดูและระบบ, สารบรรณกลาง, ผูใชงานท่ัวไป) 7.บริการปรับปรุงขอมูลการสงหนังสือ (สารบรรณกลาง) 8.บริการสงทะเบียนหนังสือเก็บสงหนวยจัดเก็บ (สารบรรณกลาง) 9.บริการขอมูลพ้ืนฐานงานสารบรรณ (ผูดูและระบบ, สารบรรณกลาง) ดังรูปภาพ

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 2

ในคูมือการใชงานเลนนี้จะกลาวอธิบาย เฉพาะ บริการสราง/เสนอหนังสือราชการ เทานั้น สวนเมนูยอยอ่ืน ผูใชงานควรศึกษาเพ่ิมเติมดวยตนเอง เพราะแตละสิทธิ์ท่ีเขาใชงาน งานสารบรรณ นั้นจะไมเทากัน

งานสารบรรณ : ผูใชงานทั่วไป การรับหนังสือราชการ 1.เม่ือมีหนังสือผานมาจากสารบรรณกลางหรือ ผอ.โรงเรียน มอบ ท่ีหนาจอของผูใชงาน ในสวนรายการท่ีตองดําเนินการ จะพบขอความ รอดําเนนการ(จนท./ขรก.สพฐ.) พรอมแสดงตัวเลขซ่ึงหมายถึงจํานวนหนังสือท่ีผูใชงานไดรับ ใหผูใชงานคลิกท่ีตัวเลข ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 3

2.จะพบหนาจอแสดงหนังสือท้ังหมด ใหผูใชงานคลิกดูรายละเอียดของหนังสือ ดังรูป

3.ใหคลิกดูรายละเอียดไฟลท่ีแนบระบบจะทําการดาวนโหลดลงเครื่อง ใหผูใชงานพิมพลงกระดาษสําหรับเสนอหนังสือในโรงเรียนตอไป คําแนะนําผูใชงานควรตรวจดูไฟลแนบใหครบทุกแถบเมนู ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 4

4.เม่ือเลื่อนหนาจอลงมาดานลาง ใหผูใชงานเลือกทํารายการ

จะเขาสูข้ันตอน บริการสราง/เสนอหนังสือราชการ ซ่ึงจะกลาวในลําดับตอไป

สําหรับสงคืนหนังสือราชการไปยังเจาของเรื่อง

สําหรับยุติเรื่อง

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 5

การสราง/เสนอหนังสือราชการ เปนการสรางและเสนอหนังสือราชการไปยังผูบริหารของโรงเรียนเพ่ือพิจารณา ซ่ึงการทํางานสวนนี้จะทํางานคลายกันกับ การรับหนังสือราชการแลวเลือกเมนู ตั้งเรื่อง เพ่ือเสนอใหผูบริหารโรงเรียนพิจารณาเชนกัน จะตางกันท่ีเมนู ตั้งเรื่อง จะมีไฟลท่ีแนบมาพรอมอยูแลว ซ่ึงจะอธิบายข้ันตอนการสรางและเสนอหนังสือราชการ ดังนี้ 1.ใหผูใชงานคลิกเลือกเมนู E-OFFICE > งานสารบรรณ > บริการสราง/เสนอหนังสือราชการ > บันทึกสรางหนังสือ ตามลําดับดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 6

2.ผูใชงานจะพบหนาจอสรางหนังสือราชการ ใหผูใชงานกรอกรายละเอียดของหนังสือใหครบถวย โดยเฉพาะบรรทัดท่ีมีเครื่องหมายดอกจันสีแดง (*) เพราะหากไมลงรายละเอียดสวนนี้ ระบบจะบันทึกไมผาน ดังรูป

รายละเอียดการบันทึก

− เลขท่ีหนังสือ โปรแกรมแสดงโดยอัตโนมัติเม่ือทําการออกเลขท่ีหนังสือ

− ลงวันท่ี โปรแกรมแสดงโดยอัตโนมัติเม่ือทําการออกเลขท่ีหนังสือ

− ประเภทของหนังสือ คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการประเภทของหนังสือ

− ชั้นความเร็ว คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการชั้นความ

− ชั้นความลับ คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการชั้นความลับ

− เรื่อง ปอนเรื่องเปนตัวอักษรความยาวไมเกิน ๒๐๐๐ ตัวอักษร

− เรียน คลิกปุม เพ่ือเลือกจากรายการ

− จาก โปรแกรมแสดงชื่อผูตั้งเรื่องตามขอมูลผูใชงาน

− สาระสําคัญ ปอนเรื่องเปนตัวอักษรความยาวไมเกิน ๑๐๐๐ ตัวอักษร

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 7

3.สวน หนังสือนําสง ใหคลิกท่ีรูป เพ่ือแนบไฟลเอกสาร จากนั้น คลิกท่ีปุม เพ่ือคนหาไฟลท่ีจะแนบ ดังรูป

4.จากนั้นเลือกไฟลท่ีจะแนบ แลวกดปุม Open ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 8

5.เม่ือผูใชงานไดเลือกไฟลท่ีแนบเพ่ือเสนอผูบริหารพิจารณา แลวใหคลิกปุม ดังรูป

6.ระบบจะแสดงไฟลท่ีแนบ

7.เลื่อนหนาจอลงดานลาง ในสวน จึงเรียนมาเพ่ือโปรด ใหติ๊กเลือกบรรทัด ทราบ และหากมีการลง

นามถึงหนวยงานอ่ืน ก็ควรติ๊กดวย จากนั้นตองเลือกหนวยงานท่ีจะลงนามถึงดวย โดยเลือกคลิกท่ี ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 9

8.จากนั้นจะปรากฏหนาจอเล็กข้ึนมาเพ่ือใหผูใชงานเลือกหนวยงานท่ีตองการสงหนังสือราชการ โดยเลือกหนวยงานทางดานซายของหนาจอ เม่ือเลือกหนวยงานจะไปปรากฏท่ีหนาจอทางดานขวา เม่ือเลือกเปนท่ี

เรียบรอยแลวใหคลิกท่ีปุม ดังรูป

9.จากนั้นท่ีหนาจอ สรางหนังสือราชการ ดานลางใหคลิกท่ีปุม ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 10

10.ระบบจะแจงวาตองการเสนอหนังสือถึงผูบริหารโรงเรียนหรือไม ใหคลิกท่ีปุม OK 11.จากนั้นระบบจะแจงเลขท่ีหนังสือสง ใหคลิกท่ีปุม OK อีกครั้ง เปนการจบข้ันตอนการสรางและเสนอหนังสือราชการ

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 11

การออกเลขและการแนบไฟลสงหนังสือราชการ 1.หลังจากท่ีผูบริหารของโรงเรียนไดทําการอนุมัติหนังสือราชการท่ีเสนอแลว ท่ีหนาจอของผูใชงาน ในสวนของ รายการท่ีตองดําเนินการ จะปรากฏขอความเพ่ิม เรื่องท่ีพิจารณาแลว พรอมดวยตัวเลขท่ีแสดงรายการหนังสือท่ีผานการอนุมัติจากผูบริหารโรงเรียน ใหผูใชงาน คลิกท่ีตัวเลขดังกลาว ตามรูป

2.ระบบแสดงรายการหนังสือท่ีอนุมัติ ใหคลิกท่ีรูป เพ่ือออกเลขหนังสือสง

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 12

3.จะพบหนาจอใหออกเลขหนังสือ ใหคลิกท่ีปุม ตามรูป

4.จากนั้นระบบจะใหเลขหนังสืออัตโนมัติ ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 13

5.เม่ือไดเลขหนังสือแลว ลําดับตอไป จะเปนการแนบไฟล ท่ีผานการอนุมัติและมีลายเซ็นตจาก ผอ.โรงเรียน แลวแปลงไฟลเปนสกุล pdf (เม่ือหนังสือผานการอนุมัติ ตองเตรียมหนังสือเปน pdf ใหเรียบรอยกอน พรอมสําหรับเปนไฟลแนบสง) ใหผูใชงานติ๊ก แลวตามดวยกคลิกปุม

เพ่ือแนบไฟลเอกสาร จากนั้นปรากฏหนาจอเล็ก ใหคลิกท่ีรูป เพ่ือแนบไฟลเอกสาร ดังรูป

6.จากนั้น คลิกท่ีปุม เพ่ือคนหาไฟลท่ีจะแนบ

หมายเหตุ ตองเปนไฟลหนังสือท่ีผานการอนุมัติ และแปลงเปนไฟล pdf แลว

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 14

7.จากนั้นเลือกไฟลท่ีจะแนบ แลวกดปุม Open ดังรูป

8.เม่ือผูใชงานไดเลือกไฟลท่ีแนบเพ่ือเสนอผูบริหารพิจารณา แลวใหคลิกปุม ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 15

9.จากนั้นระบบจะแสดงชื่อไฟลท่ีแนบใหผูใชงานเห็นอีกครั้ง เม่ือเอกสารแนบถูกตองเรียบรอย ใหคลิก

ท่ีปุม ท่ีมุมบนขวา ดังรูป

10.ระบบจะยอนกลับมาท่ีหนาจอออกเลขหนังสือ ใหคลิกท่ีปุม เพ่ือสงหนังสือ ตามรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 16

11.ระบบจะถามยืนยันวาผูใชงานไดแนบไฟลแลวหรือยัง หากยังไมไดแนบไฟล ใหกดปุม Cancel เพ่ือกลับไปแนบไฟลอีกครั้ง หากแนบไฟลเรียบรอยแลว ใหกด OK

12.ระบบจะบันทึกขอมูลและแสดงขอความวาสงหนังสือเปนท่ีเรียบรอยแลว ใหกด OK อีกครั้ง

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 17

13.จบข้ันตอนการสรางและสงหนังสือราชการ ท้ังนี้ผูใชงานสามารถดูรายการเคลื่อนไหวของหนังสือตางๆท่ีสรางข้ึนวา ปลายทางไดรับแลวหรือยัง โดนคลิกท่ีเรื่องหนังสือท่ีตองการดูความเคลื่อนไหว

14.ระบบจะแสดงรายการหนังสือท่ีผูใชงานสราง พรอมแสดงไฟลท่ีแนบสง ใหผูใชงานคลิกเลือกแทบ

เมนู ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 18

15.จากนั้นระบบจะแสดงรายงานเคลื่อนไหวของหนังสือท่ีผูใชงานสราง ตั้งแตสรางหนังสือ, เสนอ, อนุมัติ, ออกเลข, สงหนังสือ และสามารถทราบไดวาหนังสือปลายทางรับแลวหรือยัง ตามรูป

************************** จบ การสรางและสงหนังสือราชการ **************************

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 19

การสรางหนังสือราชการภายใน หรือ บันทึกขอความเพ่ือสงไปยังหนวยงานหรือบุคคล ซ่ีงมีข้ันตอนใชงานดังนี้ 1.ผูใชงานคลิกเลือกเมนู E-OFFICE > งานสารบรรณ > บริการสราง/เสนอหนังสือราชการ > บันทึกขอความ ตามลําดับ ตามรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 20

2.จากนั้นจะพบหนาจอบันทึกขอความ ดังรูป

รายละเอียดการบันทึก

− ประเภทของหนังสือ คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการประเภทของหนังสือ

− ชั้นความเร็ว คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการชั้นความ

− ชั้นความลับ คลิกปุม เพ่ือเลือกจาก list รายการชั้นความลับ

− เรื่อง ปอนเรื่องเปนตัวอักษรความยาวไมเกิน ๒๐๐๐ ตัวอักษร

− จาก โปรแกรมแสดงชื่อผูตั้งเรื่องตามขอมูลผูใชงาน

− ถึง คลิกปุม เพ่ือเลือกจากรายการ

− สาระสําคัญ ปอนเรื่องเปนตัวอักษรความยาวไมเกิน ๑๐๐๐ ตัวอักษร

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 21

3.ท่ีบรรทัด *ถึง ใหผูใชงานคลิกท่ีรูป เพ่ือเลือกบุคลากรท่ีตองการสงหนังสือบันทึกขอความ จากนั้นระบบจะแสดงหนาจอเล็กแสดง กลุมงาน และ บุคคล ดังรูป

4.ใหผูใชงานคลิกเลือก หนารายชื่อ ทางดานซายของหนาจอ แลวรายชื่อท่ีเลือกจะไปปรากฏทางดานขวาของหนาจอ ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 22

5.หากผูใชงานตองการลบรายชื่อท่ีเลือก สามารถทําไดโดย คลิกเลือกรายชื่อท่ีตองการลบ จากนั้นคลิกท่ีรูป ระบบก็จะทําการลบรายชื่อนั้นทันที ดังรูป

6.เม่ือเลือกรายชื่อเรียบรอยแลว จากนั้นกดท่ีปุม เพ่ือบันทึกขอมูล

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 23

7.สวนของ หนังสือนําสง ผูใชงานสามารถแนบไฟลหนังสือตางๆ ประกอบได โดยคลิกท่ี เพ่ือคนหาไฟลหนังสือท่ีตองการแนบ ดังรูป

8.จากนั้น คลิกท่ีปุม เพ่ือคนหาไฟลท่ีจะแนบ

หมายเหตุ ตองเปนไฟลหนังสือท่ีผานการอนุมัติ และแปลงเปนไฟล pdf แลว

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 24

9.จากนั้นเลือกไฟลท่ีจะแนบ แลวกดปุม Open ดังรูป

10.เม่ือผูใชงานไดเลือกไฟลท่ีแนบเพ่ือเสนอผูบริหารพิจารณา แลวใหคลิกปุม ดังรูป

สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษามัธยมศึกษา เขต 11 หนา 25

11.จากนั้นระบบจะแสดงชื่อไฟลท่ีแนบใหผูใชงานเห็น ดังรูป

12.เม่ือตรวจสอบความถูกตองเรียบรอยแลว ใหผูใชงานคลิกท่ีปุม เพ่ือบันทึกและสงหนังสือบันทึกขอความถึงปลายทาง ก็เปนการเสร็จสิ้นข้ันตอนการบันทึกขอความ ดังรูป

13.ผูใชงานท่ีรับหนังสือบันทึกขอความ สวน รายการท่ีตองดําเนินการ จะพบขอความ เรื่องรอดําเนินการ(บันทึกขอความ)(จนท./ขรก.สพฐ.) พรอมแสดงตัวเลขซ่ึงคือจํานวนหนังสือท่ีเขามา ดังรูป