ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ และคุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุirem.ddc.moph.go.th/uploads/tiny/history/training/... ·

ประเภทของเอกสารจดหมายเหต

และคณคาของเอกสารจดหมายเหต

การอบรมเชงปฏบตการ “เตรยมการจดตงพพธภณฑ และหอจดหมายเหตกรมควบคมโรค”, 27 เมษายน 2559

สทธศกด รงเจรญสขศร

ศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน)

OUTLINE

1. ประเภทและ

การแบงกลม

เอกสารจดหมาย

เหต

2. คณคาของ


เหตสวนบคคล

3. ประโยชนและ

ตวอยางของงาน


เหตดจทล

สทธศกด รงเจรญสขศร. ประเภทของเอกสารจดหมายเหต และความสาคญของเอกสารสวนบคคล. การอบรมเชงปฏบตการ "เตรยมการจดตงพพธภณฑ และหอจดหมายเหตกรมควบคมโรค". 27 เมษายน 2559.

2

ประเภทของเอกสารจดหมายเหต (1)

1. Exclusive record• นยามโดยหนวยงานจดหมายเหต และหนวยงานท

องหลกการจดเกบเอกสารตามหนวยงานภาครฐ

(i.e. ระเบยบงานสารบรรณ สานก

นายกรฐมนตร)

• มความเปนของแท สามารถเชอถอได และ

สามารถตรวจสอบการใชงานของผสราง/

หนวยงานทรบผดชอบการสรางได

(auditable)• “เอกสารตวเขยน หรอเอกสารทบนทกอยบน

กระดาษ” ?!สทธศกด รงเจรญสขศร. ประเภทของเอกสารจดหมายเหต และความสาคญของเอกสารสวนบคคล. การอบรมเชงปฏบตการ "เตรยมการจดตงพพธภณฑ และหอจดหมายเหตกรมควบคมโรค". 27 เมษายน 2559.

3 Williams, 2013.

สอโสตทศน

สอดจทล?!

Presenter

Presentation Notes

อาจกลาวไดวา เอกสารกลมนเปนเอกสารกระแสหลกของงานจดหมายเหตในทกวนน เมอพดถงงานจดหมายเหตกตองนกถงเอกสารทเกยวของกบการทำงานของหนวยงาน/องคกร และเมอจดเกบไปไดระยะเวลาหนงกตองมการประเมนคณคาของเอกสาร กอนทจะสงตอใหหอจดหมายเหตแหงชาต หรอจดเกบตอไปรกษาไวทหนวยงานเปนจดหมายเหตขององคกรตอไป ตย.ทเปนรปธรรมทสด คอ ระเบยบสารบรรณทไดมการกำหนดไววาเอกสารประเภทใดบางทตองจดเกบเพอสงหจช. เพอเกบไวเปนหลกฐานการทำงานของหนวยงาน โดยทเอกสารของงานจดหมายเหตในทนหมายถง “เอกสารตวเขยน หรอเอกสารทบนทกอยบนกระดาษ” ***เคาะ สอโสตทศน เชน VDO แถบบนทกเสยงละ ยงไมนบรวมสอดจทลทเกดขนอยางมากมายมหาศาลในยดน ทงน เราตองเขาใจเสยกอนวาวธคดแบบ Exclusive น เกดขนตงแตกอนศตวรรษท 19 ในยคทผคนยงสอสาร-สงขอความถงกนโดยอาศยกระดาษเปนวสดในการบนทกขอมล ซงสอดคลองกบทฤษฎวงจรชวตเอกสารท T R Schelenburh ไดคดคนขน โดนมองวาเอกสารสามารถแบงและอธบายไดตามชวงวงจรชวตทแบงออกไดเปน ชวงสราง/ชวงเอกสารยงอยในกระแส/เอกสารกงกระแส/เอกสารสนกระแส แลวทายทสด จงคอยถกประเมนวาจะถกทำลาย หรอสงเขาหอจดหมายเหตเพอรบการสงวนรกษา อยางไรกด เมอเขาสยคปลายศตวรรษท 20 การเกดขนของสอทใชในการบนทกขอมลทหลากหลายขน เชน ฟลมภาพยนตร ไมโครฟลม แถบบนทกเสยง โดยเฉพาะการมาถงของสอดจทลซงไดสรางความเปลยนแปลงครงสำคญใหกบงานจดหมายเหต โดยในสวนของสอ Analog ภายหลงกไดรบการจดเกบเขาเปนเอกสารจดหมายเหตโสตทศน แตสำหรบสอดจทล สอชนดนยงอยในระยะของการเปลยนผาน และทาทายกระบวนการทำงานของนกจดหมายเหตอยางยง แมวาในภายหลงจะเรมมการตนตวจดเกบเอกสารจดหมายเหตอเลกทรอนกสกนแลว แตงานในจดนผมวายงชาเกนไป

ประเภทของเอกสารจดหมายเหต (2)

2. Inclusive record• นยามโดยนกวชาการจากสถาบนการศกษา

• สอทใชในการบนทกหลากหลายกวาในอดต + การไหลเวยน

ของขอมลดจทลจานวนมหาศาลในระหวางการดาเนนงาน

• เนนใหความสาคญกบการเกบรกษาขอมลทงหมดทเกดจาก

กระบวนการทางานเปนลาดบแรก

• ครอบคลมสอดจทลท งหมด สอดจทลโดยกาหนด ฐานขอมล

เนอหาขอมลบนเวบไซต Intranet ทใชในองคกร


4 Williams, 2013.

Presenter

Presentation Notes

อยางทเมอกผมบอกไปวา แมภายหลงทางหนวยงานจดหมายเหตของภาครฐกไดมการปรบรปแบบการทำงาน โดยเรมจดเกบสออเลกทรอนกสเขาไปเปนสวนหนงของคลงเอกสาร แตกยงเนนเพยงแคเอกสารทเกดขนจากการปฏบตงานขององคกรภาครฐเปนสำคญ ดวยเหตน บรรดานกวชาการทเหนจดออนในการทำงาน และตระหนกถงความหลากหลายของสอทใชในการบนทกทมมากกวาอดต โดยเฉพาะสอดจทลทมการไหลเวยนในปรมาณมหาศาล พวกเขาจงไดเสนอแนวคดเรอง Inclusive rec. โดยเนนใหความสำคญไปทการเกบรกษาขอมลทงหมดทเกดจากกระบวนการทำงานเปนลำดบแรก ซงสอดจทลทงหลายไมวาจะเปนสอดจทลโดยกำเนด สอทไดรบการแปลงสภาพ ฐานขอมล ฯลฯ พวกนลวนถกเกบหมด

TOTAL ARCHIVES

• นกจดหมายเหตควรทจะเกบบนทกทางประวตศาสตรของ

คนทกกลมในสงคม ไมใชแคกลมชนชนนา

• ไมควรจากดประเภทของเอกสารจดหมายเหตทจะจดเกบ

เขาคลง

• นกจดหมายเหตควรควบคมวงจรชวตของเอกสารทงหมด

• ควรมการสรางเครอขายกบผปฏบตงานทเกยวของ


5O'Donnell, 1994, p. 6 อางถง Terry Cook, "The Tyranny of the Medium: A Comment on Total Archives," Archivaria 9 (Winter 1979-80). pp.148-49

Presenter

Presentation Notes

ผมขออนญาตขยายความคดเรองการแบงเอกสารแบบ Inclusive rec. เพมอกนดนะครบ เพราะการแบงประเภทนไดนำไปสแนวคดเรอง Total Arc. ซงผมคดวานาจะตอบโจทยการทำงานของงานจดหมายเหตกระแสรองแบบงานทพวกเราๆ ทานๆ กำลงทำกนอยทมไดเกบรวบรวมเอกสารจากการทำงานขององคกร แตกำลงจะเนนการเกบรกษาเอกสารในบางประเดนทเราเหนวามคณคาตอหนวยงาน/สงคม โดย Total Archives เสนอวา..... ปฏเสธไมไดวาถาเรานกถงเอกสารจดหมายเหต เรามกนกถงเรองราวของบคคลสำคญ เชน พระมหากษตรย เชอพระวงศ รฐบรษ ขาราชการคนสำคญทมผลตอการเปลยนแปลง หรอเปนบคคลสำคญของสงคม แลวคนตวเลกตวนอยละ เราเอาพวกเขาไปทงไวทไหน? โดยเฉพาะบคคลสำคญของชมชน หรอบคคลทสรางประโยชน หรอคณปการใหกบสาขาอาชพ หรอบคคลททำหนาทเกบรวบรวม สบทอดรกษาความร ภมปญญาทองถนเอาไว เราเคยใหความสำคญกบความรและภมปญญาของพวกเขามากนอยแคไหน? อยางทผมไดอธบายไปแลววาในยคน เราไมควรจำกดประเภทของวสดทจะจดเกบอกแลว เราควรเกบวสดทกแบบทจะสอใหเหนทงเนอหาและบรบทของ collection นนๆ แตทงน ผมกไมไดหมายความวาเราตองเกบหมดทกอยาง เพราะไมงนกจะกลายเปนขยะดจทลปรมาณมหาศาล ซงในจดนเราตองมนโยบายในการประเมนและคดเลอกเอกสารใหเหมาะสมกบวตถประสงคของหนวยงานเราดวย เรองวงจรชวตเอกสารนกเปนอกเรองทเราควรจะตองใหความสำคญ ลงมอปฏบตกนอยางจรงจงมากกวาน เพราะตอนนงานจดหมายเหตในประเทศของเราสวนใหญยงองกบทฤษฎทฤษฎวงจรชวตเอกสารทมองวาเอกสารมวงจรชวตเปนเสนตรงยาว คอ เกด ใชงาน เลกใช แลวกประเมนเพอจะจดเกบ หรอทำลาย แตในความเปนจรงแลว อยางทบอกไปวาวสดสมยใหมทใชในการบนทกขอมล ไมใชกระดาษทมวงจรชวตเปนเสนตรงอกตอไปแลว แตกลายเปนไฟลดจทลโดยกำเนด คำถามคอ ถาเราพมพงานในไฟล word แลวเรา printout ออกมาเพอใชงาน แลวเราจะเกบอะไรเขาคลงจดหมายเหตระหวางตวไฟลดจทล หรอวาตวเอกสารทเรา printout ออกมา แลวถาไฟลดจทลของเราเนยมใครมา copy เอาไปใช แลวดดแปลงเนอหาภายใน คำถามสำคญคอ “ความเปนตนฉบบ” ของไฟลงานเราเนยมนจะอยไปทตรงไหน เพราะหนงในหวใจสำคญของงานจดหมายเหต คอ การเกบรกษาวสดตนฉบบ แตถาตนฉบบของเราดนกลายเปนไฟลดจทลทสามารถ reproduce ไดซำแลวซำอก เราจะมวธการเกบรกษาและควบคมความเปนตนฉบบไดอยางไร? ดงนนแลว กอนทเราจะเรมคดวางแผนลงทนซอ Hardware / Software เพอจะมาใชกบงาน ผมวาเราควรคดถงวธการควบคมวงจรชวตของเอกสารของโครงการทจะเกดขนเสยกอน โดยเฉพาะตวไฟลดจทลเองทมวงจรชวตซบซอน และตองการการวางแผน ความเขาใจ ความชำนาญของผปฏบตงานเปนอยางมากในการจดการ สดทาย คอ การสรางเครอขายเนยเปนเรองทเปนประโยชนมาก โดยเครอขายทผมมองเนยม 2 ระดบ 1) เครอขายทางความร คอ การแลกเปลยน ถายทอดประสบการณการทำงานรวมกนระหวางผปฏบตงานทเกยวของ ซงผมมองวาการจดงานในวนนถอเปนจดเรมตนทดแลว และอยากใหทางกรมควบคมโรคใหการสนบสนนและแสวงหาพนธมตรในการทำงานรวมกนในโอกาสตอๆ ไป 2) เครอขายแลกเปลยนขอมล ในจดนเปนเรองของเชงเทคนคนดหนอย อยากทบอกไปแลววาถาเราคดจะจดทำ Digital Ar. แลว เราไมสามารถอยคนเดยวบนโลกออกไลนได เราตองแสวงหาพนธมตรทมประเดน เนอหาใกลเคยงกบของทสะสมอยในคลงของเรา เพอทำการแลกเปลยน หรอเชอมโยงขอมลกนโดยอาศยเทคโนโลยสารสนเทศ

คณคาของเอกสารสวนบคคลจดหมายเหตสวนบคคล

อะไรคอ “เอกสารสวนบคคล”?

Personal papers (also personal records, private papers), n. 1. Documents created, acquired, or received

by an individual in the course of his or her affairs and preserved in their original order (if such order exists).

2. Nonofficial documents kept by an individual at a place of work.

SAA, 1997-2016.


6

Presenter

Presentation Notes

จากอภธานศพทของสมาคมนกจดหมายเหตอเมรกา เอกสารสวนบคคล มอย 2 ความหมายดวยกน 1. เอกสารทบคคลใดบคคลหนงสราง แสวงหา หรอไดรบ โดยมาจากธระสวนตวหรอหนาทการงาน และเอกสารเหลานถกสงวนรกษาไวในรปแบบการจดเรยงดงเดม 2. เอกสารสวนบคคลทไมเปนทางการซงถกเกบรกษาไว ณ สถานททำงาน โดยสรปแลว ตามความเหนของผม สบ. จงมความหมายครอบคลมแบบกวางๆ ไดวา เปนเอกสารทเกยวของกบชวตสวนตวและหนาทการงานของบคคล โดยมความเกยวของกบสถานททำงานและงานททำดวย

คณลกษณะของเอกสารสวนบคคล (สงกดหนวยงาน/องคกร)1. เปนสวนหนงของระบบการทางาน

หนวยงาน/องคกร

• สะทอนประสทธภาพการทางานของหนวยงาน/องคกร

• ใชเปนแหลงขอมลสาหรบผบรหารในการตดสนใจ

2. สมพนธกบการจดการทรพยากรบคคล

• Ex. ประวตการศกษา, การจายเงนเดอน

3. เกยวของกบการจางงาน

• Ex. ประเมนและเลอนขน, สทธตางๆ ทจะไดรบจากการเปนพนง.

4. มความออนไหว

• มาตรการในการจดการและเขาถง

• จรรยาบรรณ

5. อยในกระแสการใชงานทยาวนาน

6. มปรมาณมหาศาล


7 ICA, 1999, pp. 6-9

Presenter

Presentation Notes

เปนทแนนอนวา สบ.ทสงกดภายใตหนวยงาน/องคกรตองเปนสวนหนงในระบบการทำงานขององคกร สบ.ทมคณภาพของพนง.จะชวยสะทอนใหเหนความมประสทธภาพของหนวยงาน และเปนขอมลทชวยในการตดสนใจขององคกร ถาคณเปนพนง.ขององคกร ทางองคกรกตองมขอมลทเกยวกบตวคณเองเอาไว ตย. ประวตการศกษาและฝกอบรม แผนการพฒนาบคคล เอกสารการจางงาน/เลอนขน บญชการจายเงน ฯลฯ เปนหลกฐานทแสดงใหเหนการทำงานของคณในองคกรวาคณมมการเตบโตในหนาทการงานอยางไรบาง เพอใชเปนขอมลสำหรบผบรหารในการเลอนขน หรอประเมนการทำงานของคณ เปนเรองสำคญมากทขอมลในคณลกษณะนตองมความถกตองไมบดเบอน เพราะหากขอมลไมเปนไปตามจรง อาจนำไปสการตดสนใจทผดพลาดของผบรหาร ซงอาจสงผลกระทบตอสทธตางๆ ทพนง.จะไดรบ เชน สทธทจะทำงานตอ (ในกรณทจะถกประเมน) สทธในการเลอนขน สทธในการเขาฝกอบรม สทธในการรบสวสดการตางๆ ทงน เราตองเขาใจกอนวานอกเหนอไปจากขอมลทเกยวกบกบทำงานแลว สบ.ยงมขอมลสวนตวอยดวย การจะเขาถงขอมลพวกนจำเปนตองมมาตรการทเขมงวด นกจดหมายเหตในฐานะทเปนผไดรบมอบหมายใหจดการและดแลขอมลสวนบคคลทมความลบน ตองดำเนนงานดวยความรอบคอบและมหลกจรรยาบรรณในการทำงานดวย จรรยาบรรณาในทนหมายถงการคำนงถงแนวทางการจดการและเขาถงขอมลสวนบคคลเหลานอยางเหมาะสม โดยธรรมชาตแลว ม 2 ปจจยทจะทำให สบ.ยงคงอยในกระแสการใชงาน 1) ตวผผผลต/เจาของเอกสารยงคงทำงานอยในองคกร เพราะถาตวคณยงทำงานอย เอกสารเหลานกยงคงถกเรยกใชอยเรอยๆ 2) แมวาคณจะเกษยณ หรอลาออกไปแลว แตถาหนวยงานยงตองการใชเอกสารชดนอย เพอตอบวตถประสงค หรอการทำงานบางเปาหมายขององคกร ตวเอกสารกยงคงจะไหลเวยนอยในกระแสการใชงานตอไป ปฏเสธไมไดวาทกวนน พวกเราแตละคนมการผลตเอกสารออกมาในปรมาณมาหศาลมากในแตละวน อนนผมพดถงแคเอกสารทเปนกระดาษแคนนนะครบ ยงไมนบรวมตวดจทลไฟลทนำไปแปรรปสรางเปนเอกสารสำนกงานประเภทอนๆ อก ดงนนแลว หากเราไมวางแผนจดการขอมลพวกนเสยแตเนนๆ ในอนาคตหนวยงานของทานจะตองประสบปญหาการสรางพนทจดเกบเอกสาร ยงไมนบรวมถงไฟลดจทลจำนวนมหาศาลอกตางหาก

Q: แลวจะรไดอยางไรวาเอกสารสวนบคคลของใคร

มความสาคญตอองคกร/สงคม?


8

“Boundaries between the records of individuals, organizations and wider society are inevitably blurred, but some distinctive roles or purposes of records can be defined for each.”

Williams, 2013.

บคลากรของ

หนวยงานบคคลภายนอก

Presenter

Presentation Notes

ทง 6 ขอทผมอธบายไปเมอตะก คอ คณลกษณะทวไปของเอกสารสวนบคคล แตทงน คำถามสำคญทผมอยากชวนถกตอ คอ แลวเราจะรไดอยางไรวา สบ. ของใครมความสำคญตอองคกร/สงคม โดยเฉพาะถาเราจะตองเรมจดทำหอจดหมายเหตขนมาเนย เราจะรไดอยางไรวาเอกสารของคนในองคกรเราเนย คนไหนบางทมความสำคญตอองคกร/สงคม จนควรคาแกการจดเกบ หรองานของบคคลภายนอกหนวยงาน แตมเนอหาเกยวของกบวตถประสงคขององคกรเราเนย เราจะจดเกบหรอไม? ตย. หอจดหมายเหตของกรมควบคมโรคทเรากำลงวางแผนจะจดตงเนย ถาบงเอญเราไปเจอเอกสารทเปนภมปญญาของชาวบานทสอนวธการปองกน หรอรกษาโรคอะไรบางอยางเนย เราคดวาเอกสารชดนควรจะจดเกบหรอไม?? กอนอนเลย เราตองยอมรบวาขอบเขตของเอกสารสวนบคคล กบเอกสารจดหมายเหตขององคกรทมผลตอสงคมเนย มขอบเขตทไมชดเจน กำกงมาก ***เคาะ แตทงน หากเราใชบทบาทและวตถประสงคของผสรางมาชวยจบแลว สองสงนอาจชวยเราสรางเงอนไขในการคดเลอก สบ. ทจะจดเกบได

Roles• บทบาทขององคกรทมตอสาธารณชน

• บทบาทของผสรางสรรคทมตอหนวยงานและสาธารณชน

Purposes• วตถประสงคในการสรางคลงจดหมายเหตดจทล

• วตถประสงคของการสรางเอกสารของผสราง


9

Presenter

Presentation Notes

บทบาท ในทนม 2 มต ในมตแรก อยากใหเรายอนกลบมามองทตวองคกรเรากอนวาเรามบทบาทอยางไรตอสาธารณชน เชน สถาบน TDRI เขามจดยนชดเจนของเขาวาเขาเปน Think tank ทางดานเศรฐกจของประเทศ งานวจยหรอความเหนของเขาทเผยแพรออกสสาธารณะสวนใหญแลวกเปนเรองการจบตามองเศรษฐกจของไทย พรอมกบใหขอเสนอแนะ แลวกรมควบคมโรคละ บทบาทของเราตอสาธารณะคออะไร ในจดนผมจงอยากใหทางหนวยงานยอนกลบมามองตวเองใหเคลยรกอนวาบทบาทของเราทพยายามเผยแพรออกสสาธารณะเนยมนชดเจน ตรงตามวตถประสงคการจดตงของหนวยงานมย แลวคนภายนอกเขารบรภาพลกษณของเราตรงตามทเราตองการสอหรอปาว ในมตทสอง ถาโจทยเราคอการจดทำคลงเอกสารจดหมายเหตสวนบคคล เราตองมองวา collection ของบคคลทเราจะจดเกบ หรอแสวงหามาเขาคลงเนย เขาเกยวของกบวตถประสงคของหนวยงานเราหรอไม และงานทเขามคณปการตอสงคมมากนอยแคไหน วตถประสงค กม 2 มตเชนกน โดยในมตแรก คอ วตถประสงคในการจดตงคลงจดหมายเหตดจทลของเราเนยทำไปเพออะไรกน วตถประสงคในจดนอาจลอไปกบวตถประสงคขององคกรได เชน หนงในวตถประสงคการกอตงศนยมานษ คอ การเปนคลงขอมลทางดานมานษยวทยา ดงนนแลว เราจงจดทำฐานขอมลจดหมายเหตมานษยวทยาขน เพอรวบรวมเอกสารสวนบคคลของนกมานษยวทยาเอาไว ในมตถดมา วตถประสงคในการสรางเอกสารของผสราง ในทนถาเปนบคลกรขององคกรเนย กคอนขางชดเจนวาวตถประสงคในการสรางเอกสารของเขากเพอตอบสนองการดำเนนงานขององคกร แตถาเปนบคคลภายนอกทสรางเอกสารสอดคลองกบวตถประสงคขององคกร กบวตถประสงคของการจดตงคลงจดหมายเหตละ เราจะพจารณาจดหาเอกสารประเภทนเขามาในคลงหรอไม?? ผมขอยกตวอยางงานของหอจดหมายเหตและพพธภณณสขภาพไทยมาละกนนะครบ คอ เคาไดอธบายไวชดเจนเกยวกบเอกสารสวนบคลลของเขาวา หมายถง เอกสารสวนบคคลผมคณปการตอระบบการแพทยและสาธารณสข และผมคณปการตอระบบสขภาพไทย รวมทงเอกสารภาคประชาชน ทงปราชญทองถนทมประวตดแลและรกษาสขภาพของชมชน ซงเปนเอกสารทบคคลหรอครอบครวไดจดทำขนหรอรบมาจากทอน และเกบสะสมไวเพอใชประโยชนเปนการสวนตว หรอบคคลผนนครอบครองเปนเจาของ เมอเลกใชแลวยงเปนประโยชนตอบคคลอน ในการนำไปใชศกษาคนควาและวจยตอไป สรปแลว กอนจะเรมลงมอทำงานเนย ผมแนะนำวาควรมการพดคยกบทมงาน และผมสวนไดเสยกนใหเคลยรกอนวา จดมงหมายของคลงจดหมายเหตดจทลของเราคออะไร เอกสารประเภทใดบางทเราจะจดเกบ โดยใช Role กบ Purpose นละเปนตวตงคำถามในการทำงานของเรา

ประโยชนของงานเอกสารจดหมายเหตดจทล

1. สงเสรมและขยายชองทางในการเขาถงทรพยากรไดในวง

กวาง (Internet)2. เอกสารตนฉบบไดรบการสงวนรกษา

3. ชดเอกสารจดหมายเหตของหนวยงานไดรบการพฒนา

4. สงผลในเชงยทธศาสตรตอหนวยงาน

5. สงเสรมใหเกดการใชเพอการศกษาและวจย


10 Hughes, 2004, pp. 8-17.

Presenter

Presentation Notes

1. - สงเสรมใหเขาถงวสดหลากหลายทไดรบการแปลงสภาพแลว - สงเสรมใหเกดการใชทรพยากรทางไกลจากผใชทไมสะดวกจะมายงแหลงจดเกบ - สงเสรมใหเกดผใชหนาใหมทมไดจำกดอยแคนกวจยในสาขาทเกยวของ เชน กลมผใชทวไปทสนใจหาขอมลเพอการเรยนรตลอดชวต นกวจยทตองการขอมลเพอนำไปใชบรณาการผลการศกษาของตน เชน นกธรณวทยาอาจสนใจเรยนรเรองการใชประโยชนของพนท จงทำการศกษาคนควาจากเอกสารทางประวตศาสตร * ทงน เพอใหการทำงานในเชงกลยทธเหนผลไดไว และแนชด ควรเนนการนำเสนอ collection ทไดรบการคดเลอกวาเปนจดเดน หรอมความสำคญ เพราะไมสามารถแปลงทกอยางใหเปนดจทลได เนองจากขอจำกดดานงบประมาณ * อยางไรกด ปญหาททาทายในขอน คอ การพยายามเชอมโยงวสดดจทลทหลากหลาย เชน ภาพถาย บนทก แผนท เขาไวดวยกน เพอใหผใชบรการสามารถขยายการสบคนจาก “หวเรอง” ทตนเองคนหาได 2. - ชวยสงวนรกษาและปองกนวสดตนฉบบไมใหเสอมสภาพจากการใชงาน หรอจดแสดง ชวยเปดโอกาสใหผใชบรการสามารถใชงานเอกสารทเปราะบางได * อยางไรกด เราตองตระหนกวา Digital format เองกไมมความถาวรเชนกน เพราะอาจประสบปญหาเรองไฟลเสอมสภาพ หรอเทคโนโลยอบตใหมทเกดขนอยางตอเนอง ซงสงผลใหเกดความลาสมยทางดานเทคโนโลยททำใหไมสามารถเขาถงหรอใชซำได เชน ขอมลทเคยบนทกไวในแผนดสกขนาด 3 ½ นวททกวนนเปดใชงานไมไดแลว หรอแผน CD ทเราใชสำรองขอมลกเชนกน ทกลายเปนวาทกวนนม external hardisk drive ทมความจปรมาณมหาศาลเรมเขามาแทยท หรอแมแตการเกดขนของระบบ Cloud ททกอยางถกโยนขนไปเกบใน storage ทไหนไมร แตคณสามารถขถงไดจากทกท ขอแคม internet 3. – สงเสรมให collection ไดรบการพฒนา ผานทางการรวมมอระหวางหนวยงานทม collection เรองเดยวกน หรอในประเดนเดยวกน เพราะทง 2 สถาบน สามารถเชอมโยง หรอแลกเปลยนขอมล เพอใหชดเนอหา collection นนมความสมบรณ ซงจะชวยอำนวยความสะดวกใหผใชสามารถเขาถงขอมลในเรองนนๆ ไดอยางสมบรณ ตย งานของ ศมส.ทเคยทำ DART project กบทาง UW ทมการเกบรวบรวม collection ของนกวจยในพนท SEA เอาไว ซงทงสองหนวยงานตางก SHARE collection ของตนใน Web portal กลาง โดยประโยชนจากเครอขาย collection ทไดรบการพฒนานเอง ชวยใหทางหนวยงานไมจำเปนตองเกบรวบรวม หรอ digitize เอกสารทงหมด เพอตอบสนองความตองการของ users แตสามารถเชอมโยงแลกเปลยนกบเครอขายทมนโยบายการพฒนา collection ทใกลเคยงกนได ลดตนทนในการดำเนนงานและการดแลรกษา 4. – ชดเอกสารจดหมายเหตดจทลเปนอกหนงผลงานทชวยประชาสมพนธการทำงานขององคกรใหสาธารณชนรบทราบ และยงสามารถใชเปนผลงานในการขอทนสนบสนนจากหนวยงานภายนอกได เอกสารของหนวยงานไดรบการสำรวจและจดการ ซงจะชวยใหเอกสารทเดมทอาจเคยถกปลอยทงไวไดรบการระบแหลง ใหคำอธบาย ถอเปนการจดระเบยบเอกสารของหนวยงานไปในตว กระบวนการจดหมายเหตดจทลอาจกนระยะเวลายาวนาน สงเสรมใหผทเกยวของไดพฒนาทกษะทางดานการจดการ (ทงในเชงเนอหา+เทคนค) ถอเปนการพฒนาทรพยากรบคคลไปในตว นอกจากน ยงจะชวยพฒนาเทคโนโลยตางๆ ทจะรองรบการจดการและการเผยแพรอกดวย เปดโอกาสใหหนวยงานวางแผนยทธศาสตรในการสรางความรวมมอกบหนวยงานอนๆ เพอพฒนา collection หรอขอทนวจยเพอพฒนาโดยรวม - บคลการ/แผนกทมหนาทในการสงเสรมการศกษาและวจย สามาราถใช digital collection ในการออกแบบบทเรยนเพอสงเสรมการเรยนรใหกบเยาวชน หรอสารธารณชนทสนใจได - Digital collection ไดรบการคนควา ตรวจสอบ อางอง ตความโดยบรรดานกวจย ซงกจกรรมดงกลาวไมตางไปจากการทบทวนวรรณกรรมกอนเรมลงมอผลตผลงานวจย แตนเปนการทบทวนผานทางสอออนไลน ไมใชในรปแบบอดตทผานทางหนงสอ วารสารทางวชาการ สดทายแลว กจกรรมตางๆ เหลานจะสงเสรมใหเกดพนททางวชาการบน cyberspace ทนกวจยสามารถแบงปน และโตเถยงกนได

หอจดหมายเหตพทธทาส อนทปญโญ


11ทมา: http://archives.bia.or.th/

http://archives.bia.or.th/

หอจดหมายเหตและพพธภณฑสขภาพไทย

1. เอกสารของ

หนวยงาน

2. เอกสารสวน

บคคล

3. เอกสาร

อางอง


12

ทมา: http://www.nham.or.th/library/

Presenter

Presentation Notes

1. เอกสารของหนวยงาน หมายถง เอกสารจากหนวยงานของกระทรวงสาธารณสข ซงมลกษณะเนอหาเกยวของกบสขภาพไทย โดยเนนเอกสารของสำนกงานคณะกรรมการสขภาพแหงชาต (สช.) เปนเอกสารหลก 2. เอกสารสวนบคคล เอกสารสวนตวขณะดำรงตำแหนงผบรหารงานตาง ๆ เอกสารรายงานการประชม เอกสารการสอน สมดจดบนทกความทรงจำ สมดทะเบยนประวต ภาพถายเกา วดโอเกาและโปสเตอรทเกยวของกบสถานท เหตการณและกจกรรมสำคญของแตละบคคลทเกยวของกบระบบสขภาพ จดหมายโตตอบสวนตว ผลงานวจย ตำรา ตนฉบบลายมอเขยน 3. เอกสารอางอง หมายถง เอกสารทเกยวของกบกระบวนการปฏรประบบสขภาพและเอกสารทเกยวของกบ สขภาพไทยซงไดมาโดยการสำเนา ซอหรอรบบรจาค การจดงานสมมนาผรเหน (Witness Seminar) เชน รายงานการสมมนาผรเหนเรองสาธารณสขชมชน: ประวตศาสตรและความทรงจำ หนงสอตำราแพทยแผนโบราณ หนงสอหรอวารสารเกาทางการแพทย เปนตน

http://www.nham.or.th/library/

ฐานขอมลจดหมายเหตมานษยวทยา


13ทมา: http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/collection/collection_main.php

Presenter

Presentation Notes

อธบายยอๆ

http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/collection/collection_main.php

ขอบคณครบEmail: [email protected]

Slideshare: sittisak017


14ทมา: http://www.greennewstv.com

Presenter

Presentation Notes

กอนจะจบการบรรยายในสวนของผมอยากฝากขอคดไวสกนดวา การจดทำ Digital ar. ของหนวยงานเปนเรองทด และมประโยชนแนนอน แตอยากใหมการวางแผนการดำเนนงานกนใหรอบคอบเสยกอนทจะเรมลงมอทำ ยงไมนบถงขนตอนการจดการ และ maintenance เพอใหงานอยไดตลอดรอดฝง ไมใชเหนหนวยงานอนม เรากอยากมมง แตสดทายแลวกนงๆ พบโครงการกนไป แผนการและทมงานทดจงเปนสงสำคญมากสำหรบการดำเนนงานจดหมายเหตดจทล อยากจะฝากไวแคนละครบ ขอบคณมากครบผม

บรรณานกรม• หอจดหมายเหตและพพธภณฑสขภาพไทย, 2009.คลงขอมล. http://www.nham.or.th/content/2/1/

• หอจดหมายเหตพทธทาส อนทปญโญ, 2014. เอกสารจดหมายเหต พทธทาส อนทปญโญ. http://archives.bia.or.th/

• ฐานขอมลจดหมายเหตมานษยวทยา, ศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน), ชดเอกสารจดหมายเหต. http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/collection/collection_main.php

• Hughes, L., 2004. Digitizing collections: Strategic issues for the information manager. London: Facet Publishing.

• Williams, C., 2013. Records and archives: concepts, roles and definitions. In: C. Brown, ed. Archives and recordkeeping : theory into practice. London: Facet Publishing.

• ICA, 1999. Managing Personnel Records. London: International Records Management Trust.

• SAA, 1997-2016. Personal papers. In: A Glossary of Archival and Records Terminology. http://www2.archivists.org/glossary/terms/p/personal-papers#.VxNrqEf3SHQ

• O'Donnell, L., 1994. Towards Total Archives: The Form and Meaning of Photographic Records. Archivaria, 1 January.1(38).


15

http://www.nham.or.th/content/2/1/

http://archives.bia.or.th/

http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/collection/collection_main.php

http://www2.archivists.org/glossary/terms/p/personal-papers#.VxNrqEf3SHQ