ระบบจัดซื้อออนไลน์ Online Purchasing System Online Purchasing System.pdf · สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ

ระบบจดซอออนไลน Online Purchasing System

กรรณการ น าหนาวงษสข Kannikar Namnavongsook

สารนพนธฉบบนเปนสวนหนงของการศกษา ตามหลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต

สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2554

I

หวขอโครงงาน ระบบจดซอออนไลน นกศกษา นางสาว กรรณการ น าหนาวงษสข รหสนกศกษา 5317690015 ปรญญา วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชา เทคโนโลยสารสนเทศ พ.ศ. 2554 อาจารยผควบคมโครงงาน ผศ. ดร. หมดอามน หมนหลน

บทคดยอ จากการทธรกจในปจจบนมการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชงาน ซงจะท าใหสะดวกรวดเรว และมความถกตอง เชอถอไดของขอมล จงเลงเหนถงความส าคญในการออกแบบระบบจดซอออนไลนผานเครอขายอนเตอรเนต ซงเปนระบบทไดน าเสนอในโครงงานน ระบบนชวยใหพนกงานสามารถท ารายการขอสงซอสนคาหรอบรการไดบนอนเตอรเนต รวมทงการอนมตและการออกเอกสารตางๆ มความถกตองและรวดเรวมากยงขน และสามารถน าขอมลการสงซอมาใชประโยชนในการวเคราะหตนทนของบรษทได เทคโนโลยทใชในโครงงานนจดท าขนดวยเวบแอพพลเคชน และใชโปรแกรม Microsoft Visual Studio 2010 ในการเขยนเวบ สวนการตดตอฐานขอมลนนใช ASP.Net

II

กตตกรรมประกาศ

โครงงานนจะไมส าเรจถาหากขาดผใหค าปรกษาและการอนมตโครงงาน ซงตองขอขอบพระคณ ผศ. ดร. หมดอามน หมนหลน ทใหค าแนะน าในการออกแบบและพฒนาระบบในเอกสารโครงงานฉบบนรวมถงการตรวจสอบโครงสรางทางระบบฐานขอมลในการพฒนา พรอมทงใหแนวคดในการพฒนาระบบจดซอทมมาตรฐาน ซงสามารถน าไปใชประยกตกบการท างานได ขาพเจาจงใครขอขอบพระคณ ทานอาจารยไวเปนอยางสงไวณ ทน ขอขอบพระคณคณาจารยทกทานทไดประสทธประสาทวชาความรใหกบขาพเจา พรอมทงครอบครวทใหการสนบสนน เพอนรวมรน MSIT06 ทกทาน ส าหรบมตรภาพทดตลอดระยะเวลาทผานมา รวมถงผบรหารและเพอนรวมงาน บรษท บางป อนเตอรโมดล ซสเตมส จ ากด ส าหรบขอมลตาง ๆ ทเปนประโยชนเพอใชในการพฒนาระบบ

กรรณการ น าหนาวงษสข

III

สารบญ หนาบทคดยอ I กตตกรรมประกาศ II สารบญ III สารบญตาราง V สารบญรป VI บทท 1 บทน า 1.1 กลาวน า 1 1.2 กรณศกษา 2 1.3 ปญหาและอปสรรค 2 1.4 แนวทางแกปญหา 2 1.5 วตถประสงคของโครงงาน 3 1.6 ขอบเขตของโครงงาน 3 1.7 โครงสรางของระบบ 3 1.8 เครองมอและอปกรณ 4 1.9 ประโยชนของโครงงาน 4 1.10 ขนตอนและระยะเวลาในการด าเนนงาน 4 บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ 2.1 กลาวน า 6 2.2 ทฤษฎการจดซอ 6 2.3 ทฤษฎอนเตอรเนต 11 2.4 ทฤษฎการเขยนโปรแกรมเชงวตถ 13 2.5 ทฤษฎฐานขอมล 16 2.6 ทฤษฎระบบการจดการเอกสาร 22

2.7 ทฤษฎระบบเอกสารอเลกทรอนกส 25 บทท 3 การออกแบบระบบ 3.1 กลาวน า 32 3.2 โครงสรางของระบบงานเดม 32 3.3 แผนผงกระบวนการท างานของระบบเดม 34 3.4 โครงสรางของระบบใหม 35

3.5 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram 38 3.6 Entity-Relationship Diagram 48

IV

สารบญ (ตอ)

หนา 3.7 Database Schema 49

บทท 4 การด าเนนการ 4.1 กลาวน า 53 4.2 การจดตงกลมท างาน 53 4.3 การจดเตรยมทรพยากรทเกยวของ 53 4.4 การทดสอบโปรแกรม 53 4.5 การฝกอบรม 54 4.6 การทดสอบผเขาอบรม 54 4.7 ท าการประเมนผล 54 4.8 ท าการแกไขปรบปรง 54

บทท 5 ผลการทดลอง 5.1 กลาวน า 56 5.2 การทดลอง 56 5.3 ประเมนผลความพงพอใจ 65

บทท 6 สรปและขอเสนอแนะ 6.1 สรป 67 6.2 ขอเสนอแนะ 67

เอกสารอางอง 68 ภาคผนวก 69

V

สารบญ (ตาราง) หนา ตารางท 1.1 ขนตอนและระยะเวลาในการด าเนนงาน 5 ตารางท 3.1 ตาราง ApproveStatus 49 ตารางท 3.2 ตาราง Department 49 ตารางท 3.3 ตาราง Person 49 ตารางท 3.4 ตาราง Position 50 ตารางท 3.5 ตาราง PurchaseOrder 50 ตารางท 3.6 ตาราง PurchaseRequest 50 ตารางท 3.7 ตาราง PurchaseRequestDetail 51 ตารางท 3.8 ตาราง Status 51 ตารางท 3.9 ตาราง Supplier 52 ตารางท 5.1 ลกษณะผลการประเมนจากแบบสอบถาม 65 ตารางท 5.2 ผลการประเมนจากแบบสอบถาม 66

VI

สารบญรป หนา รปท 2.1 โครงสรางของตาราง 19 รปท 2.2 การเกบขอมลโดยใชความสมพนธ 20 รปท 2.3 การเกบขอมลโดยไมใชความสมพนธ 20 รปท 2.4 ตวอยางER-ไดอะแกรม 21 รปท 3.1 โครงสรางของระบบงานเดม 32 33 รปท 3.2 กระบวนการท างานของระบบเดม 34 รปท 3.3 กระบวนการท างานของระบบใหม 37 รปท 3.4 Context Diagram 38 รปท 3.5 Data Flow Diagram Level 1 of Process 1 39 รปท 3.6 Data Flow Diagram Level 1 of Process 2 39 รปท 3.7 Data Flow Diagram Level 1 of Process 3 39 รปท 3.8 Data Flow Diagram Level 1 of Process 4 40 รปท 3.9 Data Flow Diagram Level 1 of Process 5 40 รปท 3.10 Data Flow Diagram Level 1 of Process 6 40 รปท 3.11 Data Flow Diagram Level 1 of Process 7 41 รปท 3.12 Data Flow Diagram Level 2 of Process 1 41 รปท 3.13 Data Flow Diagram Level 2 of Process 2 42 รปท 3.14 Data Flow Diagram Level 2 of Process 3 42 รปท 3.15 Data Flow Diagram Level 2 of Process 4 43 รปท 3.16 Data Flow Diagram Level 2 of Process 5 44 รปท 3.17 Data Flow Diagram Level 2 of Process 6 46 รปท 3.18 Data Flow Diagram Level 2 of Process 7 47 รปท 3.19 Entity-Relationship Diagram 48 รปท 5.1 หนาจอการลงทะเบยนเขาใชงานระบบ 55 รปท 5.2 หนาจอเมนหลก 56 รปท 5.3 หนาจอส าหรบเพมขอมลใบขอสงซอ 57 รปท 5.4 หนาจอกรอกเอกสารขอสงซอ 57 รปท 5.5 หนาจอแสดงรายการสนคาทตองการสงซอ 58 รปท 5.6 หนาจอสรปแสดงรายการใบขอสงซอ 58 รปท 5.7 หนาจออนมตเอกสารใบขอสงซอ 59 รปท 5.8 หนาจอเพมเอกสารใบสงซอ 59

VII

สารบญรป (ตอ) หนา รปท 5.9 หนาจอสรางเอกสารใบสงซอ 60 รปท 5.10 หนาจอบนทกเอกสารใบสงซอ 60 รปท 5.11 หนาจอสรปแสดงเอกสารใบสงซอ 61 รปท 5.12 หนาจอไมอนมตใบสงซอ 61 รปท 5.13 หนาจอแสดงรายการอนมตใบสงซอ 61 รปท 5.14 หนาจอแสดงรายการใบสงซอทไมอนมต 62 รปท 5.15 หนาจอแสดงรายการใบสงซอทอนมต 62 รปท 5.16 หนาจอพมพเอกสารใบสง 62 รปท 5.17 ตวอยางใบสงซอ 63 รปท 5.18 รายงานสรปการสงซอ 64 รปท 5.19 ตวอยางรายงานประจ าเดอน 64

1

บทท 1 บทน า

1.1 กลาวน า ปจจบนเทคโนโลยดานสารสนเทศ (IT) มบทบาทอยางมาก โดยเฉพาะในการเกบรวบรวมขอมลและการเผยแพรขอมลตางๆ ซงอาจกลาวไดวายคนเปนยคทองของยคเทคโนโลยสารสนเทศ ฉะนนในภาวะปจจบนทมการแขงขนสง การท างานใดๆ เพยงล าพงอาจไมประสบความส าเรจเทาทควร ดงนนจงจ าเปนตองมการท างานรวมกน เพอพฒนาองคกรใหกาวสความเปนผน าทางธรกจไดอยางรวดเรว เพอชวยสนบสนนการด าเนนงานภายในองคกรทง Front Office และ Back Office มากมายหลายระบบฯ โดยระบบงานตางๆ ทมอยคอนขางกระจดกระจาย ยากตอการน าไปใชงานและบางครงท าใหผใชเกดความสบสน ซงหากตองการใหผใชดงขอมลไปใชไดอยางสะดวกและรวดเรวนน จะตองรวบรวมแหลงขอมลทงหมดทม อยมาไว ณ จดใดจดหนง จงมการใชเครอขายอนเตอรเนตกนอยางแพรหลาย ขอมลสามารถเชอมถงกนไดแบบไรพรมแดน กอใหเกดสารสนเทศทมประโยชนมากมายมหาศาล ระบบจดซอถอเปนหวใจส าคญอยางหนงในการด าเนนธรกจใด ๆ ธรกจจ าเปนจะตองท าการจดซอวสดอปกรณตางๆ เขามาอ านวยความสะดวกในการด าเนนธรกจ ระบบจดซอ เกยวของกบการซอวสดอปกรณและบรการตางๆ กจกรรมเหลานจะรวมถงการตดสนใจเกยวกบจ านวนเงนและเวลาในการซอ การเลอกผจ าหนายสนคา การก าหนดการขนสง การรบสนคา การเกบสนคาเขาคลงสนคา ซงกระบวนการทเกดขนจะตองมการวางระบบและจดเตรยมกระบวนการไวอยางเปนล าดบขนตอนและครบถวนถกตองของขอมล ระบบจดซอน าเอาคอมพวเตอรมาใช เสมอนเปนเครองมอในการชวยระบบงานจดซอใหเปนอตโนมตมากยงขน มการเชอมโยงขอมลถงกนหลายสาขา ผบรหาร และพนกงานทเกยวของสามารถแลกเปลยนขอมลเพอตดสนใจด าเนนการไดอยางทนทวงท ในโครงการน มแนวคดทจะพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ ทปจจบนการจดการงานจดซอของบรษทยงใชระบบกระดาษ มาพฒนาเปนเวบแอพพลเคชน (webapplication)เขามาชวยในการบนทกขอมล ออกรายงาน จากเดมทท างานในรปแบบของกระดาษ ไปเปนการท างานในรปแบบของ เอกสารอเลกทรอนกสเปนการน าเอาเทคโนโลยใหมมาใชชวยใหการปฏบตงาน ใหมประสทธภาพมความคลองตวสะดวกรวดเรวมากขน โดยการน าเอาอปกรณอเลกทรอนกสคอมพวเตอรมาใชในการจดท า การเกบรกษา การสงขอมลการตดตอสอสารในส านกงาน ทงยงเปนการลดปรมาณกระดาษลงสามารถสอสารผานทางจอคอมพวเตอรไดอยางรวดเรว การจดเกบเอกสาร สามารถน าเอาเครองมอเครองใชในการจดเกบมาชวยใหการจดเกบมประสทธภาพมากขนคนหาไดงายและประหยดพนทในการจดเกบขอมล ซงท าใหไดขอมลทรวดเรวทนตอความตองการ ขอมลมความถกตองมากขน ประหยดคาใชจายในระยะยาว และลดเวลาในการท างานและเพมประสทธภาพในการตดตอสอสาร

2

1.2 กรณศกษา บรษท บางป อนเตอรโมดล ซสเตมส จ ากด กอตงขนในป พ.ศ. 2532 สถานทต ง 596 หมท 4 นคมอตสาหกรรมบางป ซอย 13/14 ถนนพฒนา 1 ต าบลแพรกษา อ าเภอเมอง จงหวดสมทรปราการ เปนบรษทในเครอ ของบรษท มตชย โอ.เอส.เคไลน จ ากด ประเทศญปน ซงประกอบธรกจทางดานคลงสนคาทวไป และคลงสนคาทณฑบน ในปจจบนบรษท บางป อนเตอรโมดล ซสเตมส จ ากด แบงประเภทของการด าเนนธรกจหลกออกเปน 3 ประเภท ดงน 1.2.1 รบฝากสนคา 1.2.2 ใหเชาคลงสนคา 1.2.3 ขนสงสนคา 1.3 ปญหาและอปสรรค ปจจบนการจดท าเอกสารจดซอของบรษทสวนใหญจะเปนระบบแบบทท าดวยมอ (User Manual) โดยใชโปรแกรม Excel ซงปญหาทพบกคอยงไมมการควบคมระบบการจดซอทด เพอใชในการตรวจสอบความถกตองและความเชอถอไดของขอมล บรษทจงมแนวคดในการก าหนดนโยบายการจดซอ หลกการจดซอ ระเบยบการจดซอ วธการจดซอ ตลอดจนรปแบบและเอกสารตาง ๆ ทใชในการจดซอเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตไปในทศทางเดยวกน ซงสามารถสรปปญหาตาง ๆ ทเกยวกบงานจดซอไดดงตอไปน 1.3.1 ระบบจดซอเดมมความซ าซอนในการจดท าเอกสาร 1.3.2 ความลาชาในการอนมตเอกสาร 1.3.3 ไมมรายงานเอกสารการสงซอประจ าเดอน 1.3.4 การคนหารายการสงซอ ตองเสยเวลาในการเปดเอกสาร 1.3.5 สนเปลองพนทและทรพยากรในการจดเกบขอมล 1.4 แนวทางแกปญหา จากปญหาดงกลาวขางตน จงท าการหาแนวทางแกไขปญหาโดยมงเนนและใหความส าคญเรองของระบบบรหารงานจดซอ โดยน าความรทางดานเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการจดการเกบขอมล ออกรายงาน ซงจะท าใหการคนหารายงานมความเปนระบบ ถกตองและรวดเรว ทนตอความตองการมากยงขน โดยมแนวทางการแกปญหาดงตอไปน 1.4.1 พฒนาระบบจดซอ โดยการเปลยนแปลงกระบวนการ โดยการพฒนาหรอ ปรบปรง ระบบสารสนเทศทสามารถชวยใหขนตอนการปฏบตงานมประสทธภาพมากขน 1.4.2 เพมความรวดเรวในการท างานโดยลดขนตอนการกรอกเอกสารดวยมอ 1.4.3 จดใหมการอนมตออนไลนผานระบบจดซอทพฒนาขนใหม ผานอนเตอรเนต

3

1.5 วตถประสงคของโครงงาน การจดท าโครงงานนมวตถประสงคเพอ 1.5.1 เพมประสทธภาพจดท าระบบจดซอทมมาตรฐาน 1.5.2 มการอนมตการสงซอไดรวดเรวขน 1.5.3 จดท ารายงานเอกสารสรปการสงซอประจ าเดอน 1.5.4 สามารถคนหารายการสงซอไดสะดวกรวดเรวมากยงขน 1.6 ขอบเขตของโครงงาน ในการด าเนนโครงงานระบบบรหารจดการงานจดซอเปนการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาประยกตใชในการบรหารจดการงานดานเอกสารใหเกดประสทธภาพสงสด ซงมขอบเขตดงน 1.6.1 ท าการศกษาระบบการท างานทใชอยในปจจบน 1.6.2 จดท าระบบบรหารจดการงานจดซอทมมาตรฐาน 1.6.3 ระบบสามารถจดการดานการอนมตออนไลนได 1.6.4 ระบบสามารถออกรายงานสรปการสงซอประจ าเดอน 1.7 โครงสรางของระบบ

Web Application

Online Purchasing System

Database Server

Data

รปท 1.1 กระบวนการสงซอสนคาและบรการ

4

1.8 เครองมอและอปกรณ 1.8.1 Computer, Printer 1.8.2 Internet 1.8.3 Sql Server 1.8.4 Visual Studio 1.8.5 Visio 1.9 ประโยชนของโครงงาน จากปญหาและแนวทางการแกปญหา ประโยชนจากโครงงาน สามารถสรปไดดงน 1.9.1 ระบบบรหารจดการงานจดซอมมาตรฐาน 1.9.2 การสงซอสนคาท าไดรวดเรวทนตามความตองการ 1.9.3 มการอนมตเอกสารออนไลนรวดเรวขน 1.9.4 สามารถออกรายงานการสงซอประจ าเดอน 1.9.5 ประหยดเวลาในการคนหาเอกสารยอนหลง 1.10 ขนตอนและระยะเวลาในการด าเนนงาน ขนตอนในการด าเนนงานเพอใหบรรลถงวตถประสงคทวางไว สรปเปนขนตอนไดดงน 1.10.1 การวางแผน เปนการศกษาถงปญหาทเกดขนในเบองตน และท าการจดเตรยมเอกสารในการน าเสนอหวขอโครงงานและปญหาทเกดขน 1.10.2 การวเคราะห เปนการรวบรวมขอมลของปญหาทเกดขนและน าขอมลทได มาท าการวเคราะห ถงสาเหตของปญหา เพอใชในการคนหาแนวทางทจะท ามาใชในการแกปญหาทเกดขน 1.10.3 การออกแบบระบบ เปนการออกแบบเพอทจะน ามาใชแกปญหาทเกดขน 1.10.4 การพฒนาระบบ เปนการน าสงทไดจากการวเคราะหและออกแบบระบบมาด าเนนการพฒนาตวระบบขนมา 1.10.5 การแกไขปญหา เปนการตดตามเพอท าการแกไขปญหาทอาจเกดขน หลงจากการเรมใชงานระบบ 1.10.6 การสรปผล เปนการรวบรวมขอมลในการท าโครงงาน และน ามาท าเปนรายงานสรปผลของการพฒนาโครงงานครงน 1.10.7 การน าเสนอโครงงาน

5

ตารางท 1.1 ขนตอนและระยะเวลาในการด าเนนงาน

ระบบบรหารการจดการ เอกสารสญญา

ระยะเวลาการปฏบตงาน พ.ศ. 2554 พ.ศ. 2555

พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. รายละเอยดการปฏบตงาน

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.10.1 การวางแผน

1.10.2 การวเคราะห

1.10.3 การออกแบบระบบ

1.10.4 การพฒนาระบบ

1.10.5 การแกปญหา

1.10.6 การสรปผล

1.10.7 การน าเสนอโครงงาน

6

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ

2.1 กลาวน า ธรกจตางๆ ไดมการน าเอาระบบสารสนเทศเขามามสวนชวยในการด าเนนธรกจใน แตละวน ตลอดจนเปนเครองมอชวยในการตดสนใจแกไขปญหาตางๆ ทเกดขน แตปจจบนระบบสารสนเทศไดเปลยนแปลงไปอยางมาก สบเนองจากปจจยส าคญตาง ๆ อาทเชน การเจรญเตบโตทางดานเศรษฐกจ การขยายตวขององคกร การเกดนวตกรรมใหม ๆ ของเทคโนโลยสารสนเทศ เปนตน ปจจยเหลาน ยอมจะสงผลใหองคกรตางๆ ตองมการปรบตวใหสอดคลองกบสถานการณทเปลยนแปลงตลอดเวลา เพอการแขงขนและเพมผลก าไรในทางธรกจหรอเพมประสทธภาพและประสทธผลในการปฏบตงานของพนกงานภายในองคกร ดงนน การมระบบสารสนเทศทดจงเปรยบเสมอนการมกลไกในการท างานทมประสทธภาพ อนจะเปนการเพมศกยภาพและขดความสามารถใหกบบคคลหรอองคกร เพอใหบรรลวตถประสงคและเปาหมายตามทก าหนดไว โดยในบทนจะกลาวถงทฤษฎและหลกการตางๆ ทน ามาใชในการแกปญหา โดยการน าหลกการของระบบการจดการเอกสารดวยอเลกทรอนกสเขามาชวยในการท าเอกสารของระบบจดซอ ผานทางเวบแอพพลเคชนทสามารถใหผใชทเกยวของเขามาท ารายการตางๆ ได 2.2 ทฤษฎการจดซอ

ในการผลตสนคาขององคการอตสาหกรรมหนง ๆ จ าเปนอยางยงจะตองมวตถดบหรอพสดตาง ๆ อยางเพยงพอไมนอยเกนไปหรอมากเกนไป เพราะถาหากมวตถดบนอยเกนไปอาจท าใหวตถดบขาดมอ และถาหากมวตถดบมากเกนไป จะท าใหมคาจายสงเกนความจ าเปน และจะสงผลตอราคาสนคาตอหนวยทจะมราคาสงตามดวย ในทางการบรหารจ าเปนอยางยงทจะท าใหวตถดบมเพยงพอตอการผลต การจดซอและการบรหารเกยวกบสนคาคงคลง จงเปนงานหลกอยางหนงในการประกอบธรกจ

2.2.1 ความหมายของการจดซอ (Define of purchasing) ปราณ ตนประยร [1] ไดใหความหมายไววา การจดซอ (Purchasing) หมายถง การด าเนนงานตามขนตอนตาง ๆ เพอใหไดมาซงวตถดบ วสด และสงของเครองใชตาง ๆ ทจ าเปนโดยมคณสมบต ปรมาณ ราคา ชวงเวลา แหลงขาย และการน าสง ณ สถานทถกตอง

2.2.2 วตถประสงคของการจดซอ (Objective of Purchasing) มรายละเอยดวตถประสงคดงน

1. เพอใหมวตถดบและวสดอน ๆ ในการผลตอยางเพยงพอ 2. เพอรกษาคณสมบตของวตถดบทจดซอใหไดมาตรฐานเดยวกน 3. เพอหลกเลยงการเสยหาย และความลาสมยวตถดบ

7

4. เพอใหกจการมก าไร มตนทนในการจดซอต าวตถดบทใชเพยงพอ 5. หลกเลยงปญหาพสดซ ากน 2.2.3 หนาทเกยวกบการจดซอสนคา การจดซอวสดเพอน ามาใชในการผลตและการด าเนนงานของธรกจเปนภาระกจทตอง

ปฏบตอยางตอเน อง การปฏบตงานในชวงหน ง ๆ จะเกยวพนกบการจดซอหลาย ๆ รายการ แตละรายมความแตกตางในดานคณสมบต ราคา จ านวน แหลงขาย การปฏบตการจดซอมหลายขนตอน แตละขนตอนมเอกสารทเกยวของจ านวนมาก ดวยเหตนการจดซอจงตองใชแรงงาน เวลาและตนทนสง การจดระบบปฏบตในการสงซออยางมประสทธภาพจะชวยใหการจดซอด าเนนไปดวยความคลองตว และถกตองเหมาะสม

2.2.4 ความรบผดชอบของแผนกจดซอ (Responsibility of purchasing section) เมอองคการมความจ าเปน ทจะตองมการซอ (Purchasing) แผนกจดซอหรอแผนกจดซอ จะตองพยายามจดซอใหดทสด เพอใหบรรลเปาหมายของการจดซอ โดยการจดซอทด ทสดจะตองค านงถงประเดนส าคญ ดงน

1. คณสมบตทถกตอง 2. ปรมาณทถกตอง 3. ราคาทถกตอง 4. ชวงเวลาทถกตอง 5. แหลงขายทถกตอง 6. การน าสงทถกตอง

2.2.5 การจดการสารสนเทศในงานจดซอสนคาและวตถดบ ขบวนการในการผลตประกอบดวยงานทข นตอกนมากมายโดยการน าระบบการวางแผน

ทรพยากรของ องคกรมาใชรวมในระบบสารสนเทศเพอการจดการดานการผลตจะชวยใหการท างานมความยดหยนและมการจดหาทรพยากรทตองการใชไดทนตอความตองการ โดยจดประสงคของขบวนการผลตกคอการผลตไดตรงตามความพอใจหรอความตองการของลกคานนเอง

ในระบบสารสนเทศเพอการจดการดานการผลต ภาระของผบรหารในการดแลควบคมงานจะถกลดลงไป, งานดานเอกสารตางๆ จะถกปรบใหอยในรปของขบวนการออนไลนและการตดตอ สอสารขอมลจะใชงานผานระบบการ แลกเปลยนขอมลอเลกทรอนกส (EDI) และเครอขายอนเทอรเนตแทน อกทงในการวางแผนการใชทรพยากรของ องคกรเพอการผลตจะใชเครอขายอนเทอรเนตและเครอขายอนทราเนตในองคกร เพอตดตอกบหนวยงานธรกจทงในและตางประ เทศ เพอปฏบตงานและงานควบคมงานตางๆ ทงแบบศนยกลางและแบบกระจายได

2.2.6 หลกการพจารณาจดซอสนคา 1. รบการวเคราะหใบขอใหซอ (Purchase Requisition) ซงจะวเคราะหถง ประเภทของสงของและจ านวนทซอ

8

2. ศกษาถงสภาพตลาด แหลงทจะจดซอ และผขาย 3. สงใบขอใหเสนอราคา (Request for Quotations) ไปยงผขายหลาบ ๆ แหลง 4. รบและวเคราะหใบขอใหเสนอราคาจากผขาย 5. เลอกผขายทเสนอราคาและเงอนไขตาง ๆ ทดทสด 6. ค านวณราคาของสงของทจะสงซอใหถกตอง 7. สงใบสงซอ (Purchase Order) ไปยงผขายทตองการจะซอ 8. ตดตามผลใหเปนไปตามทไดตดตอหรอตามสญญา 9. วเคราะหรายงานการรบรองของ 10. วเคราะหและตรวจสอบใบก ากบสนคา (Invoice) ของผขายเพอการจายเงน

2.2.7 วธการบรหารการจดซอ การจดซอวสดเพอน ามาใชในการผลตและการด าเนนงานของธรกจเปนภาระกจทตอง

ปฏบตอยางตอเน อง การปฏบตงานในชวงหน ง ๆ จะเกยวพนกบการจดซอหลาย ๆ รายการ แตละรายการมความแตกตางในดานคณสมบต ราคา จ านวน แหลงขาย การปฏบตการจดซอมหลายขนตอน แตละขนตอนมเอกสารทเกยวของจ านวนมาก ดวยเหตนการจดซอจงตองใชแรงงาน เวลาและตนทนสง การจดระบบปฏบตในการสงซออยางมประสทธภาพจะชวยใหการจดซอด าเนนไปดวยความคลองตว และถกตองเหมาะสม 2.2.8 การคดเลอกแหลงจดซอสนคา

ในการสงสนคาคงคลงเขามาในโรงงาน เพอท าการผลตหรอสงสนคาเพอเขามาจ าหนาย นน ผบรหารโรงงาน หรอผส งจะตองตงค าถามใหตวเองวาจะสงจ านวนเทาใด จงจะเหมาะสมตนทนการสงอยในระดบต าสด เพราะถาสงมากจะท าใหเกดปญหาอน ๆ ตามมา เชน สถานทเกบ ดอกเบย คาดแลรกษา เงนจม (Sleeping capital) ในรปผลตภณฑ เปนตน ฉะนนการสงสนคาคงคลงเขามานน จงตองวเคราะหตนทนใหต า วธการสงสนคาคงคลงใหตนทนต า และถาผลตจะตองผลตใหมความเหมาะสม 2.2.9 การจดองคการจดซอจดจาง

ในการจดซอวสดนน บรษทเปนแผนกผซอ เจาของแหลงวสดเปนแผนกผขาย แผนกใดมอ านาจการตอรองสงแผนกนนจะเปนแผนกไดเปรยบ เพอปองกนมใหเสยเปรยบบรษทจงตองพยายามรกษาดลยภาพของอ านาจในการตอรองเอาไว 2.2.10 วธการออกแบบโครงสรางองคการแผนกจดซอ

การจดการเชงกลยทธเปนการก าหนดวสยทศน ทศทาง ภารกจ และวตถประสงคขององคการธรกจอยางเปนระบบ ดงนนการจดการเชงกลยทธจงเปนสงทก าหนดทศทางขององคการ และชวยใหนกบรหารปรบตวตอการเปลยนแปลงของสภาพแวดลอม การตระหนกถงความเปลยนแปลงนน ท าใหนกบรหารสามารถก าหนดวตถประสงคและทศทางการด าเนนงาน

9

อยางเปนรปธรรม สอดคลองกบสภาวะความเปลยนแปลงได อ านาจหนาทและความรบผดชอบ วางแผนงานของบรษท โดยการก าหนดพนธกจของบรษท จดแขง จดออน โอกาส และอปสรรคของบรษท เปาหมาย กลยทธ แผนงาน วธการปฏบตงาน ตลอดจนการประเมนผล และควบคมการท างานรวมกบแผนกตางๆ ของบรษท 2.2.11 การจดการองคการของแผนกจดซอ

แตละแผนกแตละสวนงานทมเจาหนาทธรการสวนใหญจะมหนาทในการด าเนนงานดานเอกสารภายในสวนในแผนกนนๆ และจะเหมารวมไปถงการประสานงานกบสวนงานอนๆ ทงภายในองคกรและภายนอกองคกรกได ดงนน จะเหนไดวาองคกรสวนใหญจะใหความส าคญกบงานธรการในแงทวางานธรการเปนหวใจหลกของการประสานงานตางๆ การเกบขอมลเอกสารทส าคญๆ ของสวนงานตางๆ ภายในองคกรนนเอง 2.2.12 การบรหารบคลากรแผนกจดซอ

ตองเรมตงแตกระบวนการคดเลอกผขายทมคณภาพ เมอสงสนคาแลวควรมการตดตามของวาจะเขาทนก าหนดหรอไม และควรตงเรองการสงมอบเปนหวขอหนงในการประเมนผขายดวย ควรท าความเขาใจ Lead time ของผขาย อยาเรงรด บบบงคบใหผขายรบปาก เพราะการรบปาก หรอการยนยนอาจท าไปแบบตองเกรงอกเกรงใจผซอกได

2.2.13 คณสมบตของบคลากรแผนกจดซอ มดงตอไปน

1. วางแผนการจดซอจดหาวตถดบและอปกรณเคร องใชตาง ๆ เพอใหสอดคลองกบแผนการด าเนนงานของบรษท

2. ก าหนดวธและกระบวนการในการจดซอจดจาง และควบคมดแลการจดซอของพนกงานในแผนก

3. รวมกบผใชงานในการก าหนดคณลกษณะและมาตรฐานของผลตภณฑและบรการทตองการ

4. เจรจาตอรองกบผขาย ในดานราคา คณลกษณะของสนคาทเหมาะสม 5. รวมในการคดเลอกและประเมนผขาย เพอใหไดผขายทมคณภาพ

2.2.14 คณสมบตของผจดซอ มดงตอไปน 1. ซอสตยและโปรงใส ขอนยกใหเปนสงทส าคญอนดบแรก นกจดซอทด ตอง มจตส านกของความซอสตย และท างานทกอยางดวยความโปรงใส สามารถ ตรวจสอบได 2. รจกวางแผน การวางแผนชวยใหเราเตรยมตวปองกน สงผดพลาดทอาจจะ เกดขนได และชวยเราใหประหยดตนทนคาใชจาย และประหยดเวลาได อยางมาก การวางแผนในการจดซอชวยใหเรา ซอของในปรมาณท พอเหมาะ และไดราคาทเหมาะสม

10

3. บรหารเวลาเปน งานจดซอทกอยางมก าหนดระยะเวลามาเปนเงอนไข ก าหนดกรอบการท างานของเรา

4. จดล าดบความส าคญของงาน 5. มทศนคตทดตองาน หรอ ท าใจใหรกงาน 6. มความอดทนสง ตอแรงกดดนจากรอบขาง งานจดซอนอกจากตองแขงกบ

เวลาแลว ยงตองตดตอ ประสานงานกบหนวยงานอนๆอกมาก ทงจากภายใน ภายนอก รวมทงผมอ านาจบรหาร ความอดและอดทนตอแรงกดดน เสยงวจารณรอบขาง ส าคญตอจตใจและรางกายมากๆ

7. การคดเลอกบคลากรแผนกจดซอ 8. ควบคมดแลรบผดชอบงานของแผนกจดซอในสวนส านกงานใหญ รวมถง

การตดตอระหวางแผนกจดซอของโรงงานและส านกงานใหญดวย 9. วางแผนการจดซอจดหาวตถดบและอปกรณเครองใชตาง ๆ เพอให

สอดคลองกบแผนการด าเนนงานของบรษท 10. ก าหนดวธและกระบวนการในการจดซอจดจาง และควบคมดแลการจดซอ

ของพนกงานในแผนก 11. รวมในการคดเลอกและประเมนผขาย เพอใหไดผขายทมประสทธภาพ 12. เจรจาตอรองกบผขายในดานราคา คณลกษณะของสนคาทเหมาะสม

2.2.15 ระบวนการจดซอจดหา ประกอบดวย 6 กระบวนการส าคญ คอ 1. การตรวจสอบความตองการพสด (Product) หรองานบรการ (Service)

ของผใชงาน 2. การประเมนศกยภาพของผขาย (Supplier) 3. การประกวดราคา (Bidding) ตอรองราคา (Negotiation) และคดเลอกผขาย 4. การอนมตการจดซอ (Purchase Approval) 5. การปลอยและรบความตองการจดซอ (Release and Receive Purchase

Requirements) 6. การประเมนผขาย (Measure Supplier Performance)

การจดซอวสดเพอน ามาใชในการผลตและการด าเนนงานของธรกจเปนภาระกจทตองปฏบตอยางตอเนอง การปฏบตงานในชวงหนง ๆ จะเกยวพนกบการจดซอหลาย ๆ รายการ แตละรายมความแตกตางในดานคณสมบต ราคา จ านวน แหลงขาย การปฏบตการจดซอมหลายขนตอน แตละขนตอนมเอกสารทเกยวของจ านวนมาก ดวยเหตนการจดซอจงตองใชแรงงาน เวลาและตนทนสง การจดระบบปฏบตในการสงซออยางมประสทธ ภาพจะชวยใหการจดซอด าเนนไปดวยความคลองตวและถกตองเหมาะสม ระบบปฏบตในการจดซอของแตละกจการยอมแตกตางกนไปตามนโยบาย สนคาและบรการทผลต ทรพยากรตาง ๆ ดงนนจงไมสามารถก าหนดรปแบบทดไดแนนอนตายตว

11

2.3 ทฤษฎอนเตอรเนต 2.3.1 ความรเบองตนเกยวกบอนเตอรเนต อนเตอรเนต (Internet) เปนเครอขายคอมพวเตอรทใหญทสดในโลกซงรวมเอาเครอขายยอยเปนจ านวนมากตอเชอมภายใตมาตรฐานเดยวกนจนเปน เครอขายคอมพวเตอรขนาดใหญ ท าใหทวโลกเชอมโยงกน เปนเครอขายเดยวกนไดในแพลตฟอรมของ เวลด ไวด เวบ (World Wide Web) อาสนทพย ภญโญยง [2] ไดใหความหมายไววา อนเตอรเนตคอระบบเครอขายของขอมลและคอมพวเตอร สาธารณะขนาดใหญทเกดจากระบบเครอขายขนาดเลก ๆ หลาย ๆ เครอขายทอาศยมาตรฐานการเชอมตอแบบเดยวกน ตอเชอมเขาหากนเพอใหบรการขอมลแกผใชบรการ โดยไมมใครเปนเจาของหรอผดแลอนเตอรเนตแตเพยงผเดยว ลกษณะของเวลด ไวด เวบ (World Wide Web) เวลด ไวด เวบ (World Wide Web – www) หรอเรยกยอ ๆ วา เวบ (web) เปนอนเตอรเนตชนหนง ทอยในรปแบบของกราฟกและมลตมเดย ซงประกอบดวยขอความ (Text) ภาพ (Graphic) เสย (Sound) และ ภาพเคลอนไหว (Movie) เปนตนผใชทวไปสามารถเขาไปในเวบไดงาย และจะไดรบขอมลครบถวนปจจบน ถาพดถงอนเตอรเนต คนทวไปจะเขาใจวาหมายถงเวบ ทงทจรงแลวเวบเปนสวนหนงของอนเตอรเนตเทานน เวบไซต (Website) และเวบเพจ (Webpage) เอกสารหรอสวนทตดตอกบผใชในเวบ เรยกวา เวบเพจ (Webpage) หมายถงเอกสารหนงหนา การใชเวบกคอการเปดอานหรอเปดใชเวบแตละหนานนเอง เวบเพจอาจสรางขนดวยภาษาคอมพวเตอร เชน HTML, ASP, PHP, JAVA ฯลฯ เมอน าเวบเพจหลาย ๆ หนามารวม กน และระบอยในอนเตอรเนต หรอ ยอารแอล (Uniform Resource Locator – URL) ใหกบเวบเพจกลมนนจะเรยกวา เวบไซต (Web Site) เมอเปดเวบไซตขนมาจะพบกบหนาแรกของเวบไซต ซงเรยกวาโฮมเพจ (Homepage)ซงเปนหนาทส าคญทสดและเปนหนาทจะเชอมโยงไปยงเวบเพจและเวบไซตอน ๆ เวบเบราเซอร (Web Browser) คอโปรแกรมทใชส าหรบเปดเวบเพจหรอ รบสงขอมลตามทเครองลกขายรองขอเมอเราเปดเขาสอนเตอรเนต เวบเบราเซอรทไดรบความนยมปจจบนมหลายโปรแกรม เชน Microsoft Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, และ Opera โดเมนเนม (Domain Name) คอ ชอเรยกเวบไซตนนเอง การจดทะเบยนโดเมนเนมจงเปนการลงทะเบยนชอใหกบเวบไซตของเราในโลกอนเตอรเนต โดเมนเนมทขอจดทะเบยนจะตองไมซ ากบคนอน และควรตงใหเกยวของกบเนอหาภายในเวบไซต หรอ เกยวของกบสนคาและบรการ ตลอดจนใชค างาย ๆ ใหจ าได เชน sanook.com และ yahoo.com เปนตน หลกการออกแบบเวบไซต

12

สามารถแบงออกเปนขนตอนตาง ๆ เพอใหเหมาะสมกบผเรมตนใชเปนแนวทาง ในการสรางและพฒนาเวบไซต

1. การวางแผน การวางแผนนบวามความส าคญมากในการสรางเวบไซต เพอใหการท างานในขนตอนตาง ๆ มแนว ทางทชดเจนและสามารถปฏบตไดตามทต งเปาไว

2. การก าหนดเนอหาและจดประสงคของเวบไซต การก าหนดเนอหาและจดประสงคของเวบไซตทจะสราง นบเปนสงส าคญอยางมากในการเรมตนสรางเวบไซตเลยทเดยว เพอใหเหนภาพวาเราตองการน าเสนอขอมลแบบใด เชน เวบไซตเพอใหขอมลขาวสาร การบรการดานตาง ๆ หรอขายสนคา เปนตน เมอสามารถก าหนดจดประสงคของเวบไซตไดแลว เงอนไขเหลานจะเปนตวก าหนดโครง สรางรปแบบรวมถงหนาตา และสเวบไซตของเราดวย

3. การก าหนดกลมเปาหมาย เพอใหการสรางและออกแบบเวบไวตไดรบความนยม การก าหนดกลมเปาหมายในการเขาชมเวบไซตกนบวามสวนส าคญไมนอย เชน เวบไซตส าหรบเยาวชน นกเรยน นกศกษาในการคนหาขอมล หรอเวบไซตส าหรบบคคลทวไปทเขาไปใชบรการตาง ๆ เปนตน

4. การเตรยมขอมล เนอหาหรอขอมลจดวาเปนสงทเชญชวนใหผอนเขามาเยยมชมเวบไซต และตองทราบวาขอมลขาวสารตาง ๆ สามารถน ามาจากแหลงใดบาง เชน การคดน าเสนอขอมลดวยตวเอง หรอน าขอมลทนาสนใจมาจากสออน เชน หนงสอพมพ แมกกาซน เวบไซต และทส าคญ ขออนญาตเจาของบทความกอนเพอปองกนเรองลขสทธดวย

5. การเตรยมสงตาง ๆ ทจ าเปน ในการออกแบบเวบไซตตองอาศยความสามารถตาง ๆ เชน โปรแกรมส าหรบสราง เวบไซต ภาพเคลอนไหว มลตมเดย การจดโดเมนเนม การหาผใหบรการรบฝากเวบไซต (Web Hosting) เปนตน

6. การจดโครงสรางขอมล เมอไดขอมลตาง ๆ เชน ก าหนดเนอหาและจดประสงคของเวบไซต การก าหนดกลมเปาหมาย การเตรยมขอมล การเตรยมสงตาง ๆ ทจ าเปนจากขนแรกเรยบรอยแลว ในขนตอนน เราจะจดระบบเพอใชเปนกรอบส าหรบการออกแบบและด าเนนการในขนตอนตอไป ซงมรายละเอยดดงน - โครงสรางและสารบญของเวบไซต - การใชระบบน าผเขาชมไปยงสวนตาง ๆ ภายในเวบไซตหรอทเราเรยกวาระบบ

น าทาง (Navigation) - องคประกอบทตองน ามาใช เชน สอมลตมเดย ภาพกราฟก แบบฟอรมตาง ๆ - การก าหนดรปแบบและลกษณะของเวบเพจ - การก าหนดฐานขอมล ภาษาสครปตหรอแอปพลเคชนทน ามาใชในเวบไซต - การบรการเสรมตาง ๆ - การออกแบบเวบไซต

13

นบเปนขนตอนในการออกแบบรปราง โครงสรางและลกษณะทางดานกราฟกของหนาเวบเพจโดย โปรแกรมทเหมาะสมในการออกแบบคอ Photoshop หรอ Fireworks ซงจะชวยในการสรางเคาโครงของหนาเวบและองคประกอบตาง ๆ เชน ชอเวบไซต โลโก รปไอคอน ปมไอคอน ภาพเคลอนไหว แบนเนอรโฆษณา เปนตน ในการออกแบบเวบไซตนนยงตองค านงถงสสนและรปแบบของสวนประกอบตาง ๆ ทไมใชภาพกราฟก เชน ขนาดของตวอกษร สของขอความ สพน ลวดลายของเสนกรอบเพอความสวยงามและดง ดดผเยยมชมดวย สวนประกอบของหนาเวบเพจ

เราสามารถจ าแนกสวนประกอบของหนาเวบเพจ เปน 3 สวน ดงน 1. สวนหว (Page Header) นาจะอยบรเวณบนสดของหนาเวบเพจ เปนสวนทแสดง

ชอ เวบไซต โลโก แบนเนอรโฆษณาลงกส าหรบขามไปยงหนาเวบอน 2. สวนเนอหา (Page Body) จะอยบรเวณตอนกลางของหนาเวบเพจ ซงเปนสวนท

แสดงเน อหาภายในหนาเวบ เพจน น โดยประกอบดวยขอความ ขอมล ภาพเคลอนไหว เปนตน

3. สวนทาย (Page Footer) จะอยบรเวณดานลางสดของหนาเวบเพจ สวนมากใชส าหรบลงกขอความสน ๆ เขาใจงาย หรอจะมชอเจาของเวบไซต อเมลแอดเดรสของผดแลเวบไซตส าหรบตดตอกบทางเวบไซต

2.4 ทฤษฎการเขยนโปรแกรมเชงวตถ OOP (Object Oriented Programming) เปนวธการเขยนโปรแกรม โดยอาศยแนวคดของวตถชนหนง มความสามารถในการปกปองขอมล และการสบทอดคณสมบต ซงท าใหแนวโนมของ OOP ไดรบการยอมรบและพฒนามาใชในระบบตาง ๆ มากมาย เชน ระบบปฏบตการ วนโดวส เปนตน สวรรณา เพชรแกว [3]

ในทนจะกลาวถงความเปนมา และความหมายของแนวคดการเขยนโปรแกรมเชงวตถ ขอควรรเกยวกบหลกการเขยนโปรแกรมเชงวตถ ตลอดจนความส าคญของการเขยนและออกแบบระบบงานกอนเขยนโปรแกรม รวมถงประโยชนของการเขยนโปรแกรมเชงวตถซงจะท าใหผเขยนไดเขาใจถงหลกการเบองตนของแนวความคดเชงวตถนได ความเปนมาของแนวคดแบบ OOP

แนวความคดดงเดมของการเขยนโปรแกรม กคอ การแกปญหาโดยใชคอมพวเตอรเปนเครองมอ คลายกบการใชเครองคดเลขในการแกปญหาทางคณตศาสตร

แนวความคดแบบใหมทใชในการเขยนโปรแกรม กคอ การเนนถงปญหาและองคประกอบของปญหา (เพอแกปญหา) การเนนทปญหาและองคประกอบของปญหา (Problem Space) จะคลายกบแกไขปญหาและชวตความเปนอยของมนษยทจะตองม คน สตว สงของ เพอแกปญหา (มหนาทแกปญหา) มากกวาจะมองทวธการแกปญหานน ๆ หรอขนตอนในการแกปญหา (Solution Space) ซงเปนวธการเขยนโปรแกรมแบบเกานนเอง

14

อาลน เคย (Alan Kay) ไดเสนอกฎ 5 ขอ ทเปนแนวทางของภาษาคอมพวเตอรเชงวตถ หรอทเรยกวา Object-Oriented Programming (OOP) ไวดงน

1. ทก ๆ สงเปนวตถ (Everything is an Object) 2. โปรแกรม กคอ กลมของวตถทสงขาวสารบอกกนและกนใหท างาน (A Program is

a Bunch of Object Telling Each Other What to do by Sending Messages) 3. ในวตถแตละวตถจะตองมหนวยความจ าและประกอบไปดวยวตถอน ๆ (Each

Object has Its Own Memory Made Up of Other Objects) 4. วตถทกชนดจะตองจดอยในประเภทใดประเภทหนง (Every Object has a Type 5. วตถทจดอยในประเภทเดยวกนยอมไดรบขาวสารเสมอนกน (All Object of a

Particular Type Can Receive the Same Messages) 2.4.1 แนวคดแบบ OOP OOP กคอ “ธรรมชาตของวตถ” หมายความวา OOP จะมองสงแตละสงถอเปน “วตถ

ชนหนง” (Object) มนจะมสแดงหรอสเขยว ยาวหรอสน มนกคอวตถชนหนงเหมอนกน และเราสามารถก าหนดประเภทหรอคลาสใหกบวตถเหลานนได

นอกจากน เมอ OOP มองทกสงถอเปนวตถชนหนงแลว ยงสามารถคดตอไปอกวา “วตถแตละอยางนน ตางกมลกษณะและวธการใชงานเปนของตวเอง” หมายความวา วตถแตละชนดหรอแตละชนตางกมรปราง ลกษณะ และการใชงาน (การกระท า) ทแตกตางกนออกไป เราจะเรยกคณลกษณะของวตถวา แอตทรบวต (Attribute) และจะเรยกวธการใชงานวตถวา เมธทอด (Method) ตวอยางเชน “ดนสอเปนวตถทมลกษณะเรยวยาว ภายในเปนไสถานใชส าหรบเขยนการใชดนสอท าไดโดยใชมอจบและเขยนลงบนวสดรองรบ”

จากขอความขางตน สามารถจบใจความไดวา คณลกษณะของวตถ (Attribute) กคอ “ยาวเรยว ภายในเปนไสถาน” สวนการใชงาน (Method) กคอ “ใชมอจบและเขยนลงบนวสดรองรบ”

จะเหนไดวาแนวคดของ OOP นนจะมลกษณะทคลายกบธรรมชาตของสงหนงซงสามารถแบงแยกสงตาง ๆ ออกเปนแตละประเภทได ถาน าเอาแนวคดของ OOP มาใชในการเขยนโปรแกรมและการจดการขอมล จะพบวาโปรแกรมหรอฟงกชนจะมความเปนอสระแกกนอยางเหนไดชด กคอ โปรแกรมหรอฟงกชนแตละตวถงแมจะมาจากทเดยวกนแตสามารถท างานในคนละหนาท เกบขอมลคนละคาได โดยจะไมมายงเกยวกนแตอยางใด

2.4.2 ขอความรเกยวกบ OOP เนองจากหลกการเขยนโปรแกรมเชงวตถเปนแนวคดแบบใหม ดงนน การท างานหลาย

ๆ สวนของการเขยนโปรแกรมแบบนอาจจะยงไมเปนทคนเคยมากนก จงจ าเปนทผศกษาตองท าความเขาใจการท างานของแนวคดนไดดย งขน ขอควรรเบองตนเกยวกบ OOP มดงน

การเชอมตอ (Interface)

15

อนเตอรเฟส (Interface) หมายถง การเชอมตอ ถาเปนการเชอมตอระหวางผใชกบคอมพวเตอร จะเรยกการเชอมตอนนวา ยสเซอรอนเตอรเฟส (User Interface) แตในการเขยนโปรแกรมเชงวตถ การเชอมตอยงรวมไปถงวตถ (Object) เพราะในวตถจะตองมอนเตอรเฟส อนเปนสวนทวตถนน ๆ จะใหบรการหรอเปนสวนทบอกวาวตถนน ๆ สามารถท าอะไรไดบาง ซงบางครงเรยกวาเมธทอด(Method)

ขอดของการมอนเตอรเฟส กคอ การเปลยนแปลงทเกดขนภายในวตถจะไมกระทบตออนเตอรเฟส ดงนน ภายในวตถผเขยนค าสงสามารถดดแปลง แกไข หรอเพมเตมไดตลอดเวลา นอกจากน ภายในวตถยงสามารถเกบคาตาง ๆไดอกดวย

การซอนรายละเอยด (Encapsulation) สวนประกอบของวตถตามแนวความคดการเขยนโปรแกรมเชงวตถ จะตองประกอบไป

ดวยสองสวนเปนอยางนอย คอ สวนของคณสมบตใชเกบขอมลรายละเอยดสถานะ โดยใชตวแปรเกบคาตาง ๆ ไว และสวนของเมธทอดทเปนตวเชอมการท างานของวตถนน ๆ โดยผ ใชจะไมสามารถตดตอใชงานกบตวแปรทอยขางในได ในภาษา C++ จะใชค า Public,Private และ Protected เขามาชวยก าหนดขอบเขตการใช

การน าวตถมาใชใหม (Reuse the Object) จดประสงคใหญของการเขยนโปรแกรมเชงวตถ กคอ การน าสวนตาง ๆ ของวตถท

สรางขนกลบมาใชใหมหรอทเรยกในภาษาองกฤษวา “Reuse” เมอผเขยนโปรแกรมสรางวตถมจ านวนมากพอกสามารถน าวตถทสรางขนมาประกอบเปนวตถใหม หรอทเรยกวาคอมโพสตชน “Composition”

นอกจากวธการคอมโพสตแลว ผใชยงสามารถ Reuse สวนของวตถโดยการใชการสบทอดคณสมบต (Inheritance) จากคลาส ลกษณะเชนน คอ เปนการน าสวนของวตถทงหมดมาใช ซงปกตแลววตถทน ามาใชในลกษณะนจะมขนาดใหญ ถาเปนการคอมโพสตจะประกอบขนจากสวนของวตถทมขนาดเลกกวา อยางไรกตาม ขนาดของวตถมไดเปนตวก าหนดทแนนอนตายตวเสมอไป

การพองรป (Polymorphism) รากฐานของการพองรป (Polymorphism) กคอ การถายทอดคณสมบต เพราะถาไมม

การถายทอดคณสมบตกจะไมเกดสภาวะการพองรป การถายทอดคณสมบตเปนเครองมอยนยนไดวาคลาสลกทเกดจากคลาสแมเดยวกนยอมมคณสมบตเหมอนกน

การเขยนโปรแกรมและการออกแบบระบบงาน กอนทผเขยนโปรแกรมจะสามารถเขยนค าสงได จะตองมการออกแบบระบบงานกอน

แลวจงเขยนโปรแกรมเปนภาษาตาง ๆ ตามชนดของงานและความเหมาะสม การเขยนโปรแกรมเชงวตถกเชนกน ตะตองมการออกแบบระบบงานกอน หลกส าคญส าหรบการออกแบบเชงวตถ กคอ การหาวตถใหพบ เมอพบแลวจะตองจ าแนกวตถออกเปนสวนทเปลยนแปลงและสวนทอยคงท วตถทไมเปลยนแปลงสามารถน าไปใชไดเมอมการปรบปรง

16

ระบบงานใหม นนคอเหตผลทท าใหตองมการออกแบบระบบงาน วตถทมการเปลยนแปลงบอยกไดแก วตถทท าหนาทเปนอนเตอรเฟส เปนตน

2.4.3 ประโยชนของการโปรแกรมแบบ OOP เทคโนโลยของออบเจกตโอเรยนเทดไดน าประโยชนในการพฒนาซอฟตแวรดงน

1. ความสามารถในการเรยกใชไดหลายครง ออบเจกตไดถกออกแบบตามหลกการทวาสามารถเรยกใชงานไดหลาย ๆ ครง ในหลกการนท าให Application ของ OOP ตวแรกอาจจะท าไดยาก แตวาโปรแกรมแอปพลเคชนทเขยนภายหลงจะสรางงายเพราะสามารถเรยกใชออบเจกตทถกสรางไวตงแตโครงงานแรกได 2. ความเชอถอได โปรแกรมแอปพลเคชนของ OOP จะมความเชอถอไดสงเพราะจะรวมเอาสวนยอยททดสอบจนไดมาตรฐานแลวมารวมเขาไวดวยกน รหส (Code) ทเขยนขนมาใหมในแตละแอพลเคชนจะมไมมากนก เนองจากรหสสวนใหญจะถกดงมาจากไลบรารทมความเชอถอไดสงอยแลว 3. ความตอเนองกน การพฒนาซอฟตแวรแบบ OOP จะเปลยนไปตามฝมอและจ านวนนกเขยนโปรแกรมภาษา C นกโปรแกรมภาษา C ทช านาญสามารถเรยนรหลกการของ OOP ไดภายในเวลาไมนาน และสามารถเขาใจเนอหาไดไมยาก อกทงสามารถ แปลงโปรแกรมแอพพลเคชนของ C เปน C++ หรอ C# ได

2.5 ทฤษฎฐานขอมล

2.5.1 ฐานขอมล หมายถง กลมของขอมลทมความสมพนธกน น ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกนอยางม

ระบบและขอมลทประกอบกนเปนฐานขอมลนน ตองตรงตามวตถประสงคการใชงานขององคกรดวยเชนกน เชน ในส านกงานกรวบรวมขอมล ตงแตหมายเลขโทรศพทของผทมาตดตอจนถงการเกบเอกสารทกอยางของส านกงาน ซงขอมลสวนนจะมสวนทสมพนธกนและเปนทตองการน าออกมาใชประโยชนตอไปภายหลง ขอมลนนอาจจะเกยวกบบคคล สงของสถานท หรอเหตการณใด ๆ กไดทเราสนใจศกษา หรออาจไดมาจากการสงเกต การนบหรอการวดกเปนได รวมทงขอมลทเปนตวเลข ขอความ และรปภาพตาง ๆ กสามารถน ามาจดเกบเปนฐานขอมลได และทส าคญขอมลทกอยางตองมความสมพนธกน เพราะเราตองการน ามาใชประโยชนตอไปในอนาคต

2.5.2 ระบบฐานขอมล ภม เหลองจามกร [4] ในการประกอบธรกจจะมขอมลตางๆเกดขนมากมาย ยกตวอยางเชน ขอมลลกคา ขอมลการสงของ ขอมลพนกงาน ฯลฯ ซงขอมลเหลานจะตองมการเกบรกษา

17

ทด นอกจากนนในการตดสนใจตางๆจะมขอมลทตองใชประมวลผลเพอประกอบการตดสนใจเปนจ านวนมาก การน าขอมลเหลานมาใชนน ถาไมไดมการจดระเบยบการเกบทด กยอมน ามาใชไดอยางยากล าบาก

ระบบฐานขอมล หมายถง การรวมตวกนของฐานขอมลตงแต 2 ฐานขอมลเปนตนไปทม ความสมพนธกน โดยมวตถประสงคเพอเปนการลดความซ าซอนของขอมล และท าใหการบ ารงรกษาตวโปรแกรมงายมากขน โดยผานระบบการจดการฐานขอมล หรอ เรยกยอ ๆ วา DBMS 2.5.3 องคประกอบของระบบฐานขอมล

ระบบฐานขอมลเปนเพยงวธคดในการประมวลผลรปแบบหนงเทานน แตการใชฐานขอมลจะตองประกอบไปดวยองคประกอบหลกดงตอไปน

1. แอพพลเคชนฐานขอมล (Database Application) 2. ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System หรอ DBMS) 3. ดาตาเบสเซรฟเวอร (Database Server) 4. ขอมล (Data) 5. ผบรหารฐานขอมล ((Database Administrator หรอ DBA) 2.5.4 แอพพลเคชนฐานขอมล เปนแอพพลเคชนทสรางไวใหผใชงานสามารถตดตอกบฐานขอมลไดอยางสะดวก ซงม

รปแบบการตดตอกบฐานขอมลแบบเมนหรอกราฟฟก โยผใชไมจ าเปนตองมความรเกยวกบฐานขอมลเลยกสามารถเรยกใชงานฐานขอมลไดเชน บรการเงนสด ATM

2.5.5 ระบบจดการฐานขอมล ระบบจดการฐานขอมล หมายถง กลมโปรแกรมหรอซอฟตแวรชนดหนง ทสรางขนมา

เพอท าหนาทบรหารฐานขอมลโดยตรง ใหมประสทธภาพมากทสด เปนเครองมอทชวยอ านวยความสะดวกใหผใชสามารถเขาถงขอมลได โดยทผใชไมจ าเปนตองรบรเกยวกบรายละเอยดภายในโครงสรางฐานขอมล พดงาย ๆ กคอ DBMS นเปนตวกลางในการเชอมโยงระหวางผใช และโปรแกรมตางๆ ทเกยวของกบระบบฐานขอมล ตวอยางของ DBMS ทนยมใชในปจจบน ไดแก Microsoft Access, FoxPro, SQL Server, Oracle, Informix, DB2 เปนตน ระบบฐานขอมลทมประสทธภาพจะมหนาทหลกๆดงตอไปน การเกบรกษาขอมล ระบบฐานขอมลจะชวยใหการเกบรกษาขอมลเปนระบบระเบยบ มการจดหมวดหมของขอมล ซงจะใหผจดเกบท างานไดสะดวกมากขน และปองกนความผดพลาดได การน าขอมลไปใช ขอนจะเปนหวใจของระบบฐานขอมลเลยทเดยว ระบบฐานจะท าใหการดงขอมลออกมาใชสะดวกและมประสทธภาพมากขน การสรปขอมลและประมวลผลตางๆจะท าไดงายขน ซงจะท าใหสามารถน าขอมลไปประกอบการตดสนใจได ยกตวอยางเชน การเกบ

18

ขอมลใบสงของจากลกคา ถาเราเกบโดยไมมระบบเชนเกบส าเนาใบเสรจทงหมดไว เรากจะมเพยงหลกฐานวาใครสงอะไรไปบางเทานน แตถามการเกบลงระบบฐานขอมล โดยเฉพาะอยางยงเมอใชคอมพวเตอรเขาชวย เราจะสามารถดงขอมลสรป ตางๆออกมาใชได เชน สามารถรวบรวมไดวา ลกคารายน สงอะไรบาง สนคารายการนถกสงไปเทาไร เหลออกเทาไร ฯลฯ การแกไขขอมล เปนอกความสามารถหนงทระบบฐานขอมลจะชวยใหท างานสะดวกขน ยกตวอยางเชน จากขอทแลวตวอยางใบสงของ ถาลกคามการเปลยนหมายเลขโทรศพทตดตอ เรากสามารถแกทเดยวได โดยไมตองเขาไปแกในใบสงของแตละใบ เปนตน ซงจากหนาทของระบบฐานขอมลจะท าใหเหนวา การเกบขอมลอยางมระบบกบไมมนน มความสามารถและประโยชนใชสอยตางกนมาก ซงกคงจะท าใหเหนประโยชนของฐานขอมลเดนชดขน ระบบฐานขอมลคอมพวเตอร อนทจรงแลวน น ระบบฐานขอมลไมจ าเปนจะตององกบคอมพวเตอรเสมอไป ยกตวอยางเชน ระบบบตรทะเบยนหนงสอในหองสมด ระบบบตรคนไข ฯลฯ แมแตการทเราจดบนทกหมายเลขโทรศพทของเพอน กถอไดวาเปนระบบฐานขอมลอยางหนง ซงระบบดงกลาวน ถามการใชหลกของการจดการฐานขอมลทถกตองแลวละก จะสามารถมความสะดวกในการใชสอยไดในระดบหนง แตทวาในปจจบนเมอเราพดถงระบบฐานขอมล เรากมกจะนกถงระบบฐานขอมลคอม พวเตอร การน าคอมพวเตอรมาใชในการจดการฐานขอมลนน อาจพดไดวา เปนการใชคอมพวเตอรทตรงกบขอเดนทสดของคอมพวเตอรอยางหนง กคอ ใชกบงานทมการท าซ าเปนจ านวนมาก มการประมวลผลทเปนระบบ ซงคอมพวเตอรจะไมมความผดพลาดอนเกดจากการเหนอยลาหรอเบอหนาย จากตวอยางทยกมา คงจะเหนขอดขอระบบฐานขอมลคอมพวเตอรแลว ในขนตอไปในการจะเรมใชฐานขอมล อนดบแรกกคงจะเปนการเลอกโปรแกรมจดการฐานขอมลมาใช ในปจจบนโปรแกรมจดการฐานขอมลมใหเลอกมากมายหลายชนด มทงโปรแกรมทขายในทองตลาดทวไป เชน Microsoft access, ORACLE ฯลฯ หรอโปรแกรมทแจกใหใชผานทางอนเตอรเนตโดยไมตองเสยคาใชจาย เชน Mysql ฯลฯ อนทจรงแลวนน ในการพฒนาระบบทถกตองนน จะตองเรมจากการวเคราะหระบบกอนวา ระบบของเราเปนเชนไร จะมขอมลอะไรบางทใชในระบบ ตองประเมนวาจ านวนขอมลทงหมดทจะเกดขนจะมประมาณเทาใด มการใชฐานขอมลในลกษณะใดบางเชน ตองออกรายงาน ตองมการแสดงผลแบบเรยลไทม(real time) ฐานขอมลจะมการเขาใชพรอมกนหลายคนหรอไม เปนตน ซงเมอไดผลของการวเคราะหแลว จงน าไปเลอกโปรแกรมจดการฐานขอมลทเหมาะสม สามารถรองรบระบบทเราตองการใชได แตส าหรบผเรมตนแลว แนะน าวาใหเรมทดลองใชใหคนเคยกบระบบการจดการฐานขอมลกอน เพราะแทบทกโปรแกรม ลกษณะการจดการจะคอนขางคลายคลงกน จะมขอ

19

แตกตางกแตวาการใชงานยากงายตางกนเทานน เชนหนาตาของตวโปรแกรม การจดวางเมนใชงาน ฟงชนสนบสนนการท างานตางๆ ซงเมอมความคนเคยแลว กจะท าใหสามารถเลอกโปรแกรมทเหมาะสมกบระบบงานทเปนอยได 2.5.6 โครงสรางระบบฐานขอมล ระบบฐานขอมลในปจจบน จะนยมใชฐานขอมลแบบสมพนธ (Relational Database) โครงสรางพนฐานของฐานขอมลประเภทนจะมดงตอไปน ตาราง(Table) จะเปนทเกบขอมลของฐานขอมล จะมลกษณะเปนตาราง 2 มต โดยจะถอวาขอมลในแนวนอน(แถว)เปนขอมลหน งชด เรยกวาเรคคอรด (Record) ซงขอมลในแตละชดจะประกอบดวยขอมลตางๆ ตามแนวตง(คอลมน) ซง เรยกวา ฟลด (Filed)

รปท 2.1โครงสรางของตาราง จากรปท 2.1 เปนตวอยางตารางเกบขอมลสนคา โดยสนคาแตละชนดจะถอวาเปนหนงเรคคอรด ในแตละเรคคอรดจะมขอมลชนดตางๆ (ฟลดตางๆ) บรรจอย ซงในหนงฐานขอมลกจะประกอบดวยตารางตงแตหนงตารางขนไป อนเดกซ (Index) อนเดกซ จะเปนฟลดทใชชวยในการคนหาขอมล การท างานของฟลดทเปนอนเดกซกคอ จะมการจดเรยงล าดบ โดยอตโนมตโดยอาศยฟลดอนเดกซเปนตวอางอง การทมอนเดกซกหมายความวา ขอมลไดมการจดเรยงไวแลว ยกตวอยางเชนสมดโทรศพท ถาเราตองการตองการหาชอคนทขนตนดวยตว อ.อาง เรากสามารถไปเปดคนไดจากบรเวณทายเลมไดเลย โดยไมตองดไปทละหนาวามชอทข นตนดวย อ.อางอยหรอไม ไพรมารยคย (Primary Key) ไพรมารยคยจะเปนฟลดทสามารถเปนตวแทนเรคคอรดทงหมด คาไพรมารยคยจะตองไมซ ากน เมอระบคาไพรมารยคยแลว จะตองสามารถอางองถงฟลดอนๆไดเลย ยกตวอยางเชน จากรปท1 เมอเราระบสนคารหส 0001 กจะหมายถง พดลมทราคา900 บาทไดเลย การเกบขอมลแบบสรางความสมพนธ

เรคคอรดท1



ชอฟลด

ฟลดท1 ฟลดท2 ฟลดท3

รหสสนคา ชอสนคา ราคา

0001 พดลม 900

0002 โคมไฟ 500

0003 ตเยน 7000

20

ฐานขอมลแบบสมพนธจะมจดเดนท พยายามแยกขอมลออกมาเปนชดๆ (เปนตารางอสระ) แลวจงก าหนดความสมพนธระหวางตาราง(ขอมล)ขน เพอเกบขอมลของสงทเกดขน การจดเกบลกษณะนจะชวยลดความซ าซอนของขอมล และจะชวยใหการแกไขเปนไปอยางสะดวกและลดความผดพลาด

จากรปท 2.2จะเหนไดวา ไดแยกขอมลลกคาและขอมลสนคาเปนอยางละหนงตารางแลวจงเกบขอมลการสงซอโดยสรางเปนตารางความสมพนธระหวางลกคากบสนคาขน ซงขอมลทน ามาอางองในตารางความสมพนธนนกคอไพรมารยคยนนเอง

การสงซอ

ล าดบท รหสลกคา ชอ เบอรตดตอ รหสสนคา ชอสนคา ราคา จ านวน

1 001 กรง 1234567 0001 พดลม 900 2

2 002 สมบต 9876543 0001 พดลม 900 1

3 001 กรง 1234567 0003 ตเยน 7000 1

เมอเปรยบเทยบ ระหวางรปท 2.2 กบ รปท 2.3 จะเหนไดวา ในรปท 2.3นน ขอมลมความซ าซอนกน ยกตวอยางเชนการสงพดลมกจะตองเกบชอสนคาและราคาซ ากนสองท ซงทจรงแลวสามารถจ าแนกไดจากรหสสนคาไดโดยตรง นอกจากนนแลว ถาจะมการแกชอจากพดลม เปนพดลมตงโตะ กจ าเปนจะตองแกในทกรายการทเปนพดลมในตารางการสงซอในรปท 2.3 ซงถาเปนการเกบขอมลแบบใชความสมพนธ (รปท 2.2) กเพยงแกเฉพาะชอสนคาในตารางสนคาเพยงแหงเดยวเทานน 2.5.7 การออกแบบฐานขอมลและ ER-ไดอะแกรม เมอเรมใชฐานขอมล การออกแบบโครงสรางของฐานขอมล จะเปนสงทส าคญมาก การออกแบบ จะใชแผนภมความสมพนธระหวางขอมลทเรยกวา ER-ไดอะแกรม (Entity Relationship Diagram) ดงตวอยางในรปท 2.4 เขามาชวยในการออกแบบ แผนภมนจะชวยเรยบเรยงความคด และชวยท าใหมองความสมพนธระหวางขอมลตางๆไดชดเจนยงขน

ลกคา

รหสลกคา ชอ เบอรตดตอ

001 กรง 1234567

002 สมบต 9876543

การสงซอ

ล าดบท รหสลกคา รหสสนคา จ านวน

1 001 0001 2

2 002 0001 1

3 001 0003 1

สนคา

รหสสนคา ชอสนคา ราคา

0001 พดลม 900

0002 โคมไฟ 500

0003 ตเยน 7000

รปท 2.3 การเกบขอมลโดยไมใชความสมพนธ ความสมพนธ

รปท 2 .2 การเกบขอมลโดยใชความสมพนธ

21

รปท 2.4 ตวอยางER-ไดอะแกรม ลกษณะของ ER-ไดอะแกรม ER-ไดอะแกรมประกอบดวย 3 สวนใหญๆคอ

1. เอนทต (Entity) เปนตวแทนของสงทสนใจ หรอจะพดอกอยางวา ตวแทนของชดขอมลหนง ยกตวอยางเชน เอนทตสนคา เอนทตลกคา เอนทตใบสงซอ เปนตน แทนดวยสเหลยม

2. พรอพเพอรต(Property) เปนคณสมบตของเอนทต ซงกคอ ขอมลจรงของสงทเราสนใจ เชน เอนทตสนคา กจะมพรอพเพอรต เชน รหสสนคา ราคาตอหนวย เปนตน แทนดวยวงกลม

3. ความสมพนธ (Relationship) เปนการเชอมโยงระหวางเอนทตกบเอนทต เชน ความสมพนธระหวางสนคากบใบสงซอ เปนตน แทนดวยสามเหลยม ความสมพนธมดวยกนสามชนดคอ ความสมพนธชนดหนงตอหนง (1-1) ความสมพนธชนดหนงตอกลม (1-M) ความสมพนธชนดกลมตอกลม (M-N) จากรปท 2.4 จะอานไดวา มขอมลหลกอย 3 อยาง (3 เอนทต ,3 ตาราง) ไดแก ขอมลสนคา(Product) ขอมลการสงซอ(Order) ขอมลลกคา(Customer) ซงแตละตารางจะมรายละเอยดยอยๆ อาทเชน ตารางขอมลสนคา กจะมขอมลของรหสสนคา(ProductID) ชอสนคา(ProductName) ราคาตอหนวย(UnitPrice) ปรมาณคงคลง (UnitInStock)อยเปนตน สวนจากความสมพนธกจะอานไดวา “ในการสงซอแตละครงจะประกอบดวยสนคากประเภทกได หรอสนคาแตละประเภทจะถกสงจากหลายการสงซอกได” (ความสมพนธชนดกลมตอกลม) กบ “แตละการสงซอจะตองมผส งสนคาเพยงคนเดยว แตทวาลกคาแตละคนสามารถม

22

การสงซอหลายครงกได” (ความสมพนธชนดหนงตอกลม) เราจะเขยน ER-ไดอะแกรมไดอยางไร การไดมาซงER-ไดอะแกรมในรปท 2.4 นน จะมข นตอนดงตอไปน 1. ศกษารายละเอยดและลกษณะหนาทงานของระบบ ขอมลทเกยวของ ขนตอนในการท างาน ตลอดจนขอก าหนดตางๆ ซงอาจท าไดดวยการสมภาษณหรอศกษาจากแบบฟอรมตาง ๆ ทมการใชงานอยในระบบงานนน 2. ก าหนดเอนทตทควรมในระบบฐานขอมล น ารายละเอยดในขอ 1 มาท าการก าหนดเอนทตทจ าเปนตองมอยในระบบฐานขอมล พรอมทงก าหนดพรอพเพอรตของแตละเอนทตดวย 3. ก าหนดความสมพนธระหวางเอนทต โดยพจารณาจากขอมลทไดท าการศกษามา 4. ท าการวเคราะหER-ไดอะแกรมทไดมาวา สอถงระบบขอมลทตองการจรงหรอไม แลวท าการปรบแตงใหเหมาะสม โดยอาจมการเพมหรอลดเอนทตหรอพรอพเพอรต ปรบปรงหรอเปลยนแปลงลกษณะความสมพนธเปนตน 2.6 ทฤษฎระบบการจดการเอกสาร

ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณย, บศรนทร จตรอ าพน [5] ระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) คอ ระบบคอมพวเตอร หรอ โปรแกรมคอมพวเตอร ทน ามาใชในการ ตดตามและจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส หรอ ภาพของเอกสารทสรางขนมาจากเอกสารในรปแบบของกระดาษ การจดการเอกสารน จะมแนวคดทคลายคลง และบางสวนกจะเหมอนกนกบ ระบบการจดการเนอหา (Content Management System) ทจะเปนสวนหนงของ ระบบการจดการเนอหาขององคกร (Enterprise Content Management System) ทมความสมพนธกบ การจดการทรพยสนดจตอล (Digital Asset Management) การท ารปเอกสาร (Document Imaging) ระบบการไหลของกระแสงาน (Workflow System) และ ระบบการจดการการบนทกขอมล (Record Management System) ระบบการจดการเอกสาร โดยทวไปแลว จะท าการสนบสนนทางดาน การบนทกจดเกบขอมล (Storage) การท าเวอรชนของขอมล (Version) รายละเอยดของขอมล (Metadata) ความปลอดภยของขอมล (Security) ตลอดจน การท าสารบญ (Indexing) และการเรยกใชขอมล (Retrieval) เปนตน ทงหมดทกลาวมา จะมความหมายดงตอไปน

รายละเอยดของขอมล (Metadata) รายละเอยดของเอกสาร จะเปนขอมลทเกยวกบเอกสารนน ตวอยางเชน ขอมลของทอย

ในการจดเกบเอกสาร และผทท าการบนทกเอกสาร ในระบบการจดการเอกสาร จะท าการดงขอมลของรายละเอยดของเอกสารขนมา โดยอตโนมต หรอสามารถก าหนดไดเองโดยผใชงาน ในบางระบบ จะใชการรจ าตวอกษรดวยแสง (Optical Character Recognition - OCR) จากการสแกนรป หรอเกดขนกอนการสกดขอมลออกจากเอกสารอเลกทรอนกส

23

การบรณาการ (Integration) ระบบการจดการเอกสารหลายๆตว ไดมความพยายามทจะท าการรวบรวมเอกสาร

ตางๆเขากบโปรแกรมประยกต (Applications) อนๆ ดงนน ผใชงานจะสามารถ ทจะท าการดงขอมล ของเอกสารออกมาใชไดโดยตรง จากทเกบพกขอมลของระบบการจดการเอกสาร (Document Management System Repository) ท าการเปลยนแปลง แกไขเอกสาร และท าการบนทกเอกสารทถกแกไขแลว กลบลงไปยงทเกบพกขอมลของระบบการจดการเอกสาร เปนเอกสารเวอรชนใหมขนมา โดยจะไมทงเอาไวใน โปรแกรมประยกต ตวอยางของการรวบรวมเอกสาร โดยทวไปกจะเปนพวก ชดโปรแกรมส านกงาน (Office Suite) จดหมายอเลกทรอนกส (e-Mail) หรอโปรแกรม ในกลมของ การสนบสนนการท างาน เปนกลม (Collaboration or Groupware) การรวบรวมเอกสาร จะใชมาตรฐานในการเปดเอกสารแบบเดยวกน เชน ODMA, LDAP, WebDAV และ SOAP เพอใหเอกสาร สามารถท างานเขากบโปรแกรมอนๆได

การจบภาพ (Capture) การจบภาพของเอกสารทอยในกระดาษ ดวยเครองสแกน หรอเครองพมพหลายฟงกชน

ทเครองสแกน สามารถท าการจบภาพเอกสารไดนนเปนเพราะ ความสามารถของระบบ การรจ าตวอกษรดวยแสง ทถกน าไปรวมเขากบฮารดแวร ของเครองมอตางๆ เพอท าการเปลยนรปภาพ ดจตอลใหกลายเปน ตวหนงสอทอานได บางครงจะมการน า การรจ ารปแบบดวยแสง (Optical Mask Recognition - OMR) เขามาชวยขยายความของ ตวเลอกตางๆ ทเปลยนได

การจดล าดบ (Indexing) เปนการจดล าดบเอกสาร ดวยวธการอยางงาย เพอจะท าการระบและตดตามเอกสาร ให

เอกสารมความแตกตางกบเอกสารอนๆ แตในบางครง จากมการท าดวยวธการและรปแบบ ทยงยากและซบซอนถงเพอ ท าการแบงแยกล าดบชนของเอกสาร หรอตามล าดบของตวอกษร การจดล าดบน จะชวยสนบสนนการคนหาเอกสาร การเขาถงเอกสาร ใหสามารถท าไดโดยรวดเรว

การจดเกบ (Storage) การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส เมอกลาวถงการจดเกบเอกสาร ยงจะรวมไปถงการ

จดการเอกสารในดานตางๆอกดวย ไดแก เอกสารนนถกจดเกบอยทใด จะเกบเอาไวนานเทาใด การโยกยายเอกสารจากทหนง ไปไวยงอกทหนง หรอการจดเกบแบบเปนล าดบชน หรอแมกระทง เรองการท าลายเอกสาร

การเรยกใชเอกสาร (Retrieval) การเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกส ทถกจดเกบอยในสถานทจดเกบขอมลการจดบนทก

ถงแมจะเปนการเรยกใชเอกสารโดยเฉพาะอยางยงการเรยกใชเอกสารอยางงายๆ ในการเรยกใชงานเอกสารอเลกทรอนกส นนคอนขางจะซบซอนแตมประสทธภาพ การเรยกใชเอกสารเฉพาะ จะถกสนบสนนโดยการใหผใชงาน ระบถงเอกสารทเรยกใชเฉพาะระบบจะมการใชดชนอยางงาย

24

การกระจายเอกสาร (Distribution) การกระจายเอกสารนนจะตองมรปแบบทแนนอน เพอไมใหสามารถเปลยนแปลงไดงาย

ตวอยาง พวกเอกสารทางดานกฎหมายควบคมอสาหกรรม ทเอกสารตนฉบบจะไมถกน ามาใชงาน ส าหรบการเผยแพร แตจะถกน าไปใชในการจดเกบเทานน ถาตวเอกสารถกเผยแพรออกไปทางอเลกทรอนกส ในสภาพแวดลอมปกต เอกสารนนจะตองถกรบรองและ ตรวจสอบความถกตอง

ความปลอดภย (Security) ความปลอดภยนนเปนเรองส าคญส าหรบระบบการจดการเอกสาร การเรยกใชงาน

จะตองแนใจวาไดรบความยนยอมเสยกอน โดยจะขนอยกบชนดของเอกสาร กอนทจะน าไปใชงาน

การไหลของระบบงาน (Workflow) การไหลของระบบงาน จะเปนสงทซบซอนและมปญหาอยางมากส าหรบระบบการ

จดการเอกสาร ทมสวนของการชวยสราง จดการระบบการไหลของระบบงาน เพราะจะเปนการใชรปแบบ ของการไหลของระบบงานทยาก โดยจะขนกบระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส การก าหนดการไหลของระบบงานจะถกท าดวยคนเพอทจะดวา เอกสารไหนจะตองถกสงไปทใด สวนกฎของการไหล จะถกก าหนดโดยผดแลระบบ เพอท าการสรางและก าหนด ทศทางการไหลของเอกสาร และระบบงานของเอกสารภายในองคกร ตวอยางเชน ใบแจงหน จะถกสงผานไปยงกระบวนการอนมตกอน จงจะถกสงไปยงแผนกบญช

การรวมมอ (Collaboration) การรวมมอควรไดร บการสบทอด มาจากระบบการจดการเอกสารทอยในรปแบบ

อเลกทรอนกส ในรปแบบพนฐาน การท างานรวมของ ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสนนจะตอง อนญาตใหเอกสารนนถกเรยกขนมาใชงาน ไดจากผใชงานทไดรบการก าหนดสทธในการใชงาน และท าการปองกนการใชงานเอกสารจากผทไมไดรบสทธใหใชงาน ในรปแบบของการรวมมอกนทสงขน คอ การอนญาตใหมผใชงานหลายๆคน สามารถเปดดเอกสารไดพรอมๆกนในเวลาเดยวกน

การท าล าดบชด (Versioning) การท าล าดบชด จะเปนกระบวนการในการตรวจสอบเอกสารทมการเขาและออก ของ

ระบบการจดการเอกสาร เพอทจะชวยใหผใชงาน สามารถดงเอกสารชดกอนหนาขนมา และท างานจากจดทเลอกตอไปได ในการท าชดแบบนจะมประโยชนเปนอยางมาก ส าหรบเอกสารทมการเปลยนแปลงไปแลว แตมความตองการทจะใชงาน หรออางองกบเอกสารชดกอนหนา

การคนหา (Searching) การคนหาเอกสาร และแฟมขอมลจะท าโดยการใชรปแบบของการคนหา หรอจะคนหา

แบบละเอยดกสามารถท าได การคนหาเอกสารนนจะใชเพยงขอมลเพยงเลกนอย หรอจะใชทหลากหลายผสมผสานกนกได

25

การพมพ (Publishing) การพมพเอกสารนน บางครงกเปนเรองทนาเบอ ในการท าเอกสาร การตรวจสอบ

เอกสาร การทบทวนเอกสาร การพมพเอกสาร และการอนมตเอกสาร ขนตอนเหลาน จะตองท าอยางรอบคอบ เพราะการตรวจสอบทไมระมดระวง อาจท าใหเกดความไมถกตองของเอกสารขนมาได และจะท าใหผอานรสกผดหวง

2.7 ทฤษฎระบบเอกสารอเลกทรอนกส จดาภส สมพนธสมโภชน และชยยงค อประสทธวงศ [6] ววฒนาการของการจดการเอกสาร ไดมการพฒนามาอยางตอเนอง ในสมยโบราณทยงไมมตวอกษร มการวาดภาพแทนค าอธบายไวบนผนงถ า จนเมอไดมการประดษฐสญลกษณแทนตวอกษรจงบนทกสญลกษณตว อกษรแทนรปภาพ การจดเกบกไดพฒนาจากการบนทกบนพนงถ าไปบนทกบนวสดทจดเตรยมไวเพอใหหยบถอไปอานไดงายและมความคงทน เชน ใบลาน ไมไผ เปนตน จนกระทงไดมการประดษฐกระดาษเกดขน เอกสารตาง ๆ จงถกจดเกบไวบนกระดาษ และใชกนอยางแพรหลายตอเนองยาวนาน เมอเอกสารมมากขน ไดมการประดษฐระบบไมโครฟลมเพอจดเกบเอกสารทม จ านวนมากเหลาน ซงชวยใหใชพนทในการจดเกบนอยลงและสามารถคนหาไดงาย เมอโลกไดกาวเขาสยคสารสนเทศการจดท าและจดเกบเอกสารไดพฒนามาจดท าและจดเกบไวใน คอมพว เตอรเปนไฟลในรปแบบตาง ๆ หรอแมกระทงบนทกไวในฐานขอมล การกระจายเอกสารกเชนเดยวกน ไดมการพฒนาจากการจดสงเอกสารดวยการน าสารดวยมอ ไปเปนการจดสงทางอเลกทรอนกส การรกษาความลบใหกบเอกสารกไดพฒนาจากกรรมวธทางกายภาพไปเปนการเขารหสทางอเลกทรอนกส รวมถงการสรางความคงทนของเอกสารกไดเปลยนแปลงไปตามสภาพการจดเกบทางอเลกทรอนกส ซงแสดงใหเหนวาการจดการเอกสารไดเปลยนแปลงจากการจดการเอกสารทเปนกระดาษ ไปเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส โดยใชเทคโนโลยสารสนเทศในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 2.7.1 ความหมายของเอกสาร ตามประมวลกฎหมายอาญามาตรา 1 ไดระบนยามของเอกสารวา "เอกสาร" หมายถง "กระดาษ หรอวตถอนใดซงไดท าใหปรากฏความหมายดวยตวอกษร ตวเลข ผง หรอแผนแบบ อยางอน จะเปนโดยวธพมพ ถายภาพ หรอวธอนอนเปนหลกฐานแหงความหมายนน " ตามความหมายของกฏหมายมาตรานค าวา "วตถอนใดและวธอน" นนท าใหความหมายของเอกสารสามารถตความไดกวางขวาง ดงเชน ค าพพากษาศาลฎกาท 9/43 ตความวา บตร A.T.M. เปนเอกสาร ดงน นเอกสารอเลกทรอนกสจง เปนเอกสารชนดหน งตามกฎหมายน ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 ไดระบนยามของ "ขอมลขาวสาร" หมายถง "สงทสอความหมายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใด ๆ ไมวาการสอสารความหมายนนจะท าไดโดยสภาพของสงนนเอง หรอ โดยผานวธการใด ๆ และไมวาจะไดจดท าไวในรปของเอกสาร แฟม รายงานหนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การ

26

บนทกภาพหรอ เสยงการบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดทท าใหสงทบนทกไวปรากฏได" ดงนนเอกสารจงเปนสงทใชในการสอขอมลขาวสารตามเจตนาของเอกสารนน เอกสารในยคสารสนเทศมความหมายและขดความสามารถกวางขวางมากขน ตามความเปลยนแปลงของเทคโนโลย นอกจากรวมถงเอกสารอเลกทรอนกสแลว ยงรวมถงเวบเพจ วดโอ และ ออดโอ อกดวย 2.7.2 บทบาทของเอกสาร บทบาทของเอกสาร มสวนส าคญดงน

1. พสจนเจตนาชวยยนยนถงขอผกพนทก าหนดไวในเอกสารทผลงนามจะตองถอปฏบต

2. พสจนวาไดปฏบตตามเอกสารนนแลว ดวยการลงลายมอชอรบรอง 3. พสจนความถกตอง เอกสารหากมการลงลายมอชอถอเปนขอสนนฐานเบองตนวา

เปนเอกสารทแสดงเจตนาตามทก าหนดไวในเอกสารดงกลาวจรง และจะมผลอยางมากในการพสจนความถกตองในการใชเปนพยานหลกฐาน

2.7.3 วงจรชวตของเอกสาร (Document Lift Cycle) วงจรชวตของเอกสาร มวงรอบดงดงน 1. ผลต เรมจากการผลตหรอสรางเอกสาร ซงอาจจะสรางจากแบบฟอรมทก าหนด หรอไดรบเอกสารมาจากหนวยงานอน หรอน าเอกสารทจดเกบไวมาใชงานซ า หรอการน าเขาเอกสาร เอกสารทผลตได จะยงไมมผล จนกวาจะไดรบอนมตหรอรบทราบและลงนามโดยผทมอ านาจหรอผทมสทธอนมต 2. อนมต กอนทจะน าไปใชงาน ตองไดรบอนมตหรอไดรบอนญาตจากผมอ านาจ ซงอาจจะใชวธการลงลายมอชอหรอวธการอนใดท เปนการพสจนตวตนของผมอ านาจ ในบางหนวยงานอาจจะตองมการกลนกรองตามล าดบชนตามกระบวนการท างาน (work Flow) ของแตละหนวยงาน 3. สง-รบ และใชงาน เมอผมอ านาจอนมตเอกสารแลวจงสงไปยงบคคลหรอหนวยงานทตองการ เพอใชงานตามเจตนารมณของเอกสารทผลตขน 4. จดเกบ/ท าลาย เอกสารทสงออกไปหรอไดรบมา จะท าการจดเกบเอกสารเพอใชงานซ า หรอท าลายเมอถงวาระตามทก าหนดจงถอวาจบชวตของเอกสาร เอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document) วงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Lift Cycle) จะเหมอนกบวงจรชวตของเอกสารทวไป แตกตางกนทเอกสารอเลกทรอนกส เปนเอกสารทอยในรปแบบของอเลกทรอนกส 2.7.4 สถานะของเอกสารอเลกทรอนกสตามกฎหมาย ตามพระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ.2544 สรปนยามของ

27

"ธรกรรมทางอเลกทรอนกส" ไดวา หมายถง "การกระท าใด ๆ ทเกยวกบกจกรรมในทางแพงและพาณชย คอการท านตกรรม สญญา หรอการด าเนนการใด ๆ ทเกยวของดวยการใชวธการทางอเลกทรอนกสทงหมดหรอแตบางสวน" และไดใหนยามของ "ขอมลอเลกทรอนกส" หมายความวา "ขอความทไดสราง สง รบ เกบรกษา หรอ ประมวลผลดวยวธการทางอเลกทรอนกส เชน วธการแลกเปลยนขอมลทางอเลกทรอนกส จดหมายอเลกทรอนกส โทรเลข โทรพมพ หรอ โทรสาร" ดงนนเอกสารอเลกทรอนกส จงถอไดวาเปนขอมลอเลกทรอนกส และมผลท าใหตองปฏบตตามหลกกฎหมายทส าคญ คอหามมใหปฏเสธความมผลผกพนและการบงคบใชทางกฎหมาย ตอขอมลอเลกทรอนกส ตอการลงลายมอชออเลกทรอนกสดวยวธการตามทกฎหมายก าหนด ขอมลอเลกทรอนกสทมการรบ-สง การเกบรกษาและการรกษาสภาพ เอกสารตนฉบบตามวธการทกฎหมายก าหนด เอกสารอเลกทรอนกสทอยในรปแบบของ อเมล เวบเพจ หรอสออเลกทรอ นกสอยางอน สามารถเปนพยาน หลกฐานในกระบวนการพจารณาตามกฎหมายได นตกรรมบางอยางทกฎหมายระบใหตองท าเปนหนงสอ สามารถท าผานสออเลกทรอ นกส รวมถงการแสดงเจตนาในการท านตกรรมสญญาผานสออเลกทรอนกสสามารถมผลใชบงคบตามกฎหมาย

แหลงก าเนดของเอกสารอเลกทรอนกส แหลงผลตเอกสารอเลกทรอนกสทส าคญมดงน 1. เครองมอทางซอฟตแวร สวนใหญจะเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตาง ๆ ไดแก เวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด ปลาดาวออฟฟศ เวรดราชวถ เวรดจฬา หรอโปรแกรมสเปรดชต เชน ไมโครซอฟตเอกเซล ปลาดาวออฟฟศ ผลผลตทได จะ เ ปนไฟลขอมลอ เ ลกทรอนกสชนด ต าง ๆ ตามแต โปรแกรมจะผลตขนมา 2. เครองมอทางฮารดแวร สวนใหญจะเปนเครองมอทางแสง โดยใชหลกการถายจากภาพจรงหรอถายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดรปภาพ เชน สแกนเนอร โทรสาร กลองถายภาพดจตอล 2.7.5 รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส

รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส มหลายรปแบบแตทนยมใชและก าหนดเปนมาตรฐาน มดงน

1. รปแบบเอกสารขอความ (Text format) เปนไฟลทผลตจากเครองมอทเปนซอฟตแวร ปกตเมอเปดไฟลจะสามารถเหนตวอกษรในไฟลและพอทจะอานขอความนนได ซงมรปแบบยอยอกหลายรปแบบ เชน

TEXT format เปน ไฟลทเกบเฉพาะตวอกษร ไมเกบลกษณะ ทใชเพอแสดงผลของเอกสาร

Document format เปนไฟลทผลตจาก เวรด โปรเซสเซอร เชนไมโครซอฟตเวรด ปลาดาวออฟฟศซงไฟลประเภทนจะเกบคณลกษณะของการแสดงผลของเอกสารไวพรอมกบตวอกษร ซงแตละโปรแกรมเวรดโปรเซสเซอร จะเกบคณลกษณะไวแตกตางกน ท าใหบางครงไมสามารถใชโปรแกรมอน ๆ เปดไฟลนได จงกอใหเกดปญหาในกรณท ไฟลถกผลตไว

28

เปนเวลานาน เมอตองการน ากลบมาใช จะไมสามารถหาโปรแกรมเปดเอกสารมาใชงานได PDF format (Portable Document Format) เปนไฟลเอกสารทถกออกแบบใหสามารถเปดใชงานกบระบบคอมพวเตอรตางระบบกนได เชน ระบบวนโดว ระบบยนกซ จงท าใหมความสะดวกในการใชงานสง เปนผลตภณฑของบรษท อโดเบ โดยตองใชโปรแกรม อโครแบต รดเดอร (Acrobat Reader) ในการเปด และตองใชโปรแกรมสรางเอกสารอโครแบตในการสรางเปนเอกสารรปแบบ PDF

XML (Extensible Markup Language) เปนภาษาทใชส าหรบการเขยนเอกสารมารคอฟ (markup document) โดยทเอกสารมารคอฟ นนมการใชเมตาดาตา (metadata or tags) เพอบอกหนาท และประเภทของขอมลของสวนตางๆ ในเอกสารนนไดชดเจน การเพมเมตาดาตา เขาไปในเอกสารสามารถท าใหโครงสรางของเอกสารชดเจนขน และท าใหการประมวลผลเอกสารเปนไปโดยงาย เปนแนวโนมทส าคญของเทคโนโลย ทจะน ามาใชในการจดการเอกสารตอไปในอนาคต

2. รปแบบเอกสารภาพ (Image) เปนไฟลทผลตจากเครองมอทเปนซอฟตแวร มรปแบบทใชงาน เชน JPEG format เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพไดหลายส มการบบอดขอมล PNG or GIF formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพ มการบบอดขอมลแบบไมมการสญเสยของคณภาพ (Lossless compression) และสามารถใชไดดกบภาพส ภาพสเทาและขาวด า Bitmapping formats เปนรปแบบทออกแบบมาเพอเกบภาพในรปแบบอน ๆ เปนจดของภาพ 2.7.5 การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management) ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ไดระบนยามของ "งานสารบรรณ" หมายถง "งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย" ซงสอดคลองกบ ความหมายของการจดการเอกสาร ทหมายถง "กระบวนการเพอประโยชนในการ ผลต อนมต รบ-สง(แจกจาย/ใชงาน) รวบรวม จดเกบ สบคน ตดตาม ยม ท าลาย รวมถงการรกษาความปลอดภย และการพสจนตวตน ของเอกสาร" ดงนน การจดการเอกสารอเลกทรอนกส จงหมายถงการน าวธการทางอเลกทรอนกสมาใชในกระบวนการดงกลาว ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.2544 ไดก าหนดกระบวนการและกรรมวธตอเอกสารทส าคญไวดงน 1. การก าหนดชนความลบ ตามความส าคญของขอมลในเอกสาร ก าหนดไว 3 ระดบ ไดแก ลบ ลบมาก ลบทสด และมการก าหนดความรบผดชอบ ใหแกผมอ านาจก าหนดชนความลบ เปนผพจารณาก าหนดระดบชนความลบของเอกสาร และการยกเลกหรอปรบระดบชนความลบของเอกสารตามความจ าเปน 2. การควบคมเอกสาร โดยก าหนดใหมมาตรการควบคมตาง ๆ คอ การจดท าทะเบยน การตรวจสอบ การจดท าเอกสาร การส าเนาและการแปล การโอน การสงและการรบ

29

การเกบรกษา การยม การท าลาย การปฏบตในเวลาฉกเฉน เวลาสญหาย รวมถงการเปดเผยขอมลในเอกสาร จากระเบยบดงกลาว จะเหนไดวา เปนมาตรการทละเอยด รอบคอบ ถอวาเปนแนวทางทเหมาะสมทในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส และในการรกษาความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เปนการใชเทคโนโลยสารสนเทศ มาจดการตอวงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกส ตงแตการผลตโดยการจดท าเอกสารฉบบราง (Draft) จากเอกสารเดมทจดเกบไวหรอไดรบจากหนวยงานอน จากแบบฟอรมหรอสรางขนใหม แลวสงเขากระบวนการควบคมเอกสาร โดยการสงไปใหผมอ านาจอนมตพจารณาอนมต ท าการการพสจนตวตนของเอกสาร ดวยวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอวธอน ๆ สรางความปลอดภยใหกบเอกสาร ด าเนนการแจกจายใชงาน และจดเกบหรอท าลาย การผลตเอกสารอเลกทรอนกส การผลตเอกสารอเลกทรอนกส จะมกระบวนการในการใชเวรดโปรเซสเซอร การน าเขาเอกสารจากเครองสแกนเนอร เครองแฟก การใชแบบฟอรมเอกสารอเลกทรอนกส หรอการใชวธการอนใดในการผลตเอกสารอเลกทรอนกส การผลตเอกสารอเลกทรอนกสอาจจะอางองมาจากเอกสารเดมทจดเกบไวในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสทเรยกกลบมาใชใหม หรอเอกสารทสงมาจากหนวยงานอน หรอสรางขนใหม เอกสารทผลตไดจะเปนฉบบราง (Draft) ยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตจากผมอ านาจ การควบคมเอกสารอเลกทรอนกส เอกสารอเลกทรอนกสจะตองมการควบคม ตงแตการจดการทะเบยนเอกสารอเลกทรอนกส การอนมตเอกสารจากผมอ านาจ ซงอาจจะมหลายระดบตามเวรคโฟลวของแตละหนวยงาน การควบคมความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสในทก ๆ ดาน การจดการการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส และการควบคมการกระจาย การใชงาน การยมเอกสารอเลกทรอนกส การอนมตเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการกลนกรองเอกสารทางอเลกทรอนกส ในหนวยงานทมสายการบงคบบญชาตามล าชน จ าเปนตองมเวรคโฟลวของการกลนกรองขนไปตามล าดบชน จนถงผมอ านาจอนมต โดยวธการอนมตทางอเลกทรอนกส อาจจะใชวธการลงลายมอชออเลกทรอนกส หรอวธการลงทะเบยน หรอวธทางอเลกทรอนกสอน ๆ การอนมตเอกสารอเลกทรอนกสเปนสวนหนงของการพสจนตวตนในการรกษาความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส

30

ความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสเปนสงทส าคญตอกระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสจะตองสามารถจดการไดประกอบดวย 1. การรกษาความลบ (Confidentiality) ไมใหผไมมอ านาจสามารถเขาถงเอกสารอเลกทรอนกสนน ๆ ได วธการรกษาความลบ สวนใหญจะใชวธการเขารหส โดยหนวยงานจะตองมการก าหนดนโยบายหรอระเบยบขอบงคบ ในการรกษาความลบของเอกสารอเลกทรอนกส มขอพงระวงส าหรบการใชเวรดโปรเซสเซอรรนใหม จะมความสามารถในการตดตอกบเซฟเวอรของผผลตซอฟตแวร ซงอาจจะมการ รบ -สง ขอมลโดยทผใชไมสามารถทราบได 2. ความถกตองสมบรณ (Integrity) ครบถวนของเอกสารอเลกทรอนกส ตวเอกสารอเลกทรอนกสจะตอง ไมขาดหาย ไมถกแกไข และตองมนใจไดวาเอกสารฉบบทสงไปถงผรบหรอจดเกบไว เปนฉบบจรงทไมมการแกไขหรอเปลยนแปลงใด ๆ หรอแมแตสวนหนงสวนใดของเอกสาร 3. ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเลกทรอนกส ตองสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลาทตองการ ดงนนจงตองมวธการปองกนการสญหายจากการทระบบลมเหลว การไดรบความเสยหายทางกายภาพ จากภยพบต เชน ไฟไหม น าทวม 4. การพสจนตวตน (Authenticity) วาเปนเอกสารฉบบจรง ไมใชเอกสารอเลกทรอนกส ทถก คดลอก ปลอม แปลง ซงอาจจะกระท าดวยการใชลายมอชออเลกทรอนกสหรอระบบตดตามเอกสาร หรอระบบอน ๆ ทเหมาะสม การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส เปนสวนหน งทส าคญ ในกระบวนการควบคมเอกสารอเลกทรอนกส การกระจายเอกสารจะตองสามารถ รบ -สง ในรปแบบอเลกทรอนกส เชน เปนหนงสอเวยนอเลกทรอนกส เปนจดหมายอเลกทรอนกส หรอสงไปในมเดยตาง ๆ ไดอยางปลอดภย โดยตองมนใจไดวาเอกสารอเลกทรอนกสทถกจดสงไปนน ไปถงผรบไดอยางถกตอง รวดเรว มการรกษาความปลอดภยเปนอยางด การจดการการจดเกบ การคนหาและเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกส การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส เปนกระบวนการในการจดเกบในซอฟตแวร หรอมเดยตาง ๆ โดยใชซอฟตแวรชวยในการจดเกบ สงทควรค านงถงในการเลอกซอฟตแวรในการจดการการจดเกบควรพจารณาใชไฟลรปแบบทไมมใครเปนเจาของ(Non-proprietary file storage format) ไมผกตดกบฮารดแวรการก าหนดมาตรฐานในการจดเกบ ซงฟงชนการท างานพนฐานของการจดการการจดเกบ รปแบบของไฟล องคประกอบ ชนดของสอทใชในการจดเกบ การท าลายเอกสาร การคนหาและเรยกใช การควบคมการเขาถงเอกสาร การส ารองขอมล การก

31

คนและการปองกนความเสยหาย และการก าหนดผมอ านาจหนาทรบผดชอบ สงเหลานจะชวยใหมความมนใจไดวาเอกสารทถกจดเกบจะมความมนคงปลอดภย สามารถน ากลบมาใชใหมได และสามารถคนหาไดงาย การก าหนดแผนแมบทและวางแผนกลยทธในการน าระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร องคกรโดยเฉพาะหนวยราชการ ทตองการเปลยนแปลง จากการใชการจดการเอกสารดวยมอ มาเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ตองมการก าหนดแผนแมบทและวางแผนกลยทธ ในการน าระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร เพอใหเปนทยอมรบและสามารถเปลยนแปลงไปดวยความเรยบรอย หากไมมการวางแผนอยางเปนระบบแลว จะท าเกดปญหาโดยเฉพาะดานเจาหนาททจะตองใชงาน และการสนบสนนจากผบรหาร การก าหนดแผนกลยทธควรค านงถงสงตอไปน 1. การน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองไดประโยชนอยางแทจรง จงจะเปนแรงผลกดนใหเจาหนาทใชประโยชนจากระบบอยางจรงจง โดยตองพจารณาถงความเขากนไดกบระบบการท างานงานของหนวยงาน เหมาะส าหรบขอมลทอยในเอกสารมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลา มการเปลยนแปลงระบบเอกสารเพอเพมประสทธภาพอยเสมอ กฎระเบยบทตองเปลยนแปลงไปตามการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 2. เมอน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใช จะตองท าใหประสทธภาพการท างานเพมขน เชน ประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสาร ประสทธภาพในการกระจายเอกสาร 3. ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตาง ๆ ระบบมการปองกนอยางเพยงพอจาก ขอมลถกท าลาย การสญเสยขอมล การฝาฝนความลบและความปลอดภย

อาจกลาวโดยสรปไดวาการใชเอกสารอเลกทรอนกส เปนสงทหลกเลยงไมไดในอนาคต การทจะน าระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใช นอกจากตองไดรบการสนบสนนจากผบรหารอยางเตมทแลว ตองมการก าหนดมาตรฐานการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ทเหมาะสมส าหรบองคกร และตองมการก าหนดแผนกลยทธในการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชในองคกร เพอใหทงองคกรยอมรบและใชอยางจรงจง เอกสารอเลกทรอนกสทผลตขนมาตองมมาตรฐานทจะสามารถจดเกบและสามารถเปดใชงานไดในอนาคต

32

บทท 3 การออกแบบระบบ

3.1 กลาวน า จากปญหาทเกดขนในระบบการท างานแบบดงเดมนน จงไดมแนวความคดทจะน าเอาระบบเทคโนโลยและสารสนเทศ เขามาชวยในการปรบปรงกระบวนการท างาน และการจดเกบรวบรวมเอกสารตางๆ สงทจะสามารถน ามาใชในการแกปญหา กคอ ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management System, EDMS) 3.2 โครงสรางของระบบงานเดม ในระบบการท างานแบบดงเดมนนจะมรปแบบ เปนดงตามรปท 3.1

StaffRequest Form

Request Form

Dept. ManagerApprove

PurchasePR Document

Request Form

PR Document

PR Document

Purchase Manager

Approve

2

31

4

PurchasePO Document

Director

Approve

>Baht50,000

<Baht50,000

PR Document

PR Document

5 5

PO Document

6

7

5PR

Document>Baht50,000

Send PO to Supplier

PO Document 8

รปท 3.1 โครงสรางของระบบงานเดม

33

จากรปท 3.1 จะแสดงใหเหนถงกระบวนการและล าดบของขนตอนในการท างาน ทจะตอง เรยงล าดบการท างานกนไปเรอยๆ โดย จะสามารถแบงออกเปน 8 ขนตอนดงน

1. ขนตอนการกรอกใบขอซอ โดยพนกงานจะเปนคนกรอกเอกสารใบขอซอ เพอน าไป สงใหกบ ผจดการแผนก

2. ขนตอนการอนมตใบขอซอ โดยผจดการแผนกจะด าเนนการตรวจสอบและพจารณาการอนมตใบขอซอ วาจะอนมตหรอไม แลวสงเอกสารใบขอซอไปใหกบพนกงานจดซอ

3. ขนตอนในการออกใบขอสงซอ เมอพนกงานจดซอไดรบใบขอซอทอนมตแลว แผนกจดซอจะท าการออกเอกสารใบขอสงซอ และท าการสงกลบไปยงผจดการแผนก

4. ขนตอนการอนมตใบขอสงซอของผจดการแผนก คอ เมอผจดการแผนกไดรบเอกสารใบขอ สงซอทพนกงานจดซอออกแลว และท าการอนมตอกครง จงสงตอไปใหกบผจดการแผนกจดซออนมต

5. ขนตอนการอนมตใบขอสงซอของผจดการแผนกจดซอ คอ เมอผจดการแผนกไดรบเอกสารใบขอสงซอทผจดการแผนกอนมตแลว และท าการตรวจสอบยอดสงซอ โดยหากมยอดสงซอเกนกวา 50,000 บาท จะตองพจารณาอนมตใบขอสงซอ และสงเอกสารใบขอสงซอใหกรรมการพจารณาอนมตใบขอสงซอตอไป หากยอดสงซอไมเกน 50,000 บาท ผจดการแผนกจดซอสามารถอนมตไดทนท แลวสงเอกสารใบขอสงซอทพจารณาอนมตแลวไปใหพนกงานจดซอ

6. ขนตอนในการออกใบสงซอ คอ เมอพนกงานจดซอ ไดรบเอกสารใบขอสงซอทอนมตแลวจากผจดการแผนก ผจดการแผนกจดซอ และ กรรมการ จงด าเนนการออกเอกสารใบสงซอ เพอสงใหกบผจดการแผนกจดซออนมตตอไป

7. ขนตอนการอนมตใบสงซอของผจดการแผนกจดซอ คอ เมอผจดการแผนกจดซอไดรบใบสงซอจากพนกงานจดซอ และท าการตรวจสอบความถกตองของใบสงซอใหตรงกบเอกสารใบขอซอ และใบขอสงซอ และท าการอนมตใบสงซอ แลวสงเอกสารใบสงซอทท าการพจารณาอนมตแลวไปใหพนกงานจดซอ

8. เมอพนกงานจดซอไดรบใบสงซอทท าการอนมตแลว จงท าการสงเอกสารใหกบบรษทผจดจ าหนายสนคาหรอบรการ

จากกระบวนการดงทกลาวมา จะเหนไดวา ในการท างานแตละขนตอน จะตองใชเวลา ในการจดเตรยมเอกสาร การสงเอกสาร การรออนมตเอกสาร ซงกระบวนการเหลาน ใชเวลาคอนขางมาก และมกระบวนการท างานทซ าซอน ไมทนตอความตองการของพนกงานแตละแผนกทสงเอกสารขอซอมายงแผนกจดซอ

34

3.3 แผนผงกระบวนการท างานของระบบเดม จากกระบวนการท างานในระบบเดม สามารถน ามาเขยนใหอยในรปแบบของแผนผงเปรยบเทยบกระบวนการท างานเดมและกระบวนการท างานใหม ไดดงรปท 3.2

Process Diagram -

50,000

50,000

50,000

รปท 3.2 กระบวนการท างานของระบบเดม

35

3.4 โครงสรางของระบบใหม การออกแบบระบบทน าเอา ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ระบบฐานขอมล (Database) และระบบการท างานของเวบเซอรเวอร (Web Server) เขามาประยกตรวมกน ดงรปท 3.3

Web Application

Online Purchasing System

Database Server

Data

รปท 3.3 โครงสรางของระบบงานใหม

จากรปท 3.3 จะเปนการแสดงถงโครงสรางของระบบการจดการเอกสาร โดยจะมการแบงออกเปน 3 กลมดงน

1. EDMS เปนระบบทภายในจะประกอบไปดวย ระบบยอยๆดงตอไปน 1. File Server คอทจดเกบไฟลเอกสารตางๆ 2. Web Server คอตวใหบรการตางๆ ทางดานเวบ 3. Database Server คอทเปนระบบฐานขอมลตางๆ

2. Web Application จะเปนตวกลางในการตดตอสอสารกนระหวาง ผใชงานไมวาจะเปน พนกงาน (Employees) ผรบเหมารายยอย (Sub Contracts) และระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

36

3. Employees จะเปนกลมผใชงานทเปนพนกงานของบรษทเอง ซงจะแบงตามหนาทไดดงตอไปน

1. ผดแลระบบ (Admin) จะเปนผใชงานทมหนาทดแลรบผดชอบเกยวกบการก าหนดสทธในการใชงานของผใชอนๆ การจดเตรยมขอมลใหกบระบบ 2. พนกงานทวไป (Staff) จะเปนผใชงานทกคนในบรษททสามารถเรยกใชงานเอกสารตางๆจากระบบได 3. ผจดการแผนก (Section Manager) จะเปนผใชงานทมหนาทอนมตใบขอสงซอทพนกงานกรอกขอมลขอสงซอ 4. พนกงานจดซอ (Purchaser) จะเปนผใชงานทมหนาทออกใบสงซอจากใบขอสงซอทไดรบการอนมตจากผจดการแผนกทส งซอ และผจดการแผนกจดซอ 5. ผจดการแผนกจดซอ (Purchasing Manager) จะเปนผใชงานทมหนาทอนมตใบขอสงซอ และใบสงซอ 6. กรรมการ (Director) จะเปนผใชงานทมหนาทอนมตใบขอสงซอทมยอดเงนเกน 50,000 บาท

37

รปท 3.3 กระบวนการท างานของระบบใหม

38

3.5 การวเคราะหและออกแบบระบบ Data Flow Diagram Data Flow Diagram คอ กระแสการไหลของขอมลทเกดจาก การออกแบบโครงสรางของระบบทจะท าใหเหนถงการตดตอ สอสาร การรบขอมล และสงขอมล วามทศทางของขอมลเปนอยางไร ดงรปท 3.4 ถง รปท 3.18 1. Context Diagram

0

รปท 3.4 Context Diagram

39

2. Data Flow Diagram Level 1

1.0

D1

รปท 3.5 Data Flow Diagram Level 1 of Process 1

2.0

D2


3.0

D3


40

4.0

D2

D3

D4


5.0

D4


6.0

D4

D5


41

7.0

D2

D3

D4

D5


3. Data Flow Diagram Level 2

1.1

1.2

1.3

1.4

D1


42

2.1

2.2

2.3

D2


3.1

3.2

3.3

D2


43

4.3

4.4

4.5

D4

4.2

4.1

D2

D3


44

5.4

5.5

D4

5.2

5.3

5.1


45

5.4

5.5

D4

5.2

5.3

5.1

รปท 3.16 Data Flow Diagram Level 2 of Process 5 (ตอ)

46

6.4D4

6.2

6.3

6.1


47

D4

7.2

7.1

D3

D2

D5

7.3


48

3.6 Entity-Relationship Diagram

รปท 3.19 Entity-Relationship Diagram

49

3.7 Database Schema ตารางท 3.1 ตาราง ApproveStatus ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 ApproveStatusID รหสการอนมต int PK Not Null 2 ApproveStatusNa

meTH สถานะการนมต (ภาษาไทย)

varchar(250) Not Null

3 ApproveStatusNameEN

สถานะการอนมต (ภาษาองกฤษ)

varchar(250)

ตารางท 3.2 ตาราง Department ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 DepartmentID รหสแผนก int PK Not Null 2 DepartmentNameTH ชอแผนก

(ภาษาไทย) varchar(250) Not Null

3 DepartmentNameEN ชอแผนก(ภาษาองกฤษ)

varchar(250)

ตารางท 3.3 ตาราง Person ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 PersonID รหสพนกงาน int PK Not Null 2 PersonNO เลขประจ าตว varchar(10) Not Null 3 PersonNameTH ชอ varchar(250) Not Null 4 PersonSurnameTH นามสกล varchar(250) Not Null 5 DepartmentID รหสแผนก int FK Not Null 6 PositionID รหสต าแหนง int FK Not Null 7 UserName ชอผใช varchar(250) Not Null 8 Password รหสผาน varchar(250) Not Null

50

ตารางท 3.4 ตาราง Position ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 PositionID รหสต าแหนง int PK Not Null 2 PositionNameTH ชอต าแหนง


3 PositionNameEN ชอต าแหนง(ภาษาองกฤษ)

varchar(250)

ตารางท 3.5 ตาราง PurchaseOrder ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 PO_ID รหสใบสงซอ int PK Not Null 2 PO_NO เลขทใบสงซอ varchar(15) Not Null 3 PR_ID รหสใบขอสงซอ int FK Not Null 4 PersonID รหสพนกงาน int FK Not Null 5 CreateDate วนทออกเอกสาร date Not Null 6 ApproveStatusID สถานะการอนมต int FK 7 ApproveBy อนมตโดย int FK 8 ApproveDate วนทอนมต date 9 ApproveRemark หมายเหตการ

อนมต varchar(250)

10 Remark หมายเหตใบสงซอ nchar(10) 11 StatusID สถานะใบสงซอ int FK

ตารางท 3.6 ตาราง PurchaseRequest ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 PR_ID รหสใบขอสงซอ int PK Not Null 2 PR_NO เลขทใบขอสงซอ varchar(15) Not Null 3 PersonID รหสพนกงาน int FK Not Null 4 CreateDate วนทออกเอกสาร date Not Null 5 SupplierID รหสผจดจ าหนาย int FK Not Null 6 QuotationNO เลขทใบเสนอราคา varchar(50) Not Null 7 FileName ชอไฟลแนบ varchar(250) Not Null 8 QuotationDate วนทใบเสนอราคา date Not Null 9 DeliveryDate วนทจดสง date Not Null

51

10 TermPayment เงอนไขการช าระเงน

varchar(250) Not Null

11 ApproveStatusID สถานะการอนมต int FK Not Null 12 ApproveRemark หมายเหตการ

อนมต varchar(250)

13 ApproveBy อนมตโดย int 14 Remark หมายเหต varchar(250) 15 StatusID สถานะใบขอสงซอ int FK

ตารางท 3.7 ตาราง PurchaseRequestDetail ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 PR_DetailID รหสรายละเอยดใบขอสงซอ

int PK Not Null

2 PR_ID ล าดบท int FK Not Null 3 ProductName ชอสนคา varchar(250) 4 Quantity จ านวน int 5 Price ราคา idecimal(18, 2)

ตารางท 3.8 ตาราง Status ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 StatusID รหสสถานะ int PK 2 StatusNameTH ชอสถานะ nvarchar(150)

52

ตารางท 3,9 ตารางSupplier ล าดบ แอตทบว ความหมาย ชนด/ขนาด คย ขอก าหนด อางองตาราง

1 SupplierID รหสผจดจ าหนาย int PK Not Null 2 SupplierCode เลขทผจดจ าหนาย varchar(50) Not Null 3 SupplierNameTH ช อผจ ดจ าห นาย


4 SupplierNameEN ช อผจ ดจ าห นาย(ภาษาองกฤษ)

varchar(250)

5 SupplierAddress ทอยผจดจ าหนาย varchar(500) 6 SupplierContact ชอผทตดตอ varchar(250) 7 SupplierFAX เบอรแฟกซ varchar(20) 8 SupplierPhone เบอรโทรศพท varchar(20)

53

บทท 4 การด าเนนการ

4.1 กลาวน า ในบทนจะกลาวถงขนตอนการด าเนนการตางๆ เพอทจะน าโปรแกรมทพฒนาขนมาไป

ประยกตใชในองคกร 4.2 การจดตงกลมท างาน

การน าโปรแกรมมาประยกตใชงานจะสงผลกระทบตอแผนกธรการ แผนกจดซอ และแผนกปฏบตการ ดงนนจงไดทาการเชญตวแทนของแผนกขางตนมาประชม เพอชแจงถงลกษณะโปรแกรม ประโยชนตางๆทจะไดรบหลงจากใชโปรแกรม และขอใหแตละแผนกสงตวแทนเขามารวมกลมท างาน โดยมหนาทดงน 1. แผนกธรการ ท าหนาท เขารบการอบรมการใชงานโปรแกรม และรวมทดสอบการท างานของโปรแกรม รวมถงชวยตรวจสอบหาขอบกพรองในการใชงาน 2. แผนกจดซอ ท าหนาทชแจงวตถประสงคในการพฒนาโปรแกรม ,ชแจงประโยชนทจะไดรบหลงจากการใชงานโปรแกรม จดท าเอกสารการใชงานโปรแกรม ฝกอบรมผใชงานโปรแกรม ชวยแกปญหาเกยวกบใชงานโปรแกรม แกไขขอบกพรองของโปรแกรม และจดเตรยมทรพยากรทเกยวของในการใชงานระบบพฒนาขนใหม 3. แผนกปฏบตการ ท าหนาท เขารบการอบรมการใชงานโปรแกรม และรวมทดสอบการท างานของโปรแกรม รวมถงชวยตรวจสอบหาขอบกพรองในการใชงาน 4.3 การจดเตรยมทรพยากรทเกยวของ การจดเตรยมทรพยากรทเกยวของ ทงในสวนของฮารตแวร และซอฟแวร และโดยมรายละเอยดดงน 1. Computer CPU AMD Athlon X2 ความเรว 2.1 กกะไบต 1.8.2 Internet 2. RAM ขนาด 2 กกะไบต 3. Hard disk ขนาดความจ 320 กกะไบต 4. Microsoft Windows 7 5. Microsoft SQL Server 2008 6. ASP.Net Visual Studio 2010 7. โปรแกรมทพฒนาขนมา (PurchaseOrderSystem) 8. Visio 4.4 การทดสอบโปรแกรม ในสวนของการทดสอบโปรแกรมนนจะแบงออกเปน 4 สวน ดงตอไปน

1. สวนของการสงซอ จะทดสอบโดยปอนขอมลสงซอผานโปรแกรมพรอมทงแนบไฟลใบเสนอราคามาดวย เพอดรายละเอยดการสงซอ

54

2. สวนของการจดซอ จะทดสอบโดยพนกงานจดซอออกเอกสารการจดซอ ตามใบสงซอทพนกงานปอนขอมลเขามา เพอท าการจดซอสนคาทไดรบการอนมตแลว

3. สวนของการอนมต จะทดสอบโดยการอนมตใบสงซอทพนกงานในแผนก ออกรายงานสรปจ านวนงานของสาขาทแจงเขามา ในชวงเวลาทก าหนด รวมถงจ านวนสถานะของงานแตละประเภท

4. สวนของการออกรายงาน โดยแสดงรายงานและสถานการณสงซอของพนกงาน วาไดรบการอนมตหรอไม 4.5 การฝกอบรม ในสวนของการฝกอบรมจะแบงออกเปน 2 สวน ดงตอไปน

1. สวนของการอธบายถงวตถประสงค และประโยชน ของการน าโปรแกรมทพฒนามาใชแทนระบบงานจดซอเดม และอธบายขนตอนในการท างานของโปรแกรม เพอใหทกคนเขาใจวตถประสงคและประโยชนของระบบงานใหม ไปในทศทางเดยวกน

2. สวนการทดลอง ผทเขารบการอบรมจะทาการทดลองใชโปรแกรม โดยทมทมงานของแผนกจดซอคอยชวยเหลอ 4.6 การทดสอบผเขาอบรม หลงจากทาการฝกอบรมแลว แผนกคอมพวเตอรจะทาการทดสอบผเขาอบรม โดยจะใหผเขาอบรม แตละคนทาการทดลองใชโปรแกรมในสวนทเกยวของกบแผนกของตน เพอทจะเปนการแนใจวาผเขาอบรมไดเขาใจวธการใชงานจรงๆ 4.7 ท าการประเมนผล หลงจากทดสอบการใชงานโปรแกรม จะมการประเมนผลดวยหวขอตางๆ ดงตอไปน ก. ความสะดวกในการใชงาน ข. ความรวดเรวในการใชงาน ค. ความครบถวนและถกตองของขอมล ง. ปญหาและอปสรรคในการใชงาน จ. ขอเสนอแนะของผใชงาน 4.8 ท าการแกไขปรบปรง

น าผลทไดจากการประเมนผล มาวเคราะหและท าการปรบปรงแกไขในสวนตางๆ ของระบบแจงซอมใหมในกรณทเกดปญหา และทาการปรบแกโปรแกรมเพอใหเกดความสะดวกเหมาะสมกบผใชงานยงขน

55

บทท 5 ผลการทดลอง

5.1 กลาวน า ในบทจะกลาวถงการทดลองโปรแกรมในสวนตางๆ และผลการทดลองทไดจากการ

ทดลองใชโปรแกรมในระบบจดซอออนไลน 5.2 การทดลอง

การทดลองโปรแกรมจะแบงออกเปน 6 สวนคอ 1 การลงทะเบยนเขาใชงานระบบ โดยทผเขาใชงานระบบแตละแผนกหลงจากท าการ

ลงทะเบยน เขาใชงานระบบ (Login) หนาจอสวนนจะเปนหนาแรกทผใชงาน จะตองใสรหสผใชงาน (ID) และรหสผาน (PASSWORD) เพอเขาสการใชงานระบบในสวนอนๆ ตอไป

รปท 5.1 หนาจอการลงทะเบยนเขาใชงานระบบ

จากรปท 5.1 หลงจากท าการลอกอนเขามา ระบบจะท าการตรวจสอบและแสดงขอความยนยนการเขาใชงาน โดยระบชอต าแหนงและแผนกของผใชงานระบบ

2 เมน จะแสดงหวขอตางๆ ซงจะแบงออกเปนเมนใหญ ๆ ได 3 เมน ดงน - Purchase Request (PR)

56

เปนสวนของใบขอสงซอ Purchase Request โดยผกรอกเอกสารจะเขามาท าการกรอกเอกสารใบขอสงซอในสวนน เพอสงใหผจดการแผนกท าการอนมตตอไป

- Purchase Order (PO) เปนสวนของใบสงซอ Purchase Order โดยพนกงานจดซอจะท าการออกเอกสารใบสง

ซอเมอใบขอสงซอไดรบการอนมตแลว เพอสงใหกบผจดการจดซออนมตตอไป - Report การออกรายงาน เปนสวนทท าการออกรายงานการสงซอประจ าเดอน

รปท 5.2 หนาจอเมนหลก

จากรปท 5.2 เปนหนาจอหลกของพนกงานจดซอทสามารถเขาไปออกใบ PR ออกใบ PO และออกรายงานสรปใบสงซอประจ าเดอนได

3. การออกเอกสารใบขอสงซอ Purchase Request โดยพนกงานจะเปนผกรอกเอกสาร โดยท าการลอคอนเขาสระบบ และเขามาในเมนในสวนของการออกใบ PR เมอเขามาแลวกจะเขามาในสวนของการเพมขอมล เพอท าการกรอกขอมลเขาสระบบ และสามารถแนบเอกสารใบเสนอราคาจากผจดจ าหนายได และท าการบนทกขอมลใบขอสงซอ เพอสงใหผจดการแผนกท าการอนมต

57

รปท 5.3 หนาจอส าหรบเพมขอมลใบขอสงซอ

จากรปท 5.3 แสดงหนาจอหลกส าหรบพนกงาน สามารถเขาไปท าการคนหา PR เดม

เพอแกไข หรอเขาไปเพม PR ใบใหมได

รปท 5.4 หนาจอกรอกเอกสารขอสงซอ

จากรปท 5.4 แสดงหนาจอส าหรบพนกงานท าการเพมขอมลรายการขอสงซอสนคา

(PR)

58

รปท 5.5 หนาจอแสดงรายการสนคาทตองการสงซอ

จากรปท 5.5 แสดงหนาจอส าหรบพนกงานท าการเพมขอมลรายการสนคาทตองการ

สงซอ

รปท 5.6 หนาจอสรปแสดงรายการใบขอสงซอ

จากรปท 5.6 แสดงหนาจอสรปใบ PR ทพนกงาน โดยหนาจอนจะแสดงสถานะการ

อนมตของใบ PR แตละใบวามสถานะใด รวมถงแสดงใหเหนวาใบ PR แตละใบไดท าการออกใบ PO แลวหรอยง โดยระบบจะแสดงเลขท PO ใหทราบ ส าหรบใบ PR ทไดท าการออกเอกสารใบสงซอแลว

59

5.2.4 การอนมตเอกสารใบขอสงซอ Purchase Request (PR) ผจดการแผนกจะมสทธเขาใชงานในสวนของการอนมตเอกสารใบขอสงซอ โดยเลอกเอกสารทจะท าการอนมต และตดสนใจวาจะอนมตหรอไม โดยจะสามารถดาวนโหลดเอกสารใบเสนอราคา และเอกสารทเกยวของไดเพอประกอบการตดสนใจ และสามารถใสเหตผลของการอนมตหรอไมอนมตได เมอผจดการแผนกอนมตแลว โปรแกรมจะท าการสงขอมลใหแผนกจดซอท าการออกเอกสารใบสงซอตอไป

รปท 5.7 หนาจออนมตเอกสารใบขอสงซอ

จากรปท 5.7 แสดงหนาจอส าหรบผจดการเขาไปอนมตใบ PR หากไมอนมตผจดการสามารถกรอกขอมลลงในหมายเหต วาไมอนมต PR เนองจากอะไร 5.2.5 การออกเอกสารใบสงซอ Purchase Order (PO) พนกงานจดซอจะมสทธเขาใชงานในสวนของการออกเอกสารใบสงซอ โดยเลอกเอกสารใบขอสงซอทไดรบการอนมตจากผจดการแผนกแลว มาท าการออกเอกสารใบสงซอ โดยโปรแกรมจะน าขอมลทอยในใบ PR มาใชในการออกเอกสารใบสงซอ เพอท าการสรางเอกสาร PO โดยโปรแกรมจะรนเลขทและวนทของใบ PO นนๆ พรอมทงสามาถระบวนทตองการรบสนคาลงไปในใบ PO ดวย หลงจากนนโปรแกรมจะท าการสงขอมลใหผจดการแผนกจดซอท าการอนมตใบสงซอ

รปท 5.8 หนาจอเพมเอกสารใบสงซอ

60

จากรปท 5.8 แสดงหนาจอหลกของพนกงานจดซอเพอเขาไปออกใบ PO โดยสามารถเพมเอกสารใบ PO ใบใหมได และท าการคนหาได

รปท 5.9 หนาจอสรางเอกสารใบสงซอ

จากรปท 5.9 แสดงหนาจอทพนกงานจดซอเขาไปเลอกใบ PR ทไดอนมตแลวเพอดง

ขอมลจากใบ PR ดงกลาวมาสรางเปนใบ PO

รปท 5.10 หนาจอบนทกเอกสารใบสงซอ

จากรปท 5.10 แสดงหนาจอทพนกงานจดซอท าการบนทกเอกสารเพอออกใบสงซอ PO โดยขอมลทงหมดจะถกดงมาจากใบ PR ทไดรบการอนมตแลว

61

รปท 5.11 หนาจอสรปแสดงเอกสารใบสงซอ

จากรปท 5.11 แสดงหนาจอสรปเอกสาร PO ทไดบนทกเอกสารจากระบบแลว โดย

สามารถตรวสอบสถานะการอนมตของ PO แตละใบจากหนาจอน

รปท 5.12 หนาจอไมอนมตใบสงซอ

จากรปท 5.12 แสดงหนาจอส าหรบผจดการเขาไปอนมตใบ PO หากไมอนมตผจดการสามารถกรอกสาเหตทไมอนมต PO ดงกลาวลงในชองหมายเหตได

รปท 5.13 หนาจอแสดงรายการอนมตใบสงซอ

จากรปท 5.13 แสดงหนาจอสรปใบสงซอ ซงจะใหเหนสถานะการอนมตทตางกน โดยม 2 สถานะ คอ ผานการอนมต และ ไมผานการอนมต

62

รปท 5.14 หนาจอแสดงรายการใบสงซอทไมอนมต (มมมองของพนกงานจดซอ)

จากรปท 5.14 แสดงหนาจอสรปใบสงซอ ซงจะใหเหนสถานะการอนมตทตางกน โดยม 2 สถานะ คอ ผานการอนมต และ ไมผานการอนมต

รปท 5.15 หนาจอแสดงรายการใบสงซอทอนมต จากรปท 5.15 แสดงหนาจอสรปใบสงซอ ซงจะใหเหนสถานะการอนมตทตางกน โดยม 2 สถานะ คอ ผานการอนมต และ ไมผานการอนมต

รปท 5.16 หนาจอพมพเอกสารใบสงซอ

จากรปท 5.16 แสดงหนาจอสรปใบสงซอทพนกงานจดซอสามารถเขาไปดสรปสถานะทงหมดของใบ PO โดยม 2 สถานะ คอ ผานการอนมต และ ไมผานการอนมต เพอท าการพมพใบสงซอออกจากระบบได

63

รปท 5.17 ตวอยางใบสงซอ จากรปท 5.17 แสดงเอกสารใบ PO ทสามารถพมพออกมาจากระบบ เพอท าการสงเมล

หรอแฟกซเอกสารใบ PO ไปใหกบผจดจ าหนายได

64

รปท 5.18 รายงานสรปการสงซอ

จากรปท 5.18 แสดงรายงานสรปการสงซอ โดยสามารถเลอกรายชอผผลต หรอ

ก าหนดวนทตองการใหออกรายงานได

รปท 5.19 ตวอยางรายงานประจ าเดอน

จากรปท 5.19 แสดงการพมพรายงานสรปการสงซอประจ าเดอนออกมาทางหนาจอ

และสามารถพมพออกทางเครองพมพได

65

5.3 ประเมนผลความพงพอใจ จากขนตอนการด าเนนงาน ในหวขอนจะเปนการประเมนความพงพอใจของผท

เกยวของซงสรปตามหวขอดงตอไปน 5.3.1 หวขอการประเมนของแบบสอบถามและกลมตวอยางทตอบแบบสอบถามการประเมนความพงพอใจการใชงานระบบจดซอออนไลน เพอใหไดแผนทมประสทธภาพและตรงตามความตองการขององคกรมากทสด โดยแบบสอบถามแบงออกเปนทงหมด 2 สวน สวนท 1 แบบสอบถามเกยวกบการใชงานระบบ เปนการสอบถามขอมลความคดเหนจากผตอบแบบสอบถามภายหลงจากทไดทดลองใชระบบจดซอออนไลน ซงแบงแบบสอบถามออกเปน 5 หวขอ ดงน 1. ตรงตามความตองการของผใชระบบ 2. การท างานไดตามฟงกชนของระบบ 3. ความงายของการใชงานระบบ 4. ลดระยะเวลาในขนตอนการอนมต 5. การออกรายงานประจ าเดอน สวนท 2 ขอเสนอแนะ / ปรบปรงระบบ 5.3.2 ลกษณะค าตอบในแบบสอบถาม ลกษณะผลการประเมนแบงออกเปน 5 ระดบ ตามตารางท 5.1 ดงน ตารางท 5.1 ลกษณะผลการประเมนจากแบบสอบถาม

ลกษณะการประเมน ระดบความพงพอใจ ระดบคะแนน ขอความสอบถามตรงกบความคดเหนมากทสด มากทสด 5

ขอความสอบถามตรงกบความคดเหนมาก มาก 4

ขอความสอบถามตรงกบความคดเหนปานกลาง ปานกลาง 3

ขอความสอบถามตรงกบความคดเหนนอย นอย 2

ขอความสอบถามตรงกบความคดเหนนอยทสด นอยทสด 1

5.3.3 การวเคราะหผลการสอบถาม การวเคราะหผลการสอบถาม ท าไดโดยค านวณหาคารอยละของค าตอบแตละหวขอการประเมน และค านวณหาคาเฉลยรวมของแตละค าตอบ

66

5.3.4 ผลการประเมน จากแบบสอบถามซงใหผท ใชงานระบบประเมนภาพรวมของระบบจดซอออนไลนไดผลดงน ตารางท 5.2 ผลการประเมนจากแบบสอบถาม

เกณฑส าหรบการประเมน มากทสด มาก ปานกลาง นอย นอยทสด 1. ตรงตามความตองการของผใชระบบ 2 5 6 2 0

2. การท างานไดตามฟงกชนของระบบ 2 6 6 1 0

3. ความงายของการใชงานระบบ 6 6 3 0 0

4. ลดระยะเวลาในขนตอนการอนมต 1 2 9 3 0

5. การออกรายงานประจ าเดอน 1 5 7 2 0

5.3.5 สรปผลการประเมน จากผลการประเมนความพงพอใจการใชงานจดซอออนไลน ผลการใชงานอยในเกณฑเฉลยระดบด ซงแสดงวาระบบทไดพฒนาขน สามารถท าใหการท างานของแผนกจดซอลดลง พรอมทงลดเอกสารไดตรงตามเปาหมายของโครงงานทไดวางไว

67

บทท 6 สรปและขอเสนอแนะ

6.1 สรป จากผลการทดลองในบทท 5 ระบบจดซอออนไลนสามารถชวยลดขนตอนในการด าเนนงาน และลดจ านวนเอกสารใบขอสงซอลงได จากระยะเวลาการอนมตการสงซอ จากระยะเวลา 1 สปดาห เหลอเพยง 2 วน ทงนยงสามารถลดจ านวนเอกสารลงจากเดมจ านวน 300 – 500 แผนตอเดอน เปลยนเปนการออกรายงานสรปการสงซอประจ าเดอนททางแผนกจดซอเกบไวเปนเอกสารใบสงซอ และรายงานสรปประจ าเดอน 6.2 ขอเสนอแนะ เนองจากโปรแกรมถกพฒนาขนเพอใชงานกบระบบจดซอ ซงในอนาคตอาจจะตองมการเพมเตมฟงกชนการท างานใหตรงตามความตองการของผใชงานมากขน ทงนการทระบบจดซอทถกพฒนาขนมาจะมความถกตองสมบรณไดจ าเปนตองอาศยความรวมมอจากบคลากรทเกยวของกบระบบงาน ใหค าเสนอแนะพรอมทงมสวนรวมในการเสนอความคดเหนเพมเตมฟงกชนการใชงานตางๆ เพอใหโปรแกรมมความสมบรณมากยงขน

68

เอกสารอางอง [1] ปราณ ตนประยร.การบรหารการผลต – กรงเทพมหานคร : โอเดยนสโตร, 2537 (ออนไลน) สบคนจาก : http://www.nsru.ac.th/e-learning/sonthaya/lesson%208/lesson%208.html [2] อาสนทพย ภญโญยง. อนเตอรเนตเบองตน. มปท, 2544. [3] นางสาวสวรรณา เพชรแกว. การเขยนโปรแกรมเชงวตถ. (ออนไลน) สบคนจาก : http://suwanna.hi.ac.th/pdfc%2B%2B/lesson1.pdf [4] ภม เหลองจามกร. ระบบฐานขอมล (ออนไลน) สบคนจาก : http://pioneer.chula.ac.th/~lpoom/db.doc [5] ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณย, บศรนทร จตรอ าพน. ระบบการจดการเอกสาร (ออนไลน) สบคนจาก : http://pioneer.chula.ac.th/~lpoom/db.doc [6] จดาภส สมพนธสมโภชน, ชยยงค อประสทธวงศ. ระบบขาวสารเพอการบรหาร. กรงเทพมหานคร : ส านกพมพวงอกษร

http://www.nsru.ac.th/e-learning/sonthaya/lesson%208/lesson%208.html

http://suwanna.hi.ac.th/pdfc%2B%2B/lesson1.pdf

http://pioneer.chula.ac.th/~lpoom/db.doc

http://pioneer.chula.ac.th/~lpoom/db.doc

69

ภาคผนวก

แบบสอบถาม เรอง ขอความอนเคราะหในการท าแบบสอบถามประเมนความพงพอใจในการเขาใชงานระบบจดซอออนไลน เรยนผตอบแบบสอบถาม ขาพเจานางสาวกรรณการ น าหนาวงษสข พนกงานจดซอ ก าลงศกษาเรองการพฒนาระบบจดซอออนไลน เพอใชประกอบในงานวจยสวนบคคลระดบปรญญาโท สาขาการพฒนาและบรณาการระบบ หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร จงขอความอนเคราะหจากทาในการตอบแบบสอบถามชดนซงแบงเปน 2 สวน ประกอบดวย สวนท 1 แบบสอบถามเกยวกบการใชงานระบบ เปนการสอบถามขอมลความคดเหนจากผตอบแบบสอบถามภายหลงจากทไดทดลองใชระบบจดซอออนไลน ซงแบงแบบสอบถามออกเปน 5 หวขอ ดงน 1. ตรงตามความตองการของผใชระบบ 2. การท างานไดตามฟงกชนของระบบ 3. ความงายของการใชงานระบบ 4. ลดระยะเวลาในขนตอนการอนมต 5. การออกรายงานประจ าเดอน สวนท 2 ขอเสนอแนะ / ปรบปรงระบบ ขาพเจาขอรบรองวาขอมลทไดจากการท าแบบสอบถาม ไมมผลตอการปฏบตงานใดๆ ทงสน และจะไมน าขอมลนเปดเผยเปนรายบคคล จงขอใหทานไววางใจในการท าแบบสอบถามใหตรงกบความเปนจรงมากทสด การศกษานจะส าเรจลลวงไมไดหากไมไดรบความกรณาจากทาน จงหวงเปนอยางยงวาจะไดรบความอนเคราะหจากทาน และขอขอบพระคณมา ณ โอกาสน

70

สวนท 1 แบบสอบถามเกยวกบการใชงานระบบงาน ระดบความพงพอใจและความหมาย 5 หมายถง มความพงพอใจมากทสด 4 หมายถง มความพงพอใจมาก 3 หมายถง มความพงพอใจปานกลาง 2 หมายถง มความพงพอใจนอย 1 หมายถง มความพงพอใจนอยทสด โปรดพจารณาขอค าถามและท าเครองหมายถก ในชองททานเหนวาเปนจรงทสด

ลกษณะการใชงานระบบในดานตางๆ ระดบความพงพอใจ

5 4 3 2 1 1. ตรงตามความตองการของผใชระบบ

2. การท างานไดตามฟงกชนของระบบ

3. ความงายของการใชงานระบบ

4. ลดระยะเวลาในขนตอนการอนมต

5. การออกรายงานประจ าเดอน

สวนท 2 ขอเสนอแนะ / ปรบปรง 2.1 ในระบบระบบจดซอออนไลน ทานคดวาควรปรบปรง / เพมเตมหวขอใดบาง ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2.2 ขอเสนอแนะอนๆ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอขอบคณทใหความรวมมอในการตอบแบบประเมน

Documents

ระบบจัดซื้อออนไลน์ Online Purchasing System Online Purchasing System.pdf · สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ