การวเคราะหและออกแบบระบบ

การเขาใจปญหาและการศกษาความเปนไปได (PROBLEM RECOGNITION AND FEASIBILITY STUDY)

โดย อ.สมวรร ธนศรพนชชย

1

กจกรรมในระยะวางแผน

1. ก าหนดปญหา

2. ก าหนดเวลาโครงการ

3. ยนยนความเปนไปไดของโครงการ

4. จดตงทมงานโครงการ

5. ด าเนนโครงการ

2

ค าถามหลกทในกจกรรมการวางแผนโครงการ

กจกรรม ค าถามทตองตอบในการท ากจกรรม

ก าหนดปญหา ท าความเขาใจกบปญหาทเกดขนแลวหรอไม

รในสงทจะตองท าในโครงการแลวหรอไม

ก าหนดเวลาโครงการ ไดวางแผนด าเนนงานใหอยภายใตกรอบเวลาและ

ทรพยากรทมอยอยางจ ากดแลวหรอไม

ยนยนความเปนไปไดของ

โครงการ

ภายหลงจากการศกษาความเปนไปไดแลวสามารถเชอ

ไดวาการด าเนนโครงการนมความเปนไปไดจรงหรอไม

จดตงทมงานโครงการ ความพรอมของทรพยากรบคคลทจะด าเนนโครงการน

พรอมหรอไม

ด าเนนโครงการ พรอมทจะเรมด าเนนการแลวหรอไม 3

ปจจยทสงผลกระทบตอโครงการ

แผนกลยทธ (Strategic plan) นโยบายจากผบรหาร

ค ารองขอจากผใช (User requests) แผนก IT และ เทคโนโลย ระบบงานเดมทใชงาน

เทคโนโลย

ผขายปจจยการผลต - คคา (Supplier) ลกคา

คแขงขน

สภาพเศรษฐกจ

รฐบาล

4

การเขาใจปญหา (PROBLEM RECOGNITION)

ขนตอนแรกของSDLC คอการตรวจสอบเบองตน (Preliminary Investigation) เปนการศกษาขอมลเบองตนในการก าหนดปญหา ก าหนดวตถประสงคของโครงการ และ

การศกษาความเปนไปได

การคนหาปญหา เรมจากสงเกตการณและจดบนทกเหตการณทเกดขนจรง โดยสงเกตอยาง

กวางๆ เชน เสยคาใชจายดานขนสงสง, การประสานงานระหวางฝายผลตและพนกงานขายไม

ราบรน

จากนนจงคอยระบปญหาและขอบเขตของปญหาใหชดเจนขน

อาจใหพนกงานใชแบบเสนอปญหา

เปนการวางแผนระบบงานเพอใหทราบถงวธการเรมตนโครงการ

เพอใหทราบถงวธการประเมนโครงการเรมตน

5

ตวอยางระบบงาน

ระบบรานขายสนคารานPP ซงเปนรานขายสนคาทวไปมขนาดใหญ ท ากจกรรมการขายสนคาทงขายสงและขายปลก มงานและขนตอนการท างาน

ดานการขายหลกๆดงน

มการบนทกขอมลสนคา ขอมลการขาย และขอมลสนคาคงคลงลงในสมดบนทก

เสมอ

เมอลกคาสงซอสนคา พนกงานจะตองเปดสมดบนทก เพอหายอดคงเหลอของสนคาทลกคาสง และเมอลกคาช าระเงน กตองเขยนใบเสรจรบเงนใหกบลกคา

กอนปดรานของทกวน พนกงานจะตองท าการตรวจสอบขอมลคงคลง และจดท า

บญชการขายประจ าวน

6

จากตวอยาง นกศกษาเลงเหนปญหา

ในเรองอะไรบาง???

7

สญญาณบงชและแหลงของปญหา

สญญาณทบงบอกปญหา ใหสงเกตจากปญหาทเกดขนในระบบงาน เชน

ท างานชากวาก าหนด, ค าต าหนจากลกคา, สวนแบงทางการตลาดหรอก าไร

ลดลง, พนงงานมากหรอนอยเกนไป, การลาออกของพนกงาน

แหลงปจจยภายใน ดจากสงทอยภายในระบบงาน เชน ดจาก output, การท างานของพนกงาน, รายงานสถตตางๆ ขององคกร

แหลงปจจยภายนอก ดจากสงทอยภายนอกระบบงาน เชน ลกคา, คแขง,

ตวแทนจ าหนาย, ผตรวจสอบ, ผบรหาร

8

2. การก าหนดปญหา (PROBLEM DEFINITION)

ก าหนดหวเรองของปญหา (Subject) ก าหนดวาระบบทก าลงจะศกษามปญหาอะไร โดย SA ตองแสดงสวนทกอปญหา และทเกยวของกบขอมล พรอมนยามปญหาทเกดขนอยางชดเจน (แยกอาการกบปญหา)

เชน พนกงานในองคกรไมสามารถท างานตางๆ ใหเสรจหมดใน 1 วน

ปญหาคอ_______________________________________________

ก าหนดขอบเขตของการศกษา (Scope) เปนการก าหนดจดเรมตนและจดสนสดของการศกษา โดยก าหนดวาจะศกษาระบบเพยงใด จะ

ท าการศกษาในฝายใดบาง กลมบคคลทจะเกบขอมลเปนใครบาง เปนตน

9

2. การก าหนดปญหา (PROBLEM DEFINITION)

ก าหนดเปาหมายของการศกษา (Objectives) สงทควรค านงถงมดงน มเพอขจดขอบกพรองตางๆ ของระบบ และตองมความเปนไปได

ควรเนนใหเหนถงเปาหมายในการศกษาเพอการแกไขปรบปรง โดย

เปาหมายทก าหนดตองไมยากหรอมขอจ ากดทมากจนเกนไป

เปาหมายทวางไวสามารถตคาออกมาเปนตวเลขทสามารถวดไดหรอเปน

รปธรรมทมองเหน

เชน เพอลดตนทนในการแสดงผลลพธของระบบ โดยปรบปรงรายงานท

ซ าซอนหรอไมจ าเปนออก, เพอใชเวลาในการประมวลผลนอยทสด, เพอ

ลดขอผดพลาดและเพมความถกตองของการกรอกขอมล

10

ความตองการระบบ SYSTEMS REQUESTS

การพจารณาเหตผลทตองการระบบมาใชงาน มหลกทใชในการพจารณาคอ

เพอเพมคณภาพการบรการ

เพมประสทธภาพการท างาน

สนบสนนการสรางผลตภณฑและบรการใหม

เพมสารสนเทศ

ควบคมระบบงานไดมากขน

ลดคาใชจาย

11

การประเมน SYSTEMS REQUESTS

การประเมนโครงการ โดย คณะกรรมการพจารณาระบบ (Systems Review Committee)

ประเมนแบบฟอรมค ารอง

ก าหนดล าดบในการพจารณา

พจารณาความเปนไปได

12

การศกษาความเปนไปได (FEASIBILITY STUDY)

หมายถง การวเคราะหเปรยบเทยบเพอหาขอสรปวาควรพฒนาระบบงานหรอไม และ

ควรพฒนาดานใด (บางงานในระบบเดมอาจจะดอยแลว)

การศกษาความเปนไปไดมอย 4 ดาน ดงน

ความเปนไปไดทางดานเทคนค (Technical Feasibility) ความเปนไปไดทางดานการปฏบตงาน (Operational Feasibility) ความเปนไปไดทางดานเศรษฐศาสตร (Economical Feasibility) ความเปนไปไดทางดานกฎหมาย (Legal Feasibility)

13

ความเปนไปไดทางดานเทคนค (TECHNICAL FEASIBILITY)

คอ ความเปนไปไดของการสรางระบบใหมโดยน าเทคโนโลยทมในระบบ

ปจจบนมาใชงาน หรอการอพเกรดเทคโนโลยทมอยเดมใหมประสทธภาพ

สงขน หรอควรใชเทคโนโลยใหมทงหมด

เทคโนโลย ไดแก ฮารดแวร ซอฟตแวร ฐานขอมล การสอสารขอมล

ตองมนใจวาเทคโนโลยนนมประสทธภาพ มความปลอดภยและเชอถอได

งายตอการใช สามารถหาไดจากทไหน (มจ าหนายแลวหรอยงวจยอย) ระบบ

เดมทมอยสามารถปรบใชเทคโนโลยนไดหรอไม ฯลฯ

14

ความเปนไปไดทางดานการปฏบตงาน (OPERATIONAL FEASIBILITY)

คอ ความเปนไปไดของระบบใหมทจะใหขอมลทถกตองตรงความตองการ

ของผใช การค านงถงทศนคตและทกษะของผใชงานกบระบบใหมทมการ

ปรบโครงสรางการท างานวาเปนพอใจและยอมรบหรอไม

อาจศกษาวา ระบบใหมสามารถเตรยมขอมลตางๆ ใหกบบคลากรใน

หนวยงานไดถกตองหรอไม

ตองตรวจสอบวา ระบบใหมสามารถตดตงรวมกบการท างานของระบบ

ปจจบนไดหรอไม และจะใชงานรวมกนไดอยางไร

ในการตดตงระบบใหม งานใดบางทตองปรบโครงสรางการท างานใหม

หรองานใดบางทตองฝกอบรมการท างานใหม

15

ความเปนไปไดทางดานเศรษฐศาสตร (ECONOMICAL FEASIBILITY)

คอ ความเปนไปไดในทางการเงนและเศรษฐกจ โดยค านงถงตนทนคาใชจายในการ

พฒนาระบบ ความคมคาของระบบ

ประมาณการจ านวนเงนทตองใชส าหรบการท าโครงการ อาจแยกเปน

คาใชจายในการศกษาระบบ

คาใชจายเกยวกบฮารดแวรและซอฟตแวร รวมถงการบ ารงรกษาระบบ

ผลประโยชนทจะไดรบในรปแบบของการลดคาใชจาย

คาใชจายของระบบเดมทยงไมพฒนา เทยบกบระบบทก าลงจะพฒนา

คาใชจายดานบคลากร คอคาจางแรงงานทจะจายหลงจากพฒนาระบบเสรจแลว

คาใชจายดานตดตงระบบ เชน คาสถานท เฟอรนเจอร จดท าขอมล จดท าเอกสาร

แบบฟอรมตางๆ, คาอบรม เปนตน

คาใชจายดานการปฏบตงาน เชน คาไฟฟา อาคารสถานท เปนตน

16

ความเปนไปไดทางดานกฎหมาย (LEGAL FEASIBILITY) คอ ความเปนไปไดในดานระเบยบ ขอบงคบ และกฎหมาย วาระบบทจะพฒนานนตองไมขดตอ

ระเบยบขอบงคบของกฎหมาย และขององคกรทมอย

17

การบรหารโครงการ (PROJECT MANAGEMENT)

โครงการ หมายถง กจกรรมทเกยวของกน มหลายขนตอน แตมจดประสงคเดยวกน

คอ ตองการใหโครงการเสรจสมบรณ ทงในเรองของเวลา งบประมาณ ทรพยากร

ดงนนตองมการวางแผนกจกรรม อาจอยในรปของตาราง

จะใช แกนตชารต (Gantt Chart) มาชวยในการวางแผนและก าหนดเวลาในการท างานของโครงการ จะเขยนในรปกราฟของกจกรรม โดยท

แกน Y แทนกจกรรมตางๆ ทมในโครงการ แกน X แทนเวลาในการท างานของแตละกจกรรม

18

ตวอยางตารางกจกรรม

กจกรรม กจกรรมกอน ระยะเวลา (สปดาห)

( A) การสมภาษณ ไมม 3

( B) การออกแบบสอบถาม A 4

( C) การอานรายงานองคกร ไมม 4

( D) การวเคราะหความตองการ B, C 8

( E) การน าเสนอตวตนแบบ B, C 5

( F) การสงเกตปฏกรยา E 3

( G) แสดงคาใชจายและผลลพธ D 3

( H) การเตรยมน าเสนอโครงการ G, F 2

( I) การน าเสนอโครงการ H 2 19

GANTT CHART

การสมภาษณ

การออกแบบสอบถาม

การอานรายงานองคกร

วเคราะหความตองการ

การน าเสนอตวตนแบบ

การสงเกตปฏกรยา

แสดงคาใชจายและผลลพธ

การเตรยมน าเสนอโครงการ

การน าเสนอโครงการ

20

1 5 10 15 20

กจกรรม

เวลา (สปดาห)

การควบคมโครงการ

จะใช PERT Diagram (หรอ Program Evaluation and Review Technique) มาชวยในการบรหารโครงการดวยการวางแผน ควบคม โดยเนนดานเวลาในการด าเนนโครงการ

Node – ใชแทนจดเรมตน/จดสนสดกจกรรม

เสนตรง – ใชแทนกจกรรม

เสนประ – ใชแทนกจกรรมสมมต (Dummy Activity)

21

1

B, 8 A, 4 1 2 3

ตวอยางการใช PERT (1)

22

D 5

กจกรรม กจกรรมทตองเสรจกอน

A - B A C A D B, C

B A

1

3

C 4

2

ตวอยางการใช PERT (2)

23

กจกรรม กจกรรมทตองเสรจกอน

A - B - C A D B E C, D

C 4

A

E 6

2

B 3

1

D 5

ตวอยางการใช PERT (3) กจกรรม กจกรรมกอน ระยะเวลา (วน)

( A) การสมภาษณ ไมม 3

( B) การออกแบบสอบถาม A 4

( C) การอานรายงานองคกร ไมม 4

( D) การวเคราะหความตองการ B, C 8

( E) การน าเสนอตวตนแบบ B, C 5

( F) การสงเกตปฏกรยา E 3

( G) แสดงคาใชจายและผลลพธ D 3

( H) การเตรยมน าเสนอโครงการ G, F 2

( I) การน าเสนอโครงการ H 2 24

ตวอยางการใช PERT (3)

25

E,5

B,4 3

A,3

6

2

C,4 4

1

D,8 5

F,3 7

G,3 8

H,2 9

I,2 10

E,5

B,4 A,3 2

C,4 1 D,8

4

F,3

G,3 6

H,2 7

I,2 8

5

3

ตวอยางการใช PERT (3)

สายงานท 1 A-B-D-G-H-I

26

E,5

B,4 A,3 2

C,4 1 D,8

4

F,3

G,3 6

H,2 7

I,2 8

5

3

สายงานท 2 A-B-E-F-H-I

สายงานท 3 C-D-G-H-I

สายงานท 4 C-E-F-H-I

= 3+4+8+3+2+2 = 22 วน

= 3+4+5+3+2+2 = 19 วน

= 4+8+3+2+2 = 19 วน

= 4+5+3+2+2 = 16 วน

Critical

path

ตวอยางการใช PERT (4)

กจกรรม งานทตองเสรจกอน ระยะเวลา (วน) คาใชจายในการ เรงงาน 1 วน (บาท) ปกต เรง

A - 7 6 150

B - 8 6 75

C A 9 7 200

D A 11 9 125

E B 8 5 115

F B 10 7 100

G C 13 11 200

H D, E 13 12 100

I F 14 10 125

J G, H, I 7 5 100

27

ตวอยางการใช PERT (4)

28

C,9,7

D,11,9 5

G,13,11 8

2

E,8,5 6

F,10,7 7

A,7,6

B,8,6 3

1

4

H,13,12 9

I,14,10 10

J,7,5 11

# 1 A-C-G-J # 2 A-D-H-J # 3 B-E-H-J # 4 B-F-I-J

= 36 = 38 = 36 = 39

ตวอยางการใช PERT (4) พรอมการเรงงาน

29

C,9,7

D,11,9 5

G,13,11 8

2

E,8,5 6

F,10,7 7

A,7,6

B,8,6 3

1

4

H,13,12 9

I,14,10 10

J,7,5 11

# 1 A-C-G-J # 2 A-D-H-J # 3 B-E-H-J # 4 B-F-I-J

= 36 = 38 = 36 = 39

เรงวนท 1 เลอก B

เรงวนท 2 เลอก J

36 38 35 38

35 37 34 37

B,7,6

J,6,5

การเรงงานใหเรวขน 2 วนตองเรงกจกรรม B และ J ซงเสยคาใชจาย 75+100=175 บาท

การประมาณตนทนและก าไร

ตนทน (Cost) แบงเปน 2 กลม คอ ตนทนทแสดงใหเหนเดนชด คอคาใชจายทสามารถประมาณการได เปนคาใชจายท

ตองจายโดยตรงในการท าโครงการ เชน คาเครองมอและอปกรณตางๆ, คาจาง

พนกงานตางๆ ทเกยวของ, เวลาท SA ใช, เวลาท Programmer ใช ตนทนทไมสามารถแสดงใหเหนเดนชด คอคาใชจายทไมสามารถระบไดแนนอน

เชน การสญเสยระดบการแขงขน, ความสญเสยความเปนทรจกในตอนแรกของ

การสรางนวตกรรมใหม, การตดสนใจบางอยางทไมมประสทธภาพเพยงพออาจท า

ใหไมสามารถใชสารสนเทศได

30

การประมาณตนทนและก าไร

ก าไร (Benefit) แบงเปน 2 กลม คอ ก าไรทสามารถแสดงใหเหนเดนชด คอ ก าไรทสามารถวดคา หรอตคาออกมา

อยางชดเจน อาจตคาเปนหนวยเงน จ านวนทรพยากร หรอเวลา เชน การเพม

ความเรวในการประมาณผล, ความเรวในการเขาถงขอมล, การชวยใหพนกงาน

ท างานเสรจโดยใชเวลานอยลง, การเพมยอดการขาย, การเพมอตราการผลต เปน

ตน

ก าไรทไมสามารถแสดงใหเหนเดนชด เปนก าไรทไมสามารถจะวดคาไดอยาง

แนนอน เชน ก าไรของการตดสนใจทดกวาในการน าเครองคอมพวเตอรมาใช, ก าไร

ทไดจากการท าใหภาพพจนของธรกจดขน เปนตน

31

การพจารณาความคมคาตอการลงทนพฒนาโครงการ

มวธการพจารณาทเปนทนยมอย 3 แบบ คอ

Break-even analysis Payback analysis Present value analysis

32

BREAK-EVEN ANALYSIS – การวเคราะหจดคมทน

33

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

ยอดขาย

ตนทน

ระบบปจจบน

ระบบใหม

200 400 600 800 1000 1200

Break-even point

PAYBACK ANALYSIS การวเคราะหระยะเวลาคนทน

ป ตนทน ตนทนรวม ก าไร ก าไรรวม

0 30,000 30,000 0 0

1 1,000 31,000 12,000 12,000

2 2,000 33,000 12,000 24,000

3 2,000 35,000 8,000 32,000

4 3,000 38,000 10,000 42,000

5 4,000 42,000 11,000 53,000

34

60,000

50,000

40,000

30,000

20,000

10,000

0 1 2 3 4 5

ป

หนวยเงน (บาท)

ตนทนรวมของระบบใหม

ก าไรรวมของระบบใหม

PRESENT VALUE ANALYSIS

คาเงนในปจจบน และอนาคตจะมคาไมเทากน เชน เงน 100 บาทในปจจบน

หากเวลาผานไป 5 ป คาของเงน 100 บาทกจะลดลง

มลคาปจจบน = (ก าไรปท n)* (ปจจยสวนลด) ปจจยสวนลด = 1/ (1+r/100)n (เมอ r คออตราดอกเบย) เชน มลคาปจจบนของเงน 40,000 บาท ถาอก 2 ปขางหนา จะมคา

ปจจยสวนลด = 1/(1+10/100) 2 = 0.826 (ก าหนดใหอตราดอกเบย

10%)

มลคาปจจบน = 40000 * 0.826 = 33040

35

PRESENT VALUE ANALYSIS

36

ปท 0 1 2 3 4 5 รวม

รายรบ 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000

อตราสวนลด 2% 0.9803922 0.9611688 0.9423223 0.9238454 0.9057308

มลคาเงนปจจบนของรายรบ 98,039.22 96,116.88 94,232.23 92,384.54 90,573.08

มลคาเงนปจจบนสทธของผลก าไร

(สะสม)98,039.22 194,156.10 288,388.33 380,772.87 471,345.96 471,345.96

เงนลงทนครงแรก 126,500

เงนลงทนรายป 40,000 40,000 40,000 40,000 40,000

อตราสวนลด 2% 0.9803922 0.9611688 0.9423223 0.9238454 0.9057308

มลคาปจจบนของเงนลงทน 39,215.69 38,446.75 37,692.89 36,953.82 36,229.23

มลคาปจจบนของเงนลงทน(สะสม) 126,500 165,716 204,162.44 241,855.33 278,809.15 315,038.38 315,038.38

วเคราะหการคนทน

มลคาเงนปจจบนของกระแสเงน 126,500- 58,823.53 57,670.13 56,539.34 55,430.73 54,343.85

มลคาเงนปจจบนของกระแสเงน(สะสม) 67,676.47- 10,006.34- 46,533.00 101,963.72 156,307.57

อตราการคนทน 0.18 เปอรเซนต เวลาทคนทน 2.18 ป