การวเคราะหและออกแบบระบบงาน

# นยามศพทท�ควรทราบ (Definition)

Data หมายถง ทกส�งอยางท�เราสนใจ

Field,Column,Attribute หมายถง Data (ขอมล)ท�ถกคดเลอกมาใชงาน

Record,Row,Tuple หมายถง ชดของ Field(ฟลด) ในเร�องเดยวกน

File,Table หมายถง ชดของ Record (เรคอรด)น�นเอง

Database หมายถง ขอมลท�จดรวบรวมไวอยางเปนระบบ

System Analysis หมายถง การวเคราะหระบบงาน การจดการใหไดมาซ� งขอมล

และฐานขอมลท�มคณภาพ # ข�นตอนการวเคราะหระบบอยางยอ

ประกอบดวย

- Requirement ศกษาข0นตอนปฏบต ปญหา ความตองการ ของงานปจจบน

- Feasibility Study ศกษาความเปนไปไดในดานตางๆเชน เทคโนโลย เศรษฐกจ และ

บคลากร

# ข�นตอนการออกแบบแฟมในระบบฐานขอมลอยางยอ

- รวบรวมรายงานท0งหมด (Overview output)

• ในข0นน0 ตองรวบรวมรายงานใหมากท�สดเพราะจะมผลตอการออกแบบระบบใน

อนาคตหากรวบรวมไมสมบรณ โอกาสท�จะร0อระบบคอนขางสง

- วเคราะหตาราง (Normalization)

• เม�อรวบรวมความตองการไดแลวพอจะแยกขอมลเปน 2 ลกษณะคอ

1. ขอมลท�หามซ0 ากนในแตละเร�อง จะมการกาหนดฟลดขอมลท�ไมซ0 ากนเปน

คยหลก (Primary Key) แฟมท�เกบขอมลเหลาน0มกใชเปน แฟมอางอง

ตวอยาง เชน

เร�อง รายละเอยดประกอบ (ฟลด) ฟลดท�กาหนดเปนคยหลก

ขอมลหนวยงาน รหสหนวยงาน,ช�อหนวยงาน,... รหสหนวยงาน

ขอมลผปวย เลขบตรผปวย(HN),ช�อ,สกล,... เลขบตรผปวย(HN)

ขอมลสนคา รหสสนคา,ช�อสนคา,… รหสสนคา

…

-2-

2. ขอมลท�ซ0 ากนไดในเร�องเดยวกน เชน การสงบคคลเขาอบรม จะพบวาบางคร0 ง ผเขาอบรมหนวยงานเดยวมหลายคน เวลากรอกในเอกสาร ในชองหนวยงาน

จะตองเขยนช�อหนวยงานซ0 ากนทกคนและโอกาสเขยนไมตรงกน หากบนทก

ลงคอมพวเตอรแลว กรณเขยนไมตรงกนจะถอวาตางหนวยงานทนท ขอมลท�เกดข0นซ0 ากนไดมกเรยกวา แฟมหลก หรอแฟมท�เคล�อนไหว (transaction)

สาหรบ คย(Key) ในแฟมน0ตอง 2 ฟลดข0นไปรวมกน

- กาหนดโครงสรางแฟมขอมล (File structure design)

• เปนการกาหนดช�อ ประเภท และขนาดขอมล ใหเหมาะสมกบการเกดข0นของขอมล และตองรองรบอนาคตได เชน ขอมลหนวยงาน ช�อหนวยงานตองเปนตวอกษร และมความกวาง 50 ตวอกษร รหสหนวยงานเปนตวอกษร ขนาดกวาง 2 ตวอกษรเพราะโอกาสมไดไมเกน 99 หนวยงาน

# ฐานขอมลแบบสมพนธ (Relational Database)

ในการวเคราะหขอมลน0น หากจะใหมความสมบรณน0นคอนขางตองใชประสบการณพอควร เพราะมปจจยหลายอยางท�จะทาใหระบบมประสทธภาพ โดยจะขอยกบางเร�อง และ

บางสวนเทาน0นมาวเคราะหพอเปนแนวทางในการสรางระบบฐานขอมลท�สมบรณตอไปดงน0 ## ความสมพนธ (Relation)

หมายถง ความเช�อมโยงกนโดยมคย (Key) เปนตวเช�อมโยง ปกตมการเช�อมโยง

กนท�นยม 2 แบบคอ

หน�งตอหน�ง (One to One) เปนความสมพนธท�เรคอรดในตารางหน�งจะจบคเรคอรด

อกตารางหน�งไดเพยงตารางเดยวเทาน0นเชน ขอมลผปวยท�โยงไปจบคกบแฟมบตรทองหรอบตรจายตรง และ

หน�งตอกลม (One to Many) เปนความสมพนธของเรคอรดในตารางหน�งกบหลายๆเร

คอรดของอกตารางไดเชนตารางบคลากรโยงกบ ตารางการเขารบการอบรม

-3-

## คย (Key)

การสรางคยจาเปนมากสาหรบการจดการฐานขอมล โดยเฉพาะขอมลท�มจานวนมากๆ จะเหนความเรวของการเขาถงขอมลแตกตางกนอยางชดเจนรวมท0งมประสทธภาพในเร�องกฎของฐานขอมลตางๆ เชนตรวจสอบความซ0 าซอนขอมลไดซ� งพอจะแยกไดดงน0

1. คยหลก (Primary Key) ตองกาหนดจากฟลดท�ซ0 ากนไมได

2. คยทางเลอก (Alternate or Candidate Key) เปนฟลดท�สามารถนามาแทนคย

หลกไดเชนตารางเลขบตรประชาชน ท�อยในตารางประวตพนกงานซ�งมรหสพนกงานเปนคยหลกอยแลว

3. คยประกอบ (Compound Key) เปนการนาฟลดหลายๆฟลดมารวมกนจงจะแยก

ขอมลเรคอรดน0นได

4. คยนอก (Foreign Key) เปนฟลดของตารางหน�งท�ตรงกบคยหลกของอกตาราง

หน�ง เชนตารางเบกวสดมฟลดรหสแผนก

# ตวอยางการวเคราะหและออกแบบฐานขอมลแบบสมพนธ

• ระบบบรหารงานพสด

จากการวเคราะหเบ�องตนพบวา มความตองการรายงานวสดคงเหลอ รายงานการรบวสด

เขาคลง รายงานการเบกวสด และการจายน�นจะตองมการระบแผนก ท#มาเบกวสดทกคร�ง โดยจะยกตวอยางเฉพาะรายงานวสดคงเหลอดงน�

รหสวสด ช#อวสด รบ จาย คงเหลอ

เม#อมาพจารณาในรปตาราง ควรกาหนดดงน� แฟมตาราง คอ ตารางแผนก และตารางคลงวสด

แฟมหลก คอ แฟมรบ และแฟมจาย

เม#อนามากาหนดโครงสรางเปนดงน� ตารางแผนก

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด (size) ทศนยม (decimal)

รหสแผนก อกษร (Text) 2

ช#อแผนก อกษร (Text) 50

-4-

ตารางคลงวสด

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด (size) ทศนยม (decimal)

รหสวสด อกษร (Text) 5

ช#อวสด อกษร (Text) 50

ราคาเฉล#ย ตวเลข (Number) อตโนมต

แฟมรบ

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด (size) ทศนยม (decimal)

ลาดบ อกษร (Text) 5

รหสวสด อกษร (Text) 5

วนรบ วนท# date/Time อตโนมต

จานวนรบ ตวเลข (Number) อตโนมต

แฟมจาย

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด (size) ทศนยม (decimal)

ลาดบ อกษร (Text) 5

รหสวสด อกษร (Text) 5

วนจาย วนท# date/Time อตโนมต

จานวนจาย ตวเลข (Number) อตโนมต

รหสแผนก อกษร (Text) 2

ภาพแสดงความสมพนธของแฟมตางๆ

หมายเหต :

จะใช ระบบบรหารงานพสด จากการวเคราะหเปนตวอยางตลอดเน�อหาในการบรรยาย

-5-

Microsoft Access ข�นพ� นฐาน

โปรแกรมชด Ms Office น�น ตองเลอกใชใหเหมาะสมกบงานของทานเน#องจากมหลายรน

จะขอแนะนาบางรนท#คนเคยและมการใชงานเชน Ms-Office95 , Ms-Office97, Ms-Office2000,

Ms-Office2002(XP) , Ms-Office2003, Ms-Office2007 และลาสด Microsoft Office 2010 Beta

แตละรนความสามารถแตกตางกนไปบาง และตองสอดคลองกบระบบปฏบตการ(OS) ดวยซ#งท#

พบในปจจบนจะม Windows95 (ปจจบนมนอยมาก) Windows 98, Windows NT,

Windows2000,Windows XP, Windows Vista และ Windows 7 ท#มาลาสด โดยมขอสงเกตวา

หากรนใหมตองใ ชคณสมบต เคร# องคอนขางสง แตในการเ รยนคร� ง น� จะแนะนา Ms-

Office2003 ซ#งมความคลองตวในการใชงานพอควร

ขอกาหนดเบ�องตนการใชเมาส

พอยเตอร (Pointer) หมายถง สญลกษณบอกตาแหนงเมาส(ปกตเปนหวลกศร)

คลก (Click) หมายถง วางพอยเตอรท#เปาหมายและกดปมซายท#เมาส 1 คร�ง

คลกขวา (Right Click) หมายถง วางพอยเตอรท#เปาหมายและกดปมขวาท#เมาส 1 คร�ง

ดบเบ� ลคลก (Double Click) หมายถง การกดปมซาย 2 คร�งตดๆกน

คลกสองครง หมายถงการกดปมเมาสดานซาย 2 คร� ง แบบท�งชวง

แดรกดรอป (Drag Drop) หมายถง วางพอยเตอรไปช�ท#เปาหมายตนทางและกดคลกแชไว

จากน�นเล#อนพอยเตอรไปยงเปาหมายปลายทางและหยดกดปมเมาส

-6-

# การเปล�ยนภาษาสาหรบ Microsoft Access 2003

เพ�อใหการอธบายในข0นตอๆไปไมเกดความสบสน จะขอแนะนาการเปล�ยนเมนภาษาท�จะใชสาหรบ Microsoft Office 2003 เลอกตามเมนของวนโดวสดงน0 Start -> Programs ->Microsoft Office ->Microsoft Office Tools ->

Microsoft Office 2003 Language Settings

(หมายเหต Microsoft Office อาจเปนช�ออ�นตามท�เราต0งขณะตดต0งโปรแกรม)

-7-

กรณคร�งแรกเมนเปนภาษาองกฤษ หากตองการเปล#ยนเปนเมนภาษาไทยใหเลอก

ตามลาดบตอไปน�

-8-

กรณคร�งแรกเมนเปนภาษาไทย หากตองการเปล#ยนเปนเมนภาษาองกฤษใหเลอก

ตามลาดบตอไปน�

โปรดทราบ!

ขอใหทานกาหนดเมนเปนแบบภาษาไทย

เพ�อจะใชในการอธบายประกอบทกเร�องตอไป

-9-

# การเขาสโปรแกรม

เม#อเรยกเขาโปรแกรม

กรณมฐานขอมลเดมสามารถระบไดเลย

แตถาเปนการเขาคร�งแรก จะสรางแฟม

ใหม

เพ#อสรางฐานขอมลใหมตามท#เตรยมไวเชน

ฐานขอมลบรหารงานพสด

หมายเหต ในข�นน�ทานจะตองทราบวาช#อแฟมเกบไว ณ ท#ใดเพ#อการเรยกใชในภายหลง

1. คลก

2. คลกเพ�อสราง

ฐานขอมลเปลา

3. ระบช�อฐานขอมล 4. คลก

-10-

วนโดวสท#พบหลงจากต�งช#อฐานขอมลใหมช#อบรหารงาน

พสด

ซ#งไมม Task pane

(หนาตางงาน)

หากตองการหนาตางงานใหเลอก มมอง->บาน

หนาตางงาน

กรณ

มหนาตางงาน

(Task Pane)

-11-

# องคประกอบของหนาตาง Microsoft Access 2003

## เมนภาษาองกฤษ

Database Name หมายถง ช�อฐานขอมลท�กาลงเปดใชงานปจจบน

Access Menu หมายถง เมนท�เก�ยวกบโปรแกรม Microsoft Access

Database Button หมายถง ปมท�เนนทางานกบฐานขอมลเทาน0น

Standard Toolbars หมายถง ปมใชงานท�วไปในโปรแกรมชด Microsoft Office

Object Bars หมายถง แถบใชเลอกทางานดานตางๆ

Object Details หมายถง รายละเอยดของแตละ Object

Task Pane หมายถง กลมอานวยความสะดวกในการเลอกทางาน

โดยเฉพาะอยางย�งเก�ยวกบไฟล

Status หมายถง สถานการณทางานขณะน0นเชน Ready, Working

Object Bars Object Details Task Pane

Access Menu Database Button Database Name Standard Toolbars

Status

-12-

## เมนภาษาไทย

# บทบาทของออปเจคบาร(Objects Bar)

Tables(ตาราง) ใชกาหนดโครงสรางและเกบขอมลจรง

Queries(แบบสอบถาม) ใชเรยกขอมลจาก Tables , Queries รวมท0งประยกตใชสตรทาง

คณตศาสตร รวมท0งฟงกชน ตางๆท�ม ไมมการเกบขอมลจรง และยงทาเปนชด

ปรบปรงขอมลใน Tables ไดอกดวย

Forms(ฟอรม) ใชอานวยความสะดวกและเพ�มประสทธภาพให Tables, Queries และ Reports

เปนหลก รวมท0งประยกตทาเปนเมนเช�อมโยงไดเปนอยางด

Reports(รายงาน)ใชนาเสนอขอมลท�มรปแบบสวยงาม โดยปกตจะดงขอมลมาจาก Tables และ

Queries เปนหลก อกท0งยง เสรมความสามารถดานฟงกชนตางๆท�มใน Access

อกดวย

Pages(เพจ) ใชประยกตขอมลท�เก�ยวกบดาน Web

Macros(แมโคร)ใชผกชดคาส�งตางๆท�มใน Access เพ�อใหเกดความสะดวก รวดเรวในการใชงาน

Modules(โมดล) เปนการประยกตใชรวมกบ Visual basic จะมคาส�งท�พวงกบ Access ท�เรยกวา Access basic

Object Bars Object Details Task Pane

Access Menu Database Button Database Name Standard Toolbars

Status

-13-

# การสรางตาราง

การสรางตารางจะเลอกไดหลายแบบแตในท#น� จะใชแบบด�งเดมท#ตองมการระบเอง

ทกเร#องเพ#อความเขาใจท#ดในการออกแบบตามข�นตอนดงน�

หมายเหต : ทาตามข�นตอนท� 2. ถง 4. จนครบทกฟลด

1. ดบเบ�ลคลก

2. ระบช�อฟลด 3. เลอกชนดขอมล

4. ระบขนาดขอมล

ตามท�ออกแบบไว

5. คลกเตรยมสรางคย 6. คลกสรางคย

7. คลกปดแฟม

-14-

ข�นตอนน� เปนการเกบโครงสรางแฟม

8. คลก

9. ระบช�อแฟม 10. คลก

คลก X เม�อตองการออกจากโปรแกรม

จะพบวาจอภาพสดทาย จะม

ช�อแฟมท�สรางข�น และทา

ตามข�นตอนท� 1. ถง 10. จน

ครบทกแฟมตามท�ออกแบบ

กรณฟลดไหนเปน

ประเภทวนท�แนะนาให

กาหนดรปแบบเปน

Short Date ดงภาพ

-15-

# การเปดฐานขอมลเดม

กรณท�เขาสโปรแกรมท�มรายช�อใหเลอก

กรณท#เขาสโปรแกรมแลวแตตองการเปดฐานขอมลอ#น

คลกเลอกท�ช�อ

ฐานขอมลท�มอยเดม

3. คลก

2. คลกช�อ

ท�ตองการ

1.คลก

-16-

1. ดบเบ�ลคลกช�อแฟม

ท�จะปอนขอมล

# การนาขอมลเขาแฟม

การนาเขาแฟมน�นทาไดหลายวธแตพอแยกไดเปน 2 ประเภทหลกคอการนาเขาโดยตรง

หรอนาเขาโดยการประยกตฟอรม แบบสอบถาม(query)

ในข�นน� จะขอแนะนาการนาเขาท#แฟมโดยตรงดงน�

# การเปดแฟมเพ!อปรบปรง/แกไข

1. ดบเบ�ลคลกช�อแฟม

ท�จะปรบปรง/แกไข ขอมล

2. ปอนขอมลตามตองการ

3. คลกปดแฟม

2. ปรบปรง/

แกไขตามตองการ

3. คลก

-17-

# ขอมลตวอยางเพ!อบนทกลงในแฟมตางๆ

ใหนาขอมลดงตอไปน� บนทกลงในแฟมเพ#อประกอบการอธบายในข�นตอนตอไป

-18-

# การสรางความสมพนธแฟมขอมล

ทาการ แดรกดรอป คยใหเช#อมโยงกน หากจะแกไขให คลกขวา ท#เสนความสมพนธ

1. เพ�มแฟมท�จะสรางความสมพนธ

ตามตองการ

คลก

1. เลอกกฎ

ความสมพนธ

2.คลก

ความสมพนธ สามารถสรางในชวงท�จดทาแบบสอบถาม (Queries) ไดเชนกน

-19-

2.คลก

เลอก

3.คลก

เพ�ม

4.คลก

ปด

Microsoft Access ข�นประยกต

# การสรางแบบสอบถาม (query)

แบบสอบถามถอเปนหวใจของการดขอมลใน Ms-Access เลยทเดยว เน#องจากการ

ออกแบบแฟมขอมล เนนกฎความสมพนธ ซ#งมตารางแยกกนหลายสวนเพ#อประสทธภาพการจดเกบขอมล ลดความซ�าซอน ซ#งเปนการเกบขอมลโดยตรง แตการนามาใชงานแลวจะตองมการนาขอมลมาจากหลายสวนใหคลายรายงานในชวงวเคราะหระบบ แบบสอบถามจงเปนตวชวยท#ดมาก เพราะมใชแฟมขอมลจรงแตเปนการจาลองแฟมขอมลจรง ทาใหสะดวกในการใชงาน และ

การบรหารขอมลกมประสทธภาพ สามารถกาหนดสตรหรอฟงกชน รวมท�งเง#อนไขไดอกมากมาย

## ข�นตอนการสรางแบบสอบถาม

(ในการสรางจะแนะนาในหมวดการออกแบบเอง โดยไมใชตวชวย)

1. ไปหวขอแบบสอบถาม เลอก ดบเบ�ลคลก ท#มมมองออกแบบ

2. เพ#มตารางเพ#อสรางแบบสอบถาม

3. ตรวจสอบความสมพนธของตาราง

4. การเลอกฟลดลงเขตขอมลแบบสอบถาม

5. การแสดงความสมพนธ

6. การสรางเง#อนไข(ถาม)

7. การบนทกหรอยกเลกจากแบบสอบถาม

จากขอมลตวอยาง สามารถสรางแบบสอบถาม ตามความตองการตางๆไดดงน� ตวอยาง 1. สรางแบบสอบถามเพ#อดรายการรบวสด

1. ดบเบลคลก

-20-

12. ผลเม�อทาครบ

ทกขนตอน จะปรากฎ

ช�อแฟมเพ�มอก 1 แฟม

5. แดรกดรอปฟลด

ลงในเขตขอมล

6.คลก

9.คลก เพ�อยนยน

10.ระบช�อแฟม

11.คลก

7.ผลจากการเรยกใช 8.คลก

ปด

-21-

ข�นตอนการแกไขแบบสอบถาม

1. คลก ช�อแฟม

2.คลก

ออกแบบ

3.ทาการแกไข

ตามตองการ 4.คลก ปดแฟม

เม�อสนสด

-22-

1.1 เพ�มแฟมรบ

1.4 คลก

เลอก Sum

## แบบสอบถามแบบหลายข�นตอน

ในการออกรายงานน�นบางคร�ง อาจตองทาแบบสอบถามหลายข�นตอนกวาจะไดผลสดทาย เชน การหายอดคงเหลอวสด จากแฟมขอมลตวอยาง จะมข�นตอนดงน� ข�นท#1. ทาแบบสอบถามผลรวมการรบ (ขอมลจากตาราง)

ข�นท# 2. ทาแบบสอบถามผลรวมการจาย (ขอมลจากตาราง)

ข�นท# 3. ทาแบบสอบถามวสดคงเหลอ (ขอมลจากตารางและแบบสอบถาม) และ จะตอง

มการใชฟงกชนผลรวมซ#งเปนฟงกชนท#มใน Access

ข�นท! 1.

1.2 เลอกฟลด รหส

วสดและจานวนรบ คลก

ขวาเลอก Ascending

1.3 คลกขวา และคลก

-23-

1.6 คลก

1.7 ระบช�อ1.8 คลก

1.5 ผลการเรยกใช

-24-

2.2 Group By รหสวสด

และ Sum จานวนจาย

ข�นท! 2. แฟมจายจะทาลกษณะเดยวกนกบข�นท# 1.

2.1 เพ�มแฟมจาย

2.3 ผลเม�อ

เรยกใช

2.4 ระบช�อแฟม 2.5 คลก

-25-

ข�นท! 3. เปนการเช#อมโยงแบบสอบถาม สรปรบ สรปจาย และตารางคลงวสด ดงน�

จากตาราง

จากแบบสอบถาม

จดระเบยบ

ความสมพนธ

คลกขวาท เสนความสมพนธ และคลกทคณสมบต

-26-

คลก

คลก

เพมฟลดคงเหลอ

และสรางนพจน

ผลเรยกใช

จะพบวาบางคาไมแสดง ตองเขยนสตรเพมหรอเปลยนความสมพนธใหเหมาะสม

-27-

หากตองการสรางนพจน

ตางๆสามารถ คล�กขวา

จาก Form หรอ Report

จากน�นเลอกหวขอท�

ตองการดงภาพ

จากผลลพธท#ผานมาจะพบวาปญหายอดคงเหลอบางรายการไมมการแสดงผลทาใหรายการไมสมบรณ จงเสนอวธการโดยการแกไขคาส#งของแบบสอบถามดงน�ดงน�

เม#อมการเรยกใชแบบสอบถาม (Query) ดงกลาวจะพบวาผลลพธมรายการครบสมบรณ

ดงน�

รบ: IIf([SumOfจานวนรบ]>0,[SumOfจานวนรบ],0)

จาย: IIf([SumOfจานวนจาย]>0,[SumOfจานวนจาย],0)

คงเหลอ: [รบ]-[จาย] มลคาคงเหลอ: [ราคาเฉล�ย]*[คงเหลอ]

-28-

# การสรางรายงาน

ปกตแลวถาใช Wizard จะสะดวก แตท#น� จะแนะนากรณออกแบบเอง เพ#อจะไดรจกวธ

เขยนคาส#งในข�นสงตอไป

กอนอ#นการจะทารายงานตองเตรยมแฟม หรอ แบบสอบถามใหเรยบรอยกอน ในลกษณะมแฟมเดยวจากน�นจงเรยกใชท#รายงาน ดงมการใชตอไปน�

## ข�นออกแบบและเตรยมความพรอม

1. ดบเบ�ลคลก

สวนเน &อหาทจะ

นาฟลดมาลง

สวนหวเร�อง

สวนทายรายงาน

2. คลกขวา

3. คลก

4. คลก

6. คลก

5. เลอกแฟม

-29-

## ข�นตกแตงรายงาน

7. คลก 8. คลก

9. คลก

1. การนาฟลดตางๆมาวางในสวนรายละเอยด โดยใช Drag Drop ท�กลาว

ตอนตน คลกท�ปมรปมอสามารถทาการลบ หรอ ลากไปท�จดอ�นได

2. การขยบเสนแบงใหแคบเขาหรอขยายออก โดยเล�อนเมาสไปท�

เสนรอยตอใหเปนลกศร 2 ทศทาง จากนนใชเทคนค Drag Drop

-30-

3. เรยกมมมองกลองเครองมอ และนาฟลดตางๆ มาลงทรายงานตามตองการ หรอเตมฟงกชนได ข &นน &ตองใชเทคนคคอนขางมาก

4. คลก

เม�อตองการดรายงาน

5. รายงานฉบบราง

บนจอภาพ

6. ยนยนการบนทก

7. ระบช�อรายงาน 8. คลกบนทก

-31-

# การสรางฟอรม (Form)

วตถประสงคในการสรางฟอรมเนนเร#องความสะดวกของผปอนขอมลเปนหลก และยงรวมเร#องการใชเคร#องมอควบคมใหการทางานมประสทธภาพอกหลายเร#อง

## การสรางฟอรมเด!ยวดวยตวชวยสราง

2.ดบเบลคลกท�

ตวชวยสราง

1. คลกฟอรม

3. เลอก > ทละฟลด

หรอ >> ท�งหมด 4. คลก

-32-

5. คลก

6. เลอกแบบท�

ตองการกอน คลก

-33-

7. คลก

8. คลก

9. ฟอรม

ท�ไดรบ

-34-

## การสรางฟอรมยอย (Sub form)

เปาหมายเพ#อปอนขอมลท#เปนลกษณะ One to Many เชนหลกสตรอบรมท#เปดอบรม

และผสมครเขาอบรม โดยจะวเคราะหเปนดงน� 1. แฟมหลกสตร ประกอบดวย

a. รหสหลกสตร, วนเปดอบรม, วนส�นสดอบรม,ช#อวทยากร

2. ผสมครเขาอบรม

a. รหสหลกสตร,ลาดบสมคร,ช#อผสมคร,หนวยงาน

ข�นตอนวางแผน

• ตองวเคราะหตารางและคณสมบตใหครบถวนดงน� แฟมหลกสตร (train)

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด (size)

ทศนยม (decimal)

ตวอยาง

รหสหลกสตร อกษร (Text) 6 AC5301

วนเปดอบรม วนท# date/Time อตโนมต 27/03/2010

วนส�นสดอบรม วนท# date/Time อตโนมต 28/03/2010

ช#อวทยากร อกษร (Text) 50

แฟมผสมคร (train2)

ฟลด(Field) ประเภท (Type) ขนาด

(size)

ทศนยม

(decimal) ตวอยาง

รหสหลกสตร อกษร (Text) 6 AC5301

ลาดบสมคร ตวเลข (Number) 2

ช#อผสมคร อกษร (Text) 50

หนวยงาน อกษร (Text) 120

-35-

• ตองสรางฟอรมหลกและฟอรมยอยใหไดดงน� (แนะนาใชตวชวยสราง)

• การนาฟอรมยอยมาใสในฟอรมหลก

ฟอรมหลกท�ไดรบ

แบบคอลมน

ฟอรมยอยท�ไดรบ แบบตาราง

1. ปรบแตงฟอรมหลกใหเหมาะสม

พรอมรองรบฟอรมยอย

-36-

2. คลกท#ปม

ฟอรมยอย ใน

กลองเคร#องมอ

มาวางบรเวณ

ฟอรมหลกและ

เลอกกาหนด

คยเช#อมโยง

แบบกาหนดเอง

ตามภาพ

3. เลอกช�อฟอรมยอย

Train2 และกดถดไป

-37-

4. คลก

5. เม�อตกแตง

เสรจคลกมมมอง

-38-

จะพบวาเม#อเราไปดท# ตารางจรง ช#อ train และ train2 จะพบขอมลดงภาพ

ดานลาง ท�งท#การปอนทาท#จอเดยวคอ train (หลงจากแกไขฟอรมแลว train จะมท�ง train2

มารวมกน)

6. ปอนขอมลผสมครลงใน

ฟอรมยอยเวนรหสหลกสตร

-39-

ภาคผนวก

# ปรบปรงคร�งท! 1 (มถนายน 2549)

ถาม 001 -> ถาเปล#ยนช#อฟลด ขอมลเดมจะหายหรอไม

ตอบ 001 -> ไมหายและยงจะมผลกบเร#องท#เก#ยวของทกเร#องโดยอตโนมต เชน แบบสอบถาม

(Query)

ถาม 002 -> ทาใหมการ Lookup ท#ฟลด ไดหรอไม

ตอบ 002 -> ได โดยไปทาท#การกาหนดโครงสรางเลอกประเภทของฟลดเปน Lookup Wizard…

โดยทาได 2 วธดงน�

วธท# 1 เลอก Lookup จากตารางท�มอยเดม โดยแฟมท#จะนาไป Lookup ปรกตจะเปน

แฟมขอมลรายการท#ไมใชตาราง มข�นตอนการสรางคอ

1 เลอก 2 เลอก

3 เลอก 4 เลอก

-40-

เม�อมการเปดตารางเพ�อปอนขอมลจะสามารถเลอก Lookup ไดดงภาพ

5 เลอก

6 เลอก

7 เลอก

8 เลอก

9 เลอก

-41-

6 เลอก

วธท# 2 เลอก Lookup จากการระบเอง ไมไดนามาจากตารางจะตองปอนโดยตรง

มข�นตอนการสรางคอ

1 เลอก

2 เลอก

3 เลอก

4 ระบคาท�ตองการให

Lookup

5 เลอก

-42-

ถาม 003 -> แบบสอบถาม (Query) สามารถทาเง#อนไขไดหรอไม

ตอบ 003 -> ไดแนนอนครบ โดยจะขอสรปเทาท#ใชบอยใหเปนประเภทดงน�ครบ

1. ประเภทอกษร เชน ช#อวสดเราสามารถนามาทาเง#อนไขไดโดยใชคาส#ง Like

ตวอยาง หมายถง

Like [ ] &”*” ช#อวสดท#นบจากคาแรกสดตรงกบท#ระบ

Like “*”&[ ] ช#อวสดท#นบจากคาหลงสดตรงกบท#ระบ

Like “*”&[ ]&”*” บางสวนของคาท#ระบมในช#อวสด

หมายเหต การระบคาใน [ ] หามระบคาตรงกบช#อฟลดจรง

2. ประเภทตวเลข เชน ราคาเฉล#ยเราสามารถนามาทาเง#อนไขไดโดยใชคาส#งทาง

คณตศาสตรเชน > (มากวา) < (นอยกวา) >=(มากกวาเทากบ) <=(นอยกวาเทากบ)

<> (ไมเทากบ)

ตวอยาง หมายถง

>=[ ] ราคาเฉล#ยต�งแตท#ระบข�นไป

<=[ ] ราคาเฉล#ยต�งแตระบลงมา

<>[ ] ไมเทากบราคาเฉล#ยท#ระบ

Between [Start ] And [End ] (กรณเปนชวง)

7 เลอก

เม�อมการเปดตารางเพ�อปอนขอมล

จะสามารถเลอก Lookup ไดดงภาพ

-43-

3. ประเภทผสมเง#อนไข เชน ราคาเฉล#ย รวมกบช#อวสด เราสามารถนามาทาเง#อนไขได

โดยใชคาส#งในบรรทด เง�อนไข: และบรรทด หรอ: ดงภาพ

ผลเม#อมการเรยกใช แบบสอบถาม

ถาม 004 -> เม#อเปด Form ใหปดเมนมาตรฐาน

ตอบ 004-> กาหนดท#ปมเคร#องมอดงน�

1 การเลอกเง�อนไข

2 ระบ 3 ระบ

4 ผลลพธท�ได

1 เลอก

-44-

1 เลอก

2 แฟมตนฉบบ

3 แฟมท�จะ

เกดใหม 4 เลอก

ถาม 005 -> ระบคาในฟลดท#เปน key ใหหา record ทนท

ถาม 005 -> ใชเร#อง Apply Filter

ถาม 006-> การแปลงขอมลระหวาง version ตางๆ

ตอบ 006-> เลอกจากเมนตามข�นตอนดงน�

2 ระบช�อแฟมท�จะ

ใหเร�มอตโนมต

-45-

ถาม 007 -> การใชรวมกบ Excel ทาไดอยางไร

ตอบ 007 -> สามารถโอนมาลงในแฟม Access ไดโดยการ นาเขามาท�งแฟม หรอ

สาเนามาตอแฟมเดมท#มอย

-46-

หรอ กรณสาเนาจาก Excel มาวางผนวกทายตาราง Access ท#เปดไวกอนแลว

ดงภาพ

ถาม 008 -> การใช Function ตางๆ

ตอบ 008 -> ปรกตจะใชเม#ออยในคณสมบตของวตถท#จะทางานเชนใน Query หรอ ฟอรม

คลกขวา

เลอก

เลอกตามตองการ

-47-

ถาม 009 -> การคานวณบน Query อยางไร

ตอบ 009-> แกไข Query และสรางตวแปรใหมพรอมพมพสตรดงภาพ

เปนการหาจานวนรบถาเพ#ม 10 % โดยการคานวณสตรเปน

Add10:[จานวนรบ]*1.1

ถาม 010-> แหลงคนหาความร Access เพ#มเตม

ตอบ 010 -> บนโปรแกรม MsAccess ท#วธใช และ internet

ถาม 011 -> การรกษาความปลอดภย

ตอบ 011 -> (กรณสรางรหสผาน)ใชเคร#องมอใน Access โดยการใสรหสผานแตขณะเปดแฟม

คร� งแรกตองเปนแบบเอกสทธ2 สวนบคคลมากอน ดงภาพ

พมพสตร

ระบตวแปรและ

พมพสตร

-48-

ถาม 012 -> เมนอตโนมต

ตอบ 012 -> กาหนดท#เมนเร#มตน และ ระบช#อ ฟอรม เม#อเรยกคร�งตอไปจะเรยกฟอรม

น�นทนท เชน กาหนด ฟอรมช#อ main ในระบบ บรหารงานพสด

เลอกเมน เคร#องมอ จากน�นเลอก เร#มตน

ถาม 013 -> เม#อกาหนดเมนเร#มตนอตโนมตแลวอยากเปดเขาฐานขอมลโดยไมตองทางาน

อตโนมตไดอยางไร

ตอบ 013 -> ไดโดย กดปม Shift คางไว ขณะเดยวกนกกด Double Click ท# ช#อฐานขอมล

ระบช�อฟอรมเร�มตน

คลก

เม�อเปดแฟมฐานขอมลจะปรากกฎเมนเร�มตนตามท�เลอก ทนท

-49-

ถาม 014 -> นา libraly จากโปรแกรมอ#นเชน Excel มาใชรวมกบ Access ไดหรอไม

ตอบ 014 -> ไดครบ แตตองทาข�นตอนดงน�

• อางถง libraly กอนตามภาพตอไปน� จากเมน Access

• เรยกใชจากสวนตางๆของ ฟอรม หรอ รายงาน ใน Access เชน การนาไปใสท#

ทายรายงานกไปคลกขวา กาหนดคณสมบตท# เม#อส#งพมพ onprint และระบตาม

แหลงขอมล ท#มอยคอตวแปรตนฉบบและตวแปรเปาหมาย

1. คลกขวา และ เลอกคณสมบต

2. คลกเพ�อไปกาหนดรหสภาษา

-50-

กรณน�คาวา WorksheetFunction เปนคาสาหรบเช#อมตอหาฟงกช#นตางๆใน excel

ซ#งเรยกผานจาก Access

ถาม 015 -> จะนาช#อตารางมาใชไดอยางไรกรณสรางฟอรมในมมมองออกแบบ

ตอบ 015 -> ไดครบ แตตองทาข�นตอนดงน�

3. เขยนคาส�งแทนคาท�ตวแปรผลลพธ

1. คลกขวาจดตดน �

3. คลกแถบ Data 4. คลกแหลงระเบยน

เลอกแฟมท�ตองการ

2. เลอกคณสมบต

-51-

ถาม 016 -> จะใสลาดบงายๆเวลาออกรายงานไดอยางไร

ตอบ 016 -> ไดหลายวธแตท#ทาโดย Access ดงน�

1. นากลองขอความจากแถบเคร#องมอมาวางท#บรเวณ

สวนรายละเอยดรายงาน

2. กาหนดคณสมบตของ กลองขอความโดยเลอกแหลงควบคม =1 และ ผลรวมสะสม

เปน Over All ตามภาพ

ลาดบท�เกดข #นเม�อ

ใหโปรแกรมออกรายงาน

-52-

ถาม 017 -> การใชคาส#งเก#ยวกบตวอกษร (String) ประยกตไดอยางไร

ตอบ 017 -> ขอแนะนาการตดบางสวนของคาโดยใช MID

รปแบบ MID(ตวแปร,ตาแหนงเร#มตน,จานวนอกษร)

กรณท#รหสวสดคอ 47001 เม#อใชคาส#งจะไดดงน�

หมวด : Mid([รหสวสด],1,2) ผลท#ได 47

ประเภท : Mid([รหสวสด],3,3) ผลท#ได 001

เม#อนามาเช#อมกนดวย หมวด&’-‘&ประเภท จะได 47-001

ถาม 018 -> เม#อกาหนดเมนเร#มตนอตโนมตและยกเลกเมนมาตรฐานตางๆไปท�งหมด หากจะให

กลบมาแกไขไดจะทาอยางไร

ตอบ 018 -> ไดโดย กดปม Shift คางไวท#แฟม ( สกล .mdb) และกด Enter รวมดวย

-53-

# ปรบปรงคร�งท# 2 (พฤษภาคม 2551)

ถาม 019 -> จะปรบปรงขอมลแฟมหลกจากแฟมยอยตางๆไดอยางไร

ตอบ 019 ->เร#องน� ตองกาหนดตวอยางใหครบทกข�นตอนเพ#อใหเขาใจข�นตอนอยางละเอยดดงน�

-54-

-55-

-56-

กาหนดคณสมบตใหถกตอง

ตองเลอกท�งหมดจาก

แฟมหลกดานซาย

-57-

-58-

-59-

-60-

-61-

ถาม 020 -> จะสรางรายงานใหแสดงทละrecord แตพบวาแสดงจนเตมกระดาษ

ตอบ 020 ->เร#องน� ตองทาการกาหนดการแบงหนากระดาษดงน�

-62-

-63-

-64-

ถาม 021 -> จะทดสอบผลของฟงกชนตางๆไดอยางไร

-65-

3. คล3ก View

1. คล3ก

2. คล3ก 4. คล3ก View

5. ระบคาส�งท�ตองการ

ขนตนดวย ? หากเปน

ขอความใหครอบดวย “ “

ตอบ 021 ->สามารถทาไดท#การกาหนดตวแปรท# Queries (แบบสอบถาม) หรอ

ท# Module (โมดล) ดงน�

กรณท#แบบสอบถาม

โดยการสรางตวแปรตามดวยเคร#องหมายโคลอน (:) จากน�นกเปนฟงกชนหรอคาส#ง

คลายตวอยางเปนการเช#อม FirstName และ LastName

กรณใชโมดล (Module)

-66-

2. คล/กเมนแฟม

3. คล/กสงออก 1. คล/กช�อแฟม

5. เลอกชนดแฟมท�ตองการ พรอมช�อแฟม ปกตจะเปนช�อเดยวกนกบท�สงออก

4. ระบสถานท�เกบ

6. คล/กสงออก

ถาม 022 -> จะสงขอมลจากตารางหรอแบบสอบถามไปเกบรปแบบอ#นไดอยางไร

ตอบ 022 -> สามารถสงออกไดท�งตาราง แบบสอบถาม โดยนาเมาสคลCกท#ช#อแฟมกอนจากน�น

ทาการเลอกเมน แฟม �สงออก ดงภาพตอไปน�

-67-

1. คล�กแฟม

2. คล�กรบขอมลภายนอก

3. คล�กนาเขา

4. เลอกท�อยแฟม

6. เลอกแฟมท�ตองการ

5. เลอกชนดแฟมท�ตองการ 7. คล�ก

ถาม 023 -> Ms Access จะรบขอมลภายนอกอะไรไดบาง

ตอบ 023 -> สามารถรบได 2 รปแบบคอรบเขา และเช#อมโยงแตแนะนารบเขาดงน�

-68-

8. คล�ก

9. ปกตจะตองเลอกยกเวน

กรณตอขอมลเร�องเดม

10. คล�ก

11. คล�ก

-69-

12. พจารณาเง�อนไข

และคล�กถดไป

15. คล�ก

13. เลอกไมม

คยหลก

14. คล�ก

-70-

ถาม 024 -> มาโครเปดฟอรมแลวอยากใหเตมจอ (Full Screen) ทนททาอยางไร

ตอบ 024 -> ทาโดยไปกาหนดคณสมบตเลอก เม!อเปด และกาหนดมาโครเปน

Maximize

1. คล�กขวา

2. คล�ก

3. คล�ก

4. คล�ก

5. ต 'งช�อ

6. คล�ก

7. เลอก Maximize และ

คล�ก X ปด

-71-

8. คล�ก

9. คล�ก

10. คล�ก

ถาม 025 -> เม#อมการเปล#ยนขอมลแลวคาบน Query ยงเทาเดม ทาอยางไร

ตอบ 025-> ทามาโครใหม Refresh ขอนาเสนอเฉพาะสวนท#เปนมาโครดงน�

-72-

ถาม 026 -> ลบขอมลแลวแตดขนาดแฟมยงเทาเดมเพราะอะไร

ตอบ 026-> ยงไมมการกระชบขอมลใหทาดงน�

ถาม 027 -> ไมอยากใหผใชฐานขอมลแกไขฟอรมและรายงานไดทาอยางไร

ตอบ 027-> ใหสาเนาแฟมสกล .MDB ไวกอน จากน�นทาการสราง .MDE แฟม หลงจากน�น

นาแฟมท#มสกล .MDE ไปใชงานไดตามปกตแตจะไมมฟอรมและรายงานใหแกไข ทาดงน�

จากน�นกสามารถนาแฟมท#มสกล .mde ไปใชแทน .mdb ไดเลย

ถาม 028 -> ในเร#องความปลอดภยฐานขอมลทาไดอยางไรบาง

ตอบ 028-> วธงายสดทาการใสรหสผานฐานขอมล แตถารายละเอยดแบงสทธเปนกลมสามารถ

ศกษาไดเชนกนในหวขอ ความปลอดภย ดงน�

-73-

ถาม 029 -> มฟงกชนท#เก#ยวกบวนท#อะไรบางท#นาสนใจ

ตอบ 029-> ม day() month() year() เพ#อแยก วน เดอน ป ออกจากกน เชน

วนเปดอบรม 19/04/2553 ถาใช

Day(วนเปดอบรม) ผลลพธ 19

Month(วนเปดอบรม) ผลลพธ 4

Year(วนเปดอบรม) ผลลพธ 2553

Monthname(Month(วนเปดอบรม)) ผลลพธ เมษายน

ถาม 030 ->

ตอบ 030->