คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1

คู่มือการใช้งาน

ระบบหน้ีสินนักศึกษา

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-1

สารบัญ หน้า

1. ธนาคาร ............................................................................................................................................. 13-3

2. หมวดบัญชี ........................................................................................................................................ 13-6

3. ผังค่าใช้จ่าย ....................................................................................................................................... 13-8

4. รายการค่าใช้จ่าย ............................................................................................................................ 13-11

5. ผังรายการค่าใช้จ่าย ........................................................................................................................ 13-14

6. หน่วยงานอื่น .................................................................................................................................. 13-17

7. หนี้สินจากหน่วยงานอื่น .................................................................................................................. 13-19

8. ถ่ายโอนข้อมูล ................................................................................................................................. 13-21

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-2

สัญลักษณ์ที่ใช้ในระบบ

สัญลักษณ์ ค าอธิบาย

คลิกเพ่ือน าข้อมูลออกในรูปแบบของเอกสาร Excel

คลิกเลือกเพ่ือท าการแก้ไขข้อมูล

คลิกเลือกเพ่ือท าการลบข้อมูล

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-3

ระบบหน้ีสินนักศึกษา

1. ธนาคาร

เป็นการบันทึกข้อมูลธนาคาร เพ่ือใช้ในการแสดงผลในใบแจ้งช าระเงิน

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู ธนาคาร

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นรายชื่อธนาคาร ผู้ใช้งานสามารถกรอกเงื่อนไขส าหรับการสืบค้น

ได้โดยการกรอกชื่อธนาคาร และคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลธนาคาร โดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลธนาคาร โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการบันทึก

จากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ชื่อธนาคาร ชื่อธนาคารที่ต้องการบันทึกข้อมูล เช่น ธนาคารกรุงไทย

Product_Code เป็น Code ที่วิทยาลัยชุมชนได้จากธนาคารที่เปิดบัญชีเพ่ือรับการ

ช าระเงิน

Tax_ID เลขประจ าตัวผู้เสียภาษี

ค่าธรรมเนียม จ านวนเงินค่าธรรมเนียมที่ธนาคารเรียกเก็บต่อรายการ

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-4

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลธนาคารโดยคลิก

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลธนาคารโดยคลิก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-5

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-6

2. หมวดบญัชี

เป็นการบันทึกข้อมูลหมวดบัญชี เพ่ือก าหนดหมวดบัญชีในระบบหนี้สินนักศึกษา

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู หมวดบัญชี

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นรายชื่อหมวดบัญชี ผู้ใช้งานสามารถกรอกเง่ือนไขส าหรับการ

สืบค้นได้โดยการกรอกชื่อหมวดบัญชี และคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลหมวดบัญชี โดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลหมวดบัญชี โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการ

บันทึกจากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ชื่อหมวดบัญชี(ท.) ชื่อหมวดบัญชีภาษาไทย

ชื่อหมวดบัญชี(อ.) ชื่อหมวดบัญชีภาษาอังกฤษ

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-7

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลหมวดบัญชีโดยคลิก

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลหมวดบัญชีโดยคลิก

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-8

3. ผังค่าใช้จ่าย

เป็นการบันทึกชื่อผังค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู ผังค่าใช้จ่าย

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นรายชื่อผังค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถกรอกเง่ือนไขส าหรับการ

สืบค้นได้โดยการกรอกชื่อผังค่าใช้จ่าย และคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลชื่อผังค่าใช้จ่าย โดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลชื่อผังค่าใช้จ่าย โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการ

บันทึกจากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ชื่อผังค่าใช้จ่าย (ท.) ชื่อผังค่าใช้จ่ายภาษาไทย

ชื่อผังค่าใช้จ่าย (อ.) ชื่อผังค่าใช้จ่ายภาษาอังกฤษ

ชื่อส าหรับพิมพ์รายการในใบเสร็จ ชื่อผังค่าใช้จ่ายที่ใช้แสดงในใบเสร็จ

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-9

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลชื่อผังค่าใช้จ่ายโดยคลิก

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลชื่อผังค่าใช้จ่ายโดยคลิก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-10

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-11

4. รายการค่าใช้จ่าย

เป็นการบันทึกข้อมูลรายการค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู รายการค่าใช้จ่าย

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นรายการค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถกรอกเง่ือนไขส าหรับการ

สืบค้นได้โดยเลือกชื่อหมวดบัญชี หรือกรอกชื่อรายการค่าใช้จ่าย แล้วคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลรายการค่าใช้จ่าย โดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลรายการค่าใช้จ่าย โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลใน

การบันทึกจากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ชื่อหมวดบัญชี ชื่อหมวดบัญชี

ชื่อรายการค่าใช้จ่าย (ท.) ชื่อรายการค่าใช้จ่ายภาษาไทย

ชื่อรายการค่าใช้จ่าย (อ.) ชื่อรายการค่าใช้จ่ายภาษาอังกฤษ

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-12

ชื่อรายการในใบเสร็จ ชื่อรายการค่าใช้จ่ายที่ใช้แสดงในใบเสร็จ

ประเภทของรายการเงิน ระบปุระเภทของรายการเงินว่าเป็นประเภทใด เช่น ค่าธรรมเนียม

ของวิทยาลัยชุมชน , ค่าลงทะเบียน , ค่าวัสดุปฏิบัติ เป็นต้น

หากเลือกเป็นค่าธรรมเนียมพิเศษ จะมีช่องให้กรอกอัตรา

ค่าธรรมเนียมพิเศษด้วย ซึ่งจะใช้ในกรณีท่ีรายการค่าใช้จ่ายนั้น

จ่ายเป็นครั้ง

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลรายการค่าใช้จ่ายโดยคลิก

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-13

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลรายการค่าใช้จ่ายโดยคลิก

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-14

5. ผังรายการค่าใช้จ่าย

เป็นการจัดการผูกผังรายการค่าใช้จ่ายกับชื่อผังค่าใช้จ่ายที่ก าหนดไว้ในระบบหนี้สินนักศึกษา ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู ผังรายการค่าใช้จ่าย

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นผังรายการค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถเลือกเง่ือนไขส าหรับการ

สืบค้นได้โดยการเลือกผังค่าใช้จ่ายของนักศึกษา และคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลในผังค่าใช้จ่าย โดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลในผังค่าใช้จ่าย โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการ

บันทึกจากตาราง

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-15

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

รายการค่าใช้จ่าย รายการค่าใช้จ่าย

รูปแบบการจ่ายเงิน รูปแบบการจ่ายเงิน

อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 1 อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 1 ที่ต้องการบันทึก

อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 2 อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 2 ที่ต้องการบันทึก

อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 3 อัตราค่าใช้จ่ายเทอม 3 ที่ต้องการบันทึก

ลงทะเบียนแบบรักษาสภาพ ระบุว่าต้องจ่ายค่าธรรมเนียมในการรักษาสภาพหรือไม่

ลงทะเบียนแบบลาพัก ระบุว่าต้องจ่ายค่าธรรมเนียมในการลาพักหรือไม่

ประเภทการจ่าย ประเภทการจ่าย เช่น จ่ายแรกเข้า จ่ายทุกเทอม จ่ายเป็นปี จ่าย

เมื่อลงทะเบียนครั้งแรก

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลในรายการค่าใช้จ่ายโดยคลิก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-16

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลในผังคา่ใช้จ่ายโดยคลิก

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-17

6. หน่วยงานอื่น

ผู้ใช้งานสามารถบันทึกหน่วยงานอื่นเพ่ิมเติมในระบบได้ และน าไปใช้ในการบันทึกหนี้สินนักศึกษาจาก

หน่วยงานอื่น

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู หน่วยงานอื่น

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นรายชื่อหน่วยงาน ผู้ใช้งานสามารถกรอกเง่ือนไขส าหรับการ

สืบค้นได้โดยการกรอกชื่อหน่วยงาน และคลิกปุ่มค้นหา

3. ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมข้อมูลหน่วยงานโดยคลิก

4. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลหน่วยงาน โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการบันทึก

จากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ชื่อหน่วยงาน ชื่อหน่วยงานที่ต้องการบันทึกข้อมูล เช่น ห้องสมุด

ห้องปฏิบัติการ

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-18

5. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

6. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลหน่วยงานโดยคลิก

7. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับแก้ไข เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก

8. ผู้ใช้งานสามารถลบข้อมูลหน่วยงานโดยคลิก

9. ระบบแสดงหน้าจอเพ่ือยืนยันการลบข้อมูล ให้คลิกปุ่มตกลง หรือ OK

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-19

7. หนี้สินจากหน่วยงานอ่ืน

เมนูส าหรับบันทึกข้อมูลการเป็นหนี้ของนักศึกษาจากหน่วยงานต่างๆ ภายในวิทยาลัยชุมชน เช่น

ค่าปรับการคืนหนังสือห้องสมุดช้ากว่าก าหนด เป็นต้น

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู หนี้สินจากหน่วยงานอื่น

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับสืบค้นชื่อนักศึกษา ให้ผู้ใช้งานกรอกชื่อนักศึกษาและเลือกนักศึกษาที่

ต้องการบันทึกหนี้สิน

3. คลิกปุ่มค้นหา

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-20

4. ระบบแสดงรายการข้อมูลของนักศึกษาเพ่ือจัดการข้อมูลการเป็นหนี้ และหากผู้ใช้งานต้องการ

เพ่ิมข้อมูลหนี้สินให้กับนักศึกษา ให้คลิก

5. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูลหนี้สิน โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการบันทึกจาก

ตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ปีการศึกษา ปีการศึกษาที่นักศึกษาเป็นหนี้

ภาคการศึกษา ภาคการศึกษาที่นักศึกษาเป็นหนี้

หน่วยงานที่เป็นหนี้ หน่วยงานที่นักศึกษาเป็นหนี้ เช่น ห้องสมุด ห้องปฏิบัติการ

รายการ เช่น ค่าปรับการคืนหนังสือช้ากว่าก าหนด ค่าอุปกรณ์

จ านวน จ านวนของสิ่งของที่เป็นหนี้ ป้อนข้อมูลเป็นตัวเลขเท่านั้น

อัตรา (ต่อหน่วย) จ านวนอัตราการเป็นหนี้ต่อหน่วย ป้อนข้อมูลเป็นตัวเลขเท่านั้น

6. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มบันทึก

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-21

8. ถ่ายโอนข้อมูล

ผู้ใช้งานสามารถบันทึกข้อมูลการเป็นหนี้สินของนักศึกษาจากหน่วยงานต่างๆ ได้ทีละหลายๆ คน ซึ่ง

น าเข้าระบบโดยใช้ไฟล์นามสกุล txt

ขั้นตอนการด าเนินงาน

1. คลิกเลือกเมนู ถ่ายโอนข้อมูลหนี้สิน

2. ระบบแสดงหน้าจอส าหรับกรอกข้อมูล ปีการศึกษา ภาคการศึกษา และเลือกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ

ถ่ายโอนข้อมูลหนี้สิน โดยสามารถดูค าอธิบายของข้อมูลในการบันทึกจากตาราง

ข้อมูลที่บันทึก ค าอธิบาย

ปีการศึกษา ปีการศึกษาที่นักศึกษาเป็นหนี้

ภาคการศึกษา ภาคการศึกษาที่นักศึกษาเป็นหนี้

เลือกไฟล์ เลือกไฟล์ที่จะน าเข้าสู่ระบบเพ่ือตรวจสอบข้อมูลและบันทึกข้อมูล

การเป็นหนี้ของนักศึกษา

ตัวอย่างไฟล์ ลิงค์แสดงตัวอย่างการจัดรูปแบบข้อมูลในไฟล์ที่จะน าเข้าระบบ

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-22

3. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่มตกลง

4. ระบบแสดงข้อมูล หากไม่มีข้อมูลผิดพลาดให้ผู้ใช้งานคลิกปุ่ม น าข้อมูลเข้า

5. ถ้าข้อมูลในไฟล์ไม่ถูกต้อง ระบบแสดงหน้าจอดังนี้

คู่มือการใช้งานระบบวิทยาลัยชุมชนอิเล็กทรอนิกส ์(e-Community College) ระยะที่ 1 13-23

6. ถ้ารหัสนักศึกษาไม่ถูกต้อง ระบบแสดงหน้าจอดังนี้