เทคนคการใชงาน Microsoft Excel 1. เทคนคการปอนขอมลเดยวกนลงในหลายๆ เซลลในครงเดยว

1. เลอกเซลลทเราตองการปอนขอมล

2. เซลลนนอาจเปนเซลลทตอเนองกนหรอไมตอเนองกนกได พมพขอมลและกดแปน CTRL+ENTER

2. เทคนคเกยวกบการจดรปแบบแผนงานใชเราลกษณะการจดรปแบบเหลาน เพอแสดงขอมลของเรา

อยางมประสทธภาพ จดรปแบบขอความ และอกขระแตละตว ในการทำาใหขอความดสะดดตา เราสามารถจดรปแบบใหกบขอความทงหมดในเซลล หรอเฉพาะอกขระบางตวกได โดยใหเลอกอกขระทตองการจดรปแบบ แลวคลกปมบนแถบเครองมอ จดรปแบบ

หมนขอความ และเสนขอบ ขอมลในคอลมนมกจะแคบมากๆ ขณะทปายชอคอลมนจะกวางกวามาก แทนทจะสรางคอลมนกวางๆ หรอยอปายชอคอลมนโดยไมจำาเปน เรากอาจใชวธหมนขอความ และใสเสนขอบทจะหมนไปดวยมมเดยวกบขอความ

เพมเสนขอบ ส และลวดลาย เพอแยกความแตกตางของขอมลแตละชนดบนแผนงาน เราสามารถใสเสนขอบใหกบเซลล แรเงาเซลลดวยสพนหลง หรอแรเงาเซลลดวยลวดลายแบบมส

3. เทคนคการเคลอนทภายในสมดงานการยายและเลอนขนลงในแผนงาน

เมอตองการยายไปมาระหวางเซลลบนแผนงาน ใหคลกเซลลใดๆ หรอใชแปนลกศร เมอเรายายไปทเซลล เซลลกจะกลายเปน เซลลทใชงานอย เมอตองการดพนทตางๆ ของแผนงาน ใหใช แถบเลอน

เมอตองการเลอน ใหทำาดงนแถวขนหรอลงหนงแถว คลกลกศรในแถบเลอนแนวตง

คอลมนไปทางซายหรอขวาหนงคอลมน

คลกลกศรในแถบเลอนแนวนอน

หนาตางขนหรอลงหนงหนาตาง

คลกบนหรอลางของกลองเลอนในแถบเลอนแนวตง

หนาตางไปทางซายหรอขวาหนงหนาตาง

คลกไปทางซายหรอขวาของกลองเลอนในแถบเลอนแนวนอน

ระยะไกล ลากกลองเลอนไปยงตำาแหนงทสอดคลองโดยประมาณ ในแผนงานทมขนาดใหญมากๆ ใหกดแปน SHIFT คางไวขณะลาก

การสลบไปยงแผนงานอนๆ ในสมดงาน1. คลกทแทบแผนงานสำาหรบแผนอน

2. ถาเราไมเหนแทบทตองการ ใหคลกทปมเลอนแทบ เพอแสดงแทบทตองการ แลวใหคลกทแทบนน

คำาแนะนำา ถาสมดงานของเราประกอบดวยหลายแผนงาน คลกขวาทปมเลอนแทบ และคลกทแผนงานทเราตองการ

4. เทคนคการเปลยนพนหลงของแผนงาน

ารเปลยนพนหลงของแผนงาน การเปลยนพนหลงของแผนงาน นน เปนการเสรมภาพตาง ๆ ลงไป ดงนน ผใชตองเตรยมภาพ สำาหรบวางพนหลง .ขนตอนคำาสง 1. คลกเมน รปแบบ > แผนขอมล > พนหลงจากนนจะ

ปรากฎกรอบ พนหลงแผนงาน ..ใหเลอกภาพทตองการ จากคลกปม เปด

 

ผลงานทได5. เทคนคการคำานวณ ตาง Work Sheet

ในการคำานวณตาง Work Sheet จะมลกษณะทตางจากการคำานวณภายใน Work Sheet อยสวนหนงเทานน นนคอ

เมอตองการอางขอมลทอยใน Work Sheet ไหน กจะตองมการอางถงชอ Work Sheet ทจะนำาขอมลมาคำานวณ โดยจะมรปแบบในการอาง Work Sheet ดงน

ชอ Work Sheet ทอางถง ! Range ของขอมลใน Sheet ทอางถงเพอนำามาคำานวณ** สงเกตวา หลงจากชอ Work Sheet แลวจะตองมเครองหมาย ! อยหลงชอ Work Sheet เสมอแลวหลงเครองหมาย ! กจะเปนการอางถงขอมลภายใน Work Sheet นนตามปกต

ตวอยาง ตองการคำานวนโดยหาผลรวมของขอมลชวง A1 ถง B10 ใน Work Sheet ชอ Sheet1 โดยใหแสดง ผลลพธ ใน Work Sheet ชอ Sheet3 ทเซลล A1 จะสามารถปอนสตรในเซลล A1 ใน Sheet3 ไดดงน

1. คลกเมาสทชอ Sheet3 ให Active 2. คลกทเซลล A1 ของ Sheet3 เพอปอนสตร โดยพมพ

สตร = SUM(Sheet1!A1:B10)3. กดปม enter เพอจบการปอนสตร กจะไดผลลพธ

แสดงทชอง A1 ของ Sheet3 ดงรป

รป ขอมลดบทอยใน Work Sheet ชอ Sheet1

รป ผลลทไดจากการคำานวณขาม Work Sheet แสดงผลลพธใน Sheet3

6. เทคนคการสรางกราฟ (Chart) ใน Ms Excel a.สงทตองพจารณากอนการสรางกราฟ

ในการสรางกราฟใน Excel สงสำาคญทตองพจารณา คอ ขอมลทจะนำามาสรางกราฟ ,ลกษณะขอมลทจะนำามาสรางกราฟ และชนดของกราฟทตองการนำาเสนอ

b.เมอเลอกคำาสง chart สงทตองรจก และขนตอน 4 ขนตอนการสรางกราฟ ทำาดงน

1. ใหดำาเนนการเลอกกลมขอมลจะนำามาสรางกราฟโดยทำาแถบส (Highlight)

2. คลกแถบเมน insert -> chart หรอคลกทแถบเครองมอ สญลกษณ

รป การเรยกคำาสงในการสรางกราฟ

- จะปรากฎเปนตวชวยในการสรางกราฟเขาสขนตอนท 1 Chart Type ดงรป

รป ขนตอนท1 ของการสรางกราฟ

ใหคลกเลอกรปแบบของกราฟมาตรฐาน (Standard Types) ทผใชตองการในสวนของ Chat type เชน ตองการสรางกราฟเชงเสน (line) แลวดานขวามอ เปนการเลอกรปแบบยอยของกราฟแทงทตองการ (Chart sub-type) เพอใหเหมาะกบทตองการนำาเสนอ เชน ตองกราฟเชงเสนทมการกำาหนดจดของคาบนกราฟดวย

ในขนตอนท 1 นจะมปม Press and Hold to View Sample เพอใหผใชดลกษณะของกราฟทเลอกเพอตดสนใจทจะทำาขนตอนตอไป โดยผใชตองคลกปมนคางไว กราฟ

ตวอยางจงจะปรากฎขน เมอปลอยคลก กราฟตวอยางกจะเปลยนเปน Chart sub-type ตามเดม ดงรป

รป การสรางกราฟขนตอนท1 เมอคลกปม Press and Hold to View Sample

- คลกปม Next > เพอเขาสขนตอนท 2 Chart Source Data ดงรป

รป การสรางกราฟขนตอนท 2

ในขนตอนท 2 นจะใหผใชเลอกขอมลทจะนำามาสรางกราฟซง ไดกำาหนดชวงของขอมล (Data range) ตงแตแรกกอนทจะสรางกราฟแลว จงทำาให ชอง Data range : ปรากฎเปนชวงของขอมลใหเหน แตถาผใชไมไดกำาหนดชวงของขอมลมากอนการสรางกราฟ กสามารถระบชวงของขอมล

ไดในขนตอนน ดวยการพมพชวงขอมลในชอง Data range หรอใชเมาสลากกำาหนดขอบเขตของขอมลกได

ในสวนของ Series in นน เปนตวเลอกทใหผใชระบถงลกษณะขอมลทตองการใหแกน X นำาเสนอโดยใชคาใด เชน Series in Rows -> ให Row แรกของกลมขอมล เปนขอมลแกน X

Series in Column -> ให Columns แรกของกลมขอมล เปนขอมลแกน X

จากรปสงเกตวาเลอก Series in Rows ไดกราฟทแกน X แสดงขอมลเปนวน ใหเหน

หากผใชตองการนำา Series เพมเขามา หรอนำาออก ตองคลกเลอกทเมนยอย Series ซงจะทำาหนาทในการจดการเกยวกบการกำาหนด Series ของขอมล ดงรป

รป การสรางกราฟขนตอนท 2 เมนยอย Series

ในสวนของเมนยอย Series นจะมชองทใหผใชกำาหนดคา ดงน

Name แสดงตำาแหนงเกบชอ Series ใน Work Sheet สามารถเปลยนแปลงได

Value แสดงตำาแหนงเกบคาใน Work Sheet สามารถเปลยนแปลงได

Category(x) axis label แสดงตำาแหนงชอในแกน X

- คลกปม Next > เพอเขาสขนตอนท 3 Chart Options ดงรป

รป การสรางกราฟขนตอนท 3ในสวนท 3 นจะมหลายเมนยอยซงผใชสามารถกำาหนดราย

ละเอยดใหกบกราฟไดดงนเมนยอย Titles เกยวกบการกำาหนดชอกราฟ ชอ

แกนของกราฟ ประกอบดวย Chart Title: ใสชอกราฟ หรอขอความ

อธบายกราฟ Category (X) axis: ใสขอความ

อธบายแกน X

Legend

Category (Y) axis:ใสขอความอธบายแกน Y

เมนยอย Axes เกยวกบการกำาหนด แกนหลก Primary axis ประกอบดวย

Category (X) axis: กำาหนดใหมการแสดงหรอไมแสดงคาในแกน X ตามรปแบบ Automatic; Category หรอ Time-scale

Value (Y) axis: กำาหนดใหมการแสดงหรอไมแสดงคาในแกน Y

เมนยอย Gridlines เกยวกบการกำาหนดเสนตดแกนเพอใหอานกราฟไดสะดวกประกอบดวย

Category (X) axis: แสดงเสนตดแกน X ทงเสนตดแกนหลก (Major gridlines) หรอเสนตดแกนรอง (Minor gridlines)

Category (Y) axis:แสดงเสนตดแกน Y ทงเสนตดแกนหลก (Major gridlines) หรอเสนตดแกนรอง (Minor gridlines)

เมนยอย Legend เกยวกบการแสดงคำาอธบายกราฟแตละจดหรอแตละคา ประกอบดวย

Show legend กำาหนดใหแสดงหรอไมแสดงคำาอธบาย Placement: กำาหนดการจดวางตำาแหนงของคำาอธบาย ดานลางกราฟ (Bottom), ดานมมกราฟ (Corner), ดานบนกราฟ (Top) ดานขวากราฟ (Right) และ ดานซายกราฟ (Left)

เมนยอย Data Labels เกยวกบการกำาหนดใหแสดงขอมลบนกราฟหรอไม ประกอบดวย

Series Name กำาหนดแสดงชอกลมชดขอมลบนกราฟ

Category name กำาหนดใหแสดงขอความในแกน X บนกราฟ

value กำาหนดใหแสดงคาในแกน Y บนกราฟเมนยอย Data Table เกยวกบการแสดงตาราง

ขอมลตอทายกราฟ ประกอบดวย Show data table กำาหนดใหแสดงตารางขอมลตอทายกราฟ Show legend keys กำาหนดใหแสดงสของ legend ทชอในตารางขอมล

- คลกปม Next > เพอเขาสขนตอนท 4 Chart Location ดงรป

รป การสรางกราฟในขนตอนท 4ในขนตอนท 4 เปนการระบเพอใหกราฟทถกสรางขนนำาไปวางไวในบรเวณทตองการมตวเลอกเพอใหคลกเลอกในสวน Place Chart

ดงน As new sheet: กราฟทสรางไดจะนำาไปวางใน

work Sheet แผนใหม ตามทกำาหนด

As Object in: กราฟทสรางไดสามารถกำาหนดใหเปนวตถ(เหมอนรปภาพ) เลอกใหนำาไปวางใน Work Sheet ทตองการได

- ผใชสามารถ คลกปม <Back เพอยอนกลบไปแกไขในขนตอนทผานมาแลวได

- คลกปม Finish เพอให Excel สรางกราฟทตองการ กราฟทสรางไดดงรป

รป เมอเสรจสนการสรางกราฟจะไดกราฟเสนตามตองการc. การแกไขกราฟ เมอสรางเสรจแลว

เมอสรางกราฟไดแลว หากตองการแกไข ปรบแตงกราฟ ยอ/ขยาย ขนาดของกราฟไดเหมอนกบการยอ/ ขยายขนาดของรปภาพหรอ วตถ (object) ได ดงน

1. คลกทพนทของกราฟทตองการแกไข จะเหนวามกรอบและสเหลยมเลกๆ ลอมรอบกราฟ2. คลกปมขวาของเมาส ทพนทของกราฟ เพอเลอกแกไข ดงรป จะมตวเลอกดงน

o Format Chart แตงสพน ใสกรอบ ใสรปภาพพนหลงใหกราฟได

o Chart type (ขนตอนท 1) ปรบเปลยนประเภทของกราฟ

o Source Data (ขนตอนท 2) ปรบเปลยนแหลงขอมล

o Chart Option (ขนตอนท 3) ปรบเปลยนรายละเอยดคำาอธบายกราฟตางๆ

o Location (ขนตอนท 4) ปรบเปลยนบรเวณทวางกราฟ

รป แสดงการคลกขวาทกราฟเลอกแกไขในขนตอนทตองการ7.เทคนคการจดเรยงขอมลการเตรยมตารางขอมล.......................ตารางขอมลทใช มลกษณะดงน

ขนตอนการเรยงขอมล...........1. คลมทบ ขอมล ในเซลล ตงแตเลขท 1 - 10 , เลขทประจำาตว , ชอ - สกล และคะแนนทได ...........2. คลกเมาส ทเมน ขอมล > เรยงลำาดบ ...........3. จะปรากฎกรอบ เรยง .......ใหเลอกเรยง คะแนนทได ในชอง จดเรยงตาม และระบ จากมากไปหานอย......................จากนน คลก ตกลง

..................ผลทได ......