Access 2000 DI Pog 07

7Sortiranje, filtriranjei {tampanje zapisa

akon {to ste uneli podatke u relacione tabele baze podataka, treba da poje-

dine podatke izvadite iz baze i prikaète ih na odre|eni na~in. Accessova

osobina Sort and Filter (sortiranje i filtriranje) Vam u ovome moè pomo}i.

Sortiranjem se zapisi prikazuju po odre|enom redosledu, dok se filtriranjem sakri-

vaju podaci koji ne treba da se vide na ekranu. Kombinacijom sortiranja i filtriranja,

Vi moète da prikaète samo zapise koje èlite, i to sre|ene po redosledu, koji Vam je

potreban.

p o g l a v l j e

N

Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II

Sortiranje zapisaAccess }e automatski sortirati zapise na osnovu vrednosti koja je u polju sa primarnim klju~em.Prilikom dobijanja podataka iz baze i njihovog prikazivanja na ekranu, verovatno }e se desiti daVam je potrebno da podaci budu sre|eni na drugi na~in. Na primer, mo`da }ete poèleti dapogledate sve radne naloge sortirane po slu`benicima, tako da moète da pratite da li oni ostvaruju svoju radnu normu.

Da biste pogledali zapise sa ovim informacijama u prikazima Datasheet, ili Form, moète ih sortiratina osnovu vrednosti koju imaju u nekom odre|enom polju. U prikazu Datasheet sortiranje se moèizvr{iti na osnovu 255 karaktera u jednom, ili vi{e polja. Moè se sortirati i unutar sortiranih zapisa.Ako tekstualne promenljive sortirate po rastu}em redosledu (ascending), vrednosti }e biti pore|anepo abecedi (A do Z), ako sortirate promenljive tipa date/time (datum, ili vreme), promenljive }e bitipore|ane od ranijih ka kasnijim datumima, a ako po rastu}em redosledu sortirate broj~anepromenljive (tip currency/number), vrednosti }e biti pore|ane od najmanje ka najve}oj. Ako èlitesuprotan redosled od ovog, koristite sortiranje po opadaju}em redosledu (descending). Sortiranje sene moè vr{iti na osnovu vrednosti u poljima koja su tipa Memo, Hyperlink, ili OLE Object.

Sortiranje na osnovu vrednosti u jednom poljuDa biste u prikazima Datasheet, ili Form izvr{ili sortiranje na osnovu vrednosti u jednom polju,kliknite polje na osnovu kojeg èlite da se izvr{i sortiranje, a, nakon toga, uradite:

l Kliknite Sort Ascending.

l Kliknite Sort Descending.

l Izaberite RecordsÊSortÊSort Ascending

l Izaberite RecordsÊSortÊSort Descending.

l Kliknite desnim tasterom mi{a polje i izaberite Sort Ascending iz menija sapre~icama koji se otvorio.

l Kliknite desnim tasterom mi{a polje i izaberite Sort Descending iz menija sapre~icama koji se otvorio.

Na slici 7.1 prikazani su zapisi iz tabele Employee (slu`benici), sortirani po rastu}em redosledu,na osnovu vrednosti u polju Last Name (prezime).

Da biste prikazali zapise u njihovom po~etnom rasporedu, izaberite RecordsÊRemoveFilter/Sort, ili kliknite desnim tasterom mi{a Datasheet i iz menija sa pre~icama koji se otvorioizaberite opciju Remove Filter/Sort.

Da biste sortirali podatke u nekom podskupu (subdatasheet) osnovnog skupa podataka, prikaìtetaj podskup kliknuv{i indikator za pove}anje (znak + u levoj margini), a, onda, nastavite onakokako ste radili i sa glavnim listom sa podacma. Ako ste u Datasheet izabrali da neki podskup budesortiran, onda }e i svi ostali podskupovi tog nivoa biti sortirani na isti na~in.

194

195

Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7

SLIKA 7.1 Zapisi iz tabele Employee sortirani po vrednostima u polju Last Name

Ako se desi da dva, ili vi{e zapisa imaju istu vrednost u polju na osnovu kojeg se vr{i sortiranje,moète zadati da se sortiranje izvr{i na osnovu dva, ili vi{e polja u isto vreme. Ovo vaì ako ste uprikazu Datasheet. Ako ste u prikazu Form, onda se zapisi mogu sortirati samo na osnovu vrednosti u jednom polju.

N A P O M E N A

Ako pravite bazu podataka u nekom drugom jeziku, moète i sortiranje izvr{iti u skladu sa tim. IzaberiteTools | Options i, nakon toga, prikaìte sadràj kartice General. Iz liste New database sort order (videti sliku7.2) moète izabrati neku od vrednosti. Pre nego {to promenite jezik po kome se vr{i sortiranje, proveriteda li operativni sistem ra~unara podràva taj jezik. Radi sigurnosti, napravite kopiju baze podataka, pre nego{to izvr{ite ovako drasti~ne promene n

Sortiranje na osnovu vrednosti u dva, ili vi{e poljaAko èlite da sortiranje izvr{ite na osnovu vi{e polja, ona moraju biti susedna u prikazuDatasheet. Pored ovoga, Access, prilikom sortiranja, daje prioritet poljima sa leve strane, tako dase zapisi sortiraju najpre na osnovu vrednosti u poljima koja se nalaze u levoj koloni. Ako se utoj koloni jave zapisi sa istim vrednostima, vr{i se novo sortiranje na osnovu vrednosti u slede}ojkoloni, udesno. Ako kolone koje treba da se sortiraju nisu susedne, ili imaju pogre{nu relativnupoziciju u glavnom listu sa podacima, ili njegovom podskupu, premestite ih, pre nego {topo~nete sortiranje. Nakon {to ste podesili poziciju, izaberite kolone na osnovu kojih èlite daizvr{ite sortiranje i kliknite neko od dugmadi za prethodno sortiranje, ili zadajte sortiranje izmenija Records, ili iz menija sa pre~icama.

Na slici 7.3 prikazane su kolone Last Name i First Name iz tabele Employee, kojima su najprepromene mesta. One se, zatim, biraju, nakon ~ega se moè zadati kriterijum na osnovu koga sevr{i sortiranje.


SLIKA 7.2 Promena jezika na osnovu kojeg se vr{i sortiranje

SLIKA 7.3 Sortiranje slu`benika na osnovu polja Last Name i First Name (prezime i ime)

Saveti za sortiranje

l Ako je tekstualnom polju upisan neki broj, on }e se sortirati kao karakter, umestoda se sortiranje vr{i kao za numeri~ke vrednosti. Ovo se, me|utim, moè zaobi}i,ako ispred brojeva unesete vode}e nule, tako da svi stringovi budu iste duìne. Naprimer, ako u tekstualnom polju sortirate numeri~ke vrednosti 5, 15, 33, 242, rezu-ltat sortiranja }e biti 15, 242, 33, 5. Ako ove brojeve zapi{ete kao 015, 005, 033 i242, rezultat }e biti kao da ste sortirali brojeve. Verovatno je najbolje re{enje da ovapolja defini{ete kao numeri~ka (tip Number). Ovo je mogu}e samo u slu~aju da stesigurni da }e u tim poljima biti samo brojevi, a ne i neki drugi karakteri.

l Ako se u tabeli nalaze zapisi u kojima imate tekstualna polja bez ikakvog teksta,ili numeri~ka polja u kojima je vrednost Null, zapisi }e se prilikom sortiranjapostaviti na po~etku, ukoliko se sortiranje vr{i po rastu}em redosledu, i to prvopolja sa vredno{}u Null, pa prazna tekstualna polja.

196

197


N A P O M E N A

Ako se sortiranje vr{i na osnovu vrednosti u jednom, ili vi{e polja, Access }e uvek vr{iti tzv. "jednostavno"sortiranje, odnosno zapisi }e uvek biti pore|ani po rastu}em, ili po opadaju}em redosledu. Ne mogu sevr{iti kombinacije ta dva redosleda, ali ako, ipak, èlite da izvr{ite ovakvo me{ovito sortiranje, morate kori-stiti napredne opcije za sortiranje (Advanced Filetr/Sort), koje su opisane kasnije u ovom poglavlju.

Zapisivanje sortiranih zapisaAko posle izvr{enog sortiranja poku{ate da zatvorite tabelu, Access }e postaviti pitanje da li èlite daupamtite promene u dizajnu tabele (tu spada i redosled sortiranja). Ako odgovorite sa Yes, sortira-nje }e se upamtiti, tako da }e zapisi biti sortirani kada slede}i put otvorite tabelu. Ako odgovorite saNo, sortiranje se ne}e upamtiti, odnosno zapisi }e biti sortirani po prvobitnom redosledu (po vre-dnostima u polju sa primarnim klju~em). Pored ovoga, nove forme i izve{taji, koje dalje kreirate naosnovu tabele, nasledi}e redosled sortiranja.

Filtriranje zapisaAko u glavnom listu sa podacima, njegovom podskupu, ili formi èlite da pogledate samoodre|ene zapise, postoji mogu}nost da izbacite one koje ne èlite da vidite. Proces filtriranja sesastoji u tome da se prikaù samo zapisi po odre|enom kriterijumu (kriterijum predstavlja skupuslova koje Vi defini{ete - njime se biraju zapisi za prikazivanje).

Na taj na~in, {tedite vreme, jer moète svoju pa`nju da usmerite samo na one zapise koji su bitniu odre|enom trenutku. Filtriranjem ne}ete obrisati zapise iz tabele, ve} }ete samo odre|enezapise ukloniti sa ekrana. Filter sadrì uslove koje zadajete i koji mogu biti jednostavni, kao {toje, na primer, "svi zapisi sa nalozima izvr{eni u martu 1999", ali i prili~no sloèni, kao, na primer,"sve ponude podnete u februaru i martu, vrednije od 500 dolara i realizovane u roku od 30 dananakon {to su podnete".

Razlika izme|u pronalaènja zapisa i njihovog filtriranja je u tome da se prilikom pronalaènjazapisa na ekranu prikazuju i ostali zapisi, dok se prilikom filtriranja prikazuju samo zapisi kojizadovoljavaju odre|eni kriterijum.

U Accessu postoji pet na~ina za filtriranje zapisa, u zavisnosti od uslova koje zadajete i od redosle-da u kojem èlite da se zapisi prikaù.

l Opcijom FILTER BY FORM prikazuju se zapisi koji zadovoljavaju kriterijum unetu tabelu.

l Opcijom FILTER BY SELECTION prikazuju se samo oni zapisi koji imaju istu vre-dnost kao {to je vrednost prethodno izabrana u nekom od zapisa.

l Opcijom FILTER EXCLUDING SELECTION prikazuju se samo oni zapisi koji nema-ju istu vrednost kao {to je vrednost prethodno izabrana u nekom od zapisa.

l Opcijom ADVANCED FILTER/SORT moète da izvr{ite filtriranje i sortiranje nekihzapisa. Ovo sortiranje moè biti kompleksno, odnosno da sortirate zapise na osnovuvrednosti u dva, ili vi{e polja, i to po rastu}em, ili opadaju}em redosledu za svako polje.


l Opcija FILTER FOR INPUT prikazuje okvir za dijalog u kome treba da unesete kri-terijum za filtriranje zapisa.

Ako su zapisi koje vidite na ekranu rezultat filtriranja, Access }e Vas na to podsetiti na tri razli~itana~ina. Na statusnoj liniji se prikazuje tekst FLTR, {to ukazuje na upotrebu filtera, dok se na liniji za navigaciju prikazuje broj zapisa koji zadovoljava uslov. Pored toga, aktivno je dugmeApply Filter; ako zadrìte pokaziva~ mi{a malo duè iznad njega, pojavi}e se druga~iji savet,odnosno tekst Remove Filter. Na slici 7.4 prikazani su filtrirani zapisi iz tabele Workorders, a kri-terijum je bio da se prikaù samo oni nalozi koje je ostvario Ferrel.

Izbor tipa filtriranjaDa biste odlu~ili koju vrstu filtriranja da upotrebite, razmislite najpre {ta èlite da uradite.

l Ako èlite da prona|ete zapise koji zadovoljavaju vi{e od jednog kriterijuma uistom trenutku (kombinuju se sa AND), moète primeniti bilo koji od kriteriju-ma. Ako radite sa opcijom Filter By Selection, obratite pa`nju da je moète iskoristiti samo jednom.

l Ako èlite da kombinujete kriterijume sa OR operatorom, ili da kao kriterijumunesete neki izraz, treba da koristite neku od opcija Filter By Form, Filter ForInput, ili Advanced Filter/Sort.

l Ako pored filtriranja èlite i da zapisi budu sortirani, morate koristiti opcijuAdvanced Filter/Sort. Moète, me|utim, sortirati rezultat bilo kojeg tipa filtriranja,ako nakon izvr{enog filtriranja kliknete neko od dugmadi za sortiranje na paleti.

SLIKA 7.4 Nalozi koje je ostvario Ferrel

Ako na neki list sa podacima primenite filtriranje, isto }e vaìti i za sve podskupove unutar toglista. Ako kreirate filter za neki podskup, on }e biti na raspolaganju i kada otvorite tabelu uprikazu Datasheet.

Filtriranje na osnovu izboraOvaj na~in filtriranja se naj~e{}e koristi i najlak{i je za upotrebu. Potrebno je samo da izaberete vre-dnost na osnovu koje èlite da se izvr{i filtriranje i da izaberete odgovaraju}e dugme za sortiranje.Ako ste primenili ovu opciju, na ekranu }e ostati samo oni zapisi koji zadovoljavaju taj kriterijum.Ovaj tip filtriranja se moè primeniti na bilo koju vrednost i tip polja, ~ak, i na hyperlinkove, ali nemoè na polja ~iji je tip OLE Object.

198

199


Zadavanje vrednosti na osnovu koje se vr{i filtriranje

Da biste zadali vrednost na osnovu koje se vr{i filtriranje, prona|ite je u prikazu Datasheetu -izaberite je celu, ili samo neki njen deo. Moète, tako|e, da samo postavite kursor u polje sa vredno{}u na osnovu koje èlite da izvr{ite filtriranje. Nakon {to se zadali vrednost, filtriranjemoète da izvr{ite na jedan od slede}ih na~ina:

l Izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Selection.

l Kliknite Filter By Selection sa palete.

l Kliknite desnim tasterom mi{a èljenu vrednost i iz menija sa pre~icama koji seotvorio izaberite opciju Filter By Selection.

Zapisi koji }e se prikazati na ekranu, kao rezultat filtriranja, zavise od na~ina kako je zadata vrednost na osnovu koje se vr{i filtriranje. U tabeli 7.1 opisani su razli~iti na~ini njenog izbora.Oni su isti kao oni koji su opisani u Poglavlju 6, prilikom opisivanja okvira za dijalog Find.

Tabela 7.1: Izbor vrednosti prilikom filtriranja

Vra}aju se zapisi EkvivalentnaIzbor kod kojih komanda Find

Bira se cela re~, ili se celo polje odgovara Opcija Whole Field Matchpostavi kursor u izabranoj vrednosti (celo polje)polje bez ikakvog izbora.

Bira se neki deo re~i, polja po~inju izabranim Opcija Start of Field Matchuklju~uju}i i prvi karakter. karakterima

Bira se deo re~i, ali bez prvog karaktera. bilo gde u polju Opcija Any part of

postoji odgovaraju}a Field Matchvrednost

Poku{ajmo sada da napravimo nekoliko filtera za tabelu radnika za otklanjanje kvarova u ku}i(baza Home Tech Repair). Prona|imo, najpre, slu`benike koji su elektri~ari.

1. Dok je tabela Employee otvorena u prikazu Datasheet, postavite kursor u poljeSpeciality (specijalnost), u kojem je vrednost Electrical (elektri~ar).

2. Kliknite Filter By Selection. Treba da na ekranu ostanu samo dva zapisa i oba da imaju vrednost Electrical u polju Speciality.

3. Kliknite Remove Filter. Na ekranu }e se ponovo prikazati svi zapisi.


S A V E T

Nakon {to ste obrisali filter i ponovo prikazali sve zapise, moète ponovo primeniti filter koji je poslednjikori{}en, tako {to }ete kliknuti dugme Apply Fiter sa palete, ili iz menija izabrati RecordsÊApply Filter/Sort n

Kao primer filtriranja sa delimi~no izabranom vredno{}u u polju, moète kreirati filter koji }e utabeli Bid Data (podaci o ponudama) prona}i sve zapise sa re~ju heater (grejalica).

1. U prikazu Datasheet ove tabele izaberite re~ heater, koja je deo teksta ReplaceWaterheater u polju Definition zapisa sa brojem 98-102 (Bid Number).

2. Izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Selection. Na ekranu }e ostati samo dva zapisai oba na kraju teksta u polju Definition imaju re~ heater.

3. Kliknite Remove Filter. Svi zapisi }e se ponovo prikazati na ekranu.

N A P O M E N A

Ako koristite opciju Filter By Selection, moète primeniti samo jedan uslov za filtriranje u jednom trenutku. AkoVam je potreban filter koji sa zasniva na kombinaciji dve, ili vi{e vrednosti, moète primeniti opciju Filter BySelection na one zapise koji ostaju na ekranu nakon {to je prvi filter primenjen. Ovo je isto kao da ste kombi-novali dva kriterijuma odjednom, upotrebom operatora AND. Na primer, mo`da }ete èleti da pogledate svenaloge za opravku grejalica koje je obavio Ferrell. Primenite prvi filter da prona|e sve zapise za na grejalice(heater), a onda primenite drugi filter na dobijeni rezultat. Drugi filter }e dalje ograni~iti zapise koji se prikazu-ju i odgovaraju jednom i drugom uslovu. Redosled filtriranja nije bitan, jer je rezultat u oba slu~aja isti n

S A V E T

Ako kliknete taster TAB da doprete do polja Drawing (nemojte kliknuti ovo polje, ili dospeti u njega na nekidrugi na~in) i izaberete opciju Filter By Selection, na ekranu }e se prikazati svi zapisi koji ukazuju na isticrte`. Na primer, crte` Bay Window je upotrebljen za dva naloga n

Rad sa opcijom Excluding (isklju~enje)Mo`da }e Vam zatrebati da, umesto da kaète Accessu koje zapise èlite da vidite, defini{ete onekoje ne èlite da vidite. U tom slu~aju }ete koristiti opciju Filter Excluding Selection - njom saekrana uklanjate zapise sa zadatom vredno{}u. Prilikom zadavanja uslova pretraìvanja vaèsli~na pravila kao i prilikom rada sa opcijom Filter By Selection.

Pretpostavimo da, na primer, èlite da vidite sve zapise sa nalozima, osim onih koje je ostvarioFerrell. Izbor vrednosti }ete izvr{iti na isti na~in kao i ranije, a zatim }ete izabrati RecordsÊFilterÊFilter Excluding Selection, ili kliknuti desnim tasterom mi{a izvr{eni izbor i iz menija sapre~icama izabrati opciju Filter Excluding Selection.

200

201


Opcija Filter By Form (filtiranje pomo}u obrasca)Ova opcija se ne razlikuje mnogo od opcije Filter By Selection. Umesto da kriterijum na osnovukoga vr{ite filtriranje zadajete iz prikaza Datasheet, ovde }ete ga zadati u mreì za kreiranje filtera.Mreà je tabela sa jednim praznim zapisom i praznim mestima za sva polja u kojima moète zadatifilter, i uneti vrednost na osnovu kao uslov filtriranja. Zahvaljuju}i ovoj opciji, imate ve}i izbor kadazadajete kriterijume za filtriranje. Moète zadati dva, ili vi{e uslova, tako da zapis mora da zadovoljiili samo jedan od njih, ili sve. Vi{estruki kriterijumi se primenjuju na jedno, ili na vi{e polja.

Ako èlite da filtrirate zapise u nekom podskupu glavnog lista sa podacima, kliknite dugme zapove}anje, da prikaète zapise u tom podskupu, i onda nastavite kao i prilikom filtriranja uglavnom listu.

Unos kriterijuma na osnovu koga se vr{i filtriranje

Ako ste izabrali opciju Filter By Form, na ekranu }e biti prikazana tabela sa jednim redom, kao{to je prikazano kasnije u ovom tekstu. Primeni}e se filter poslednji upam}en uz tabelu o kojojje re~. Obratite pa`nju da je od kriterijuma unetih uz pomo} opcije Filter By Selection Accessnapravio izraz. Like "heater", {to zna~i da treba da se prikaù svi zapisi koji u polju Definitionimaju vrednost koja se zavr{ava na heater.

S A V E T

Zvezdica ispred re~i heater ukazuje da se izabrani karakteri pojavljuju na kraju vrednosti. Filter }e prikazatisve zapise koji na kraju teksta u polju Definition imaju tekst heater. Ako èlite da se prikaù zapisi sa ovimtekstom bilo gde u polju, trebalo bi da dodate jo{ jednu zvezdicu, tako da kriterijum bude *heater* n

Paleta Filter By Form ima jo{ nekoliko korisnih dugmadi. Dugme Clear Grid bri{e filterprikazan na ekranu, tako da ne morate da bri{ete svaku stavku posebno. Drugo dugme,koje je prili~no korisno, je ve} poznato Apply Filter. Dugme Close omogu}ava da sevratite u prikaz Datasheet, ne primenjuju}i filter. Da biste kreirali novi filter, izbri{ite sve {to postoji u mreì od prethodnog i pozicioni-rajte se u polje u kojem èlite da zadate vrednost. Nakon {to ste kursor postavili uodre|eno polje, u tom polju }e se pojaviti strelica. Kliknite je, da biste prikazali listu sajedinstvenim vrednostima. Ova lista je sortirana po rastu}em redosledu. Na slici 7.5prikazana je lista sa vrednostima koje postoje u polju Completion Date (datumzavr{etka) iz tabeleWorkorders (radni nalozi). Da biste izvr{ili filtriranje na osnovu nekeod ovih vrednosti, izaberite jednu vrednost i kliknite dugme Apply Filter. Ovo je isto kaoda ste koristili opciju Filter By Selection.


SLIKA 7.5 Lista sa vrednostima iz polja Completion Date

N A P O M E N A

Ako otvorite listu sa vrednostima u nekom od polja povezanih sa slu`benicima (Supervisor, Principal,Helper), vide}ete vrednosti koje ste traìli u prethodnom poglavlju. Vrednosti iz ove liste se mogu samoprikazivati. Access ~uva vrednosti iz polja sa primarnim klju~em liste za pretraìvanje (lookup) u tabeliWorkorders. Ovo moè dovesti do malih problema, kao {to }ete videti u kasnije u ovom poglavlju, kadabudemo razmatrali opciju Advanced Filter/Sort n

S A V E T

Ako u tabeli koja je otvorena, prilikom rada sa ovom opcijom, nemate liste sa vrednostima, moè se desitida je opcija isklju~ena. Da biste je ponovo aktivirali, izaberite Options iz menija Tolls, pa otvorite karticuEdit/Find. Jedna grupa sa opcijama na ovoj kartici je Show list of values in, sa poljima za potvrdu Localindexed files, Local non-indexed files i ODBC files. Potvrdite prve dve opcije, da biste za sva polja prikazalilistu sa vrednostima. Vi{e o prilago|avanju radnog prostora sazna}ete u Poglavlju 16 n

Filtriranje polja tipa Memo, OLE Object i HyperlinkIako se na osnovu vrednosti u ovim poljima ne moè vr{iti sortiranje, mogu}e je izvr{iti filtri-ranje. Ako primenite opciju Filter By Selection, prikaza}e se svi zapisi koji imaju tu vrednost uodgovaraju}im poljima. Ostale tri opcije za filtriranje se mogu primeniti samo radi utvr|ivanjada li u tom polju ima vrednosti, ili ne. Ako otvorite padaju}u listu u ovim poljima, vide}ete dasu jedine vrednosti koje su Vam na raspolaganju Is Null i Is Not Null. Ove opcije se isto pona{ajui sa poljima koja nastaju kao rezultat izra~unavanja nekog upita.

Da biste filtrirali zapise iz tabele sa radnim nalozima da se prikaù samo oni ~iji je datumzavr{etka (Completion Date) pre 1. jula 1999. godine, uradite slede}e:

1. U prikazu Datasheet tabele Workorders kliknite dugme Filter By Form sa palete. Naekranu }e se prikazati mreà sa filterom.

2. Ako u mreì postoje neke stavke, kliknite dugme Clear Grid, da biste ih izbrisali.

3. Postavite kursor u polje Completion Date i izaberite 7/1/99 iz liste. Access }e automatski ubaciti separator datuma (#) za datum koji ste izabrali iz liste.

202

203


4. Postavite kursor na po~etak datuma i unesite znak < (manje od). Moète, tako|e,pritisnuti taster F2, da biste se prebacili u edit reìm, pritisnuti taster HOME i unetisimbol manje od.

5. Kliknite dugme Apply Filter. Na ekranu }e biti prikazano osam zapisa, sa nalozima,koji su bili zavr{eni pre 1. jula 1999. godine.

6. Kliknite Remove Filter, ili izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort, da biste ponovo prikazali sve zapise. Opcija Remove Filter/Sort je, tako|e, na raspolaganju u meniju sa pre~icama, koji se pojavljuje kada kliknete desnim tasterom mi{a negde u tabeli.

Rad sa izrazima i dòker znacima prilikom filtriranja

Opcija Wildcards (dòker znaci) moè se koristiti pri zadavanju kriterijuma za filtriranje, na istina~in kao {to ste je koristili u radu sa komandom Find. Ona se moè primeniti samo na stringovesa karakterima. Pogledajte u Poglavlju 6 kako se radi sa ovom opcijom.

Prilikom definisanja kriterijuma za filtriranje moète da unesete i neki izraz, kao {to je bio onajkoji ste prethodno koristili u polju Completion Date (<7/199). Da biste mogli da na taj na~inkoristite neki izraz, potrebno je da ga direktno unesete u mreì filtera. U tabeli 7.2 prikazani suneki primeri za izraze koje moète koristiti kao kriterijume za filtriranje.

Izvesna pravila se moraju po{tovati prilikom unosa izraza, kao kriterijuma za filtriranje, pri ~emunije bitno koju od opcija za filtriranje (Filter By Form, Filter For Input, ili Advanced Filter/Sort)koristite.

l Ako polje sa tekstom (tipa Text) sadrì u sebi neki razmak, znak interpunkcije, ilineki operator, vrednost mora biti uokvirena znacima navoda. Na primer, tekstGeorge je u redu, ali ako imate tekst GEORGE BART morate uneti "GEORGEBART". Access }e dodati znake navoda, nakon {to ste uneli kriterijum.

l Da biste filtrirali polja tipa Memo, koristite zvezdicu (*).


Tabela 7.2: Primeri sa izrazima kao kriterijumima za filtriranje

Polje Izraz Rezultat

Address (adresa) Like "*3rd" Prikazuje zapise ~ija je adresa 3rd street (tre}a ulica).

Completion Date Between Prikazuju se radni nalozi za sve poslove(datum zavr{etka) #5/1/99# And koji su zavr{eni izme|u

#7/31/99# ova dva datuma.

Last Name >="P" Prikazuju se zapisi sa kupcima ~ije prezime(prezime) po~inje nekim od slova izme|u P i Z.

Completion Between Date() Koristi se funkcija Date za prikaz zapisaDate And Date()+30 sa radnim nalozima ~iji poslovi treba

da budu zavr{eni u roku od 30 dana.

Bid Date (datum Year([Bid Koristi se funkcija Year(0 za prikazpodno{enja Date])=1999 svih zapisa sa ponudama koje su ponude) podnete u toku 1999. godine.

Workorder Is Null Prikazuju se zapisi koji u polju (radni nalog) Workorders nemaju vrednost.

l U polja tipa Currency, Number i AutoNumber nemojte stavljati karaktere kao {to susimbol valute, ili razdvaja~ za hiljadu. S druge strane, moète stavljati decimalnuta~ku i znak minus.

l Sa poljima tipa Date/Time morate raditi u skladu sa vrednostima koje ste podesilina kartici Tab okvira za dijalog Regional Settings Properties, Control Panela. Natom mestu se pode{ava format koji se primenjuje u radu sa datumima. Access }esve datume, ili vremena okruìti znakom #.

l U poljima tipa Yes/No moète uneti Yes, -1, On, ili True, ako èlite da zadate vre-dnost Yes, ili moète uneti No, 0, Off, ili False, ako èlite da zadate vrednost No.

S A V E T

Ako koristite izraze u okviru nekog upita, moète potraìti pomo} od Expression Bildera (editor za kreira-nje izraza). U Poglavlju 8 }ete na}i vi{e informacija kako se kreiraju izrazi uz pomo} ovog editora n

Kombinovanje kriterijuma za filtriranje uz pomo} operatora AND

U prozoru Filter By Form moète kreirati i sloène kriterijume, tako {to }ete zadati nekoliko uslo-va. Ako kombinujete dva uslova uz pomo} operatora AND, ograni~avate zapise koji }e se prikaza-ti na one koji zadovoljavaju oba uslova. Na primer, moète da zatraìte od Accessa da prikaèradne naloge ~ija je cena materijala (Material Cost) manja od 1.000, a cena rada (Labor Cost)ve}a od 500 dolara. Na taj na~in dobijate listu ugovora na kojima se intenzivno radilo.

Da biste kombinovali dva uslova za filtriranje uz pomo} operatora AND, uradite:

204

205


1. U prikazu Datsheet tabele Workorders kliknite dugme Filter By Form sa palete.

2. Kliknite dugme Clear Grid, da biste obrisali prethodne filtre, a, zatim, kliknite u polje Material Cost. Na slici 7.6 prikazane su vrednosti koje se nalaze u ovom polju.Nema oznake za dolar, jer se ona ne ~uva u tabeli, ve} se koristi samo pri prikazivanju vrednosti.

3. Unesite <=1000 i pritisnite taster Tab, da biste se premestili u polje Labor Cost. Utom polju unesite >=500 i pritisnite Enter.

4. Kliknite Apply Filter. Na ekranu }e se prikazati ~etiri zapisa koji zadovoljavaju zadate uslove, odnosno oni radni nalozi u kojima ima dosta promena.

5. Kliknite Remove Filter, da biste ponovo prikazali sve zapise u tabeli.

SLIKA 7.6 Lista sa vrednostima u polju Material Cost

N A P O M E N A

U prethodnom primeru ste pravili kombinaciju uslova za filtriranje, sa operatorima AND, koje ste zadali urazli~itim poljima. Mogu}e je da kombinujete i uslove u istom polju, i to tako da izme|u izraza otkucateAND. Na primer, ako unesete uslov za filtriranje na primer, >=500 AND <=1000 u polju Material Cost,prikaza}e se samo oni zapisi kod kojih je cena materijala ve}a od 500 i manja od 1.000 dolara. Drugi na~inda napi{ete isti izraz je da koristite operator Between: BBeettwwwweenn 550000 AAnndd 11000000 nn


Kombinovanje kriterijuma za filtriranje uz pomo} operatora OR

Upotreba operatora AND u kreiranju sloènih uslova za filtriranje dovodi do toga da se prikaèskup zapisa koji zadovoljavaju oba uslova. Operator OR omogu}ava da se prikaù zapisi kojizadovoljavaju makar jedan od uslova u izrazu.

Ako radite sa opcijom Filter By Selection, moète koristiti samo operator AND, tako {to na zapisekoji su rezultat prvog filtriranja primenjujete drugi filter. Ako koristite opciju Filter By Form,upotrebite koliko èlite filtera. Pri tom, moète koristiti i operator AND i operator OR.

Prozor Filter By Form sadrì dva dugmeta na dnu: Look for i Or. Na stranici Look for unesiteuslove filtriranja koje èlite da kombinujete uz pomo} operatora AND. Ako èlite da ubacite ineki OR uslov, kliknite dugme Or i na drugoj strani unesite uslov. Ako poèlite da obri{ete ORuslov, izaberite ga i, nakon toga, izaberite Edit | Delete Tab.

N A P O M E N A

Drugo OR dugme se pojavljuje u trenutku kada po~nete da unosite uslov na prvoj Or strani n

Operator OR Vam moè pomo}i, ako èlite da prona|ete zapise sa jednom, ili vi{e vrednosti upoljima. Pretpostavimo da èlite da pogledate sve radne naloge za poslove koji su obavljeni u uli-cama B i H. U polju Address bi trebalo da unesete * B* na strani Look for, a onda da unesete *H* u polju Address na strani Or.

S A V E T

Ako ispred H ne stavite razmak, prikaza}e se svi zapisi koji imaju slovo h bilo gde u polju Address. Naprimer, prikaza}e se zapisi sa poljima 5th, ili 6th n

Da biste kombinovali dva uslova za filtriranje uz pomo} operatora OR, uradite:

1. U listu sa podacima tabele Bid Data izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Form.Otvori}e se prozor Filter, u kome }e biti prikazan poslednji definisani filter.

2. Kliknite dugme Clear Grid, a, zatim, unesite * B* (sa razmakom ispred B) u poljuAddress na strani Look for, nakon ~ega }ete pritisnuti Enter. Access }e promeniti izraz u Like "* B*".

3. Kliknite dugme Or na dnu prozora. Otvori}e se Or strana sa istom mreòm kakvaje bila na strani Look for. Obratite pa`nju na tre}e dugme koje se pojavilo na dnuprozora.

4. Postavite kursor u polje Address, unesite * H* i pritisnite Enter. Izraz }e sepromeniti u Like "* H*".

5. Kliknite Apply Filter sa palete. Prikaza}e se poslovi koji su obavljeni u ulicama B i H.

206

207


6. Kliknite Remove Filter, da biste ponovo prikazali sve zapise.

Operatori AND i OR mogu dovesti do zabuneAko koristite logiku, mo`da }ete se zbuniti prilikom kreiranja uslova za filtriranje pomo}u operato-ra AND i OR. Na primer, mo`da }ete poèleti da pogledate sve ponude za poslove u ulicama B i H,koje nisu ostvarene. Ako je posao izgubljen, u polju Award Date se pojavljuje vrednost Lost(izgubljen). O~igledno je da ulice B i H treba kombinovati operatorom OR, ali gde treba postavitiuslov iz polja Award Date (LOST)? Odgovor je da treba kombinovati filter za polje Award Date sa filterima i za ulicu B i za ulicu H, i to uz pomo} operatora AND. Na strani Look for unesite vrednostLOST u polju Award Date i vrednost * B* u polju Address. Na strani Or ponovo unesite Lost u poljuAward Date i vrednost * H* u polju Address. Ako ne postavite vrednost Lost u oba uslova, prikaza}ese svi poslovi koji su izgubljeni u ulici B, zajedno sa svim poslovima iz ulice H, bez obzira da li suizgubljeni, ili ne.

S A V E T

Ako se desi da Va{ filter ne vrati ni jedan zapis, mogu}e je da ste zadali kriterijume koji se uzajamnoisklju~uju. Na primer, mogli biste da potraìte sve ponude za poslove u ulici B i u ulici H istovremeno, pre-mda je jasno da jedan posao ne moè biti istovremeno u obe ulice n

Optimizacija prilikom rada sa opcijom Fiter By FormAko se u mreì Filter By Form pozicionirate u neko polje i kliknete strelicu u tom polju, prikaza}ese lista sa vrednostima koje se ne ponavljaju. Da bi prikazao ovu listu, Access ~ita sve zapise i vadione vrednosti koje se ne ponavljaju.

Ako je tabela vrlo velika, i lista moè biti velika, tako da moè potrajati dok se prikaù sve vre-dnosti. Da biste pobolj{ali performanse, moète prikazati listu samo sa poljima sa indeksom, ada korisniku ostavite da unese vrednosti koje se traè u neindeksiranim poljima, umesto da ihbira iz liste.

Da biste promenili vrednosti koje su pode{ene za opciju Filter By Form, izaberite Tools | Optionsi otvorite karticu Edit/Find (videti sliku 7.7). U grupi opcija pod nazivom Show list of values innalaze se slede}e opcije:


l LOCAL INDEXED FIELDSDDprikazuju se liste sa vrednostima za indeksirana poljau aktivnoj tabeli.

l LOCAL NON-INDEXED FIELDSDDprikazuju se liste sa vrednostima i za ostalapolja u aktivnoj tabeli.

l ODBC FIELDSDDprikazuje se lista sa vrednostima i za tabele koje su povezanepreko neke spolja{nje datoteke.

Ostavite da bude potvr|eno samo polje Local indexed fields, da biste ubrzali prikazivanje liste savrednostima. Ako proces prikazivanja i dalje traje dugo, uklonite i ovu opciju.

Druga opcija koja uti~e na proces filtriranja uz pomo} opcije Fiter By Form je Don't display listswhere more than this nuber of records read. Tu se moè definisati ukupan broj zapisa koje Accesstreba da pretraì da bi formirao listu. Ako broj zapisa prelazi ovde zadati broj, Access }e prekinuti~itanje i ne}e se prikazati lista sa vrednostima.

SLIKA 7.7 Kartica Edit/Find okvira za dijalog Options

Ako ste potvrdili vi{e od jedne opcije iz liste Show list of values in, a i dalje nemate listu sa vre-dnostima za neko polje, pogledajte broj koji ste zadali u polju Don't display lists �

Ako u nekim filterima koristite neindeksirana polja, mogli biste da pobolj{ate preformanse, akou tim poljima zadate indekse.

N A P O M E N A

Budite pa`ljivi sa ovom opcijom, jer se ona primenjuje na celu bazu podataka, a ne samo na aktivnu tabelu n

Rad sa opcijom Filter for InputNova opcija Filter for Input omogu}ava da izbor zapisa koji }e se prikazati na ekranu vr{ite na osnovuvrednosti zadate pri otvaranju prikaza Datasheet ili Form. Moète koristiti iste izraze i uslove kao ipri radu sa opcijom Filter By Form. Da biste izvr{ili filtriranje, kliknite desnim tasterom mi{a u poljepo kom èlite da vr{ite filtriranje i u okviru za dijalog Filter For unesite vrednost, ili izraz. Na primer,mo`da }ete èleti da pogledate zapise iz tabele Bid Data ~iji rok isti~e pre 1. jula 1999. godine (videti sliku 7.8).

208

209


SLIKA 7.8 Unos kriterijuma za filtriranje u okviru Filter For

Nakon {to ste uneli vrednost, ili izraz, pritisnite Enter, da biste zatvorili pomo}ni meni i primenilifilter. Ako èlite da istovremeno primenite filter i ostavite otvoren pomo}ni meni, pritisnite tasterTab. Moète zadati vi{e kriterijuma, da biste precizno definisali koje zapise èlite da prikaète naekranu. Ovo je isto kao da ste primenili vi{e uzastopnih filtera prilikom rada sa opcijom Filter BySelection, ili da ste kombinovali uslove uz pomo} operatora AND pri radu sa opcijom Filter ByForm. Ovi uslovi se akumuliraju.

Ako èlite da izvr{ite filtriranje na osnovu vi{e od jedne vrednosti u istom polju, moète unetineki izraz u kome }ete kombinovati kriterijume pomo}u operatora OR. Opcija Filter For Input nedozvoljava da pomo}u operatora OR kombinujete kriterijume u razli~itim poljima.

Da biste uklonili filter, kliknite dugme Remove Filter, ili izaberite Remove Filter/Sort izmenija Records, ili sa menija pre~ice.

Kao {to je slu~aj i sa drugim opcijama za filtriranje, i ovde se filter pamti zajedno sa tabelom. Ovovaì ako potvrdite dugme Yes prilikom napu{tanja tabele. Kada ponovo otvorite tabelu, filter semoè ponovo primeniti, ako izaberete dugme Apply Filter.

Rad sa opcijom Advanced Filter/SortOvo je najfleksibilnija, ali i najobimnija od svih opcija za filtriranje u Accessu. Ona u sebi sadrìsve mogu}nosti opcije Filter By Form, ali, osim toga, postoji i mogu}nost da zadate razli~iteredoslede sortiranja za razli~ita polja u tabeli. Sve {to se odnosi na zadavanje uslova filtriranja isortiranja se zadaje u jednom prozoru.

Prozor Advanced Filter/Sort je podeljen po horizontali na dva dela, kao {to je prikazano na slici7.9. U gornjem delu se nalazi okvir sa listom svih polja u tabeli. U mreì u donjem delu moètezadati polja na osnovu kojih èlite da se izvr{i filtriranje, vrednosti koje }e se koristiti, kao i na~insortiranja zapisa dobijenih kao rezultat filtriranja. Ako je potrebno, moète povu}i liniju koja deliova dva dela, da biste pove}ali neki od njih.

Ako ste ve} primenili neki filter, kriterijum }e se prikazati u vrsti Criteria mreè. KlikniteClear Grid, da biste izbrisali taj kriterijum.


SLIKA 7.9 Prozor Advanced Filter/Sort

U mreì se nalazi nekoliko praznih kolona, od kojih svaka ima po ~etiri linije. Prva linija - Fieldnamenjena je za ime polja i u njoj se nalazi padaju}a lista iz koje moète izabrati neko polje. Drugalinija - Sort odnosi se na redosled sortiranja, ako ga ima. U tre}em i ostalim redovima moète unetikriterijume na osnovu kojih se vr{i filtriranje. Moète imati do devet vrsta sa kriterijumima.

Izbor polja na osnovu kojih }e se vr{iti filtriranje, ili sortiranje

Nakon {to ste kreirali jedan napredni filter, treba da u mreù ubacite polja na osnovu kojih }e sevr{iti sortiranje i zadavati kriterijum filtriranja. âk, i ako ovde postavite samo nekoliko polja,prilikom prikazivanja rezultata prikaza}e se sva polja.

Da biste ubacili polje u mreù, uradite neku od slede}ih stvari:

l Uhvatite i prevucite neko polje iz liste u gornjem delu prozora u mreù u donjemdelu prozora.

l Kliknite dva puta brzo mi{em polje iz liste koje èlite da se pojavi u mreì. Ono}e se ubaciti u prvu praznu kolonu mreè.

l Izaberite polje iz liste sa poljima u vrsti Field mreè.

Ako èlite da filtriranje izvr{ite na osnovu vi{e od jednog polja, izaberite sva ta polja iz liste i pre-vucite ih u mreù. Postoje razli~iti na~ini za izbor, koji zavise od pozicije polja u listi:

l Da biste izabrali blok susednih polja, drìte pritisnut taster SHIFT i izaberite prvoi poslednje polje iz grupe.

l Da biste izabrali polja koja nisu susedna, drìte pritisnut taster CTRL i izaberitepolja koja èlite.

Nakon {to ste izabrali grupu koju èlite da koristite prilikom filtriranja, prevucite celu grupu domreè. Ako ste izabrali vi{e od jednog polja, ona }e se postaviti u susednim kolonama, po istomredosledu po kojem se pojavljuju i u listi.

S A V E T

Ako koristite ve}i broj polja iz tabele, mo`da je bolje da ubacite sva polja, pa da izbacite ona koja nisupotrebna n

210

211


Ako ste ubacili neko polje i onda promenili mi{ljenje, moète ga izbrisati. Izaberite kolonuklikom sivog dugmeta za selekciju na vrhu kolone i pritisnite taster DEL, ili izaberite EditÊDeleteColumns.

Podsetimo se da se sortiranje u Accessu vr{i po~ev od leve kolone. Ako èlite da promeniteredosled polja u mreì, da bi sortiranje bilo onakvo kakvo èlite, uhvatite neku kolonu i prevuciteje na novu lokaciju, isto kao {to ste radili u Datasheetu.

Poku{ajte da napravite filter koji }e prona}i sve zapise iz tabele Bid Data, sa ponudama podne-tim u februaru, ili martu 1999. godine, koji su ili ostvareni, ili ne u roku od 45 dana od danapodno{enja ponude. Pored toga, potrebno je da rezultat bude sortiran na osnovu vrednosti upolju Award Date po rastu}em redosledu, a, zatim, i po vrednosti u polju Bid Date po opada-ju}em redosledu.

Najpre }emo izabrati polja koja treba da se na|u u ovom filteru.

1. U tabeli Bid Data, koja je otvorena u prikazu Datasheet, izaberiteRecordsÊFilterÊAdvanced Filter/Sort.

2. Ako se u mreì pojavljuje neki kriterijum za filtriranje, kliknite dugme Clear Grid sa palete, da biste ga uklonili.

3. Kliknite dva puta brzo mi{em polje Award Date u listi sa poljima. Ovo polje }e sepojaviti u prvoj koloni mreè.

4. Izaberite i prevucite mi{em polje Bid Date iz liste u drugu kolonu mreè.

5. Izaberite polje Expires iz liste u slede}oj praznoj koloni.

6. Polje Expires Vam nije potrebno, tako da ga moète izbrisati sa mreè. To }eteuraditi tako {to }ete izabrati ime polja u mreì i, nakon toga, pritisnuti taster DEL.Brisanje moète obaviti i iz menija, izborom opcije Edit | Delete Columns.

S A V E T

Mo`da }ete u toku kreiranja filtera poèleti da se poveète sa nekim podatkom iz tabele prikazane u prikazuDatasheet. Po{to je ovaj prozor i dalje otvoren, ali nije aktivan, moète lako pre}i u taj prozor, tako {to }etega izabrati iz menija Window n

Nadalje je potrebno da zadate redosled sortiranja i da defini{ete uslov filtriranja.

Pode{avanje redosleda sortiranja i kriterijuma za filtiriranje

U vrsti Sort mreè se nalazi lista iz koje moète izabrati jednu od tri vrednosti: Ascending (rastu}i),Descending (opadaju}i) i not sorted (nije sortirano). Polja koja ne èlite da u~estvuju u sortiranjuostavite prazna, ili im zadajte opciju not sorted. Ako ̀ elite da sortiranje izvr{ite na osnovu vi{e polja,morate, najpre, ta polja da postavite na odgovaraju}i na~in. Sortiranje po~inje poljem koje je prvosa leve strane i nastavlja udesno - moè se izvr{iti na osnovu vi{e polja, do deset.

Da biste ubacili sortiranje kojim }e se najpre sortirati po vrednosti u polju Award Date u rastu}emnizu, a, zatim, po opadaju}em nizu na osnovu polja Bid Date, uradite slede}e:


1. Otvorite listu koja se nalazi u vrsti Sort i koloni Award Date i iz nje izaberite opci-ju Ascending.

2. Ponovite isto i za kolonu Bid Date i iz liste izaberite opciju Descending. Nekaprozor ostane otvoren, da biste izvr{ili i druga pode{avanja.

Uslove pretraìvanja pomo}u filtera }ete uneti na isti na~in kao prilikom rada sa opcijom FilterBy Form. Jedina razlika je da nemate listu sa vrednostima iz koje moète da birate vrednosti.Moète unositi neke izraze i konkretne vrednosti, a moète raditi i sa opcijom Wildcards. U vrstiCriteria moète uneti iste uslove kao i na strani Look for prilikom rada sa opcijom Filter By Form,a u vrsti Or unosite isto {to i na strani Or opcije Filter By Form. Kada u vrsti Or unesete neki uslov,otvara se nova Or vrsta, u kojoj moète dalje unositi uslove, ba{ kao i {to se prilikom rada sa Orstranom u opciji Filter By Form pojavljuje novo Or dugme.

Vi{estruke vrednosti u istom poljuAko èlite da pomo}u opcije Advanced Filter/Sort filtrirate zapise koji imaju vi{e vrednosti, postoje tri na~ina da unesete kriterijum za filtriranje. Na primer, ako èlite da pogledate svezapise koji imaju slova x, y, ili z u polju Alpha:

l Unesite izraz x OR y OR Z u vrsti Criteria kolone Alpha.

l Unesite x u vrsti Criteria, y u prvoj Or vrsti i z u drugoj Or vrsti.

l Upotrebite funkciju In(). Unesite In(x,y,z) u vrsti Criteria.

Da biste ubacili kriterijum za filtiranje podataka, kojim }ete prona}i sve ponude date u toku februara i marta 1999. godine, a koje su ostvarene u roku od 45 dana, u tabeli Bid Data, uraditeslede}e:

1. Postavite kursor u }eliju Criteria kolone Award Date i unesite LOST, a, onda, pri-tisnite strelicu usmerenu nadole. Access }e ubaciti znakove navoda kada se pre-mestite u slede}u vrstu.

2. U }eliji Or kolone Award Date unesite <[BID DATE]+45 i pritisnite Enter.

3. Postavite kursor u }eliju Criteria kolone Bid Date i unesite BETWEEN 2/1/99 AND3/31/99. Kursor treba i dalje da ostane u ovoj }eliji.

4. Pritisnite SHIFT-HOME, da biste izabrali izraz koji ste uneli, a, nakon toga, izaberite Copy.

5. Pritisnite strelicu nadole, da se premestite u Or }eliju kolone Bid Date i izaberite Paste. Isti kriteijum }e se sada pojaviti u obe }elije kolone Bid Date. Na slici 7.10 je prikazan izgled izabranog filtera.

N A P O M E N A

Access je izvr{io konverziju Or kriterijuma u polju Award Date u izraz tipa string, po{to je re~ o tekstualnom polju.Ako je re~ o polju tima Date/time, kao {to je polje Bid Date, ne moète da unosite tekst kao {to je bio LOST.Access je dodao i separatore za datum (#) u datumima koje ste uneli u polju Criteria kolone Bid Date n

212

213


Filtriranje na osnovu polja sa Lookup listama uz pomo} opcije Advanced Filter/Sort

Ako èlite da izvr{ite ovakvo filtriranje zapisa, moète imati nekih problema. Ako izaberete da filtrirate zapise na osnovu vrednosti u polju sa Lookup listom, pomo}u opcije Filter By Form,birate vrednost iz liste sa svim vrednostima, nastalu uz pomo} Lookup Wizarda. Ono {to ne viditeu listi su vrednosti koje se trenutno nalaze u tim poljima. Umesto ovih vrednosti, koje mogupruìti vi{e informacija, ~uvaju se vrednosti primarnog klju~a.

SLIKA 7.10 Kompletan prozor za definisanje naprednog filtera

Ako radite sa opcijom Advanced Filter/Sort, ne moète da birate iz Lookup liste, po{to u prozorufiltera postoji postoji samo tabela. To zna~i da morate uneti vrednost u vrsti Citeria, da biste filtrirali na osnovu Lookup polja. Na primer, da biste pomo}u opcije Filter By Form uneli vre-dnost Ferrell iz polja Supervisor tabele Workorders, moète izabrati tekst Ferrell iz liste, ili uku-cati u mreì Ferrell. Da biste isto to uradili pomo}u opcije Advanced Filter/Sort, morate u poljuCriteria uneti 10, {to je Ferrellov ID broj.

Primena naprednog filtera

Dok kreirate ovaj filter, moète ga u svakom trenutku i primeniti, da vidite kakav }ete rezultatdobiti. Postoje tri na~ina da primenite filter:

l Kliknite Apply Filter sa palete.

l Izaberite FilterÊApply Filter/Sort.

l Kliknite desnim tasterom mi{a negde u gornjem delu prozora i iz menija pre~iceizaberite Apply Filter/Sort.

Na slici 7.11 je prikazan skup zapisa koji se dobijaju kao rezultat ovog pretraìvanja. Obratitepa`nju da se na paleti nalazi upozorenje da je re~ o skupu zapisa dobijenih kao rezultat filtrira-nja. Ako èlite da napustite kreiranje filtera, bez da ga primenite, izaberite Close sa palete.

Da biste uklonili filter, uradite jednu od slede}ih stvari:

l Kliknite dugme Remove Filter.

l Izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort.


l Kliknite desnim tasterom mi{a i izaberite opciju Remove Filter/Sort iz menijapre~ice.

N A P O M E N A

Nova forma, ili izve{taj se mogu kreirati na osnovu skupa zapisa dobijenih kao rezultat pretraìvanjapomo}u filtera. Ovo je mogu}e, ako je taj skup zapisa prikazan u prikazu Datasheet, ili ako je filter upam}enzajedno sa tabelom. Po{to se osobine filtriranja i sortiranja nasle|uju od forme, ili izve{taja, mogu}e je dase prenebegnu pode{avanja koja postoje na njima. U Poglavlju 10 }ete na}i vi{e informacija o kreiranjuformi i izve{taja n

Promena filteraZa promenu filtera koristi se ista tehnika kao i prilikom njihovog kreiranja. Moète dodati novekriterijume, ili promeniti neki od postoje}ih. Moète i da pre|ete iz prozora sa filterom, da bistevideli kako proces napreduje, ili da u toku kreiranja primenite filter, da biste videli kakav skupzapisa }ete dobiti kao rezultat.

SLIKA 7.11 Skup zapisa dobijen kao rezultat pretraìvanja baze pomo}u filtera

N A P O M E N A

Kada filtrirate tabelu, zapisi koji }e se prikazati su ograni~eni na one koji zadovoljavaju odre|ene kriterijume.I dalje se, me|utim, prikazuju sva polja u tim zapisima. Da biste prikazali samo neka polja, morate da koristite upite. U Poglavlju 8 je obja{njena razlika izme|u filtera i upita i definisano u kojim situacijama ihtreba koristiti n

Zapisivanje filteraPoslednji filter koji ste napravili se pamti, ne kao poseban objekat, ve} u sklopu tabele, ako stena pitanje da li èlite da upamtite promene u tabeli odgovorili sa Yes. Kada ponovo otvoritetabelu, moète ponovo primeniti filter, na neki od na~ina koji su obja{njeni ranije u ovompoglavlju. Ako ste kreirali novi filter, ali èlite da prethodni ostane u tabeli, odgovorite sa No napitanje da li èlite da upamtite promene. Naravno, ako ste napravili i druge promene koje èliteda upamtite, zajedno sa njima }ete upamtiti i filter.

Ako èlite da imate na raspolaganju vi{e od jednog filtera u tabeli, ili èlite da za stalno upamtitefilter, morate ga zapisati kao upit. Upiti se ~uvaju kao posebni objekti u bazi podataka. Kadaèlite da ponovo upotrebite filter, moète ga ponovo vratiti u prozor filtera, ili ga moète, jednostavno, pokrenuti kao upit.

214

215


Da biste upamtili filter kreiran opcijom Advanced, kao upit, i da biste u~itali taj filter u prozorufiltera, potrebno je da uradite slede}e:

1. U trenutku kada je otvoren prozor filtera, kliknite dugme Save As Query. Moète ovu opciju izabrati i iz menija pre~ice, ili menija File. Otvori}e se okvir za dijalog Save As Query i Access }e zatraìti od Vas da zadate ime upita.

2. Unesite ime upita i izaberite OK.

3. Da biste ponovo otvorili filter u prozoru filtera, otvorite prazan prozor za rad sa opcijom Advanced Filter/Sort i kliknite dugme Load From Query. Ova opcija se moè izabrati i iz menija pre~ice. Moè se na}i i u pro{irenom meniju File, pod uslovom da je ovo prvi put da je koristite.

4. Otvori}e se okvir za dijalog Applicable Filter i u njemu }e se prikazati lista upitakoji se zasnivaju na tabeli Bid Data.

5. Izaberite upit koji èlite i kliknite OK. Svi parametri koje ste definisali u okviru filtera su na raspolaganju, ako se re{ite da primenite filter, ili da ga promenite.

N A P O M E N A

Ako samo èlite da potraìte zapise koji nastaju kao rezultat rada filtera, pokrenite upit koji je nastao od filtera. Ako èlite da koristite taj upit kao osnovu za kreiranje novog filtera, potrebno je da u~itate taj upitkao filter i potom da pravite promene n

Uklanjanje i brisanje filteraPostoji razlika izme|u uklanjanja i brisanja filtera. Uklanjanjem se, jednostavno, na ekranuponovo prikazuju svi zapisi. Kasnije moète ponovo primeniti filter. Brisanjem filtera bri{u se ikriterijumi, tako da se on kasnije ne moè ponovo primeniti.

Da biste uklonili filter sa lista sa podacima, ili obrasca, uradite jednu od slede}ih stvari:

l Kliknite Remove Filter.

l Izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort.


l Kliknite desnim tasterom mi{a negde u listu sa podacima i izaberite RemoveFilter/Sort iz menija pre~ice.

N A P O M E N A

Ako uklanjate filter sa lista sa podacima, svi filteri koji postoje u podlistu se, tako|e, uklanjaju n

Da biste u potpunosti obrisali filter, potrebno je da o~istite mreù filtera i da onda primeniteprazan filter na list sa podacima na jedan od slede}ih na~ina:

1. Pre|ite u prozor Advanced Sort/Filter. Nije bitno na koji na~in ste kreirali filter; on}e se, u svakom slu~aju, pojaviti u mreì filtera.

2. Kliknite dugme Clear Grid, ili izaberite Clear Grid iz menija, ili menija pre~ice.

3. Kliknite Apply filter.

4. Kliknite Close, da biste zatvorili prozor Advanced Filter/Sort.

Prozor sa filterom je sada prazan i, ako èlite da ponovo koristite filter, morate da ga ponovokreirate.

[tampanje podataka iz tabeleNe morate uvek da kreirate posebne izve{taje da biste od{tampali podatke iz tabele.Moète da od{tampate i list sa podacima, koji se vidi u prikazu Datasheet, ili moète{tampati u podrazumevanom formatu za izve{taje koji se naziva AutoReport. Da bisteod{tampali jednu kopiju lista sa podacima, kliknite dugme Print. Ako èlite dapode{avate margine, veli~inu papira i sli~no, moète koristiti okvir za dijalog PageSetup. Ako èlite da zadate i neke druge opcije prilikom {tampanja, kao {to su ve}i brojkopija, ili {tampanje odre|enih strana, morate da otvorite okvir za dijalog Print.Da biste videli kako }e to izgledati na papiru, moète izabrati dugme Preview sa palete.Ovo je korisno, ako mislite da podaci ne}e biti na celoj strani, u kom slu~aju moètepromeniti neke opcije pre {tampanja.

Pregled pre {tampanjaProzor Print Preview prikazuje kako }e od{tampani izve{taj izgledati na papiru. U ovom prozorupostoji puno opcija koje reguli{u koliko }e se strana prikazati, koji deo strane }e biti prikazanuve}an i sli~no. Da biste otvorili prozor Print Preview, uradite jednu od slede}ih stvari:

l Kliknite desnim tasterom mi{a ime tabele u prozoru Database i iz menija pre~iceizaberite Print Preview.

l Izaberite ime tabele u prozoru Database, ili otvorite tabelu u prikazu Datasheet iizaberite FileÊPrint Preview. Mo`da }e ova opcija biti u pro{irenoj listi, ako jeniste ranije koristili.

l Izaberite ime tabele u prozoru Database, ili otvorite tabelu u prikazu Datasheet i kliknite dugme Print Preview.

216

217


Na paleti Preview nalazi se nekoliko novih dugmadi, pomo}u kojih se mogu pode{avati opcijeprilikom pregleda. Ova dugmad su opisana u tabeli 7.3.

Na slici 7.12 je prikazan list sa podacima iz tabele Employee. Ovaj prikaz se vidi na tri strane.

S A V E T

List sa podacima iz tabele Empoyee zahteva tri strane, da bi se od{tampala sva polja. Ako u okviru za dija-log Page Setup promenite orijentaciju strane, podaci }e mo}i da se smeste na dve strane n

Tabela 7.3: Dugmad sa palete Print Preview

Ikona Dugme Opis

View (prikaz) Prelazite u prikaz Design, ili Datasheet.

Print [tampa list sa podacima.

Zoom Uve}ava odre|enu povr{inu na strani.

One Page Prikazuje se jedna strana.

Two Pages Prikazuju se dve strane.

Multiple Pages Prikazuje se vi{e strana, ~iji broj moète izabrati sa palete. Mogu se prikazati maksimalno ~etiri kolone i ~etiri vrste sa stranama.

Zoom Vr{i se uve}anje, ili umanjenje, na osnovu zadatog procenta.

SLIKA 7.12 Prethodni pregled pre {tampanja tabele Employee


Meni pre~ica koji se pojavljuje u prozoru Print Preview sadrì mnoge sli~ne opcije. Na njemu senalazi i opcija Page Setup - nju moète upotrebiti da otvorite okvir za dijalog Page Setup, u komese pode{avaju margine i orijentacija strane.

Izaberite Close, da biste zatvorili prozor Print Preview i vratili se u prikaz Datasheet.

Pode{avanje strane u okviru za dijalog Page SetupOpcije koje se ovde pode{avaju odre|uju kako }e izgledati strana na kojoj se vr{i {tampanje. Dabiste mogli da radite sa ovim opcijama, morate prethodno da otvorite tabelu, ili izve{taj.Otvaranje okvira za dijalog se vr{i izborom istoimene opcije iz menija File, ili iz menija pre~iceu prozoru Print Preview. Ovaj okvir za dijalog ima dve kartice, kao {to je prikazano na slici 7.13.Na kartici Margins moète podesiti veli~inu margina (u in~ima) i zadati da li }e se {tampati imenapolja u naslovima kolona.

Nakon {to ste podesili veli~inu margina, kliknite karticu Page, da biste podesili veli~inu papira,{tampa~ koji se koristi i na~in na koji se pomera papir u {tampa~u. Na slici 7.14 prikazana je kartica Page okvira za dijalog Page Setup. Mnoge od opcija zavise od {tampa~a koji se koristi. Akona ra~unaru imate instalirano vi{e od jednog {tampa~a, potvrdite polje Use Specific Printer, a,nakon toga, izaberite dugme Printer, da biste pogledali listu instaliranih {tampa~a.

Opcija koja se ~esto koristi je Orientation, koja omogu}ava da podesite da li }e se {tampanjedokumenta vr{iti uzdu` (Portrait), ili popre~no po strani (Landscape). Ako je Va{ list sa podaci-ma suvi{e {irok, da bi stao na {irinu stranice, moète izabrati orijentaciju Landscape.

Kada zavr{ite pode{avanja opcija u ovom okviru za dijalog, izaberite OK, da biste ta pode{avanja i primenili, ili kliknite Cancel, ako ne èlite da ih primenite.

Promena opcija za {tampanjePostoji mogu}nost da ta~no zadate {ta èlite da se {tampa. Za to sluì okvir za dijalog Print, kojije prikazan na slici 7.15. Tu moète da promenite {tampa~, ili, ~ak, i da zadate da se {tampa uneku datoteku na disku, ako je {tampa~ na nekom drugom mestu. Podrazumevane vrednosti seodnose na {tampanje jedne kopije svih strana.

218

219


SLIKA 7.13 Kartica Margins okvira za dijalog Page Setup

SLIKA 7.14 Kartica Page okvira za dijalog Page Setup

SLIKA 7.15 Okvir za dijalog Print


Ako ne èlite da {tampate celu tabelu, moète zadati niz strana koje }e se {tampati, i to tako {to}ete zadati po~etnu i krajnju stranu koja treba da se od{tampa. Ako èlite da od{tampate samonekoliko zapisa, izaberite ih, pre nego {to otvorite okvir za dijalog Print. Nakon toga, izaberiteopciju Selected Records u polju Print Range.

Ako èlite da od{tampate vi{e od jedne kopije svog izve{taja, kliknite strelicu u polju Number ofCopies, ili unesite broj kopija direktno u tom polju. Moète, tako|e, zadati da se {tampaju svestrane sa jednom kopijom, pa, onda, naredna kopija svih strana (opcija Collate), ili da se {ta-mpaju sve kopije jedne strane, pa druge, itd.

Ako kliknete dugme Setup u okviru za dijalog Print, otvori}e se kartica Margins okvira za dijalogPage Setup.

N A P O M E N A

Sve promene koje izvr{ite nad tabelom u prikazu Datasheet, kao {to su promene visine vrsta, ili {irinekolona, redosleda kolona, ili fonta, vide se i u prikazu Preivew n

[tampanje iz menija pre~iceU Accessu moète da od{tampate tabelu pomo}u menija pre~ice, a da, ~ak, pri tom, ne morate nida otvorite tabelu. Kada kliknete desnim tasterom mi{a ime tabele na strani Tables u prozoruDatabase, otvori}e se meni sa pre~icama, na kome postoji i opcija Print.

Ako izaberete ovu opciju, izve{taj }e se od{tampati, ba{ kao i da ste izabrali dugme Print. Akoèlite da pogledate izve{taj pre {tampanja, ipak morate da ga prethodno otvorite.

U Poglavlju 13 je detaljnije opisan proces pregleda i {tampanja izve{taja. U Poglavlju 14 seraspravlja o nekim specijalnim varijantama prilikom {tampanja, kao {to su {tampanje po{tanskihnalepnica i koverata.

Zaklju~akVideli ste kako se u povezanim tabelama baze podataka ~uvaju informacije i kako se iz baze dobi-jaju podaci uz pomo} filtera. Filtriranje zapisa ima i neka ograni~enja:

l Mogu se ograni~iti samo zapisi, ali ne i polja u njima. U rezultatu koji se dobijanakon filtriranja uvek }e biti prikazana sva polja.

l U okviru jedne tabele moète sa~uvati samo jedan filter i jedan redosled sortiranja.

l Filtriranje je ograni~eno na zapise iz jedne tabele.

Upiti su alternativa filterima i donose i neke prednosti, koje se ogledaju, pre svega, u ~injenici dase mogu prikazivati polja iz razli~itih tabela i da se upiti ~uvaju kao posebni objekti. U slede}empoglavlju }ete nau~iti ne{to vi{e o upitima i njihovoj primeni.

220

221


MOUS Exam ciljevi predstavljeni u ovom poglavljuNivo Aktivnost Naslov

Po~etni/Srednji Sortiranje zapisa Sortiranje zapisa Filtriranje pomo}u opcije Advanced Filter/Sort

Po~etni/Srednji Primena i uklanjanje filtera Rad sa opcijom Filter For Input(opcije Filter By Form i Rad sa opcijom FilterFilter By Selection) By Selection

Ekspertni Primena Filtera (opcija Filter Rad sa opcijom Filter By FormBy Form i Filter By Selection Optimizacija prilikom radau zapisima koji se dobijaju sa opcijom Fiter By Formkao rezultat upita)

Documents

Access 2000 DI Pog 07