VELEUČILIŠTE U VARAŽDINU

STUDIJ: Tehnička i gospodarska logistika

KOLEGIJ: Baze podataka

SEMINARSKI RAD

Microsoft Office Access

IZRADILA:

Maja Zorko

Varaždin, travanj 2023.

Sadržaj

1 Uvod...........................................................................................................................1

1.1 Baza podataka....................................................................................................1

1.2 Uloga baze podataka..........................................................................................1

1.3 Osnovni modeli baza podataka su:....................................................................1

1.4 Upravljanje bazom podataka..............................................................................1

2 Microsoft office.........................................................................................................2

3 Microsoft Office Access............................................................................................3

3.1 Izrada baze podataka..........................................................................................3

3.1.1 Povezivanje tablica....................................................................................6

3.1.2 Definiranje relacija.....................................................................................6

3.1.3 Upit (Queries)............................................................................................7

3.1.4 Forme.........................................................................................................8

3.1.5 Izvještaji (Reports).....................................................................................9

4 Zaključak..................................................................................................................10

5 Literatura:.................................................................................................................11

2

1 Uvod

1.1 Baza podataka

Baza podataka je skup podataka koji su pohranjeni i organizirani tako da mogu zadovoljiti zahtjeve korisnika. Baza podataka je organizirana zbirka zapisa pohranjenih u računalu nasustavni način, takav da joj se računalni program može obratiti prilikomodgovaranja na problem.

1.2 Uloga baze podataka

Budući da poslovno okruženje traži brze i učinkovite reakcije u svakom trenutku , baze podataka i poslovna inteligencija čine danas temelje na kojima poslovni ljudi grade svoje strateške i taktičke poslovne odluke.

1.3 Osnovni modeli baza podataka su:

Hijerarhijski model - čine hijerarhijski organizirani podaci u strukturu sličnu drvu, a korišteni na prvim mainframe računalima .Mrežni model - može se predočiti usmjerenim grafom u kojem sučvorovi podaci a lukovi među čvorovima definiraju veze među podacimaRelacijski model - je zasnovan na matematičkom pojmu relacije.Podaci i veze među podacima se prikazuju preko dvodimenzionalnihtablica.

1.4 Upravljanje bazom podataka

Sustav za upravljanje bazom podataka _ SUBP (Database Management System - DBMS) ili za relacijske baze – RDBMS. To je programski sustav za organiziranje baze podataka i rad s podacima u njoj. Ovaj sustav u osnovi obavlja dvije grupe poslova: definiranje baze podataka i rad s podacima.

1

2 Microsoft office

Microsoft Office je programski paket namijenjen uredskoj obradi podataka razvijenih od strane Microsofta za operativne sustave Microsoft Windows te Apple Mac OS i OS X.Navedeni programski paket se mijenja skoro svake godine te postoje razne inačice. No, kroz ovaj red će se govoriti isključivo o Microsoft Officeu 2003.

Sadrži podosta programa, a najkorišteniji su:

Microsoft Word Program namijenjen obradi teksta. Omogućuje pisanje i oblikovanje teksta: oblikovanje stila i veličine fonta, dodavanje tablica, slika, grafikona i ostalih dokumenata iz drugih Office programa.

Microsoft Excel Program namijenjen za izradu tabličnih proračuna. Uglavnom služi za rješavanje problema matematičkog tipa (troškovnici, računi). Računa uz pomoć tablica koje mogu sadržavat veliki broj polja.

Microsoft PowerPointProgram namijenjen izradi prezentacija. koristi se kao pomoćno sredstvo u predavanjima i predstavljanjima nekih problema, proizvoda, usluga.

Microsoft OutlookProgram namijenjen slanju i primanju elektroničke pošte, planiranju i pregledu obaveza pomoću kalendara, radu s adresarom i kontaktima.

Microsoft FrontPageProgram namijenjen uređivanju HTML-a. Služi za izradu web mjesta.

Microsoft PublisherProgram namijenjen za izradu različitih publikacija: pozivnica, posjetnica, letaka, časopisa.

Microsoft AccessProgram za upravljanje relacijskim bazama podataka, ujedno i tema ovog seminarskog rada.

2

3 Microsoft Office Access - program za izradu baza podataka

Microsoft Office Access baza podataka u daljnjem tekstu MC Access je relacijski model baza podataka. Ovaj program vrlo je jednostavan za korištenje, pri čemu nije nužno poznavanje ni jednog programskog jezika. Putem grafičkog sučelja korisnici mogu kreirati tablice, upite, izvještaje i povezivati ih međusobno. Kompatibilan je s mnogim sličnim programima, i omogućuje uvoz i izvoz podataka.

U nastavku je prikazana izrada baze podataka u MS Accessu.

3.1 Izrada baze podataka

1. pokretanje nove baze – file new blank database

2. pohranjivanje nove baze

3

Nakon što pohranimo novu bazu podataka pojavi se novi okvir u kojem biramo objekt koji nam treba za bazu.

Osnovni objekti Access baze podataka su: Tablica (Table) – objekt koji definiramo i upotrebljavamo za pohranu podataka. Upit (Query) – objekt koji korisniku omogućava pregled jedne ili više tablica, a moguće

je također, na osnovi podataka iz jedne ili više postojećih tablica kreirati novu. Forma / obrazac (Form) – objekt namijenjen za unos, prikaz ili upravljanje izvođenjem

aplikacija. Izvještaj (Report) – Objekt za formiranje, izračun i ispis izabranih podataka. Stranice (Data Access Pages) – posebna vrsta web stranica, objekt za rad s podacima

preko mreže (Internet). Makro naredbe (Macro) – objekt koji predstavlja strukturiranu definiciju jedne ili više

akcija koje treba izvršiti kao odgovor na određeni događaj. Modul (Modul) – objekt koji sadrži korisničke procedure pisane pomoću VBA (Visual

Bacis for Application).

Da bismo napravili neku bazu podataka prvo moramo podatke smjestiti u tablicu / tablice, time dobivamo relaciju. Tablica (relacija) sastoji se od redaka (slogova - record) i stupaca odnosno polja (field) ili atributa. Osnovne karakteristike tablice su:

ne postoje dva jednaka retka ne postoje dva jednaka stupca redoslijed redaka nije bitan redoslijed stupaca nije bitan.

4

Tip polja* - otvara se opadajući izbornik gdje odabiremo između ovih tipova podataka: Text – alfanumerički podaci Memo – alfanumerički podaci, rečenice i paragrafi Number – numerički podaci Data / Time – datum i vrijeme Currency – novčani iznos Auto Number – broj koji se automatski povećava za svaki novi slog Yes / No – DA / NE (True / False) Ole Object – slike, grafikoni i ostali OLE objekti iz drugih Windows aplikacija Hyperlink – adrese dokumenata ili datoteka na internetu Lookup Wizard – polje Text, Yes / No ili Number popunjava podacima iz druge tablice

ili liste zadanih vrijednosti.

Kartica Generali** - omogućuje nam određivanje dužine polja, odabirom formata prikaza (npr. prikaz datuma), odabir decimalnih mjesta, zadavanje maske za unos podataka, uvjet koji moraju zadovoljavati podaci uneseni u polje, poruka koja će biti prikazana ako podaci ne zadovoljavaju uvjet…

Polje ili više polja kojima se može jednoznačno definirati redak (slog) tablice naziva se primarni ključ (primary key). On se upotrebljava za povezivanje tablica, te mora zadovoljavati sljedeće:

vrijednost primarnog ključa mora biti jednoznačna primarni ključ ne može imati vrijednost NULL, tj. ne može biti prazno polje primarni ključ mora postojati kod kreiranja i spremanja sloga.

Pri ispunjavanju tablica može doći do učestalih ponavljanja nekih podataka – redundancije, što dovodi do niza poteškoća u radu. Da bi se to sve izbjeglo provodi se normalizacija – postupak kojim se tablice u bazi strukturiranju tako da se izbjegne redundantnost i međuzavisnost te da se stvori što konzistentniji model podataka.

Nakon određivanja svih potrebnih svojstava za sva polja tablicu zatvaramo, klikom na X u desnom gornjem kutu, te nam se pojavljuju prozori Pohranjivanje i Dodjeljivanje imena tablice.

Naziv polja

Tip polja*Opis polja

Kartica General**

Kartica Lookup

Svojstva polja

Primarni ključ! (ispred naziva se prikaže slika ključa a dobiva se desnim klikom ili klikom ikone „ključ“ na alatnoj traci)

5

3.1.1 Povezivanje tablica

Relacija je po definiciji povezivanje, a u kontekstu relacijske baze podataka je povezivanje dviju tablica preko vrijednosti primarnog ključa, što znači da je ta vrijednost (primarni ključ) pohranjena u obje tablice. Dakle povezane tablice sadrže iste vrijednosti s jedne strane (u jednoj tablici) u obliku primarnog ključa i s druge stranice (u drugoj tablici) u obliku vanjskog ključa zbog čega moramo osigurati pravilno unošenje ovih vrijednosti čime štitimo integritet podataka u bazi. Jedno od osnovnih pravila zaštite integriteta podatka u bazi je pravilo referencijalnog integriteta, a ono je vrlo jednostavno i kaže: Vanjski ključ u povezanoj tablici mora odgovarati primarnom ključu u osnovne tablice. Odnosi između raznih objekata u bazi predstavljeni su vezama.Postoje tri tipa veza, a to su:

jedan prema jedan (one-to-one) 1:1 (oznake u Accessu: 1:1) jedan prema više (one-to-many) 1:M (oznake u Accessu: 1: ∞) više prema više (many-to-many) M:M (oznake u Accessu: ∞ : ∞).

3.1.2 Definiranje relacija

U prozoru Database kliknemo desni klik i odaberemo Relationship ili odabirom tog istog preko Tools na traci sa izbornicima (označeno crvenim). Time otvorimo prozor Show Table u kojem odabiremo i dodajemo tablice koje želimo povezati (označeno plavim).

6

U prozoru relationship sada su prikazane sve odabrane tablice. Sada uspostavljamo vezu povlačenjem i ispuštanjem (Drag & Drop) polja s primarnim ključem na polje s vanjskom ključem povezane tablice. Access nam olakšava snalaženje u tome jer polja s ključevima označava masno (Bold).

*** Enforce Referential Integrity – ova opcija osigurava da se: ne može mijenjati vrijednost primarnog ključa ako postoji povezani slog u drugoj tablici ne može izbrisati slog u tablici primarnog ključa ako postoji povezani slog u drugoj

tablici ne može unijeti vrijednost vanjskog ključa prije nego se unese ista vrijednost kao

primarni ključ u povezanoj tablici.

3.1.3 Upit (Queries)

Kod ovog objekta po samoj definiciji radi se o postavljanju pitanja. Ovaj objekt korisniku omogućava pregled jedne ili više tablica/e, a omogućava i umetanje, ažuriranje ili brisanje podataka. Upite koristimo za izdavanje slogova ili dijelova, slogova iz jedne ili više povezanih tablica ili za uređivanje slogova. Razlikujemo dvije osnovne vrste upita:

upiti izdavanja – upiti koji pronalaze i izdvajaju slogove ili dijelove slogova iz jedne ili više povezanih tablica, tablica koju generira Access kao rezultat upita nije fizički nova tablica u koju su pohranjeni podaci koje je izdvojio upit nego je samo zapis definicije i kriterija prikaz podataka;

akcijski upiti – upiti koji mijenjaju podatke (brišu, upisuju, kreiraju nove tablice).

Linija koja označuje relaciju između tablica

Tip relacije

Uključena opcija je opcija Referencijalnog integriteta***;Preostale dvije: Cascade Update Related Fields i Cascade Delete Related Fields ažuriraju ili biršu promjene.

7

Prije gore prikazanog prozora otvara se prozor Show table u kojem odaberemo tablicu ili tablice na kojima će se zasnivati upit te je odnosno ih aktivirati tipkom Add, tada su u polju Select Query. Polja koja želimo prikazati postavljamo u donji dio prozora, dvostrukim klikom, povlačenjem ili direktnim upisom naziva polja. Kategorije u donjem dijelu prozora znače:

Field – naziv polja koje sudjeluje u upitu Table – tablica kojoj pripada gornje polje Show – prikazuje li se polje u rezultatu upita Sort – sortiranje po gornjem polju Criteria – kriterij odabira polja Or – drugi kriterij.

3.1.4 Forme

Forme su objekt namijenjen za unos, prikaz ili upravljanje izvođenjem aplikacije. Kreiranje jednostavne forme za unos i ažuriranje podatka vršimo iz osnovnog prozora baze odabirom navedenog objekta (Forms).

Odabiremo tablicu

Prebacujemo polja koja želimo urediti

8

Kod ovog koraka odabiremo način rasporeda polje. Ponuđeno je: Columnar – polja su, zajedno s nazivima postavljena jedno ispod drugog Tabular – polja postavljena kao u tablici ali odvojena, prikaz više slogova Datasheet – izgled identičan izgledu tablice u tabličnom pogledu Justified – polja postavljena jedno pored drugog nazivima iznad PivotTable – za kreiranje Pivot tablica PivotChart – za kreiranje Pivot grafova.

3.1.5 Izvještaji (Reports)

Objekt koji nam omogućuje formiranje, izračun i ispis izabranih podataka. Osnovne prednosti izvještaja u odnosu na druge načine ispisivanja podatka su:

- mogućnost izračunavanja ukupnih ili djelomičnih zbirnih vrijednosti većih skupova podataka i njihove usporedbe

- mogućnost grupiranja podatka te odvojeni prikaz pojedinih grupa - mogućnost izvođenja raznih složenih izračuna unutar pojedinih grupa podataka ili

između grupa- mogućnost umetanja teksta, slika ili grafikona u izvještaj.

Ukoliko nismo zadovoljni izgledom izvještaja, uredit ćemo ga, slično kao i kod uređivanja forme, uz pomoć Design Wiewa.

Odabir pozadineobrasca

9

4 Zaključak

Radom u nekom i proučavanjem nekog programa koje radi bazama podataka dolazimo do zaključka da su vrlo korisni. Bilo da se radi o nekoj manjoj tvrtci program poput MC Access baze podataka od velike je važnost i pomoći.

10

5 Literatura:

INFORMATIKA RAČULANALSTVO 1 I 2Gvozdanović, Ikica, Kos, Lipljin, Milijaš, Srnes, Zvonarek

http://www.ic.ims.hr/office/access2003/access1.html

slika 1http://my.opera.com/damaged/blog/portable-microsoft-office-2003-english

slika 9http://www.google.hr/imgres?imgurl=http://allenbrowne.com/graphics/HumanRelation.jpg&imgrefurl=http://allenbrowne.com/AppHuman.html&usg=__z7_W3dRrRm1F7ur5lAJ0k2TPrFw=&h=303&w=663&sz=33&hl=hr&start=22&zoom=1&tbnid=sC6nnAPj-MjtmM:&tbnh=90&tbnw=198&ei=m_zlTdbuPIKDswa3jsmdCA&prev=/search%3Fq%3Daccess%2Brelationships%26hl%3Dhr%26sa%3DX%26biw%3D1440%26bih%3D809%26tbm%3Disch&itbs=1&iact=rc&dur=223&page=2&ndsp=24&ved=1t:429,r:22,s:22&tx=46&ty=43&biw=1440&bih=809

11