Kasir, memang salah satu posisi strategis yang di perusahaan-perusahaan non-bank kerap menjadi dilematis. Bagaimana tidak strategis, kasirlah yang mengumpulkan sekaligus menditribusikan uang (kas) perusahaan.Menjadi dilematis apabila di satu sisi kasir pegang fisik uang dan cek, sementara di sisi lainnya dia juga menjalankan fungsi pencatatan kas.Lalu, Apakah kasir itu staffnya chief accountant atau direktur? Tanya Mitha via telepon, dengan nada setengah kesal dan putus asa.

Mitha (nama saya samarkan), salah satu mantan staf saya yang sekarang sudah menjadi chief accountant di salah trading company, bersungut-sungut lantaran sang kasir tidak menjalankan instruksinya.

Yang bikin Mitha putus asa, direktur perusahaan yang menurut Mitha ada hati sama sang kasir malah membela dengan mengatakan:

[quote]She (kasirnya) is my staff, not yours. Shes supposed to report to me as a director, not you.[/quote]

Ya, direkturnya memang bule (expat,) karena kebetulan perusahaan dimana Mitha bekerja adalah perusahaan PMA.

Secara eksplisit direkturnya mengatakan kepada Mitha bahwa kasir bukan bawahannya chief accountant, tetapi bertanggungjawab langsung kepada direktur. Dan bagi Mitha itu tidak benar, tetapi dipaksakan karena ada unsur asmara.

Mitha, kamu terlalu apriori, buru-buru mengkaitkan pekerjaan dengan urusan pribadi, saya membuka obrolan ketika akhirnya kami bertemu (makan siang.) Hubungan saya (penulis) dan Mitha sudah seperti kakak-adik, mungkin karena saya cukup lama menjadi mentornya, meskipun sampai sekarang dia masih memanggil saya Pak atau Babeh dalam situasi informal.

Nggak lah beh. Rumor direktur ada hubungan asmara dengan kasir itu sudah menjadi pergunjingan semua orang di tempat kerja saya, Mitha menyanggah.

Kalau mereka doyan gosip, apa kamu juga harus ikut-ikutan gosip? Level kamu, sebagai Chief Accountant, sudah bukan staf biasa, mestinya tidak ikut-ikutan seperti itu, saya mengingatkan.

Mendapat teguran seperti itu, Mitha akhirnya menjelaskan bahwa kekesalannya bukan karena gosip hubungan asmara itu. Lebih tepatnya dia bingung lantaran:

Di satu sisi, Mitha bisa mengerti bahwa dirinya tidak boleh mencampuri urusan penerimaan dan distribusi kaskarena rentan terhadap penyelewengan.

Di sisi lainnya, pencatatan (penjurnalan) kas harian dijalankan oleh kasir. Bagimanapun juga akurasi dan ketepatwaktuan input kas ke dalam sistem akan mempengaruhi laporan keuangan secara keseluruhan. Akurasi dan ketepatwaktuan laporan keuangantermasuk kasadalah tanggungjawab Mitha sebagai chief accountant.

Seperti sudah saya sampaikan di awal tulisan, fenomena seperti ini memang sudah menjadi pemandangan yang lazim di perusahaan-perusahaan non-bank, terutama sekali yang berskala kecil hingga menengah. Kasus Mitha di atas hanya salah satu diantara banyaknya keluhan yang pernah saya terima.

Kasus Mitha saya angkat menjadi tulisan karena saya pikir, mudah-mudahan ini bisa menjadi bahan belajarterutama bagi kawan-kawan mungkin saja menjadi seorang kasir atau chief accountant, atau bahkan direktur di masa-masa yang akan datang. Kita tak pernaah tahu bukan?

Pertanyaannya: Diantara Mitha dan direkturnya, siapa yang benar?Oke. Kita tak perlu mencari siapa yang benar atau salah. Pertanyaannya kita ubah menjadi:

[quote]Posisi kasir, bertanggungjawab langsung kepada chief accountant atau direktur perusahaan?[/quote]

Ini salah satu wujud dari kerancuan pandangan mengenai perbedaan antara Akuntansi dan Keuangan. Batasnya memang sangat tipis, terlebih-lebih bagi masyarakat awam.

Bagi publiktermasuk manajemen dan pemilik perusahaan yang lebih banyak berasal dari latarbelakang dispilin ilmu non-keuangan, akuntansi dan keuangan adalah sama, bisa ditukarposisikan, dan bisa dicampuradukan.

Kerancuan pandangan publik terhadap akuntansi dan keuangan, jelas terlihat dari berbagai contoh kasus. Misalnya: Iklan lowongan yang berbunyi:

Dicari Credit Analyst. Syarat: S1 Akuntansi

Bayangkan, orang HRD yang nota benanya adalah orang manajemen, yang mestinya tahu persis job description masing-masing posisi/jabatan, masih bingung membedakan antara posisi akunatnsi (accounting) dengan keuangan (finance.) Untuk posisi credit analyst, yang dicari mestinya orang manajemen keuangan, bukan akuntansi.

Orang manajemen mana ngerti analisa kredit kata salah satu rekan HRD manager.

Lalu, apa kamu pikir orang akuntansi tahu bahwa menyetujui kredit bagi calon debitur yang tidak punya rekening listrik, masih ngekost, tidak punya KTP dan KK, adalah berisiko tinggi? Apa kamu pikir orang akuntansi ngerti bila uang muka kredit dia atas 60% tidak profitable lagi? saya balik bertanya.

Kalau orang manajemen yang konsentrasinya marketing, produksi atau sumber daya manusia, apalagi lulusan teknik sipil, ya iyalah tak akan bisa melakukan analisa kredit. Tapi kalau orang manajemen yang konsentrasinya keuangan (alias manajemen keuangan) ya pasti ngertilah.

Bukan salah mereka juga. Ketika ditanya kerja di bagian apa? misalnya, untuk alasan penyederhanaan lalu kita menjawab bagian keuangan, padahal posisi sesungguhnya adalah bookkeeper atau accounts payable, atau accounts receivable.

Sampai pada batas tertentu, perbedaan antara akuntansi dan keuangan mungkin bukan sesuatu yang perlu dijadikan persoalan, apalagi hambatan. Tapi pada titik tertentu, kerancuan batas antara keuangan dengan akuntansi bisa mencitakan kondisi dilematis yang bahkan mungkin lebih besar dibandigkan kasusnya Mitha.

Jika dibuat dalam kalimat singkat: akuntansi (accounting) adalah alat pengukur (measurer), sedangkan keuangan (finance) adalah alat pengelola (manajer.)

Ref: Saya sudah pernah bahas secara singkat di tulisan iniSehingga, akuntansidalam konteks iniadalah alat pengukur efektifitas kinerja pengelolaan keuangan dan perusahaan secara keseluruhan.

KASIR, adalah staf pelaksana di bagian keuangan, BUKAN akuntansi. She isnt supposed to do any accounting tasks. She isnt accountant anyway, but a finance staff. Sehingga apa yang diakatakan oleh direkturnya Mitha, ada benarnya, bahwa: kasir tidak bertanggungjawa langsung kepada chief accountant. Tetapi juga tidak bertanggungjawab langsung kepada direktur.

Jika ada bagian keuangan, kasir mestinya bertanggungjawab kepada manajer keuangan. Manajer keuangan kemudian bertanggungjawab kepada Treasurer. Di ujung paling atas, treasurer bertanggung jawab kepada Chief Financial Officer (CFO) alias direktur keuangan.

Lalu, bagimana dengan tugas pencatatan (penjurnalan) kas ke dalam buku perusahaan? Apakah boleh dikerjakan oleh seorang kasir?Idealnya tidak boleh. Kasir yang pegang uang, tidak boleh sekaligus menjalankan fungsi pencatatan (penjurnalan). Jika itu sampai terjadi, cepat atau lambat akan menjadi celah kelemahan sistim pengendalian kas yang paling rentan dibobol oleh tindak penyalahgunaan (penyelewengan).

Mestinya, sekalilagi dalam kondisi ideal, kasir hanya menjalankan fungsi pengumpulan dan pendistribusian kas semata, tak lebih dan tak kurang. Sedangkan pencatatan (input jurnal) dan pengelolaan data dilakukan oleh seorang cash accountant yang ada di bawah chief accountant seperti Mitha. Jika tidak ada cash accountant maka pencatatan dilakukan oleh masing-masing accountant (jika A/R dilakukan oleh A/R accountant, atau jika A/P dilakukan oleh A/P accountant).

Untuk lebih konkretnya, saya buatkan contoh kasus:

Hari ini, Sabtu, adalah jadwal pembayaran kepada supplier. Katakanlah tidak ada cash accountant. Nah, A/P accountant menyerahkan daftar utang (A/P) jatuh tempodilengkapi dengan nota-notayang harus dibayar hari ini, kepada kasir.

Selanjutnya, kasir menyiapkan cek dan kas berdasarkan daftar tersebut, lalu membayarkannya kepada supplier. Selesai pembayaran, daftar A/P, voucher dan nota yang terbayar dikembalikan ke A/P accountant dengan stempel LUNAS, lengkap dengan tanda terima pembayaran dari supplier.

Dari nota dan voucher A/P yang telah distempel LUNAS (disertai dengan tanda terima pembayaran), A/P accountant memasukan jurnal:

[Debit]. Utang Dagang (A/P) = xxxx[Kredit. Kas = xxxx

Dengan demikian, maka otomatis pekerjaan pencatatan kas juga terlaksana dengan lancar tanpa perlu mencampuradukan tugas kasir (finance staff) dengan accountant. Selanjutnya, tinggal chief accountant melakukan verifikasi (setiap menjelang hari kerja berakhir) antara voucher lunas dengan input payment (pelunasan) yang dilakukan oleh A/P accountanttanpa perlu menganggu kasir.

Prosedur serupa, juga bisa dilakukan untuk kas masuk. Hanya saja yang terlibat disini adalah A/R accountant.

Jika tidak ada cash accountant, sedikit permasalahan akan timbul saat menjelang penutupan buku, yaitu: pekerjaan rekonsiliasi kas (kecil maupun bank). Tidak mungkin rekonsiliasi kas dilakukan oleh A/P accountant maupun A/R accountant. Supaya tidak melibatkan kasir, pekerjaan ini bisa dilakukan oleh chief accountant itu sendiri.

Tentu. Untuk kelancaran operasional sehari-hari, bagaimanapun juga, koordinasi antara kasir dan para akuntan (A/R, A/P, Fixed Asset, Tax dan Chief Accountant) tetap harus berjalan dengan baik. Bukan hanya dengan kasir, para akuntan juga harus membangun koordinasi dan partnership kerja yang baik dengan semua bagian di dalam perusahaan.

Itulah jawaban saya terhadap pertanyaan Mitha tentang: Apakah kasir itu staf-nya chief accountant atau direktur? Yang jelas semua staf termasuk chief accountant ya stafnya direktur. Hanya saja, direktur mestinya membangun alur sistim kerja yang sistematis bagi setiap bawahannya, termasuk yang di bagian akuntansi maupun keuangan, sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas di satu sisinya, dengan tetap bersinergi di sisi lainnya. Selamat berakhir pekan.Tidak bisa dipungkiri bahwa dunia finance dan accounting merupakan dunia yang unik dan menarik. Setiap perusahaan pasti memiliki divisi atau bagian finance atau accounting diperusahaan mereka. Kalau tidak perusahaan itu pasti perusahaan kecil yang tidak paham dengan manajemen modern. Sederhananya setiap perusahaan pasti digerakkan oleh uang alias duit, dan untuk mengurus uang itu maka dibutuhkan tenaga keuangan atau akuntansi.

Seringkali orang salah menilai kedua profesi ini, ada yang mengatakan keduanya sama saja toh keduanya sering berada pada departemen/divisi yang sama apalagi para pegawainya sebagaian besar memang alumni akuntansi, tapi ada pula yang mengatakan beda tapi tidak tahu pasti perbedaannya. Faktanya accounting atau akuntansi jelas berbeda dengan finance atau keuangan. Dari pengalaman saya, sebagaian besar pegawai memang tidak paham tetang perbedaan ini, pikir mereka toh sama-sama kerjanya mengurus uang perusahaan. Lalu apa itu Finance (keuangan) !!! Finance fokus pada usaha mencari dana (uang), mengelola, mengalokasikan dan melakukan pembayaran. Secara sederhana semua proses menerima dan mengeluarkan uang merupakan job description dari bagian finance atau keuangan. Umumnya finance punya beberapa bagian lagi seperti kasir, finance, admin finance atau finance manajer. Sebenarnya dalam perusahaan setiap lini atau departemen pasti fokusnya ke keuangan mulai dari mencari uang hingga melakukan pembayaran dari bagian office boy hingga level CEO. Maka tidak berlebihan jika finance dan accounting seringkali dianggap sebagai jantung dari perusahaan itu. Suatu kehormatan karena diperusahaan selalu ada yang namanya Direktur Keuangan walau namanya Direktur Keuangan tapi jabatan ini lebih sering di duduki oleh staff yang karirnya dibagian akuntansi. Lalu bagaimana dengan accounting !!! kalau finance fokus pada menerima dan mengeluarkan uang maka akuntansilah yang bertugas mencatat dan melakukan ikhtisar dan penggelompokan transaksi-transaksi tersebut. Maka seringkalai staff bagian akuntansi di panggil bookkeper atau tukang catat, tapi itu dulu sekarang dalam sistem manajemen modern para akuntan sebutan orang yang bekerja dibagian akuntansi tidak sekedar tukang catat perusahaan tapi juga membuat analisis dari informasi yang ada. Tidak seperti keuangan yang tidak memiliki standar baku, maka akunting punya standar baku yang mengatur segala aktivitas pencatatan tersebut. Di Indonesia sendiri standar untuk akuntansi diberi nama PSAK yang disusun khusus oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) yang terdiri beberapa pakar dibidang akuntansi.sekedar info bahwa standar akuntansi Indonesia mengekor pada standar akuntansi Amerika Serikat. Untuk tingkat global, para akuntan menggunakan standar keuangan global, International Accounting Standard (IAS), yang teknis pelaporannya saat ini menggunakan apa yang disebut dengan International Financial Reporting Standard (IFRS) buatan International Accounting Standard Board (IASB) yang berbasis di London (Inggris). Seorang kawan saya yang manajer di salah satu perusahaan joint venture di Makassar berujar karena kompleksitas pekerjaan Akuntansi lebih berat dari keuangan, maka standar gaji yang ditetapkan juga berbeda. Saya tidak ingin mendebatnya, tapi disatu sisi sebagai seorang yang pernah menjadi kasir dan admin keuangan selama 4 tahun saya melihat pekerjaan keuangan juga berat terutama bagaimana mengatur dan mengalokasikan dana perusahaan, paling rumit jika saldo kas yang minim sedangkan supllier menunggu dibayar atau menjelang pembayaran gaji, saya yakin bagian keuangan juga kerepotan. Sedang sebagai akuntan saya juga merasakan bagaimana berat dan kompleksnya pekerjaan ini, mulai dari memeriksa setiap transaksi hingga melakukan penjurnalan. Jika dipersempit kerjaan akuntan itu buntutnya hanya 2 lembar saja yaitu laporan keuangan terdiri laporan laba rugi dan Neraca. Tahukah bahwa dari kedua laporan keuangan bisa dianalisa sehat atau sekaratnya suatu perusahaan. Lalu apa kesamaan antara akuntansi dan keuangan, yang pertama sudah saya jelaskan bahwa keduanya berada dalam satu divisi atau departeman. Lalu secara umum pegawai akuntansi 90% adalah alumni dari jurusan akuntansi, sedangkan finance sekitar 70-80% adalah alumni akuntansi. Dari penjelasan saya sudah jelas bahwa keuangan bersentuhan langsung dengan uang sedangkan akuntansi tidak bersentuhan langsung dengan uang, tapi keduanya sama-sama mengurus keuangan perusahaan. Salam