Adm Hospitalaria y Clínica Modulo 1 Bloque N01

Administración Hospitalaria y Clínica - Módulo I – Bloque 1

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Administración Hospitalaria y Clínica

Módulo 1

Bloque 1:

Contenidos:

• CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN • QUE SON LAS ORGANIZACIONES • EL CENTRO DE SALUD COMO UNA EMPRESA DE SERVICIOS • CARACTERÍSTICAS A LOGRAR EN LAS ORGANIZACIONES SANITARIAS

EFICIENTES. • NIVELES DE ADMINISTRACIÓN • PRINCIPALES FUNCIONES ADMINISTRATIVAS • TERMINOLOGÍA MÉDICA • EL ADMINISTRADOR, LA SECRETARIA, EL ADMISIONISTA Y EL FACTURISTA


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CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN Objetivos:

a. Conocer la problemática de los centros de salud b. Conocer los lineamientos generales del proceso administrativo.

INTRODUCCIÓN Durante el desarrollo de este material, se intenta obtener una visualización de los centros de salud como organizaciones en forma de empresas, que tienen un objetivo definido para combatir la enfermedad a la vez que buscan desarrollarse como empresa, asistir a los enfermos y beneficiar a la sociedad. Para ello, desarrollan su actividad considerando la interacción de los siguientes actores en el mercado de la salud.

Ambiente sanitario

Sociedad: como depositaria de valores culturales.

Organizaciones Sanitarias: como los hospitales y centros de salud, con las respectivas normas que rigen su funcionamiento

Profesionales: que desempeñan el servicio en función a ciertas normas reguladoras de su actividad además de los conceptos éticos personales, lo cual condiciona la naturaleza de las prestaciones médicas. Usuarios: que asiste a un centro de salud en busca del más invaluable tesoro: LA SALUD.

Bienvenidos al primer módulo de estudio de la capacitación laboral de “ADMINISTRACIÓN HOSPITALARIA Y CLÍNICA”,

comencemos...


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¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN? Muchas son las definiciones que se han esbozado sobre este tema. Cada una de ellas depende del enfoque y línea de pensamiento seguida por el autor. En general, podemos adoptar la siguiente caracterización de Administración: Analicemos cada uno de los componentes de la definición:

ADMINISTRACIÓN

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

Organización Es el principal elemento que requiere esta disciplina, para la aplicación de los principales conceptos que de ella se desprenden.

Administrar es un proceso Todos los administradores prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionadas con el fin de lograr sus metas establecidas.

Se utilizan todos los recursos Para alcanzar las metas, el administrador dispone de recursos materiales y recursos humanos que deberá interrelacionar. Las personas son el recurso más importante de cualquier organización, pero los administradores limitarían sus logros si no recurrieran además a otros recursos disponibles.

Para la concreción de metas Es necesario que la organización tenga definidas sus metas para lograr la orientación de los recursos hacia su logro.


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¿QUE SON LAS ORGANIZACIONES?

Características de las

organizaciones

Es una institución social: es decir, está integrada por individuos que forman un grupo, interactuando en el ámbito de la organización. Sus integrantes desarrollan alguna actividad: hay una coordinación consciente y racional de las tareas que desarrolla cada miembro de la organización. El producto de esta actividad, permite la clasificación entre organizaciones que intercambian bienes, elaboran productos distintos a los adquiridos o prestan un servicio. Tiene una estructura: definida por las interrelaciones entre los individuos y las actividades que desarrollan en al ámbito de la organización.

Tiende hacia determinados fines: definidos según las aspiraciones de cada uno de sus integrantes en función a los motivos que los llevan a agruparse. En base a los fines, podemos clasificar a las organizaciones como entidades con fines de lucro o entidades sin fines de lucro según el destino de los resultados económicos que genere la actividad. En general, todas las organizaciones tienden a obtener un beneficio, monetario o no. El lucro se refiere a la obtención de una retribución monetaria por la actividad dentro de la organización, por lo cual, aquellas que no persiguen un fin de lucro, en realidad se refieren al destino de los beneficios económicos a personas distintas de los miembros de la organización. Por ejemplo, un hospital que organiza un espectáculo cultural para la obtención de los fondos necesarios para refaccionar la sala de cuidados intensivos, persigue como fin la obtención de ganancias, pero no lucro, ya que las mismas estarían destinadas a la misma institución, para el beneficio de sus pacientes, y no para el patrimonio personal de los directivos. Tiene una interacción mutua con el medio: sus características, comportamientos y objetivos son influenciados por las características del contexto, es decir, medio económico, político, cultural, social, etc. La organización es determinada por el medio en el que interactúa a la vez que su acción contribuye a modelar los rasgos del medio.

Es necesario detenernos en el análisis de este concepto, ya que es el principal elemento de la administración. La organización comprende un grupo de personas que combinan recursos materiales e inmateriales para el logro de sus objetivos comunes. Para ampliar esta definición podemos identificar algunos componentes de las organizaciones:


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Un concepto más específico relacionado con la organización es el de EMPRESA. Una organización empresarial, se caracteriza por estar compuesta por los siguientes elementos:

EMPRESA ELEMENTOS

Capital: se refiere a los recursos iniciales que se disponen a la concreción de las actividades;

Organización: como coordinación de una estructura para el desarrollo interno y externo de la empresa;

Personas: el recurso fundamental que da la existencia a las empresas.

Recursos materiales: obtenidos del mercado. Proceso de transformación o producción: definido como ciclo productivo por el cual se obtendrán bienes o servicios distintos a los que ingresaron en forma de recursos.

Productos o servicios finales: como resultado del procesamiento interno en la empresa.

Venta del producto o prestación del servicio: siguiendo con la fase evolutiva de los recursos ingresados.

Mercado: contexto que condiciona el comportamiento de la empresa a la vez que es influido por la misma.

Esencialmente los fines de la organización empresarial son dobles: crecer (generar beneficios y aumentar el capital) y producir algo que sea necesario para la sociedad.

Una de las principales características de la sociedad actual es que se encuentra constituida por un sinnúmero de organizaciones. Las tareas sociales importantes son confiadas a grandes instituciones como el gobierno, las universidades, los hospitales, los sindicatos, las empresas, etc. La administración es una actividad generalizada y esencial para todo esfuerzo humano colectivo, ya sea en una empresa industrial, en una de servicios, en el ejército, en los hospitales, etc.


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LOS CENTROS DE SALUD COMO UNA EMPRESA DE SERVICIOS

ACTIVIDAD 1

De acuerdo lo mencionado al comienzo del módulo, nuestro objetivo es enfocarnos en la problemática de los centros de salud. Para ello, es necesario concebirlo como una forma de organización. Podemos confirmarlo considerando los diferentes elementos de que componen una empresa. De hecho, cuenta con recursos físicos, capital, recursos humanos, instalaciones y equipamiento. Los recursos humanos forman un elemento determinante dentro de cada centro de salud por su importancia y nivel de profesionalización. Se desarrolla un proceso productivo que consiste en el diagnóstico y tratamiento de personas enfermas para sanar o mejorar su dolencia, y restablecer la salud en las mismas.

Existen además otros procesos productivos fundamentales como son la docencia y la investigación sanitaria. Al mismo tiempo existe un mercado caracterizado que se diferencia entre aquella población que asistirá alguna vez a un centro de salud (mercado potencial) y la población enferma que precisa actualmente de un centro de salud (mercado real). Existe una relación comercial con el mercado. Se prestan unos servicios y se generan unos ingresos económicos para invertir en capital y seguir funcionando. Este ciclo puede estar todo lo oculto que se quiera en los casos de hospitales públicos, pero no por eso deja de existir. Es importante que identifiquemos esta característica para el correcto estudio del funcionamiento de este tipo de empresas. El ingreso principal para la obtención de recursos en un centro público se origina en la asignación de fondos por parte del Estado (nacional, provincial o municipal) a través del presupuesto anual a sanidad, como contrapartida de la actividad de diagnosticar y tratar a miles de enfermos. Y en definitiva es la propia sociedad la que paga estos servicios.


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En este punto es importante hacer una distinción con respecto a las diferentes acepciones que podemos encontrar como centros de salud. Se pueden identificar cinco tipos principales de organizaciones para la salud:

Comenzamos el estudio de este tipo de organizaciones considerando que los principios que se esbozarán más adelante tienden a lograr instituciones hospitalarias capacitadas para el desarrollo de las siguientes características:

HOSPITALES Y OTRAS INSTITUCIONES DE CUIDADOS INTENSIVOS CLINICAS PRIVADAS, CON O SIN ESPECIALIZACION ATENCION AMBULATORIA SERVICIOS DE ATENCION PROLONGADA AGENCIAS DE ATENCION DOMICILIARIA SERVICIOS DE ATENCION A LA SALUD MENTAL

Organizaciones para la salud

El sistema de atención a la salud se define como todas las estructuras, las organizaciones y los servicios destinados a proporcionar servicios profesionales de atención a la salud para los consumidores.

CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

SANITARIAS SEGÚN

El foco de atención (p. ej. Quirúrgico, de hospicio o maternidad),

El área geográfica que atiende (p. ej. Hospital comunitario, agencia local de enfermería para la salud pública, centro médico regional o servicio nacional de salud pública de Argentina)

La clase de propietario (p. ej. público o privado) Los fines que persigue (lucro o beneficio para la

sociedad)

La aplicación de los principios generales de administración no varía por el tipo de organización a la que se apliquen ya que todas ellas necesitan de la administración para el logro de sus fines. Por tal motivo, los términos hospital, centro de salud, clínicas, etc. son equivalentes y reciben el mismo tratamiento desde el punto de vista administrativo.


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CARACTERÍSTICAS A LOGRAR EN LAS ORGANIZACIONES SANITARIAS EFICIENTES

Son autónomas: Desarrollan la capacidad para obtener sus recursos y administrarse si la dependencia con otras instituciones.

Descentralizadas: Permiten la división del trabajo y el establecimiento de distintos centros de poder.

Responsables: Con capacidad para asumir una tarea. Rentables económica y socialmente: La rentabilidad es una forma de medir

el beneficio material y el inmaterial proporcionado por la actividad de un centro de salud.

Proactivas a las necesidades y expectativas del cliente externo e interno y a los cambios del entorno: con capacidades para adaptarse a nuevas situaciones.

Preocupadas por hacer el servicio cada vez mejor: Implementan el proceso continuo de la maximización de la calidad.

Innovadoras y gestoras del cambio: Diseñan nuevas formas de desarrollar el servicio como forma parte del proceso de mejoramiento continuo de la calidad.

Organizadas como una corporación de Unidades Funcionales: El total de la organización cuenta con una estructura que permite diferenciar las distintas áreas según la tarea que desarrolle funcionando cada una de ellas como empresas en sí mismas a cargo de la prestación de un servicio determinado.

Interrelaciones y coordinación de las diferentes Unidades Funcionales y de Producción de Servicios: A través de la dinámica de los procesos y su mejoramiento cada sector interactúa con el resto de la organización para actuar en forma coherente en el logro de sus objetivos.

Protagonistas de la investigación de servicios y de la ética: Una de las características distintivas de los centros de salud, es que además de las típicas actividades de las empresas de servicios, el desarrollo de los profesionales que conforman sus recursos humanos, requiere de un alto contenido ético considerando el valor de la salud y la vida de las personas. Además, en un centro de salud se complementan otras actividades como el desarrollo de la investigación, procesos educativos y autoevaluación.

Trato amable e información suficiente y adecuada: Estos componentes requieren del desarrollo de eficientes técnicas de comunicación debido al carácter de reserva que debe mantenerse en la información que circula en el centro de salud, a la vez que constituye un elemento indispensable para el correcto funcionamiento del mismo.

Disposición de servicio oportuno y cumplido: La característica del servicio de salud es que en la mayoría de los casos requiere de soluciones urgentes y precisas que marcan la calidad.

Identidad y cultura: Entendida como una manera de hacer las distintas actividades dentro de la organización, lo que define los criterios de acción y los parámetros para la evaluación de la gestión.


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ACTIVIDAD 2

Las organizaciones sanitarias contienen elementos que condicionan su funcionamiento, tales como: - Marco jurídico - Análisis estratégico y periódico de la situación actual. - Planeación estratégica y proceso de planeación. - Mejoramiento de procesos. - Procesos de control. - Sistema de información.

Cabe aclarar que cada uno de estos factores comprende el desarrollo de los siguientes módulos que componen este curso. Por esta razón, es necesario que identifiquemos la existencia de estos elementos que serán objeto de conocimiento en las siguientes unidades de aprendizaje.


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NIVELES DE ADMINISTRACIÓN Toda organización desarrolla sus tareas a través de un proceso de delegación de funciones para definir las actividades que deberán desarrollarse en cada área. Esto constituye la estructura de la organización y diferencia cada sector de acuerdo al lugar que ocupen dentro de la misma. En cada sector se desarrollan actividades de administración, manejando los recursos disponibles para contribuir al logro de los fines de la organización. De acuerdo a la ubicación de quien tome las decisiones encontramos tres niveles de administración:

Niveles de administración

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA: Corresponde a las decisiones de los niveles directivos que deciden acerca del futuro de toda la organización. Dentro de un hospital, el equipo de dirección general desarrolla este tipo de administración. Entre sus funciones más importantes, se incluyen la gestión de los recursos humanos y el establecimiento y seguimientos de objetivos y metas para toda la institución. Son quienes desempeñan una función distintiva ya que obtienen la información referida a toda la empresa y a partir de ella elaborar los fines que con los medios y recursos le permiten elaborar los planes, los cuales experimentan y controlan y después de ejecutarlos realiza el seguimiento.

ADMINISTRACIÓN TÁCTICA: Se ubican en un nivel inferior tomando decisiones que afectan a un sector más reducido y define las líneas de acción a corto plazo. Generalmente, se implementa a nivel de los encargados de cada área teniendo en cuenta los servicios o productos que presta el centro de salud. Si bien cada institución realizará su actividad de acuerdo a los objetivos definidos por la administración estratégica, podemos agrupar a los productos en:

HOSPITALIZACION CONSULTAS QUIROFANOS URGENCIAS INSTALACIONES ESPECIALES (como técnicas de diagnóstico, terapéuticas, etc)

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA: Se refiere a las decisiones que involucran a determinada actividad u operación que se realiza en la organización en forma cotidiana. Comprende las decisiones de los niveles más bajos de la empresa, aquellos que se relacionan directamente con la acción. En los sistemas de salud, se refiere a la actuación de los profesionales que tienen contacto directo con el paciente en el desarrollo de las actividades necesarias para la prestación de servicios mencionados en la administración táctica.


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Si visualizamos la estructura de la organización en forma de pirámide encontramos el siguiente esquema en cuanto a los niveles de administración:

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

ADMINISTRACIÓN TÁCTICA

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA

PRINCIPALES FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Cuando definimos administración, encontramos que este proceso consiste en la realización continua de las siguientes actividades:

Planeación

Organización

Dirección

Control Las funciones administrativas consideradas como un todo conforman el proceso administrativo. Cuando se consideran aisladamente, planeación, organización, dirección y control son funciones administrativas; cuando se consideran en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo, determinado por el conjunto de funciones administrativas. El esquema sería el siguiente:

ACTIVIDAD 3


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En los siguientes apartados, desarrollamos cada una de las funciones administrativas, en los distintos niveles de la organización y las actividades que implican.

Es importante aclarar que en el desarrollo de este módulo, se definen los principales conceptos de cada función administrativa, haciendo una breve referencia a las organizaciones sanitarias. No obstante, el estudio específico de cada una de las funciones administrativas que se mencionan será objeto de estudio en todo el desarrollo del curso.

PLANEACIÓN Comprende las siguientes actividades: Establecimiento de objetivos: Los objetivos son los resultados futuros que se

espera alcanzar. Son los blancos escogidos que se pretende alcanzar, dentro de cierto espacio de tiempo, aplicando determinados recursos disponibles o posibles. Generalmente las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. Hay una jerarquía de objetivos ya que existen algunos que involucran a la empresa como un todo, y objetivos de cada una de sus divisiones o departamentos y de cada especialista. Los objetivos mayores se imponen sobre los objetivos específicos.

Desglosamiento de objetivos: Los objetivos de las organizaciones pueden

visualizarse en una jerarquía que va desde los objetivos globales de la organización (en la cima de la jerarquía) hasta los objetivos u operaciones que implican simples instrucciones para la rutina cotidiana. A medida que se desglosan los diferentes objetivos se adquiere un nivel de detalle mayor:

Administración Planeación

Organización Dirección Control

SUBORDINADOS OBJETIVOS

DE LA EMPRESA

Es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos. Empieza con la determinación de objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuándo, cómo y en qué secuencia.


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Jerarquía de objetivos

Políticas: Son guías orientadoras para la acción. En general proporcionan marcos o limitaciones para demarcar las áreas dentro de las cuales deberá desarrollarse la acción administrativa. Por ejemplo se refieren a la forma de tratar a los funcionarios de la organización (políticas de recursos humanos). Directrices: Son líneas maestras y genéricas de acción. Sirven para establecer los medios adecuados para alcanzarlos y canalizar las decisiones. Metas: Son los blancos a alcanzar a corto plazo. Programas: Son las actividades necesarias para alcanzar cada una de las metas. Los programas son planes específicos. Procedimientos: Son los modos por los cuales deberían ejecutarse u organizarse los programas. Este tipo de planes describe la secuencia cronológica de las tareas específicas necesarias para realizar determinados trabajos o tareas. Incluye los formularios y documentos necesarios para la ejecución de cada tarea. Métodos: Son planes referidos a la ejecución de las tareas. Detallan cómo debe realizarse el trabajo. Normas: Son las reglas a aplicar para cada procedimiento. Las reglas se establecen para posibilitar la uniformidad en la acción, define los que debe hacerse o lo que no debe hacerse.


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NIVELES DE PLANEACION:

teniendo en cuenta que en cada nivel de la

organización se desarrolla el proceso administrativo, cada

actividad tiene un significado específico de acuerdo a sector dentro del cual se

desarrolle.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: se caracteriza por estar proyectada a largo plazo, abarca a la empresa como una totalidad, con todos los recursos y áreas de actividad, define los objetivos a nivel organizacional. Define el plan mayor al cual deben sujetarse todos los demás. En este nivel se utilizan como instrumentos para analizar el futuro a las metas y las políticas. El proceso de planificación en servicios de salud tiene ciertas particularidades con respecto a: -El tiempo: es decir la vigencia del plan diseñado no tiene la misma duración en este tipo de empresas. -El espacio: constituye la delimitación geográfico-poblacional, cubierta por el servicio de salud, por ejemplo: el país, una provincia o sólo una región. -El modo: es decir, las técnicas específicas que se desarrollan para la prestación del servicio. -La satisfacción de las necesidades de salud de la población, siendo éste el principal objetivo en los centros de salud.

PLANEACIÓN TÁCTICA: se efectúa al nivel de cada sector o departamento. Se proyecta a mediano plazo, abarca los recursos específicos y los objetivos de cada área en la que se divide la empresa. Para ello se instrumenta esta etapa a través de programas y presupuestos.

PLANEACIÓN OPERATIVA: se efectúa para cada tarea o actividad. Involucra al corto plazo, se preocupa por alcanzar metas específicas y está definida para cada tarea o actividad. Generalmente está constituida por metas, programas, procedimientos, métodos y normas.


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ORGANIZACIÓN Implica diseñar una estructura de la organización que integre todo los recursos y los órganos estableciendo relaciones entre ellos y atribuciones a cada uno.

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TIPOS DE PLANES

Procedimientos: Son planes relacionados con los métodos de trabajo o de ejecución. Generalmente se aplican en los niveles operacionales.

Presupuestos: Son los planes relacionados con el dinero, ya sea por medio de ingresos o de gastos, dentro de un período determinado de tiempo. En general se aplican en todos los niveles de la organización.

Programas: Son los planes relacionados con el tiempo. Involucran las actividades a realizar y el tiempo que demanda su ejecución. Una forma simple de diseñar un progama es a través de un cronograma definiendo las principales tareas y el tiempo destinado a la ejecución de las mismas.

Reglamentos o reglas: Son planes relacionados con el comportamiento solicitado a las personas. Especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones. Generalmente se establecen a nivel operativo

ACTIVIDADES

♦ Determinar las actividades específicas necesarias para el alcance de los objetivos planeados (especialización)

♦ agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización)

♦ asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas)


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DIRECCIÓN

Es la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización y sus respectivos subordinados. A través de la dirección se intenta poner en marcha los planes diseñados, accionar y dinamizar la empresa. Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, necesitan ser accionadas y complementadas por la orientación que se dé a las personas, mediante una adecuada comunicación y habilidad de liderazgo y de motivación.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN

Nivel global: Abarca a toda la empresa. Según el diseño que se adopte puede ser una estructura lineal, estructura funcional o estructura del tipo línea-staff. Nivel de departamentos: Es la forma de estructurar cada departamento, definido como aquellas unidades dentro de la organización que realizan cierta actividad específica y se organizan para ello. Nivel de tareas u operaciones: Se realiza a través del diseño de cargos y tareas.

NIVELES DE LA DIRECCIÓN

Dirección: Se desarrolla a nivel estratégico, abarca a la empresa como una totalidad. Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su respectiva área. Gerencia: Se desarrolla a nivel de cada departamento o unidad de la empresa. Es desempeñado por gerentes y personal intermedio. Supervisión: Se orienta a cada grupo de personas o tareas. Corresponde al nivel operativo de la empresa.


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CONTROL

En esta etapa del proceso administrativo se busca asegurar que los resultados de aquello que se planeó, organizó y dirigió, se ajuste a los objetivos establecidos previamente. Consiste en un proceso de guía para toda actividad, hacia un fin determinado. PROCESO DE CONTROL

Establecimiento de estándares

Observación del desempeño

Comparación del desempeño con el

estándar establecido

Acción correctiva

FASES DEL CONTROL

Establecimiento de estándares o criterios: Los estándares representan el desempeño deseado y los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son disposiciones que proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse y cuál es el resultado que se aceptará como normal o deseable. Pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, etc. Observación del desempeño: Busca obtener información precisa sobre cómo está funcionando aquello que está controlando. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es importante determinar los límites dentro de los cuales las variaciones entre lo real y lo planeado no requiere corrección. El control se concentra sólo en las desviaciones o excepciones. No solo busca localizar las variaciones, errores o desviaciones sino también permitir la predicción de otros resultados posteriores y localizar dificultades, con el fin de crear condiciones futuras para alcanzar mejores resultados. Acción correctiva: Busca lograr que lo que se realice se haga exactamente de acuerdo con lo que se pretendía realizar.


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ACTIVIDAD 5

Documents

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