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Administração Contratual
2013
1ª Etapa
Procedimentos Coorporativos para Contratações
Processo de Gestão Contratual na Parada
Processo de Gestão Contratual na Parada
Atividades
Setor
Prazos
Processo de Gestão Contratual na Parada
Atividades Setor PrazoIdentificação da Necessidade do Serviço Operação – Equipe Técnica e RCR Inicio 60 dias antes da Mobilização
Elaboração da Especificação do Serviço/MD, contendo claramente e detalhadamente o que se precisa contratar (Qtde
necessárias, período, condições de fornecimento, etc...)
Operação – Equipe Técnica e RCR LogísticaAlmoxarifado
Administração Contratual
Inicio 60 dias antes da Mobilização
Abertura da SM (tendo como anexo o MD e demais documentos)
Logística / Almoxarifado / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Emissão dos Convites e recebimento das cotações (mínimo 3) Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Análise das Cotações e definição dos vencedores Suprimentos / Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo
Análise e Aprovação das Minutas de Contrato RCR / Suprimento / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Assinatura dos Contratos Suprimentos /Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo
Abertura do CT/PC no sistema Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Mobilização dos Fornecedores RCR Administração Contratual
Pelo menos uma semana antes da data de início do serviço no campo.
Acompanhamento, controle e geração medição dos contratos Logística/Almoxarifado/Administração Contratual Time da Operação – Equipe Técnica
Durante a execução do serviço
Controle de Contas da Parada - Previsto x Realizado RCR Administração Contratual
Durante a execução do serviço
Encerramento dos Contratos e Pedidos de Compras no Sistema e Nada Consta com Fornecedores
Administração Contratual Suprimentos / Logística / Almoxarifado
Após a finalização do Serviço
Processo de Gestão Contratual na Parada
Vale Lembrar!
• NENHUM SERVIÇO OU FORNECIMENTO PODE SER CONTRATADO / AUTORIZADO sem que os procedimentos corporativos tenham sido atendidos
Processo de Gestão Contratual na Parada
Apoio...
Administrador de Contratos
2ª Etapa
Processo de Gestão Contratual na Parada
Atuar junto á área operacional na elaboração do MD e da SM objetivando introduzir ou compatibilizar, nos mesmos, as exigências da área operacional com as necessidades de medição e controle dos
itens que serão contratados.
Participação no processo de cotação e contratação dos serviços.
Administração dos contratos no sistema quanto a elaboração dos aditivos, saldos, datas de
vigência
Efetuar a interface entre as áreas de operação e suprimentos visando identificar, tratar e corrigir
qualquer dificuldade de entendimento ou comunicação.
Participação da área de administração contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada
Processo de análise e emissão do Parecer Técnico junto à área de operações.
Apoio à área de suprimentos nos trâmites necessários à assinatura do contrato junto ao
fornecedor.
Coordenação durante todo o processo de implantação, execução, acompanhamento,
controle e medição, faturamento, pagamento e encerramento do contrato em apoio a área de
operações e realizando a interface com as áreas de suprimento, financeiro e com o fornecedor.
Participação da área de administração contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada
A Administração Contratual deve assessorar permanentemente o RCR no acompanhamento dos contratos e dos
custos da Parada atuando sempre PREVENTIVAMENTE e
PROATIVAMENTE no sentido de EVITAR FATOS CONSUMADOS
Reforçando...
Processo de Gestão Contratual na Parada
Nenhuma contratação de serviços com terceiros poderá ser iniciada sem a emissão do respectivo MD.
Qualquer SM emitida para contratação de serviços com terceiros que não estiver com o MD anexado será
cancelada ou devolvida.
Todas as SM´S emitidas deverão ser dimensionadas visando o atendimento a necessidade do evento como
um todo, porém identificando de modo claro a necessidade de entregas parciais.
Atenção!
Processo de Gestão Contratual na Parada
Não serão aceitos fatos consumados, ou seja, a necessidade de Aditivos não previamente justificados,
pagamentos via PA, atraso nas medições dos serviços, etc..(As medições deverão ser enviadas)
Respeitar o prazo de antecedência de abertura de uma SM de serviço, para possibilitar a implantação da
sistemática de emissão de carta convite aos fornecedores nos processos de cotação com
separação das Propostas em Técnica e Comercial.
Atenção!
Processo de Gestão Contratual na Parada
.
Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço
Processo de Gestão Contratual na Parada
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Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM
• Neste documento o solicitante escreve detalhadamente o que se precisa contratar e procedimentos a serem seguidos na condução do contrato
• Os modelos desses MD´S podem ser encontrados na intranet
Processo de Gestão Contratual na Parada
.
Exemplo de uma PP (Planilha de Preços e Quantidades) a ser anexado a uma SM
• Neste documento o solicitante lista quantidades e ÍTENS DE MEDIÇÃO do contrato. Esta planilha deverá ser enviada junto com o MD sem os preços unitários.
• Depois de negociado o contrato o COMPRADOR especialista define os CÓDIGOS / DESCRIÇÕES e UNIDADES adequadas , bem como coloca os preços unitários negociados.
ITEM DESCRIÇÃO DO SERVIÇO U NQTDE. ESTIM.
VALOR UNITÁRIO
VALOR TOTAL
-
A PROPONENTE DEVERÁ PREENCHER SOMENTE OS CAMPOS EM AMARELO
Valor Total da Proponente
NOTAS GERAIS E ORIENTAÇÕES
-R$ -
0 -R$ -
Planilha de Preços
MD 000.00.00
Desjejum1.1
Obra:
1.3 Lanche 6 itens U N
1.4 Jantar U N 0
Serviço Ofertado:
1.2 Almoço U N 0 -R$ -
- 1 Fornecimento de Serviço de Alimentação -- -- ---
Proponente:
Fornecimento de Alimentação
OBSERVAÇÕES
0U N
-R$ -
Processo de Gestão Contratual na Parada
.3ª Etapa
Sistema de Gestão Contratual
Processo de Gestão Contratual na Parada
.“Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato
entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua
relação de negócio”.
Processo de Gestão Contratual na Parada
.
Conceito...Empresa Fornecedora Empresa Cliente
Produtos e serviços
Valor da compra e aluguel
Valor da compra e aluguel
MCE
Sistema de Gestão
Produtos e serviços
Gestão de Contratos
Processo de Gestão Contratual na Parada
.
Ações e Benefícios....• Esta prática nos desobriga de informar mensalmente
os custos com terceiros através de BM´S manuais como vínhamos fazendo. Temos que nos adequar IMEDIATAMENTE a esta situação e treinar as pessoas necessárias para tal.
• A partir desse sistema, teremos que gerar mensalmente em modo eletrônico o Boletim de Medição, informado ao fornecedor para emissão da NF.
Processo de Gestão Contratual na Parada
.• Acompanhamento dos controles das medições
dos contratos, tendo uma melhor análise dos seus custos;
• Atendimento ao Regime e demais regras contábeis dentro do mês competente;
• Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil