Administratiewe Praktyk APC105

a k a d e m i aj o u o o p , a f r i k a a n s e l e e r t u i s t e

w w w. a k a d e m i a . a c . z a

Kopiereg 2012Onder redaksie van Paul JN Steyn, BA (PU vir CHO), THOD (POK), DEd (Unisa).n Publikasie van Kraal-Uitgewers. Alle regte voorbehou.

Adres: H/v D.F. Malan- & Eendrachtstraat, Kloofsig, PretoriaPosadres: Posbus 11760, Centurion, 0046E-pos: [email protected] Webtuiste: www.kraaluitgewers.co.za

Gedruk en gebind deur Aksent Media, tel: 082 445 4513

Eerste druk 2012

ISBN: 978-1-920568-07-8

Geen gedeelte van hierdie boek mag sonder die skriftelike toestemming van die uitgewers gereproduseer of in enige

vorm of deur enige middel weergegee word nie, hetsy elektronies of deur fotokopiring, plaat- of bandopnames,

vermikrofilming of enige ander stelsel van inligtingsbewaring nie. Enige ongemagtigde weergawe van hierdie werk

sal as n skending van kopiereg beskou word en die dader sal aanspreeklik gehou word onder siviele asook strafreg.

APC105 Administratiewe Praktyk INHOUDSOPGAWE

Inleiding ................................................................................................................................ 6 Vakleeruitkomste ................................................................................................................. 8 Woordomskrywing vir evaluering ...................................................................................... 9 Studie-eenheid 1: Administratiewe praktyk ................................................................... 11

1.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ............................................................................. 11

1.2 Verrykende bronne ............................................................................................... 12

1.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? ........................................................................... 12

1.4 Inleiding ................................................................................................................ 13

1.5 Administrasie in die samelewing .......................................................................... 13

1.5.1 Definisie van administrasie ................................................................................... 14

1.5.2 Definisie van samelewing ..................................................................................... 14

1.5.3 Staatsdepartemente in die samelewing ............................................................... 14

1.5.4 Die privaat sakeonderneming in die samelewing ................................................. 16

1.5.5 Faktore wat die werksaamhede van sakeondernemings benvloed ..................... 18

1.5.6 Die noodsaaklikheid van administrasie binne sakeondernemings en

staatsdepartemente ......................................................................................................... 19

1.6 Die belangrikheid van administrasie in sakeonderneming ................................ 22

1.6.1 Die missiestelling .................................................................................................. 22

1.6.2 Doelstellings en doelwitte ..................................................................................... 22

1.6.3 Die struktuur van die sakeonderneming ............................................................... 23

1.6.4 Die verhouding tussen die administratiewe funksie en ander funksies in die

sakeonderneming ............................................................................................................ 25

1.6.5 Die rol van die administratiewe funksie in sakeonderneming ........................... 27

1.7 Die rolspelers in administratiewe funksies ........................................................... 30

1.7.1 Interne rolspelers .................................................................................................. 30

1.7.2 Interne en eksterne inligtingsbehoeftes ................................................................ 31

1.7.3 Inligtingsbehoeftes van die eksterne omgewing ................................................... 32

1.7.4 Inligtingsbehoeftes van topbestuur ....................................................................... 33

1.7.5 Inligtingsbehoeftes van middelvlakbestuurders .................................................... 33

1.7.6 Inligtingsbehoeftes van toesighouers (laervlakbestuurders) ................................ 35

1.7.7 Bestuursbetrokkenheid by administrasie .............................................................. 35

1.8 Die spesifieke rol van kantoorvakkundiges .......................................................... 37

1.8.1 Die rol van die administratiewe bestuurder .......................................................... 38

Inhoudsopgawe Bladsy 1

APC105 Administratiewe Praktyk 1.8.2 Administratiewe vakkundiges ............................................................................... 39

1.9 Die burokrasieteorie versus administratiewe beginsels ....................................... 42

1.9.1 Die Burokrasie teorie ............................................................................................ 43

1.9.2 Onderskeid tussen burokrasie, outokrasie en demokrasie .................................. 43

1.9.3 Nadele van burokrasie in die sakeonderneming .................................................. 44

1.9.4 Voordele van burokrasie in die sakeonderneming ............................................... 44

1.9.5 Die administratiewe proses in verhouding tot burokratiese bestuur ..................... 44

1.10 Samevatting ......................................................................................................... 46

1.11 Selfevaluering....................................................................................................... 47

Studie-eenheid 2: Konsepte van administratiewe praktyk ........................................... 49




2.4 Inleiding ................................................................................................................ 51

2.5 Die administratiewe bestuursproses .................................................................... 51

2.5.1 Beplanning ........................................................................................................... 52

2.5.2 Organisering ......................................................................................................... 55

2.5.3 Leiding .................................................................................................................. 56

2.5.4 Kontrole ................................................................................................................ 59

2.6 Moderne administratiewe praktyk konsepte ......................................................... 61

2.6.1 Die virtuele werksplek .......................................................................................... 61

2.6.2 Leierskap .............................................................................................................. 65

2.6.3 Tydbestuur ........................................................................................................... 65

2.6.4 Bestuur van diversiteit .......................................................................................... 67

2.7 Administratiewe spanne ....................................................................................... 71

2.7.1 Organisatoriese kultuur ........................................................................................ 72

2.7.2 Wat is spankultuur? ........................................................................................... 72

2.8 Interne hulpbronne ............................................................................................... 76

2.8.1 Wat is interne hulpbronne? .................................................................................. 76

2.8.2 Waarom is interne hulpbronbestuur belangrik? .................................................... 77

2.8.3 Tipes interne hulpbronne ...................................................................................... 77

2.9 Kwaliteitsmaatrels .............................................................................................. 80

2.9.1 Wat is kwaliteit?.................................................................................................... 80

2.9.2 Totale Kwaliteitsbestuur ....................................................................................... 81

2.9.3 Kwaliteit en administrasie prestasie ..................................................................... 83


APC105 Administratiewe Praktyk 2.10 Samevatting ......................................................................................................... 85

2.11 Selfevaluering....................................................................................................... 86

Studie-eenheid 3: Doelwitte van administratiewe praktyk ............................................ 89




3.4 Inleiding ................................................................................................................ 91

3.5 Administratiewe ondersteuning en bestuur .......................................................... 91

3.5.1 Dokumentbestuur ................................................................................................. 91

3.5.2 Databestuur .......................................................................................................... 93

3.5.3 Bestuursinligting ................................................................................................... 94

3.5.4 Kennisbestuur ...................................................................................................... 96

3.6 Diversiteit van die doelwitte van administratiewe praktyk .................................... 98

3.6.1 Die doelwitte van administratiewe praktyk ........................................................... 99

3.7 Die doelwitte van die administratiewe praktyk en die sukses van die

sakeonderneming .......................................................................................................... 105

3.7.1 Die formulering van doelwitte ............................................................................. 107

3.7.2 Die sukses van die sakeonderneming ................................................................ 111

3.8 Administratiewe stelsels ..................................................................................... 113

3.8.1 Die inligtingstelseldriehoek ................................................................................. 114

3.8.2 Inligtingstelselsekuriteit ...................................................................................... 120

3.9 Samevatting ....................................................................................................... 122

3.10 Selfevaluering..................................................................................................... 124

Studie-eenheid 4: Die take van administratiewe praktyk ............................................ 125

4.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ........................................................................... 125

4.3 Verrykende bronne ............................................................................................. 126

4.4 Hoe kan jy jou begrip verbeter? ......................................................................... 126

4.5 Inleiding .............................................................................................................. 127

4.6 Algemene take van die administratiewe afdeling ............................................... 127

4.6.1 Kommunikasie met klinte ................................................................................. 127

4.6.2 Organisering van vergaderings en geleenthede ................................................ 128

4.7 Spesifieke take van die administratiewe afdeling ............................................... 130

4.7.1 Die belangrikheid van inligting ............................................................................ 130


APC105 Administratiewe Praktyk 4.7.2 Die versameling van inligting .............................................................................. 131

4.7.3 Organisering van inligting ................................................................................... 132

4.8 Administratiewe vaardighede ............................................................................. 136

4.8.1 Professionaliteit .................................................................................................. 138

4.8.2 Tydbestuur ......................................................................................................... 138

4.8.3 Organisering ....................................................................................................... 139

4.8.4 Projekbestuur ..................................................................................................... 140

4.9 Die uitdagings van doeltreffende administrasie .................................................. 142

4.9.1 Oorlading van inligting ........................................................................................ 142

4.9.2 Ondoeltreffende kommunikasie .......................................................................... 143

4.9.3 Lae produktiwiteit ............................................................................................... 145

4.9.4 Probleemoplossing en besluitneming ................................................................. 146

4.10 Globale tendense in doeltreffende administrasie ............................................... 148

4.10.1 Die bestuur van verandering .............................................................................. 150

4.10.2 Risikobestuur...................................................................................................... 152

4.11 Spesifieke administratiewe funksie versus administratiewe vaardigheid ........ 154

4.11.1 Voorbereiding vir die vergadering ...................................................................... 154

4.11.2 Pligte van die sekretaresse ................................................................................ 158

4.11.3 Notules ............................................................................................................... 159

4.12 Samevatting ....................................................................................................... 160

4.13 Selfevaluering..................................................................................................... 161

Studie-eenheid 5: Administratiewe inligting in die sakeonderneming ....................... 163

5.1 Studie-eenheid leeruitkomstes ........................................................................... 163

5.2 Verrykende bronne ............................................................................................. 164

5.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter? ......................................................................... 164

5.4 Inleiding .............................................................................................................. 165

5.5 Die belangrikheid van administratiewe inligting .................................................. 165

5.5.1 Die doel van administratiewe inligting ................................................................ 168

5.5.2 Die akkuraatheid van inligting ............................................................................ 170

5.6 Eienskappe van bruikbare inligting ..................................................................... 171

5.6.1 Primre kwaliteite ............................................................................................... 172

5.6.2 Sekondre kwaliteite .......................................................................................... 173

5.6.3 Die verstaanbaarheid van inligting ..................................................................... 174

5.6.4 Die aanbieding van inligting ............................................................................... 174

5.7 Verspreiding van administratiewe inligting ......................................................... 175


APC105 Administratiewe Praktyk 5.7.1 Inligtingstelsels ................................................................................................... 175

5.7.2 Kommunikasie .................................................................................................... 176

5.7.3 Kommunikasiemetodes ...................................................................................... 179

5.8 Die belangrikheid en vereistes vir akkurate verslae ........................................... 182

5.8.1 Die doel van verslae ........................................................................................... 182

5.8.2 Die gebruikers van verslae ................................................................................. 183

5.8.3 Voorbereiding ..................................................................................................... 184

5.8.4 Die kwaliteit van verslae ..................................................................................... 184

5.9 Vaardighede in die opstel van verslae ............................................................... 186

5.9.1 Vaardighede ....................................................................................................... 186

5.9.2 Styl en aanbieding van die verslag ..................................................................... 190

5.10 Opstel van verslag .............................................................................................. 191

5.10.1 Wat is die struktuur van verslag? .................................................................... 191

5.10.2 Die proses in die opstel van verslag ............................................................... 191

5.10.3 Tipes verslae ...................................................................................................... 192

5.11 Samevatting ....................................................................................................... 196

5.12 Selfevaluering..................................................................................................... 196

Woordelys in Afrikaans en Engels ................................................................................. 198 Bronnelys ......................................................................................................................... 200 Selfevalueringsriglyne ..................................................................................................... 203


APC105 Administratiewe Praktyk INLEIDING

Administrasie word op alle vlakke van die samelewing aangetref in groot

sakeondernemings, alleeneienaarsake en selfs in die daaglikse bestaan van die individu. Of

dit sakeonderneming is wat internasionaal handel of die individu wat persoonlike

belastingvorms invul, die administratiewe aspek bly deurentyd teenwoordig.

Administratiewe praktyk handel oor die versameling, verwerking en verspreiding van

inligting. Die doel van die administratiewe afdeling is om die inligtingsbehoeftes van die

sakeonderneming te bestuur om sodoende relevante inligting betyds en akkuraat aan

bestuurders op verskillende vlakke te verskaf.

In sakeonderneming word groot volumes inligting van die interne en die eksterne

omgewing deur die administratiewe afdeling behartig. Daar is verskeie rolspelers in die

administratiewe funksie. Topbestuur, middelvlakbestuur en laervlakbestuur het

administratiewe verantwoordelikhede wat die sakeonderneming in staat moet stel om

doeltreffende besluite te neem.

Alhoewel die administratiewe funksie verskil tussen sakeondernemings, is daar sekere take,

verantwoordelikhede en doelwitte wat oor die algemeen in sakeondernemings voorkom. Die

administratiewe afdeling versamel data (rou onverwerkte inligting), en verwerk dit in die

vorm van inligting wat sin maak. Hierdie inligting word dan gekommunikeer op die regte tyd,

plek en aan die regte persoon. Die stoor en herroep van beide data en inligting is die

verantwoordelikheid van die administratiewe afdeling.

Uit bogenoemde kan dus afgelei word dat die administratiewe afdeling die bestuur van die

sakeonderneming ondersteun en insette moet lewer op alle vlakke van die bestuursproses.

Daar is verskeie uitdagings wat deur die administratiewe afdeling bestuur moet word,

byvoorbeeld die oorlading van inligting, swak kommunikasie en diversiteit van die

werkomgewing.

(http://office.microsoft.com/en-

za/images/results.aspx?qu=paper&ctt=1#ai:MC900078735|mt:1,3|)

Inleiding Bladsy 6

APC105 Administratiewe Praktyk Met die tegnologie wat daagliks verbeter word, het die tradisionele administratiewe funksie

verander na gespesialiseerde funksie waar die administratiewe personeel vakkundiges op

sekere gebiede moet word en oor meer as net die basiese administratiewe vaardighede

moet beskik. Kennis van sekere programmatuur is deesdae voorvereiste voordat

persoon in administratiewe pos aangestel word. Die globale tendens is om van virtuele

werksplekke gebruik te maak waar so min as moontlik papierwerk gestoor word.

Inleiding Bladsy 7

APC105 Administratiewe Praktyk VAKLEERUITKOMSTE

Kennis en begrip

Na voltooiing van die vak ADMINISTRATIEWE PRAKTYK (APC105) sal jy in staat wees om

jou kennis en begrip te demonstreer van:

Administratiewe praktyk

Konsepte van administratiewe praktyk

Doelwitte van administratiewe praktyk

Take van administratiewe praktyk

Administratiewe inligting in die sakeonderneming

Vaardighede

Jy sal ook in staat wees om:

Die rol van administrasie in die samelewing en in die sakeonderneming te kan

beskryf.

Die administratiewe bestuursproses te kan analiseer.

Die karaktereienskappe van doeltreffende administratiewe spanne te identifiseer.

Administratiewe kwaliteitsmaatrels te kan beskryf.

Die doelwitte van administratiewe praktyk te analiseer.

Die belangrikheid van administratiewe stelsels te analiseer.

Die spesifieke take van die administratiewe afdeling en administratiewe personeel te

beskryf.

Akkurate administratiewe verslae te kan opstel.

Vakleeruitkomste Bladsy 8

APC105 Administratiewe Praktyk WOORDOMSKRYWING VIR EVALUERING In die afdeling oor selfevaluering, asook in die werkopdragte sal daar van jou verwag word

om sekere take te verrig. Dit is belangrik dat jy presies weet wat van jou verwag word. Die

woordelys hieronder sal jou hiermee help.

Werkwoord Omskrywing

Wanneer daar van jou verwag word om te:

Moet jy die volgende doen:

Lys Lys die name/items wat bymekaar hoort.

Identifiseer Eien (ken uit) en selekteer die regte antwoorde.

Verduidelik Ondersoek die moontlikhede, oorweeg en skryf dan jou antwoord (verklaring/verduideliking) neer.

Beskryf Omskryf die konsep of woorde duidelik.

Kategoriseer/

klassifiseer

Bepaal tot watter klas, groep of afdeling bepaalde

items/voorwerpe behoort.

Analiseer Om iets te ontleed.

Evalueer Bepaal die waarde van stelling/stelsel/beleid/ens.

Toepas Pas die teoretiese beginsels toe in praktiese probleem.

Hersien Evalueer, verbeter en/of wysig beleid/dokument/stelsel/ens.

Woordomskrywing vir evaluering Bladsy 9

APC105 Administratiewe Praktyk Notas

Woordomskrywing vir evaluering Bladsy 10

APC105 Administratiewe Praktyk STUDIE-EENHEID 1: ADMINISTRATIEWE PRAKTYK

1.1 Studie-eenheid leeruitkomstes

Kennis en begrip

Na voltooiing van Studie-eenheid 1 sal jy in staat wees om jou kennis en begrip van die

volgende te demonstreer:

Administrasie in die samelewing

Belangrikheid van administrasie in sakeonderneming

Die rolspelers in administratiewe funksies

Die spesifieke rol van kantoorvakkundiges

Die burokrasieteorie versus administratiewe beginsels

Vaardighede

Jy sal ook in staat wees om:

Die rol van administrasie in die samelewing te analiseer.

Die belangrikheid van administrasie in sakeonderneming te ondersoek.

Te onderskei tussen die rolspelers in die administratiewe funksie.

Die rol van kantoorvakkundiges te identifiseer en te analiseer.

Die burokrasieteorie versus administratiewe beginsels te interpreteer.

Studie-eenheid 1: Administratiewe praktyk Bladsy 11

APC105 Administratiewe Praktyk 1.2 Verrykende bronne

Ferreira, EJ. Erasmus, AW. en Groenewald, D. (2010) Administrative Management.

2nd ed. Kaapstad: Juta.

Jreisat, J.E. (2005) Comparative Public Administration is Back In, Public

Administration Review, Vol. 65, No. 2, pp. 231 -242.

King, S.C. (2009): King Report on Corporate Governance for South Africa.

Parklands: Institute of Directors in Southern Africa.

1.3 Hoe kan jy jou begrip verbeter?

Jy moet seker maak dat jy die volgende terminologie verstaan:

Sleutelwoord Omskrywing

Sakeonderneming Saak opgerig om wins te behaal. Onderneming wat diens lewer aan die samelewing.

Rolspelers Persone betrokke by proses, funksie of aangeleentheid.

Kantoorvakkundiges Persone met gespesialiseerde kennis of spesifieke kennis van sekere onderwerp.

Burokrasie Stel rigiede rels wat toegepas moet word en deur die bestuur van die sakeonderneming afgedwing word.

Konsultasie Raadpleging of gesprekvoering oor spesifieke onderwerp. Iemand ken in saak.

Hirargie Liggaam van persone, ingedeel in range wat elk ondergeskik is aan die een bo hom.

Hulpbronne Enigiets wat tot nut van die onderneming is. Hulpmiddels wat deur die sakeonderneming gebruik word om doelwitte te bereik.

Demokraties Vryheid van besluitneming. Elke individu het die reg om sy mening te lig.

Outokraties Een persoon se woord is wet. Enkele persoon maak die rels wat deur die sakeonderneming toegepas moet word.

SWOT analise

(Strong and Weak points, Opportunites, Threats analysis)

Identifiseer sakeonderneming se sterk punte, swak punte,

geleenthede en bedreigings.


APC105 Administratiewe Praktyk PESTEL analise

(Political, Economic, Social, and Technological, Environmental and Legal analysis)

Ondersoek die eksterne invloede op die sakeonderneming.

Afkorting vir polities, ekonomies, sosiologies, tegnologies,

omgewing en reg.

Standaard Maatstaf wat in plek gestel word om prestasie te meet.

1.4 Inleiding

Administrasie speel fundamentele rol in die daaglikse werksaamhede van

sakeonderneming. Alhoewel die administratiewe beampte in sakeonderneming nie

verantwoordelik is vir die strategiese besluite en missie van die sakeonderneming nie, is die

inligting wat deur die administrateur verwerk en verskaf word, fundamenteel tot die

besluitneming van die bestuur van die sakeonderneming. Die bestuur van die onderneming

kan dus fokus op hulle spesifieke verantwoordelikhede in plaas daarvan om belangrike

verslae te skryf of telefone te antwoord.

Administrateurs word dikwels beskou as die alles-doeners aangesien hulle bekwaam moet

wees op verskeie gebiede. Uitstekende organisatoriese vaardighede, goeie

kommunikasievaardighede en die vermo om by veranderde omstandighede aan te pas, is

tipiese kenmerke van die suksesvolle administrateur.

Die pligte van die administrateur kan verskil afhangende van die tipe onderneming, maar

behels gewoonlik die hantering van die daaglikse take wat onderneming aan die gang hou.

Finansile administrasie, antwoord van telefone, die byhou van liasseringstelsel, die vasl

van data, die ontvangs van klinte, ens. is tipiese pligte wat deur die administrateur verrig

moet word.

Daar kan dus met veiligheid ges word dat die administrateur verantwoordelik is vir alle

vorme van inligting in die sakeonderneming: die ontvangs van inligting (vanaf klinte en die

bestuur van die onderneming), die vaslegging van sodanige inligting (datavaslegging), die

manipulasie van inligting (verwerking), die herroep van inligting (opstel van verslae) en die

bewaring van inligting (liassering).

1.5 Administrasie in die samelewing

Administrasie speel belangrike rol in die samelewing. Geen sakeonderneming kan

bestaan sonder doeltreffende administrateurs en administrasievaardighede nie.


APC105 Administratiewe Praktyk Administrasie word op alle vlakke van die samelewing aangetref. Selfs op persoonlike vlak

het elke individu administratiewe verpligtinge, byvoorbeeld om belastingvorms in te vul en

rekeninge te betaal.

1.5.1 Definisie van administrasie

Administrasie kan beskou word as die funksie of afdeling in enige sakeonderneming, wat

verantwoordelik is vir die bestuur van die inligtingsbehoeftes van die onderneming.

Akkurate en relevante inligting moet betyds aan die bestuurders van die onderneming

verskaf word om ingeligte besluite te neem, sodat die onderneming op doeltreffende

manier bestuur kan word.

Administrasie sluit die bewaring en beskikbaarstelling van inligting d.m.v. rekenaarstelsels,

asook boekhouding, kostebestuur, argiefkontrole en algemene kantoorbestuur in. Die

administratiewe bestuurder is ook verantwoordelik vir die bestuur van inligting, kantooruitleg,

kantoortoerusting, kantoorprosedures, werksvloei, stelselontwikkeling, vormanalise en

personeelverhoudings (aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 3).

1.5.2 Definisie van samelewing

Die samelewing kan gesien word as georganiseerde groep mense wat op grond van

geloof, politiek, kultuur, taal en ander faktore met mekaar assosieer. Dit word verder beskou

as groepe mense wat in gemeenskap of land saamwoon. Die groepe mense het nie

noodwendig dieselfde standaarde, behoeftes of oortuigings nie.

1.5.3 Staatsdepartemente in die samelewing

Staatsdepartemente is verantwoordelik vir die implementering en formulering van land se

wette. Dit is dus verstaanbaar dat publieke administrasie groot rol speel in die samelewing

en dat staatsdepartemente se werksaamhede openbaar gemaak moet word. Die bestuur

van land se hulpbronne het direkte invloed op die ekonomie van die land.

Wat is hulpbron?

Hulpbronne kan beskou word as enige middel wat deur die sakeonderneming benodig word

om sy doelwitte te bereik. Dit sluit personeel, opleiding, geld, toerusting, ens. in.

Dienslewering

Die Departement van Publieke Administrasie het die Batho Pele beginsels ontwikkel om te

verseker dat dienslewering op aanvaarbare standaard is. Hierdie beginsels spreek die

volgende aan:


APC105 Administratiewe Praktyk Konsultasie Verwys na konsultasie met gebruikers van die dienste wat deur die

staat gelewer word.

Diensstandaarde Spreek die nodigheid aan om konstant die tevredenheid van landsburgers te meet.

Toeganklikheid Om toeganklikheid op al die vlakke van die samelewing te verseker.

Beleefdheid Om klinte met die nodige respek en konsiderasie te hanteer.

Inligting Inligting oor dienste moet beskikbaar wees by die punt van dienslewering.

Deursigtigheid Die publiek moet weet hoe die regering funksioneer en hoe skaars hulpbronne aangewend word.

Herstruktureer Om vinnig te identifiseer waar dienste nie voldoen aan standaarde nie en die nodige regstellings te maak.

Waarde vir geld Baie verbeteringe kan lei tot die vermindering van koste.

(Aangeneem uit: Department of Public Service and Administration, 1999)

Die samelewing (publiek) stel deur middel van verkiesing die regering aan. Dit is die

verantwoordelikheid van die regering van die dag om wette en regulasies in plek te stel om

die beloftes wat aan die samelewing gemaak is, na te kom. Hieruit kan dus afgelei word dat

publieke administrasie nie net die werksaamhede van staatsdepartemente reguleer nie,

maar ook private sakeondernemings se werksaamhede en verpligtinge kan reguleer.

Goeie voorbeeld hiervan is die instel van die Tabakkontrole Wysigingswet (Wet 63 van

2008). Hierdie wet verplig restaurante om aparte rookafdeling te h, wat net sekere

persentasie van die restaurant se oppervlak mag beslaan. Restaurante word ook

verantwoordelik gehou as minderjariges onder die ouderdom van 18 in die rookafdeling sou

eet.

Ander voorbeeld is die nuwe Wet op Verbruikersbeskerming (Wet 68 van 2008) wat in

April 2011 in werking getree het. Hierdie wet gee, onder andere, die verbruiker die reg om

foutiewe goedere vir tydperk van ses maande na aankope terug te besorg aan die

verkoper en sy/haar geld terug te eis.

Ten einde hierdie wette te formuleer, in te stel en te moniteer het staatsdepartemente

gewoonlik groot administratiewe afdelings om inligting te ontvang, te verwerk en te liasseer.

Dit is tipies dat staatsdepartemente administratiewe afdelings skep wat verantwoordelik is vir


APC105 Administratiewe Praktyk die administratiewe funksie wat aan spesifieke hulpbron gekoppel is, byvoorbeeld

finansile administrasie, personeeladministrasie, opleiding, verskaffersketting (supply chain),

ens.

Tipiese staatsdienshirargie word weerspiel in die onderstaande figuur.

Figuur 1.1: Voorbeeld van Staatsdienshirargie (Outeur, 2011)

Die afdelings Beroepsveiligheid, Werkloosheidsversekering, Vaardigheidsontwikkeling en

Diensvoorwaardes is verantwoordelik vir die strategiese besluitneming, implementering van

wette, ens. Die Administrasieafdeling is verantwoordelik om die nodige hulpmiddels te

verskaf om die ander afdelings in staat te stel om hulle doelwitte te bereik. Dit is belangrik

om te onthou dat sekretaresses op alle vlakke van die hirargie ook administratiewe

funksie vervul, maar nie noodwendig onder die administratiewe afdeling nie.

1.5.4 Die privaat sakeonderneming in die samelewing

Privaat sakeondernemings ontstaan omdat daar behoefte in die samelewing gedentifiseer

word. Die verskaffing van voedsel, regsdienste, elektrisiteit en kommunikasie is tipiese

voorbeelde. Die werksaamhede van die privaat sakeonderneming moet egter binne die

raamwerk van die landswette (waarvoor staatsdepartemente verantwoordelik is) geskied.

Verskillende vorme van sakeondernemings kan in die samelewing voorkom, byvoorbeeld

Die alleeneienaarsaak

Vennootskappe

Koperatiewe ondernemings (demokratiese eienaarskap)

Direkteur-Generaal

Administrasie

Finansies, Personeel, Verskaffersketting, Sekuriteit, Interne Oudit, Personeelopleiding, Risikobestuur

Beroepsveiligheid Werkloosheids-versekering Vaardigheids-ontwikkeling Diensvoorwaardes

Sekretaresse


APC105 Administratiewe Praktyk Private Beperkte Maatskappye (Edms. Bpk.)

Beslote korporasies

Nie-winsgewende organisasies

Groot ondernemings word gewoonlik bestuur deur bestuursraad wat Hoof Uitvoerende

Beampte (Chief Executive Officer) aanstel om die onderneming te bestuur. Hierdie

ondernemings verkoop aandele aan die publiek en het daarom groot verantwoordelikheid

om nie net klinte nie, maar ook aandeelhouers, gelukkig te hou.

Die administratiewe konsepte wat deur privaat sakeonderneming gevolg word, bly egter

inherent dieselfde as in die staatsdiens. Anders as die staatsdiens, wat verantwoordelik is

om diens te lewer aan die samelewing sonder die vooruitsig van wins, is die privaat

sakeonderneming se doelwit gewoonlik om relatiewe wins te maak vir die eienaar, of in die

geval van groot ondernemings, sy aandeelhouers. Die besluitneming oor die doeltreffende

aanwending van hulpbronne berus by die sakeonderneming en so ook die administratiewe

praktyk wat in plek gestel word.

Privaat sakeondernemings het groot verantwoordelikheid om die klinte wat hulle

ondersteun tevrede te hou. Hierdie ondernemings lewer diens aan die samelewing en

moet daarom gefokus wees op doeltreffende dienslewering.

Alle sakeondernemings moet jaarverslag opstel wat beskikbaar is vir openbare insae. Die

jaarverslag bevat gewoonlik die finansile state, asook verduidelikings rakende strategie,

doelwitte, sosiale verantwoordelikheid en ander werksaamhede. Dit is hoofsaaklik inligting

wat deur die administratiewe afdeling verskaf word wat in die jaarverslag ingesluit word!

Die King Komitee vir Korporatiewe Bestuur is in 1992 in die lewe geroep om die

korporatiewe bestuur in die Suid-Afrikaanse konteks te oorweeg. Die King Komitee

publiseer die King III verslag op Korporatiewe Bestuur (2009). Die King verslag formuleer

die noodsaaklikheid vir sakeondernemings om te erken dat hulle nie langer onafhanklik van

die samelewing kan funksioneer nie, maar verantwoordelik is om die eienskappe van goeie

korporatiewe bestuur te implementeer.

Hierdie eienskappe is as volg:

Dissipline

Deursigtigheid

Onafhanklikheid

Aanspreeklikheid

Verantwoordelikheid


APC105 Administratiewe Praktyk Regverdigheid

Sosiale verantwoordelikheid

(Aangeneem uit: King, 2009)

1.5.5 Faktore wat die werksaamhede van sakeondernemings benvloed

Sakeonderneming bestaan binne groter kommersile en politieke omgewing. Die

aktiwiteite van sakeonderneming benvloed die gemeenskap en die ekonomie.

Sakeondernemings moet dinamies reageer op terugvoer vanaf die eksterne omgewing. Om

die sakeonderneming in staat te stel om te reageer op die eksterne omgewing moet daar

gebruik gemaak word van interne hulpbronne. Om die interne situasie van die onderneming

te ondersoek, maak die bestuur gewoonlik gebruik van die SWOT-analise. Die SWOT-

analise identifiseer die onderneming se:

Sterk punte (Strenghts)

Swak punte (Weaknesses)

Geleenthede (Opportunities)

Bedreigings (Threats)

Aangesien administrasie nie onafhanklik staan van die sakeonderneming nie, sal daar

voortdurende aanpassing moet plaasvind om te reageer op veranderde behoeftes en

terugvoer van topbestuur. Om die invloed vanuit die eksterne omgewing te ondersoek, word

gebruik gemaak van die PESTEL-analise.


APC105 Administratiewe Praktyk

Figuur 1.2: Eksterne faktore wat invloed het op die sakeonderneming

(Outeur, 2011)

1.5.6 Die noodsaaklikheid van administrasie binne sakeondernemings en staatsdepartemente

Die Batho Pele beginsels is ontwikkel om dienslewering in die staatsdiens te verbeter en die

King verslag lei privaat sakeondernemings om goeie korporatiewe bestuur te verseker.

Indien hierdie beginsels doeltreffend toegepas word kan sakeondernemings en

staatsdepartemente verseker dat die volgende faktore aangespreek word:

Polities (Political)

Verandering in die regering

Nuwe wetgewing

Ekonomies (Econo-mical)

Verandering in belasting, inflasie ens

Sosiologies (Sociologi-

cal)

Verandering in demografie

Verandering in klinte se voorkeure

Tegnologies (Technolo-

gical)

Nuwe tegnologie

Omgewing (Environ-mental)

Die Groen faktor

Reg (Legal) Verandering in wetgewing byvoorbeeld indiensnemingswet


APC105 Administratiewe Praktyk Publieke vertroue

Die publiek moet vertroue h in die werksaamhede van die sakeonderneming. As

verbruiker bederfde kos gekoop het by sekere kettingwinkel, gaan hy eerder volgende

keer van ander kettingwinkel gebruik maak.

Deursigtigheid

Die sakeonderneming se werksaamhede moet deursigtig wees. As verbruiker geld

spandeer, is hy geregtig om te weet of sy geld doeltreffend aangewend word. Openbare

maatskappye en ook staatsdepartemente is verplig om jaarverslae op te stel waarin die

werksaamhede van die onderneming aan die publiek bekend gemaak word. In hierdie

verslae word nie net finansile aspekte aangespreek nie, maar ook die ondernemings se

strategie, missie, doelstellings en enige veranderinge daarin.

Verantwoordelikheid

Sakeondernemings moet verantwoording doen ten opsigte van spandering, bydraes tot

sosiale kwessies, byvoorbeeld die bekamping van HIV/Vigs, bydrae om globale verwarming

te verminder, ens. Fabriek kan nie net chemiese oorskot (chemical waste) in riviere pomp

nie, maar moet prosesse in plek stel om op veilige manier van die oorskot ontslae te raak.

Om al die bogenoemde beginsels na te kom, is dit noodsaaklik dat enige sakeonderneming

behoorlike administratiewe stelsel in plek stel nie net om die dag-tot-dag werksaamhede

van die onderneming te reguleer nie, maar ook om die inligting bymekaar te maak om

behoorlike verslagdoening aan die samelewing moontlik te maak.

Die administratiewe afdeling is gewoonlik verantwoordelik om die publiek te woord te staan

en behulpsaam te wees met enige navrae. Verder moet korrekte en betroubare inligting aan

die bestuur van die sakeonderneming verskaf word om hulle in staat te stel om ingeligte

strategiese besluite te neem.

Indien daar nie behoorlik rekord gehou word van alle inligting in die onderneming nie, sou dit

onmoontlik wees om die vertroue van die publiek te behou, verantwoording te doen en

verantwoordelikheid te aanvaar vir die werksaamhede van die sakeonderneming.

Wanneer enige van die PESTEL faktore die sakeonderneming se werksaamhede benvloed,

byvoorbeeld verandering in strategie en doelwitte, sal die administratiewe afdeling

dinamies moet reageer om te verseker dat die bestuur van die sakeonderneming die nodige

inligting bekom om ingeligte besluite te neem. Bestuursbesluite kan dikwels groot

veranderinge tot gevolg h. Sou sakeonderneming, byvoorbeeld besluit om nuwe

finansile stelsel te implementeer, is daar implikasies soos opleiding wat vinnig aangespreek


APC105 Administratiewe Praktyk moet word. Nuwe stelsel kan nuwe dokumentasie tot gevolg h wat onmiddellike

verandering in die liasseringstelsel noodsaak.

Gevallestudie 1.1

Nommerpas Skoenhandelaars voer goedkoop skoene uit China in. Gert is die

alleeneienaar van die onderneming met ses personeellede waarvan vier

verkoopsassistente is. Omdat hy matrikulante met geen werksondervinding aangestel het

as verkoopsassistente, kon hy aan hulle die minimum salaris betaal. Een skoonmaker is

verantwoordelik daarvoor om die winkel gedurende die nag skoon te maak. Dit is moeilik

om betroubare persoon te bekom vir hierdie pos, omdat min skoonmakers gedurende

die nag wil werk. Gert voel verder dat hy nie hierdie persoon kan vertrou nie omdat daar

geen toesig oor sy werksaamhede is nie.

Gert bestuur self sy besigheid, maar het assistent aangestel om behulpsaam te wees

met die administratiewe aangeleenthede van die onderneming. Sy was verantwoordelik

daarvoor om die telefone te beantwoord en om klagtes van klinte aan te spreek. Die

meeste klagtes wat sy ontvang, handel oor die klinte se ontevredenheid oor die diens

wat deur die winkelassistente verskaf word. Klinte voel dat die winkelassistente

onvriendelik en onbehulpsaam is.

Die administratiewe assistent is ook verantwoordelik vir die boekhouding, liassering en

administrasie rakende die invoere van die sakeonderneming. Alhoewel sy

rekenaarpakket het om behulpsaam te wees met die boekhouding, maak Gert gebruik van

gewone kasregisters vir sy verkope. Die kasregisters is nie gekoppel aan die

boekhoustelsel nie en daarom moet die administratiewe assistent elke dag seker maak

dat die verkope ooreenstem met die geld in die kasregister. Sy bly op hoogte van nuwe

regulasies wat deur die regering ingestel word en gee terugvoer aan Gert om hom te help

om die regte besluite te neem. Die regering het nou besluit dat alle ondernemings net

25% van hulle ware mag invoer. Die ander 75% moet plaaslik vervaardigde produkte

wees.

Gert was tot dusver nie te bekommerd oor die probleme in sy onderneming nie, want hy

kon sy skoene teen redelike wins verkoop. Hy betaal die minimum loon aan sy

werknemers en verseker sodoende dat sy winsgrens nog groter is. Sy grootste

bekommernis was die Rand/Yen wisselkoers omdat dit sy winste direk benvloed het.

1. Bespreek die eksterne faktore wat rol speel in Gert se onderneming?

2. Identifiseer die wetgewing wat van toepassing sal wees op die daaglikse bestuur van


APC105 Administratiewe Praktyk sy sakeonderneming.

3. Bespreek die interne faktore wat aangespreek moet word om te verseker dat

wetgewing nagekom word.

4. Watter besluite sal Gert moet neem om te verseker dat die eksterne en interne faktore

wat sy onderneming benvloed, aangespreek word.

5. Hoe gaan Gert se besluite die administratiewe assistent se werksaamhede benvloed?

1.6 Die belangrikheid van administrasie in sakeonderneming

Sakeondernemings is doelwitgeorinteerde entiteite wat bestaan uit spanne persone wat in

gekordineerde wyse saamwerk om gemeenskaplike doel te bereik. Elke

sakeonderneming se doel is verskillend en word gewoonlik in missiestelling, doelstelling

en doelwitdokument saamgevat.

1.6.1 Die missiestelling

Voordat sakeonderneming sy aktiwiteite kan beplan, moet die doel en rigting van die

sakeonderneming vasgestel word. Dit word gewoonlik in missiestelling saamgevat wat die

prioriteite van die sakeonderneming opsom. Goeie missiestelling bevat die volgende:

Wat is die rede vir die sakeonderneming se bestaan?

Wat is die belangrikste vir die sakeonderneming?

Wat is die langtermynvisie van die sakeonderneming?

(Aangeneem uit: The Institute for Administrative Management, 2008: 4)

1.6.2 Doelstellings en doelwitte

Die doelstellings van die sakeonderneming is gewoonlik strategies en op die langtermyn

ingestel. Dit neem die huidige en toekomstige mededinging in ag, sowel as die sterk punte

en vermons van die sakeonderneming.

Doelwitte is gewoonlik die boublokke wat benodig word om die langtermyndoel van die

sakeonderneming te bereik gegewe die beskikbare hulpbronne en geallokeerde tye.

Doelwitte is meetbaar en sakeonderneming kan bepaal watter doelwitte nog behaal moet

word. Doelwitte is spesifiek, meetbaar, bereikbaar, tydgebonde en die nodige hulpbronne is

beskikbaar om dit te bereik (aangeneem uit: The Institute for Administrative Management,

2008: 4).


APC105 Administratiewe Praktyk Om bestuurders in die besluitnemingsproses te help moet die administratiewe afdeling

inligting rakende finansile hulpbronne, personeel, bemarking en ander skaars hulpbronne

aan die bestuur verskaf.

1.6.3 Die struktuur van die sakeonderneming

Die struktuur van sakeonderneming bestaan uit hirargie van rolle en

verantwoordelikhede. Die bestuur van sakeondernemings raak al hoe meer kompleks

omdat:

die aantal afdelings in die organisasie groei (horisontale groei); en

die aantal vlakke van bestuur groei (vertikale groei).

Hoe groter die horisontale en vertikale groei en funksies van sakeonderneming, hoe groter

die administratiewe ondersteuning wat benodig word om die sakeonderneming doeltreffend

te laat funksioneer.



Figuur 1.3: Die Administratiewe funksie binne die sakeonderneming

(Outeur, 2011)

Dataprossesering

Administratiewe dienste

Stelselanalise en ontwikkeling

Besturende Direkteur

Administrasie Finansies Personeelbestuur Bemarking Operasionele Bestuur Produksie

Die posisie van die Administratiewe Funksie binne die sakeonderneming

Horisontale uitbreiding

Vert

ikal

e ui

tbre

idin

g


APC105 Administratiewe Praktyk Die struktuur van sakeonderneming is meer as net stel burokratiese rels wat nagekom

moet word. Struktuur word geskep om te verseker dat klinte ontvang wat hulle verwag ten

opsigte van plek, tyd en prys. Om te verseker dat klintetevredenheid gewaarborg word,

moet die sakeonderneming:

Hulpbronne en aktiwiteite doeltreffend bestuur.

Verseker dat die geleentheid geskep word om die onderneming se prestasie te

moniteer.

Verseker dat inligting en kommunikasie doeltreffend vloei.

Werkstevredenheid en personeellojaliteit skep deur vorderingsgeleenthede.

Bereid wees om aan te pas by veranderde omstandighede.

(Aangeneem uit: The Institute for Administrative Management, 2008: 6)

1.6.4 Die verhouding tussen die administratiewe funksie en ander funksies in die sakeonderneming

Die administratiewe funksie kan nie onafhanklik staan van die ander afdelings in die

sakeonderneming nie. Op alle vlakke van die hirargie is daar administratiewe

verantwoordelikhede wat nagekom moet word. In sommige sakeondernemings word die

administratiewe funksie gesentraliseer in een afdeling, wat die verantwoordelikheid van alle

administratiewe aangeleenthede behartig. Ander ondernemings desentraliseer die

administratiewe funksie en elke afdeling is dan verantwoordelik vir sy eie administratiewe

verpligtinge. In groot ondernemings soos kettingwinkels word die administratiewe funksie by

hoofkantoor gesentraliseer.

Wat is sentralisasie?

Dit is wanneer die administratiewe funksie van maatskappy in een kantoor behartig word

en ander afdelings nie verantwoordelik is vir hulle eie administrasie nie. Dit kan net gebeur

as die administratiewe werk vir al die afdelings in die sakeonderneming dieselfde is en nie

gespesialiseerde vaardighede vereis nie.

Wat is desentralisasie?

Desentralisasie is wanneer die administratiewe funksie versprei word oor al die afdelings

van die sakeonderneming. Desentralisasie kan vereis dat administratiewe personeel ook

ander nie-administratiewe take moet verrig.


APC105 Administratiewe Praktyk Voordele en nadele van sentralisasie

Voordele van sentralisasie Nadele van sentralisasie

Werksmetodes en prosedures kan

makliker gevolg word.

Die duplisering en oorvleueling van

dienste en toerusting word uitgeskakel.

Minder kopie van dokumente word

benodig wat besparings tot gevolg het.

Werksprosesse kan gestandaardiseer

word.

Beter verdeling van werk.

Dieselfde tipe werk word aanhoudend

gedoen, wat beteken personeel kan

spesialiseer.

Stelsels en prosedures is eenvormig en

werk kan vinnig voltooi word.

Kordinering van administratiewe

funksies kan ingewikkeld raak.

Groter groepe personeel kan lei tot

onpersoonlike werksomgewing.

Wyd verspreide produksie-eenhede

kan administrasie bemoeilik.

Sou die kantoor te groot word, kan dit

kommunikasie benvloed.

Die vertroulikheid van inligting kan

riskant raak.

Tabel 1.1: Voordele en nadele van sentralisasie

(Aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 350).

Voordele en nadele van desentralisasie

Voordele van desentralisasie Nadele van desentralisasie

Die administratiewe afdeling is klein wat

rompslomp verminder.

Persoonlike kontak tussen werkers is

moontlik.

Aangesien daar nie gespesialiseer kan

word nie, kan werknemers groter

uitdagings kry.

Omdat die werk gedoen word waar die

produksie plaasvind, kan dit vinniger en

met persoonlike belang hanteer word.

Personeel kan sien wat kollegas doen

en sodoende groter verskeidenheid

Werksprosesse is nie altyd die beste

nie.

Gespesialiseerde werkers en toerusting

is nie beskikbaar nie.

Aangesien die omvang van die werk

kleiner is, word dit stadiger gedoen.

In kleiner kantoor kan doeltreffende

werksverdeling problematies raak.

Dit kan moeiliker wees om behoorlik

opgeleide personeel te bekom.


APC105 Administratiewe Praktyk vaardighede aanleer.

Kommunikasie verbeter.

Tabel 1.2: Voordele en nadele van desentralisasie (aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 351).

Die administratiewe funksie bly egter die rat waarom alle afdelings in die sakeonderneming

draai. Of sakeonderneming van gesentraliseerde stelsel of gedesentraliseerde stelsel

gebruik maak, geen onderneming kan voortbestaan sonder doeltreffende administratiewe

komponent nie.

Figuur 1.4: Die Administratiewe komponent binne die sakeonderneming (Outeur, 2011)

1.6.5 Die rol van die administratiewe funksie in sakeonderneming

Binne enige onderneming word stelsel aangeneem wat die onderneming in staat stel om

sy doelwitte te bereik. Die administratiewe funksie neem verantwoordelikheid om sodanige

stelsel te implementeer, te onderhou en te verbeter. Die administratiewe funksie in die

sakeonderneming behels dus die bestuur van inligting binne die raamwerk van

administratiewe stelsel.

Administrasie

Administrasie

Verhoudinge

Bemarking

Finansies

Personeel

Produksie


APC105 Administratiewe Praktyk Wat is stelsel?

Daar moet tussen twee tipes stelsels onderskei word:

Rekenaarstelsel word gebruik om inligting vas te l, te versprei, ens. Dit is

fisiese omgewing van programmatuur en toerusting.

Wanneer daar na die administratiewe stelsel verwys word, is die rekenaarstelsel net

komponent binne die groter administratiewe proses. Stelsel kan daarom beskou

word as rels, werknemers, prosedures en prosesse.

In sy basiese vorm, bestaan administratiewe stelsel uit vier primre komponente:

Insette Die basiese hulpbronne

Prosesse Manipuleer en verander die insette

Uitsette Die resultaat wat deur die klint verwag word (dit kan ook

ander afdeling of bestuurder binne die

sakeonderneming wees).

Terugvoer Die inligting en waarnemings wat gebruik word om

prosesse te verbeter en besluite te neem.

(Aangeneem uit: The Institute for Administrative management, 2008: 13)

Grafies kan dit soos volg voorgestel word:

Figuur 1.5: Komponente van administratiewe stelsel binne sakeonderneming

(Aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 25).

Die administratiewe stelsel van sakeonderneming se doel is om al die bogenoemde

komponente bymekaar te bring en te kordineer ten einde die doeltreffende bestuur en

verloop van werksaamhede te verseker.

Hulp-bronne Insette

Manipu-lasie van insette

Prosesse Resultate Uitkomste Verslag Terugvoer


APC105 Administratiewe Praktyk Vir die administratiewe stelsel om doeltreffend binne die sakeonderneming te funksioneer, is

die volgende hulpbronne noodsaaklik:

Materiaal

Grond en geboue

Tegnologie

Finansies

Opleiding

Ondervinding

Inligting

Die administratiewe proses behels die omskakeling van hulpbronne na uitkomstes wat van

waarde is vir die sakeonderneming. Dit behels onder andere die volgende aktiwiteite:

Datavaslegging

Dataverwerking

Klinteontvangs

Onderhou van inligting (die neem van boodskappe, dagboekbestuur en

liasseringstelsel)

Die versekering van kwaliteit (byvoorbeeld die proeflees van dokumente en die

hantering van klagtes)

Die toepassing van kennis en vaardighede (byvoorbeeld Inisiatief)

Die verwagte uitkomste vir die administratiewe funksie behels die volgende:

Goeie produk of diens

Klintetevredenheid (ingesluit ander afdelings van die sakeonderneming)

Reputasie

Wins vir die sakeonderneming

Bruikbare en kwaliteit inligting

Gevallestudie 1.2

Sarie is die sekretaresse van die hoof uitvoerende beampte van tekstielmaatskappy.

Haar verantwoordelikhede behels die instandhouding van die uitvoerende beampte se

kantoor, telefone, liassering en dagboekbestuur.

Die administratiewe bestuurder van die maatskappy versoek dat alle dokumentasie wat

deur die uitvoerende beampte se kantoor gaan, in die sentrale argief geliasseer moet

word. Sarie voel egter dat die dokumentasie wat deur haar behartig word onmiddellik


APC105 Administratiewe Praktyk beskikbaar moet wees wanneer die uitvoerende beampte dit benodig. Dit gebeur ook

soms dat klinte skakel om by die uitvoerende direkteur te kla. Sy oorhandig hierdie

klagtes aan die uitvoerende beampte wat dan daarop antwoord. Die administratiewe

bestuurder voel dat alle klagtes na die administratiewe afdeling verwys moet word. Ander

bestuurders in die maatskappy voel dat nie Sarie of die administratiewe bestuurder na

hierdie klagtes moet omsien nie, maar dat bemarkingsklagtes na die bemarkingsafdeling,

finansile klagtes na die finansile kantoor, ens. verwys moet word.

1. Dit is duidelik dat daar konflik in die maatskappy heers. Bespreek die probleme wat

deur hierdie konflik veroorsaak kan word.

2. Wie se standpunt Sarie of die administratiewe bestuurder dra meer gewig?

3. Toon die hirargie van hierdie tekstielmaatskappy grafies aan.

4. Bespreek die moontlikhede van sentralisasie of desentralisasie en die voor- en nadele

wat dit sal inhou vir die organisasie.

5. Is dit die hoof uitvoerende beampte se plig om na klagtes om te sien?

1.7 Die rolspelers in administratiewe funksies

Enige sakeonderneming het verantwoordelikheid om die individue en partye wat belang

het by die sakeonderneming se behoeftes te bevredig. Hierdie rolspelers kan intern tot die

sakeonderneming of ekstern wees. Die aktiwiteite van die sakeonderneming kan die

volgende partye benvloed:

Die eienaar/aandeelhouers

Banke en ander leningsorganisasies

Werknemers

Verskaffers

Klinte

Die samelewing

1.7.1 Interne rolspelers

Die groei van sakeonderneming noodsaak dat aktiwiteite gedeel of gedelegeer word.

Onderskeid word gewoonlik gemaak op grond van spesifieke vaardighede, byvoorbeeld

bemarkingsbestuurder, finansile bestuurder of personeelbestuurder. So ook het die

administratiewe bestuurder sekere vaardighede wat onontbeerlik is vir die doeltreffende

bestuur van administratiewe funksies.


APC105 Administratiewe Praktyk Die verskillende bestuurders word ook belas met sekere administratiewe funksies en dit is

die verantwoordelikheid van ondersteunende personeel om hierdie funksie te verrig. Die

personeel van die administratiewe afdeling is dus daarvoor verantwoordelik om bestuurders

te ondersteun en bestaan gewoonlik uit:

Toesighouers

Administrateurs

Persoonlike sekretaresses

Tegniese vakkundiges

Administratiewe bestuur kan gesien word as die bestuur van inligting d.m.v. mense. Inligting

is sentraal tot enige bestuursproses en mense gebruik inligting om waarde toe te voeg tot

die sakeonderneming (aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 3).

Sakeondernemings het verskillende doelwitte en daarom sal die inligting binne

sakeondernemings van mekaar verskil. Daar is ook eksterne rolspelers wat inligting gaan

benodig aangaande sekere aspekte van die sakeonderneming. Dit is die administratiewe

afdeling se taak om die inligting te versamel, te verwerk en te rapporteer daarop.

1.7.2 Interne en eksterne inligtingsbehoeftes

Inligting vloei vertikaal en horisontaal in organisasie. Hor vlak bestuurders het inligting

nodig om strategiese beplanning te doen. Middelvlakbestuurders het inligting nodig om

hierdie beplanning in werking te stel. Laevlak bestuurders het inligting nodig om die

daaglikse take van die sakeonderneming te verrig. Figuur 1.6 illustreer die vloei van inligting

en inligtingsbehoeftes in sakeonderneming.



(Inligting vloei vertikaal en horisontaal binne die sakeonderneming om besluitneming te

fasiliteer)

Figuur 1.6: Eksterne en Interne Inligtingsbehoeftes van die sakeonderneming

(Aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 15)

1.7.3 Inligtingsbehoeftes van die eksterne omgewing

In enige sakeonderneming moet daar stelsel gemplementeer word om inligting aan die

eksterne rolspelers te verskaf. Die behoeftes van die eksterne rolspelers moet bepaal word

en stelsel wat inligting insamel, prosesseer en versprei wanneer dit benodig word, moet

ontwikkel word. Om die inligting aan die eksterne omgewing te verskaf, is gewoonlik die rol

van die bemarkings- of eksterne verhoudingsbestuurder.

Tipiese eksterne rolspelers is:

Die regering wat inligting oor wetstoepassing, beroepsveligheid, ens. verskaf.

Organisasies of groepe wat statistieke benodig oor die spesifieke industrie.

Verskaffers wat projeksies wil maak oor toekomstige bestellings.

Intelligensie inligting word bekom uit die eksterne omgewing

Topbestuur Formuleer strategie, beleid, langtermynplanne en doelwitte. Neem strategiese besluite

Middelvlakbestuur Formuleer taktiese planne en doelwitte. Verkaf funksionele strategie en prosedures

Laervlakbestuur Implementeer operasionele planne en doelwitte Neem op die plek besluite Behartig dag tot dag bedryfsfunksies

Publieke inligting word versprei na die eksterne omgewing


APC105 Administratiewe Praktyk Aandeelhouers wat wil bepaal hoe die sakeonderneming presteer.

Enige ander persone wat inligting benodig.

1.7.4 Inligtingsbehoeftes van topbestuur

Die topbestuur van die organisasie is verantwoordelik daarvoor om strategiese besluite te

neem en langtermynbeplanning te doen. Topbestuur sal inligting van die eksterne omgewing

en intern binne die sakeonderneming benodig om te gebruik in die besluitnemingsproses.

Die aard van die inligting word bepaal deur die aard van die besluite wat geneem moet word.

Tipiese inligting benodig deur topbestuur, is die volgende:

Veranderinge in die ekonomie rentekoerse mag verander of sekere hulpbronne

mag skaars raak in die toekoms.

Regeringsbesluite nuwe wette en regulasies kan die sakeonderneming dwing om

interne veranderinge te maak.

Tegnologiese veranderinge beter rekenaarstelsels.

Mededinging in die mark kan besluite oor bemarking en produkte benvloed.

Intern sou topbestuur moet kyk na verandering in verbruikersbehoeftes, inkomste en

uitgawe tendense, die impak van tegnologie, sosiale tendense, ens.

Met die eksterne inligting wat beskikbaar is, kan die topbestuur kyk na die interne omgewing

en besluit of die sakeonderneming in staat sal wees om toekomstige veranderinge te

weerstaan.

1.7.5 Inligtingsbehoeftes van middelvlakbestuurders

Besluite wat deur die topbestuur van die sakeonderneming geneem word, word deurgegee

aan die middelvlakbestuurders wat taktiese planne en doelwitte moet formuleer. Hulle is

verantwoordelik daarvoor om hulle individuele funksies te beplan, te ontwikkel en te

implementeer. Tipiese inligting wat deur middelvlakbestuurders benodig word, is:

Funksie

Eksterne inligting

Interne inligting

Bemarking Klinte en potensile klinte

Mededingers

Strategie van topbestuur

Die produkte/dienste en ander

eienskappe

Begrotings en verkoopsyfers

Bemarkingskoste


APC105 Administratiewe Praktyk Aankope

Alles rakende bestaande en

potensile verskaffers

Kwaliteit en pryse van

materiaal en toerusting

Kwaliteit en beskikbaarheid

van soortgelyke produkte

Beskikbare voorraad

Voorraadverbruik

Produksiehoeveelhede

Toerustinggebruik

Operasionele bestuur

Verskaffers en potensile

verskaffers

Die verskillende materiale en

produkte beskikbaar vir

produksie en die pryse

daarvan

Begroting en

produksiehoeveelhede

Operasionele koste

Die gebruik van toerusting en

personeel

Voorraad benodig en voorraad

beskikbaar

Personeel-bestuur

Alternatiewe bronne vir

personeelbehoeftes

Relevante arbeidswetgewing

Tendense rakende alle

aspekte van die

personeelkorps

Mededingende salarisse

Personeelbehoeftes

Verlof

Salarisskale

Indiensnemingsvoorwaardes

Opleidingstatistieke

Meriete-evaluering

Opleidingsbehoeftes

Finansies Kapitale bronne en

rentekoerse

Kapitale beweging

Beleggingsmoontlikhede

Krediteure en Debiteure

Voorraadvlakke

Omset

Inligting benodig vir die

berekening van finansile

verhoudings om doeltreffende

finansile bestuur te verseker

Publieke verhoudinge

Belangegroepe

Die beeld van die

sakeonderneming

Produkte en strategie om

positiewe beeld van die

sakeonderneming uit te dra.

Tabel 1.3: Inligting wat deur middelvlakbestuurders benodig word (Aangeneem uit: Ferreira et al, 2010: 14)


APC105 Administratiewe Praktyk 1.7.6 Inligtingsbehoeftes van toesighouers (laervlakbestuurders)

Laervlakbestuurders is verantwoordelik vir die dag tot dag funksies van die

sakeonderneming. Dit is op hierdie vlak waar administratiewe aangeleenthede die meeste

gewig dra. Enige inligting wat ekstern of intern nodig is vir die daaglikse werksaamhede van

die sakeonderneming, sal deur die laervlakbestuurder gebruik word om doeltreffend te

funksioneer. Die laervlakbestuurder verkry inligting uit verskeie bronne, byvoorbeeld

begrotings, bemarkingsaksies, ens.

Ondergeskiktes op hierdie vlak is daarvoor verantwoordelik om inligting, verwerkte inligting

en verslae aan die bestuurder te verskaf. Op sy beurt moet die bestuurder op gereelde

basis, of soos versoek, aan die middelvlakbestuurders rapporteer.

Dit is belangrik dat die ondersteunende personeel dieselfde waardes en doelwitte as die

sakeonderneming en sy bestuurders deel, en dat daar op gekordineerde wyse

saamgewerk moet word.

1.7.7 Bestuursbetrokkenheid by administrasie

Die verhouding tussen bestuur en administrasie hang af van die vlak van bestuur. Op senior

bestuursvlak sal ongeveer 90% van individu se tyd spandeer word aan bestuursaktiwiteite.

Op operasionele vlak, waar die dag-tot-dag aktiwiteite plaasvind, sal ongeveer 10%

spandeer word aan bestuursaktiwiteite. Tipiese hirargie van die verhouding tussen

bestuur en administrasie sal soos volg daar uitsien:

Bestuursvlak Bestuurselemente Administratiewe Elemente

Bestuursvlak (Strategies) 90% 10%

Middelvlak (Takties) 50% 50%

Operasioneel 10% 90%

Tabel 1.4: Tipiese hirargie van die verhouding tussen bestuur en administrasie

(Aangeneem uit: The Institute of Administrative Management, 2008: 5)


APC105 Administratiewe Praktyk Gevallestudie 1.3

Die administratiewe bestuurder van ABC handelaars is deur topbestuur versoek om die

verkoopsyfers vir vier maande saam te stel. Die administratiewe bestuurder het die

volgende grafiek saamgestel en aan bestuur verskaf. Dit verteenwoordig die

verkoopspersentasie van ABC handelaars vanaf Februarie tot April.

ABC dryf handel in klere. Gedurende Januarie het hulle winterreeks bekendgestel. ABC

het strategiese besluit geneem om hulle winterreeks vroeg bekend te stel om sodoende

voorsprong te kry bo ander klerehandelaars in die omgewing. Na aanleiding van

dalende verkope het hulle besluit om alle somersklere teen spesiale prys gedurende

Maart te verkoop. Dit het hulle redelike hupstoot gegee gedurende Maart, maar

ongelukkig het die syfers weer gedaal in April. Die verwagting was dat winterverkope sou

toeneem.

1. Sal die bostaande grafiek genoeg inligting aan topbestuur verskaf om hulle in staat te

stel om te besluit of hulle die regte strategie gevolg het?

2. As hierdie grafiek aan die aandeelhouers van ABC verskaf word, sou die

administratiewe bestuurder verantwoordelik wees om aan hulle die syfers te

verduidelik?

3. Verduidelik die administratiewe afdeling se betrokkenheid by die besluit om

vervroegde winterreeks bekend te stel.


APC105 Administratiewe Praktyk 4. Sou hierdie grafiek aanleiding gee tot veranderde strategie en hoe word die

laervlakbestuurders benvloed?

5. Identifiseer die tipes inligting wat middelvlakbestuurders sou benodig, bykomend tot

bogenoemde grafiek.

6. Is daar enige voorstelle wat die administratiewe afdeling kan maak om topbestuur te

help met die besluitnemingsproses?

1.8 Die spesifieke rol van kantoorvakkundiges

In groot sakeonderneming gebeur dit dikwels dat personeel gespesialiseerde rolle

aanneem wat die administratiewe ondersteuningsfunksie, veral rakende die vloei van

inligting in die sakeonderneming, meer belangrik maak.

Dit is die rol van kantoorvakkundiges om die inligtingsproses binne die sakeonderneming te

bestuur en te verseker dat korrekte inligting op die regte tyd aan bestuurders verskaf word

om ingeligte besluite te kan neem.

Die doeltreffende bestuur van inligting sal die bruikbaarheid van die inligting bepaal. Die

administratiewe funksie maak groot bydrae tot die sukses van die sakeonderneming deur

middel van gespesialiseerde ondersteuning in die bestuur van inligting.

Administratiewe vakkundige moet oor die volgende kwaliteite beskik:

Vaardig in nuwe en opkomende tegnologie. Dit sluit in goeie werkende kennis van wye verskeidenheid van gentegreerde rekenaarprogrammatuur, internet en

intranet kommunikasie en navorsing.

Moet outonoom kan handel. Die vermo om onafhanklik te kan handel en besluite te neem. Dit beteken minder direkte skakeling met die seniors in die sakeonderneming

en meer met klinte en interne departemente.

Wyer vaardighede buite die tradisionele omgewing van die sekretaresse. Voeg groter waarde tot die werkplek deur middel van vaardighede in gebiede soos

rekeningkunde, onderhoudvoering, aanstelling en opleiding en die kordinering van

aktiwiteite met eksterne belanghebbendes.

Sterk interpersoonlike vaardighede. Doeltreffende luistervermo, goeie skryfvermo, goeie kommunikasievaardighede.


APC105 Administratiewe Praktyk Gebruik opvoedkundige geleenthede wat deur die sakeonderneming aangebied

word. Goeie administratiewe vakkundige hou nooit op leer nie.

Buigsaamheid. Kan saam met die vloei gaan as die werksdruk toeneem.

Is in staat om resultate te lewer. Voldoen aan teikendatums en stel persoonlike

doelwitte.

Neem die inisiatief. Wag nie om gevra te word om iets te doen nie.

Innoverend. Kom met nuwe, meer doeltreffende maniere om sy/haar werk te doen vorendag.

Kan prioriteite bepaal met min of geen leiding.

Kan verskeie opdragte op een slag uitvoer.

Werk goed saam met ander werknemers op alle vlakke.

Vra intelligente vrae oor die sakebedrywighede.

Neem deel aan groepbesprekings, vergaderings, werkspanne.

Hou oop gemoed. Besef dat dit wat gister reg was, dalk nie meer vandag waar is nie. Is bereid om te kyk na nuwe inligting en nuwe besluite te neem.

(Aangeneem uit: http://community.iaap-hq.org/)

Administratiewe vakkundige kan beskou word as meester van tegnologie met

interpersoonlike en kommunikasievaardighede wat hom/haar in staat stel om projekte te

bestuur, te organiseer en om kreatief te wees in die oplossing van probleme en, die

belangrikste, die bereidwilligheid om te leer en te groei en uitdagings te aanvaar.

1.8.1 Die rol van die administratiewe bestuurder

Die outoriteit en verantwoordelikheid van die administratiewe bestuurder word gedelegeer

deur die topbestuur van die sakeonderneming. Dit is hierdie persoon se verantwoordelikheid

om te verseker dat die administratiewe funksies bydra tot die doeltreffende bestuur van die

sakeonderneming.

Die administratiewe bestuurder moet verseker dat inligtingstelsel ontwikkel en onderhou

word wat deur die sakeonderneming as geheel gebruik kan word. Die administratiewe

bestuurder is funksionele bestuurder en vorm daarom deel van middelvlakbestuur. Die

administratiewe bestuurder is dus ook verantwoordelik daarvoor om spesifieke doelwitte te

bereik.


APC105 Administratiewe Praktyk Die mees algemene doelwitte van die administratiewe bestuurder word in onderstaande

figuur opgesom:

Figuur 1.7: Doelwitte van die administratiewe bestuurder

(Outeur, 2011)

1.8.2 Administratiewe vakkundiges

Administrateurs bepaal gewoonlik die eerste indrukke van sakeonderneming, omdat hulle

verantwoordelik is om besoekers te woord te staan, besoekers na die regte persone te

verwys, of om hulle te help om kontak te maak met sekere beamptes binne die

sakeonderneming.

Administrateurs werk nou saam met ander personeel en moet dus bewys dat hulle kan

saamwerk in span. Daar word van hulle verwag om bekwaam te wees op verskeie

gebiede, byvoorbeeld in die gebruik van bepaalde programmatuur, goeie

kommunikasievaardighede, die vermo om by veranderde omstandighede aan te pas,

sekretarile vaardighede en boekhouding.

Administrateurs word in enige industrie aangetref maar veral in ondernemings wat

administrasiegesentreerd is soos banke, gesondheidsorg, versekeringsmaatskappye en

opvoedkundige fasiliteite. Alhoewel die basiese beginsels van administrasie dieselfde bly, is

daar tog sekere industrie waar daar spesifieke gespesialiseerde kennis benodig word om

die administratiewe funksie te behartig.

Administratiewe assistent

Administratiewe assistent is soms verantwoordelik vir die toesighouding oor ander

administratiewe personeel, maar is hoofsaaklik verantwoordelik vir algemene kantoorpligte

soos:

Produktiwiteit Bestuur van inligting Standaarde

Personeelbestuur Definieer

administratiewe take

Kommunikasie

Administratiewe effektiwiteit Kontrolering

Bestuur van kantoortoerusting


APC105 Administratiewe Praktyk Liasseringstelsels

Interpretasie van beleid

Instelling van nuwe prosedures

Besluitneming oor kantooruitleg

Voorbereiding van begrotings en finansile state

Samestelling van inligting

Oplossing van probleme, en nog ander

Mediese ontvangsdame

Die mediese ontvangsdame neem gewoonlik verantwoordelikheid vir die normale

administratiewe pligte soos beskryf vir die administratiewe assistent, maar deeglike kennis

van mediese terminologie en programmatuur is noodsaaklikheid. Tipiese pligte van die

mediese ontvangsdame behels:

Skedulering van afsprake

Verduideliking van mediese beleid aan pasinte

Indiening van patologiese monsters aan laboratoriums

Neem van oproepe vanaf laboratoriums en radiologiedepartemente

Skedulering van hospitaalopnames

Tik van vertroulike mediese verslae

Liassering van dokumentasie en uitstuur van rekenings, ens.

Persoonlike assistent/sekretaresse (PA)

Die persoonlike assistent/sekretaresse (PA) neem ook verantwoordelikheid vir die

administratiewe funksies, maar werk baie nou saam met spesifieke bestuurder. Goeie

PA beskik gewoonlik oor deeglike kennis van die sakeonderneming en het uitstekende

kommunikasie- en organisasie vaardighede. PA se pligte kan enigiets insluit van agendas

opstel, notules afneem, aanbiedings opstel en funksies rel.

Takbestuurder

Die takbestuurder benodig sterk bestuursvaardighede en is verantwoordelik vir die bestuur

van personeel, en ontwikkeling van die besigheid. Die takbestuurder moet in staat wees om

spanne te kan ontwikkel om die sakeondernemings se doelwitte te bereik. Hoe groter die

sakeonderneming, hoe meer takbestuurders word benodig.


APC105 Administratiewe Praktyk Winkelbestuurder

Die winkelbestuurder moet goeie sin vir besigheid h en aan klinte se behoeftes

voldoen. Die winkelbestuurder se take sluit in om wins vir die winkel te verseker, klinte

tevrede te hou, personeel te bestuur en te werf en verskeidenheid ander take.

Magasynmeester

Die magasynmeester is in beheer van die sakeonderneming se voorraadstoor. Hy beheer

die dag-tot-dag in- en uitvloei van voorraad en is verantwoordelik vir die beplanning,

organisasie en bestuur van die stoor. Verder moet hy goedere uitsoek, versend en

aflewerings opvolg.

Uit bogenoemde beskrywings kan afgelei word dat die administratiewe funksie

gespesialiseerde diens kan word waarvoor spesifieke vaardighede benodig word.

Gevallestudie 1.4

JJ word aangestel as administratiewe assistent by CD winkel. Hy het voor sy

aanstelling Diploma in Administratiewe Bestuur verwerf en is angstig om sy vaardighede

op die proef te stel. Die eerste taak wat die winkelbestuurder aan JJ opdra is om die nuwe

voorraad te merk en op die rakke te pak. JJ wil graag met die klinte werk, maar die

winkelbestuurder voel dat daar verkoopsassistente is wat navrae van klinte kan hanteer.

Die winkelbestuurder verskaf posbeskrywing aan JJ wat onder andere die volgende

pligte insluit:

Die dagboekbestuur van die winkelbestuurder

Die antwoord van telefone en neem van boodskappe

Die versending van CDs wat deur die Internet bestel is

Om die boekhouer by te staan met inligting wat benodig word om die winkel se boeke

op datum te hou.

Om toesig te hou oor die skoonmakers

As individu wat sopas die werksmag betree het, verrig JJ sy dagtaak sonder protes

omdat hy redelike goeie salaris betaal word. Hy raak egter gou gefrustreerd met sy

nuwe werk omdat hy voel sy vaardighede word nie benut nie.

1. Is JJ se kwalifikasie van toepassing op die posbeskrywing?

2. Verteenwoordig die posbeskrywing die rol van administratiewe assistent?


APC105 Administratiewe Praktyk 3. Watter van die pligte in die posbeskrywing kan beskou word as di van

administratiewe assistent?

4. Toon die posbeskrywing behoefte aan gespesialiseerde vaardighede aan?

5. Tree die winkelbestuurder regverdig op deur JJ nie toe te laat om met klinte te gesels

nie?

1.9 Die burokrasieteorie versus administratiewe beginsels

Die eienskappe van burokrasie is vir die eerste keer op sistematiese wyse geformuleer

deur Max Weber, wie se definisie en teorie die grondslag gevorm het van enige

daaropvolgende werk oor die onderwerp. Dit verwys na:

die verdeling van arbeid in die sakeonderneming;

die outoriteitstruktuur;

die posisie en rol van die individu; en

die tipe rels wat die verhoudinge tussen werknemers reguleer.

(Aangeneem uit: Encyclopaedia Britannica,

http://lilt.ilstu.edu/rrpope/rrpopepwd/articles/bureacracy2.html)

Tradisioneel word burokrasie vereenselwig met staatsdepartemente, maar verskeie

sakeondernemings volg burokratiese bestuurstyl omdat kontrole daardeur verseker word.

Dit kan grafies soos volg voorgestel word:



Figuur 1.8: Burokrasie binne die sakeonderneming

(Outeur, 2011)

1.9.1 Die Burokrasie teorie

Burokrasie verwys na die rels en prosedures wat die interne werksaamhede van die

organisasie reguleer. Hierdie rels is dikwels rigied en moet toegepas word sonder om dit te

bevraagteken. Burokrasie word ook geassosieer met duidelike en gereguleerde

kommunikasiekanale en elke persoon in die sakeonderneming se rol is spesifiek gedefinieer.

1.9.2 Onderskeid tussen burokrasie, outokrasie en demokrasie

Dit is belangrik dat burokrasie nie met outokratiese bestuurstyl verwar word nie. Die rels

en regulasies wat die organisasie reguleer kan op demokratiese of outokratiese wyse

geformuleer word. Burokrasie is die rigiede toepassing van hierdie rels, irrelevant van hoe

daar op die rels besluit is.

Die HAT (2009) definieer hierdie beginsels as:

Burokrasie amptelike kleingeestigheid

Outokraat persoon wat eiemagtig besluit, alle mag in eie hande neem

Demokraat gekenmerk deur die vryheid van reg van elke individu

Rels en regulasies kan dus deur enkelpersoon vasgestel word en personeel word dan

verplig om hierdie prosedures te volg (outokratiese bestuurstyl); of rels en prosedures kan deur byvoorbeeld die hele bestuurspan vasgestel word, insette kan van werknemers

verkry word (demokratiese bestuurstyl), maar die rels kan burokraties toegepas word met geen ruimte vir verandering nie.

Burokrasie

Definisie Reguleer interne

werksaamhede van n sakeonderneming

Duidelik gereguleerde kommunikasiekanale

Rolle in die sakeonderneming spesifiek gereguleer

Nadele Frustrasie met swak diens Ondoeltreffende aanwending van

hulpbronne Die sakeonderneming kan nie koste-

doeltreffend funksioneer nie Die stadige vloei van inligting kan

werknemers en klinte frustreer Kan bydra dat vertroue in die

sakeonderneming daal


APC105 Administratiewe Praktyk 1.9.3 Nadele van burokrasie in die sakeonderneming

Streng gekontroleerde stelsels en rels kan veroorsaak dat:

klinte gefrustreerd raak met swak diens;

hulpbronne aangewend word vir doeleindes wat nie noodwendig tot die

sakeonderneming se voordeel strek nie;

die sakeonderneming nie koste-doeltreffend funksioneer nie;

die stadige vloei van inligting werknemers en klinte frustreer;

vertroue in die sakeonderneming daal; en

die rels raak belangriker as die doelwitte van die sakeonderneming.

1.9.4 Voordele van burokrasie in die sakeonderneming

Burokrasie hou bepaalde voordele in, soos dat:

elke werknemer presies weet wat sy pligte behels (spesifieke werkbeskrywings);

die bestuur van die sakeonderneming meer kontrole het oor die werksaamhede en

verantwoordelik gehou kan word;

bestuur verseker dat geen werknemer besluite kan neem wat die konsekwentheid

van aktiwiteite bedreig nie;

daar goed gedefinieerde hirargie bestaan; en

dat formele en goed gedokumenteerde inligting beskikbaar is.

1.9.5 Die administratiewe proses in verhouding tot burokratiese bestuur

Die administratiewe afdeling van sakeonderneming word die meeste benvloed deur

burokratiese bestuurstyl. Sommige definisies van burokrasie verwys spesifiek na die

administratiewe stelsel wat deur onbuigbare rels bestuur word.

Wanneer burokratiese bestuurstyl eers deur sakeonderneming aangeneem is, is dit baie

moeilik om te ve

Documents

Administratiewe Praktyk APC105