AEFO - Rapport OCG - étape 3 Planification à court terme et modèles de gouvernance Éric Cousineau, MBA, CMA, CMC, SHRP

AEFO - Rapport OCG - étape 3

Planification à court terme et modèles de gouvernance

Éric Cousineau, MBA, CMA, CMC, SHRP

DOCUMENT 10

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Objectif de l’examen de la structure et des services

Maximiser l’efficacité du fonctionnement de l’AEFO.

Rapprocher les dirigeantes et dirigeants des membres de l’AEFO.

Renforcer la confiance des membres à l’endroit du syndicat.

Réduire les risques financiers et opérationnels pour l’AEFO.

Orienter le futur de l’AEFO.

OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

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Identification des « livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2

Redéfinition du rôle des présidences locales.

Redéfinition du rôle des agentes et des agents.

Supervision et évaluation des agentes et des agents est assurée par le bureau provincial (démarré).

Offre de formation continue pour les présidences locales, les agentes et les agents (démarré).

Modifications temporaires de la formule de financement pour les unités et les sections locales en attendant les résultats du Congrès extraordinaire 2011 (démarré).


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Identification des « livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2

Le déploiement des cadres selon la spécialisation des tâches et par région géographique (démarré).

Le développement de processus et d’outils opérationnels standardisés à l’échelle de la province (démarré).


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Exigences du rôle des présidences locales

Responsabilités envers les membres » Visibilité auprès des membres.» Formation.» CE local et AGA.» Valorisation des membres – social;.» Action politique, partenaires, communauté.» Assurer le même niveau de service à tous les membres.» Communication avec le provincial et le local;

Responsabilités envers l’AEFO» Relations avec les employeurs (à définir).» C.A. provincial.» Travail d’équipe de temps à autre, au besoin.

80%

20%

N.B. Toutes les tâches administratives et la plupart des tâches en relations de travail au quotidien sont déléguées à l’agente/l’agent.


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Exigences du rôle des agentes et des agents

Responsabilités envers les membres» Relations de travail au niveau du département des

ressources humaines et de la surintendance.» Conseils et appui.

Responsabilités envers l’AEFO» Communications et coordination pour les divers

dossiers.» Stratégies pour les relations de travail.» Élargissement de la membriété en travaillant avec

les cadres.» Dossiers locaux.

70%

30%

L’agente ou l’agent sera embauché(e), géré(e) et évalué(e) par le bureau provincial.


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Personnel AEFO – cadres, agentes et agents

À court terme, développer ou redéfinir les processus pour :» l’embauche du personnel incluant les prêts de service;» la supervision;» l’évaluation;» la gestion quotidienne des tâches – manuel de politiques;» la formation;» la communication.


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Personnel AEFO – cadres, agentes et agents

À moyen terme, définir des régions géographiques provinciales pour :» le déploiement du personnel cadre; » le déploiement des agentes et des agents (période transitoire); » la livraison des services.


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Modèlesde

gouvernance


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Moteurs de changement dans la conception organisationnelle

La planification stratégique est un des moteurs clefs du changement dans la conception organisationnelle, mais il peut y avoir d’autres moteurs, dont :

» les exigences et les attentes des membres;» le besoin de réduire les coûts tout en offrant la même valeur,

sinon meilleure, aux membres;» les possibilités offertes par les changements technologiques;» la reconnaissance des problèmes liés aux différences de

performance dans chaque région, sur les dossiers comme la formation, le succès en relations de travail, l’engagement et l’implication;

» la compétence des employées et employés cadres.

L’AEFO a besoin d’aborder tous ces moteurs dans sa structure et ses processus.


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Options organisationnelles

Moteurs principaux :» les fonctions, par exemple, la reddition des comptes

(transparence); » la géographie, par exemple, Timmins, Windsor, Ottawa;» membres/intervenants, par exemple, conseil scolaires,

employeurs;» produits/programmes, par exemple, négociation, griefs;» processus, par exemple, griefs, conseils et appui des membres;» réseaux/équipes, par exemple, régions géographiques, membres.

Ces options ne s’excluent pas mutuellement.

Différentes approches peuvent se superposer.


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La transparence pour les membres

Comment peut-on s’assurer de la reddition des comptes? (livrable à court terme)

À titre d’exemple, chaque région remet un rapport annuel portant sur : les services aux membres; l’offre de formation locale; les activités des dirigeantes et des dirigeants; l’exercice financier; l’action politique; la participation aux activités communautaires; les activités des employeurs relativement aux conventions

collectives.


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Comment l’AEFO devrait-elle être organisée?

Options possibles» Fonctionnelles» Régionales – peut être par fonction » Basées sur le service à la clientèle» Autres?

Questions à poser pour chaque modèle» Quelles fonctions devraient être livrées, par région, par service,

etc.?» Comment cela fonctionnerait-il?» Quels sont les avantages?» Quels sont les inconvénients?


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Option 1 – Structure actuelle (statu quo)

La structure actuelle a été mise en place en 1998, suite à la création des conseils scolaires de langue française. À cette époque, l’AEFO avait opté pour une structure à « base politique », reflétant celle définie par le gouvernement de l’Ontario pour les conseils scolaires.

Gouvernance et prise de décision

À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême, suivi du conseil d’administration et du comité exécutif. Les membres élisent la présidence provinciale et le comité exécutif lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus au niveau local.

À l’échelon local, il existe plusieurs modèles organisationnels et les Statuts et Règlements varient d’un regroupement local à l’autre.


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Option 1 – Structure actuelle

Fonctionnement

Le bureau provincial compte 10membres du personnel cadre, y inclus la direction générale, et 14membres du personnel de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de l’AEFO et traite, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de communication et des finances.

À l’échelon local, la taille des regroupements locaux varie entre 1 300 membres pour la plus grosse unité et 33 membres pour la plus petite section locale. Certaines unités ont des présidences libérées et des agentes ou agents, tandis que les plus petites unités n’ont pas la capacité de libérer leur présidence. Les sections locales n’ont ni la capacité de libérer leur présidence, ni accès aux services d’une agente ou d’un agent, et reçoivent la plupart de leurs services directement du bureau provincial.


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Option 1 – Structure actuelle

Considérations

La formule de financement actuelle défavorise les petites unités/sections locales. Il y a un manque d’équité dans la répartition des ressources financières de l’AEFO aux unités/sections locales.

Il y a un manque d’équité et d’efficacité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres).

Il y a un manque d’homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui augmente les risques financiers et opérationnels.

« Est-ce qu’un membre est vraiment un membre? »


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Carte géographique de la structure actuelle

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Option 2 – Structure « géopolitique »(Option recommandée par OCG)

La structure « géopolitique » est fondée sur la répartition des membres, des employeurs et des territoires géographiques.


À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local (trois représentantes ou représentants par région). Le comité exécutif provincial devient redondant.


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Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG)

Gouvernance et prise de décision À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en six ou

sept régions. Dans l’esprit où un « membre est un membre », le comité exécutif d’une région est formé de membres qui proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local est composé des postes élus suivants :

une présidence; une à deux vice-présidences; une ou un secrétaire; une trésorière ou un trésorier; cinq à sept conseillères et conseillers.

Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des membres provenant des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales.


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Fonctionnement

À l’échelon provincial, le bureau comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en région, assurent le bon fonctionnement de l’AEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de communication et des finances.

À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent une agente ou un agent ou deux et du personnel de soutien (administration, finances et communication).


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Considérations

Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité.

Comparativement à la structure actuelle, la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, action politique et valorisation des membres) est plus efficace.

La communication avec les membres est plus efficace.

La répartition des ressources financières à l’échelon local est plus équitable.


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Carte géographique de la structure « géopolitique »

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Option 3 – Structure décentralisée


À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local.

À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales actuelles demeurent inchangées, mais doivent s’incorporer, s’assurer et se rapporter à l’Agence du revenu du Canada. Cependant, ceci n’exclut pas la possibilité de créer de nouveaux regroupements.


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Fonctionnement

À l’échelon provincial, le bureau comprend la direction générale, la direction générale adjointe et trois employées ou employés de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de l’AEFO.

À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent les cadres redéployés du bureau provincial, une agente ou un agent ou plusieurs et du personnel de soutien qui traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de l’administration, de la communication et des finances.


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Considérations

Chaque unité/section locale devient une mini AEFO où les ressources doivent être dupliquées, ce qui entraîne une augmentation considérable des coûts opérationnels.

Il n’y a aucune garantie d’homogénéité d’une unité/section locale à une autre dans le fonctionnement, ce qui augmente davantage les risques financiers et opérationnels pour l’AEFO.

Il n’y a aucune garantie d’homogénéité d’une unité/section locale à une autre dans la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres).


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Carte géographique de la structure décentralisée

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Option 4 – Structure régionale

La structure régionale est basée sur des frontières géographiques, sans tenir compte de la répartition des membres à travers la province.


À l’échelon provincial, le congrès d’orientation est l’instance décisionnelle suprême suivi du conseil d’administration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès d’orientation. Les membres du conseil d’administration sont élus à l’échelon local. Le comité exécutif provincial devient redondant.


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Gouvernance et prise de décision (suite)

À l’échelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en trois à cinq régions. Dans l’esprit où un « membre est un membre », les membres du comité exécutif d’une région proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local comporte les postes élus suivants :

une présidence; une à deux vice-présidences; une ou un secrétaire; une trésorière ou un trésorier; cinq à sept conseillères et conseillers.

Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales.


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Fonctionnement

Le bureau provincial comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en régions, assurent le bon fonctionnement de l’AEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, d’ordre professionnel ou pédagogique, du ministère de l’Éducation de l’Ontario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, des affaires francophones, de la communication et des finances.

À l’échelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent plusieurs agentes et agents et du personnel de soutien (administration, finances et communication).


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Regroupement A Regroupement B Regroupement C1. Nord (Sudbury, North

Bay, Mattawa, Timmins, Thunder Bay, Sturgeon Falls,)

2. Sud -Ouest (Barrie, Toronto,Belleville à Windsor)

3. Sud -Est (Kingston, Ottawa, Pembroke)

1. Nord (Nord de Sudbury, North Bay, Mattawa, incluant Timmins, Thunder Bay)

2. Centre Nord (Sudbury, North Bay, Mattawa, Sturgeon Falls)

3. Centre-Sud (Barrie, Toronto,Kingston, Waterloo)

4. Sud-Est (Brockville, Ottawa, Pembroke)

5. Sud-Ouest (Cambridge à Windsor)

1. Nord (Nord de Sudbury, North Bay, Mattawa, incluant Timmins, Thunder Bay)

2. Centre-Nord (Sudbury, North Bay, Mattawa, Sturgeon Falls)

3. Ottawa

4. Sud-Ouest (Ingersoll à Windsor

5. Sud (Cornwall, Barrie, Toronto,Kitchener, Waterloo)


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Considérations

Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de l’AEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité en comparaison avec la structure actuelle.

Il y a une homogénéité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de l’AEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres), mais pas à un niveau aussi efficace que l’Option 2.

Les plus grandes régions augmentent les coûts de déplacement.

Les plus grandes régions regroupant un plus grand nombre d’employeurs peuvent créer des inconsistances dans l'approche en relations de travail.


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Carte géographique de la structure régionaleREGROUPEMENT A


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Carte géographique de la structure régionaleREGROUPEMENT B


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Carte géographique de la structure régionaleREGROUPEMENT C


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Prin

cipe

s co

ncep

tuel

s

Critères d’ évaluation Structure actuelle

Structure géopolitique

Structure décentralisée

Structure régionale

Maximisation de l’efficacité du fonctionnement de l’AEFO

Rapprochement entre les dirigeantes et dirigeants et les membres de l’AEFO et renforcement de la confiance des membres à l’endroit du syndicatLa taille du budget et du personnel devrait être comparableLa complexité opérationelle devrait être comparable

La complexité politique devrait être comparable

Évaluation des options


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Réduction des risques financiers et opérationnels pour l’AEFO

Regroupement des services semblables pour une plus grande efficacité des servicesOrienter le futur de l’AEFO

« Un membre est un membre! »

Équilibre entre le contrôle et le service/soutien

Prin

cipe

s co

ncep

tuel

sÉvaluation des options


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Évaluation des options





Point de contact unique pour les membres

Compréhension facile pour les membres

Accent sur une livraison efficace des services

Responsabilisation et identification claire de l’autorité pour répondre aux besoins des membresHomogénéité des services rendus aux membres

Prin

cipe

s co

ncep

tuel

s


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Échéancier – exécution du travail

sept./oct. 2010 Consultation avec l’expert-conseil – préparation du document « Rapport OCG 3 »

15 oct. 2010 CE – AEFO – proposition et acceptation du document

18 oct. 2010 Rencontre des présidences à Toronto – présentation et consultation

28 oct. au 10 nov.

Consultation provinciale auprès des membres sur les quatre modèles de gouvernance

13 nov. 2010 CA – AEFO – présentation du document OCG3

nov.2010/ fév. 2011

Sur demande - présentation et consultation auprès des exécutifs locaux et du personnel de l’AEFO – président et directeur général.

5-6 mars 2011 Congrès d’orientation extraordinaire

juin 2011 CA – AEFO – adoption des changements proposés.

avril/août 2011 Préparation de la transition.

sept. 2011

Mise en œuvre des livrables à moyen terme.


Documents

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